PC/Payroll pour Windows d'adp. Version 5.0. Tranferts d'employés

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1 PC/Payroll pour Windows d'adp Version 5.0 Tranferts d'employés Services de la formation Juin 2003

2 JUIN 2003 FORMATION DES ASSOCIÉS TRANSFERTS D'EMPLOYÉS 2 Transferts d'un employé Introduction Lorsqu'un employé est transféré d'une province à une autre ou passe d'un numéro d'entreprise de l'adrc ou du Québec à un autre, il faut remettre à l'employé deux formulaires d'impôt, c'est-à-dire un pour chaque province ou numéro d'entreprise de l'adrc ou du Québec. Same Control Employee Transfer (SCET) PC/Payroll pour Windows vous fournit deux méthodes de transfert d'employé. Si l'employé garde le même code d'entreprise dans la base de données de PC/Payroll pour Windows, vous pouvez utiliser la première méthode, c'est-à-dire «Same Control Employee Transfer (SCET)» ou transfert d'employé à l'intérieur d'une même entreprise. Avec la fonction SCET, l'ancien numéro de fichier est supprimé et les données sur l'employé sont transférées au nouveau numéro de fichier. Vous devez toutefois l'activer au niveau de l'entreprise avant de pouvoir utiliser cette fonction. Pour configurer la fonction SCET, exécutez les étapes suivantes : 1. Choisissez User (employé) du menu Setup (configuration) dans la barre de menus. 2. Sélectionnez User Name (nom d'utilisateur) et ID (code d'identification) puis cliquez sur OK. 3. Cliquez sur l'onglet PR Access. 4. Cochez la case Copy (copier). 5. Cliquez sur OK pour revenir à l'écran Payroll Cycle (cycle de paie). Pour transférer l'employé au nouveau numéro d'entreprise de l'adrc ou du numéro de licence du Québec, effectuez les étapes suivantes : 1. Ouvrez le dossier de l'employé, 2. Choisissez Transfer (transfert) du menu Employee (employé) dans la barre de menus, 3. Choisissez Copy to Another File # (Same Co.) (copier à un autre n o de fichier, même entreprise), La fenêtre Same Control Employee Transfer (transfert d'employé à l'intérieur d'une même entreprise) s'affiche,

3 JUIN 2003 FORMATION DES ASSOCIÉS TRANSFERTS D'EMPLOYÉS 3 4. Cliquez dans le champ To File # (n o de fichier de destination) et entrez le numéro du nouveau fichier, (Si vous utilisez la fonction d'affectation automatique des numéros de fichiers, le numéro suivant se trouve déjà dans ce champ). 5. Le cas échéant, modifiez le champ Province of Employment (province d'emploi), 6. Le cas échéant, modifiez le champ Province of Residence (province de résidence). 7. Cochez la case Scheduled Deductions and Taxable Benefits (retenues à la source et avantages imposables) afin de transférer les déductions facultatives au nouveau numéro de fichier, (Les déductions bancaires sont transférées quelle que soit la valeur de cette case). 8. Cochez la case Non-Tax Accumulators (accumulateurs non fiscaux) pour transférer tous les accumulateurs spéciaux au nouveau numéro de fichier. 9. Cochez la case Prior Taxable Amounts (montants imposables précédents) pour transférer les déductions précédentes (notamment RPC/RPQ, REP, RÉER et AE) au nouveau numéro de fichier, 10. Cochez la case Transfer ROE Data (transfert des données du relevé d'emploi) pour transférer les données du relevé d'emploi au nouveau numéro de fichier, Cochez la case Suppress ROE on Terminated File Number (supprimer le relevé d'emploi associé au numéro de fichier supprimé) pour supprimer le relevé d'emploi associé au numéro de travail précédent. Remarque : vous devriez cocher les deux cases du relevé d'emploi. Remarques sur la fonction SCET Vous devez appliquer tous les rajustements relatifs à l'ancien numéro de fichier avant de traiter la transaction SCET, Si un employé est payé selon le numéro de fichier précédent au cours du cycle de paie dans lequel vous effectuez la transaction, le salaire et les données du relevé d'emploi sont affectés au numéro de fichier précédent, Dans ce cas, aucun accumulateur spécial n'est transféré, que la case transfer Non- Tax Accumulator soit cochée ou non, Dans CCI, l'écran SCET affiche les données correspondant au numéro de fichier précédent, Appuyez sur F7 pour afficher les données du nouveau numéro de fichier,

4 JUIN 2003 FORMATION DES ASSOCIÉS TRANSFERTS D'EMPLOYÉS 4 Remarques sur la fonction SCET (suite) Des formulaires d'impôt distincts seront produits pour chaque province ou numéro d'entreprise de l'adrc ou du numéro de licence Québec pour tout employé traité à l'aide de SCET. Le numéro du fichier précédent est imprimé dans la colonne Personnel du fichier maître sous le nouveau numéro de fichier Le rapport de vérification de la paie indique le nouveau numéro de fichier dans la colonne Add New Hire Count (nouveaux employés) et le numéro du fichier source dans Less Term count Le rapport de changement au personnel indique TERM/TRANSFER pour le numéro de fichier source et NEW HIRE pour numéro du fichier de destination

5 JUIN 2003 FORMATION DES ASSOCIÉS TRANSFERTS D'EMPLOYÉS 5 Transfert à un numéro d'entreprise différent Si un employé est transféré d'un numéro d'entreprise à un autre, vous devez utiliser la deuxième méthode de transfert d'un employé, car la fonction SCET ne peut pas être utilisée entre deux codes d'entreprise différents. Si le numéro d'entreprise de l'adrc ou du numéro de licence du Québec est associé à un numéro d'entreprise différent, l'employé doit être transféré manuellement. Avant de transférer un employé, produisez un rapport de vérification du fichier maître afin d'obtenir une copie des données de l'employé. Ce document vous aidera à établir le nouveau dossier de l'employé et à n'oublier aucune donnée sur l'employé. Pour produire un rapport unique de vérification du fichier maître, effectuez les étapes suivantes : 1. Ouvrez le dossier de l'employé 2. Choisissez Print (imprimer) du menu Employee (employé) dans la barre de menus 3. Dans la fenêtre Print Employee (imprimer les données de l'employé), choisissez Masterfile Audit Report (rapport de vérification du fichier maître) 4. Cliquez sur Print (imprimer) Pour transférer un employé d'un numéro d'entreprise à un autre, effectuez les étapes suivantes : 1. Mettez fin à l'emploi de l'employé sous l'ancien numéro de fichier 2. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Yes pour annuler le versement automatique du salaire Cliquez sur No pour payer l'employé sous ce code d'entreprise 3. Enregistrez vos changements et fermez le dossier de l'employé 4. Cliquez sur l'icône Company (entreprise) et choisissez la nouvelle entreprise 5. Cliquez sur OK 6. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de confirmation 7. Cliquez sur l'icône New Hires and Employee Maintenance (embauches et tenue à jour du personnel)

6 JUIN 2003 FORMATION DES ASSOCIÉS TRANSFERTS D'EMPLOYÉS 6 8. Cliquez sur le bouton New (nouveau) 9. Affectez à l'employé un nouveau numéro de fichier (Si vous utilisez la fonction d'affectation automatique des numéros de fichiers, le numéro suivant se trouve déjà dans ce champ) 10. Entrez le Social Insurance Number de l'employé 11. Choisissez Province of Employment 12. Cliquez sur OK 13. Le message «Information already exists..» s'affiche. Cliquez sur OK pour transférer les données de l'onglet Personal, notamment l'interlocuteur d'urgence, les notes sur l'employé et, le cas échéant, l'historique d'emploi, au nouveau numéro de fichier Remarque : vous venez de créer un nouveau dossier d'employé pour l'employé transféré et vous devrez entrer manuellement les données sur l'employé dans les autres onglets. 14. Cliquez sur les divers onglets du dossier de l'employé et entrez les données de l'employé sous le nouveau numéro de fichier 15. Enregistrez vos modifications 16. Choisissez Prior File # Information (données du n o de fichier précédent) du menu Employee dans la barre de menus 17. Remplissez l'écran Prior File # Information Remarque : l'ordinateur central tiendra compte de ces montants pour calculer les déductions applicables au nouveau numéro de fichier. Entrer ces montants évitera à l'employeur et à l'employé de trop contribuer au CPP et à l'ei. Il est nécessaire de remplir l'écran Prior File # Information au cours du cycle de paie où vous définissez les nouvelles données de l'employé. Si vous reportez cela à plus tard, les données ne feront pas partie du fichier de paie et les limites ne seront pas appliquées. 18. Dans le cas du numéro d'entreprise de l'adrc ou du numéro de licence du Québec, vous devez aussi entrer une valeur dans l'une de positions du champ Data Control (contrôle des données). Data Control se trouve dans le dossier de l'employé, dans l'onglet Other, onglet latéral Miscellaneous.