Guide pour la Fédération

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1 Saison 2013/2014 Fédération / Association / Adhérent Guide pour la Fédération (Décembre 2013) Ce document est réservé à la Fédération départementale pour utiliser le Webaffiligue-Fédération et le logiciel Affiligue. Il ne doit en aucun cas être remis à une association affiliée. Sommaire : 1 Conseils pour présenter le Webaffiligue-Association Page 3 2 Conseils pour présenter le Webaffiligue-Adhérents (Nouveauté) Page 4 3 Avantages du Webaffiligue pour l association et pour la Fédération Page 4 4 Le fonctionnement du Webaffiligue Page 7 5 Nouvelle saison 2014/2015 (Nouveauté) Page 8 6 Les procédures d affiliation et le Webaffiligue Page 8 7 Débuter avec le Webaffiligue Page 10 8 Paramétrage du logiciel Affiligue obligatoire Page 11 9 Accéder au Webaffiligue-Fédération Page Les menus du Webaffiligue-Fédération Page Gestion des accès des associations Page Gérer les fichiers envoyés par les associations Page Traiter le fichier en attente Page Centralisation = Mise à jour du Webaffiligue Page Saisie dans Affiligue bloquée pour certains adhérents Page Consulter l historique des fichiers traités par la Fédération Page Utiliser le menu «Gestion des actus Fédé» (Nouveauté) Page Consulter la liste des associations utilisant le Webaffiligue Page Aide / Foire aux Questions Page Impression des licences UFOLEP par l association Page Gestion des UFOBOX/Saisie des participants UFOPASS (Nouveauté) Page 27 Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 1

2 Afin de simplifier l utilisation du Webaffiligue nous conseillons aux Fédérations et aux associations d utiliser le navigateur CHROME. Quelques conseils de paramétrage : - Imposer le démarrage du navigateur sur Webaffiligue Une fois CHROME ouvert, cliquez à droite sur l icône. Dans le menu affiché, choisissez «Paramètres» Un nouvel onglet apparait, Dans la partie «Démarrage», cliquez sur «Ensemble de page» La fenêtre suivant apparait : Sur la ligne «ajouter une page», saisissez : et cliquez sur le bouton OK. Si vous fermez l onglet «Paramètres» et que vous fermez ensuite CHROME. Lorsque vous allez le relancer, la page du Webaffiligue va s afficher à l écran. - Vérifier le paramétrage de téléchargement. Une fois CHROME ouvert, cliquez à droite sur l icône. Dans le menu affiché, choisissez «Paramètres» Un nouvel onglet apparait, Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 2

3 Descendez en bas de cette fenêtre et cliquez sur «Afficher les paramètres avancés» Descendez à nouveau dans la fenêtre pour aller sur la zone «Téléchargements» La case «Toujours demander où enregistrer les fichiers» doit être cochée. Dans la zone «Enregistrer les fichiers dans le dossier», vous pouvez imposer à CHROME d enregistrer toujours les fichiers au même endroit : pour affiligue ce sera : C ;\program files (x86)\affiligue\import adhérents. Si vous fermez l onglet «Paramètres» refermer ensuite CHROME. Lorsque vous allez le relancer, la page du Webaffiligue va s afficher à l écran. - Mémorisation du mot de passe : Lors de votre première connexion au Webaffiligue, CHROME propose d enregistrer les identifiants utilisateurs pendant 10 secondes. Le message apparait en haut de page. Attention : ne jamais cliquer sur «Jamais pour ce site» ca supprimerait les autres mots de passes mémorisées pour accéder au Webaffiligue (dans le cas ou vous avez utilisé les codes de connexion de différentes associations affiliées). 1 Conseils pour présenter le Webaffiligue-Association Conseils, avantages, argumentaires pour présenter l application : - La Ligue souhaite accompagner les responsables associatifs dans leur fonctionnement administratif. Comment un président bénévole s organise-t-il pour gérer ses adhérents, son association? papier/crayon, tableau Excel, logiciel spécialisé? les responsables des associations ont besoin Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 3

4 d accéder aux informations sur leurs adhérents quand ils en ont besoin : à la maison, à la pause déjeuner sur leur lieu de travail ou au local de l association. - Le webaffiligue, c est une autre façon de fidéliser les associations. - Ce n est pas vouloir moins les rencontrer c est leur faciliter leur gestion : elles nous contactent souvent pour savoir quels sont leurs membres qui n ont pas encore renouvelés leur adhésion/licence, pour obtenir des bulletins d inscription vierge ou des demandes de renouvellement de licence UFOLEP, pour obtenir un fichier Excel des informations pour préparer leur AG locale, etc. Quand on veut obtenir ces informations, il faut obligatoirement appeler pendant les horaires d ouvertures des bureaux de la Fédération et s il se déplace à la Fédération, il peut arriver que le responsable affiliation soit absent ou indisponible pour répondre à leur demande. Le webaffiligue permet l accès aux informations sur les adhérents de l association 24 heures/24 et 7 jours/7. - Commencer votre présentation par l utilisation du webaffiligue pour l aide qu il peut apporter aux dirigeants de l association pour gérer son association. C est l association qui doit décider de son niveau d utilisation du webaffiligue : consultation/modification/saisie des nouvelles adhésions/renouvellement des adhésions. Terminer la présentation par cette dernière partie : la gestion des demandes d adhésion ou de licences UFOLEP pour ne pas que vos interlocuteurs se focalisent dès le départ de la présentation sur «je vas faire le travail de saisie à leur place» et bien rappeler que cette partie «saisie» n est pas obligatoire mais qu elle présente de nombreux avantages : le webaffiligue vérifie que toutes les données nécessaires à la délivrance d une carte ou d une licence sont correctement renseignées. Cela évite à la Fédération les pertes temps pour rappeler une association quand les informations sont manquantes, illisibles, etc. - Si vous présentez le webaffiligue lors d une AG, demandez à une association utilisatrice de le présenter aux autres associations affiliées, cela aura un meilleur impact sur votre auditoire. - Dans le dossier d affiliation, joindre la plaquette de présentation du webaffiligue propose dans ce chapitre. - Rappeler que l affiliation de l association comprend l accès gratuit au webaffiligue. - Lors d une présentation vous pouvez utiliser les statistiques d utilisation du webaffiligue par le réseau qui vous est transmis chaque mois par le Confédéral. 2 Conseils pour présenter le Webaffiligue-Adhérent La Fédération ne peut pas proposer le Webaffiligue-Adhérent directement auprès des adhérents. C est l association affiliée à la saison en cours qui utilise le Webaffiligue- Association qui peut ensuite proposer Webaffiligue-Adhérent : - C est l association qui décide de la mise en place du Webaffiligue-Adhérent pour les adhérents de son association - C est l association qui gère les accès des adhérents et leur communique leurs identifiants de connexion. Elle peut décider de bloquer l accès d un adhérent. - Un nouvel adhérent n aura pas d accès tant que l association n aura pas saisie son adhésion sur le Webaffiligue-adhésion - L adhérent peut accéder aux informations sur son adhésion, modifier son adresse et son adhésion - Toute demande de l adhérent est soumise à validation de l association qui transfert ensuite les données à la fédération - L adhérent peut imprimer sa demande de renouvellement d adhésion ou de licence UFOLEP - Si l association est assurée par l APAC et que l adhérent a accepté son individuelle accident, il peut consulter la notice d information sur l individuelle accident. - L adhérent peut gérer et suivre ou en est sa demande de renouvellement d adhésion - L adhérent peut consulter la page actualité de l association - L adhérent peut consulter la page actualité «adhérent» de la Fédération qui permettra une communication directe entre l adhérent et la Fédération. 3 Avantages pour l association Pour l'association CULTUREL et USEP, le webaffiligue permet : - le suivi facile des membres inscrits nouvelle saison et ancienne saison. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 4

5 - la confirmation à l écran que la carte/licence a été délivrée par la Fédération avant même de l'avoir reçue par courrier. - l édition de la liste de ces membres sans avoir besoin de contacter la Fédération - l impression d étiquettes à coller sur des enveloppes pour écrire aux membres de l association - l envoi d sans avoir besoin d ouvrir une messagerie personnelle - copie des adresses s pour les insérer dans un - trier les membres en fonction de l activité pratiquée (par exemple pour la gestion des sections). - la disparition des documents papier au profit d'une saisie par internet pour l'inscription des membres de son association. - la saisie des nouveaux membres supprimant les erreurs de saisies par la Fédération. - la diminution de la charge administrative de saisie pour la Fédération donc plus de temps pour rencontrer les associations. - la réduction d'une partie de la somme versée par l'association dans l'affiliation consacrée au traitement administratif affiliation/adhésion et qui sera réaffectée au développement de projets et d'accompagnement des associations. - la délai d'obtention des cartes/licences plus rapides. - la possibilité d utiliser la demande de réinscription imprimable si l'association souhaite faire signer un document d adhésion à ses membres et qu elle n en a pas. - l impression de bulletin d'inscription vierge pour les nouveaux membres sans avoir besoin d'en demander à la Fédération. - en cas d'erreur sur les informations imprimées sur la carte/licence, l'association peut procéder à la rectification et demander une nouvelle carte. - proposer aux associations utilisant le webaffiligue-association de payer à réception de facture. - la modification des procédures pour que le traitement des demandes par webaffiligue-association devienne prioritaire aux demandes faites sur support papier. - la date de délivrance de la carte/licence pourra être celle de la saisie par internet. Pour l association sportive UFOLEP: - lors du début de saison, elle distribue a ses licenciés les demandes de renouvellement de licences fournis par la Fédération. Elle demande à ses adhérents revenir avec le document signé et un certificat médical. Bien souvent le licencié revient avec le certificat médical mais il a oublié ou perdu sa demande de renouvellement de licence. Au lieu de faire un remplir un bulletin d inscription vierge, grâce au webaffiligue, l association peut à nouveau imprimer la demande de renouvellement de licence. - le webaffiligue vérifie que tous les champs obligatoires pour la délivrance de la licence sont effectivement remplis (Par exemple : il empêche de renseigner des activités non déclarées par l'association, oblige la saisie d'un certificat médical obligatoire pour le renouvellement de la licence d'un Pratiquant, etc.) ; - lors de l envoi des informations à la Fédération, l association peut imprimer un bordereau d accompagnement qui édite la liste récapitulative des demandes de licences UFOLEP en cours avec rappel des documents papier à fournir (certificat médical et bulletin signé) pour que l'association n'oublie pas de remettre ces documents nécessaires à la Fédération pour délivrer la licence UFOLEP. - lorsque la Fédération a enregistré dans affiligue la licence d un membre de l association, il est possible de l imprimer depuis le webaffiligue au cas où l association a besoin d un retirage. - pour les associations sportives avec Jeunes ou enfants, les responsables n hésiteront plus à leur remettre leur licence car il est possible d imprimer une copie de toutes les licences des adhérents par Webaffiligue-Association. - L UFOLEP nationale met en place depuis 2011 une plateforme nationale synchronisée avec Affiligue pour la gestion nationale de certaines activités. Par exemple, pour inscrire un licencié sur une compétition nationale, le licencié doit avoir été enregistré dans le logiciel Affiligue départemental avec l activité correspondante à la compétition et la licence doit être homologuée depuis au moins 3 semaines. Le webaffiligue permettra donc à l association de vérifier que les informations sont correctes. - l association peut responsabiliser ses adhérents en leur demandant de leur faire leur demande d adhésion depuis leur espace webaffiligue-adhérents Pour les Fédérations : - le webaffiligue est géré techniquement par le Centre Confédéral, la Fédération doit juste s occuper d accompagner ses associations à l utiliser. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 5

6 - A la question «que m apporte l affiliation à la ligue?» on pourra maintenant ajouter «une application pour gérer vos adhérents». - le webaffiligue informe la Fédération automatiquement si des associations font des demandes par internet. Il n est donc pas nécessaire de vérifier chaque matin s il y a des fichiers à traiter, il faut attendre de recevoir un automatique invitant à ouvrir le webaffiligue-fédération - responsabilisation de l'association quand à la saisie des informations. - lors de la demande de renouvellement d adhésion culturelle et usep, il n y a pas de vérification nécessaire (sauf UFOLEP) ni de document à faire signer.la Fédération intègre le fichier transmis par le webaffiligue mur délivrer immédiatement carte et licence. - pas d'erreur de saisie par la Fédération d une nouvelle adhésion d après le formulaire manuscrit car c est l association qui ce sera chargé de la saisie. En cas d erreur, l association pourra également adresser une mise à jour des informations sur un adhérent. - grâce au bordereau d'accompagnement imprimé par l'association UFOLEP a chaque envoie de nouvelles demandes de licences on permettra à l association de contrôler qu elle nous envoie bien tous les documents nécessaires à la délivrance des licences UFOLEP demandées (bulletin signé, certificat médical) - possibilité de ne pas bloquer toutes les demandes de licences d'une association Ufolep s il manque un certificat médical ou un bulletin signé : si l association UFOLEP demande 10 renouvellements licences et que sur 1 seul licencié il manque le bulletin signé, les 9 demandes complètes sont traitées et la licence incomplète sera renvoyée à l association. Le webaffiligue signalera également l erreur à l association - pas de retard pour information incomplète : lors de la saisie sur le webaffiligue d une nouvelle adhésion/licence, le webaffiligue vérifie que les données saisies sont bien complétées. - possibilité de traiter 50 cartes ligue/licence USEP en 10 minutes (intégration du fichier, édition des vignettes et facturation automatique). - possibilité de traiter 50 licences UFOLEP en 20 minutes (vérification des documents, intégration du fichier, édition des vignettes et facturation automatique). - il sera possible de proposer à l association UFOLEP qui enregistre sur le webaffiligue-association ces demandes de licence le matin à 9h, d appeler la fédération pour demander un rendez-vous le même jour à 14h pour apporter les documents et de repartir avec les licences définitives. - après intégration des données sans ressaisie, édition automatique des vignettes à imprimer et édition de la facture automatiquement. - garder le contact avec les associations via la page «actus de la fédération» qui permet d insérer des informations importantes sur la page de l association. - garder le contact avec les adhérents via la page «actus de la fédération» qui permet d insérer des informations sur la page de l adhérent utilisant le Webaffiligue-Adhérents. - Un dépliant au format A5 à personnaliser sous Word est à votre disposition : il a été transmis par à votre service affiliation. Vous pouvez le télécharger sur la page actualité de votre Webaffiligue- Fédération. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 6

7 - L UFOLEP nationale proposé également un dépliants au format PDF. Vous pouvez le télécharger sur la page actualité de votre Webaffiligue-Fédération : 4 Le fonctionnement du Webaffiligue Il se décompose en 2 parties : - Le Webaffiligue-Association : Il permet à l'association dont l affiliation a été enregistrée pour la saison en cours : - d accéder à la liste de ses membres qui sont déjà enregistrés dans Affiligue - de procéder à la demande de renouvellement d inscription (Pour les associations sportives, elles auront reçu les bulletins de renouvellement d inscription pré-remplis fournis en début de saison) - de procéder à de nouvelles inscriptions - de demander l envoi automatique d un à la Fédération pour l informer de sa demande - de voir si la Fédération a traité sa demande - de procéder à de nouvelles demandes d inscription/réinscription. - de gérer son association (impression d étiquettes, envoi d , copie des informations dans Excel ) - de garder le contact avec la Fédération grâce à la page «Actus de la fédération». - de transmettre à leurs adhérents un code personne pour consulter leur Webaffiligue-Adhérents - Le Webaffiligue-Fédération : La Fédération utilisera le Webaffiligue-Fédération pour : - accéder à la liste des associations qui ont fait des demandes d inscriptions/réinscriptions. - télécharger un fichier avec toutes les informations sur les membres à enregistrer à intégrer au logiciel Affiligue sans ressaisie et pour imprimer vignettes à coller sur les cartes/licences et on édite la facture automatiquement - consulter la liste des associations utilisant le webaffiligue - consulter l historique des fichiers traités par la Fédération - utiliser le menu «Gestion des actus fédé» pour afficher des informations sur la page webaffiligueassociation. - Le Webaffiligue-Adhérents : Si l association a activé le Webaffiligue-Adhérent et transmis les identifiants par à chacun des adhérents, l adhérent de l association aura accès à un espace personnel pour consulter et gérer son adhésion : - consulter les informations sur son adhésion - modifier son adresse - modifier son adhésion et transmettre la modification à son association - pour les licenciés UFOLEP, imprimer une copie de sa licence - consulter l actualité de l association - consulter l actualité de la Fédération Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 7

8 5 Nouvelle saison 2014/2015 Fin Aout, le Webaffiligue-Association change automatiquement de saison. Les Fédérations sont informées de la date précise en Juin pour vous permettre d informer vos associations. Tous les mots de passe des associations/adhérents en saison précédente seront toujours valables mais l accès sera limité tant que l association n a pas renouvelé son affiliation. Elle pourra accéder à son espace Webaffiligue-Association mais un message d alerte signalera «Pour pouvoir utiliser le Webaffiligue, votre association «XXXXXXXX» doit être affiliée pour la saison 2014/2015. Prenez contact avec votre Fédération départementale.». Affiligue est également proposé à la même date en nouvelle version afin de vous permettre de démarrer la nouvelle saison le plutôt possible et délivrer des adhésions ou licences 2014/2015 avant le 1 er septembre. En Mars, les associations utilisant le webaffiligue devront indiquer si elle souhaite toujours recevoir les documents de renouvellement de saison sous format papier en juillet/aout ou si elle accepte de le faire par internet et d imprimer eux mêmes les documents. Nous proposeront dès le mois de Juin de renouveler affiliation/adhésion pour 2014/2015. Il faudra tout de même transférer les documents signés à la Fédération. Les renouvellements seront pré enregistrés dans affiligue mais ils seront toujours en attente tant que la Fédération n aura pas installer la nouvelle version d affiligue 2014/2015. Elles seront alors automatiquement réaffiliées et l accès au webaffiligue disponible à nouveau. Remarque : En ce qui concerne les manifestations UFOLEP de début de saison, afin de faciliter votre organisation, nous vous conseillons : - De contacter les associations qui ont une manifestation inscrite en septembre pour leur proposer de gérer leur réaffiliation dès le mois de Juin. Cela vous permettra également de gérer, si nécessaire, les demandes de contrats APAC dès cette date. - De prévoir si les associations imposeront la nouvelle licence 2014/2015 car il faudra en informer les éventuels participants et il faudra également que la fédération ou le comité UFOLEP soient ouverts fin aout pour permettre d obtenir les nouvelles licences. 6 Les procédures d affiliation et le Webaffiligue Le Webaffiligue permet à l'association de bénéficier gratuitement d'une interface de gestion de ses adhérents et de faciliter le travail de la Fédération dans le respect des procédures d'affiliation. Il ne modifie pas les procédures nationales d'affiliation en vigueur (consulter la circulaire affiliation pour la saison en cours) : - l association doit d abord faire sa ré-affiliation auprès de la Fédération qui lui ouvre/maintient son accès au Webaffiligue-Association. - Un membre ne peut pratiquer que les activités déclarées au préalable par l association auprès de la Fédération. - Pour ajouter une nouvelle activité et la rendre disponible sur le Webaffiligue-Association, il faut que l association la déclare auprès de la Fédération pour qu elle l enregistre dans son logiciel Affiligue ce qui déclenchera sa disponibilité après centralisation sur le Webaffiligue-Association. En aucun cas, l utilisation du Webaffiligue-Association ( ne pourra être considérée par l association comme une inscription/réinscription définitive. La ou les DEMANDE(S) d inscription ou de renouvellement d inscription ne seront validées qu au moment où la Fédération aura délivré les nouvelles cartes pour la saison en cours.» (Ce rappel s affiche à plusieurs reprises sur le Webaffiligue-Association). Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 8

9 Pour les associations socioculturelles et USEP, il est rappelé que : - pour les adhésions nominatives, c'est le jour d'enregistrement des adhésions dans Affiligue accompagné de la délivrance de la carte qui démarre la validité des garanties d'assurance associées (Si l association a souscrit le contrat d assurance auprès de l APAC). - si les adhésions sont non nominatives, il est souhaitable que l'association fournisse une liste des membres concernés pour ces adhésions. - si l'association fait ses demandes d'adhésion nominatives par le Webaffiligue, une tolérance pourra être acceptée : la date d'enregistrement des adhésions pourra être modifiée pour reprendre la date de l envoi du fichier comprenant les adhésions (attention : ce n est pas la date de saisie mais celle de l envoi du fichier (clic sur le bouton «transfert à la fédé». Si cela n a pas été fait, c est comme si l association n avait rien fait). Pour les associations UFOLEP, il est rappelé que : - la licence UFOLEP sera délivrée à la réception du dossier complet de demande de licence par la Fédération départementale et après sa vérification constatée par la date d'homologation mentionnée par la Fédération. - le "dossier complet" comprend un bulletin signé accompagné d'un certificat médical de non contreindication à la pratique d'une activité sportive. La Fédération peut ajouter d'autres documents si elle le souhaite, mais elle ne peut retirer bulletin et certificat médical. - la date d'homologation stipule que ce dossier complet a été vérifié et qu'il permet l'enregistrement de l'adhésion et la délivrance de la licence UFOLEP. - il est précisé sur le bulletin que l'association doit remettre dans les plus brefs délais le bulletin à la Fédération. Un enregistrement sur le Webaffiligue de demandes de licences doit toujours s'accompagner de la remise au plus vite à la Fédération des documents nécessaires. - dans le respect des procédures UFOLEP et APAC, pour que la Fédération puisse télécharger le fichier contenant les informations nécessaires à la délivrance des licences, la Fédération doit procéder à un pointage pour indiquer qu'elle a en mains les documents nécessaires à la délivrance de la licence UFOLEP. En conséquence : - l'association ne peut prétexter un problème de connexion internet pour expliquer le retard d'enregistrement de ses demandes d'adhésions. Si l'association rencontre des problèmes dans l'utilisation du Webaffiligue-Association, elle doit en informer rapidement la Fédération et envoyer les documents nécessaires à la saisie des adhésions par la Fédération. - l'utilisation du Webaffiligue pour demander une licence UFOLEP pour un membre de l'association ne désengage pas de l'obligation de fournir un bulletin d'inscription signé + un certificat médical (si l association n a pas décidé de les conserver). Cette obligation est rappelée plusieurs reprises au cours de l'utilisation du Webaffiligue-Association par des messages de rappels et d avertissements. - c est à la Fédération de veiller à faire respecter les procédures nationales d affiliation et d utilisation du Webaffiligue-Association, aussi bien par les associations que par les permanents de la Fédération. - si l'association fait ses demandes d'adhésion par internet et transmet immédiatement les documents nécessaires, une tolérance est acceptée pour considérer que la date de réception des documents sera celle de la date de l envoi du fichier comprenant les adhésions (attention : ce n est pas la date de saisie mais celle de l envoi du fichier (clic sur le bouton «transfert à la fédé». Si cela n a pas été fait, c est comme si l association n avait rien fait). Traitement des licences UFOLEP avec dossier incomplet : Les associations transmettent leurs demandes de licences par l intermédiaire du Webaffiligue-Association. Or, il apparaît que certains fichiers de demandes de licences UFOLEP peuvent être en attente plusieurs semaines, voir plusieurs mois. Il est particulièrement important de ne pas conserver ces dossiers en attente trop longtemps car l'association pourrait supposer, à tort, que les demandes de licences ont été acceptées. L association doit tout d abord adresser un dossier complet comportant les documents obligatoires suivants Dans le cas ou l association n a pas choisi de conserver les certificats médicaux : - pour une première licence : un certificat médical visant la (les) activité(s) concernée(s) et le bulletin individuel d adhésion signé (permettant d attester de la mise en œuvre de l information préalable). La communication du certificat médical est obligatoire qu il s agisse d un licencié pratiquant ou dirigeant. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 9

10 - pour le renouvellement d une licence : la communication du certificat médical est obligatoire pour les seuls pratiquants. En revanche, la communication du bordereau de réadhésion individuelle est obligatoire quel que soit le profil du licencié. Si l association ne vous adresse pas les documents papier correspondants dans les 8 jours, il convient de la relancer. Une nouvelle relance sera réalisée si ces documents ne sont pas parvenus à la Fédération dans les 15 jours. En l absence de réception des documents nécessaires dans un délai d un mois, la demande Webaffiligue doit être refusée et ce, selon les modalités suivantes : - télécharger le fichier en attente sur l espace Webaffiligue-Fédération, - ne pas le «pointer» (ne pas cocher les cases correspondant aux éléments manquants) - effectuer une lecture/intégration sans corriger les rejets signalés par Affiligue. Les licences concernées seront refusées. Après la centralisation, les informations du refus seront visibles sur le Webaffiligue de l association. Un message mentionnera les raisons de ce refus (certificat médical manquant,.). Si un seul dossier est incomplet parmi ceux déposés par l association sur Webaffiligue, il ne faut pas bloquer la totalité des dossiers mais refuser celui qui est incomplet et valider les autres (cf. paragraphe précédent). Le fichier sera intégré dans Affiligue, les licences complètes seront délivrées, les vignettes éditées, ainsi que la facture. 7 Débuter avec le Webaffiligue Pour les débutants : pour démarrer et vous familiariser avec le Webaffiligue, nous vous conseillons de commencer en apprenant à mener toute la procédure. C'est-à-dire : Prendre le rôle d un Président d association : - Vous vous connecter au Webaffiligue-Association ( - Vous faites les renouvellements d inscription reçus par courrier - Vous transférez la demande à la Fédération Puis prendre le rôle de Fédération : - Je consulte ma boite et je constate que j ai reçu un du Webaffiligue - Je me connecte à mon espace Webaffiligue-Fédération (prive.laligue.org) - Je pointe éventuellement le fichier de l association si nécessaire - Je le télécharge - Je consulte la fiche de l association pour vérifier que la facturation automatique est à zéro - Je fais lecture - Je fais l intégration automatique et je traite les éventuels rejets - S il reste encore des rejets, je les corrige manuellement si nécessaire - S il y a des vignettes à imprimer, je les édite - Je consulte la fiche de l association à nouveau et je regarde si l assistant de facturation mentionne une facture à faire. Si la centralisation a bien eu lieu chaque soir, le lendemain vous pouvez constater que : - sur le webaffiligue-association : l affichage est à jour, les cases cochées de demandes d inscriptions sont transformés en confirmant la validation des adhésions. - sur le Webaffiligue-Fédération : le fichier est marqué «à supprimer». Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 10

11 8 Paramétrage du logiciel Affiligue obligatoire Les coordonnées de la Fédération : Ouvrez le menu «Fichiers => Gestion IEM et Webaffiligue». Ce sont les coordonnées où vous sont envoyés chaque mois vos exemplaires pour la Fédération de la revue «Les Idées en Mouvement». Ce sont ces coordonnées qui s afficheront également sur le Webaffiligue-Fédération et le Webaffiligue-Association. Contacts Webaffiligue : C est la définition des utilisateurs habilités à utiliser le Webaffiligue-Fédération et les personnes qui apparîtront dans le menu «Contact» du Webaffiligue : Pour définir ces personnes, dans Affiligue, ouvrez le menu «Fichiers => utilisateurs» Sur chaque ligne définissant un utilisateur vous devez renseigner les différentes colonnes. Pour que les informations apparaissent sur le webaffiligue la colonne Web doit avoir la valeur (O) Oui (il permet également à l utilisateur d accéder à son espace webaffiligue-fédération dont les identifiants d accès sont automatiquement transmis par le serveur. Si vous les avez perdu, ils peuvent être demandé à pmarrel@laligue.org). 9 Accéder au Webaffiligue-Fédération Ouvrez votre navigateur internet et tapez : (Ne pas faire de recherche préalable avec Google). Saisissez votre numéro d utilisateur et votre mot de passe. Si vous ne les connaissez pas, envoyer un à pmarrel@laligue.org pour les obtenir. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 11

12 Si la connexion réussit, vous accédez à votre espace personne Webaffiligue-Fédération : Dans le haut de la fenêtre : - En cliquant sur le bouton «Actualité» vous consultez les informations écrites par le Confédéral pour vous apporter information et conseil sur le Webaffiligue. - En cliquant sur le bouton «Contact» vous consultez la liste des contacts définis dans Affiligue et qui s afficheront sur la page Webaffiligue des associations. 10 Les menus du Webaffiligue-Fédération Fichiers reçus = pour traiter les fichiers pour mettre à jour Affiligue Historique fichiers = pour consulter la liste de tous les fichiers que vous avez traité cette saison Actualité Fédération = pour gérer la zone «actualité» qui s affiche sur la page des associations Associations affiliées = liste des associations Statistiques = Statistiques sur l utilisation du Webaffiligue par les associations. Rubriques personnalisables = Liste des rubriques que peut personnaliser l association Saisie des UFOPASS = Liste des structures affiliées en C3S UFOBOX avec accès aux participants UFOPASS enregistrés. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 12

13 Sanctions disciplinaires = Liste des sanctions disciplinaires prononcées par les comités ou des organismes partenaires. Rechercher un licencié = Permet de recherche un licencié sur l ensemble de la base nationale et d imprimer sa licence. 11 Gestion des accès des associations Afin de faciliter le travail des associations, elles auront maintenant un code d accès unique pour les différents sites internet proposé par le réseau. Pour l instant cela concerne et (pour les associations ayant des activités Vélos et Motos). Les informations Président, Trésorier et Gestionnaire Webaffiligue sont enregistrés dans affiligue, dans la fiche de l association dans le tableau des responsables : Les identifiants sont envoyés à ces responsables par depuis votre espace «Webaffiligue- Fédération», dans le menu=>état des associations et accès». En fonction de vos critères de recherche, les informations suivantes vont apparaitre : Il y a 3 types de codes différents : - Celui sous la forme = identifiant générique permettant uniquement l accès au webaffiligue. Il est destiné à la Fédération pour vous consulter et accompagner les associations en difficulté pour l utilisation du Webaffiligue. - Celui sous la forme 001_ : - les identifiants personnels pour le Président, le Trésorier permettent l accès aux différents sites internet. et (pour les associations ayant des activités Vélos et Motos). - L identifiant personnel pour le Gestionnaire Webaffiligue permettant uniquement l accès au site internet Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 13

14 Pour chaque association, la liste indique : - si l association est réaffiliée - un identifiant générique avec le numéro d affiliation suivi de son mot de passe. - un identifiant personnel pour chaque Président, Trésorier ou Gestionnaire Webaffiligue de l association s il existe dans Affiligue la liste des responsables de l association. Pour transmettre les codes personnels Président/Trésorier/Gestionnaire Webaffiligue vous devez avoir un renseigné dans leur fiche d adhérent dans Affiligue. Cliquez sur le bouton pour les envoyer automatiquement par le serveur. Par sécurité vous ne recevez pas de copie de ce mail mais un message vous signalera s il n a pas pu être envoyé (adresse absente). Par la suite, si l adresse s avérait fausse, l assistance technique vous transmettrait l information. Le bouton bloquer/débloquer l accès d une association. Cela peut vous être utile si : vous permet de - le président de l association vous demande de bloquer un accès - au cas ou vous avez des problèmes avec une association (facture impayé, non respect des procédures, etc.) 12 Gérer les fichiers envoyés par les associations A chaque fois qu une association utilise son Webaffiligue-association pour faire des Ajouts, Modifications, Ré-adhésions ou Suppressions) elle doit vous transférer les informations à traiter. Vous recevez l information lorsque les contacts Webaffiligue reçoivent l ci-contre : Tant que la Fédération départementale n aura pas récupéré ce fichier, il sera stocké en attente dans votre tableau de bord du Webaffiligue-Fédération. Pendant ce temps, l association pourra procéder à de nouvelles demandes et vous envoyer de nouveaux fichiers. Sur Webaffiligue, retrouvez ces fichiers dans le menu «Fichiers reçus» : Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 14

15 Vous pouvez faire un choix avant d afficher la liste des associations. Pour afficher la liste complète des fichiers à traiter, cliquer sur «Rechercher tous les fichiers». Une liste des fichiers apparaît : Les nouveaux fichiers sont surlignés en rose. Les informations disponibles sur chaque fichier sont : Envoyé le = Date du mail que vous avez reçu vous invitant à traiter le fichier Par l association affiliée = Nom de l association qui a fait une demande par le Webaffiligue-Association. Numéro du fichiers = Nom du fichier qui sera à télécharger sur votre ordinateur. Les fichiers sont numérotés au fur et à mesure des envois par l association :2014_ _001,._002,._003, etc. Etat = Indique l état du fichier : Nouveau (nouvelle saisie en attente de traitement par la Fédération); En cours (fichier téléchargé par la Fédération), A supprimer (le fichier a été traité par la Fédération). Une série de bouton vous permet de gérer les fichiers : = pointage obligatoire quand le fichier contient des demandes de licences UFOLEP. = nouveau fichier en attente de traitement et de téléchargement = Fichier prêt à télécharger sur votre ordinateur dans c:\program files\affiligue\import adhérents. Cet icône apparait immédiatemment après avoir cliqué sur le bouton. = traitement du fichier terminé. Il peut être supprimé. Cet icône apparait le lendemain du traitement du fichier (lecture/intégration) par la Fédération. = pour envoyer un à l association et lui annoncer que son fichier va être traité = visualisation de la liste des adhérents contenus dans le fichier Avant de gérer un fichier, nous vous conseillons de cliquer sur le bouton d afficher à l écran le contenu du fichier : qui vous permet Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 15

16 A noter que : - la colonne «Traitement» vous indique ce que demande l association pour chaque adhérent. - les personnes en traitement N et qui ont un numéro d adhésion qui apparait sont en «Homonymie» : depuis 2013 nous proposons aux associations de récupérer les informations d un nouvel adhérent s il existe déjà dans la base de données de votre département cela afin de vous éviter d avoir à gérer dans affiligue le rejet par «homonymie». 13 Traiter le fichier en attente (Cette partie étant mise à jour régulièrement, il est possible que dans les images les numéros de fichier, de date ou d association ne soient pas tout le temps identiques). Cas particulier : la case pointage pour les demandes de licences Lorsqu un fichier contient des demandes de licences UFOLEP (nouveau et renouvellement), la procédure impose de pointer le fichier pour confirmer que vous avez bien en vote possession les documents nécessaires à la délivrance de la licence UFOLEP (bulletin signé et certificat médical si nécessaire). Dans la colonne «Pointer», cliquez sur le bouton. La fenêtre affiche la liste des licenciés contenus dans le fichier choisi : Chaque ligne mentionne un licencié en demande d inscription/réinscription. Les nouveaux licenciés seront identifiables par l absence de numéro d inscription (il sera créé au moment de l intégration dans Affiligue). Cochez la case pour indiquer que vous avez en main le bulletin d inscription daté et signé par le licencié. Si cette case n est pas cochée, le traitement de ce membre par Affiligue sera bloqué. Le bulletin d inscription fournie par l association sera soit le bulletin d inscription pour un nouveau membre remplie à la main ou la demande de renouvellement de licence UFOLEP imprimée depuis le Webaffiligue- Association ou fournie pré-imprimée par la Fédération. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 16

17 Cette rubrique apparaît uniquement si le licencié UFOLEP est «Pratiquant» ou si l association a refusé de contrôler/conserver les certificats médicaux. Cochez cette case pour indiquer que vous avez en main son certificat médical. Pour rappel, lorsque l association enregistre l inscription ou la réinscription d un licencié pratiquant, il est impossible de faire la demande sur le Webaffiligue-Association tant qu elle n a pas enregistré une date de certificat médical. Si cette case n est pas cochée, le traitement de ce membre par Affiligue sera bloqué. A côté du certificat médical s affiche la date du certificat médical renseigné à la demande de licence ainsi que l activité principale déclarée. Lorsque vous avez fini de pointer votre liste, cliquez sur le bouton l affichage de la liste des fichiers en attente de traitement. pour revenir à Pour fermer la fenêtre et revenir à la page des fichiers reçus, cliquer sur le bouton Etape 1 : télécharger le fichier sur le Webaffiligue-Fédération : Rechercher la ligne de l association qui vous intéresse, puis cliquez dans la colonne «Télécharger/Générer» sur le bouton. Le bouton va se modifier pour se transformer en bouton de téléchargement. Cliquer maintenant sur ce bouton. En fonction du paramétrage de votre navigateur internet (si ce n est pas le cas, modifier les options d enregistrements de votre navigateur), il se peut qu un message d alerte vous demande d accepter le téléchargement du fichier (vous devez cocher OUI pour toujours accepter ces fichiers), une fois acceptée, la fenêtre suivante s affiche : Choisissez «Enregistrer le fichier», et enregistrez le fichier directement sur votre ordinateur dans : C:\program files\affiligue\import adhérents Cela vous facilitera l utilisation du logiciel Affiligue. Pour connaître la procédure de lecture et d intégration, reportez-vous au chapitre suivant. Attention : ne jamais choisir d ouvrir le fichier dans Excel. Cela pourrait vous bloquer dans Affiligue Remarque : notez la date d envoi du fichier, elle sera nécessaire lors de l intégration du fichier. Etape 2 : intégration des donnes dans Affiligue Important : Nous vous conseillons de commencer par ouvrir la fiche de l association et vérifier dans l onglet «Assistance facturation» si l assistance de facturation est à jour (colonne Quantité à facturer à zéro). Après le traitement du fichier, vous n aurez plus qu à consulter à nouveau l assistance de facturation pour savoir si une facturation est nécessaire. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 17

18 Ouvrez le menu «traitements =>Webaffiligue-Adhésion par fichier». Tout d'abord il faut lire le fichier pour permettre à Affiligue de l'analyser et vérifier qu'il peut être utilisé. A l ouverture du menu, vous êtes dans l onglet «Lecture». Si vous n avez pas enregistré le fichier téléchargé dans «C:\Program files\affiligue\import Adhérents», vous pouvez aller votre fichier à un autre emplacement. Une fois le fichier identifié, cliquez dessus, son nom doit apparaître dans la rubrique Fichier. Par défaut, la date mentionnée dans la rubrique Date homologation/date enregistrement est celle du jour : vous pouvez modifier cette date en inscrivant celle d envoi du fichier. Pour lancer la procédure de lecture du fichier en cliquant sur le bouton pour analyser le fichier. Au fur et à mesure du traitement du fichier par Affiligue, la fenêtre Traitement affiche le détail des opérations effectuées : A la fin de la fenêtre, le résultat de l analyse et de l intégration s affiche Vous avez la possibilité à tout moment d imprimer le contenu de cette fenêtre en cliquant sur le bouton ou. Le récapitulatif de lecture : - Rejet = Nombre de lignes rejetées - Lignes déjà prises en compte = lorsque vous relisez plusieurs fois le même fichier, affiligue informe qu un certain nombre de lignes (adhérent) ont déjà été prises en compte. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 18

19 - Adhésions nouvelles personnes physiques = nouveau membre enregistré pour cette nouvelle saison qui n existe pas dans la base Affiligue. - Adhésions nouvelles personnes physiques (homonyme) = nouveau membre enregistré pour cette saison mais affiligue a trouvé quelqu un existant déjà dans la base avec ces mêmes nom, prénom et date de naissance. - Adhésion d une personne physique déjà enregistrée = demande d adhésion demandé alors que la personne existe déjà dans Affiligue. - Adhésion d une personne physique déjà enregistrée avec changement d identité = adhérent de cette année dont le nom ou prénom a été modifié. - Changement d identité = le nom ou prénom a été modifié. - Modification de l adhésion = adhésion pour cette année déjà faite. L association a modifié des informations. Dès qu il y a une modification de nom, prénom, date de naissance ou d activités, une nouvelle vignette sera automatiquement imprimée. - Réadhésion = adhérent de l année dernière que l association demande de ré-adhérer pour cette année. - Réadhésion ave changement d identité = adhérent de l année dernière que l association demande de ré adhérer pour cette année dont le nom ou prénom a été modifié. - Erreurs = affiligue détecte des erreurs dont il ne détermine pas l origine C est le cas des fichiers échangés avec l association sans utiliser le webaffiligue. - Lignes en attente de = dans le fichier il y a des adhérents de la saison précédente qui n ont pas demandé leur ré-adhésion. - Mise en sommeil = l association ne souhaite plus voir ce membre dans sa liste visible sur le webaffiligue-fédération (il a quitté l association par exemple). Pour le confort de l association nous le mettons en sommeil : il est supprimé de l affichage du web mais toujours normalement présent dans Affiligue. Lorsqu Affiligue a terminé la lecture du fichier, il vous propose de faire immédiatement l'intégration des données). Cliquez sur le bouton. S'il n'y a aucun rejet (problèmes avec des membres), le message suivant apparaît : Affiligue vous informe si vous avez : - - des vignettes ou licences à imprimer - - des licences qui seront imprimées par le Webaffiligue (choix de l association ou de l adhérent) - - une facture à faire. La procédure est terminée. Vous pouvez fermer ce menu, effacer le fichier d'intégration. Et procéder si nécessaire à l édition des vignettes/licences et de la facture. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 19

20 AFFILIGUE peut rencontrer différents types d erreurs à la lecture du fichier provenant du Webaffiligue-Fédération : L'information de rejets apparaît dans le message qui vous propose l'intégration des données : Ces erreurs ne permettront pas à Affiligue d autoriser l intégration des personnes concernées. Cliquez sur le bouton pour corriger avec l'aide d'affiligue ces rejets. Si vous cochez pas faite., l'intégration des données ne sera - Homonyme Liste des erreurs proposées en correction immédiate : Un nouveau membre a été enregistré. Affiligue vérifie que cette personne n'existe pas déjà dans la base de personnes physiques. S'il trouve une correspondance, il affiche l'erreur Homonyme et vous interroge pour savoir ce qu'il faut faire. Si vous cochez d'adhésion existant Affiligue lui affecte le numéro Si vous cochez, Affiligue lui affectera un nouveau numéro d'adhérent si vous êtes en numérotation automatique. Si vous êtes en numérotation manuelle il vous faudra fournir ce numéro dans une nouvelle fenêtre "Numéro d'adhérent non renseigné" Noter que depuis 2013 la gestion de l homonymie est proposée à l association directement sur le Webaffiligue afin de vous éviter d avoir à gérer ce type d erreur dans Affiligue. - Numéro d'adhérent non renseigné Le paramétrage de votre logiciel Affiligue est "numérotation = manuelle" (disponible dans le menu "Fichiers=>Paramètres généraux". La Fédération utilise "des bulletins des nouveaux membres des associations affiliées" avec un numéro. Pour chaque nouveau membre enregistré sur le Webaffiligue, il vous faudra fournir ce numéro. Si vous cochez, vous devez au préalable avoir enregistré le numéro d'adhérent message d'erreur Si vous cochez, Affiligue refusera son adhésion et sera visible par l'association sur le webaffiligue-association. - Certificat médical non validé Avant de télécharger le fichier, vous aviez à pointer les licenciés UFOLEP pratiquants, vous n avez pas pointé que vous aviez en main le Certificat médical. Affiligue vous demande de confirmer si vous avez OUI ou NON ce certificat médical : Si vous cochez vous autorisez Affiligue à lui délivrer sa licence UFOLEP (si le bulletin signé a été également validé) Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 20

21 Si vous cochez la licence de ce licencié sera refusée par Affiligue. L'association verra apparaître sur le webaffiligue une erreur concernant cette demande de licence. En cliquant sur le elle pourra savoir que le rejet est dû à un certificat médical non fourni. Elle devra vous re-cocher la case à nouveau et vous transmettre les documents indiqués comme manquant. - Bulletin d inscription non validé Avant de télécharger le fichier, vous aviez à pointer les licenciés UFOLEP pratiquants, vous n avez pas pointé que vous aviez en main le bulletin signé. Affiligue vous demande de confirmer si vous avez OUI ou NON ce bulletin signé. Si vous cochez vous autorisez Affiligue à lui délivrer sa licence UFOLEP (si le certificat médical a été également validé). Si vous cochez la licence de ce licencié sera refusée par Affiligue. L'association verra apparaître sur le webaffiligue une erreur concernant cette demande de licence. En cliquant sur le elle pourra savoir que le rejet est dû à un bulletin signé non fourni. Elle devra vous re-cocher la case à nouveau et vous transmettre les documents indiqués comme manquant. S'il reste des rejets à la fin de l'intégration : Affiligue ne peut pas traiter tous les rejets à l'écran. Vous devez examiner la fenêtre de traitement pour connaître le motif des rejets restants. Pour vous aider, un fichier est généré dans le dossier C:\Program Files\Affiligue\Import Adhérents\. Par exemple le fichier 2013_ _3.csv deviendra 2013_ _3_1.csv. Pour apporter une solution aux rejets restants rencontrés par Affiligue pour intégrer ces adhérents, vous avez 2 possibilités : - Corriger les rejets : en ouvrant ce fichier dans Excel et en vous référant à la colonne à gauche «motif rejet» qui mentionne les erreurs à corriger pour chaque membre qui déclenche une erreur. Enregistrez le fichier et recommencez sa lecture par Affiligue. Par exemple, Affiligue a un nouvel adhérent et il a trouvé plusieurs personnes avec ces mêmes noms, prénoms et date de naissance. C'est à vous de renseigner la colonne Numéro Adhérent et enregistrant le bon numéro d'adhérent à prendre en compte. Puis à refaire la procédure LECTURE/INTEGRATION jusqu'à la correction des rejets. - Ne pas corriger les rejets : Affiligue refusera de leur délivrer leur adhésion pour cette saison. NE JAMAIS SUPPRIMER DE LIGNE DANS UN FICHIER Si vous supprimez des lignes dans un fichier Webaffiligue, les membres renseignés sur chacune des lignes supprimées seront toujours considérés en attente de traitement sur le Webaffiligue-Association. Pour éviter ce problème, un contrôle est effectué sur Affiligue entre le fichier original et les fichiers _1, _2, etc. signalant les rejets. Si vous supprimez une seule ligne, le message suivant apparaîtra pour vous signaler votre erreur. Si vous cochez Affiligue traitera les informations restantes dans ce fichier. Les lignes originales supprimées sont considérées comme "en attente" par le Webaffiligue. L'association ne verra aucun Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 21

22 message d'erreur sur le webaffiligue-association. Ces membres en demande d'adhésion seront "hors traitement", c'est à dire que vous serez obligé de les traiter en adhésion manuelle dans Affiligue. Si vous cochez, Affiligue reprendra le fichier original. A la fin de l intégration, un nouveau résultat s affiche dans la fenêtre traitement indiquant le nombre d adhésions et de réadhésion. La mise à jour d Affiligue est terminée. Vous pouvez supprimer ce fichier du répertoire c:\program files\affiligue\import adhérent. Pour voir comment supprimer ce fichier du webaffiligue, consultez les chapitres suivants. Vous n avez plus qu à éditer les vignettes à coller sur les cartes/licences en utilisant le menu «Traitements => Edition des vignettes» et à faire la facture selon les procédures habituelles. Concernant l impression des vignettes ou licences : - ce n est pas parce que vous imprimez 10 vignettes, qu il y a 10 nouvelles adhésions à facturer. En effet, à chaque modification sur les valeurs : nom/prénom/date de naissance/ activité, affiligue impose l édition d une nouvelle carte. Cela concerne également les licenciés UFOLEP. - l association peut choisir d imprimer elle-même les licences UFOLEP. Donc vous pouvez avoir une facturation à faire alors que vous n avez imprimer aucune licence UFOLEP 14 Centralisation Affiligue = mise à jour du Webaffiligue Votre Fédération transmet sa base de données Affiligue par la procédure de Centralisation C est cette centralisation qui permettra de mettre à jour le Webaffiligue. Si elle est effectuée avant 18h45, le Webaffiligue sera mis à jour dans la nuit (entre 20h et 8h) et vous recevrez le lendemain un accusé réception de traitement. Le Webaffiligue sera à jour. Centralisation automatique journalière : Vous avez la possibilité d utiliser une centralisation automatique en utilisant le programme de sauvegarde automatique (Dans Affiligue, consultez la fiche 6Cb de votre «Guide Premiers Pas» pour plus d informations). La dernière date de centralisation prise en compte par les serveurs est mentionnée en haut de la page affichant les fichiers reçus : Si vous ouvrez le Webaffiligue-Fédération le lendemain d un traitement de fichiers webaffiligue, des informations nouvelles apparaissent sur la ligne du fichier de l association que vous avez traité : Dans la colonne «Etat» apparaît la mention «A supprimer». Cela confirme que vous avez téléchargé le fichier, intégré les données dans votre logiciel Affiligue et fait une centralisation qui prend en compte votre travail : le Webaffiligue est à jour pour cette association et ce fichier. Le bouton est apparu. Cliquez dessus pour supprimer ce fichier de la liste des fichiers en attente. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 22

23 Si vous avez plusieurs fichiers à supprimer, utilisez la case à cocher pour sélectionner les fichiers à supprimer et cliquez sur le bouton en bas de la page : Si l association ouvre le Webaffiligue-Association, sur chaque ligne d un membre qu elle aura demandé à inscrire/réinscrire, l image suivante sera affichée si la Fédération a traité et accepté sa demande. Si la Fédération n a pas pu traiter favorablement sa demande, l image suivante signalera le problème. 15 Saisie dans affiligue bloquée sur certains adhérents Si l association met à jour un membre sur le webaffiligue et que dans le même temps vous faites aussi une modification dans Affiligue sur le même membre, quelles informations est correcte Affiligue ou le Webaffiligue? Pour répondre à ce problème nous avons mise en place une «sécurité» dans la fiche de l association, il y a une case à cocher «Gestion des adhésions avec le Webaffiligue». Dès que vous intégrez votre premier fichier webaffiligue pour une association : la case se coche. Lorsque que vous vous voudrez modifier la fiche d un membre de l association dont l adhésion aura été gérée depuis le Webaffiligue-Association, il y a alors une alerte d Affiligue vous invitant à faire la modification par webaffiligue-association. Vous aurez la possibilité de «forcer» ce blocage en choisissant le bouton «Annuler» mais Affiligue ira écraser le webaffiligue pour ce membre. C'est-à-dire que les données Affiligue iront remplacer les données Webaffiligue même si l association a procédé à une mise à jour des informations en même temps que vous. Cela ne concerne que les adhésions traitées par le Webaffiligue. Cela ne concerne pas la première adhésion ou le renouvellement d une adhésion par Affiligue. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 23

24 16 Historique des fichiers traités En cliquant dans le menu sur «Historique fichiers», la fenêtre suivant s affiche : Vous retrouvez les informations sur les fichiers que vous avez traités pendant la saison avec les dates d envois (création), la date de traitement par la fédération et la date à laquelle vous avez supprimé le fichier. Le bouton vous permet de consulter les informations sur les adhérents contenus dans un fichier : 17 Gestion des actualités de la Fédération En cliquant sur le bouton ACTUALITE, la fenêtre suivant s affiche. Vous avez 2 actualités différentes à votre dispostion : Les informations renseignées dans la zone «Actualité pour l association» apparaissent dans la partie droite de la page du Webaffiligue-Association. Les informations renseignées dans la zone «Actualité pour les adhérents» apparaissent dans la partie droite de la page du Webaffiligue- Association et sur le Webaffiligue-Adhérents. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 24

25 18 Consulter la liste des associations utilisant le Webaffiligue En cliquant sur le menu «Associations», la fenêtre suivant s affiche : Sélectionnez l une des listes : Etats des associations et accès = Liste des associations avec affichage des accès et mot de passe d accès Associations qui consulte le web = associations qui consultent le webaffiligue sans jamais avoir envoyé de demande d adhésion par internet Associations qui modifient les adhésions = associations qui ont envoyé au moins une demande d adhésion. Associations qui ne font rien = associations n ayant fait de connexion au webaffiligue Associations avec bouton «Transfert à la Fédé» activée = ce sont les associations qui n ont pas encore transféré leurs informations à la Fédération. Avec cette liste il vous est possible de le contacter pour leur demander de faire l envoi Associations ayant activées le Webaffiligue-Adhérents = Liste des associations ayant choisies d activer le Webaffiligue-Adhérents. A chaque sélection de liste, une page s affichera avec le récapitulatif des associations concernées : 19 Aide / Foire aux questions Vous pouvez consulter l Aide/Foire aux Questions, qui est disponible sur le webaffiligue-association pour répondre à une liste question habituellement posée par les responsables associations utilisant le Webaffiligue. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 25

26 Si vous cliquez sur une question, l affichage de la fenêtre descend sur la réponse : Pour retourner à la liste des questions, cliquez sur «Retourner en haut de la page» Actuellement il y a 3 sections : - Question sur le site internet Webaffiligue et son fonctionnement - Question sur la gestion des licences UFOLEP - Question sur les assurances APAC Si vous souhaitez étoffer la liste de ces questions/réponses, n hésitez à en soumettre de nouvelles en envoyant un à pmarrel@laligue.org 20 Impression des licences UFOLEP par l association La nouveauté 2012/2013 sur l UFOLEP est la nouvelle licence dite «dématérialisée». Cela veut dire que le support «officiel» imprimé par la Fédération n est plus obligatoire : une feuille blanche ou une copie dans un Smartphone peut convenir pour justifier de sa licence UFOLEP. Le Webaffiligue permet à l association ou l adhérent d imprimer une copie de la licence UFOLEP dès que la licence a été homologuée et enregistrés dans le logiciel Affiligue. Une licence validée apparait sur le Webaffiligue lorsque le bouton apparaît. Un nouveau bouton apparait également permettant l impression de la licence : Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 26

27 Edition des licences par lots : Lorsque l association remplit une demande de licence sur le Webaffiligue, l onglet «Coordonnées» de la fiche de l adhérent propose le choix de l impression de la licence : - Par défaut, c est la case «La fédération» qui est cochée = ca sera à la Fédération d imprimée les licences - Si c est la case «L association» = la fédération n imprimera aucune licence, l association s en chargera dès qu elles seront disponibles. On constate que les associations font ce choix car elles enregistrent les photos de leurs adhérents et qu elles veulent que la photo soit imprimer directement sur la licence. - Si c est la case «L adhérent» = ca sera l adhérent quand le webaffiligue-adhérent sera activé. (L information est transférée dans le fichier d intégration dans la colonne «Edition_Cartes». Une valeur N correspond à une impression par la Fédération). Affiligue vous informer de ce choix dans le message de fin d intégration du fichier Elle est également mentionnée dans le message de fin d intégration : «X licences imprimées par le Webaffiligue». Pour faciliter l impression de toutes les licences traitées par la Fédération lors de la dernière intégration, l association doit utiliser le menu «Impressions=>licences UFOLEP». Elle clique sur le bouton «imprimer les licences en attente» Le webaffiligue va afficher toutes les licences traitées par la Fédération que l association n a pas encore imprimée. Remarque : si la Fédération a intégré plusieurs fichiers, le traitement par lot proposera l ensemble des licences traitées. 22 gestion des UFOBOX/Saisie des Participants UFOPASS Etape 1 : Enregistrement de la structure dans Affiligue La structure sera enregistrée dans le logiciel affiligue, par le menu «traitements=>affiliation personnes morales». Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 27

28 Lors de la saisie des informations, vous devez préciser : - la catégorie d affiliation C3S et l affiliation à l Ufolep : - Le forfait ufopass choisi par la structure dans l onglet «Ufolep» : La centralisation des données Affiligue va mettre à jour le Webaffiligue pour vous permettre de passer le lendemain à l étape 2. Etape 2 : Saisie des Participants sur le Webaffiligue Connectez-vous sur avec vos identifiants fédération. Choisissez le menu «Saisie des UFOPASS» Vous pouvez recherche une structure affiliée dans affiligue en C3S. S il y a des participants enregistrés, ils vont apparaître dans la liste : Si le nombre de participants enregistrés a atteint le forfait souscrit par la structure, il est impossible d ajouter de nouveaux participants. Il faut au préalable modifier dans le logiciel Affiligue le forfait choisi par l association (pour rappel cette modification sera prise en compte sur le Webaffiligue le lendemain à 8h). Si le nombre de participants enregistrés n a pas encore atteint le forfait souscrit, le bouton «ajouter un participant UFOPASS» est accessible : Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 28

29 Cliquer sur le bouton «ajouter un participant UFOPASS» Renseigner les informations nécessaires à l identification du participant. SI vous ne souhaitez pas saisie un autre participant, cliquez sur le bouton TERMINER Si vous souhaitez saisir un autre participant, cliquez sur le bouton «Saisir un autre participant UFOPASS». Cela va enregistrer la fiche et vous proposer une nouvelle saisie supplémentaire. A tout moment vous pouvez consulter la fiche d un participant en cliquant sur l un des boutons de la liste des participants : = consulter la fiche = modifier la fiche = supprimer la fiche De nouvelles fonctionnalités seront ajoutés prochainement vous permettre : - d avoir une statistique sur le nombre de structure C3S et leur effectif - d imprimer la liste des participants. Noter que le bas de page vous rappelle les informations générales à connaître sur le dispositif UFOBOX/UFOPASS. Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 29

30 3 Saisie des participants UFOPASS par la structure La structure peut accéder à son espace personne pour enregistrer elle-même la liste des UFOPASS. En cliquant sur le menu «structures» elle accède aux informations de base renseignées lors de l enregistrement de la fiche de la structure UFOBOXE dans Affiligue : En cliquant sur le menu «Bordereau de saisie», la structure peut imprimer la liste permettant de noter le jour de l activité les informations des participants recevant un UFOPASS : Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 30

31 En cliquant sur le menu «Saisie des UFOPASS» la structure peut saisir/consulter la liste des participants UFOPASS enregistrée : Webaffiligue Procédure et utilisation par la Fédération Décembre /2013 Page 31