Un(e) Collaborateur(trice) de réservations et de vente

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1 Crans-Montana Tourisme & Congrès (CMTC) cherche Un(e) Collaborateur(trice) de réservations et de vente Responsabilités et Missions Gestion et exploitation du système de réservation TOMAS de CMTC Gestion des demandes de clients, suivi des offres et réservations Gestion du dossier des propriétaires privés Collaboration à l élaboration et la création des offres et produits Profil Formation touristique, hôtelière, employée de commerce ou formation équivalente Expérience dans le domaine du tourisme, dans une destination ou dans une agence de voyages Connaissance de TOMAS un atout supplémentaire vivement apprécié Connaissance de la destination et de ses acteurs De langue maternelle française, avec d excellentes connaissances de l allemand et l anglais orales et écrites. Italien étant un atout Excellente maîtrise des outils informatiques Sens inné de l organisation et doté d une forte capacité à s adapter aux imprévus et changements Sens aigu des relations humaines avec les clients et les partenaires A l aise dans le travail en équipe Personne créative et orientée solution Conditions d entreprise Environnement de travail aux conditions attractives Emploi annuel de % Contrat durée indéterminée Entrée de suite ou à convenir Ce poste s adresse tant aux femmes qu aux hommes. Vous trouverez le cahier des charges relatif à ci-dessous. Intéressé(e)? Nous vous remercions d adresser votre dossier complet (CV, certificats, photo) à CRANS-MONTANA TOURISME & CONGRES Justine Aymon Assistante de Direction et Ressources Humaines Justine.aymon@crans-montana.ch

2 Cahier des charges Département Ventes Poste Collaborateur/trice de réservation et de vente Engagement 70% - 100% Supérieur direct Responsable Ventes Activités et tâches Description générale du poste et responsabilités globales Elle/Il s assure du bon fonctionnement de la centrale de réservation de CMTC tant du côté de la clientèle que de celui des partenaires, ainsi qu à l interne. Elle/Il répond aux attentes des clients tout en soignant et renforçant le contact avec les prestataires de services. Elle/Il optimise sans cesse, avec son équipe, le volume de réservations dans l objectif prioritaire de satisfaire le client. Elle/Il gère le dossier des propriétaires privés en s assurant d offrir un service de qualité tant aux propriétaires qu aux clients. Elle/Il collabore avec le Responsable Ventes à la création d offres et de produits. Elle/Il s assure d avoir transmis les connaissances nécessaires à son suppléant pour pouvoir être remplacé en cas d absence ou d imprévu.

3 Tâches administratives courantes 10% Assure la bonne marche de la gestion administrative de la centrale de réservation en traitant les appels téléphoniques et les courriers Contrôle au quotidien la bonne réception des réservations ou éventuelles modifications, tant du côté du client que de celui des partenaires S assure de l exactitude des informations fournies par le prestataire de service et du contenu dans le système Saisit les données des logements et des agences immobilières en 4 langues et les diffuse sur les canaux de distribution (site CMTC, Suisse Tourisme, Valais Wallis Promotion, Casamundo, etc.) S occupe du classement et de l archivage pour la centrale de réservation Traite les éventuelles réclamations de clients et fait suivre les informations nécessaires aux partenaires Collabore avec la comptabilité pour les aspects comptables de la centrale de réservation Gère les éventuels problèmes avec les partenaires Demandes individuelles 5% Etablit, à l aide du système de réservation Tomas, les offres selon les demandes reçues par le client Transmet l offre au client grâce au système Tomas Relance les clients après offre dans les délais fixés par la charte de qualité Effectue les réservations standards dans le système sur demande du client Gère le suivi des éventuelles modifications ou annulations Gère le suivi des encaissements et de la facturation pour chaque client Groupe, teambuildings, incentives et manifestations 20% Traite les demandes pour groupes, teambuildings, incentives et manifestations en prenant connaissance des conditions du dossier (budget, demandes spéciales, besoins, restrictions, etc.) et s assure de pouvoir respecter les délais cadres fixés Envoie les appels d offre aux différents partenaires de la région (hébergeurs, restaurateurs, transferts, activités, etc.) Traite les informations et tarifs reçus (nets ou bruts, commission à négocier, à ajouter, etc.) Répartit les clients dans les différents établissements et activités selon la demande Met sur pied une offre vendeuse et la fait parvenir au client dans les délais Gère les relances dans les délais fixés Adapte l offre si nécessaire S assure du suivi des options S assure du bon paramétrage du système en collaboration avec le responsable réservation pour pouvoir créer la réservation personnalisée dans Tomas Gère le paramétrage manuel des tarifs et des textes dans Tomas Envoie la réservation aux clients et aux partenaires et s assure de la bonne réception des documents Traite les éventuelles modifications ou annulations de programme, nombre de personnes, prix, etc.) Si nécessaire négocie des conditions spéciales avec les partenaires (remboursement, etc.) S assure du suivi des encaissements et de la facturation Demande un feedback au client après son séjour et transmet les éventuelles remarques aux partenaires Enregistre les réservations dans les statistiques

4 Propriétaires privés 15% Promeut le service de réservation auprès des propriétaires de la station Met sur pied les formulaires sur la base des informations nécessaires à la Fédération Suisse du Tourisme Met sur pied les formulaires nécessaires pour obtenir tarifs et disponibilités 2 fois par an Visite les appartements Classifie les logements selon les critères de la Fédération Suisse du Tourisme en tant qu organe de classification Conseille le propriétaire en manière d aménagement, de tarifs, de conditions de location dans le but d améliorer la qualité du produit proposé Contacte régulièrement les propriétaires pour être à jour en permanence sur les éventuelles rénovations ou changements dans les logements Saisit les logements dans le système Tomas et traduit tous les descriptifs en allemand, anglais et italien Diffuse les informations sur les autres canaux de distribution (Valais Wallis Promotion, Suisse Tourisme, Casamundo, etc.) Met à jour les tarifs et disponibilités 2 fois par an Change les photos des logements 2 fois par an (été / hiver) Met à jour ponctuellement les changements de disponibilités pour les logements qui sont loués par d autres canaux que CMTC Envoie un rappel aux propriétaires avant l arrivée de clients et s assure du bon fonctionnement de la remise des clés Information 5% S informe quotidiennement sur les nouveaux produits en cours à proposer aux clients (forfaits, offre spéciales, etc.) Connaît les informations générales sur la station afin de pouvoir renseigner les clients et les loger selon leurs besoins Visite les établissements proposés à la location, connaît parfaitement leur situation et les prestations proposées par chaque établissement Statistiques et rapports chiffrés 5% Etablit les statistiques mensuelles relatives aux offres et réservations, à extraire du système Tomas selon les demandes de CMTC, Suisse Tourisme, Valais Wallis Promotion ou autres demandes ponctuelles Etablit les formulaires relatifs aux statistiques des ventes de forfaits et offres spéciales et les met à jour lors de chaque réservation Tient à jour un formulaire résumant toutes les statistiques mensuelles et annuelles disponibles Assure la transmission des réservations aux départements concernés Développement 3% Intensifie et développe la collaboration avec les différents partenaires pour vendre les produits de Crans-Montana (contact partenaires, établissement de contrats dans le cadre des appels d offre effectués, )

5 Qualité 2% Assure les contrôles de qualité pour le département des ventes Contrôle régulièrement les arborescences dans les dossiers de la centrale de réservation Traite les demandes du responsable qualité de CMTC Met à jour les procédures et processus de la centrale de réservation Met à jour les modes d emploi du système Tomas Insère les tâches autres informations nécessaires au bon fonctionnement de la centrale de réservation dans Sunshine Contrôle l exactitude des informations fournies par les prestataires de service et intervient en cas de non-conformité Contrôle régulièrement la qualité des prestations proposées par le système de réservation directe en collaboration avec le Responsable Ventes Suit des cours de formation Tomas Polyvalence et dossiers ponctuels 5% Collabore à des dossiers ponctuels attribués par la direction de CMTC ou par le responsable du département Prête main-forte dans d autres départements chaque fois que la situation le requiert Gère le courrier postal selon planning