PARTIR EN MISSION AVEC LE CAK

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1 PARTIR EN MISSION AVEC LE CAK

2 DÉMARCHES PRÉALABLES Tous déplacements doit être couvert obligatoirement par un ordre de mission avec ou sans frais. Je pars en mission pour la première fois et je ne figure pas sur la base LABINTEL qui recense tous les membres du laboratoire : Dans ce cas, je prends contact avec le chargé de gestion administrative mehdi.ayad@cnrs.fr pour me recenser. C est le seul moyen de créer un compte SIMBAD et de pouvoir ainsi réserver des moyens de transport ou d hébergement J envoie ma demande d ordre de mission complétée 3 semaines avant mon départ à mehdi.ayad@cnrs.fr Dans tous les cas je dois obtenir l autorisation préalable du responsable du projet et le mettre en copie de l échange mail pour information et validation.

3 POUR ÊTRE RÉFÉRENCÉ DANS LABINTEL JE FOURNIS LES RENSEIGNEMENTS SUIVANTS : À transmettre à mehdi.ayad@cnrs.fr Nom Prénom Sexe Date de naissance Nationalité Date de début au sein du CAK Dernier diplôme (préciser s'il est préparé ou obtenu) Fonction (chercheur, enseignant-chercheur, ingénieur de recherche, ingénieur, technicien/administratif, doctorant, post-doctorant, invité, autre personnel, temporaire ) Adresse mail (essentiel pour pouvoir réserver sur Simbad on-line)

4 CRÉER UN COMPTE En cas de première connexion sur login, je demande un mot de passe après avoir entré mon adresse mail. Je reçois un mail et je suis la procédure indiquée. Mon compte ne sera actif que 24 heures après cette opération. Pour la réservation d un invité, merci de m envoyer un mail après la validation de votre compte, des habilitations supplémentaires sont nécessaires pour être chargé de voyage.

5 RÉSERVATION EN LIGNE Je peux via SIMBAD réserver des billets électroniques de train ou d avion, un hôtel uniquement en France, ou même louer une voiture. NB : Il vous appartient de compléter votre profil (Menu/Mon profil) : coordonnées et préférences voyageur. Besoin d explications : /achats/agence/fichiers/mettre-a-jour-profilsimbad.pdf Vous pouvez également réserver un voyage pour un invité : s/comment-reserver-voyage-pour-invite.pdf

6 CONFIRMER ET VALIDER SA RÉSERVATION J indique le nom et le motif du voyage Je réserve mon transport, et/ou hébergement et je choisis le valideur «AYAD Mehdi» dans le menu déroulant puis je confirme ma réservation. Le valideur reçoit un mail et peut alors valider la réservation NB : la réservation ne sera validée qu'une fois l'ordre de mission établi

7 ORDRE DE MISSION SANS FRAIS Les 4 derniers numéros constituent le numéro d ordre de mission à reporter sur l état de frais (cela vaut aussi pour l OM avec frais) OM sans frais, seul cas où on ne fournit pas d état de frais Je ne dois pas partir en mission sans mon OM, ce dernier me couvre au niveau de l assurance En cas d urgence, contacter sans attendre Europ assistance aux numéros suivants : Téléphone : (33.1) ; Télécopie : (33.1) Les informations suivantes vous seront demandées : Nom, prénom de l assuré ; Communication du numéro d abonnement : Un ordre de mission sans frais, ne peut donner lieu à remboursement

8 ORDRE DE MISSION Dès lors que l ordre de mission n est pas sans frais il faut obligatoirement fournir un état de frais Consulter la marche à suivre obligatoire pour les pays dits à risques Si le transport ou l hébergement est pris en charge par le laboratoire, il s agit automatiquement d une mission avec frais.

9 à remplir à. Code division du laboratoire à indiquer sur chaque état de frais J'indique les 4 derniers chiffres de l'om Code division : Nom d'usage ~ Prénom~ Itinéraire (indiqu"r résidence d e départ, lieu de mis s ion, résidence de retour et points cparrê t) (! ) de à Départ résidence date heure Lieu de mission arrivée dé art date heure date h eure Retour résidence date heure J'indique mon itinéraire de mission précis Heure sous la forme 00 :00 Date sous la forme 01 /01/14 ( 1) S i nécessaire, c o mplé t e r l ' annexe 1 d e l 'état frais A - FRAIS PRIS EN C H A RGE DANS LE CADRE DUll~M~A~R~C~H~É~M;;I~S~S~IO~N~S~'~'':r;j~=================~ Transport ; (2) Coch er la (ou) les cases corresp o ndantes. B - FRAIS DE RESTAURATION ET D'HÉBERGEMENT A REMBOURSER AL' AGENT l - Frais de séjour en France m étropolitaine Je ne coche que si mon transport/et ou mon hébergement ont été pris en charge par le laboratoire (sinon voir page 2 de l'état de frais) Héber gement : Facture d ' hôte l à p roduire e t à c o n serve r p a r le directe ur d ' unité ( 5 ) Montant Cas gén éral Nombre d e nuitée(s) total nuitée s E n IDF re mboursem e nt a ux frais réels S i impossibilité du titula ire dans la limite d e : du m a rché d ' hébe rge1nent C hambre s imple 120 d e fo urnir la prestation d e m a ndée < 3 C hamb1 e double 13 0 > Hors IDF re mboursem e nt aux frais ou iinpré vis ibilité d e la réels d a n s la limite de : missio n (4 ) C hambre s imple 9 0 (rayer la m entio n inutile ) C h a 1nbre double 110 H o r s marché R e mbo ursem e nt au taux fo 1 faitaire d e 60 J'indique le nombre de nuitées que j'ai payé et dont je demande le remboursement ainsi que le montant total Ge n'indique pas les nuitées prépayées dans le cadre du marché CNRS) Repas A titre o n é re ux A titre oné re ux mais ris d a n s un restaurant administratif o u assimilé (3 ) J o indre une attestatio n du titulaire de p assa ge h o rs m a r c h é à l'état d e frais (4) L 'appréciatio n de l ' imprévi s ibilité de la mission re lève du direc te ur d ' unité ( 5 ) S i c hambre d o uble p réciser e t indique r le n o m e t le matr ic ule d e la seconde p e rsonne Cas particulier des experts et personnalités scientifiques : u stificatifs de dé enses à roduire et à conserver ar le directeur d'unité E xpe rts scie ntifiques e x tér ie urs à!'adminis tration, 1 embourseme nt a ux frai s réels dans la limite d e 120 Hébergement ( rivi lé ie r le reco urs au m arc h é ) P e r sonnalités scie ntifiques sur p1 ésentation d e la d é cis ion e xpresse du Préside nt o u D G D R (6) (cf a m1exe l d e l'ins tructio n mission) E xpe rts scie ntifiques exté r ie urs à l'adminis tratio n, remboursem e nt aux frais ré els dans la limite de 3 0,50 Repas P e r sonnal ités scie ntifiques s ur présenta tio n d e la d é cis ion expresse du Président o u D G DR (6) (c. anne x e 1 d e l ' instruc tio n mission) (6) J o indre la d écis io n à l'é ta t d e frais Nombre de nuitée(s) Nombre de re as Montant Total nuitée s) Montant Total re as J'indique le nombre è:le repas à titre onéreux. t Idem pour les experts et personnalités scientifiques

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11 INFORMATIONS ET CONTACTS CWT (transport) : Mail : cnrs.cscnanterre.fr@contactcwt.com KLEE (hébergement) : Mail : cnrs.cc@ialbatros.com CAK : 27 rue DAMESME Paris ( ) Mail : mehdi.ayad@cnrs.fr AYAD Mehdi : Chargé de gestion administrative/valideur Simbad Mail : mehdi.ayad@cnrs.fr Accéder avec vos codes SIMBAD à la Bibliothèque pratique du CNRS : Pour toutes questions relatives aux garanties du contrat : assurances-cnrs@cnrs-dir.fr

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