Procédure de réservation d une visioconférence

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1 Procédure de réservation d une visioconférence

2 Table des matières 1 Procédure de réservation Étapes à suivre pour accéder à TMS Sections TMS Nouvelle conférence Section Paramètres de base Section Paramètres avancés Section Onglet Participants Section Onglet Participants (avec appareil sélectionné) Section Onglet Information sur la conférence Section Onglet Paramètres de connexion Section Onglet Paramètres de l unité de contrôle MCU Enregistrer la conférence Répertorier les conférences Rechercher des séances de visioconférence Afficher les détails d une séance Modifier une séance Copier une séance Créer un modèle de séance à partir d une séance existante Supprimer une séance Modèles de conférence Créer un nouveau modèle de conférence Utiliser un modèle de conférence Afficher un modèle de conférence Modifier un modèle de conférence Supprimer un modèle de conférence Quitter le TMS Soutien technique Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 1

3 1 Procédure de réservation La procédure de réservation s adresse à l agent de réservation uniquement pour la réservation des appareils de visioconférence ainsi que des locaux associés. Lorsque le site organisateur fait partie de l Université de Sherbrooke, l agent de réservation du site peut procéder à la réservation des appareils pour tous. Dans le cas d un site organisateur qui ne fait pas partie de l Université de Sherbrooke, l agent de réservation des sites participants est limité à réserver uniquement son appareil. Pour s assurer de bien compléter la réservation Web, un délai de 24 heures ouvrables est requis. Lors d une réservation multipoints dans un délai de moins de 24 heures, veuillez, dans un premier temps, remplir la procédure Web et ensuite communiquer avec le soutien technique : En interne (Campus de Sherbrooke et de Longueuil) : De Sherbrooke : +1 (819) poste De Longueuil : +1 (450) poste Étapes à suivre pour accéder à TMS 1. Accéder à Internet Explorer. 2. Entrer l adresse dans la barre d adresse: 3. Entrer votre code d accès et le mot de passe dans la fenêtre «Connecter à tms.med.usherbrooke.ca» 4. Appuyer sur OK pour confirmer. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 2

4 En cas de perte du mot de passe, communiquer avec le soutien technique au numéro : En interne (Campus de Sherbrooke et de Longueuil) : De Sherbrooke : +1 (819) poste De Longueuil : +1 (450) poste Voici l interface de TMS. 3 Sections TMS 3.1 Nouvelle conférence Pour effectuer une nouvelle réservation, glisser la souris sur le menu, puis cliquer sur Nouvelle conférence. Voici l interface TMS pour la réservation. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 3

5 3.1.1 Section Paramètres de base Titre : Entrer le titre de la séance de visioconférence. Type : Choisir Pas de connexion si vous organisez une visioconférence. Si vous souhaitez seulement réserver la salle sans visioconférence, choisir Réservation. Heure de début et de fin : Entrer l heure de début et de fin de la séance. Ajouter un 30 min à l heure de début (ex : Début 8 :00 - avec prétest : 7 :30), INSCRIRE dans Information sur la conférence/note l heure du début officiel de la visio EX : Heure début = 8 :00 pour les techniciens Périodicité : Pour répéter plusieurs fois une même séance de visioconférence, appuyer sur le bouton Ajouter une récurrence Choisir la Récurrence L intervalle et les options de récurrence. Note : Il est possible d ajouter ou enlever des dates en appuyant sur la journée dans le calendrier en cliquant sur Exceptions Pour terminer, appuyer sur le bouton OK Section Paramètres avancés Mode d image : Choisir Présence continue pour que tous les sites de la séance soient vues par l ensemble des appareils de visioconférence (valeur Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 4

6 par défaut). Choisir Commutation à la voix si vous voulez que le site vu par les autres soit le site qui a la parole. Bande Passante IP : Choisir 768 kbps. Bande Passante RNIS : Ne pas modifier car nous sommes sur un réseau IP. Sécuriser : Sélectionner Non. Code de facturation : Entrer le numéro de votre unité administrative suivi de code d activité : 02 : Formation 03 : Recherche 04 : Administratif Exemple : Mot de passe : Ne pas modifier ou effacer le mot de passe. Restreindre RNIS : Ne pas cocher l option car nous sommes sur un réseau IP. Enregistrement : Ne pas modifier cette option Section Onglet Participants Permet d ajouter des participants à la séance de visioconférence. Pour ajouter des participants, appuyer sur le bouton Ajouter des participants. La fenêtre Ajouter des participants se compose de 5 onglets principaux. Terminaux et Salles, Utilisateurs, Unité de contrôle MCU, Externe et équipement. Afin de vous permettre de choisir les appareils à ajouter à la séance de visioconférence, l onglet Terminaux et Salles et Externe seront expliqués. Les autres onglets n ont pas d intérêt pour l utilisation faite avec le TMS présentement. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 5

7 Onglet Terminaux et Salles : Pour ajouter des appareils qui font partie de l Université de Sherbrooke, appuyer sur l onglet Terminaux et Salles. Pour effectuer une recherche dans l ensemble des appareils, entrer un critère de recherche dans la zone Rechercher puis appuyer sur le bouton rechercher ou sur la touche Entrée du clavier. Il est possible de filtrer les systèmes par site en utilisant la liste déroulante Dossier. Lorsque vous glissez le pointeur sur le nom de l appareil, un infobulle s affiche indiquant les informations suivantes : Lorsque TMS ne réussit pas à communiquer avec un appareil ou que l appareil est déjà réservé dans le créneau horaire demandé, celui-ci s affiche en rouge dans la liste. Pour savoir si un appareil est déjà utilisé, regarder dans le calendrier au bout de l appareil. Le calendrier affiche toutes les heures de la journée et les Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 6

8 lignes verte et rouge du calendrier indiquent l heure de début et de fin choisie dans la section Paramètres de base. Les carreaux jaunes indiquent que l appareil est disponible alors que les carreaux bleus indiquent que l appareil est réservé. Pour ne plus afficher la disponibilité des appareils, enlever la sélection de la case à cocher Afficher la disponibilité. Pour sélectionner un appareil, cliquer sur la case à cocher vis-à-vis de l appareil puis appuyer sur le bouton. L appareil s ajoute à la liste Participants sélectionnés. Pour supprimer un appareil de la liste Participants sélectionnés, cliquer sur la case à cocher de l appareil puis cliquer sur le bouton Onglet Externe: Pour ajouter des appareils qui ne font pas partie de l Université de Sherbrooke ou absents de l onglet Terminaux et Salles, appuyer sur l onglet Externe. Direction : toujours choisir Appel sortant. Protocole : choisir IP/H323. Type : choisir Vidéo. Numéro : Entrer l adresse IP de l appareil à joindre à la séance de visioconférence. Après avoir entré les paramètres de l appareil, appuyer sur le bouton pour l ajouter à la liste Participants sélectionnés. Pour supprimer un appareil de la liste Participants sélectionnés, cliquer sur la case à cocher de l appareil puis cliquer sur le bouton. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 7

9 Confirmer l ajout des participants sélectionnés ou annuler les modifications Pour ajouter l ensemble des participants sélectionnés à la séance de visioconférence, appuyer sur le bouton OK en bas à gauche de la page. Pour annuler l ajout ou la modification des participants sélectionnés, appuyer sur le bouton Annuler Section Onglet Participants (avec appareil sélectionné) Après avoir choisi les appareils de visioconférence pour la séance, l interface de l onglet participants change. Voici la nouvelle interface : Bouton Supprimer : Pour supprimer un appareil de la liste, sélectionner l appareil à l aide de la case à cocher, puis appuyer sur le bouton supprimer. Bouton Ajouter des participants : Reprendre Section Onglet Participants pour ajouter des participants. Actualiser : Mettre à jour l affichage. Maître de Vidéoconférence : Permet de déterminer quel appareil appartient au site organisateur. Pour choisir l appareil du site organisateur, utiliser la liste déroulante puis sélectionner l appareil Section Onglet Information sur la conférence Notes de conférence : Permet d ajouter de l information pertinente pour la séance de visioconférence que vous voulez partager avec l équipe de soutien technique. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 8

10 IMPORTANT! Entrer votre nom et numéro de téléphone dans cette section afin que l équipe de soutien technique puisse communiquer avec vous en cas de problème. Les autres paramètres de cet onglet ne sont pas conseillés et pour cette raison ne sont pas expliqués Section Onglet Paramètres de connexion!!! Ne pas modifier cette section!!! Section Onglet Paramètres de l unité de contrôle MCU!!! Ne pas modifier cette section!!! Enregistrer la conférence Après avoir complété les différentes sections, appuyer sur le bouton dans le bas à gauche de la fenêtre pour effectuer la réservation. 3.2 Répertorier les conférences Grâce à TMS, il est possible de consulter toutes les réservations faites par les agents de réservations. Pour obtenir la zone de recherche des séances de visioconférence du TMS, déplacer le curseur de la souris sur, puis attendre. Un menu s affiche à l écran. Choisir l option Répertorier les conférences. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 9

11 3.2.1 Rechercher des séances de visioconférence Plusieurs critères de recherche peuvent être appliqués pour obtenir les séances de visioconférence désirées. Voici une description des différents critères. Zone Rechercher : Permet de chercher l ensemble des séances de visioconférence selon le titre de la séance. Date de début et de fin : Permet de chercher l ensemble des séances de visioconférence qui sont planifiées entre la date de début et de fin (inclusivement). Tous les utilisateurs : Non disponible Un utilisateur : Votre compte générique est sélectionné par défaut. Il n est pas possible de modifier l utilisateur. Ad-Hoc : Permet de chercher l ensemble des séances de visioconférence dont la communication s établit directement d un appareil vers un autre appareil (appel point à point). État : Permet de chercher l ensemble des séances de visioconférence créées dont l état est selon l un des statuts suivant : Toutes : Toutes les séances qu importe l état de la séance. Tous (sauf supprimés) : Toutes les séances à l exception de celles supprimées. En attente : Toutes les séances enregistrées qui n ont pas été supprimées, ne sont pas en cours et ne sont pas terminées. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 10

12 En attente et En cours : Toutes les séances enregistrées qui n ont pas été supprimées et ne sont pas terminées. En cours : Toutes les séances qui ont lieu en ce moment. Terminé : Toutes les séances qui ont eu lieu dans le passé. Requête de conférence : Demande de visioconférence en attente d approbation technique par l équipe de support visioconférence de l Université de Sherbooke. Rejeté : Demande de visioconférence qui a été refusée par l équipe de support visioconférence de l Université de Sherbooke. Supprimé : Toutes les séances qui ont été supprimées (annulées) Filtrer les systèmes : Permet de chercher l ensemble des séances de visioconférence dont les appareils affichés dans le filtre participent à la séance. Pour choisir les appareils du filtre, appuyer sur le bouton. La fenêtre suivante s affiche : Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 11

13 Il est possible de sélectionner tous les appareils de l Université de Sherbrooke, d une région, d un établissement, d un site, ou d un appareil spécifique simplement en le cochant. Une fois les appareils sélectionnés, appuyer sur Enregistrer. Bouton Enregistrer : Permet de garder en mémoire les critères de filtre sélectionnés. Bouton Rechercher : Lance la recherche Afficher les détails d une séance Pour obtenir plus d informations sur une séance de visioconférence, appuyer sur celle-ci. Pour quitter la fenêtre, appuyer sur le bouton Annuler en bas à gauche Modifier une séance Pour modifier une séance de visioconférence, glisser le pointeur de souris sur le titre de la séance, puis appuyer sur et sélectionner Modifier Copier une séance Pour créer une nouvelle séance à partir des paramètres d une séance existante, rechercher la séance, glisser le pointeur de souris sur le titre de la séance, appuyer sur et sélectionner Copier. Entrer les paramètres à modifier pour la nouvelle séance, puis appuyer sur le bouton Créer un modèle de séance à partir d une séance existante Pour créer un modèle de visioconférence à partir d une séance existante, rechercher la séance, glisser le pointeur de souris sur le titre de la séance, Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 12

14 appuyer sur et sélectionner Créer comme Modèle. Entrer les paramètres à modifier pour le nouveau modèle, puis appuyer sur le bouton Supprimer une séance Pour supprimer une séance de visioconférence, sélectionner la séance, puis appuyer sur le bouton Supprimer. Confirmer en pesant sur le bouton Ok. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 13

15 3.3 Modèles de conférence Pour créer un modèle de conférence, modifier ou utiliser un modèle, déplacer le curseur de la souris sur, puis attendre. Un menu s affiche à l écran. Choisir l option Modèles de conférence. Voici l interface : Créer un nouveau modèle de conférence Appuyer sur le bouton Nouveau. Remplir les paramètres du modèle de conférence. Voir Nouvelle conférence pour obtenir une description des paramètres. Après avoir complété les paramètres du nouveau modèle, appuyer sur le bouton Enregistrer Utiliser un modèle de conférence Pour utiliser un modèle de conférence afin de créer une nouvelle séance de visioconférence, glisser le curseur de souris sur le nom du modèle, appuyer sur au bout du nom et choisir l option Utiliser comme Conférence Afficher un modèle de conférence Pour afficher un modèle de conférence, glisser le curseur de souris sur le nom du modèle, appuyer sur au bout du nom et choisir l option Afficher Modifier un modèle de conférence Pour modifier un modèle de conférence, glisser le curseur de souris sur le nom du modèle, appuyer sur au bout du nom et choisir l option Modifier Supprimer un modèle de conférence Pour supprimer un modèle de conférence, sélectionner un modèle à l aide de la case à cocher, puis appuyer sur le bouton supprimer. Confirmer la suppression en pesant sur le bouton OK. Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 14

16 3.4 Quitter le TMS Pour terminer la session dans le TMS, appuyer sur le bouton le navigateur web., puis fermer 4 Soutien technique Pour toutes questions concernant la réservation et l utilisation de l appareil de visioconférence, communiquer avec le service de soutien technique au numéro suivant : En interne (Campus de Sherbrooke et de Longueuil) : De Sherbrooke : +1 (819) poste De Longueuil : +1 (450) poste Université de Sherbrooke Procédure de réservation visioconférence V Page 15

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