Tableaux de synthèse et tableaux de bord Traitez et analysez de gros volumes de données avec Excel 2016

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1 Introduction A. Introduction 9 1. Préliminaires 9 2. L obtention des données sources La préparation des données sources Les outils d analyse et de simulation Les outils de présentation des informations 12 B. Les données Définitions Fiabilité Phase préparatoire Exemple de données sources Recommandations 15 Importation et préparation des données A. Importer des informations à partir de sources diverses Présentation de quelques types de fichiers Comment convertir les données au format Excel 24 a. À partir d un fichier CSV 24 b. À partir d un fichier texte délimité 28 c. À partir d un fichier texte fixe 30 d. À partir d une base de données Access 32 e. À partir d un fichier Adobe Acrobat (PDF) 38 f. À partir d un fichier XML 42 g. À partir d une page Web 45 B. Préparer vos données pour utiliser des éléments conformes Préparer ses données, pourquoi? 48 a. Transformer des valeurs stockées sous forme de textes en nombres 48 b. Mettre en forme des codes postaux importés 50 1/8

2 c. Préparer et adapter les textes à vos besoins 55 d. Être efficace avec les données de type date 58 e. Éliminer les doublons 59 Techniques de travail sur des grands ensembles de données A. Trier les informations Classer les données sur un niveau 67 a. Trier des textes par ordre alphabétique 68 b. Trier des valeurs numériques par ordre décroissant 70 c. Trier des dates de la plus ancienne à la plus récente 70 d. D autres méthodes de tris 71 e. Trier une colonne sans modifier l ordre des autres colonnes Classer les données sur plusieurs niveaux 73 a. Trier sur trois critères 73 b. Trier sur deux critères en respectant la casse Classer les données horizontalement 76 B. Filtrer les données Préliminaires Filtrer une base de données 79 a. Par valeur de liste 79 b. Par couleur 82 c. Par icône de cellules 84 d. Filtres textuels 87 e. Filtres numériques 90 f. Filtres chronologiques 92 g. À l aide de segments 96 h. Vers un autre emplacement 98 Réaliser des calculs sur des ensembles de données A. Effectuer vos premières synthèses 105 2/8

3 1. À l aide de formules Insérer des sous-totaux puis organiser les résultats à l aide du mode plan 108 B. Maîtriser les fonctions de calcul importantes Quelles fonctionnalités et fonctions utiliser pour des synthèses simples? 115 a. Présentation 115 b. Les fonctions nb.si, somme.si et moyenne.si Synthèses multicritères, les fonctionnalités à maîtriser 123 a. Présentation 123 b. Comment utiliser des listes déroulantes pour filtrer vos synthèses calculées 127 c. Construire un tableau quadridimensionnel Obtenir une information ciblée dans une base de données 133 a. Présentation 133 b. Comment utiliser la fonction RechercheV pour rechercher une information exacte 134 c. Simplifier les calculs qui utilisent des tranches de valeurs Maîtriser les fonctions de base de données afin de combiner les critères complexes 141 a. Présentation 141 b. Mettre en œuvre les fonctions de base de données 143 c. Quelques exemples de critères utilisables 146 d. Rechercher une information en fonction de plusieurs critères 149 C. Gérer les problèmes complexes grâce au calcul matriciel Principe Appliquer cette technique à quelques exemples concrets 151 a. Nombre d'hommes âgés de plus de 30 ans 151 b. Totaliser uniquement les parties entières d un ensemble de valeurs 153 c. Obtenir une statistique pour un type de client 153 d. Calculer le nombre moyen de salariés absents pour chaque jour de la semaine 154 e. Obtenir la dernière valeur correspondant à un critère dans une liste 157 D. Consolider les données issues de plusieurs feuilles Intérêt Synthèses multifeuilles 159 a. Totaliser les données de plusieurs feuilles à l aide de formules 160 3/8

4 b. Totaliser les données de plusieurs feuilles sans utiliser de formules 164 Mise en forme des résultats A. Introduction 177 B. Statistiques de dépenses de sections de club Mise en forme des valeurs Insertion d'un graphique sparkline 181 C. Dépenses personnelles Mise en forme des valeurs Conception d'un graphique en barres 186 D. Suivi de commerciaux Mise en forme des valeurs Conception d'un histogramme avec axe secondaire Afficher la série des pourcentages 194 a. Recouvrement partiel des barres 196 b. Modification de l'échelle des pourcentages 196 c. Affichage des points uniquement 197 d. Affichage des étiquettes à proximité des points 198 E. Gestion d'heures Présentation Paramétrage du format horaire Appliquer une mise en forme conditionnelle en fonction des durées 201 F. Suivi de chantier de construction Présentation Insérer une barre de données dans les cellules Intégrer un indicateur visuel de dépassement du prévisionnel 206 4/8

5 Utiliser les utilitaires d'analyse et de simulation A. Introduction 211 B. Les tables de données Créer une table de données à une variable Créer une table de données à deux variables Aller plus loin avec les tables de données 216 C. Obtenir des prévisions Principe Effectuer une simulation dans l avenir à partir de données antérieures connues 218 a. DROITEREG 219 D. Concevoir un diagramme de Pareto à partir de vos données Construire un diagramme de Pareto, dans quel but? Présentation Mise en pratique 225 a. Conception du premier tableau. 225 b. Conception du deuxième tableau 225 c. Réalisation du graphique 226 E. Effectuer des simulations À l'aide de la valeur cible 229 a. Calcul d'un taux de marge 230 b. Calcul d'un capital à emprunter en fonction de notre capacité de remboursement 231 c. Calcul d'une quantité de produits à vendre pour dégager une marge précise 233 d. Calcul d'une note pour arriver à une certaine moyenne Réaliser des simulations avancées avec le solveur 235 a. Placement financier 238 b. Seuil de rentabilité 245 5/8

6 Les tableaux croisés dynamiques A. Introduction Préliminaires Objectif Schéma de principe 256 B. Les tableaux croisés dynamiques Définitions Les limites des tableaux croisés dynamiques Les données sources Recommandations Analyse Les différentes zones d un tableau croisé dynamique 260 a. Illustration des différentes parties Dans quels cas utiliser un tableau croisé dynamique? 265 C. Notre premier tableau croisé dynamique Les données sources Première synthèse 266 D. Mettre en forme le tableau croisé Modifier la disposition du tableau croisé dynamique Modifier le format des nombres Modifier le titre du tableau Modifier les étiquettes de lignes et de colonnes Calculer les montants des plus petites et plus grosses ventes par secteur Mettre à jour les données Calculer des pourcentages 278 E. Statistiques sur un fichier de salariés Fonctions standards 282 a. Effectif par service et par sexe 282 b. Ancienneté mini, maxi et moyenne par statut et sexe 284 6/8

7 F. Les tableaux croisés dynamiques recommandés Objectif Utilisation 288 Tableaux de bord et indicateurs A. Objectif 293 B. Présentation 294 C. Conception du premier tableau de bord Indicateur du taux de refus moyen Indicateur du délai de livraison moyen Indicateur du délai de règlement moyen Indicateur de l objectif des menuiseries Alu Graphique du chiffre d affaires cumulé 304 D. Tableau de bord relatif aux chiffres d affaires Graphique des chiffres d affaires mensuels 313 E. Tableau de bord relatif aux règlements clients et aux taux de refus des produits Taux de refus Délais 318 Power Pivot A. Introduction 323 B. Importation des sources de données 325 7/8

8 C. Création d'un tableau croisé dynamique 330 Index 335 8/8