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1 *** * * * * * * COUNCIL * * * CONSEIL OF EUROPE * DE L'EUROPE Committee of Ministers Comité des Ministres CM Strasbourg, le 19 avril 1995 Restricted CM(95)55 Pour examen lors de la 540e réunion des Délégués des Ministres (7-8 juin 1995, niveau B, point 11.1) EXAMEN DU SYSTEME DE L'INDEMNITE KILOMETRIQUE 49e rapport du Comité de coordination sur les rémunérations Note du Secrétaire Général préparée par la Direction de l'administration 1. Le Secrétaire Général a l'honneur de soumettre au Comité des Ministres, pour approbation, le 49e rapport du Comité de coordination sur les rémunérations ("CCR"). 2. Le 49e rapport a été élaboré sur la base d'un rapport du Groupe de travail n 20, chargé par le CCR de réexaminer le système de l'indemnité kilométrique accordée aux agents des Organisations Coordonnées qui utilisent une voiture privée pour se rendre en mission officielle. L'examen avait pour principal objectif de remplacer la méthode complexe actuellement en vigueur pour la révision quadriennale des montants de l'indemnité par un mécanisme plus simple. Le 49e rapport recommande que les règles relatives au calcul des montants de l'indemnité soient remplacées par celles énoncées dans l'annexe I au rapport.

2 - 3 - CM(95)55 ORGANISATIONS COORDONNEES DIFFUSION RESTREINTE Paris, rédigé : 20 février 1995 OLIS : 02-Mar-1995 dist : 07-Mar-1995 Or. ang. COMITE DE COORDINATION SUR LES REMUNERATIONS EXAMEN DU SYSTEME DE L'INDEMNITE KILOMETRIQUE 49ème Rapport POUR RAISONS TECHNIQUES, CE DOCUMENT N'EST PAS DISPONIBLE SUR OLIS

3 CMOS) COMITE DE COORDINATION SUR LES REMUNERATIONS EXAMEN DU SYSTEME DE L'INDEMNITE KILOMETRIQUE 49ème RAPPORT 1. Introduction 1.1 Dans le cadre de son examen du système des indemnités allouées aux agents des Organisations Coordonnées (OC) en mission, le Comité de Coordination sur les Rémunérations (CCR) a chargé le Groupe de travail n 20 de réexaminer le système de l'indemnité kilométrique. Outre le contrôle des niveaux actuels du montant de l'indemnité, l'examen avait pour principal objectif de remplacer la méthode complexe actuellement en vigueur pour la révision quadriennale des montants de l'indemnité par un mécanisme plus simple. En conséquence, le Groupe de travail a examiné la méthode de calcul des montants de l'indemnité pour les sept pays de référence et la fréquence de ces calculs, la méthode applicable pour les ajustements annuels intermédiaires dans ces pays, la méthode applicable pour les ajustements des montants de l'indemnité dans les autres pays hôtes des OC, le taux de remboursement appliqué pour l'utilisation d'un véhicule privé pour convenance personnelle, la nécessité de calculer le montant de l'indemnité allouée en cas de dépassement d'un seuil kilométrique annuel et la nécessité de prendre en compte les exonérations fiscales accordées aux agents des OC dans le calcul des montants de l'indemnité. 2. Conclusions du Groupe de travail n Dans un premier rapport à la Réunion conjointe du CCR, du Comité des Représentants des Secrétaires généraux (CRSG) et du Comité des Représentants du Personnel (CRP), le Groupe de travail a présenté, en vue de leur examen, les options suivantes (qui ont fait l'objet de réserves de la part de deux délégations nationales) : les montants de l'indemnité qui serviraient de référence pour le nouveau système devraient être les montants en vigueur au 1 janvier 1993 ; La méthode à utiliser pour l'ajustement annuel du montant de l'indemnité dans les sept pays de référence au 1 janvier devrait être, pour chaque pays, fondée sur l'évolution de l'élément transports privés de l'indice pertinent des prix à la consommation pour la période 1 juillet-30 juin ; TA Archi ves\reports\49-rap.fra

4 - 5 - CM(95)55 les dispositions en vigueur devraient être maintenues pour le calcul des montants de l'indemnité applicables dans les autres pays hôtes des OC et en cas d'utilisation d'un véhicule privé pour convenance personnelle ; la nécessité de calculer, à titre indicatif, le montant de l'indemnité allouée aux agents au-delà d'un seuil kilométrique annuel de km devrait être réexaminée lors de la première révision des montants de l'indemnité. 2.2 Le Groupe de travail a aussi proposé qu'au 1 janvier 1997, la méthode actuelle de révision quadriennale des montants de l'indemnité pour les sept pays de référence soit remplacée par un système de contrôle quadriennal des montants de l'indemnité basé sur l'évolution des taux publiés par les automobile clubs nationaux. Il a proposé de tenir une dernière réunion en 1994 afin d'achever ces travaux sur cette question sur la base d'informations plus détaillées concernant les données disponibles auprès des automobile clubs, et parallèlement, de conclure ses échanges de vues sur l'intérêt et les possibilités de prendre en compte les exonérations fiscales accordées aux agents des OC dans le calcul des montants de l'indemnité. 2.3 En attendant, le CCR est convenu de recommander aux Conseils d'approuver les montants révisés de l'indemnité au 1 janvier 1994 [cf.32ème Rapport - CCR/R(93)15] calculés conformément aux règles en vigueur. En outre, le Groupe de travail a été invité à examiner la possibilité de déléguer à chaque organisation la gestion et le calcul de cette indemnité en gardant à l'esprit que cette indemnité (et les indemnités journalières) figure actuellement parmi les questions relevant de la coordination énumérées dans la Réglementation relative au système de la coordination. 2.4 Le Groupe de travail a maintenant achevé ses travaux. Outre les options énoncées au paragraphe 2.1 ci-dessus, il a confirmé sa proposition de contrôler à l'avenir l'évolution des montants de l'indemnité par référence à l'évolution des montants publiés par les automobile clubs nationaux dans les sept pays de référence pour les dix modèles de voitures les plus couramment vendus chaque année dans la catégorie des cylindrées comprises entre 1 et 2 litres pour chaque pays. D propose que ce système soit complété par une comparaison analogue avec l'évolution des taux standards appliqués par les fonctions publiques nationales chaque année dans chaque pays et, dans le cas o.ù l'on observerait une augmentation de 25 pour cent ou plus de la différence initiale entre les taux appliqués par les divers pays sur l'ensemble de la période et les taux en vigueur dans les Organisations Coordonnées, le CCR en serait informé. 2.5 Le Groupe de travail a examiné les données disponibles concernant les exonérations fiscales accordées aux agents des OC et est parvenu, avec regret, à la conclusion (une délégation nationale s'est abstenue de prendre position sur cette question) que compte tenu du caractère hétérogène de ces exonérations qui diffèrent suivant les organisations et les pays, il n'y a pas de moyen équitable de les prendre en compte pour le calcul des montants de l'indemnité. 2.6 Le Groupe de travail estime qu'il serait préférable d'examiner la possibilité de déléguer la gestion et le calcul des montants de cette indemnité à chaque organisation à la lumière des résultats des discussions en cours sur la subsidiarité et la décentralisation et de la révision de la Réglementation relative au système de la coordination. Il souligne cependant qu'en dehors du cas d'une organisation (ASE) pour l'une de ses agences (aux Pays-Bas), l'indemnité n'est guère utilisée.

5 CM(95) * 3. Discussion à la Réunion conjointe 3.1 Le CRSG, le CRP ainsi que certaines délégations nationales considèrent que l'on a déjà consacré trop de temps à l'examen de cette indemnité mineure et peuvent accepter les diverses options proposées par le Groupe de travail. D'autres délégations nationales regrettent que les montants utilisés comme point de départ pour le nouveau système de l'indemnité n'aient pas été révisés et, en particulier, qu'il ne soit pas tenu compte des niveaux des indemnités analogues versées aux fonctionnaires nationaux. Elles regrettent aussi que la méthode proposée pour l'ajustement annuel ne cherche pas à répondre en partie à cet objectif, par exemple en fixant une fourchette à l'intérieur de laquelle les montants coordonnés évolueront Elles estiment que la proposition de prendre en considération ces montants dans le cadre du système de contrôle quadriennal constitue un pas dans la bonne direction. Certaines délégations nationales jugent inéquitable de ne pas tenir compte dans le calcul des avantages fiscaux accordés aux personnels des OC même s'il est généralement admis qu'il ne serait pas possible de le faire de façon juste et uniforme. 3.2 Position du CCR II y a un consensus entre les délégations nationales en faveur de la méthode proposée pour réviser les montants de l'indemnité kilométrique. Cependant, une délégation, les Pays-Bas, a préféré s'abstenir. De l'avis de cette délégation, les montants (moyens) payés par les pays Membres à leurs propres fonctionnaires sont une meilleure base pour établir le montant des indemnités kilométriques pour les fonctionnaires internationaux. Elle ne voit aucune raison pour que les fonctionnaires internationaux soient traités différemment. 4. Recommandation 4.1 En conclusion, sur la base du rapport du Groupe de travail N 20, le CCR recommande aux Conseils de remplacer les règles relatives au calcul des montants de l'indemnité kilométrique énoncées dans la Partie n des Règles et la Partie B de l'annexe au 200ème Rapport du CCG [cf. CCG(84)4] par les règles ci-jointes qui sont, effectivement, entrées en vigueur le 1 janvier ' ^ B. Schaefer Président ^fe

6 - 7 - CM(95)55 Annexe 1 PROJET DE REGLES APPLICABLES AUX AGENTS DES ORGANISATIONS COORDONNEES EN MATIERE DE FRAIS DE MISSION Indemnité kilométrique 1 1. Droit à l'indemnité 1.1 L'agent qui est autorisé à utiliser une voiture privée pour se rendre en mission officielle, conformément aux dispositions du Règlement du personnel de l'organisation concernée, a droit à une indemnité kilométrique selon les dispositions du paragraphe 2 ci-après. L'indemnité allouée à l'agent est calculée sur la base du taux applicable dans le pays où est établie l'organisation prestataire, quels que soitent le ou les pays où s'effectuent les missions. 2. Conditions d'octroi de l'indemnité 2.1 Utilisation d'une voiture personnelle dans l'intérêt de l'organisation Les agents peuvent être autorisés, dans l'intérêt de l'organisation, à utiliser une voiture personnelle. Dans ce cas, ils ont droit à une indemnité kilométrique calculée sur la base de l'itinéraire usuel le plus court Cette indemnité est accordée à un taux fixé selon les modalités indiquées aux paragraphes 3 à 6 ci-après. 2.2 Utilisation d'un véhicule privé pour des raisons de convenance personnelle Lorsque les agents utilisent un véhicule privé pour des raisons de convenance personnelle, avec l'autorisation de l'organisation, ils ont droit aux indemnités prévues ci-après. Toutefois, la somme totale qui leur est versée ne peut, en aucun cas, excéder le coût qui aurait été atteint autrement Les agents n'ont droit à aucune indemnité journalière pour toute période excédant la durée du voyage qui correspond à l'utilisation du mode de transport retenu comme base de remboursement au titre du paragraphe ci-dessus Tout temps supplémentaire pris par l'agent pour effectuer le voyage sera pris sur ses congés annuels. i La Section Inter-Organisations (SIO) sera chargée de rassembler les données nécessaires pour le calcul et le contrôle des montants de cette indemnité.

7 CM(95) Montants de l'indemnité pour les sept pays de référence (Allemagne, Belgique, France, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Royaume-Uni) 3.1 Ajustements annuels Les montants de l'indemnité sont révisés au 1 janvier et ajustés, pour chaque pays, en fonction de l'évolution de l'élément transports privés de l'indice pertinent des prix à la consommation sur la période de douze mois -- 1 juillet-30 juin ~ qui précède. 3.2 Contrôle quadriennal des évolutions Au 1 janvier 1997, et tous les quatre ans par la suite, l'évolution des montants de cette indemnité sera comparée à : l'évolution des taux pour les dix modèles de voitures les plus couramment vendus chaque année dans la catégorie des cylindrées comprises entre 1 litre et 2 litres dans chaque pays tels qu'ils sont publiés par les automobile clubs nationaux, et l'évolution des taux standards appliqués par les fonctions publiques nationales chaque année dans chaque pays et, dans le cas où l'on observerait une augmentation de 25 pour cent ou plus de la différence initiale entre les taux pour chaque pays sur l'ensemble de la période et les taux en vigueur dans les Organisations Coordonnées, le CCR en sera informé Lorsque ce système sera appliqué pour la première fois au 1 janvier 1997, il y aura lieu d'examiner aussi la nécessité de calculer, à titre indicatif, le montant de l'indemnité qui serait allouée aux agents au-delà d'un seuil kilométrique annuel de km et l'opportunité de déléguer la gestion et le calcul de cette indemnité à chaque organisatioa 4. Montants applicables dans les autres pays hôtes 4.1 Pour calculer les montants de l'indemnité kilométrique applicables dans les autres pays, l'on prend le montant utilisé en Belgique comme base à laquelle s'appliquera la parité de pouvoir d'achat relative, si possible, à l'élément transports privés. S. Montants applicables pour les passagers 5.1 Si l'agent a été autorisé à transporter des passagers, il lui est accordé une indemnité kilométrique supplémentaire égale à : pour le premier passager, 10 pour cent du taux de l'indemnité kilométrique ; pour chaque passager supplémentaire, 8 pour cent du taux de l'indemnité kilométrique.

8 - 9 - CM(95)55 6. Dépenses annexes 6.1 Si l'itinéraire usuel le plus court emprunté entraîne des frais spéciaux (comme le paiement de droit de péage, le transport du véhicule par navire transbordeur), lesdits frais sont remboursés sur présentation de pièces justificatives. 7. Date d'effet des montants révisés de l'indemnité 7.1 Les taux révisés des indemnités kilométriques s'appliqueront provisoirement au 1 janvier de chaque année avant décision formelle des Conseils une fois que le Comité de Coordination sur les Rémunérations aura confirmé que la procédure pour le calcul de ces indemnités a été appliquée correctement. 8. Date d'entrée en vigueur de la présente procédure 8.1 Compte tenu du fait que la méthode utilisée pour l'ajustement annuel des montants des indemnités en application des présentes règles est identique à celle que prévoyaient les règles précédemment en vigueur, il est convenu que les présentes règles sont entrées en vigueur avec effet rétroactif au 1 janvier 1994.

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