Elaborer une demande de financement à un organisme public ou privé

Transcription

1 Lot 3 : Ressources humaines et financières Elaborer une demande de financement à un organisme public ou privé Ville de Paris Carrefour des Associations Parisiennes PROJETS-19 projets19@projets19.org

2 Présentation et enjeux Organisation matérielle : 3 heures avec une pause de 10 minutes au milieu de l atelier Méthode pédagogique : Exposés Échanges et analyse des situations et pratiques des participants Questions/réponses sur les aspects pratiques et fiscaux Remise de documents d'informations et cas pratiques Objectifs de la formation : Savoir constituer un dossier de candidature de qualité ; Identifier les bonnes et mauvaises pratiques en termes de rédaction de dossier ; Gérer les relations partenariales après le dépôt du dossier. Tour de table des participants : rôle et fonction dans l association niveau de connaissance sur le sujet attentes par rapport à l atelier

3 Plan Rédiger sa demande de financement Le dossier COSA Cas pratique public / privé Conseils de rédactions publics / privés Documentations Quelques sites de financeurs

4 Rédiger sa demande de financement Ne pas commencer à rédiger une demande de financement avant d avoir réalisé : les recherches, les réflexions, la planification le chiffrage en moyens humains, matériels et financiers.

5 Rédiger sa demande de financement La demande de financement constitue la base de votre relation avec le financeur / donateur. Rappelez vous que le financeur / donateur ne vous connait pas. Il se fera une opinion de vous et votre projet sur la base de votre document.

6 Rédiger sa demande de financement Vous rédigez votre demande de financement pour persuader quelqu un de donner de l argent à votre association ou à votre projet. L objectif principal de votre demande est de persuader et non de décrire. Oui, il est vrai que vous devez décrire le projet proposé, alors faites le de manière à convaincre le financeur de vous donner de l argent.

7 Rédiger sa demande de financement De l idée au projet les prémices de l action Définir un projet et Elaborer un budget Étude du contexte / de l environnement Identification des problèmes de leurs causes de solutions l ancrage local du projet Choix de la stratégie et des partenaires - sélection d objectifs et d actions pour traiter les problèmes - le partenariat Planification des ressources - moyens matériels, humains, financiers - Définition des modalités de mise en œuvre - équipe projet, activités, calendrier Procédures de gestion, suivi et évaluation Sources de financement : autofinancement bénévolat subventions le suivi et l évaluation la pérennisation de l action

8 Rédiger sa demande de financement Etude de contexte L'étude de contexte intervient en amont d'un projet. En analysant les enjeux territoriaux et le jeu des acteurs sociopolitiques, elle offre un éclairage complémentaire aux études de faisabilité techniques et environnementales. Les leviers et les freins identifiés lors de l'étude de contexte permettent de définir une stratégie de concertation, des éléments de langage et un plan de communication adaptés aux attentes des différents acteurs du territoire concerné. Ces derniers sont appelés à devenir les futures «parties-prenantes» du projet.

9 Rédiger sa demande de financement Etude socio-économique L'étude socio-économique poursuit deux objectifs : caractériser le territoire où s'inscrit le projet et identifier ses effets potentiels. exemple : en matière d'emploi et de développement économique. Elle permet de «dimensionner» le projet en fonction des besoins et enjeux des territoires concernés. Dans le cadre de la concertation (ou du débat public), elle vient nourrir la réflexion commune des participants et du porteur de projet.

10 Rédiger sa demande de financement Définition du projet Ciblage des financeurs Leurs orientations et priorité & prise de contacts Etude du contexte - diagnostic terrain Rédaction du dossier adapté aux exigences du financeur sollicité Dépôt du dossier Suivi de la demande jusqu à la réponse du financeur Suivi de la demande après la réponse du financeur!! Souvent, les associations réduisent leur action au dépôt du dossier et réduisent ainsi leurs chances d obtenir des aides!!

11 Le dossier COSA (En référence à la Commission pour les Simplifications Administratives) Le dossier COSA est un dossier unique de demande de subvention institué en 2002 dans un souci de simplification des relations ente l Etat et les associations. C est un formulaire simplifié destiné à toutes les associations désireuses d obtenir une subvention de la part d une autorité administrative (État ou établissements publics). Il permet une harmonisation des modalités de traitement du dossier, et nécessite moins de pièces justificatives à fournir pour les demandeurs. Ce dossier concerne le financement d actions spécifiques.

12 Le dossier COSA Le dossier COSA est composé de cinq fiches : Fiche n 1 : Présentation de votre association Cette fiche est destinée à faciliter les relations avec l administration. Vous présenterez les éléments d identification de votre association, vos activités habituelles ainsi que des renseignements relatifs à vos ressources humaines. Si votre dossier est une demande de renouvellement d une subvention, et que le service possède déjà un dossier permanent concernant votre association, ne remplissez que les rubriques concernant des éléments qui auraient été modifiés depuis la demande précédente

13 Le dossier COSA Fiche n 2 : Modèle de budget prévisionnel Dans cette fiche figure un budget prévisionnel établi en respectant la nomenclature du plan comptable associatif. Si vous disposez déjà d un budget établi sous cette forme, il vous suffit de le transmettre sans remplir cette fiche.

14 Le dossier COSA Fiche n 3 : Description de l action Cette fiche est une description de l action (ou des actions) projetée(s) pour laquelle (ou lesquelles) vous demandez une subvention. Vous ne remplissez cette fiche que si votre demande de financement correspond à une (ou des) action(s) spécifique(s) que vous projetez de mettre en place. Cette fiche est très importante tant pour l administration dont vous demandez l aide que pour la réussite même de l action que vous projetez, puisqu elle doit vous permettre de souligner sa cohérence. Vous n avez pas à compléter cette fiche si votre demande concerne le fonctionnement général de l association.

15 Le dossier COSA Fiche n 4 : Attestation sur l honneur Cette fiche permet au représentant légal de l association, ou à son mandataire de signer la demande de subvention et d en préciser le montant. Votre demande ne pourra être prise en compte que si cette fiche est complétée et signée.

16 Le dossier COSA Fiche n 5 : Pièces à joindre à votre dossier Cette fiche permet au représentant légal de l association, ou à son mandataire de signer la demande de subvention et d en préciser le montant. Votre demande ne pourra être prise en compte que si cette fiche est complétée et signée.

17 Cas pratique COSA Le dossier COSA

18 Conseils de rédaction publics / privés A faire Planifiez à l avance la rédaction Impliquez les autres dans la révision de la demande Faites preuve de passion Soyez humain plutôt qu académique Ne vous laissez pas envahir par les émotions Soyez concis et clair dans vos propos A ne pas faire Une proposition peut servir de modèle à toutes les autres Augmenter votre budget en y insérant des éléments inappropriés Dissimuler des informations Ce qui est évident pour moi l est pour tout le monde Utiliser un jargon technique Surcharger la rédaction

19 Conseils de rédaction publics / privés Conseil de rédaction Rédiger avec simplicité Eviter tout jargon Utilisez la voix active Vérifiez les erreurs d orthographe et de grammaire Révisez et réécrivez si nécessaire N exagérez pas Rédigez en vous adressant à un lecteur non-technique Conseil de présentation Utilisez des titres avec la même police et taille Idem pour tous les sous-titres avec une police et une taille différente Utilisez des espaces et des marges importantes Ne surchargez pas le texte Utilisez une police qui soit facile à lire

20 Après le dépôt du dossier Suivre le dossier Savoir quand on l a envoyé et surtout à qui! Ne pas hésiter à faire un tableau récapitulatif de(s) financeur(s) sollicité(s). S assurer que le dossier est bien parvenu au financeur. Si possible avoir le nom de la personne qui suit le dossier. En cas de demande d informations complémentaires relatives au dossier, réagir rapidement. Appeler régulièrement pour savoir où en est l instruction du dossier...sans harceler le financeur en lui communicant sans cesse des compléments d informations ou des demandes d informations intempestives!

21 Après le dépôt du dossier Mécénat : établir une convention de préférence La définition des co-contractants L objet de la convention Les obligations du mécène Les obligations du bénéficiaire L exclusivité du co-partenariat La durée de la convention Les cas de résiliation, les cas de litige Parrainage/sponsoring : signer un contrat impérativement Détails des prestations à fournir par l association Contrepartie financière ou autre exigée du parrain Aspects financiers (quels montants, à quelles échéances, ) Clauses de rupture en cas de litige

22 Documentations Guide association & financements ncement_2012.pdf Guide mécène & associations Guide association & fonds propres ropres_2eme_version_web.pdf Quelles solutions pour quels besoins de financement?

23 Documentations Financement privées Financements semi-publics & para-publics

24 Quelques sites de financeurs Financements publics

25 Le dossier COSA Les pièces administratives à fournir En cas de première demande Pour toute demande Points de vigilance Page de garde Présentation de l association (p4-5) Distinction entre le budget de l association et de l action Description de l action La méthodologie budgétaire Le compte rendu d action Les annexes

26 Conclusion Points de vigilance Pièces administratives OBLIGATOIRES Rédaction du dossier => claire et synthétique Cohérence budgétaire Après le dépôt Rechercher des financements complémentaires Organiser la restitution Quelques conseils Faire attention aux délais! Effectuer un travail de veille : Etre attentif aux nouveautés, aux évolutions, aux changements, aux nouveaux appels à projet, aux nouveaux dispositifs. Utiliser les lieux relais. Garder une trace de la démarche de demande de financement.