Cahier des charges relatif à la Convention. d occupation de l espace hammam

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1 Cahier des charges relatif à la Convention d occupation de l espace hammam de l Institut des Cultures d Islam en vue de son exploitation - 56, rue Stephenson Paris Préambule L Institut des Cultures d Islam (ICI) est un établissement culturel de la Ville de Paris. Sa vocation est de permettre une meilleure compréhension de la diversité et de la modernité des cultures liées à l Islam, dans un esprit de modernité et de partage. A cette fin, il développe une programmation artistique et scientifique (expositions, spectacles, débats d idée ), et une activité pédagogique (enseignement de langue, civilisation, enseignement laïque du fait religieux ). L ICI est une association loi Etablissement à dimension parisienne et nationale, l ICI est un lieu ancré dans le quartier de la Goutte d Or. Ses actions sont menées en liens étroits avec les différents acteurs du quartier et les habitants. Le bâtiment (construction en cours au 56, rue Stephenson Paris) accueillera, outre les activités culturelles organisées par l ICI association Loi dans les parties du bâtiment appartenant à la Ville de Paris, des activités cultuelles, portées par une entité juridique indépendante (association loi 1905 propriétaire-occupant d une partie du bâtiment). La date d ouverture au public du bâtiment est prévue à la fin du mois de novembre Article 1 : Objet Le bâtiment comporte, au niveau -1, un espace hammam. Il est prévu de confier l occupation de cet espace, en vue de son exploitation, à un exploitant indépendant, qui aura pour mission de développer une activité commerciale de hammam. L activité prévoira des horaires/jours hommes et femmes distincts. L activité développée par l exploitant pour ses propres besoins devra tenir compte de sa situation dans un espace culturel et pédagogique, et de la proximité d un espace cultuel au sein du même établissement. Elle devra également tenir compte du quartier d implantation de l activité 1

2 Article 2 : durée du contrat Cette occupation est accordée pour une durée de 3 ans à compter de la date de signature du contrat et pourra être renouvelée. Le renouvellement ne pourra se faire de manière tacite et devra faire l objet d un échange de courriers au plus tard six mois avant l échéance de la convention. S agissant d une sous-occupation du domaine public, l exploitation ne pourra en aucun cas donner lieu à un bail commercial. La fin du contrat ou sa non reconduction ne pourra donner lieu à aucune demande d indemnisation par l exploitant. Article 3 : espaces concédés L espace du hammam est de 277m², circulation comprise. Sa capacité est de 80 personnes. Les espaces concédés consistent en : - Un accueil de 37,4m² équipé d une banque d accueil et de casiers à serviettes - Un vestiaire de 24,3m² équipé de casiers - Un espace de transition équipé de banquettes - Deux sanitaires - Une salle de douches de 23,1m² - Une salle tiède de 57,4m² - Une salle de sudation de 21m² - Une salle de gommage de 47,4m² - Une salle de massage, espace détente de 38,1m² Les espaces sont concédés avec les aménagements intérieurs. Les plans sont en annexe 1 du présent appel d offre. Article 4 : installations et matériels L ICI met à disposition de l exploitant les assises des différents espaces, la banque d accueil, les rangements à serviettes et les casiers de vestiaires. Le hammam est équipé de sanitaires, de douches et de différents points d eau. L exploitant prend à sa charge l investissement du petit matériel, son entretien et son remplacement et veille au maintien en bon état d usage des équipements mis à sa disposition par l ICI. Article 5 : aménagement des locaux L exploitant ne peut procéder à aucune démolition ou construction, ni réaménagement, même en vue d embellissements ou d améliorations. Toute dérogation suppose l accord écrit préalable de l ICI. Le hammam étant situé au sein même de l établissement, l exploitant devra respecter l identité visuelle du lieu. 2

3 Article 6 : identité et signalétique L exploitant soumettra le nom qu il se proposera d adopter à la validation préalable de l ICI. Il sera libre des moyens de communication qu il souhaitera déployer. L ICI devra préalablement valider les éléments de communication du hammam. La signalétique incendie est mise en place par l ICI, ainsi que la signalétique à l entrée du hammam, au sein de l établissement. La signalétique à l intérieur du hammam sera à la charge de l exploitant. Elle devra, avant installation, recevoir l accord de l ICI. Article 7 : maintenance des équipements Article 7.1 : descriptif des équipements Les équipements fournis figurent dans l annexe 2 L ICI fournira à l exploitant l inventaire des organes des machines de production de vapeur à la signature du contrat. Article 7.2 : niveaux de maintenance La CTA et le chauffage par le sol font partie du contrat de maintenance de l ICI et feront l objet d une clef de répartition des charges. Seule la maintenance des machines de production de vapeur est à la charge exclusive de l exploitant. S agissant des autres équipements, les niveaux de maintenance 1 à 3 sont à la charge de l exploitant. Les niveaux de maintenance 4 à 5 sont à la charge de la Ville de Paris. Les prestations multi-techniques confiées à l exploitant comprennent la main d œuvre et les déplacements de toutes interventions de maintenance préventive et corrective jusqu au niveau 3 inclus défini dans la norme AFNOR FD X Rappel normatif La norme FD X définit les termes de «maintenance» et de «bien» : Maintenance : ensemble des activités destinées à maintenir ou à rétablir un bien dans un état ou dans des conditions données de sûreté de fonctionnement pour accomplir une fonction requise. Ces activités sont une combinaison d activités techniques, administratives et de management. Bien : tout élément, composant, équipement, sous-système, système, matériel, processus, etc. que l on peut considérer individuellement et qui a pour objectif d assurer une fonction donnée. Les cinq niveaux de maintenance, définis dans la norme FD X , caractérisent la complexité croissante des opérations de maintenance : 3

4 Niveau 1 : réalisé par l exploitant du matériel sans outillage particulier et à l aide de la notice d utilisation. Réglages simples prévus par le constructeur au moyen d organes accessibles sans démontage ou ouverture du matériel. Remplacements de consommables accessibles en toute sécurité. Niveau 2 : réalisé par un technicien habilité avec les outils et notices définis par les instructions de maintenance. Dépannages par échange standard d éléments. Opérations simples de maintenance préventive (graissage, contrôle de fonctionnement). Niveau 3 : réalisé par un technicien spécialisé, utilisant l ensemble de la documentation nécessaire à la maintenance du matériel et les pièces détachées adéquates avec l outillage et les appareils de mesure prévus par la documentation technique. Identification et diagnostic de pannes, réparations par échange de composants ou d éléments fonctionnels, réparations mécaniques, réglage des appareils de mesure et opérations courantes de maintenance préventive Niveau 4 : nécessite un encadrement technique spécialisé et une équipe dotée d un outillage spécialisé (moyens mécaniques, de câblage ), de bancs de mesure et des étalons de travail. Regroupe les travaux importants de maintenance corrective ou préventive à l exception de la rénovation et de la reconstruction. Réglage des appareils de mesure utilisés pour la maintenance, éventuellement vérification des étalons de travail par les organismes spécialisés. Niveau 5 : réalisé par le constructeur ou le reconstructeur. Rénovation, reconstruction ou exécution des réparations importantes confiées à un atelier central : Inspection complète de tous les organes, reprise complète ou remplacement des pièces déformées par des pièces d origine ou des pièces neuves équivalentes. La reconstruction peut être assortie de travaux de modernisation. Article 7.3 : exploitation des installations L exploitation des installations consiste en la mise en service et la surveillance des équipements devant être en fonctionnement pour répondre aux critères d hygiène, de sécurité, de confort et d optimisation économique. Le Prestataire assure dans ce cadre toutes les actions nécessaires et suffisantes pour garantir la continuité du fonctionnement des équipements et effectuer les relevés et contrôles nécessaires à la gestion du parc d équipements. Le Prestataire recherche un fonctionnement optimal des installations et veille notamment au réglage des programmes horaires et des points de consignes afin d'adapter le fonctionnement des installations à l'occupation des locaux. Article 8 : nettoyage et entretien L exploitant doit maintenir en parfait état de propreté les locaux, installations, et le matériel utilisé. 4

5 Article 9 : prise en charge des charges L ICI prendra en charge directement certaines charges liées à l établissement. Celles-ci seront ensuite refacturées de la manière suivante : - Refacturation au réel : o Consommations d'eau : celles-ci seront refacturées au réel, sur la base d un souscomptage. - Refacturation selon convention de répartition des charges, établie sur la base d une clé de répartition sur : o Le gardiennage et la sécurité o Les consommations d électricité o Les taxes d'enlèvement des déchets, cartons, ordures, etc... o La lutte contre les insectes et de dératisation Le cas échéant, les prestations de gardiennage et de sécurité pour une exploitation du hammam excédant les horaires d ouverture au public de l ICI seront refacturés à l exploitant. L exploitant fera installer les lignes téléphoniques et informatiques nécessaires à son activité. L installation, l abonnement, et la facturation des installations et des communications seront à sa charge. Article 10 : autorisations administratives et respect de la règlementation L exploitant fera son affaire de l exécution de toutes démarches et autorisations administratives requises pour l exploitation de l activité de hammam, et d établissement ouvert au public. L exploitant est tenu de se conformer aux lois et règlements particuliers concernant son activité, notamment en matière d hygiène, de sécurité et d affichage des prix. L exploitation devra être menée en conformité avec le règlement intérieur de l établissement. Article 11 : sécurité et sûreté du hammam Article 11.1 : Respect de la jauge La jauge maximale de l espace hammam est de 80 personnes. L exploitant s oblige au respect de cette jauge dans les locaux dédiés. Article 11.2 : Règles de sécurité et de sûreté Le/la de Directeur/Directrice général(e) de l ICI est désigné(e)e comme responsable unique de sécurité. Sa mission est de rappeler les obligations de sécurité et de faire respecter les mesures de prévention et de sauvegarde propres à assurer la sécurité des personnes. Il est l interlocuteur unique pour les forces de l ordre. L exploitant veille au respect des règles de sécurité dans ses locaux et alerte le responsable unique de sécurité sans délai en cas de problème. Article 12 : offre et tarifs L exploitant devra proposer, dans son dossier de candidature, différentes formules d accès au hammam et aux soins du corps dispensés. 5

6 La liste des modifications souhaitées par l exploitant sera soumise à l ICI avant mise en œuvre. Article 13 : horaires d'ouverture L exploitant exerce son activité dans le cadre général de l ouverture au public de l établissement dont il est rappelé ci-dessous les horaires : Du mardi au jeudi, de 10h00 à 21h00 Le vendredi de 16h00 à 21h00 Le samedi et le dimanche, de 10h00 à 19h00 Fermeture au public les lundis et jours fériés Cependant, il est demandé à l exploitant dans sa candidature de proposer une amplitude horaire d ouverture afin de développer au mieux son activité commerciale. En fonction des besoins des occupants, des jours de fermeture pourront être décidés par l ICI. Article 14 : développement durable et insertion L exploitant portera une attention particulière à l impact environnemental de son activité. Il s efforcera d organiser au mieux le recyclage des déchets valorisables, et d utiliser des produits éco-responsables. Article 15 : personnels L exploitant engage et rémunère sous sa seule responsabilité le personnel nécessaire au bon fonctionnement du hammam. Le personnel sera tenu de respecter les modalités de fonctionnement propres à l établissement. Article 16 : assurances L exploitant souscrira une assurance responsabilité civile couvrant les dommages corporels et matériels causés aux tiers dont la responsabilité lui incomberait ou à son équipe. Il souscrira en outre une garantie dommages couvrant ses personnels, ses biens propres et les biens mis à sa disposition. Article 17 : données financières, montant du loyer et qualité du projet d exploitation Dans son dossier de candidature, le prestataire devra proposer un montant de loyer à verser à l ICI. A l issue des trois ans et au moment de l éventuel renouvellement de la concession, ce montant pourra être revu. L exploitant s'engage à fournir l'ensemble des documents relatifs à l entretien des équipements, la gestion du lieu, chaque fois que l ICI ou les organismes de tutelles et de contrôle en feront la demande. Dans son dossier de candidature le prestataire décrira son projet d exploitation. 6

7 Article 18 : résiliation En cas de violation ou d'inobservation grave de ses obligations contractuelles par l'une des parties, le contrat pourra être résilié par l'autre partie, sans indemnité ni préavis, huit jours après mise en demeure demeurée infructueuse - précisant l'inexécution visée, ainsi que l'intention de résilier le contrat. Article 19 : calendrier de candidature Les offres devront être remises au plus tard le 4 novembre L audition des candidats retenus aura lieu le 18 novembre La réception des espaces par le candidat retenu aura lieu le 2 décembre 2013 (date prévisionnelle). L activité sera mise en service dans les meilleurs délais La visite des espaces est obligatoire. Deux dates sont proposées : - Jeudi 17 octobre 2013 à 10h - Jeudi 24 octobre 2013 à 10h Article 20 : marche à suivre pour se porter candidat Les candidats adresseront un dossier en triple exemplaire papier et un exemplaire sur clé USB par lettre recommandée avec accusé de réception à Monsieur le Président Institut des Cultures d Islam 19, rue Léon Paris. L offre comprendra les éléments suivants : - Une présentation du candidat (ou CV) - une description du projet, - à titre d illustration, un projet de formule comprenant des tarifs indicatifs, - la forme juridique actuelle ou envisagée de l entreprise. 7