Manuel moteur de recherche «Trouve ton échange»

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1 Manuel moteur de recherche «Trouve ton échange» Paris, 12/11/15 1 Inscription Si vous avez déjà un compte, veuillez vous connecter sur Vous pouvez vous connecter au back-end avec votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Si vous n avez pas de compte et c est votre première connexion, rendez-vous sur le site suivant afin de créer un compte et vous connecter au back-end du moteur de recherche : Veuillez y remplir les champs demandant votre identifiant, votre adresse ainsi que votre numéro de téléphone comprenant le préfixe téléphonique de votre pays.

2 2 / 31 Confirmer avec le bouton «Inscription». Vous recevrez par la suite un courriel avec votre validation. Vous pouvez ensuite vous connecter à l interface sur Vous êtes maintenant connecté. Entrez votre nom d utilisateur et le mot de passe qui vous a été envoyé par mail : Une fois connecté, rendez-vous sur votre profil afin d achever votre inscription.

3 3 / 31 2 Modification du profil Votre inscription étant achevée, rendez-vous directement sur votre profil. Plusieurs modifications peuvent être menées sur cette page. 2.1 Personnalisation des couleurs Personnalisez votre profil en un seul clic : choisissez un des huit spectres de couleurs disponibles.

4 4 / Enregistrement des noms, des informations contact et des données biographiques Noms Alors que le nom d utilisateur est automatiquement généré, vous pouvez entrer différents noms dans les champs donnés. Indications supplémentaires : Nom et prénom : interlocuteur Nom à afficher publiquement: nom de l organisateur Informations contact et informations biographiques Entrez dans le premier champ l adresse mail à laquelle on peut vous contacter. Insérez le lien du site Internet de votre organisation dans le champ suivant. Dans les deux champs «À propos de vous», écrivez une courte description publique de votre organisation à destination des autres utilisateurs. Le premier champ est réservé à la version allemande et le deuxième à sa traduction française.

5 5 / Gestion de compte Changement de mot de passe En cliquant sur le bouton «Générer un mot de passe», vous aurez la possibilité de changer votre mot de passe. Pour ce faire, entrez un nouveau mot de passe dans le nouveau champ Fermeture de plusieurs sessions Afin de fermer en toute sécurité les sessions ouvertes sur différents appareils, cliquez sur le champ «Me déconnecter partout ailleurs». Votre compte est ainsi protégé contre tout accès non autorisé. 2.4 Données contact supplémentaires Complétez vos données dans «Données contact supplémentaires» afin d ajouter un numéro de téléphone (attention au code pays!) ainsi que l adresse de votre organisation. Dans le champ «Chercher l adresse», entrez votre adresse actuelle et confirmez cette dernière en cliquant sur l adresse correcte de la liste ou en appuyant sur le bouton «Entrée».

6 6 / Ajout d un avatar Complétez votre profil en y ajoutant un avatar personnel. Cliquez tout d abord sur «Choisissez un fichier» et cherchez l image sur votre disque dur (formats acceptés : jpg, jpeg, png, gif; taille max.: 2048 KB). Confirmez en cliquant sur «Ouvrir», puis sur «Télécharger». Cliquez sur «Mettre à jour» afin d enregistrer toue modification :

7 7 / 31 3 Médias L onglet «Médias» comprend une bibliothèque de médias qui vous permet de visualiser et de gérer tous les fichiers téléchargés. Vous aurez aussi la possibilité de télécharger à par la suite différents types de fichiers destinés à une utilisation ultérieure.

8 8 / Aperçu des médias Afin d accéder à la bibliothèque de médias, cliquez sur «Bibliothèque». Vous obtiendrez ainsi des informations sur chaque fichier déjà téléchargé. À gauche se trouvent un aperçu des fichiers actuels, ainsi que le nom de l auteur. La date du téléchargement est située à droite Modification de l affichage La barre du haut vous permet de changer l affichage et l ordre des fichiers selon des critères donnés. Cliquez sur le symbole afin de visualiser les fichiers sans information complémentaire. Deux filtres se trouvent à côté : cliquez sur le champ à gauche pour filtrer selon le type de fichiers, et sur celui de droite afin de réduire votre sélection à une période particulière. Si vous souhaitez trouver des fichiers précis, entrez un ou deux mots-clés dans le champ de recherche à droite. Afin d afficher le nouvel aperçu, confirmer en cliquant sur «Filtrer».

9 9 / Gestion des données - Supprimer Dans le fichier «Choisir action» Cochez la case (en haut à gauche de chaque aperçu de fichier) des fichiers sur lesquels vous souhaitez effectuer une action. Puis cliquez sur «Appliquer».

10 10 / Ajout de fichiers Il existe deux façons d ajouter de nouveaux éléments à votre bibliothèque de médias : rendez-vous dans la bibliothèque, cliquez sur le champ «Ajouter». Vous passerez automatiquement à l étape suivante. Le menu latéral permet également d accéder à la fonction «Ajouter». Pour ce faire, allez dans «Médias» et cliquez sur le deuxième icône.

11 11 / 31 Vous pouvez maintenant déposer vos fichiers : Ajoutez le fichier souhaité soit en le tirant directement de l endroit où il est sauvegardé dans le champ correspondant, soit en cliquant sur «Choisir des fichiers» afin de chercher les fichiers sur le disque dur de votre ordinateur. Si le téléchargement échoue, vérifiez la taille de votre fichier elle ne doit pas excéder 8 MB. De plus, vous avez le choix entre l outil de mise en ligne multi-fichiers (utilisé automatiquement) et la méthode du navigateur. Cette dernière peut être configurée en cliquant sur «Méthode du navigateur». Afin de visualiser les fichiers dernièrement ajoutés, retournez à la bibliothèque de médias via le menu latéral.

12 12 / 31 4 Partenaires Le compte utilisateur permet de prendre facilement contact avec une organisation partenaire grâce à l onglet «Partenaires». Vous y trouverez un aperçu de vos partenaires communs ainsi qu un modèle de création de nouveau partenaire.

13 13 / Aperçu des partenaires La première sous-catégorie de l onglet «Partenaires» est l aperçu des partenaires déjà enregistrés Modification de l affichage Analogue à «3.1.1: Modification de l affichage» : comprend la possibilité de changer l aperçu ou l ordre des partenaires.

14 14 / Gestion générale des partenaires via le menu d action La gestion de vos partenaires s effectue de la même façon que celle des fichiers de la bibliothèque de médias. Après avoir cliqué sur le champ «Choisir action», une liste d actions s affiche. Choisissez l action souhaitée. Déterminez le titre à modifier et confirmez en cliquant sur «Appliquer».

15 15 / Gestion des profils des partenaires Dans «Partenaires», vous pourrez modifier la gestion du menu d action ainsi que chaque partenaire spécifiquement. Pour ce faire, survolez l organisation partenaire concernée avec le curseur sur la liste d aperçu. Les fonctions suivantes apparaissent : Modifier Choisissez «Modifier» (ou cliquez directement sur le titre) afin de mettre à jour les informations contact de votre partenaire. Cliquez sur le(s) champ(s) que vous souhaitez modifier, et remplacez le contenu.

16 16 / 31 Pour sauvegarder les modifications, cliquez sur «Mettre à jour». Vous pouvez avant cela obtenir un aperçu en cliquant sur «Prévisualiser les modifications». De plus, il est possible de modifier les indications de publication pour les partenaires. En un clic sur les champs correspondants, vous pouvez configurer les options de statut, de visibilité, de date de publication, ou d ajout d image. Il est également possible de mettre le contact à la corbeille à partir de cette fenêtre. Il est nécessaire de confirmer les modifications en cliquant sur «Mise à jour».

17 17 / 31 Si vous souhaitez ajouter une image au profil d un de vos partenaires (un logo, par exemple), cliquez sur «Mettre une image à la une». Vous serez automatiquement redirigé vers la bibliothèque de médias ; choisissez l image souhaitée et confirmer via «Mettre une image à la une» (en bas à droite). Alternative : téléchargez directement le fichier en cliquant sur «Envoyer des fichiers» et confirmez via «Mettre une image à la une» sur la fenêtre qui vient d apparaître.

18 18 / 31 Autres outils de gestion Modification rapide «Modification rapide» est un outil d actualisation efficace. Cette fonction vous permet de saisir, le cas échéant de changer, les informations actuelles concernant votre partenaire en un rien de temps. Confirmez les modifications en cliquant sur «Mettre à jour». Corbeille Au lieu de jeter le profil d un partenaire à la corbeille via la fenêtre «Publier», cliquez simplement sur «Corbeille».

19 19 / Création d un partenaire Analogue au téléchargement d un nouveau document : voir point «3.2: Ajout d un fichier» afin d apprendre comment créer un profil partenaire. Rendez-vous sur l aperçu partenaire ou profil partenaire et cliquez sur «[Partenaires] Créer». Le menu latéral vous permet également d accéder à la fonction «Créer». Pour ce faire, allez dans «Partenaires», puis cliquez sur le deuxième icône.

20 20 / 31 Vous avez maintenant accès au modèle «Nouveau partenaire». Afin de créer un nouveau contact, saisissez un nom et remplissez les champs suivants correspondant aux données contact. Pour sauvegarder et pour obtenir un aperçu du partenaire, se référer à «4.1.3 Gestion des profils des partenaires Modifier». Il en va de même pour la mise à jour de statut, de visibilité, de date de publication, ou d ajout d image. Attention : pour confirmer, cliquez sur le bouton «Publier» et non «Mettre à jour».

21 21 / 31 5 Rencontres Vous trouverez ci-dessous des instructions concernant les rencontres, qui sont au cœur de votre compte utilisateur. Dans ce menu se trouvent un aperçu de vos rencontres prévues ainsi qu un modèle de création de nouvelles rencontres.

22 22 / Aperçu des rencontres Afin d obtenir un aperçu global de vos rencontres, cliquez sur l onglet «Tous» Modification de l aperçu Analogue à 3/4.1.1: Modification de l affichage» : comprend la possibilité de changer l aperçu ou l ordre des rencontres.

23 23 / Gestion générale des rencontres via le menu d action La gestion des rencontres s effectue de la même façon que celle des fichiers de la bibliothèque de médias ou des partenaires. Après avoir cliqué sur le champ «Choisir action», une liste d actions s affiche Choisissez l action souhaitée. Déterminez le titre à modifier et confirmez en cliquant sur «Appliquer».

24 24 / 31 Affectation des deux versions Une fonction supplémentaire se trouve dans «Rencontres» : l affectation des deux versions du texte. Cliquez sur «+» afin d assigner un texte allemand à un texte français (et vice-versa). Important : les deux versions doivent déjà être saisies, le programme ne produit en effet pas de traduction automatique! Vous pourrez modifier ultérieurement les traductions en cliquant sur l icône du crayon Gestion des profils des rencontres Analogue à «4.1.3 Gestion des profils des partenaires» ; rendez-vous sur la gestion des rencontres : dans «Tous»», vous pourrez modifier chaque rencontre spécifiquement, en plus de la gestion du menu d action. Pour ce faire, survolez la rencontre concernée avec le curseur sur la liste d aperçu. Les fonctions suivantes apparaissent : Modifier Choisissez «Modifier» (ou cliquez directement sur le titre) afin de mettre à jour les informations concernant la rencontre. Cliquez sur le(s) champ(s) que vous souhaitez modifier, et remplacer le contenu :

25 25 / 31

26 26 / 31 Pour sauvegarder les modifications, cliquez sur «Appliquer». Vous pouvez avant cela obtenir un aperçu en cliquant sur «Prévisualiser les modifications». De plus, cette fenêtre permet de modifier les indications concernant la publication de rencontres. En un clic sur les champs correspondants, vous pouvez configurer les options de statut, de visibilité, de date de publication, ou d ajout d image. Il est également possible de mettre la rencontre à la corbeille à partir de cette fenêtre. Il est nécessaire de confirmer les modifications en cliquant sur «Mise à jour».

27 27 / 31 Le point «4.1.3 Gestion des profils des partenaires» vous donne sur la marche à suivre pour ajouter une image au profil d une rencontre ultérieure. Autres outils de gestion Modification rapide «Modification rapide» est un outil d actualisation efficace. Cette fonction vous permet de saisir, le cas échéant de changer, les informations concernant vos rencontres en un rien de temps. Confirmez les modifications en cliquant sur «Mettre à jour». Corbeille Au lieu de jeter une rencontre à la corbeille via la fenêtre «Publier», cliquez simplement sur «Corbeille». Afficher Avec la fonction «Afficher», vous accédez directement à la vue publique de la rencontre.

28 28 / Création d une rencontre Analogue au téléchargement d un nouveau fichier ou de la création d un partenaire. Voir point : «3/4.2: Ajout d un fichier/création d un partenaire» pour créer une rencontre. Rendez-vous dans l onglet «Rencontres» ou sur la page «Modifier la réunion» puis cliquez sur «Créer», vous serez redirigés sur «[Rencontres] Créer». Le menu latéral vous permet également d accéder à la fonction «Créer». Pour ce faire, allez dans «Rencontres», puis cliquez sur le deuxième icône.

29 29 / 31 Un modèle de «Nouvelle rencontre» s affichera alors. Afin de créer une nouvelle rencontre, saisissez un titre et remplissez les champs suivants. Type de champs Contrairement au modèle de profil de partenaires, la création d une rencontre comprend différents types de champs. Ainsi, un texte allemand peut être assigné à un texte français (et vice-versa) ; cela est possible via la saisie de titre :

30 30 / 31 Attention : cette réorganisation ne peut être effectuée que lorsque les deux versions sont entrées! Une alternative à la saisie directe dans le modèle se trouve au point «5.1.2 Gestion générale des rencontres via le menu d action Affectation des deux versions». Ce type de champs permet de choisir plusieurs catégories simultanément. Cochez les cases correspondant aux thèmes/groupes cibles. Si vous souhaitez supprimer un thème/groupe cible, cochez à nouveau la case correspondante.

31 31 / 31 Afin d intégrer des informations supplémentaires, ajoutez un lien (renvoyant par exemple à un article sur votre site Internet) ou un fichier (photos, PDF) en cliquant sur «Ajouter lien/fichier». Une description devra être saisie dans le champ prévu dans les deux cas. Important : il est nécessaire de saisir le lien complet afin qu il soit valide (par exemple «http://www.dtfranzcafe.org» et non pas «dtfranzcafe.org»)! Quant à l ajout de fichiers, il est nécessaire de cliquer une deuxième fois sur le bouton blanc (qui vient d apparaître) après avoir sélectionné via la bibliothèque de médias ou le téléchargement direct. Pour supprimer un lien/fichier, placez le curseur sur le champ «Bezeichnung [Nom]» ou «Lien/fichier». Un «-» apparaît sur le bord droit. Cliquez dessus afin d ajouter un contenu. Il en va de même pour les champs suivants : «Partenaires de la rencontre» «Date de la rencontre» Vous disposez également de la possibilité d ajouter une galerie d images ; le champ correspondant se trouve à la toute fin du modèle. Sélectionnez les images toujours via la bibliothèque de médias ou via téléchargement direct. N oubliez pas de confirmer en cliquant sur «Choix». Avant de sauvegarder définitivement la rencontre ainsi créée, ajouter le nom d autres organisations qui participent à la rencontre à l aide de la liste de choix suivante. Utiliser ce champ lorsqu il s agit d une organisation non-enregistrée comme partenaire auparavant. Pour sauvegarder et pour obtenir un aperçu du partenaire, se référer à «5.1.3 Gestion des profils des rencontres Modifier». Il en va de même pour la mise à jour de statut, visibilité ou date de publication, ou l ajout d une image. Attention : pour confirmer, cliquez sur le bouton «Soumettre à relecture» et non «Mettre à jour».

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