Manuel Utilisateur Logiciel Enfance

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1 Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Version 1 Février 2016 Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 1 sur 53

2 Sommaire Accès au logiciel Enfance... 5 Se connecter au logiciel... 5 Accueil... 6 Des raccourcis... 6 Le tableau récapitulatif des réservations... 6 Les anniversaires... 7 Famille... 7 Généralités... 7 Fiche Famille... 8 Fiche famille : 1 er Onglet... 8 Fiche famille : 2 ème Onglet -> Responsables Légaux Fiche famille : 3 ème Onglet -> Enfants Fiche famille : 4 ème Onglet -> Médical-Sortie Fiche famille : 5 ème Onglet -> Autres Responsables Fiche famille : 6 ème Onglet -> Documents Enfants Module Parents Se connecter au portail parents Guide d utilisation du portail parents L onglet Accueil du portail parents L onglet Famille du portail parents L onglet Enfants du portail parents L onglet Questionnaires du portail parents (si vous avez fait l acquisition du module Questionnaire) L onglet Réservations L onglet Présences L onglet Factures L onglet Mot de Passe L onglet Documents L onglet Contact L onglet Aide Réservations Impression d un listing des réservations Impression d une fiche de réservation Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 2 sur 53

3 Enregistrement des réservations des familles Modification d un relevé de réservations Présences Impression d une grille de pointage Enregistrement des présences des enfants Enregistrement des présences avec l import des données de la douchette Enregistrement des présences avec le module Tablette Modification d un relevé de présences Impression d un listing des présences Factures À la création Créer un groupe de factures Enregistrer/modifier/supprimer un paiement Enregistrer une réduction/majoration sur la facture Annuler une facture Changer le nom du responsable sur la facture Ranger les factures dans un dossier Ajouter/modifier un commentaire sur une facture Modifier la date d'affichage des factures sur le portail parents Envoyer un mail précisant aux familles que leur facture est affichée sur le portail parents Supprimer le dernier groupe de factures Imprimer le dernier groupe de factures ou des factures présélectionnées dans la liste Gestion des factures Retrouver une facture Accéder aux factures rangées dans un dossier Accéder aux factures rangées dans un dossier archivé Editer une lettre de relance Perception Exporter les factures sous Excel Créer un dépôt et le transmettre en perception Modifier un dépôt Annuler un dépôt Faire apparaître les éléments de paiement (prélèvement ou TIPI) sur les factures Exporter les dépôts sous Excel Ranger les dépôts dans un dossier Remplir un formulaire de dépôts (commune en régie) Administration Réglages du système Configuration générale Périodes Utilisateurs Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 3 sur 53

4 Dossiers Repas et services Créer un repas/une prestation/un tarif Modifier un repas/une prestation/un tarif Module Parents Accès au module Paramétrage Questionnaires Gestion de régies Inscriptions Les classes Les établissements Changement de classes Aperçu des cycles Module Mailing Paramétrage des Mails Faire un mailing Statistiques Enfant/Famille Prestation/Repas Recette CAF Anciennes statistiques Déconnexion Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 4 sur 53

5 Accès au logiciel Enfance Se connecter au logiciel 1. Dans votre navigateur internet, rendez-vous sur la page La page de connexion au logiciel Enfance s affiche. Vous retrouvez sur cette page : - la rubrique Actualités, où nous ajoutons une astuce par semaine concernant le logiciel. - la rubrique Évolutions, où sont répertoriées les évolutions du logiciel. - la rubrique Foire Aux Questions, où sont répertoriées les réponses à différentes questions récurrentes concernant l utilisation du logiciel. - la rubrique Mode d emploi, où vous retrouvez des documents de références et des vidéos de présentation du logiciel. - La rubrique Nos clients, où vous pouvez visualiser la localisation de nos clients par logiciel. 2. Saisissez votre identifiant (login) et votre mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton Connexion pour accéder au logiciel. La page d'accueil du logiciel s'affiche. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 5 sur 53

6 Accueil Des raccourcis Des boutons de raccourci vers les onglets Réservations et/ou Présences et Factures sont accessibles sur votre page d accueil (1). Le tableau récapitulatif des réservations Sur cette même page, un tableau récapitule les réservations enregistrées. Il se met à jour en fonction des réservations enregistrées en temps réel (2). Vous avez la possibilité de visualiser les réservations des semaines précédant et suivant celle en cours (3). Pour imprimer le récapitulatif des repas/prestations prévus, cliquez sur l icône (4). Dans ce récapitulatif, vous retrouvez également le détail des réservations du nombre d enfants en fonction des régimes spéciaux (régime à renseigner dans la fiche enfant) Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 6 sur 53

7 Les anniversaires En haut à gauche de votre écran, vous avez la possibilité de visualiser les anniversaires à venir en cliquant sur l icône (5). Vous pourrez modifier la période de recherche des anniversaires à venir dans la partie Configuration générale de l Administration. Famille Généralités Les familles sont classées par ordre alphabétique : Tout - [A] - b - c - d - e - f - g - h - i - j - k - l - m - n - o - p - q - r - s - t - u - v - w - x - y - z. En cliquant sur le mot Tout, vous affichez l ensemble des familles sur la même page. Vous pouvez également choisir d afficher uniquement les familles d un établissement en particulier en le sélectionnant : Choisissez un établissement... (2). Pour accéder rapidement à la fiche d une famille, vous pouvez utiliser la petite loupe Familles (1). Pour ajouter une nouvelle famille, cliquez sur l icône Nouvelle Famille (5). située à côté du bouton Vous pouvez cliquer sur les mots «Nom», «Mandat», «Nombre d enfants» ou «Factures impayées», situés en entête du tableau afin de changer l ordre d affichage de la liste des familles. Un système de case à cocher est situé à côté de chaque nom de famille (Tout cocher/tout décocher pour cocher/décocher l ensemble des familles présentes sur la page) (3). Cochez les familles afin 1. De faire un export Excel de la liste des familles situé au bas de la liste : Liste des familles (4) 2. De faire un export Excel de la liste des enfants situé au bas de la liste : Liste des enfants (4) Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 7 sur 53

8 3. D imprimer un mandat SEPA (autorisation de prélèvement) : Mandat SEPA (4) Autres actions... Attestation fiscale 4. D éditer une attestation fiscale (4) 5. D envoyer un mail aux familles afin de leur transmettre leurs identifiants et leur indiquer la page de connexion du portail parents Fiche Famille Autres actions... Envoi de Mails (4) Pour entrer dans la fiche de la famille, vous devez cliquez sur le nom de famille (1). 1 Fiche famille : 1 er Onglet Vous retrouvez sur cet onglet : 1. L adresse de facturation de la famille (1). 2. Le nom des enfants avec la possibilité d éditer la fiche de renseignement de l enfant ainsi que la fiche sanitaire Cerfa (2). 3. Les 10 dernières factures (3) : en cliquant sur «voir toutes», la liste complète des factures de la famille s affiche. En cliquant sur le numéro de la facture, vous entrez dans la facture pour la modifier (ajout de réduction/majoration, ajout d un paiement). Vous pouvez aussi imprimer la facture en cliquant sur l imprimante en bout de ligne. 4. L accès aux tableaux des réservations de la famille, aux présences de la famille, à la création d une nouvelle facture pour cette famille et l accès aux questionnaires (si vous avez fait l acquisition du module questionnaire). Vous retrouvez également ces raccourcis au bout de la ligne de chaque famille dans la liste des familles (4). 5. L accès à l édition de l attestation fiscale de la famille (4). Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 8 sur 53

9 Les icônes Réservations de la famille / Présences de la famille : En cliquant sur cette icône, vous avez la possibilité d enregistrer les réservations/présences de la famille. Vous pouvez passer sur les semaines suivantes ou précédentes pour enregistrer les réservations/présences (1). N oubliez pas de valider chaque tableau avant de changer de semaine. Vous pouvez également ajouter un commentaire visible uniquement côté collectivité en cliquant sur le mot «Commentaire» (2). En cliquant sur le nom de l enfant, vous basculez sur la fiche Enfant de la famille (3) Si une semaine type a été enregistrée dans la fiche Famille à l onglet Enfant, l enregistrement de la semaine type se fait de la même manière que l'enregistrement de réservations (ou de présences). La différence est que les abonnements des enfants sont matérialisés par une coche sur fond vert dans les relevés. Si les réservations/présences sont enregistrées telles quelles, ou bien après avoir coché ou décoché certains éléments, le fond vert disparaîtra définitivement. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 9 sur 53

10 AVANT APRÈS Mode Coche Mode Chiffre Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 10 sur 53

11 L icône Nouvelle Facture : En cliquant sur cette icône, vous avez la possibilité de créer une facture pour cette famille. Vous devez rentrer les dates de facturation souhaitées (1). Vous devez ensuite cocher les repas/prestations à facturer (2). Vous pouvez ajouter un commentaire, qui apparaîtra sur votre facture. La date d échéance correspond à la date limite de paiement de la facture. La date de prélèvement correspond à la date à laquelle la famille sera prélevée. La date d affichage sur le module parents correspond à la date à laquelle la facture sera disponible sur le portail parents de la famille. Pour finir, vous devez cliquer sur le bouton Créer une facture. La facture de la famille est alors créée (3) Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 11 sur 53

12 L icône Accès aux questionnaires : En cliquant sur cette icône, vous accédez à la saisie des réponses aux questionnaires de la famille créés au préalable (icône disponible si vous avez fait l acquisition du module questionnaire). Vous devez cliquer sur «Saisir le questionnaire» ou «Modifier les réponses» si des réponses ont déjà été saisies. L icône Attestation fiscale : En cliquant sur cette icône, vous avez la possibilité d éditer une attestation fiscale pour la famille. Vous devez sélectionner les repas/prestations facturés souhaités dans l attestation, la période de calcul, la tranche d âge (- 6 ans ou Tous les enfants) et choisir l impression (Par famille ou par enfant). Cliquez ensuite sur Valider. Remarque : En cliquant sur les intitulés en gras Tous repas ou Toutes prestations, cela vous permet de cocher/décocher l ensemble des prestations relatives à votre intitulé. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 12 sur 53

13 Fiche famille : 2 ème Onglet -> Responsables Légaux Vous retrouvez sur cet onglet : 1. La case à cocher «Fiche complète» (1): en cochant cette case, le nom de la famille passe en vert dans la liste des familles. Cela vous permet de pouvoir visualiser les fiches familles qui ont été complétées dans leur totalité. 2. Le quotient familial (2): vous devez renseigner le quotient de la famille si vous avez demandé au préalable une automatisation des tarifs en fonction du quotient familial. Vous pouvez également renseigner son numéro allocataire CAF/MSA. 3. Les responsables légaux : vous devez renseigner leurs identités et leurs coordonnées. Certaines données sont obligatoires (nom, prénom, adresse, code postal, ville). Vous devez également cocher le responsable à prendre en compte pour l adresse de facturation (3). Si la famille souhaite être prélevée, indiquez dans Mode de paiement (situé sous Coordonnées si l adresse de facturation est cochée) : «Prélèvement bancaire». Cliquez ensuite sur Autorisation de prélèvement, puis sur Nouvelle Autorisation. Vous pouvez alors entrer l IBAN, le BIC et la date de signature du mandat. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Nous vous conseillons vivement de renseigner une adresse mail afin que les familles puissent se connecter au portail parents (si vous avez fait l acquisition de ce module). 4. Vous avez la possibilité d échanger l ordre d affichage des responsables (s ils sont deux) en cliquant sur l icône. Vous pouvez aussi ajouter un responsable en cliquant sur l icône (4) 5. Enfin, vous pouvez archiver la famille entière en cliquant sur l icône située en haut à droite ou bien archiver un responsable en cliquant sur cette même icône située cette fois dans la partie du responsable en question. 6. Si vous avez fait l acquisition du module portail parents, vous retrouvez en haut à droite l identifiant de la famille et vous avez la possibilité d ouvrir ou de bloquer l accès au portail de cette famille (accès au portail complet, accès au portail limité (sans réservations), accès au portail bloqué) (5). Si vous avez entré une adresse mail dans la fiche de la famille, l icône apparaît. En cliquant dessus, vous pouvez envoyer un mail directement à cette famille afin de lui transmettre son identifiant et lui expliquer comment obtenir son mot de passe. Cliquez ensuite sur Enregistrer en bas de page afin d enregistrer vos modifications. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 13 sur 53

14 Fiche famille : 3 ème Onglet -> Enfants Vous retrouvez sur cet onglet : 4 1. Le ou les enfants de la famille. 2. Vous avez la possibilité d ajouter un enfant en cliquant sur l icône (1) 3 3. Vous pouvez archiver un enfant en cliquant sur l icône en haut à droite de la fiche de cet enfant (2). 4. Vous devez renseigner certaines données obligatoires (sexe, nom, prénom, établissement et classe). 5. Vous devez cocher les repas/prestations auxquels l enfant aura la possibilité de s inscrire. Pensez à renseigner le tarif si plusieurs tarifs sont possibles (3). 6. Pour le repas et certaines prestations, vous avez la possibilité de renseigner une semaine type (4). Dans ce tableau, on retrouve les jours d abonnements de l enfant. Ces jours seront automatiquement précochés dans les tableaux des réservations. En revanche, il s agit d un précochage, chaque relevé de réservations doit être validé afin que les réservations soient prises en compte! Dans le cas où l abonnement est modifié en cours d année et si les réservations ont déjà été créées, vous devrez modifier les relevés individuellement en passant par le bouton Réservations de la famille. 7. Dans le menu déroulant «Régime spécial» (5), vous devez indiquer le régime de l enfant s il en a un. Exemple : sans porc, sans viande. Vous devez nous contacter au préalable afin que nous ajoutions ces régimes dans le menu déroulant. Cliquez ensuite sur Enregistrer en bas de page afin d enregistrer vos modifications. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 14 sur 53

15 Fiche famille : 4 ème Onglet -> Médical-Sortie Vous renseignez sur cet onglet : L ensemble des données sanitaires et médicales de l enfant : - Son régime social (Régime général, MSA, autres). - Le nom et les coordonnées du médecin traitant. - La compagnie d assurance et le numéro de police. - Si l enfant est autorisé à sortir seul et/ou à être photographié. - Les vaccins obligatoires et recommandés. - Les maladies et allergies de l enfant. Cliquez ensuite sur Enregistrer en bas de page. Fiche famille : 5 ème Onglet -> Autres Responsables Vous avez la possibilité d ajouter dans cet onglet les autres responsables pouvant venir chercher le ou les enfants en cas d urgence ou de sortie. Pour cela, cliquez sur l icône. Fiche famille : 6 ème Onglet -> Documents Vous avez la possibilité d ajouter des documents propres à la famille. Pour cela, cliquez sur Nouveau document. La fenêtre ci-dessous s ouvre. Vous pouvez alors importer le document se trouvant dans votre ordinateur en cliquant sur Choisissez un fichier. Donnez un titre à votre document et choisissez si vous souhaitez le rendre visible ou non sur le portail parents de la famille. Cliquez ensuite sur Ajouter. Cliquez ensuite sur Enregistrer en bas de page afin d enregistrer vos modifications. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 15 sur 53

16 Enfants Les enfants sont classés par ordre alphabétique : Tout - [A] - b - c - d - e - f - g - h - i - j - k - l - m - n - o - p - q - r - s - t - u - v - w - x - y - z. En cliquant sur le mot Tout, vous affichez l ensemble des enfants sur la même page. Vous pouvez également choisir d afficher uniquement les enfants d un établissement en particulier en le sélectionnant : Choisissez un établissement... (2) Pour accéder rapidement à la fiche d un enfant, vous pouvez utiliser la petite loupe située à côté du bouton Enfants (1). Vous pouvez cliquez sur les mots «Nom», «Prénom», «Classe», «Niveau» ou «Etablissement», situés en entête du tableau afin de changer l ordre d affichage de la liste des enfants. Un système de case à cocher est situé à côté de chaque nom (Tout cocher/tout décocher pour cocher/décocher l ensemble des enfants présents sur la page) (3). Cochez les enfants afin 1. D imprimer les fiches de renseignements des enfants sélectionnés (raccourci également disponible au bout de la ligne de chaque enfant en question (4). ) ou encore d imprimer une fiche de renseignement vierge en cliquant sur l imprimante 2. De faire un export Excel de la liste des enfants situé au bas de la liste : Liste des enfants (4). 3. De faire un export Excel de la liste par classe ou de la liste par niveaux via le menu déroulant Autres actions... (4). 4. D imprimer la fiche sanitaire Cerfa via le menu déroulant Autres actions... disponible au bout de la ligne de chaque enfant ) (4). 5. Pour entrer dans la fiche de l enfant, vous devez cliquez sur le nom de l enfant (5). (Raccourci également Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 16 sur 53

17 Module Parents Se connecter au portail parents Envoi d un mail afin d expliquer aux familles comment se connecter au portail parents : Pour se connecter au portail parents, les familles doivent se rendre sur le lien Vous pouvez leur envoyer ce lien ainsi que leur identifiant grâce à l envoi d un mail explicatif situé dans la partie Familles à deux endroits (attention : vous devez rentrer au préalable une adresse mail dans la fiche de la famille) : 1. Dans la fiche de chaque famille, au niveau de l onglet Responsables Légaux, en cliquant sur l icône. 2. Via un mail groupé : après avoir coché les familles concernées dans la partie Familles, puis en vous rendant sous le tableau de la liste des familles dans le menu déroulant Autres actions... Envoi de Mails Ce mail est modifiable si vous le souhaitez (démarche expliquée dans le chapitre Mailing de ce manuel). Démarche pour obtenir un mot de passe puis se connecter : Lors de la première connexion sur le portail, chaque famille devra faire une demande de mot de passe. Pour cela, elle renseignera son adresse (préalablement indiquée dans sa fiche sur votre logiciel) ou son identifiant dans la partie Obtenir un mot de passe sur la page de connexion. Elle recevra alors automatiquement un mail contenant son identifiant et son mot de passe. La démarche sera la même en cas de perte de mot de passe (1). Elle pourra ensuite se connecter en entrant son identifiant et son mot de passe dans la partie Connexion. Conseillez aux familles de privilégier le copier-coller pour saisir leur login/mot de passe afin d'éviter les erreurs de frappe. Qu'elles s'assurent également que leur navigateur accepte bien les cookies (2) Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 17 sur 53

18 Guide d utilisation du portail parents L onglet Accueil du portail parents Le message d accueil du portail parents est personnalisable via l onglet Administration de votre logiciel (Plus de détails sur la démarche à entreprendre dans le chapitre Administration de ce manuel) L onglet Famille du portail parents Cet onglet reprend l identité et les coordonnées des responsables légaux et autres responsables, indiqués au préalable dans la fiche Famille de votre logiciel. Certaines données sont modifiables par les familles (Plus de détails sur la démarche à entreprendre dans le chapitre Administration). Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 18 sur 53

19 L onglet Enfants du portail parents Cet onglet reprend les données relatives à la fiche enfant, renseignées au préalable dans la fiche Famille dans les onglets Enfants et Médical-Sortie de votre logiciel. Certaines données sont modifiables par les familles (Plus de détail sur la démarche à entreprendre dans le chapitre Administration). L onglet Questionnaires du portail parents (si vous avez fait l acquisition du module Questionnaire) Cet onglet permet aux familles de pouvoir renseigner leurs choix concernant les activités disponibles par cycle. Vous devez au préalable créer ces questionnaires (Plus de détails sur la démarche à entreprendre dans le chapitre Administration). Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 19 sur 53

20 L onglet Réservations Sur cet onglet, les familles vont pouvoir procéder à l enregistrement de leurs réservations. Une date de blocage paramétrée au préalable les empêche d effectuer une réservation au-delà d un temps précisé. Une fois bloquée, les familles peuvent vous contacter afin que vous procédiez à l enregistrement de leur réservation (en passant par l icône Réservations de la famille située dans leur fiche Famille). En effet, côté logiciel, vous n êtes pas bloqué. L onglet Présences Sur cet onglet, les familles vont pouvoir visualiser les présences saisies par la commune, sans pouvoir les modifier. L onglet Factures Sur cet onglet, les familles vont pouvoir visualiser et imprimer leur facture et éventuellement la payer en ligne en cliquant sur l icône située au bout de leur facture : sont alors redirigées vers le site de votre prestataire bancaire. (si vous avez mis en place un paiement par CB). Elles L onglet Mot de Passe Sur cet onglet, les familles ont la possibilité de changer leur mot de passe. L onglet Documents Sur cet onglet, les familles vont avoir accès aux documents personnalisés (fiche de renseignement et fiche sanitaire des enfants), aux documents spécifiques à leur famille (documents ajoutés par la commune dans l onglet Document de leur fiche famille) et aux documents généraux (documents ajoutés sur l ensemble des portails -> Plus de détail sur la démarche à entreprendre dans la partie Administration/Module parent/paramétrage). L onglet Contact Sur cet onglet, les familles vont pouvoir vous envoyer rapidement un mail avec une pièce jointe. Nous affichons également votre adresse postale et votre numéro de téléphone. L onglet Aide Sur cet onglet, les familles ont la possibilité de télécharger le manuel d utilisation du portail parents ou encore de visionner la vidéo de présentation du portail. Pour quitter leur portail parents, les familles doivent cliquer sur le dernier onglet : Quitter. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 20 sur 53

21 Réservations Impression d un listing des réservations Sur cet onglet, vous allez avoir la possibilité d imprimer un listing des réservations si celles-ci ont été validées par les familles ou par votre commune au préalable. 1. Pour ce faire, cochez la ou les prestations et établissements souhaités. 2. Sélectionnez un tri par classe, par niveau ou par liste alphabétique(1). 3. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer une liste par date (4). 4. Dans la nouvelle fenêtre qui s ouvre, sélectionnez vos dates, le choix d affichage des listes d enfants (Automatique -> votre paramétrage par défaut si vous en avez un, tous les enfants, ou seulement les enfants avec réservations), puis le format d impression. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. Impression d une fiche de réservation Vous avez également la possibilité d imprimer une fiche de réservation à transmettre aux familles afin qu elles vous transmettent leurs choix de réservations. 1. Pour cela, cochez la ou les prestations souhaitées. 2. Sélectionnez la période. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer une fiche de réservation (3). Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 21 sur 53

22 Enregistrement des réservations des familles Sur cet onglet, vous allez avoir la possibilité d enregistrer les réservations des familles. Cela va vous permettre notamment de valider les semaines types des familles. Si les familles procèdent en amont ou en aval à l enregistrement de leurs réservations depuis leur portail parents, votre tableau se met à jour en tenant compte de leurs modifications. 1. Pour ce faire, cochez les prestations et les établissements souhaités. 2. Sélectionnez la période et un tri par classe, par niveau, ou par liste alphabétique (1) puis cliquez sur le bouton Enregistrer les réservations (2). 3. Si une semaine type a été enregistrée dans l onglet Enfant de la fiche Famille, l enregistrement de la semaine type se fait de la même manière que l'enregistrement de réservations (ou de présences). La différence est que les abonnements des enfants sont matérialisés par une coche sur fond vert dans les relevés. Si les réservations sont enregistrées telles quelles, ou bien après avoir coché ou décoché certains éléments, le fond vert disparaîtra définitivement. Pour enregistrer votre relevé, cliquez sur Valider en bas de page. Modification d un relevé de réservations Vous avez la possibilité de modifier un relevé de réservations. 1. Pour ce faire, vous avez accès aux 5 derniers relevés de réservations sous le tableau des réservations. 2. Vous pouvez rechercher le numéro de votre relevé si vous le connaissez en l indiquant dans la case Accéder directement au relevé n, puis en cliquant sur Aller (5). 3. Vous pouvez également cliquer sur (Les afficher toutes) (5) afin d afficher d autres relevés de réservations. 4. Une page telle que celle visible ci-dessous s ouvre alors afin que vous puissiez rechercher votre relevé en fonction de l établissement, de la classe, de la période ou encore de la date de modification. 5. Vous pouvez imprimer votre relevé en cliquant sur l icône au bout de la ligne (8) Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 22 sur 53

23 Vous avez aussi la possibilité d effectuer un tri en masquant les réservations par famille. La liste affiche alors uniquement les relevés globaux créés par votre commune (6). Vous pouvez également masquer les réservations internautes. La liste masque alors les réservations effectuées par les familles sur leur portail parents (6). Pour modifier ou retourner sur votre relevé, vous devez ensuite cliquer sur le numéro de celui-ci (7). Votre relevé s ouvre. Vous pouvez alors effectuer vos modifications. Vous avez également la possibilité de cliquer sur le bouton Modifier les paramètres du relevé situé en haut et au milieu de votre relevé de réservations (9). Ce bouton doit être utilisé de façon exceptionnelle (en cas d oubli par exemple). En effet, il va vous permettre d ajouter des prestations et des classes non présentes initialement dans votre relevé lors de sa création. Vous avez aussi la possibilité d augmenter les dates de votre relevé afin d enregistrer les réservations sur une période plus importante. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer ces modifications. Attention, en revanche, vous ne pouvez pas retirer des prestations ou des classes de votre relevé, ni réduire la période de celui-ci une fois enregistré. De ce fait, nous vous conseillons de ne pas créer des relevés avec trop de prestations ou sur une période de plus de deux mois. En effet, la lisibilité en serait réduite. Pensez ensuite à Valider en bas de page. 9 Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 23 sur 53

24 Présences Impression d une grille de pointage Vous avez la possibilité d imprimer une grille de pointage à transmettre aux professionnels qui font l appel des enfants présents afin d enregistrer ensuite les présences réelles des enfants dans le logiciel. 1. Pour cela, cochez la ou les prestations souhaitées. 2. Sélectionnez la période. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer une grille de pointage (3). Enregistrement des présences des enfants Sur cet onglet, vous allez avoir la possibilité d enregistrer les présences réelles des enfants. 1. Pour ce faire, cochez les prestations et les établissements souhaités. 2. Sélectionnez la période et un tri par classe, par niveau, ou par liste alphabétique (1) puis cliquez sur le bouton Enregistrer les présences (2). 3. Le tableau avec la liste des enfants apparaît. Vous retrouvez sur un fond vert les réservations qui ont été faites au préalable. Vous pouvez alors apporter des modifications afin de valider les présences réelles des enfants. Pour les enregistrer, cliquez sur le bouton Valider en bas de page. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 24 sur 53

25 Attention : Les réservations vont se reporter sur votre relevé de présences. Vous devez donc créer votre relevé de présences, une fois les réservations figées. Une fois votre relevé de présences créé, si vous retournez modifier votre relevé de réservations, ces modifications ne seront pas reportées dans les présences. Créez donc votre relevé de présences une fois que vous êtes sûrs de ne plus modifier vos réservations. Enregistrement des présences avec l import des données de la douchette Si vous avez fait l acquisition du module Douchette pour importer les présences dans le logiciel, vous pouvez vous référer à ce guide : qui vous expliquera comment préparer le poste de travail, paramétrer la douchette, puis importer les données dans le logiciel. Enregistrement des présences avec le module Tablette Si vous avez fait l acquisition du module Tablette pour intégrer les présences dans le logiciel, vous pouvez vous référer à cette vidéo : qui vous expliquera l ensemble du fonctionnement. Modification d un relevé de présences Vous avez la possibilité de modifier un relevé de présences. 1. Pour ce faire, vous avez accès aux 5 derniers relevés de présences sous le tableau des présences. 2. Vous pouvez rechercher le numéro de votre relevé si vous le connaissez en l indiquant dans la case Accéder directement au relevé n, puis en cliquant sur Aller (5). 3. Pour modifier ou retourner sur votre relevé, vous devez ensuite cliquer sur le numéro de celui-ci. Votre relevé s ouvre alors. Vous pouvez effectuer vos modifications. 4. Pensez ensuite à cliquer sur Valider en bas de page. Impression d un listing des présences Sur cet onglet, vous allez avoir la possibilité d imprimer un listing des présences si celles-ci ont été validées par votre commune au préalable. 1. Pour ce faire, cochez la ou les prestations et établissements souhaités. 2. Sélectionnez un tri par classe, par niveau ou par liste alphabétique (1). 3. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer une liste par date (4). 4. Dans la nouvelle fenêtre qui s ouvre, sélectionnez vos dates, le choix d affichage de listes d enfants (Automatique -> votre paramétrage par défaut, tous les enfants, ou seulement les enfants avec présences), puis le format d impression. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 25 sur 53

26 Factures À la création Image 1 : liste des factures Image 2 : à l intérieur d une facture Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 26 sur 53

27 Image 3 : menu déroulant «Modifier» 10 Créer un groupe de factures Une fois les réservations et/ou les présences enregistrées (en fonction de votre paramétrage) : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche, puis cliquez sur le bouton Créer un groupe de factures (Image 1 -> 1). 2. Sélectionnez dans la nouvelle page la période de facturation et la régie (si vous en avez plusieurs), puis cochez les prestations que vous souhaitez facturer. 3. Sélectionnez un mode de paiement si, par exemple, vous souhaitez facturer les prélèvements bancaires à part, sinon laissez sur Tous. 4. Modifiez si besoin les dates d échéance, la date de prélèvement et la date d affichage des factures sur le portail parents. 5. Cliquez enfin sur le bouton Créer une facture groupée pour générer l ensemble des factures. Vos factures s affichent alors sous le tableau. Vous avez la possibilité de modifier l ordre d affichage de la liste des factures en cliquant en entête du tableau sur N Facture, Famille, Date d émission, Début, Fin, Montant ou Reste à payer. Si votre trésorerie gère les paiements, les factures s affichent toutes en vertes (car considérées comme étant payées). Si vous avez une ou plusieurs régies, vos factures s affichent en noir (les paiements n étant pas encore ajoutés sur la facture). Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 27 sur 53

28 Enregistrer/modifier/supprimer un paiement Enregistrer un paiement : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche puis sur le numéro de la facture souhaitée (Image 1 -> 4). 2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur le bouton Ajouter un paiement (Image 2 -> 8). Une nouvelle fenêtre s'affiche. 3. Saisissez les informations du paiement, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour l'ajouter à la facture. Modifier un paiement : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche puis sur le numéro de la facture souhaitée (Image 1 -> 4). 2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur l icône dans la ligne du paiement souhaité (Image 2 -> 7). La fenêtre du paiement s'affiche. 3. Modifiez les informations désirées, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications. Supprimer un paiement : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche puis sur le numéro de la facture souhaitée (Image 1 -> 4). 2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur l icône dans la ligne du paiement souhaité (Image 2 -> 7). La fenêtre du paiement s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton Supprimer. Un message de confirmation s'affiche. 4. Cliquez sur OK pour valider la suppression du paiement. Une fois les paiements déposés, il n'est plus possible de les modifier ou de les supprimer. Enregistrer une réduction/majoration sur la facture 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche puis sur le numéro de la facture souhaitée (Image 1 -> 4). 2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur le bouton Ajouter une réduction/majoration (Image 2 -> 6). Une nouvelle fenêtre s'affiche. 3. Renseignez un motif ainsi que le montant (utilisez le signe moins «-» devant le montant s il s agit d une réduction), puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Annuler une facture 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche puis sur le numéro de la facture souhaitée (Image 1 -> 4). 2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur le bouton Annuler la facture (Image 2 -> 9). Un message d'avertissement s'affiche. 3. Cliquez sur OK pour valider l'annulation de la facture. Une fois les paiements déposés, il n'est plus possible d'annuler une facture. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 28 sur 53

29 Changer le nom du responsable sur la facture 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Dans la liste des factures, cliquez sur le numéro de celle que vous souhaitez modifier (Image 1 -> 4). 3. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur le menu déroulant en haut à droite de la page afin de sélectionner le responsable qui sera utilisé sur la facture (Image 2 -> 5). 4. Cliquez enfin sur le bouton Imprimer pour générer la facture au format PDF et ainsi l'imprimer avec les informations à jour. Ranger les factures dans un dossier Ranger les factures dans un dossier : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Dans la liste des factures, cochez celles que vous souhaitez ranger dans un dossier, puis cliquez sur le menu déroulant Modifier et sélectionnez déplacer vers un dossier (Image 3 -> 10). 3. Nommez votre dossier à la place de «Nouveau dossier», ou sélectionnez un dossier déjà existant dans le menu déroulant, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Accéder aux factures rangées dans un dossier : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Dans la liste des factures, cliquez sur le nom de votre dossier dans le menu déroulant Dossier dans la partie Gestion des factures (Image 1 -> 2). La liste des factures rangées dans ce dossier s'affiche. Ajouter/modifier un commentaire sur une facture Ajouter un commentaire sur une facture unique : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche puis sur le numéro de la facture souhaitée (Image 1 -> 4). 2. Sur la page récapitulative de la facture, cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire. Une nouvelle fenêtre s'affiche. 3. Saisissez votre texte de commentaire, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour l'ajouter sur la facture. Ajouter un commentaire sur un groupe de factures : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche, puis cliquez sur le bouton Créer un groupe de factures. 2. Sélectionnez dans la nouvelle page les éléments propres à ce groupe de factures (période, régie, prestations, mode de paiement, etc.). 3. Dans le champ «Commentaire», saisissez les informations que vous souhaitez afficher sur la facture à l'attention des parents. 4. Cliquez enfin sur le bouton Créer une facture groupée pour générer l ensemble des factures avec un commentaire. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 29 sur 53

30 Modifier un commentaire sur une ou plusieurs factures : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Cochez la ou les factures souhaitées. 3. Cliquez sur le menu déroulant Modifier, puis sélectionnez le commentaire. Indiquez le nouveau commentaire (Image 3 -> 10). 4. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer. Modifier la date d'affichage des factures sur le portail parents 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Cliquez sur le menu déroulant Modifier, puis sélectionnez la date d'affichage sur le portail (Image 3 -> 10). Un tableau s'affiche par-dessus la liste des factures. 3. Cochez le ou les groupes de facture souhaités, puis indiquez la nouvelle date d'affichage grâce au petit calendrier (la date du jour est indiquée par défaut). 4. Cliquez enfin sur le bouton Modifier pour appliquer le changement de date. Envoyer un mail précisant aux familles que leur facture est affichée sur le portail parents 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Cochez le ou les factures souhaitées. 3. Cliquez sur le menu déroulant Modifier, puis sélectionnez Envoyez un mail pour ces factures (Image 3 -> 10). 4. Indiquez si vous souhaitez Envoyer un mail «par famille» ou «à tous les responsables». 5. Cliquez enfin sur le bouton Envoyer. Supprimer le dernier groupe de factures 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer le dernier groupes de factures (colonne À la création du bandeau jaune) (Image 1 -> 1). Imprimer le dernier groupe de factures ou des factures présélectionnées dans la liste Imprimer le dernier groupe de factures créées : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton Imprimer le dernier groupe de factures (colonne À la création du bandeau jaune) (Image 1 -> 1). Une nouvelle fenêtre s'affiche, précisant les numéros de facture faisant partie du dernier groupe créé. 3. Cliquez enfin sur le bouton Imprimer pour générer le groupe de factures au format PDF et ensuite l'imprimer. Imprimer un groupe de factures sélectionnées : 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Dans la liste des factures, cochez celles que vous souhaitez imprimer. 3. Cliquez enfin sur le bouton Imprimer les factures sélectionnées (colonne À la création du bandeau jaune) (Image 1 -> 1). Le groupe de factures sélectionnées s'affiche au format PDF dans une nouvelle fenêtre. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 30 sur 53

31 Gestion des factures Retrouver une facture 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. La liste des factures s'affiche. 2. Cliquez sur le bouton Recherche de factures dans la partie Gestion des factures en haut de la page (Image 1 -> 2). Une fenêtre de recherche s'affiche. 3. Utilisez les différents champs pour spécifier les critères de recherche d'un groupe de factures, puis cliquez sur le bouton Lancez la recherche. La liste des factures respectant les critères de recherche s'affiche. 4. Si vous le souhaitez, vous pouvez élargir votre recherche en sélectionnant un critère complémentaire dans le menu déroulant Afficher. Votre recherche se met alors à jour (Image 1 -> 2). S'il n'y a aucun résultat, sélectionnez le dossier «Tous» dans la partie Gestion des factures pour visualiser également les éléments rangés dans des dossiers (par défaut, c'est le dossier «Non classé» qui est sélectionné). Accéder aux factures rangées dans un dossier 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Cliquez sur le nom de votre dossier dans le menu déroulant Dossier dans la partie Gestion des factures (Image 1 -> 2). La liste des factures rangées dans ce dossier s'affiche. Accéder aux factures rangées dans un dossier archivé 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Cocher la case Archives dans la partie Gestion des factures (Image 1 -> 2). 3. Cliquez sur le nom de votre dossier dans le menu déroulant Dossier dans la partie Gestion des factures (Image 1 -> 2). La liste des factures rangées dans ce dossier s'affiche. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 31 sur 53

32 Editer une lettre de relance 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Cliquez sur le menu déroulant Afficher dans la partie Gestion des factures. Sélectionnez Afficher les factures à relancer (Image 1 -> 2). 3. Cochez alors la ou les factures souhaitées puis cliquez sur Lettres de relance dans la partie Gestion des factures (Image 1 -> 2). Les lettres de relance s affichent au format PDF dans une nouvelle fenêtre. Perception Exporter les factures sous Excel 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche. 2. Cochez la ou les factures souhaitées. 3. Cliquez sur le bouton Export au format Excel dans la partie Perception (Image 1 -> 3). Créer un dépôt et le transmettre en perception 1. Cliquez sur le bouton Factures dans le bandeau de gauche, puis sur Liste des Paiements/Dépôts (Image 1 -> 3). 2. Utilisez le bouton Recherche de paiements pour filtrer si besoin les paiements en fonction du mode de paiement ou de la régie, puis cochez dans la liste ceux que vous souhaitez déposer. 3. Une fois vos paiements sélectionnés, cliquez sur le bouton Déposer les paiements sélectionnés. Un nouveau dépôt contenant les paiements sélectionnés est créé. 4. Dans la fenêtre Dépôt à la perception qui s'affiche, cochez les informations que vous souhaitez obtenir puis cliquez sur le bouton Valider. Votre fichier PDF s ouvre avec le récapitulatif des paiements. 5. Fermez ensuite l onglet ouvert afin de retourner sur l onglet Liste des Dépôts qui s est ouvert, ainsi que la fenêtre Dépôts à la perception. 6. Pour exporter votre dépôt vers votre logiciel de comptabilité ou pour l enregistrer sur votre ordinateur afin de le transmettre à votre trésorerie, cliquez sur le bouton situé sous la colonne Export Comptable (ORMC ou autres). Le fichier se télécharge. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 32 sur 53

33 Modifier un dépôt Ajouter un paiement dans un dépôt : 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche, puis sur Liste des dépôts. 2. Cliquez ensuite sur le numéro du dépôt souhaité pour accéder aux paiements déposés. 3. Cochez le paiement souhaité parmi la liste des paiements non déposés (en bas de la fenêtre), puis cliquez sur le bouton Modifier le dépôt. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 33 sur 53

34 Remarque : Vous pouvez également modifier le numéro et la date du dépôt. Supprimer un paiement d'un dépôt : 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche, puis sur Liste des dépôts. 2. Cliquez ensuite sur le numéro du dépôt souhaité pour accéder aux paiements déposés. 3. Décochez le paiement à supprimer dans la liste puis cliquez sur le bouton Modifier le dépôt. Ces opérations ne sont pas possibles pour des dépôts prélèvement. En cas de soucis ou d'erreur, contactez Annabelle ou Adeline pour qu'elles le suppriment et que vous puissiez ensuite le recréer correctement. Annuler un dépôt Merci de contacter 3D Ouest : ou Faire apparaître les éléments de paiement (prélèvement ou TIPI) sur les factures Après facturation, les informations bancaires des familles souhaitant être prélevées ou les références TIPI permettant de régler en ligne n'apparaissent pas automatiquement sur les factures. Vous devez pour cela faire le dépôt de ces factures (cf. Créer un dépôt). Une fois le dépôt créé : Prélèvement : cliquez sur bouton ORMC ou SEPA XML en bout de ligne du dépôt créé pour générer l'export comptable. => Les informations bancaires seront alors visibles sur vos factures. TIPI : cliquez sur le bouton ORMC en bout de ligne du dépôt créé pour générer l'export comptable. => Les références TIPI seront alors visibles sur vos factures. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 34 sur 53

35 Exporter les dépôts sous Excel 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche, puis sur Liste des dépôts. 2. Cochez le dépôt souhaité. 3. Cliquez sur le bouton Exporter les dépôts. Ranger les dépôts dans un dossier 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche, puis sur Liste des dépôts. 2. Dans la liste des dépôts, cochez ceux que vous souhaitez ranger dans un dossier, puis cliquez sur le bouton Déplacer vers un dossier. 3. Nommez votre dossier à la place de «Nouveau dossier», ou sélectionnez un dossier déjà existant dans le menu déroulant, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Remplir un formulaire de dépôts (commune en régie) 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche, puis sur Liste des dépôts. 2. Cliquez ensuite sur Formulaire de Dépôt. 3. Vous pouvez ensuite remplir les différents champs (Etat de versement n, désignation de la Régie, nom du Régisseur, nature du versement, puis remplir la partie «détail des fonds versés»). 4. Cliquez ensuite sur Imprimer. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 35 sur 53

36 Administration Réglages du système Configuration générale Dans la partie Général, vous avez la possibilité de modifier la date d échéance des factures et la date de relance. Vous pouvez également changer la période de recherche des anniversaires à venir, ainsi que la Zone scolaire (Zone A/B/C). Dans la partie Monnaie, vous pouvez régler l unité et le symbole des montants (par défaut, euros et ). Dans la partie Affichage, vous pouvez régler l affichage des grilles de relevés de présences/réservations ou choisir le nombre de factures à afficher par page dans l onglet Factures. Dans la partie Divers, vous pouvez renseigner/modifier les éléments apparaissant sur les documents tels que les factures ou les lettres de relance (ville, adresse, numéro, etc.) Pensez à cliquer sur Sauvegarder une fois les modifications effectuées. Périodes Créer une période de vacances ou de fermeture (ex : sortie scolaire) : 1. Cliquez sur Périodes puis sur + Nouvelle Période. 2. Renseignez un libellé ainsi qu une date de début et une date de fin, puis sélectionnez «Fermeture». 3. Cochez ensuite les repas et prestations concernés par la fermeture ainsi que les classes, puis cliquez sur le bouton Valider. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 36 sur 53

37 Créer une ouverture exceptionnelle (ex : un mercredi exceptionnellement travaillé) : Suivez la même procédure que la création d'une période de fermeture, sauf que cette fois-ci, c est «Ouverture Exceptionnelle» que vous devez sélectionner. Utilisateurs Vous avez la possibilité de créer plusieurs utilisateurs en leur attribuant des droits différents. 1. Cliquez sur Utilisateurs dans la partie Réglages du système. 2. Cliquez sur le bouton + Nouvel utilisateur. 3. Dans cette nouvelle fenêtre, saisissez l'identifiant et le mot de passe associé au nouvel utilisateur, puis sélectionnez les droits correspondants : o Consultation limitée (familles) : l'utilisateur consulte les données des familles. o Consultation limitée (relevés) : l'utilisateur consulte les réservations et présences. o Gestion des relevés et consultation famille : l'utilisateur enregistre les réservations et présences des enfants mais il ne peut que consulter les données des familles. o Gestion des relevés : l'utilisateur n'a accès qu'à la gestion des réservations et présences. o Consultation : consultation libre sur l'ensemble du logiciel et possibilité de sortir des documents (XLS ou PDF). o Gestion : l'utilisateur a accès à l'ensemble du logiciel, excepté la partie administration, il peut gérer la o facturation ainsi que les paiements associés. Administration : l'utilisateur a accès à l'ensemble des fonctionnalités du logiciel et notamment la partie administration pour pouvoir effectuer le paramétrage. 4. Cochez dans le tableau les cases correspondant aux classes et prestations pour lesquelles l'utilisateur aura les droits, puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider la création de l'utilisateur. Dossiers Renommer un dossier (facture ou dépôt) : 1. Cliquez sur Dossiers puis sur le nom du dossier à renommer. Une fenêtre s'affiche par-dessus la liste. 2. Saisissez le nouveau nom du dossier, puis cliquez sur le bouton Modifier. Archiver un dossier (facture ou dépôt) : 1. Cliquez sur Dossiers puis sur le nom du dossier à archiver. Une fenêtre s'affiche par-dessus la liste. 2. Cliquez sur l icône. Un message de confirmation s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton OK pour valider l'archivage du dossier. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 37 sur 53

38 Repas et services Créer un repas/une prestation/un tarif Vous avez la possibilité de créer un repas/une prestation et le tarif associé. Créer un repas/une prestation : 1. Cliquez sur Repas proposés ou Prestations proposées (selon le type d'élément à créer) dans la partie Repas et services. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau repas ou Nouvelle prestation en haut de la page. 3. Remplissez les différents champs comme suit : o Libellé : indiquez le nom de votre prestation (ex : Garderie) o o o o o o o Code Repas (ou Code prestations) : indiquer l'abréviation du nom de votre prestation (ex : Gard) Catégorie : sélectionnez dans le menu déroulant «Tous repas» s il s agit d un repas, «Toutes prestations» s il s agit d une prestation ou encore «Nouvelle» et indiquez le nom de cette nouvelle catégorie (ex : Activité périscolaire) Etablissement : cochez les établissements concernés par ce repas ou cette prestation. Type de pointage : indiquez votre pointage habituel (Si vous possédez un pointage douchette/tablette, contactez 3D ouest). Jour de la semaine : cochez les jours concernés par ce repas ou cette prestation. Planning annuel : sélectionnez «oui» si vous souhaitez pouvoir renseigner des semaines types dans la fiche famille. Autrement, sélectionnez «non». Affichage sur l accueil : sélectionnez «oui» si vous souhaitez voir apparaître le récapitulatif des réservations de ce repas (ou de cette prestation) sur la page d Accueil (1er bouton dans le bandeau de gauche). Autrement, sélectionnez «non». o Obligation de réservation : sélectionnez «oui» si vous souhaitez pouvoir générer un relevé de présences uniquement s il y a eu des réservations faites en amont. Autrement, sélectionnez «non». o Report des réservations : sélectionnez «oui» si vous souhaitez que vos réservations se reportent sur votre relevé de présences. Autrement, sélectionnez «non». o Facturation : sélectionnez votre mode de facturation habituelle (Pour tout souhait de changement de mode de facturation, contacter 3D Ouest). o Régie : sélectionnez la régie associée à ce repas ou cette prestation. o Couleur : sélectionner une couleur pour permettre un meilleur repérage de votre prestation (ou votre repas) dans le tableau listant l ensemble de vos repas ou prestations. 4. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour créer le repas/la prestation. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 38 sur 53

39 Merci de bien vouloir contacter 3D Ouest une fois votre prestation ou votre repas créés, afin que nous puissions procéder à une vérification de votre démarche. Associer un tarif à un repas/une prestation : 1. Une fois la prestation (ou le repas) créé(e), la fenêtre de gestion des tarifs s'affiche (accessible sinon via Administration > Tarifs). 2. Si le tarif existe déjà, cliquez sur le libellé du tarif existant et cochez la prestation souhaitée que vous venez de créer. 3. Sinon, cliquez sur le bouton Nouveau tarif en au haut de la page. 4. Remplissez les différents champs comme suit : o Libellé : indiquez le nom du tarif (ex : Garderie matin) o o Cochez la ou les prestations liées à ce tarif (ou repas) Indiquez le montant TTC => Si vous fonctionnez avec les quotients familiaux, indiquez dans le montant TTC le tarif de la tranche la plus élevée, puis cliquez sur «Tranches de QF». Remplissez alors le montant TTC de chaque tranche, puis cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer et fermer la fenêtre des QF. o Indiquez ensuite le type de tarif: => «Tarif unitaire» s'il s'agit d'un tarif applicable à chaque fois qu'une réservation/présence est cochée => «Forfait» s'il s'agit d'un tarif applicable sur une durée déterminée : jour, mois, année, cycle (Pour le paramétrage des cycles, contactez 3D Ouest) => «Ticket» s'il s'agit d'un tarif applicable à des reçus de paiement (sans facturation) o Période d'application : indiquez «Illimité» 5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour valider le tarif. Merci de bien vouloir contacter 3D Ouest une fois votre tarif créé, afin que nous puissions procéder à une vérification de votre démarche. Ajouter des droits aux utilisateurs concernés : 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche. 2. Sur la page d'administration, cliquez sur Utilisateurs dans la partie Réglages du système. 3. Cliquez ensuite sur le nom de l'utilisateur concerné, puis cochez la ou les prestations (ou repas) que vous venez de créer dans le tableau de gestion. 4. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer en bas de page pour valider les droits d'accès. Intégrer le nouveau repas/la nouvelle prestation dans les périodes de fermeture : 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche. 2. Sur la page d'administration, cliquez sur Périodes dans la partie Réglages du système. 3. Cliquez ensuite sur le libellé de la période concernée par la fermeture/ouverture exceptionnelle de votre nouvelle prestation (ou repas). 4. Cliquez sur l'icône et cochez la prestation (ou repas) nouvellement créé(e). 5. Cliquez enfin sur le bouton Modifier en bas de page pour mettre à jour la période. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 39 sur 53

40 Contacter 3D Ouest : 1. Contactez-nous si vous souhaitez que nous procédions à une inscription en masse des enfants au nouveau repas ou à la nouvelle prestation créé(e). 2. Si vous possédez le module portail parents : o Contactez-nous si vous souhaitez que nous masquions le repas/la prestation créé(e) sur le portail parents, au niveau des Réservations. o Contactez-nous si vous souhaitez que nous modifiions la date de blocage des réservations pour ce repas/cette prestation sur le portail (si la date de blocage est différente des autres prestations, un devis vous sera proposé). Modifier un repas/une prestation/un tarif Modifier un repas/une prestation : 1. Cliquez sur Repas proposés ou Prestations proposées (selon le type d'élément à modifier) dans la partie Repas et services. 2. Pour modifier un repas/une prestation existante, cliquez sur le libellé du repas/de la prestation. 3. Vous avez alors la possibilité de modifier le repas/la prestation (exemple : ajout d un jour complémentaire, affichage sur l accueil, ajout d un établissement). En revanche, vous ne devez pas modifier le mode de facturation ou le type de pointage. 4. Cliquez ensuite sur Enregistrer. 5. Pour toute modification effectuée, merci de bien vouloir nous contacter afin que nous puissions vérifier cette dernière. Modifier un tarif : 1. Cliquez sur Tarifs dans la partie Repas et services. 2. Pour modifier un tarif existant, cliquez sur le libellé du tarif à modifier : Attention, vous devez avoir effectué la facturation relative à l ancien tarif avant de le modifier! Une fois le tarif modifié, les prochaines factures créées se baseront sur ce nouveau tarif. 3. Indiquez alors le nouveau tarif dans le champ Montant TTC où l ancien était indiqué. 4. Si les tarifs dépendent des quotients familiaux, indiquez le tarif le plus élevé dans le champ montant TTC, puis cliquez ensuite sur Tranches de QF et remplacez les nouveaux montants tarifaires au niveau de chaque tranche. 5. Cliquez ensuite sur Modifier. 6. Pour toute modification effectuée, merci de bien vouloir nous contacter afin que nous puissions vérifier cette dernière. Si vous avez un montant minimum de facturation, pensez à décocher la case «Blocage moins de X» lors de la création du dernier groupe de factures. Toutes les factures seront ainsi créées peu importe le montant avant que vous ne changiez vos tarifs. Ordre des Prestations Vous avez la possibilité de modifier l ordre d affichage des prestations situées dans les fiches famille et le portail parents. Pour cela, cliquez sur la prestation à décaler et faites la glisser en maintenant votre curseur sur la prestation jusqu à l endroit souhaité. Vous pouvez également la décaler en cliquant sur les flèches vertes pour la faire monter ou descendre. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 40 sur 53

41 Module Parents Accès au module Ce bouton vous permet d accéder directement au portail parents et de vous connecter sur le portail d une famille (vous devez avoir en votre possession l identifiant et le mot de passe de la famille pour vous connecter). Paramétrage Dans la partie Configuration : Vous retrouvez l adresse du portail parents et vous pouvez cliquer sur celle-ci pour y accéder. Vous avez aussi la possibilité de modifier l adresse mail du formulaire de contact et du mailing ou d en ajouter en cliquant sur le +. Vous pouvez également choisir les champs du portail parents qui seront visibles ou modifiables par les familles. Pour cela, cliquez sur «oui» au niveau de la phrase Possibilité pour une famille de modifier ses données ou encore sur Voir les champs modifiables si le «oui» est déjà sélectionné. Un tableau s ouvre alors afin que vous puissiez indiquer votre choix. Certains champs ne sont pas modifiables par mesure de sécurité pour l intégrité des données de votre logiciel. Cliquez ensuite sur Modifier afin que les modifications apportées soient prises en compte. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 41 sur 53

42 Vous avez la possibilité de masquer l onglet Réservations du portail parents afin que les familles n aient plus accès aux réservations sur leur portail parents. Pour cela, sélectionnez «non» à Possibilité pour une famille de modifier ses réservations. Vous avez la possibilité de masquer l onglet Présences du portail parent afin que les familles ne puissent plus visualiser les présences effectives enregistrées par votre commune. Pour cela, sélectionnez «non» à Possibilité pour une famille de visualiser ses présences. Dans la partie Personnalisation/Les Documents: Vous pouvez faire le choix de donner/retirer l accès aux familles à leur fiche de renseignement : Possibilité pour une famille de visualiser une fiche de renseignement par enfant. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 42 sur 53

43 Vous pouvez également faire ce choix pour la fiche sanitaire CERFA : Possibilité pour une famille de visualiser une fiche sanitaire CERFA par enfant. Vous avez la possibilité de donner l accès aux familles à leur attestation fiscale sur leur portail parents. Pour cela, sélectionnez «oui» à Possibilité pour une famille de sortir son attestation fiscale de l'année x, puis choisissez les prestations devant apparaître dans l attestation et cliquez sur Modifier. Vous avez la possibilité d importer un document de votre ordinateur vers le logiciel. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton + Nouveau document dans le tableau des documents. 2. Renseignez un titre, choisissez de rendre visible ou non le document sur le portail parents, puis attachez votre fichier. 3. Cliquez enfin sur le bouton Ajouter pour enregistrer le fichier dans le logiciel. Si vous avez choisi de rendre le document visible sur le portail parents, celui-ci sera visible sur l ensemble des portails parents (il peut s agir du menu de la Cantine par exemple). Dans la partie Personnalisation/Les Messages: Vous pouvez modifier la page d accueil du portail parents. Pour cela, utilisez l'éditeur de texte pour rédiger votre message d'accueil dans le cadre situé sous la phrase Message inséré sur la page d'accueil du module parents. Pour les portails parents bloqués, vous pouvez également rentrer un message d accueil adapté. Pour cela, utilisez l'éditeur de texte pour rédiger votre message d'accueil dans le cadre situé sous la phrase Message affiché en cas de compte inactif. Une fois l ensemble des modifications apportées dans la partie Paramétrage, pensez-bien à cliquer sur le bouton Sauvegarder en bas de page. Questionnaires Afin de vous accompagner dans la création de votre questionnaire, référez-vous à l aide présente sur le lien suivant : Pendant les inscriptions, vous pouvez à tout moment visualiser les réponses des parents en cliquant sur l icône XLS. Un fichier Excel s ouvre avec le récapitulatif des réponses en cours : Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 43 sur 53

44 Une fois les inscriptions closes (date de fermeture du questionnaire dépassée), vous devez transformer les réponses en réservations en cliquant sur l icône. Un tableau s ouvre alors et vous donne la possibilité de modifier si besoin les réponses indiquées par les familles. Une fois les modifications éventuelles effectuées, cliquez sur Transformer en réservations : Une fois les réponses transformées en réservation, il est indiqué Transformations en réservations déjà effectuées. Pour les consulter, vous pouvez vous rendre dans l onglet Réservations et imprimer une liste par date sur les prestations concernées par votre questionnaire. Gestion de régies Régies : La liste de vos régies est indiquée ici. Pour tout ajout ou modification de régies, merci de contacter 3D Ouest. Liste des paiements/liste des dépôts : Vous avez la possibilité d accéder à la liste des paiements ou encore à la liste des dépôts en cliquant sur ces liens. Inscriptions Les classes Vous avez la possibilité d ajouter/modifier/supprimer une classe. Ajouter une classe : 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche. 2. Sur la page d'administration, cliquez sur Établissements et classes dans la partie Inscriptions. La liste des classes et établissements s'affiche. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle classe. Une nouvelle fenêtre en surimpression apparaît. 4. Saisissez le nom de la classe puis rattachez-là à un établissement. 5. Si vous gérez les niveaux, cochez les niveaux correspondant à la classe puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter la nouvelle classe. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 44 sur 53

45 Modifier une classe : 1. Sur la page listant les classes et établissements, cliquez sur le nom de la classe à modifier. 2. Modifiez le nom de la classe et/ou l'établissement auquel elle est rattachée, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications. Si vous souhaitez modifier les niveaux d'une classe, n'oubliez pas d'effectuer également les changements de classe pour les enfants concernés. Supprimer une classe : 1. Sur la page listant les classes et établissements, cliquez sur le nom de la classe à supprimer. 2. Cliquez ensuite sur le bouton situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre en surimpression qui s'affiche. Un message de confirmation apparaît. 3. Cliquez sur OK pour valider la suppression de la classe. Les établissements Vous avez la possibilité d ajouter/modifier/supprimer un établissement. Ajouter un établissement : 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche. 2. Sur la page d'administration, cliquez sur Établissements et classes dans la partie Inscriptions. La liste des classes et établissements s'affiche. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvel établissement. Une nouvelle fenêtre en surimpression apparaît. 4. Renseignez les différents champs (seul le nom est obligatoire), puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter le nouvel établissement. Modifier un établissement : 1. Sur la page listant les classes et établissements, cliquez sur le nom de l'établissement à modifier. 2. Modifiez les éléments souhaités, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications. Supprimer un établissement : 1. Sur la page listant les classes et établissements, cliquez sur le nom de l'établissement à supprimer. 2. Cliquez ensuite sur le bouton situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre en surimpression qui s'affiche. Un message de confirmation apparaît. 3. Cliquez sur OK pour valider la suppression de l'établissement. Avant de supprimer un établissement, veillez à réattribuer toutes ses classes à un autre établissement. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 45 sur 53

46 Changement de classes Avant de procéder aux changements de classes, assurez-vous d avoir facturé l ensemble des familles. Vérifiez (et créez le cas échéant) la future organisation des classes dans Établissement et classes (cf. procédure cidessus). Pensez à effectuer le changement de classe à partir de la plus grande classe (les CM2 quittent l'école). Vous pourrez traiter les cas individuels de non-changement de classe à la prochaine étape. Les familles dont TOUS les enfants seront archivés seront automatiquement archivées. Une vidéo vous montrant toutes les étapes d'un changement de classe est à votre disposition sur le lien suivant : Aperçu des cycles Vous avez la possibilité de visualiser vos cycles. Pour ajouter de nouveaux cycles, merci de contacter 3D Ouest. Module Mailing Paramétrage des Mails Vous avez la possibilité de créer des modèles de mails constituant le corps de votre mailing. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche. 2. Sur la page d'administration, cliquez sur Paramétrage des mails dans la partie Module Mailing. Une liste de modèles déjà prêts et modifiables s'affiche. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau modèle. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, renseignez un titre, choisissez le type de recherche associé ainsi que l'objet du mail par défaut, puis saisissez le corps du message en utilisant l'éditeur de texte. 5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour créer le nouveau modèle de mailing. Remarque : une liste de variables est disponible sur la droite et vous permet d'intégrer des informations qui se compléteront automatiquement en fonction des données de la famille, de l'enfant ou de la facture. Vous avez la possibilité de modifier un modèle de mail créé par nos services (exemple : mail attestation, mail facture, mail login). Pour cela, cliquez sur le libellé du modèle et effectuez les modifications souhaitées. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Faire un mailing Avant d envoyer votre mail, vous avez la possibilité de filtrer les familles concernées par votre mail en fonction de différents critères. 1. Cliquez sur le bouton Mailing dans le bandeau de gauche ou sur le bouton Administration dans le bandeau de gauche, puis sur Faire un Mailing dans la partie Module Mailing. 2. Sélectionnez le type de recherche (le type de recherche doit être identique au type de recherche indiqué lors de la création de votre modèle de mail), puis utilisez si besoin les différents filtres à disposition pour obtenir des résultats plus précis. 3. Cliquez sur le bouton Rechercher pour obtenir la liste des familles correspondant à vos critères de recherche. 4. Dans le deuxième cadre, sélectionnez le modèle de mail préconfiguré, puis saisissez l'objet du mail. 5. Ajoutez éventuellement une pièce jointe (document PDF provenant de votre ordinateur). Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 46 sur 53

47 6. Plusieurs documents provenant du logiciel (et complétés automatiquement avec les informations des familles) peuvent également être envoyés en pièce jointe dans un mailing (via la partie Ou ajouter en pièce jointe), mais la liste de ces documents dépend du type de recherche sélectionné avant envoi : Famille Enfant Facture Reçu (si applicable) Attestation fiscale Fiche de l'enfant Facture de la famille Reçu de paiement Mandat SEPA (si applicable) Fiche sanitaire Lettre de relance 7. Vérifiez que la liste des familles obtenue suite à la recherche soit correcte (décochez si besoin les familles qui ne seraient pas concernées), puis cliquez sur le bouton Envoyer le mailing. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 47 sur 53

48 Statistiques Enfant/Famille Vous avez la possibilité de rechercher des données statistiques concernant les enfants ou les familles. 1. Pour cela, rendez-vous dans l onglet Enfant/famille. 2. Choisissez le type d affichage souhaité, la catégorie de statistique recherchée, puis sélectionnez ensuite une option sous «Par» en fonction de votre catégorie. 3. Vous avez ensuite la possibilité de filtrer vos choix en cliquant sur les menus déroulants Toutes ou Tous. 4. Choisissez ensuite la présentation des résultats en affichant ou en masquant les lignes/colonnes vides. 5. Cliquez ensuite sur Rechercher. Vous avez la possibilité d enregistrer votre recherche en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Indiquez alors le titre de votre recherche, puis cliquez de nouveau sur Sauvegarder. Pour retrouver votre recherche, rendez-vous dans le menu déroulant Statistique par défaut situé en haut à gauche. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 48 sur 53

49 Prestation/Repas Vous avez la possibilité de rechercher des données statistiques concernant les prestations et les repas. 1. Pour cela, rendez-vous dans l onglet Prestation/Repas. 2. Choisissez le type d affichage souhaité, la catégorie de statistique recherchée, puis sélectionnez ensuite une option sous «Par» en fonction de votre catégorie. Pour la catégorie Unité de prestation : Pour les prestations temporelles, le résultat correspond au nombre d'heures (ou de demi-heures, si l'unité est la demiheure) de présences de l'enfant. Pour les prestations unitaires, le résultat correspond au nombre de présences. La moyenne des unités de prestation correspond à une moyenne temporelle sur le nombre de jours où il y a eu au moins un enfant présent à la prestation. Pour la catégorie Nombre de présences/absences/réservations : La moyenne des présences correspond à une moyenne temporelle sur le nombre de jours où il y a eu au moins un enfant présent à la prestation. Les prestations archivées sont prises en compte dans le décompte des abonnements. Pour la catégorie Nombre de présences par horaire : Cette catégorie ne concerne que les prestations temporelles. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 49 sur 53

50 La moyenne des présences correspond à une moyenne temporelle sur le nombre de jours où il y a eu au moins un enfant présent à la prestation. Pour la catégorie Nombre d unités journalières par prestation : Cette catégorie va vous permettre d avoir la répartition par jour de la semaine (le lundi, le mardi...) en nombre d unités (heure, 1/2h...) si vos prestations sont temporelles. Pour les prestations temporelles, le résultat correspond au nombre d'heures (ou de demi-heures, si l'unité est la demiheure) de présences de l'enfant. Pour les prestations unitaires, le résultat correspond au nombre de présences. La moyenne des unités de prestation correspond à une moyenne temporelle sur le nombre de jours où il y a eu au moins un enfant présent à la prestation. Pour la catégorie Nombre de présences par prestation : Cette catégorie va vous permettre d avoir la répartition par jour de la semaine (le lundi, le mardi...) en nombre de présence (1 par présence). La moyenne des présences correspond à une moyenne temporelle sur le nombre de jours où il y a eu au moins un enfant présent à la prestation. 1. Vous avez ensuite la possibilité de filtrer vos choix en cliquant sur les menus déroulants Toutes ou Tous. 2. Choisissez ensuite la présentation des résultats en affichant ou en masquant les lignes/colonnes vides. 3. Cliquez ensuite sur Rechercher. Vous avez la possibilité d enregistrer votre recherche en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Indiquez alors le titre de votre recherche, puis cliquez de nouveau sur Sauvegarder. Pour retrouver votre recherche, rendez vous dans le menu déroulant Statistique par défaut situé en haut à gauche. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 50 sur 53

51 Recette Vous avez la possibilité de rechercher des données statistiques concernant les recettes. 1. Pour cela, rendez-vous dans l onglet Recette. 2. Choisissez le type d affichage souhaité, la catégorie de statistique recherchée, puis sélectionnez ensuite une option sous «Par» en fonction de votre catégorie. Pour la catégorie Recette : Attention les reçus ne sont pas considérés comme des factures mais sont inclus dans les recettes. Les recettes sont calculées sur tous les montants perçus y compris les paiements par internet. Dans le cas d'une facture partiellement payée, seul le montant payé est considéré comme recette. Pour la catégorie Facture : Par défaut, le montant des factures est calculé sur l'ensemble des factures (annulées, validées, payées, relancées). Si vous souhaitez voir seulement les factures actives, sélectionnez les cases du filtre état. Le filtre date permet de choisir la date d'émission de la facture. Le montant indiqué ne tient pas compte des réductions. Pour la catégorie Majoration/Réduction : Le filtre date permet de choisir la date d'émission de la facture et non la date d'ajout de la Réduction/Majoration. 1. Vous avez ensuite la possibilité de filtrer vos choix en cliquant sur les menus déroulants Toutes ou Tous. 2. Choisissez ensuite la présentation des résultats en affichant ou en masquant les lignes/colonnes vides. 3. Cliquez ensuite sur Rechercher. Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 51 sur 53

52 Vous avez la possibilité d enregistrer votre recherche en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Indiquez alors le titre de votre recherche, puis cliquez de nouveau sur Sauvegarder. Pour retrouver votre recherche, rendez vous dans le menu déroulant Statistique par défaut situé en haut à gauche. CAF Vous avez la possibilité de rechercher des données statistiques concernant la CAF. 1. Pour cela, rendez-vous dans l onglet CAF. 2. Choisissez la période recherchée. 3. Choisissez le calcul souhaité : en fonction des présences ou des réservations. 4. Vous avez ensuite la possibilité de filtrer vos choix en cliquant sur les menus déroulants Tous pour obtenir vos statistiques en fonction d un établissement ou d une commune de résidence. 5. Cliquez ensuite sur Rechercher. Anciennes statistiques Vous avez la possibilité de rechercher des données statistiques concernant la facturation, les familles et les prestations/repas en passant par les Anciennes statistiques (statistiques créées avant l apparition des onglets Enfant/Famille, Prestation/Repas, Recette et CAF). Manuel Utilisateur Logiciel Enfance Page 52 sur 53

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