DEB sur Prodouane DTI+ : Importation de fichiers. DEB sur Prodouane

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1 DEB sur Prodouane DTI+ : Importation de fichiers Direction Générale des Douanes et Droits Indirects Version de l application : 7. Version du document :.0 Date de création : Mars 009 Date de mise à jour : 5/0/04 /0

2 /0 Sommaire Présentation du guide DTI+... bjectifs... Étapes prérequises... Fiches complémentaires...3 btenir son numéro d habilité...3 Importation des fichiers de Deb...3 Gestion des Deb en attente... ù et comment obtenir de l aide... Accès au service d aide compétent... Comment utiliser l aide...3 Annexes...4 Annexe - Lexique des termes et acronymes employés dans le document...4 Annexe - La ligne en_tête, format Intracom ou Saisunic...4 Annexe 3 - Le format Intracom...5 Annexe 4 - Le format Saisunic...8 Présentation du guide DTI+ bjectifs Le présent document est un complément aux fiches pratiques DEB / Prodouane. Il est destiné aux utilisateurs de la fonction d importation de fichiers de déclarations connue sous le nom de «mode DTI+». Grâce à ce mode, vous pouvez depuis votre poste de travail, transférer votre fichier Deb aux formats Saisunic, Intracom ou XML, et grâce aux fonctions de mappage au format CSV directement dans le téléservice Deb / Prodouane. Vous obtiendrez alors immédiatement un bilan de l importation de ce fichier décrivant les éventuelles erreurs à rectifier que vous pourrez aussitôt, pour certaines, corriger en ligne. Suite à l importation réussie de ce fichier, il vous sera possible de visualiser, d imprimer ou de modifier les déclarations issues de ce fichier dans les mêmes conditions que si vous les aviez directement saisies en ligne (mode DTI). Les principaux objectifs de ce guide sont les suivants : Exposer la démarche à suivre pour obtenir son numéro d habilité. Expliquer la fonctionnalité «Importer vos fichiers de DEB (Intracom / Saisunic / XML)» du télé-service DEB / Prodouane. Présenter les fonctions de correction des erreurs contenues dans le fichier importé. Fournir en annexe la description des formats Intracom et Saisunic. Les explications concernant les fonctions de mappage à savoir configuration et importation de fichier sont exclues de cette fiche pratique. Étapes prérequises. Il faut avoir créé un compte Prodouane.. Il faut s être identifié à Prodouane. 3. Il faut s être inscrit au service DEB / Prodouane.

3 3/0 Fiches complémentaires Tâches Fiches Créer un compte FP_Inscription_ProDouane S identifier à S inscrire au service DEB sur FP_Inscription_DEB Carte des CISD Carte-CISD-DEB-DES.pdf Format XML pour le DTI+ manueledixml btenir son numéro d habilité Il est nécessaire de disposer d un numéro d habilité pour utiliser les fonctions d importation de fichier (mode DTI+). Étape : Prendre contact avec son CISD de rattachement Afin d obtenir votre numéro d habilité, il faudra vous rapprocher de votre Centre Interrégional de Saisie et de collecte des Données (CISD) de rattachement. Pour savoir de quel centre vous dépendez, nous vous invitons à vous reporter à la page internet suivante : Lorsque le compte Deb / Prodouane est de type tiers-déclarant, l habilitation vaut pour ce compte et non pour les comptes des différents redevables si ces derniers en disposent. Ainsi un redevable ayant un compte Deb / Prodouane n étant pas lui-même habilité ne peut pas déposer de fichier. En revanche, le tiers-déclarant peut déposer un ou des fichiers contenant des déclarations pour l ensemble des redevables dont il gère les déclarations. Étape : Créer votre fichier de déclaration Avant de pouvoir importer votre fichier, il faut que celui-ci soit créé et respecte un des formats suivants : Saisunic ou Intracom : Ces formats sont décrits en annexe de ce document. XML : Ce format est décrit dans le document ManuelEdiXml accessible en ligne. Les formats CSV ou TXT doivent être traités préalablement par les fonctions de mappages. Si vous avez des fichiers XLS et XLSX, il faudra à l aide de votre logiciel bureautique les convertir au format CSV en cliquant sur «enregistrer sous» format CSV avec séparateur ; Afin d obtenir l aide nécessaire à l obtention de votre numéro d habilité et éventuellement au mappage de votre fichier, vous pouvez envoyer au CISD dont vous dépendez, un courriel ayant pour objet : habilitation + Mappage. Importation des fichiers de Deb L importation de fichiers est réservée aux dépôts initiaux de Deb. Il n est pas possible de remplacer ou de modifier une Deb déjà enregistrée en procédant à une importation de fichier. Sauf erreur portant sur l année de déclaration, il est interdit de supprimer complètement une Deb déjà enregistrée et de réimporter le fichier contenant cette déclaration modifiée. L importation d un fichier s effectue en plusieurs étapes successives :

4 4/0 Étape : Accès à la fonctionnalité Pour accéder à la fonctionnalité d importation d un fichier de Deb, il faut : entrer sur le portail à l adresse saisir votre identifiant et votre mot de passe sur le bandeau de la page d accueil de : cliquer sur le bouton gauche. de votre espace personnel, situé dans le menu de puis cliquer sur le bouton et enfin cliquer sur le bouton Compte Prodouane ayant le statut de tiers-déclarant Lorsque le compte Prodouane a le statut de tiers-déclarant, une fois les manipulations proposées cidessus réalisées, l écran ci-dessous apparaît. Il faut alors sélectionner l un des redevables peu importe lequel. En effet, le fichier à importer peut contenir des déclarations pour des redevables différents. L habilitation est propre au compte tiers-déclarant. Celle-ci permet le dépôt de fichier pour les déclarations de n importe lequel des redevables gérés à partir de ce compte. Écran s affichant si Tiers-Déclarant Accès à la fonctionnalité Si le compte Prodouane est habilité à déposer des fichiers, l écran «Vos DEB En Ligne» offrira des fonctions d importation de fichier comme montré ci-dessous :

5 5/0 Pour importer un fichier au format Saisunic, Intracom, XML, il faut, après être entré sur avoir et cliqué sur, cliquer sur le lien «Importer vos fichiers de DEB (Intracom / Saisunic/Xml)» comme montré sur l écran ci-contre. À l issue de l importation plusieurs options s offriront à vous : Corriger les lignes en erreurs Accès à la fonction Importer vos fichiers de DEB Enregistrer les DEB. Stocker les DEB. Étape : Sélection du fichier à importer L importation du fichier se fait en 4 étapes :. Cliquez sur le bouton «Parcourir» pour ouvrir l explorateur de fichiers.. Sélectionnez le fichier à importer à l aide de l explorateur de fichiers. 3. Une fois le fichier à importer sélectionné, cliquez sur le bouton «uvrir». Ceci a pour effet de fermer l explorateur et de reporter le nom du fichier dans la zone de texte intitulée «Fichier des déclarations» 4. Cliquez sur le bouton afin de réaliser l importation effective du fichier. Écran de sélection du fichier à importer

6 6/0 Étape 3.a : Importation réussie Si votre fichier ne contient pas d erreur, vous obtiendrez le bilan d importation de fichier suivant : Écran d importation de fichier réussie En cliquant sur le bouton, l écran ci-dessous permettant l enregistrement définitif, l abandon ou le stockage provisoire apparaîtra : Écran de confirmation d importation de fichier : Abandon de l importation et perte définitive des déclarations alors même qu elles sont valides. Un écran supplémentaire demandera la confirmation de cet abandon. : Stockage de la déclaration pour une durée maximale de mois. Elle devra être enregistrée ultérieurement après d éventuelles modifications ou ajouts pour être prise en compte par l administration. Stocker une déclaration ne dispense pas d enregistrer la déclaration en tenant compte des dates de dépôt prévues mensuellement. : Enregistrement auprès des services douaniers des déclarations issues de l importation de ce fichier. La gestion des Deb une fois stockées ou enregistrées s effectue respectivement à l aide des menus :

7 7/0 Vos DEB stockées Vos DEB enregistrées Un courriel faisant office d accusé de réception sera envoyé à l adresse mél du compte Prodouane ayant importé le fichier de déclaration et non l adresse mél spécifiée dans la fiche entreprise. Étape 3.b : Échec de l importation L importation peut échouer pour de multiples raisons. Certaines erreurs provoqueront le rejet total du fichier alors que d autres, notamment celles relevant d incompatibilités réglementaires, pourront être corrigées en ligne. La réussite de l importation de votre fichier ainsi que l enregistrement des déclarations qu il contient ne seront possibles que lorsque toutes les Deb qu il contient seront considérées comme valides. Exemple de rejet total : Écran d échec d importation de fichier. L écran ci-dessous illustre un rejet total du fichier : Sous le bandeau rouge, une liste d erreurs identifiées est affichée. Le fichier est rejeté dans sa globalité, il faudra le modifier hors ligne puis le réimporter comme fait précédemment. Variante de rejet total : Une variante de rejet montre un fichier qui semble être accepté mais la présence d autres erreurs incorrigeables en ligne vous obligeront à le réimporter totalement en revenant par vous-même à l écran d importation de fichier.

8 8/0 Variante d échec d importation de fichier. Autre variante : Variante de rejet lorsque le fichier a déjà été importé. Si un fichier semble déjà avoir été importé pour une même période, même numéro de TVA, même flux, même numéro de déclaration, il sera rejeté. Étape 3.c : Importation de fichier avec erreurs corrigeables en ligne. Parfois, le fichier est incorrecte mais les erreurs détectées sont corrigeables en ligne. Dans ce cas

9 9/0 l écran ci-dessous appairait. Échec d importation avec erreurs corrigeables en ligne. Ce bilan indique si le fichier est conforme au format spécifié en donnant des informations sur le nombre de déclarations et de lignes contenues. Il précise ensuite s il y a des déclarations en erreur et détaille le cas échéant les données à rectifier ainsi que le motif exact du rejet. Si la liste des données à corriger est conséquente, on peut la télécharger en cliquant sur Deux actions seront alors proposées : : Abandonner purement et simplement l importation. : Corriger en ligne les données erronées. Dès lors que l on clique sur, le fichier est immédiatement pris en charge par le téléservice ; aucune validation ou confirmation ne sera demandée par la suite. Les Deb contenues dans ce fichier sont alors conservées avec le statut de «DEB en attente de correction». Le fichier se voit attribuer automatiquement un nom qui permettra son identification ultérieure. Il est ainsi possible de choisir de retarder les corrections si le volume des lignes à corriger est conséquent ou si ces corrections nécessitent des recherches ou des vérifications approfondies ne pouvant être accomplies immédiatement.

10 0/0 Corriger en ligne Prise en charge d un fichier pour correction en ligne. La liste des déclarations affichée à l écran comporte l ensemble des déclarations contenues dans le fichier qu elles soient valides ( ) ou erronées ( ). Pour effectuer une ou plusieurs corrections en ligne, il faut d abord sélectionner une déclaration sur une ligne indiquée en erreur ( ) en cliquant sur l une des icônes suivantes : : Afficher l ensemble des lignes de la déclaration (lignes valides et lignes erronées) : Afficher uniquement les lignes en erreur de la déclaration : Supprimer la totalité de la déclaration Affichage de toutes les lignes d une déclaration en erreur. Il est possible de corriger une ligne en erreur ou de modifier une ligne valide en cliquant sur l icône ou de supprimer la ligne en cliquant sur l icône.

11 /0 Écran de correction d une ligne en erreur Il suffit de saisir ou de sélectionner une valeur valide puis de cliquer sur pour que la ligne apparaisse désormais comme étant corrigée ( ) L enregistrement du fichier ne sera possible qu à partir du moment où toutes les Deb qu il contient seront considérées comme valides. Écran de fichier ne contenant plus de déclaration en erreur Plusieurs actions alternatives sont proposées : : abandonner les déclarations alors même qu elles sont valides. : stocker provisoirement les déclarations. Stocker une déclaration ne dispense pas de tenir compte des dates de dépôt prévues mensuellement. : confirme l importation du fichier et par la même occasion

12 /0 l enregistrement des déclarations contenues dans celui-ci. Gestion des Deb en attente Dans le menu principal, cliquez sur pour obtenir la liste des fichiers répertoriés comme étant en attente de correction. Il s agit de fichiers dont l importation a échoué et pour lesquels la correction en ligne a été choisie mais dont la totalité des corrections n a pas pu être effectuées immédiatement. Gestion d un fichier placé en attente. Choisissez le fichier à corriger en cliquant sur les icônes ou. L icône supprime le fichier dans sa totalité. Une fois les deux premières icônes pressées la procédure est identique au point Corriger en ligne de l Étape 3.c : Importation de fichier avec erreurs corrigeables en ligne décrite ci-dessus. Une fois l importation réussie, les étapes à suivre sont celles décrites dans l Étape 3.a : Importation réussie. ù et comment obtenir de l aide Accès au service d aide compétent Pour accéder aux renseignements relatifs aux services d assistance aux utilisateurs, vous pouvez sélectionner dans la barre de menu ou cliquer sur directement sur le menu principal. Menu d assistance

13 3/0 contacter le service d assistance aux utilisateurs (S.A.U.) du lundi au vendredi de 9 h à 7 h dont les coordonnées sont accessibles en cliquant sur, puis sur le lien La Déclaration d Echange de Biens (DEB) et enfin sur Assistance utilisateur pour les déclarants d échanges de biens dans l Union européenne Les coordonnées des CISD sont disponibles dans le fichier Carte-CISD-DEB-DES.pdf disponible à côté des autres fiches pratiques. Comment utiliser l aide Lorsque le bouton correspondante. figure sur un écran, cliquez dessus et vous accéderez à la rubrique d aide

14 Annexes Annexe - Lexique des termes et acronymes employés dans le document C.I.S.D. : Centre Interrégional de Saisie et de Collecte des Données. Il en existe deux situés à Lille et Sarcelles. DEB / Deb : Déclaration d échanges de biens entre États membres de la communauté européenne. Tiers-déclarant : Personne morale chargée d établir les déclarations pour le compte d une ou de plusieurs autres sociétés redevables de l information statistique et fiscale. Le Tiers Déclarant est responsable de la transmission par voie informatique de la déclaration d échanges de biens. Annexe - La ligne en_tête, format Intracom ou Saisunic Position Identification de la zone à8 Type de fichier 9 à uméro d habilité 3 à 4 Mois de la période de référence Flux à 3 4 à 7 8 à 4 4 à 6 6 à 8 Contenu Le mot SAISUIC ou le mot ITRACM. uméro fourni par les CISD permettant d importer des fichiers. 8 4 «MM», exemple : 0 pour Introduction pour Expédition 3 pour Fichier mixte ou 9 uméro de séquence, i.e remplie du caractère espace. Date de constitution du «MMJJ», exemple : 3 fichier uméro du compte habilité : Siren ou Siret SIRET ou SIRE + 5 blancs Série de chiffres cadrée à gauche uméro de télécopie sans séparateur Série de chiffres cadrée à gauche uméro de téléphone sans séparateur om du correspondant 0 caractères alphanumériques. 8 à 0 0 à 36 ou 330 Type Longueur

15 Annexe 3 - Le format Intracom iveaux de déclaration Identification de Position la zone Contenu Zone à Blanc 5 Code flux 6 à4 7 à 3 à 8 LonType gueur Avant et après 0 Avant pour introduction - pour expédition Indicateur de monnaie Constante alphabétique : E A uméro de déclaration Zone de 6 numériques cadrée à droite par des zéros (non significatifs à gauche). 6 uméro de ligne Zone de 6 numériques cadrée à droite et par des zéros. uméro de séquence unique par déclaration à 3 à 4 Clé du numéro de Zone de caractères TVA 5 à 33 Partie Siren du numéro TVA Siren de l entreprise 34 à à 40 Département Zone de numériques indiquant selon le flux le département d expédition ou de destination. 4 Mode de transport Zone de numérique : à la frontière nationale 4 Pays de provenance Zone de caractères alphabétiques servie par le code du pays 3 43 à 44

16 de provenance si exigible. -sinon zone à blanc ature de la transaction Zone de numériques Valeur fiscale ou marchande Zone de numériques cadrée à droite par des zéros. La valeur est exprimée en euros. 58 à 6 depuis à 63 Régime Zone de numériques : régime statistique et fiscal iveau d obligation Zone de numérique : -,,3 ou 4 avant 0 - ou 4 à partir de 0 omenclature combinée (C8) Zone de 8 numériques. 8 Développement statistique GP Zone de numérique obligatoire pour certaines nomenclatures - sinon zone à zéro. Zone de 0 numériques cadrée à droite et complétée par des zéros non significatifs. - Masse exprimée en Kg. - si masse inférieure à 500 Gr. : servir 0 zéros. - si non exigée zone à blanc. 0 Zone de numériques cadrée à droite par des zéros, prise en compte Valeur marchande uniquement pour les 84 à 94 de l article régimes 9 ou 9 et à une fin de rétrocompatibilité. Zone de 0 numériques cadrée à droite et complétée par des zéros non significatifs. - si la zone doit être réglementairement servie et que le nombre d unités supplémentaires est inférieur à mettre "" 0 45 à à à à 83 Masse nette 95 à 04 Unités supplémentaires

17 - si non exigée zone à blanc.. Pays d origine à l introduction ou de destination finale à l expédition Zone de caractères alphabétiques servie par le code du pays - d origine à l introduction - de destination finale à l expédition - sinon zone à blanc uméro de TVA du partenaire étranger Zone de 5 alphanumériques servie exclusivement à l expédition à 09 : alphabétiques. Identifiant pays du numéro de TVA - 0 à : code alphanumérique de longueur variable selon le code pays du numéro de TVA. 4 à 9 Période de référence Servie sous la forme MMAAAA (MM = Mois, AAAA = Année ) 30 à à à

18 Annexe 4 - Le format Saisunic iveaux de déclaration Position Identification de la zone Avant Contenu Type Lonet Avant gueur après à 4 Zone à Blanc, i.e remplie du caractère espace. 5 à 30 Période de référence Servie sous la forme MMAAAA (MM = Mois, AAAA = Année ) 3 à 36 uméro de déclaration 37 à 4 uméro de ligne Zone de 6 numériques cadrée à droite par des zéros ( non significatifs à gauche). Zone de 6 numériques cadrée à droite par des zéros. uméro de séquence unique par déclaration. Servie sous la forme FRxxnnnnnnnnn FR : Constante ; xx : caractères alphanumériques nn : 9 caractères numériques 43 à 55 uméro de TVA 56 à 70 7 à 85 Zone de 5 alphanumériques servie exclusivement à l expédition. - 7 à 7 : alphabétiques. Identifiant pays du numéro de TVA. Code TVA du partenaire étranger - 73 à 85 : code alphanumérique de longueur variable selon le code pays du numéro de TVA complétée par des blancs à droite. 86 à 9 Code flux - pour Introduction - pour Expédition 94 à 96 97à 98 Régime à 0 Zone de numériques : régime statistique et fiscal

19 Zone de numérique : 0 iveau d obligation -,,3 ou 4 avant 0. - ou 4 à partir de 0. Zone de 8 numériques si omenclature exigible. 03 à 0 combinée (C8) à 3 Développement statistique GP 4 à à 48 Département 49 à 50 ature de la transaction Zone de numérique obligatoire pour certaines nomenclatures. - sinon zone à zéro. Zone de numériques indiquant selon le flux le département d expédition ou de destination. Zone de numériques à à 57 depuis Zone de caractères alphabétiques si exigible. - sinon zone à blanc A 58 Pays de 59 à 60 provenance 6 Zone de caractères alphabétiques servie par le code : Pays d origine à l introduction ou de - du pays d origine à 6 à 63 destination finale a l introduction - du pays de destination finale l expédition à l expédition - sinon zone à blanc 64 à 7 73 Indicateur de monnaie Valeur fiscale ou 74 à 84 marchande 85 à 95 Valeur marchande de l article Constante alphabétique : E Zone de numériques cadrée à droite par des zéros. - Valeur exprimée en euros. Zone de numériques cadrée à droite par des zéros, prise en compte uniquement pour les régimes 9 ou 9 et à une fin de rétrocompatibilité. 9 A

20 96 à 05 Masse nette 06 à 5 Unités supplémentaires 6 à 6 63 Mode de transport à la frontière nationale 64 à 330 Zone de 0 numériques cadrée à droite et par des zéros. - Masse exprimée en Kg. - si masse inférieure à 500 Gr. : servir dix 0 (zéro). Zone de 0 numériques cadrée à droite par des zéros. - si la zone doit être réglementairement servie et que le nombre d unités supplémentaires est inférieur à saisir neuf 0 suivi d un "" - si non exigée zone à blanc Zone de numérique si exigible : 67

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