SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET GUIDE DE L UTILISATEUR POUR LA GESTION CONTRIBUTIONS (SELSC) DE COMPTE DU SYSTEME SELSC

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1 SERVICES EN LIGNE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS (SELSC) GUIDE DE L UTILISATEUR POUR LA GESTION DE COMPTE DU SYSTEME SELSC FEVRIER 2016

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION MODIFIER LE PROFIL PROFESSIONNEL MODIFIER LE PROFIL D UNE ORGANISATION Modifier le profil d une organisation Modifier les adresses Modifier les contacts Modifier l adresse et un contact existant du numéro d entreprise de l ARC GESTION DES REPRÉSENTANTS DU COMPTE Inviter un représentant Droits du nouveau représentant Droits relatifs au compte de l organisation Accepter l invitation envoyée à un représentant Droits propres aux fonctions DOCUMENTS A L APPUI ACCES A UN SOUTIEN TECHNIQUE PROCHAINE ETAPE... 18

3 INTRODUCTION Un guide de l utilisateur est disponible afin de vous orienter au cours de chacune des étapes de la gestion de votre compte des SELSC, de l inscription au compte à la gestion des projets. Cliquez ici pour accéder à tous les guides de l utilisateur. SELSC ÉLEMENTS IMPORTANTS A NE PAS OUBLIER Le système des SELSC est compatible avec les navigateurs Web qui suivent : o Internet Explorer 8 de Microsoft o Firefox de Mozilla o Google Chrome o Safari d'apple Les SELSC ne sauvegardent pas automatiquement les renseignements. Il est important de sauvegarder fréquemment durant chaque session, car les SELSC sont assortis d un délai d inactivité (comme indiqué ci-dessous). Champs obligatoires : Veuillez noter que si vous commencez à répondre aux questions d un écran donné, vous devez remplir tous les champs obligatoires de cet écran avant de pouvoir sauvegarder. Les champs obligatoires sont signalés dans l ensemble du système par la mention «(obligatoire)» après le nom du champ. Les SELSC sont assortis d un délai d inactivité. Si aucune opération n est effectuée à l égard d un compte pendant 15 minutes, le système affichera un message vous avisant de l expiration imminente de la session. Si vous n appuyez pas sur le bouton «OK» durant le délai signalé par le message, la session de votre compte SELSC sera terminée et vous devrez ouvrir une nouvelle session des SELSC pour poursuivre vos activités. Restrictions de téléversement : Tout document téléversé dans les SELSC ne peut dépasser la taille de 15 Mo; toutefois, il n y a aucune restriction du nombre de documents pouvant être téléversés. Le présent Guide de l utilisateur fournit des renseignements sur ce qui suit : la modification des coordonnées de votre profil professionnel et du profil de l organisation; la gestion des représentants des comptes; l ajout des documents à l appui.

4 Pour gérer votre compte, il faut d abord accéder à l écran principal de l organisation : Image 1. Écran principal de l organisation Nom Prénom Nom de l organisation (ORG-###-###-###-###) 1. MODIFIER LE PROFIL PROFESSIONNEL Vous pouvez modifier les coordonnées de votre profil professionnel des SELSC en tout temps soit : en sélectionnant «Mon information» dans le menu de gauche, en cliquant sur «Administration de l organisation» dans le menu au haut de l écran et en sélectionnant l option «Compte utilisateur». Veuillez noter que votre numéro de référence de l utilisateur (NRU) ne changera pas même si des modifications sont apportées à votre profil. Les renseignements que vous pouvez modifier comprennent : les coordonnées, l adresse et vos questions de sécurité et réponses. 2

5 Image 2. Modifier mon profil professionnel Écran des coordonnées 2. MODIFIER LE PROFIL D UNE ORGANISATION À partir de l écran principal de l organisation, l agent principal et les représentants dotés des droits d administrateur seront en mesure de gérer le compte de l organisation de plusieurs façons : Modifier le profil de l organisation Gestion des adresses Gestion des contacts Gestion des entreprises de l ARC 2.1 MODIFIER LE PROFIL D UNE ORGANISATION La modification du profil de l organisation vous permettra de mettre à jour l adresse par défaut de l organisation. 3

6 Image 3. Modifier le profil de l organisation Note : la mise à jour de l adresse ne s appliquera qu aux futures demandes de financement. Vous devez communiquer avec l agent de projet pour mettre à jour l adresse sur les demandes soumises antérieurement ou sur les projets actifs. 2.2 MODIFIER LES ADRESSES À partir de l écran «Gestion des adresses», l agent principal et les représentants détenteurs des droits d administrateur peuvent ajouter, supprimer ou modifier les adresses associées à votre organisation. Cela vous permettra d alimenter un carnet d adresses dans lequel vous sélectionnerez les adresses associées à des demandes de financement particulières. Image 4. Écran «Gestion des adresses» 4

7 AJOUTER UNE ADRESSE Le bouton «Ajouter une adresse» vous permet de saisir les coordonnées de chacune des adresses associées à votre organisation. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses à votre organisation en sélectionnant «Ajouter une adresse» à partir de l écran «Gestion des adresses». Pour ce faire, il faut définir l une des adresses en tant «qu adresse principale». Cette adresse sera initialement définie par défaut suivant l adresse saisie lors de l inscription. Cette adresse peut toutefois être mise à jour en tout temps. Il est recommandé que l adresse principale de votre organisation soit l emplacement géographique de celleci. L adresse postale doit également être saisie dans le carnet d adresses, s il s agit d une adresse distincte, et établie par défaut à titre d adresse principale associée au numéro d entreprise. MODIFIER L ADRESSE L agent principal et les représentants titulaires des droits d administrateur de l organisation peuvent modifier les adresses associées à une organisation. Vous devez disposer d au moins une adresse de courriel valide. La fonction de suppression n apparaîtra que s il y a plus d une adresse, il sera ainsi possible de supprimer les adresses qui ne sont plus nécessaires. 2.3 MODIFIER LES CONTACTS L agent principal et les représentants titulaires des droits d administrateur de l organisation peuvent gérer les contacts de celle-ci dans le système des SELSC. Seuls l agent principal et les représentants titulaires des droits d administrateur de l organisation peuvent modifier ou ajouter des contacts. Note : Les contacts propres à un projet donné peuvent être ajoutés aux demandes individuelles dans les SELSC dans le module «Demandes et projets». Image 5. Écran «Gestion des contacts» 5

8 2.4 MODIFIER L ADRESSE ET UN CONTACT EXISTANT DU NUMÉRO D ENTREPRISE DE L ARC Le numéro d entreprise de l ARC et le nom légal de l ARC du compte de l organisation s afficheront à l écran «Gestion des entreprises de l ARC» (Image 6). L agent principal ou le représentant titulaire des droits connexes peut mettre à jour l adresse ou le contact par défaut de cette entreprise à cet écran. L adresse de votre entreprise par défaut doit être l adresse postale associée au numéro d entreprise de l ARC et au nom légal. Si l information voulue n est pas disponible parmi les choix à l écran, l agent principal ou le représentant titulaire des droits connexes doit l ajouter à l écran applicable (voir la section 2.2 pour des précisions sur l ajout d une adresse ou la section 2.3 pour des détails sur l ajout de contacts). Image 6. Gestion des entreprises de l ARC Image 7. Modifier l entreprise inscrite à l ARC 6

9 3. GESTION DES REPRÉSENTANTS DU COMPTE L agent principal et les représentants dotés des droits d administrateur peuvent : voir tous les représentants de l organisation ayant accès au compte; inviter de nouveaux représentants; modifier les droits des représentants actuels et supprimer des représentants de l organisation. Image 8. Écran «Gestion des représentants» 3.1 INVITER UN REPRÉSENTANT IMPORTANT : Pour inviter un nouveau représentant à se joindre à une organisation, ce représentant doit posséder un numéro de référence de l utilisateur (NRU), attribué une fois que l utilisateur a créé son profil dans le système SELSC. À l ouverture d une session dans SELSC, le NRU est affiché dans le haut de la page d «Accueil». L agent principal et les représentants dotés des droits d administrateur devront utiliser le lien «Gestion des représentants» figurant à l écran principal de l organisation pour inviter un nouveau représentant à se joindre à l organisation. Image 9.Écran principal de l organisation Nom Prénom Nom de l organisation (ORG-###-###-###-###) 7

10 Pour inviter un représentant, vous devez d abord trouver le représentant dans les SELSC en saisissant son numéro de référence de l utilisateur dans la case de recherche de la page «Inviter un représentant» (voir l Image 10). Image 10. Écran «Inviter un représentant» Si la recherche donne des résultats, vous devez sélectionner dans la liste le représentant à inviter en cliquant sur «Confirmer» (voir l Image 11). Dans le cas contraire, assurez-vous auprès du représentant qu il vous a fourni le bon NRU. Image 11. Écran «Inviter un représentant» Résultats de recherche 8

11 Note : Il incombe à l agent principal et aux représentants dotés des droits d administrateur de confirmer l identité de chaque représentant ajouté. N invitez jamais à se joindre à votre organisation un représentant que vous ne connaissez pas ou dont vous n avez pas confirmé l identité. 3.2 DROITS DU NOUVEAU REPRESENTANT Après avoir confirmé l identité du représentant qu il souhaite inviter, l utilisateur sera ensuite invité à définir les droits du représentant au sein de l organisation. Il existe deux types de droits pour un représentant : les droits relatifs au compte de l organisation les droits propres à une fonctionnalité Les droits associés au compte de l organisation seront établis au moment d inviter un nouveau représentant. Les droits propres à une fonctionnalité seront personnalisés une fois que le nouveau représentant aura accepté l invitation de se joindre à l organisation et d accéder aux SELSC. Voir la section 3.4 pour des précisions sur les droits propres à une fonctionnalité. Les utilisateurs auront accès par défaut à certaines fonctions selon les droits qui leur sont accordés relativement au compte de l organisation (voir l Image 17 pour des précisions sur les droits par défaut). Image 12. Écran «Inviter un représentant» URN-###-###-###-### #########RP#### Nom légal de l organisation 9

12 3.2.1 DROITS RELATIFS AU COMPTE DE L ORGANISATION En ce qui concerne les droits relatifs au compte de l organisation, deux types de droits doivent être accordés : 1. les droits d administrateur; 2. les droits des entreprises inscrites auprès de L ARC. 1. DROITS D ADMINISTRATEUR Modifier l organisation En cochant cette case, l utilisateur permettra au représentant de gérer le profil de l organisation, le carnet d adresses et la liste de contacts ainsi que les renseignements sur l entreprise. Gérer les représentants de l organisation - En cochant cette case, l utilisateur permettra au représentant d inviter ou de supprimer des représentants au sein d une organisation et de modifier leurs droits d accès. Les représentants peuvent seulement déléguer ou supprimer les droits dont ils disposent déjà. Image 13. Écran «Invite r un représentant» Accorder les droits d administrateur 2. DROITS DES ENTREPRISES INSCRITES AUPRES DE L ARC Les choix suivants sont disponibles pour accéder aux renseignements du numéro d entreprise (NE) : Aucun Le représentant n aura aucun accès au NE et ne pourra voir aucune information liée à celuici. Il ne lui sera pas possible de consulter le module «Demandes et projets ou Gestion de projet» pour ce compte». Lecture Le représentant aura accès aux renseignements du numéro d entreprise pour simple lecture de même que l accès (consultation seulement) aux documents des SELSC de Demandes et projets et de Gestion de projet par défaut. Il est possible d apporter des modifications en établissant des droits propres à cette fonction, comme il est indiqué à la section suivante. Lecture/Écriture Le représentant aura l accès intégral afin de consulter et de modifier les renseignements des SELSC liés au numéro d entreprise. Il recevra également l accès intégral de création des documents de S et C relatifs aux Demandes et projets et à la Gestion de projet. 10

13 Image 14 : Écran «Inviter un représentant» Accorder les droits d entreprise de l ARC 3.3 ACCEPTER L INVITATION ENVOYÉE À UN REPRÉSENTANT Pour accéder à l invitation envoyée à un représentant, le nouvel utilisateur doit se connecter à son compte. L organisation qui a lancé l invitation affichera l état «Invitation en attente». Le représentant invité doit suivre les étapes suivantes pour accepter l invitation : Cliquer sur «Nom de l organisation» Accepter l'invitation Cliquer sur le lien «Services en ligne de S et C» Cliquez sur le nom légal de votre entreprise Se déconnecter des SELSC. Pour permettre à l agent responsable de personnaliser les responsabilités du représentant propres à des fonctions particulières relativement aux modules Demande et projets et Gestion de projet des SELSC, il est nécessaire de se déconnecter du compte. Image 15. Page d «Accueil» Prénom, Nom Bienvenue Prénom (URN-###-###-###-###) ORG-###-###-### Nom 11

14 Image 16. Écran «Invitation en attente» Nom légal de l organisation Titre du poste Nom, Prénom ###-###-#### 3.4 DROITS PROPRES AUX FONCTIONS Un représentant invité à se joindre à une organisation inscrite doit ouvrir une session des SELSC et accepter l invitation en ce sens. Le représentant invité doit cliquer sur le lien «Services en ligne de S et C» de la page principale de l organisation et cliquer sur «Nom de l organisation» dans la «Liste d entreprises» avant de pouvoir personnaliser les responsabilités associées à ses droits aux diverses fonctions des SELSC, au besoin. Selon les droits qui lui sont accordés relativement au compte de l organisation, le représentant aura accès par défaut aux droits propres aux fonctions suivantes : Image 17. Droits relatifs au compte de l organisation et droits propres à une fonctionnalité par défaut DROITS RELATIFS AU COMPTE DE L ORGANISATION Agent principal tous les droits Droits d administrateur o Gestion des représentants Entreprises inscrites auprès de l ARC o Aucun o o Lire Lecture/Écriture DROITS PROPRES A UNE FONCTIONNALITE PAR DEFAUT Tous les droits/non modifiable Droits propres à une fonctionnalité o Fixer et modifier les droits de création et de présentation d autres représentants pour des fonctions particulières. Droits propres à une fonctionnalité o Aucun accès aux modules Demandes et projets ou Gestion de projet pour ce compte. o Consultation seulement des modules Demandes et projets ou Gestion de projet pour ce compte. o Droits de création de tous les documents figurant dans les modules Demandes et projets ou Gestion de projet. Peut également mettre à jour l «identification de l organisation». Il devient ensuite nécessaire d ajouter les «responsabilités» du représentant, par exemple créer ou soumettre une demande de financement, une demande de remboursement, une prévision des dépenses de projet, etc. Image 18. Il convient de noter que les représentants qui se sont vu accorder des droits de «soumission» 12

15 relativement à toute transaction doivent être autorisés à agir en cette capacité exécutoire au nom de l organisme. Image 18. Détails du représentant Capture d écran des responsabilités Afin de personnaliser l accès : Ouvrez une session et sélectionnez l organisation à partir de la page d «Accueil» Sur la page principale de l organisation, cliquez sur «Services en ligne des S et C», puis sur le «Nom de l organisation» à l écran de la «Liste des entreprises». Une fois que l écran «Demandes et projets» s affiche, sélectionnez le menu au haut de la page intitulée «Services en ligne des S et C», et cliquez sur «Représentants». À l écran «Représentants», tous les représentants inscrits à une organisation ainsi que l état actuel de leur compte (voir l Image 19) seront affichés. Si vous cliquez sur «Modifier» dans la colonne «Fonctions», vous pourrez modifier l accès à ces éléments. Important : Un représentant donné ne peut mettre à jour ses propres droits ou accorder des droits à un autre représentant qui sont supérieurs aux droits dont dispose cette personne. 13

16 Image 19. Écran «Représentants» Nom, Prénom Nom, Prénom Nom, Prénom Pour consulter les responsabilités attribuées à un représentant, cliquez sur le lien «Voir» dans la colonne «Fonctions» de l écran pour le représentant particulier qui apparaît dans la page «Représentants». Cet hyperlien vous réacheminera vers la page «Détails du représentant Responsabilités» où les responsabilités attribuées à l utilisateur sélectionné seront affichées. Si les responsabilités ne sont pas attribuées à un représentant, l état «En attente» apparaîtra. L agent principal ou les représentants détenteurs de droits d administrateur devront veiller à ce que des responsabilités soient attribuées au représentant pour modifier l état et le faire passer de «En attente» à «Établi». 4. DOCUMENTS A L APPUI La page «Documents à l appui» dans le menu «Identification de l organisation» permet le téléversement et le stockage de fichiers qui peuvent être utilisés à l appui d une demande de financement, mais ne varient pas en fonction du projet (c.-à-d. lettres patentes, règlements administratifs, etc.). Note : Les guides du demandeur propres à chaque programme fournissent des renseignements supplémentaires concernant les documents à l appui requis, demandés ou facultatifs. Les documents à l appui relatifs à une demande ou à un projet particulier peuvent être téléversés durant les processus de demande de financement et de remboursement. 14

17 Image 20. Pages des documents à l appui Sur la page «Documents à l appui», cliquer sur le bouton «Ajouter» redirigera l utilisateur vers l écran «Détails du document», ce qui vous permet de parcourir la structure de fichiers de votre ordinateur et de choisir le type de document ainsi que le fichier à téléverser à votre compte des SELSC. 15

18 Image 21. Écrans «Documents à l appui» et «Détails des documents» Si vous cliquez sur le bouton «Sauvegarder», le système ouvrira l écran «Documents à l appui». Cet écran affichera, sous forme de tableau, tous les documents qui ont été joints à votre compte des SELSC. Image 22. Écran «Documents à l appui» (Documents téléversés) 16

19 5. ACCES A UN SOUTIEN TECHNIQUE Soutien à la création d un compte : Les utilisateurs des SELSC peuvent communiquer avec le Centre de services aux employeurs (CSE), au pour obtenir du soutien lors de la création d un compte auprès des SELSC. Le CSE gère uniquement les demandes de renseignements liées à l inscription et à la gestion d un compte auprès des SELSC et peut donc répondre aux questions portant notamment sur ce qui suit : o Créer un profil d utilisateur o Ajouter et modifier un représentant et des droits d un représentant o Ajouter une organisation Au sein des SELSC, comme les utilisateurs établissent leur propre compte des SELSC, ils peuvent avoir accès au numéro de téléphone du Centre de services aux employeurs (CSE) sous la rubrique «Contactez-nous» au bas de la page. Image 23. Page d «Accueil» Organisation A Bienvenue organisation A (ORG-###-###-###-###) Soutien aux utilisateurs ayant un compte dans SELSC : Au sein des SELSC, l utilisateur peut accéder à la rubrique «Contactez-nous» à partir de l écran «Liste des entreprises», cette rubrique est accessible dans la partie supérieure de la page. Il est à noter que l écran «Liste des entreprises» n est accessible qu aux utilisateurs qui ont créé avec succès un compte auprès des SELSC. 17

20 Image 24. Écran «Liste des entreprises» Entreprise 1 #########RP#### Test nom de l entreprise En sélectionnant «Contactez-nous», les utilisateurs devront indiquer le type de soutien dont ils ont besoin, afin d orienter adéquatement leur demande de renseignements. Image 25. Rubrique «Contactez-nous» 6. PROCHAINE ETAPE Une fois que votre compte a été créé, vous pouvez soumettre une demande de financement dans le cadre d un programme disponible. Vous n avez pas besoin de saisir à nouveau les renseignements sur votre organisation toutes les fois que vous souhaitez présenter une demande de financement, mais vous pouvez les modifier et les mettre à jour au besoin en suivant la démarche exposée dans le présent document. Le document intitulé Services en ligne des subventions et contributions : Guide de l utilisateur (Demandes et projets) vous fournira la marche à suivre en détail afin de remplir et de soumettre une demande de financement. 18

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