e.magnus - Module 8 e.gestion financière Gestion des immobilisations

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1 e.magnus - Module 8 e.gestion financière Gestion des immobilisations

2 Immobilisations: Les principes Le module a pour objet de suivre les mouvements du patrimoine. Par le biais d assistants, le module immobilisations permet de suivre: L acquisition d un bien (entrée dans le patrimoine). La modification d un bien: Modification de valeur (travaux). Transfert vers un autre bien ou adjonction de valeur (travaux). Fin de travaux. Intégration ou reprise de provision (très rare en collectivité). Cession totale ou partielle d un bien (sortie du patrimoine). Il conviendra de référencer les écritures comptables associées à ces mouvements. Le module permet également de gérer les subventions affectées à un bien amortissable. e.gestion Financière gére l amortissement d un bien et d une éventuelle subvention associée. Il permettra la génération des écritures d amortissement en comptabilité. 3

3 Immobilisations: Les principes Le module immobilisations permettra aussi d adresser au trésorier un fichier dit INDIGO inventaire retraçant l ensemble des écritures comptables qui ont enrichi ou appauvri le patrimoine et lui permettant ainsi de suivre la Valeur Nette Comptable du patrimoine: (VNC = D20 + D21 + D23 - R20 - R21 - R28). Dépense de travaux ou d acquisition. Cessions. Amortissements. Enfin le module immobilisations met à disposition toutes sortes d éditions ou tableaux: Etat de l actif. Entrées/Sorties d immbolisations. Certificat d inventaire. Fiches de bien et tableaux d amortissement. Etats par imputation (pour la budgétisation). Annexes budgétaires. 5

4 Immobilisations: Les familles d immobilisations Les familles d immobilisations définissent imputations et durées d amortissement. Les familles réglementaires sont fournies. Il s agit d apporter la personnalisation souhaitée en fonction de votre délibération. Ces informations seront reprises au budget. Dans le bloc Modules complémentaires, menu Immobilisations (développé): Menu Plans d amortissement. Préciser le seuil d amortissement sur un an (bien de faible valeur), les durées retenues d amortissement et les dates de délibération. 7

5 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Dans le bloc Modules complémentaires, menu Immobilisations: Cliquer sur le bouton et choisir Entrer un bien. 9

6 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Etape 1/9: Informations principales N inventaire: N essentiel dans l échange avec le trésorier. Nomenclature libre à définir avec méthode, limité à 25 caractères Fournies par le logiciel, les familles d immobilisation décident des imputations, des durées minimales, maximales d amortissement. 11

7 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Etape 2/9: Caractéristiques Ex: Lots de chaises, tables ou autres.. Possibilité de rattacher un bien secondaire à un bien principal Type de bien pour définir notamment le type d amortissement. IMPORTANT! information transmise au trésorier sur le fichier dit INDIGO INVENTAIRE 13

8 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Etape 3/9: Localisations et services gestionnaires Facultatif: Permet de faire un recensement par unité «responsable» du bien. Sans rapport avec l analytique. Facultatif: Permet de faire un recensement par lieu. 15

9 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Etape 4/9: Tableau d amortissement La calculette permet de calculer le tableau d amortissement La durée minimum de la classe d immobilisation est proposée par défaut. La case Arrondir le tableau est également cochée par défaut: La norme voudrait que la dernière annuité supporte les centimes. Cliquer sur la ligne correspondante à la dernière annuité réalisée comptablement puis sur le symbole en pied de tableau. 17

10 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Etape 5/9: Détail des imputations Imputations proposées par défaut en fonction de la famille d immobilisations EHPAD: Clé de répartition Exploitation à définir pour ventiler sur Hébergement, Dépendance, Soins. L étiquette bleue permet de créer la clé au dernier moment. Ventilation analytique et fonctionnelle 19

11 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Etape 7/9: Informations supplémentaires Ecran paramétrable dans le bloc Organisation pour rajouter des zones de saisie supplémentaires: peu ou pas utilisé. 21

12 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Etape 8/9: Liaison comptable Cet étape n apparaîtra que si le bien est entré sur un exercice dont le compte de gestion n est pas encore arrêté, il permettra de générer l écriture selon le modèle souhaité en comptabilité ou relier l évènement avec une écriture déjà existante. 23

13 Immobilisations: Rattraper l inventaire existant Etape 9/9: Récapitulatif Dernier écran de l assistant qui récapitule le bien saisi. Cliquer sur Terminer 25

14 Immobilisations: Modifier la valeur d un bien Il s agit d augmenter ou de diminuer la valeur d un bien. C est notamment le cas de travaux: La valeur du bien est l addition des dépenses éffectuées. Attention, ceci n est possible que sur un bien de type travaux en cours. Pour un bien déjà entré dans l actif et peut-être en phase d amortissement, les nouveaux travaux devront alors faire l objet d une nouvelle fiche de bien. Rechercher et selectionner le bien puis cliquer sur le bouton et choisir Modifier le bien. Rechercher le bien. Sélectionner le bien. Par le bouton Opérations, Modifier le bien, Modifier la valeur du bien. 27

15 Immobilisations: Modifier la valeur d un bien Etape 1/6: Informations principales Indiquer la date de modification de valeur, s il s agit d une augmentation de valeur ou d une diminution (mandat annulatif), un commentaire éventuel. 29

16 Immobilisations: Modifier la valeur d un bien Etape 2/6: Caractéristiques Indiquer la valeur et le fournisseur. 31

17 Immobilisations: Modifier la valeur d un bien Etape 5/6: Liaison comptable Cet étape n apparaîtra que si le bien est modifié sur un exercice dont le compte de gestion n est pas encore arrêté, il permettra de générer l écriture selon le modèle souhaité en comptabilité ou relier l évènement avec une écriture déjà existante. 33

18 Immobilisations: Modifier la valeur d un bien Etape 6/6: Récapitulatif Dans l exemple présent, le bien a vu sa valeur augmenter. Cliquer sur Terminer. 35

19 Immobilisations: Rattacher des écritures Sur l onglet Historique, sélectionner l évènement à rattacher. Cliquer sur Attacher / Détacher. Enlever le N d inventaire pour la recherche car il est peu probable que les mandats de l époque comportaient ce numéro d inventaire. Rechercher la pièce candidate sur N de pièce ou alias tiers. 37

20 Immobilisations: Rattacher des écritures Indiquer le tiers ou le N de pièce pour la recherche Cocher la pièce candidate. Cocher la ligne d imputation candidate. Valider. 39

21 Immobilisations: Rattacher des écritures Le point vert indique qu une écriture est liée L onglet Références comptables permet de consulter les informations de la pièce liée. 41

22 Immobilisations: Gérer les subventions reçues Lorsqu un bien amortissable est subventionné, La subvention est contre-amortissable. E.magnus gestion financière permet de gérer plusieurs subventions pour un bien. Par contre une même subvention ne peut concerner qu un seul bien. Il faut développer le bloc Modules complémentaires et choisir l option Subventions reçues. 43

23 Immobilisations: Gérer les subventions reçues Cliquer sur l étiquette bleue pour rechercher le bien à subventionner. 45

24 Immobilisations: Gérer les subventions reçues Sélectionner le bien puis cliquer sur Revenir. 47

25 Immobilisations: Gérer les subventions reçues Compléter la date de réception, le montant, la description et l attributaire puis cliquer sur l onglet Tableau de reprise. 49

26 Immobilisations: Gérer les subventions reçues Compléter les éléments nécessaires au calcul du tableau de reprise d amortissement: Montant à reprendre, Type de reprise (méthode: Cf. Aide), Début de reprise, imputations comptables puis cliquer sur la calculatrice. Cliquer sur Enregistrer. Le bouton Imprimer permet d imprimer une fiche récapitulative de la subvention. Le symbole Réaliser /Annuler permettra d indiquer les annuités déjà réalisées. 51

27 Immobilisations: Pointer l actif rattrapé Depuis la liste des immobilisations Le bouton Imprimer donne accès à toutes sortes d éditions à comparer avec l état de l actif ou à soumettre à votre trésorier 53

28 Immobilisations: Pointer l actif rattrapé 55 Parmi les éditions utiles au pointage, on citera Edition liste (reflet de la présentation des colonnes précédentes), Etat de l actif, Biens par imputation. Ne pas oublier de sélectionner les paramètres voulus sur chaque édition comme la section d imputation pour l état Biens par imputation par exemple très utile pour les EHPAD.

29 Immobilisations: Pointer l actif rattrapé Depuis une fiche d immobilisation La fiche d un bien récapitule l ensemble des informations saisies sur la fiche. 57

30 Immobilisations: Suivre les mouvements 59 Faire vivre l inventaire, c est enregistrer tous les mouvements d enrichissements (acquisitions, travaux) ou d appauvrissement (cessions, amortissements) ou encore signifier une fin de travaux. Ces mouvements donnent lieu pour la plupart à des écritures comptables qui devraient être retracées dans un fichier dit INDIGO inventaire à transmettre chaque année au trésorier. A partir du moment ou l inventaire est à jour, 3 méthodes sont offertes pour l acquisition de bien où l adjonction de valeur. Lors de la saisie d un mandat d investissement, e.gestion financière propose après sélection d un modèle de mettre à jour l inventaire. On peut aussi utiliser l assistant de création de bien du module immobilisations, celui-ci proposera alors de créer l écriture comptable si celle-ci concerne l exercice en cours. Enfin, on peut comme on l a fait jusqu à présent passer l écriture d un côté, créer le bien de l autre et les relier ensuite. Pour les cessions, on aura tout intérêt à partir du module Immobilisations et laisser celui-ci créer les écritures comptables correspondantes. La fin de travaux à pour but de transférer les travaux réceptionnés à l actif ce qui permettra alors de débuter l amortissement du bien ainsi créé. Il n y a pas d écriture comptable associée mais l opération doit être menée en concertation avec le trésorier. E.magnus gestion financière permettra chaque année de générer automatiquement les écritures d amortissements et ainsi alimenter l historique du bien.

31 Immobilisations: Suivre les mouvements Enregistrer l entrée d un bien ou la modification de valeur dès la saisie de mandat Dès que e.magnus gestion financière reconnaît une imputation d investissement, il propose un modèle de mouvement immobilisations. Indiquer s il s agit d une acquisition ou d une modification de valeur puis choisir le modèle de mouvement, indiquer ou choisir le N d inventaire. 61

32 Immobilisations: Suivre les mouvements Enregistrer l entrée d un bien ou la modification de valeur dès la saisie de mandat e.gestion financière propose alors de créer le bien (il enchaîne alors sur l assistant de saisie de bien), de créer un bien incomplet (il faudra le compléter plus tard dans le module immobilisations) ou encore de ne pas créer le bien (a éviter) 63

33 Immobilisations: Suivre les mouvements Générer le mandat à partir de l entrée ou la modification de valeur d un bien Si l événement a lieu sur l exercice en cours, e.magnus gestion financière propose de créer automatiquement la pièce en comptabilité selon le modèle à indiquer. Il ne restera plus qu à la compléter (date de réception de facture par exemple) 65

34 Immobilisations: Suivre les mouvements Opérer une sortie de bien (cession) Cliquer sur le bien à sortir de l inventaire. Dans le bouton Opérations, choisir Sortir le bien. 67

35 Immobilisations: Suivre les mouvements Etape 1/7: Choix du motif de sortie Renseigner : la date en principe fin d année. Le motif de sortie. Si la cession est totale ou partielle le motif pour les annexes budgétaires 69

36 Immobilisations: Suivre les mouvements Etape 3/7: Saisie détaillée Renseigner : L acquéreur Le prix de vente E.Magnus gestion financière calcul alors la plus ou moins value. 71

37 Immobilisations: Suivre les mouvements Etape 7/7: Récapitulatif E.Magnus gestion financière affiche le récapitulatif. Choisir le modèle d écriture à opérer. Cliquer sur Terminer. 73

38 Immobilisations: Suivre les mouvements Génération des écritures de cession. E.Magnus gestion financière a généré les écritures. Choisir les séries de bordereaux. Cliquer sur Terminer. 75

39 Immobilisations: Suivre les mouvements La ligne en rouge indique que le bien est effectivement sorti de l inventaire. 77

40 Immobilisations: Fin de travaux Signifier une fin de travaux permet de basculer le compte 23xx en compte 21xx. Cela va permettre aussi de démarrer l amortissement du bien. Sélectionner le bien à réceptionner puis dans le bouton Opérations choisir l option Modifier le bien / Fin de travaux. 79

41 Immobilisations: Fin de travaux Etape 1/3: Caractéristiques Indiquer la date de réception. Vérifier la famille d immobilisation. Préciser le type de bien 81

42 Immobilisations: Fin de travaux Etape 2/3: Tableau d amortissement Vérifier la durée d amortissement puis cliquer sur Calculer pour afficher le tableau d amortissement. 83

43 Immobilisations: Fin de travaux Etape 3/3: Détail des imputations Vérifier les imputations, répartition par section d imputation puis cliquer sur Terminer. Il n y aucune écriture comptable pour justifier ce mouvement. Il faut donc avertir le trésorier. 85

44 Immobilisations: Transfert des annuités Cette option peut être lancée dans le bloc Modules Complémentaires mais est aussi proposée dans le cycle des opérations de fin d année. Etape 1/5: Choix des opérations Choisir Le budget et le type de configuration puis cliquer sur Suivant. 87

45 Immobilisations: Transfert des annuités Etape 2/5: Sélection des annuités Il n y en principe pas de raison de faire une sélection particulière sauf si certaines annuités ont déjà été transférées. 89

46 Immobilisations: Transfert des annuités Etape 5/5: Récapitulatif Permet de pointer avec le trésorier avant de générer les pièces et les nombreuses liaisons qui vont avec les annuités. Cliquer sur Terminer pour générer les pièces Fermer sinon. 91

47 Immobilisations: Fichier INDIGO inventaire Fabrication du fichier INDIGO inventaire pour la trésorerie Il s agit ici de créer une fiche de transmission. 93

48 Immobilisations: Fichier INDIGO inventaire Etape 1/4: Bordereau de transmission Compléter l exercice. 95

49 Immobilisations: Fichier INDIGO inventaire Etape 2/4: Sélection des mouvements à transmettre Sélectionner le Budget. Si certaines lignes ne sont pas préselectionnées, c est que soit le mouvement a déjà été transmis, soit le mouvement n a pas été correctement été associé à une écriture. 97

50 Immobilisations: Fichier INDIGO inventaire Etape 3/4: Sélection des mouvements à transmettre Générer le fichier de liaison et faire Suivante. 99

51 Immobilisations: Fichier INDIGO inventaire Etape 4/4: Visualisation et envoi du fichier Visualiser le fichier de liaison permettra de vérifier le fichier avant envoi. Maintenant permet l envoi le fichier vers le portail DGFIP. Cliquer sur Terminer ensuite. 101

52 Immobilisations: Ce qu il faut retenir Le module immobilisations permet de recenser tous les mouvements d inventaire (principalement de classe 2): Entrée / Modification / Intégration / Sortie de bien. Il permet également de gérer la réception des travaux (fin de travaux). Il gère les tableaux d amortissement permettant l évaluation des inscriptions budgétaires et la générations des écritures d annuités d amortissement. Il offre toutes sortes d éditions permettant de lister et valoriser les biens et il assure la fabrication des annexes nécessaire au compte administratif. Il permet la génération du fichier INDIGO inventaire attendu par le trésorier et qui recense les écritures comptables afférentes à l inventaire. IMPORTANT: La gestion de l inventaire est réglementairement obligatoire et à la charge de la collectivité. Le PES imposera la présence du N d inventaire dans l écriture comptable. C est un travail de longue haleine qu il vaut mieux débuter sans attendre! 103

53 105 Immobilisations: La documentation

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55

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