Voyages & Notes de Frais Étude KDS Automne Contenu par : KDS Téléphone: +33 (1)

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1 Voyages & Notes de Frais Étude KDS 2010 Automne 2010 Contenu par : KDS Téléphone: +33 (1)

2 Verbatim... «Les voyages et les notes de frais sont des tâches ennuyantes, incohérentes et chaotiques. Le temps passé est totalement disproportionné par rapport à l avantage que rapportent les nombreux voyages entrepris». Spécialiste des services IT/en ligne, Etats-Unis «Depuis quelques temps, j utilise les réservations de voyages en ligne et la fonction notes de frais. Cette manière de procéder augmente le degré de transparence et en ce qui concerne les notes de frais, elles sont remboursées plus rapidement que lorsqu elles étaient soumises manuellement. L approbation de mon supérieur hiérarchique n est pas nécessaire lorsque ma note de frais est en ligne avec la politique voyage et reste dans la limite de la dépense autorisée.» Voyageur, grande société dans l industrie, France «Des devises dont le taux de change varie rapidement peuvent poser un problème». Voyageur d affaires basé en Hollande, industrie chimique et pharmaceutique «Je dois remplir énormément de formulaires pour me faire rembourser». Spécialiste financier au Royaume-Uni, grande société de banque «Recevoir un indiquant une erreur de 27 sur une note de frais et avec le PDG en copie, cela donne l'impression que l on est pointé du doigt! Après plus de 20 ans dans la même compagnie, cela était une simple erreur»! Voyageur, PME, industrie chimique et pharmaceutique, France «Nous utilisons la solution KDS pour la gestion des notes de frais et nous sommes en mesure d adapter le système à notre structure de dépenses. KDS Expense est de loin bien supérieur à notre ancien système papier et plus rapide.» Professionnel du secteur public au Royaume-Uni

3 Résumé De nombreuses entreprises passent à côté d économies substantielles en ignorant ou en négligeant les avantages qu offre une solution automatisée en ligne. Le nombre d entreprises qui sous-estiment encore l importance financière d une gestion pointue des voyages et des notes de frais est étonnant. Plus de la moitié des personnes interrogées indiquent que leur entreprise ne fait aucune tentative pour quantifier les avantages des T&E. Avec du recul plus de la moitié des participants admettent que certains de leurs voyages d affaires, ne valaient pas le temps ni la dépense. Trop d entreprises divisent la responsabilité des Voyages et des frais de déplacements entre deux départements : ressources humaines et finance, au lieu de les unifier. Comme la plupart des entreprises ne font pas d audits réguliers sur les notes de frais soumises, il est donc particulièrement difficile de garantir la conformité à une politique de frais voyage au moment de la réservation. En 2010, KDS, leader international des solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais en ligne (T&E), a réalisé une étude auprès de 164 professionnels (tout secteur d activité public ou privé) et voyageurs réguliers. Les participants à l enquête étaient essentiellement basés en France, au Royaume-Uni et aux Etats-Unis donnant à la lecture des résultats une perspective internationale. Cette étude a montré que malgré la nécessité globale de réduire les coûts dans le secteur public et privé, les entreprises continuent à négliger les économies qu une gestion automatisée des voyages et des notes de frais permet de réaliser. Des méthodes dépassées du siècle dernier sont encore appliquées pour traiter les dépenses du 21ème siècle. Ce travail de paperasserie, dans un monde informatisé, coûte aux employeurs et aux employés du temps et de l argent. Des employés frustrés estiment souvent que le fait de remplir ses notes de frais constitue une perte de temps précieux. En outre, trop souvent, les voyages d affaires ne valent pas, en terme de retour sur investissement, le temps et le travail qu ils ont exigés. Dans ce cas, le fait de connaître à l avance le coût total du voyage pourrait éviter de tels gaspillages. Des entreprises de toutes les tailles... Avec plus d un quart (1/4) des répondants (26,2 %) qui travaillent pour des entreprises de plus de employés et presque 1/5ème (19,5 %) des répondants qui travaillent pour des organisations de moins de 100 personnes, l étude offre une analyse détaillée des procédures T&E aussi bien dans des grandes entreprises que dans des petites structures. Les secteurs d industrie fortement représentés dans l étude incluent la banque et l assurance, les services Informatiques et les services en ligne, les prestataires de services et l industrie.

4 En général, la fréquence des voyages d affaires est de 1 à 5 voyages par an; vient ensuite une fréquence de 6 à 10 voyages par an (21,3 %). Les voyages les plus fréquents sont : les réunions internes, les conférences et les salons professionnels, la formation, la vente et les relations clients ainsi que le service après-vente. Globalement, 32,9 % des participants réservent directement leurs voyages et seulement 17,7 % effectuent les réservations via le service voyage interne de leur entreprise. L étude montre qu un trop grand nombre d entreprises négligent encore l importance financière et budgétaire des T&E sur leur activité. Par exemple, dans 24,4 % des cas, la politique voyage dans l entreprise dépend du département des ressources humaines. Dans seulement 16,5 % des cas, cette politique voyage relève du département financier. Pourtant, dans 36,6 % des cas, la politique des frais de déplacements relève du département financier. Ce constat montre que les entreprises sont nombreuses à dissocier la gestion de ces activités plutôt que de la considérer comme une seule et même activité. Ce fonctionnement aboutit à des opportunités d économies perdues. Absence de conformité à une politique définie Un autre motif de préoccupation pour bon nombre d entreprises est la conformité à une politique définie. Il ne sert à rien d établir des politiques de réduction des coûts T&E si cellesci ne sont pas appliquées ; en effet, bien que 56,6 % des participants indiquent que leur responsable hiérarchique approuve leurs demandes de voyage, 29,9 % sont libres d approuver leur propre voyage. Cette liberté conduit inévitablement à des incohérences, voire à des abus. Naturellement, la conformité à une politique automatisée via un outil de réservation en ligne résout le problème ; pourtant, selon l étude, les entreprises qui attendent de leur collaborateur l application de la politique de voyage (36 %) sont aussi nombreuses que celles qui l appliquent (35,4 %) via un outil de réservation en ligne. Près de 80 % (79,9 %) des participants affirment savoir où consulter la politique T&E de leur entreprise, un chiffre impressionnant, bien que plus de 20 % des voyageurs d affaires réguliers ignorent encore la politique mise en place par leur entreprise. Des déviances par rapport à la politique définie ont toutes les chances de se produire. «Remplir les formulaires papier des notes de frais prend tellement de temps...» La plupart des participants soumettent une seule note de frais par mois. Le sentiment dominant des collaborateurs sur le fait de remplir ses notes de frais est la «perte de temps» (57,9 %). Néanmoins, 29,3 % des participants voient dans cette procédure une occasion de rompre la monotonie du travail quotidien, alors que 12,8 % se contentent de confier la tâche à un(e) assistant(e). La recherche des reçus est la source la plus fréquente de frustration, tandis que la conversion en devise est une autre source d ennui. Naturellement, la gestion automatisée en ligne des T&E, couvrant tous les aspects des réservations de voyages et de soumission des notes de frais, simplifie considérablement ces problèmes. Pourtant, ce qui est étonnant en 2010, c est le nombre encore élevé de personnes (43,3 % des participants) qui remplissent les notes de frais sur papier, tandis que le même nombre, 43,3 % utilisent un système de gestion des notes de frais en ligne. Les tableurs sont quant à eux utilisés par 13.4% des personnes ayant répondu. En revanche, le processus de paiement des notes de frais semble fonctionner selon les normes du 21ème siècle. Globalement, l étude montre que les notes de frais sont payées dans la semaine qui suit leur soumission (42,1 %) ou au minimum deux semaines après

5 (40,9 %). La majorité des sommes remboursées (73,8 %) le sont par virement sur le compte bancaire du collaborateur ; 2,4 % seulement des participants indiquent qu ils sont encore remboursés en espèces (même si d après l étude, 34,8 % des entreprises proposent encore des avances sur frais). Une fois les notes de frais soumises, rares sont les employeurs qui auditent les notes de frais de leurs employés : 56,1 % des participants indiquent que leurs notes de frais sont rarement remises en question et 28 % affirment qu elles ne le sont jamais, ce qui signifie clairement que les entreprises ont besoin d adopter une position plus proactive pour garantir la conformité à une politique de voyage dans le cadre des réservations. Dans un univers où les dépenses sont rarement analysées rétrospectivement, la conformité à une politique dès la réservation prend plus d importance pour les organisations soucieuses de contrôler leurs coûts. Planification des voyages insuffisante Une des conclusions les plus accablantes de l étude est que plus de la moitié des participants (51,2 %) admettent que certains de leurs voyages d affaires, avec le recul, ne valaient ni le temps ni la dépense. Par extension, 55,5 % des participants reconnaissent qu à plusieurs reprises, ils auraient reconsidéré la nécessité de leurs déplacements s ils en avaient connu à l avance le coût total : voyage, hébergement et autres frais associés. L industrie est clairement en attente de solutions telles que celle désormais proposée par KDS permettant d obtenir un prévisionnel des dépenses T&E. S il y a un seul message à retenir de cette étude, c est que trop d entreprises continuent de sous-estimer l importance financière d une gestion complète des voyages et des notes de frais. Plus de la moitié des participants (54,9 %) indiquent que leur entreprise ne cherche pas à connaître les avantages financiers apportés par les solutions de gestion des frais de déplacements. Dans le climat économique actuel, les entreprises ne devraient-elles pas justifier et chercher à optimiser chaque euro dépensé? Seul un système unifié voyage et notes de frais permet aux organisations de calculer efficacement et facilement le coût (et le retour sur investissement) d un voyage d affaires. Suivez-nous sur Twitter (@kds_tande)