P-105 Procédure AAB France P ROCEDURE AAB FRANCE. Rédigé par A. BEAU 15/12/2015. Approuvé par E. SAILLARD 18/12/2015

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1 Page 1 sur 11 P R O C E D U R E P ROCEDURE AAB FRANCE Rédigé par A. BEAU 15/12/2015 Vérifié par D. THIAULT 17/12/2015 Approuvé par E. SAILLARD 18/12/2015 Diffusé à Membres QUALIFAS COFRAC GIFAS Auditeurs Diffusé le

2 Page 2 sur 11 R E C A P I T U L A T I F D E S E V O L U T I O N S D U D O C U M E N T NUMERO D EDITION NATURE DE L EVOLUTION DATE DE VALIDITE DE L EDITION 00 Projet Original Réponse OFI N 3/N 7 Audit EAQG/OMPT (26 oct 2011) + Mise en conformité selon la Vérification périodique de la matrice documentaire Réponse action corrective (NCR1) audit CBMC 2012 ( ) Réponse action corrective (NCR1) audit CBMC 2015 Réponse action corrective (NCR audit AAB 3/12/2015)

3 Page 3 sur 11 S O M M A I R E 1 OBJECTIFS REFERENCES ET GLOSSAIRE DEFINITIONS GENERALITES CONSTITUTION ET ORGANISATION AAB PROCEDURE DE QUALIFICATION Application Processus d évaluation Présentation des dossiers au AAB Ratification des dossiers examinés en procédure simplifiée Processus de décision Notification des décisions AAB Reconnaissance multi Secteurs PROCEDURE DE RE-QUALIFICATION Périodicité Application Evaluation, décision et notification aux auditeurs Qualification et re-qualification diagramme SUSPENSION ET RETRAIT ENREGISTREMENTS APPEL PLAINTES CONFIDENTIALITE ET IMPARTIALITE FRAIS ECLUSION DE RESPONSABILITE... 11

4 Page 4 sur 11 T E T E 1 OBJECTIFS L objectif de ce document est de décrire le fonctionnement du AAB français, visant à la qualification des auditeurs de système qualité du schéma de certification aéronautique spatial et défense français -Aerospace Experience Auditors (AEA) and Aerospace Auditors (AA)- ainsi que celle des Assesseurs ICOP France. 2 REFERENCES ET GLOSSAIRE Séries EN9104 ISO : Conformity assessment General requirements for bodies operating certification of persons Procedure 503 EAQG OMPT Auditor Authentication Body (AAB) IAQG & EAQG RESOLUTION LOG. RESOLUTION LOG Qualifas (Qualifas L-008) P-100: Management Other Party (ICOP) P-101 : Fonctionnement du CBMC français Acronymes : utilisant les versions anglaises (Qualifas L-001) 3 DEFINITIONS Les définitions incluses dans ISO9000, ISO 17000, ISO et les séries EN9104 sont applicables à ce document. 4 GENERALITES La compétence des auditeurs AQMS est le fruit d une combinaison de formation auditeur AQMS, de formation spécifique aéronautique, d expérience aéronautique et d expérience d audit. Les candidats à la qualification auditeurs AEA ou AA doivent répondre aux exigences développées dans le standard EN et RESOLUTION LOG applicables. L évaluation, l authentification initiale ou de renouvellement des auditeurs AQMS sont réalisés par le AAB français. Le AAB est mis en place et approuvé par le CBMC français dans le cadre du mandat GIFAS-Qualifas.

5 Page 5 sur 11 5 CONSTITUTION ET ORGANISATION AAB Le président du AAB est membre du bureau de Qualifas et membre votant du CBMC français. Il est aussi président du TPAB. Il doit avoir une bonne maîtrise du schéma ICOP ainsi que des processus de qualification d auditeurs et de validation des formations. Il est assisté d une équipe constituée de membres de l Industrie aéronautique française, délégués par leur société en fonction de leur connaissance du schéma ICOP, de l approche audit ainsi que de la qualification des auditeurs. Chaque nouveau membre est entériné par le AAB en place et la liste L-006 est mise à jour. Le maintien des membres du AAB est fonction de leur contribution. Le président du AAB est validé par le CBMC. Il est recommandé qu au minimum 3 personnes du AAB fassent partie du processus de décision. Les membres du AAB ont à signer la fiche de confidentialité Appendix I de la EN ou la fiche de conflit d intérêt (Qualifas F ) Le GIFAS et le CBMC français délèguent au AAB la responsabilité de ces décisions (Qualifas P-101) Le détail nominatif de sa constitution et sa mise à jour est repris dans le Document Qualifas L PROCEDURE D AUTHENTIFICATION INITIALE OU DE RENOUVELLEMENT 6.1 APPLICATION Candidature à une authentification initiale Candidature à une authentification de renouvellement CV Auditor authentication record form V6 draft Dossier pour authentification auditeur aérospatiale AAB F Dossier pour authentification auditeur aérospatiale AA/AEA Déclaration individuelle d absence de conflit et de confidentialité AAB Carte IRCA/ICA ou suivant l ISO19011 Liste des audits réalisés dans les 3 dernières années Attestation des référentiels Attestation et programme de formation depuis la précédente authentification Tout candidat à l authentification initiale AEA ou AA doit faire parvenir au AAB la documentation suivante: Un Curriculum Vitae détaillé, en particulier formation initiale, expérience professionnelle technique et connaissance aéronautique. Un formulaire d application (voir formulaire F ) Le type de qualification demandée (AEA ou AA) ainsi que les référentiels visés (9100, 9110, 9120) doivent y être clairement mentionnés.

6 Page 6 sur 11 Les pièces fournies démontrant la conformité aux exigences de l EN doivent être clairement et explicitement documentés, en particulier les typologies d audits réalisés ainsi que leur clause d exclusions. En particulier, le comité AAB vérifiera les preuves de formations à l ISO 9001 et prendra les mesures pour la vérification des preuves. Une déclaration de toute autre demande ou qualification obtenue par tout autre AAB. Le AAB s'assure que l'auditeur étranger n'a pas déjà été refusé par un autre AAB en adressant une demande formelle à l AAB du secteur de l auditeur. Une déclaration éventuelle de rejet ou retrait par tout autre AAB. Pour chaque authentification initiale, le AAB s assure que l auditeur n a pas été rejeté dans les 12 derniers mois et n est pas déjà authentifié dans la base OASIS Une déclaration de non-conflit d intérêt (voir formulaire F ) Il est recommandé que les expériences d audits soient issues des enregistrements Oasis lorsque possible. A réception de la candidature un dossier individuel sera constitué pour chaque candidat. Son contenu sera examiné lors du AAB suivant. Si nécessaire le candidat ou son représentant pourra être contacté si besoin d information complémentaire. Ce dossier peut être éventuellement complété par des informations supplémentaires provenant d un AB, SMS, CB ou des résultats des witness audits du schéma ICOP si jugés appropriés (EN ) 6.2 PROCESSUS D EVALUATIONS Chaque dossier (AEA, AA) est à évaluer en fonction des exigences de l EN ainsi que des résolutions applicables (RESOLUTION LOG IAQG, EAQG et Qualifas L-008). Tout conflit d intérêt potentiel entre les candidats et les membres du AAB doit être rapporté et évalué de façon à permettre un processus d évaluation et des décisions impartiales. Les membres du AAB doivent examiner l ensemble de la documentation disponible pour ces examens PRESENTATION DES DOSSIERS AU AAB Le AAB se réunit 4 fois par an sur un planning glissant de 12 mois : ceci permettant à tous les candidats de connaître à l avance les dates d examen et de décisions et donc de se caler sur celles-ci, tout en étant cohérent avec l information préalable d expiration de qualification délivrée automatiquement par Oasis. Les dossiers ne seront examinés que lors de ces séances planifiées bien à l avance et communiquées via le CBMC. Il peut y avoir une préparation individuelle par les membres du AAB au vu des documents fournis, ceci préalablement à la tenue du AAB RATIFICATION DES DOSSIERS EAMINES EN PROCEDURE SIMPLIFIEE Sur décision du président de l AAB, une procédure simplifiée peut être mise en œuvre en dehors des 4 réunions programmées. Elle consiste à faire analyser le dossier du candidat par consultation «courriels» d au moins 3 membres de l AAB. Les réponses des membres de l AAB doivent être unanimes pour prononcer l acceptation ou le refus de l authentification du candidat.

7 Page 7 sur 11 Une fois la décision prise, celle-ci est reportée dans le dossier du candidat, accompagnée des échanges courriels correspondant. L agenda de l AAB qui suit cette décision, est renseigné dès la mise en œuvre de cette procédure simplifiée, ainsi que les informations de décisions pour ratifier le candidat lors du prochain AAB. 6.3 PROCESSUS DE DECISION Chaque membre du AAB doit conduire sa propre revue des dossiers. Ils donnent chacun leur propre recommandation par rapport à la demande en la justifiant. La décision finale est prise entre les membres par consensus. Si un consensus ne peut être obtenu le dossier est soit rejeté soit ajourné pour complément d informations. Les décisions possibles sont: Authentifié: le candidat satisfait aux exigences requises pour le standard et le niveau postulé. Rejeté: le candidat n a pas démontré qu il satisfaisait aux exigences requises pour le standard et le niveau postulé. (EN ) Actions complémentaires demandées: la décision peut requérir d autres points ou actions afin de démontrer la conformité aux exigences. Cela peut être, par exemple, des compléments écrits, des formations supplémentaires, des interviews ou observations spécifiques. Suite à ces actions une décision pourra alors être prise. L ensemble des décisions est enregistré sur la forme spécifiée par l EAQG (Auditor Authentication record) avec les justifications et toute autre mention nécessaire. De plus, la décision de refus ou d acceptation est formellement indiquée dans une colonne décision dans le compte rendu du comité. 6.4 NOTIFICATION DES DECISIONS AAB Le AAB notifie formellement les décisions prises aux candidats ou leur représentant dans un délai de 60 jours calendaires (EN9104-1) Cette communication doit inclure: - la décision prise et ses raisons en cas de rejets inscrite dans la colonne «décisions» dans le compte rendu - le type de qualification AEA ou AA - les standards applicables - les dates de validité (début et fin ceci ne pouvant pas excéder 3 ans- et pouvant être inferieur en cas de besoin motivé par le AAB) - La mise à jour de la base OASIS correspondante est faite par le président du AAB ou son délégué dans un délai de 10 jours après la date de décision

8 Page 8 sur RECONNAISSANCE MULTI SECTEURS En accord avec la EN , le AAB reconnaît les qualifications données par les autres AAB et enregistrées dans OASIS. Il calera éventuellement ses propres authentifications aux dates les plus courtes des autres AAB, ceci afin de pousser à n avoir qu un seul enregistrement et en informera l intéressé. 7 PROCEDURE DE RENOUVELLEMENT DE L AUTHENTIFICATION 7.1 PERIODICITE L authentification de chaque auditeur selon cette procédure doit être revue au plus tous les 3 ans ou avant la date d expiration. 7.2 APPLICATION Au moins 3 mois avant l expiration de leurs authentifications, les auditeurs qui souhaitent renouveler leur authentification doivent soumettre leur dossier au AAB avec les justificatifs (réalisation audit et formation continue dans les 3 ans) conformément à la EN Si la date d expiration est avant le AAB suivant l envoi du dossier, il ne sera pas fait d évaluation hors réunion programmée du AAB. Il est recommandé que l expérience d audit soit directement extraite d Oasis. 7.3 EVALUATION, DECISION ET NOTIFICATION AU AUDITEURS Lorsque des audits «tierce Partie» (Other Party) sont soumis comme justificatifs de participation aux audits AQMS, il est recommandé au AAB soit de vérifier dans Oasis cette participation à des audits qui incluent le chapitre Conception/développement (design) du référentiel audité, uniquement pour des candidatures initiales, soit d en demander une justification via le plan d audit et le rapport. La mise à jour de la décision dans OASIS doit être effectuée dans les 10 jours après le comité AAB.

9 Page 9 sur DIAGRAMME D AUTHENTIFICATION INITIALE OU DE RENOUVELLEMENT AEA / AA APPLICANT AAB OR DELEGATED CBMC OR DELEGATED Submission of application Application received. File started. Review of documentation for compliance to requirements Personal recommendation provided Concurrence with decision NO YES Clarifications provided YES Clarifications required NO Endorsement of decision Notification to applicant of decision taken NO Applicant (Re)- Authenticated Applicant appeals NO YES YES END Appeal process Enter data into OASIS

10 Page 10 sur 11 8 SUSPENSION ET RETRAIT Les conditions de suspension et retraits d authentification auditeur sont alignées sur celles des standards et résolution log applicables. Les conditions de suspension ou retrait viennent d investigations menées par le AAB suite à plainte, retour de surveillance du schéma ou toute autre source d information liée à la qualification des auditeurs. 9 ENREGISTREMENTS Le AAB maintient tous les enregistrements et dossiers liés aux décisions prononcées : dossier individuel, formulaires divers, relevé de décisions, et tout autre élément participant aux décisions. A partir de juillet 2015, les enregistrements sont progressivement numérisés sous forme de fichiers au format.zip et.pdf Ces dossiers numérisés sont hébergés sur le serveur QUALIFAS pour une période d au minimum 6 ans. Ils sont gérés, archivés et préservés selon la Procédure Q13. Bien que confidentiels ils peuvent être tenus à dispositions des autorités de surveillance à ce titre. 10 APPEL Tous les candidats ont la possibilité de faire appel des décisions du AAB. Ils doivent informer par écrit le AAB de leur demande et joindre tout élément pouvant justifier cette demande. A réception, le AAB doit initier ce parcours d appel. Pour évaluer cette demande, le AAB doit faire appel à des membres du AAB ou du CBMC n ayant pas fait partie de la décision initiale, hormis le responsable du AAB. Il peut être demandé que l avis initial du AAB soit réexpliqué. Le bureau d appel ainsi constitué suit les mêmes procédures que précédemment (évaluation, décision, communication) En cas de rejet de cet appel et de désaccord du candidat, ce dernier peut encore remonter au CBMC ses raisons puis escalader aux niveaux supérieurs de l OPMT. 11 PLAINTES Toute plainte d une personne ou organisation externe doit se faire par écrit et avec des justificatifs au président du AAB. Une investigation indépendante doit être menée sous la responsabilité du AAB. Des actions appropriées doivent être prises, rapportées et formellement enregistrées. Si le plaignant n est pas satisfait du retour, il peut remonter le problème au niveau du CBMC avec ses raisons. Celui-ci examinera la plainte et y répondra. Un recours au niveau supérieur est possible selon l EN

11 Page 11 sur CONFIDENTIALITE ET IMPARTIALITE Toute personne impliquée dans le processus d authentification doit satisfaire des exigences de confidentialité et d impartialité. Les membres du AAB doivent signer le formulaire correspondant (Annexe I de ou Qualifas F ) L AAB a le droit de publier les détails applicables à chaque auditeur en accord avec la base Oasis. 13 FRAIS Selon décisions validées par le GIFAS et le CBMC français, le AAB se réserve le droit de demander des frais aux candidats pour les évaluations et traitements liés à cette procédure. 14 ECLUSION DE RESPONSABILITE Dans la limite autorisée par le droit français, l AAB exclut toute responsabilité liée aux pratiques et performances des auditeurs qu il authentifie ***************