SAARK, l archivage électronique

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3 SAARK, l archivage électronique SAARK est le cœur d une suite de logiciels, type Office, comprenant principalement ARKMAIL, ARKFILE, ARKMAN et ARKMIG. SAARK permet l archivage de messageries, l archivage de tous fichiers, la gestion des archives et leur migration. Dans SAARK, chaque document (courriel ou fichier) existe en un seul exemplaire dans les systèmes de l entreprise, et ce, même s il compte plusieurs destinataires ou utilisateurs. Ce document unique est accessible par un simple raccourci de 3ko que peuvent conserver ceux qui en sont les créateurs, destinataires ou utilisateurs. Les opérations de déduplication, puis de remplacement de chaque document par un raccourci, nommées «dédoublonnement» et «stubbing», permettent des gains de stockage et de temps de sauvegarde impressionnants. Ces opérations sont suivies d une indexation de contenu préparant systématiquement les éléments pour des recherches sur mots-clés. Il est important de noter que la mise en œuvre de cet archivage électronique est possible a posteriori par versements de données y compris celles venant de la dématérialisation, de la récupération d archivages plus anciens ou directement de l informatique de gestion - comme dans toute solution d archi vage gérée par l informatique, mais aussi au fil de l eau, c est-à-dire à l arrivée ou à l envoi de chaque document comme cela se faisait autrefois avec les pelures dans les secrétariats ou les ateliers de déliassage de l informatique. En complément, chaque destinataire ou utilisateur autorisé s identifie pour vérification de son droit d accès, et peut rechercher ou retrouver un document soit dans le dossier qu il a défini dans son poste de travail, soit via les métadonnées du dossier ou encore les mots-clés de son contenu. Le personnel habilité à se connecter a donc accès à un bureau mobile sécurisé. Grâce à ce bureau mobile, il a sous la main tous ses dossiers et documents, il peut les reclasser et les modifier en fonction de ses besoins. Les documents attachés sont traités. Les versions successives sont conservées. Du côté de l entreprise, tous les documents utiles sont gardés en un point unique, donc plus facile à sécuriser et contrôler. C est une garantie importante en termes de sécurité et de pérennité du patrimoine professionnel. Les flux pris en compte sont : Fichier bureautique Boîte mail Base de données Outil collaboratif Document dématérialisé Appli Métier SQL Annuaire Ses caractéristiques Mutualisation et centralisation des archives et des données de toute l entreprise avec déduplication automatique. Maîtrise de la traçabilité des informations, garantie de l intégrité des documents, et pérennité de l archivage et du patrimoine informationnel de l entreprise. Possibilité de contrôle de l utilisation des informations soit a priori par la gestion des autorisations d accès, soit a posteriori par le suivi des accès eux-mêmes Gestion de toutes les facettes de l archivage : purge dynamique, scellement Z42013, vérification, analyse, ediscovery, migration, Records Management. Indexation des contenus quelle que soit leur source (interne, externe, messageries...) permettant ainsi une recherche dans un navigateur unique, soit par mots-clés, soit par références de classement. Maintien du niveau de performances quel que soit le degré de volumétrie de données ou du nombre d utilisateurs connectés, grâce à la scalabilité de l application. Compression forte des informations grâce aux algorithmes de SAARK, autorisant la réduction des besoins en stockage. SAARK peut être mis en exploitation sur des sites répartis à condition évidemment que les bases de données soient unifiées. Les sites de secours et les contraintes de la haute disponibilité sont respectés. Tous les types de stockage des données sont acceptés et gérés. Trois types d archivage simultanément accessibles : Archivage volontaire sur demande : Chaque utilisateur décide de son archivage, c est-à-dire des documents qu il archive et de la fréquence. Archivage automatique filtré et ordonnancé : Les documents et données sont automatiquement archivés à une fréquence et selon un mode déterminés. L utilisateur final n intervient pas. Archivage systématique continu anglo-saxon : C est un archivage au fil de l eau, qui répond aux exigences édictées pour la plupart des entreprises à capitaux américains et pour toutes celles de Grande Bretagne. Il n est d ailleurs guère douteux que ces obligations gagneront toute l Europe continentale, car elles sont simplement une traduction pour les données informatiques des règles traditionnellement en vigueur pour les documents papier. 2

4 SAARK, l archivage électronique (suite) Les fonctionnalités sous formes de modules : ARKMAIL : Archivage de la messagerie ARKFILE : Archivage des fichiers ARKSQL : Archivage des bases de données ARKWEB : Archivage des outils collaboratifs ARKGED : Archivage des documents dématérialisés ou en provenance des systèmes de gestion électronique de documents ARKAD : Archivage des annuaires d entreprise ARKINDEX : Indexation des archives ARKNFZ : Scellement des archives ARKMAN : Gestion des archives ARKMIG : Migration des archives SWA : Interface de consultation web ARKUSER : interface de consultation des fichiers Office ARKADIN : interface de consultation Outlook et de gestion des archives de courriels au point de vue de l utilisateur Le respect du cadre normatif : SAARK suit rigoureusement les normes internationales et françaises d archivage : OAIS Records Management ISO Afnor NF.Z Les + de SAARK Un archivage unifié SAARK est le seul logiciel du marché capable d archiver l ensemble des flux et des applications dans un système unique, même s il peut être sur plusieurs sites. Les règles de politique d archivage de l entreprise sont uniformisées en fonction de différents classements possibles des documents quel que soit leur mode de création. Une indexation automatique de vos contenus SAARK permet une consultation et une recherche de tous les types d archives dans un seul navigateur, grâce à une indexation automatique des contenus. Une réduction de vos coûts de stockage Le dédoublonnement applicable à l ensemble des archives et la technique de stubbing (création automatique de raccourcis, spécificité de SAARK) permettent des gains de stockage très significatifs. Un document présent en 10 exemplaires dans l entreprise ne sera stocké qu une seule fois. Une sécurité garantie SAARK double la sécurité d accès à vos archives par la technique du stubbing. Vos documents ne se dispersent plus dans les postes de travail. De plus même si le système d information a été forcé, l accès au contenu lui-même des archives est revalidé par le logiciel grâce à la technique du recoupement. Valeur probatoire des informations grâce à l archivage des documents et des métadonnées associées. 3

5 ARKMAIL, l archivage des courriels ARKMAIL est la solution de gestion des courriels, permettant d archiver les contenus des messageries, automatiquement ou à la demande, de dédoublonner les messages aussi bien que les pièces attachées, et de faciliter toute recherche d information ultérieure. L archivage des courriels qui sont pourtant toujours jugés plus probants que de simples écrits est généralement le grand oublié des systèmes d archivage. Les courriels ne sont pas pris en compte, s accumulent dans les messageries de chacun et finissent par atteindre des volumes considérables de données, souvent dus aux pièces attachées. Dans le meilleur des cas, les collaborateurs créent des dossiers thématiques dans leurs messageries. Ils stockent alors des informations et des documents importants en dehors du système d information de l entreprise (disque personnel, clé USB, web...). Les documents ne peuvent plus être partagés, ni être archivés de manière sécurisée. Grâce à ARKMAIL, le problème de volumétrie exponentielle des messageries est réglé : les postes de travail individuels et les serveurs sont allégés, générant des gains considérables en espace de stockage. La sécurité de l archivage est renforcée. Ses caractéristiques Archivage des messageries en mode automatique, ou à la demande de l utilisateur. ARKMAIL peut combiner les deux possibilités, selon les collaborateurs, les services ou la politique de l entreprise. Gestion des durées de gestion et de rétention : on peut décider pour chaque boîte, groupe de personnes ou entreprise entière de tout supprimer à l issue d un délai défini. Quand un document est archivé au niveau d un poste de travail, il est toujours archivé au niveau central mais son titre apparaît encore dans les classements de l utilisateur, il n en disparaît que lorsque l utilisateur le supprime, le document demeure cependant conservé en archive au niveau central. Analyse et dédoublonnement automatique entre les courriers émetteurs et les courriers destinataires. Stockage des courriers (contenus des mails, pièces attachées), et parallèlement des métadonnées dans une base de données (sujet, émetteur, N unique, dates...). Les mails et pièces attachées sont compressés et génèrent des économies en coût de stockage. Chaque raccourci de mail ne pèse plus que 3 Ko dans la messagerie de l utilisateur. Recherche dans sa messagerie : l utilisateur conservant dans sa messagerie un raccourci de tous les messages qu il a archivé, s il souhaite accéder à l intégralité du mail, il lui suffit de double cliquer sur le mail pour récupérer l entièreté du message y compris les pièces attachées. Recherche en archives : si l utilisateur souhaite accéder à des mails plus anciens qui n existent plus dans sa messagerie, il se connecte à ARKMAIL et, via un simple navigateur, effectue ses recherches. Enfin les données personnelles sont gérées en respectant la règlementation CNIL Les + de ARKMAIL Sauvegarde automatique des messageries Recherche multicritères à tout moment Plus aucun courriel perdu ou effacé par erreur Dédoublonnement automatique Sécurité des informations renforcées en mobilité (vol de PC, perte de smartphones, tablette...) Conservation assurée de tous les documents engageants (contrats, commandes...) et/ou à valeur de preuve Réduction drastique des volumes de messageries Economies en coûts de stockage sur les serveurs Coût très compétitif, et fonction du nombre d utilisateurs 4

6 ARKFILE, l archivage des fichiers Le module ARKFILE est un connecteur-archiveur permettant l archivage dédoublonné et compressé des fichiers des postes de travail et des serveurs de fichiers. Il permet un gain de stockage jusqu à 70% du volume des archives. ARKFILE utilise également les techniques de stubbing au niveau des utilisateurs des fichiers. Ces derniers peuvent s en servir pour l archivage de leurs fichiers selon les mêmes principes que pour les courriels. Il permet également l application de politiques d archivage pour chaque partage ou sous partage réseau : Choix d archivage par type de fichiers (Excel, Word, PDF.) Choix d archivage par dates, tailles, dossiers, mots clés Le module peut être ordonnancé pour des tâches d archivage ou d exploitation automatique, périodiques ou continues (partages, sous partages ou serveur de fichiers) avec une possibilité d archivage total immédiat de tout ce qui et conservé dans un serveur de fichiers ou un poste de travail. Il permet la consultation des documents de manière analogue à celle des courriels. Les fichiers archivés avec ARKFILE bénéficient de toutes les possibilités de SAARK : gestion automatique du versionning d archivage, indexation de contenu, recherches FULL TEXT sur mots clés, plusieurs modes de consultation, scellement. Ses caractéristiques Le module peut être ordonnancé pour des tâches d archivage ou d exploitation automatique, périodiques ou continues (partages, sous partages ou serveur de fichiers) avec une possibilité d archivage total immédiat de tout ce qui entre et sort du serveur. Il permet la restauration des documents dans les serveurs de fichiers d origine (ROLL BACK) ou dans un autre serveur. La restitution passe par un serveur web IIS qui assure la sécurité de connexion et par un site virtuel permettant la sécurisation d accès aux archives. Le module ARKINDEX de SAARK, invoqué dans ARKFILE, indexe tous les éléments des serveurs de fichiers ou NAS archivés par ARKFILE. Il permet alors une recherche FULL TEXT rapide et sécurisée dans toutes les archives. ARKFILE exécute également les opérations de versionning d archivage automatiquement. Il fournit des logs compatibles avec les normes internationales et françaises de l archivage. Toutes ces opérations sont suivies via la console de gestion et d administration, intégrée à l ensemble des produits de la suite SAARK. Les + de ARKFILE Gains très importants sur les moyens en informatique Stockage sur les serveurs de fichiers et NAS : remplacement des documents (moyenne 500 Ko) par des raccourcis de 1Ko Stockage d archives par déduplication et compression : jusqu à 70% Temps de sauvegarde des serveurs de fichiers et NAS nettement améliorés Temps d administration pour les utilisateurs et responsables de partages optimisés Archivage automatisé selon les procédures d entreprise Très haut niveau de sécurité et de protection des informations archivées Restaurations granulométriques rapides pour l administrateur en cas de perte de données Archivage OAIS et probatoire des fichiers Recherche simultanée dans les archives courriels et fichiers dédupliquées Elimination des e-dechets 5

7 ARKMAN, la gestion des archives Le cycle de vie des documents et des informations est entièrement pris en compte et géré grâce au module ARKMAN. ARKMAN est la solution d administration et de gestion des archives. Le cycle de vie des documents et des informations est entièrement pris en compte et géré par ARKMAN. La direction des systèmes d information gère les fonctionnalités techniques telles que analyses de sécurité, purges, tests de cohérence et d intégrité, stockage sur serveurs et autres supports tels que disques optiques, bandes, etc. Les archivistes peuvent utiliser la base de données ARKMAN afin d y intégrer et de gérer le référentiel de Records Management. Cette solution exécute les fonctionnalités primaires exigées par la norme OAIS Iso (Open Archival Information System), et dont les informations d accès sont contenues dans une base de données qui pointent vers les documents archivés compris dans un stockage. Ses caractéristiques Accès simple et en toute transparence pour les utilisateurs autorisés à leurs archives courantes et intermédiaires enregistrées dans la solution SAARK : messagerie, fichiers, GED, transactions métier, etc. Gestion des demandes de consultation d archives plus anciennes stockées sur des bandes qui sont en Offline (mode hors ligne), à un âge où une archive est rarement consultée par un utilisateur. Intégration de la politique de «gestion des archives» propre à l organisation, regroupée en tâches ordonnancées. Maîtrise des phases de : déplacement, réplication, purge, migration, analyse, scellement et vérification. Les archives étant indexées et enrichies en métadonnées, il est possible de faire passer un déplacement, une purge ou un scellement (blocage, fixation) par un regroupement trié et filtré (tri en fonction du contenu par exemple). La console d administration pour le record manager/archiviste : Les fonctionnalités sous forme de modules : RECHERCHE ET E-DISCOVERY : recherche normale et/ou légale au sein des archives de la solution SAARK ARKVERIF : vérifie la cohérence et l intégrité des archives de SAARK ARKISO : permet la génération d un fichier WORM au format ISO ARKBURN : permet la génération d un média WORM optique Recherche aisée dans les fonds électroniques Facilité de gestion des archives Politiques de gestion documentaire automatisées Performances maintenues en multi activité Simplicité de mise en place des procédures Journalisation des procédures Respect des normes Les + de ARKMAN 6

8 ARKMIG, la migration d archives ARKMIG répond aux besoins de migration dans le domaine des archives électroniques. Que ce soit lors de l installation d un nouveau système, ou de migration périodique, cette phase doit pouvoir être gérée sans risque d erreurs ou de pertes de documents. Il est également juridiquement essentiel de garantir l intégrité des informations et des documents lors des migrations. Les migrations sont généralement effectuées sous le contrôle des directions informatiques, ce qui explique le caractère technique de cet outil. L outil de migration permet de rassembler au sein du Système d archivage électronique SAARk des fonds électroniques dispersés : fichiers bureautiques, documents dématérialisés au sein d un Ged, messageries, annuaires, contenus collaboratifs, etc. ARKMIG permet également d archiver les fichiers PST répartis sur les PC des utilisateurs et les réseaux de l entreprise. C est la solution qui apporte une automatisation performante de migration Online, transparente pour l utilisateur, et dans le respect des normes. Ses caractéristiques ARKMIG prend en compte les solutions d archivage suivantes : «Enterprise Vault» de SYMANTEC, «Source One» d EMC, «EAS» de ZANTAZ, etc, dont il assure la migration vers SAARK. ARKMIG migre également vers les BAL archives d Exchange. Les bases de données d origine sont généralement : SQL Server de USoft et PostgreSQL. ARKMIG assure en toute sécurité la migration d un SAE source ou de toute autre application vers un nouveau SAE cible. Toute solution SAE du marché peut être prise en compte. Pour les archives personnelles (PST) des utilisateurs stockées sur leurs ordinateurs personnelle, la migration est automatique, au choix avec ou sans contrôle de l utilisateur. Les étapes a respecter : Cartographie des fonds à migrer Préparation Analyse Transfert Enregistrement Contrôle (contrôle à chaque étape du processus et contrôle final) Tests de restauration Les + de ARKMIG Automatisation des processus Paramétrage de la solution Conception multithread : exécution des plusieurs tâches en même temps, réduisant le temps de migration Migration en processus Online, sans arrêt de service pour l utilisateur Journalisation des opérations permettant le respect des normes internationales. 7

9 ARKHEOS ARKHEOS, société française spécialisée en archivage électronique et gestion des archives, est fondée en Partant de l archivage de messageries, elle a rapidement fait évoluer son activité vers la mise au point d un système complet d administration de données électroniques digitales par nature aussi bien que digitalisées. Acquisition des données de toutes natures, conservation, gestion des classements et des accès, mise en sécurité des données, gestion et évolution des supports, gestion des contenus et ce dans le respect des normes nationales et internationales. La solution d administration de données électroniques et de gestion d archivage d ARKHEOS a donc l ambition de vous offrir avec la suite SAARK une solution unique sur le marché de l archivage électronique, de la gestion et de la mi gration documentaire. La solution d archivage électronique et de gestion des archives d ARKHEOS a été créée dans le domaine des logiciels libres, elle comprend 12 produits intégrés (5 en archivage et 7 en gestion des données). Nos engagements ARKHEOS et son équipe d ingénieurs vous accompagnent dans la mise en place de votre projet d administration de données et d archivage en fonction de vos objectifs, de vos besoins spécifiques et de vos contraintes. Avant toute intégration et validation de votre part nous adaptons SAARK aux besoins exacts de votre entreprise en construisant une maquette test de votre environnement, Pour ce faire, ARKHEOS dispose d un laboratoire puissant qui permet de modéliser de façon virtuelle votre environnement (VMware, Hyper-V,...). Nos points forts ARKHEOS est toujours à la pointe de l innovation, aussi bien fonctionnelle que technologique, car, chaque année, nous investissons la majeure partie de nos ressources dans la recherche et le développement des projets de demain. Ils ont fait confiance à une jeune entreprise innovante Nos services Intégration, mise en place, support sur site et à distance des produits ARKHEOS. Conseil, audit et expertise en archivage. Nos récompenses Vos garanties Les produits ARKHEOS sont certifiés par Microsoft. ARKHEOS fournit un service de support en ligne. 8

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