La veille à la CMA74

Transcription

1 La veille à la CMA74 Retour sur une expérimentation pour l Artisanat Annecy, le 20 septembre 2007 Séverine Verguet, Chef de projet Veille Informative Virginie Fleury, Chargée de mission Veille 1

2 La CMA, une entreprise de services nos missions : Accueillir / informer, former et favoriser l apprentissage, accompagner le développement des entreprises, représenter et promouvoir le secteur des métiers Missions «régaliennes» : gestion du fichier des entreprises (RM) le réseau nos clients : Entreprises artisanales, futurs artisans, jeunes, collectivités / partenaires le contexte économique L information est au cœur de notre métier! 2

3 Le service Veille Informative Le service Veille Informative Historique Fondements politiques Contexte d une démarche Maîtrise de l Information Stratégique Etapes, orientations Équipe : Un chef de projet Une chargée de veille Une assistante Missions Collecter, traiter, analyser et diffuser l information utile pour nos clients internes comme externes Sensibiliser, former et accompagner les entreprises à des démarches de veille Assurer une veille sur la veille permanente Coordonner le projet Maîtrise de l Information Stratégique 3

4 La démarche Maîtrise de l Information Stratégique Pourquoi? Améliorer la connaissance de l Artisanat pour développer le secteur des métiers (promotion, services) Quoi? une démarche visant à favoriser l accès à l information stratégique comme opérationnelle, ainsi que son appropriation utile à la prise de décision Comment? La démarche écoute client L observatoire territorial L intranet / extranet Rôle d expertise technique (méthodologique / fonctionnelle) des projets liés au système d information La veille informative : une équipe, un process, des produits Rôle de conception, animation et pilotage de la veille informative 4

5 La Veille Informative : fondements de la mission Pourquoi? Améliorer la connaissance de l environnement de la CMA74 (menaces/opportunités) : Répondre aux attentes des clients Se positionner sur un marché concurrentiel des services aux entreprises Proposer des services nouveaux aux entreprises et des prestations à forte valeur ajoutée Apporter une information ciblée et filtrée pour nos clients artisans Les aider à intégrer cette information utile à la prise de décision Quoi? Une offre de services d information stratégique Des actions de sensibilisation, formation et accompagnement à la veille Pour qui? En interne : l équipe de Direction, les agents veille alerte, centre de ressources documentaires, assistance à la recherche, expertise technique sur les projets de systèmes d information En externe : les artisans, futurs artisans, les partenaires Information et veille stratégique, transfert de compétences sur la veille 5

6 La Veille Informative : organisation Comment? Une équipe de 3 personnes : Chef de projet Veille info : Chargé de mission veille info : Assistante info doc : Le processus : Procédures et guides, référentiel, plan de veille, indicateurs, groupe de pilotage Les outils : Du fichier excel à une base extranet sous KMS de Knowings : Info Veille : outil de capitalisation et diffusion d informations stratégiques Plus de 50 sources d informations traitées quotidiennement pour enrichir la base veille, le fonds documentaire et réaliser une veille alerte aux agents Veille : outils du web2.0 (flux rss, blogs ), outils de recherche, surveillance en continu de nouvelles sources Budget doc : 160 euros / personnes 84 abonnements gérés pour l ensemble des agents représentant un budget de euros 6

7 La Veille Informative : résultats Production / expertise développées Prestations d études et de recherches d informations stratégiques Clients externes : Recherche d information : 107 recherches en 2006 Réalisation d analyse : 34 analyses de marché en 2006 Lettre de veille transfrontalière France / Suisse ULAM.info Clients internes : Production de lettres d informations et de veille : lettre de veille, bulletins d alerte juridique / convention collective / synthèse de presse 40 recherches ou fournitures d informations stratégiques en alertes aux agents en rapport à leurs missions ou actions en 2006 Sensibiliser et former les entreprises dans des démarches de veille : 3 sessions de sensibilisation soit 25 personnes sensibilisées au 1 er semestre stages de formation soit plus de 55 personnes formées au 1 er semestre

8 Quel bilan? Points forts : Une volonté politique affirmée et une implication de la Direction inscrits dans la durée pour les actions initiées Une appropriation de la culture de veille et d information pour beaucoup d agents Le service veille n est pas un service isolé, imbrication dans les projets transverses, rôle d expert Des démarches transversales et partenariales structurantes pour les actions de la CMA74 Un système d information avec des technologies évolutives et pérennes L intranet / extranet avec la base Veille Info, une opportunité Les outils et méthodologies utilisées, la formalisation 8

9 Quel bilan? Points faibles : La visibilité sur du long terme compte tenu des modes de financement, rupture entre la subvention et l autofinancement La valorisation et commercialisation de l offre de services Difficultés à passer d un système «tout subventionné» à une logique du «tout payant» Susciter le besoin chez le client, l amener à consommer ce genre de nouvelles prestations Faire connaître la veille aux entreprises artisanales, majoritairement des TPE Un périmètre de veille très large et domaines de compétences variés (techniques, économiques, réglementaires, statistiques ) Mobilisation de réseaux et compétences déjà en place Le temps à consacrer en interne par manque de ressources, notamment pour mobiliser un réseau d expert veilleur inscrit dans la durée La veille collective : une information à partager et enrichir pour une diffusion ciblée Les limites de l exploitation statistique Être des généralistes pointus? Peu de retours par les clients internes Opération «séduction», transversalité et reporting 9

10 Quels enseignements? Démarche de veille = investissement sur du moyen voir long terme Un projet d entreprise Une volonté politique et une direction impliquée Des objectifs clairs, une stratégie L animation et la communication sont essentiels Identifier un animateur pour mobiliser les acteurs de la démarche Respecter la structure en place, la culture et les pratiques individuelles Ne pas négliger le réseau Les NTIC : un levier un facteur de différenciation dans la diffusion d information et de valorisation auprès de ces cibles Les NTIC évoluent vite et sont de plus en plus complexes Humilité et pragmatisme Savoir se positionner dans un contexte économique et politique Initier des actions à l échelle de la structure et des moyens en place, bien cerner le périmètre d actions Les bénéfices ou retours ne sont parfois pas immédiats, la veille reste une mission demandant beaucoup d implication pour peu de retours «exprimés» 10

11 Et vous? 11