GRILLE D'EVALUATION DES SOUMISSIONNAIRES AU POSTE DE PRINCIPAL RECIPENDAIRE. Sources de vérification. I. Domaine institutionnel et programmatique

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1 GRILLE D'EVALUATION DES SOUMISSIONNAIRES AU POSTE DE PRINCIPAL RECIPENDAIRE n Critères Sources de vérification nombre de points Observations 1 Existence d'une personnalité morale et juridique I. Domaine institutionnel et programmatique Enregistrement auprès des services compétents 2 Expérience de travail dans le domaine de la Rapports d'activités des trois santé (3) dernières années 3 Zones d intervention (nbre de régions Rapports d'activités autres que le siège) de l'année 2013 Organe fonctionnel en conformité avec les Procès verbaux de réunions 4 textes qui le régissent, les aspects légaux et statutaires et rapports existence de bonnes pratiques d'audits externes 5 Existence d'un cadre organisationnel Organigramme avec description des tâches 6 Personnel clé avec au moins 3 ans d'expérience dans le domaine (Directeur ou coordonateur, chargé des finances, chargé de programme, chargé de passation des marchés ou comité de sélection, chargé de suivi-évaluation) Moins de 5 ans: Critère exclusif; 5 ans et plus: 4 points 1 à 5 points 0 à 4 points Régularité des réunions= 2, Régularité des audits externes= 2 Au moins 5 ans (N/A structures publiques) Moins de 3 ans=0; 1 point par année 1 point pour trois régions s autres que le siège CV des personnes clés 0 à 5 points 5 points pour staff complet

2 7 Existence d'un service planification Organigramme 8 9 Existence d'un service de suivi et évaluation Expérience institutionnelle confirmée dans la lutte contre la maladie spécifique 10 Elaboration des plans d'actions 11 Existence d'un service de communication Organigramme Nombre de conventions signées avec le fond mondial ou autres institutions en relation avec la maladie Plans d'action des trois dernières années Organigramme, cadres de concertation, plan/ stratégie de communication 0 à 3 points 1 point pour chaque convention 0 à 3 points 1 point par plan d action II. Gestion des sous-bénéficiaires ou sous-contractants 12 Existence de stratégies de gestion des sousbénéficiaires ou sous-contractants Stratégies de gestion 13 Procédures de décaissements transparents et respectant les délais Procédures de décaissements portés à la connaissance des SB, preuve de transmission au SB ou sous-contractants Procédures de décaissements portés à la connaissance des SB, preuve de transmission au SB ou sous-contractants

3 14 Existence d'un plan de renforcement des capacités des sous-bénéficiaires ou souscontractants et rapports de mise en œuvre Plan et rapport de mise en œuvre 0; 2 ou 3 Existence de plan=2 Plan et rapport de mise en œuvre=3 15 Fréquence des cadres de concertation avec les sous-bénéficiaires ou sous-contractants Rapport d'activité de concertation 0 à 5 points Cadre mensuel=5 trimestriel=4 semestriel=3 annuel=2 III. Domaine Système de gestion financière 17 Existence de documents définissant les politiques et procédures pour le gestion des ressources financières 18 Existence d'un système de contrôle interne Manuel de procédure administrative et financière procédures du fond mondial intégrées Rapports de contrôle des trois dernières années 1 point par rapport 19 Existence d'un plan de contrôle interne Plan de contrôle interne 20 Existence d'un système de contrôle externe Rapports d'audit externe sur les trois dernières années En fonction des textes qui les régissent 21 IV. Existence d'un mécanisme de suivi des recommandations des audits/lettres de gestion Domaine Système de gestion financière Eléments probants confirmant la mise en œuvre

4 Existence d'un logiciel de gestion comptable et financier permettant d obtenir les rapports dans les délais Ressources humaines indispensables à la bonne gestion des ressources financières avec une expérience d'au moins 3 ans BAC+3 ou équivalent Existence d'une cartographie et plan de gestion des risques Les actifs sont suffisamment couverts par une assurance Existence de procédures transparentes et concurrentielles pour les achats Logiciel Nombre et CV Plan de gestion des risques 0 à 6 points Deux agents : 3 points et 1 point par agent Contrats d'assurance Les biens de la structure sont assurés Manuel de procédures des passation des marchés Existence d'un plan de suivi-évaluation tenant compte du cadre de performance de la subvention du Fonds Mondial Existence d'une Unité de suivi-évaluation dotée de ressources humaines avec une expérience d au moins trois (03) ans dans le domaine BAC+3 ou équivalent V. Domaine Suivi évaluation Plan de suivi-évaluation Nombre et CV 0 à 6 points Deux agents : 3 points et 1 point par agent 29 Existence d instruments de collecte de données avec directives d'utilisation dans le domaine postulé Instruments de collecte et directives

5 30 31 Existence d'un mécanisme ou schéma de transmission de données programmatiques (outils de suivi par maladie) Existence d un mécanisme de validation des données (preuve que les données sont de bonne qualité) Logiciel de collecte de données Rapport OSDV (On site data vérification) ou audit de la qualité des données VI Gestion des produits pharmaceutiques et médicaux (Pour les BP Gouvernementaux uniquement) Existence d'un manuel de procédure de passation de marché conforme aux principes opérationnels de bonnes pratiques en matière d achat Existence d'un dispositif de stockage avec capacité suffisante Ressources humaines compétentes pour la gestion des produits pharmaceutiques et médicaux Un inventaire physique de tous les produits est effectué au moins chaque année. Existence d'un plan de distribution garantissant la sécurité des produits Manuel des procédures d'approvisionnements Disponibilité d'entrepôts Nombres, Profil Rapports d'inventaire Plan de distribution TOTAL MAXIMUN DES POINTS PR Gouvernemental entrepot central=1 et 1 point pour chaque entrepot décentralisé au moins un pharmacien=3, bac+3 et 4=2, bac et bac+2=1 TOTAL MAXIMUN DES POINTS PR Non Gouvernemental 105