Enregistrement électronique : Un outil à votre portée. Procédures et normes d utilisation pour l envoi de documents immobiliers électroniques

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1 Enregistrement électronique : Un outil à votre portée. Procédures et normes d utilisation pour l envoi de documents immobiliers électroniques

2 Introduction Le mandat du Comité conjoint est de développer des directives visant à faciliter l utilisation de e-reg MC par les avocats. Avec le passage des bureaux d enregistrement d un système d enregistrement de documents sur papier vieux de 200 ans à un système d enregistrement électronique connu sous le sigle e-reg MC, le domaine de l immobilier en Ontario est en pleine révolution. e-reg est un système entièrement informatisé dans lequel les documents sont créés, soumis et gardés sous forme électronique. Les documents électroniques n ont plus besoin d être imprimés sur papier pour être légaux. Les documents électroniques sont créés et modifiés directement aux noms du vendeur et de l acheteur. L enregistrement se fait électroniquement, ce qui élimine la nécessité de la présence physique au bureau d enregistrement. e-reg est développé par la province de l Ontario, en collaboration avec Teranet Inc. En 1994, le parlement provincial a passé une loi créant le cadre légal de e-reg. Teranet est en train de développer le logiciel et beaucoup des outils éducatifs de e-reg. Le logiciel de conversion mis au point par Teranet, pour utiliser le système e-reg, s appelle Teraview et a été développé par Teranet, en consultation avec le ministère des Services aux consommateurs et aux entreprises, des avocats spécialisés dans le domaine de l immobilier ainsi que d autres parties intéressées. En 1996, le Barreau du Haut-Canada et l Association du Barreau canadien Ontario ont créé un comité conjoint (officiellement appelé Comité conjoint sur l enregistrement électronique de titres de propriété) pour étudier l impact de e-reg et recommander de nouvelles normes de procédure lorsque c était nécessaire. Ce Comité se compose de représentants du barreau, ABCO, CDLPA, ORELA et LPIC. Ses membres sont recrutés dans divers secteurs géographiques et représentent une large palette de pratiques juridiques allant des cabinets les plus importants aux pratiques individuelles. Le Comité a deux sous-comités : celui sur l éducation, chargé de familiariser les membres de la profession avec les changements que e-reg a apportés dans les aspects juridiques de l immobilier, et celui sur les opérations bancaires, chargé de travailler, avec les représentants du secteur bancaire, à l amélioration des interactions entre avocats et institutions financières dans le nouvel environnement e-reg. En juin 1997, le Comité conjoint a soumis un rapport final au Conseil, lequel rapport mettait l accent sur la flexibilité requise dans la création de directives, en matière de procédure, susceptibles de faciliter la conversion de la profession à e-reg. Il est primordial que le Comité conjoint reçoive les commentaires et suggestions de la profession sur les directives proposées. Ce qui nous importe est d assurer que ces directives vous sont utiles. Pour plus d information, nous vous invitons à consulter le document en entier, publié sur le site du Barreau du Haut-Canada à août 2001 Procédures et norms d utilisation 1

3 Acheteur L acheteur préparera probablement l ébauche de l acte en raison de la recherche d exécution réalisée à même l acte et des détails particuliers liés aux exécutions à la disposition du vendeur. L acheteur indique également s être servi d un accord d enregistrement de document (AED). Dossier ouvert Vendeur Réception préliminaire et diligence raisonnable Réception préliminaire Recherches complètes et lettre de demande Recevoir la demande et y donner suite Passer en revue l acte d enregistrement électronique et confirmer l utilisation d un AED (le vendeur peut signer l acte pour clore le dossier) Note : si les DCI n ont pas été réglés, la signature sera retirée Télécopier l AED au vendeur Passer en revue l acte d enregistrement électronique Saisir l information au besoin Signer pour les compétences et distribuer Recevoir la réponse pour la demande et apporter les derniers détails aux documents Les avocats rencontrent les clients Inclure l AED signé. Signer au besoin. Le vendeur doit aviser l acheteur s il y a des anomalies dans les livraisons L acheteur peut envoyer plus tôt des documents autres que des fonds par télécopieur L AED s exécute L avocat de l acheteur transmet les documents et les fonds Envoyer les documents finals à l avocat de l acheteur Diagramme 1 Analyse de l acheminement du travail L avocat du vendeur reçoit tous les documents et l argent et donne l autorisation d aller de l avant avec l enregistrement Si l acheteur constate des problèmes au niveau des sous-recherches, il faut en aviser le vendeur/annuler l acte sous condition L avocat de l acheteur procède à l enregistrement et en avise le vendeur (se reporter au transfert de fonds pour obtenir de plus amples détails) Le vendeur dégage les fonds et les documents et envoie l argent au prêteur de fonds Le vendeur a droit de dégager les fonds à l échéance de l enregistrement ou à l échéance de clôture, selon celle qui vient en premier. Confirmer que tout a été reçu et envoyer les rapports Enregistrement Confirmer que tout a été reçu et envoyer les rapports Le prêteur de fonds doit fournir une confirmation de l enregistrement de cession 2

4 Créer les documents Les documents sont créés en direct par l avocat d une des parties, revus en direct par l avocat de l autre partie, puis signés électroniquement par les deux. e-reg permet de préparer des documents (c.-à-d. transferts, charges, quittances et documents généraux) directement sur l ordinateur de votre bureau en utilisant une série de messages guides incorporés dans le système. Lorsque vous (ou votre secrétaire) commencez à préparer le document, certains champs d information (p. ex. adresse municipale, nom du propriétaire actuel, description juridique) sont automatiquement remplis par des données emmagasinées dans la base de titres de propriété et vous pouvez confirmer ou modifier cette information. Une fois le document préparé, vous le soumettez électroniquement à l avocat de l autre partie (avocat 2). Ce faisant, vous dotez l avocat 2 d une capacité de mise à jour qui lui permet d apporter des changements au document s il le juge nécessaire. Lorsque l avocat 2 et vous êtes tous deux satisfaits du document, vous enregistrez tous deux votre approbation en vous branchant sur e-reg et en indiquant que le document est achevé. C est cet enregistrement de votre approbation qui constitue votre signature électronique. Les signatures électroniques des deux parties doivent être apposées avant que la transaction puisse se poursuivre. Lorsque vous êtes prêts à libérer le document pour qu il soit enregistré, vous signez pour sa libération. Cette signature peut être apposée par vous-même, un professionnel de l immobilier ou un autre utilisateur. Les signatures d approbation et de libération doivent toutes être attachées à un document avant que ce dernier puisse être accepté par e-reg pour enregistrement. Posséder la bonne technologie Pour produire des documents prêts à l enregistrement par e-reg, vous avez besoin du bon équipement informatique et du bon logiciel et vous avez aussi besoin de savoir comment vous en servir. Bien que les bureaux d enregistrement mettront des ordinateurs à la disposition des utilisateurs occasionnels de e-reg, vous ne pouvez vous permettre de compter seulement sur les terminaux publics lorsque vous avez un cabinet immobilier très actif. La société Teranet a publié des spécifications pour l équipement et le logiciel appropriés; vous pouvez entrer en contact avec elle soit en appelant au ou en visitant son site Web à Si vous ne disposez pas du bon équipement, vous devez vous organiser pour faire préparer et enregistrer électroniquement les documents et être prêt à payer pour ce service. Si vous pensez que vous aurez besoin de ce genre de service, vous devriez le signaler dès le début de la transaction et le confirmer par écrit à l avocat de l autre partie. Cela permettra d éviter les délais de dernière minute, tout inconvénient pour l avocat de l autre partie et un préjudice possible pour ses clients. août 2001 Procédures et norms d utilisation 3

5 Déclarations de conformité avec la loi Des déclarations de conformité avec la loi remplacent la présentation de documents. Dans le système traditionnel sur papier, certains titres de propriété doivent être accompagnés de preuves appropriées pour pouvoir être enregistrés. Par exemple, si vous voulez enregistrer un transfert de titres fonciers en exerçant un pouvoir de vente, vous devez présenter la preuve appropriée que vous avez satisfait aux exigences législatives pour procéder à une telle vente. Dans le e-reg, les preuves appropriées sont remplacées par des déclarations de conformité avec la loi. Ces déclarations de conformité exigent qu un jugement juridique soit porté à l égard de certains faits. Par exemple, si vous voulez enregistrer un transfert en exerçant un pouvoir de vente, vous faites une déclaration selon laquelle vous avez rempli toutes les conditions requises pour procéder dans le cadre du pouvoir de vente et enregistrer le transfert. Comme vous ne présentez pas de preuves appropriées au bureau d enregistrement lorsque vous faites des déclarations de conformité, vous devez obtenir et conserver la preuve sur laquelle vous basez vos déclarations. En cas de litige, ultérieurement, ces documents que vous aurez gardés pourraient bien être les seules preuves étayant vos déclarations de conformité. Gardez cela en mémoire lorsque viendra le temps de décider si des dossiers immobiliers peuvent être détruits en toute sécurité. Si l avocat de l autre partie fait une déclaration de conformité, vous n avez pas besoin de revenir en arrière de la déclaration et vérifier les preuves appropriées. Le système entier e-reg et titres fonciers est basé sur la notion selon laquelle le bureau d enregistrement est suffisant pour établir des titres de propriété. Vous pouvez vous fier au registre. Dans le même temps, la province procède à l automatisation des dossiers et remplace le système d enregistrement de parcelles au bureau du registraire, par le système plus récent de titres fonciers. Dans le cadre de la Loi sur les titres fonciers, la province garantit un titre à la propriété, supprimant ainsi la nécessité de faire des recherches en remontant 40 ans en arrière jusqu au moment du transfert. Le système est mis à jour à l occasion de l enregistrement de nouveaux documents et les titres de propriété sont changés à l occasion de l enregistrement des transactions. Approbation par le client des documents préparés Un document servant à la fois de reconnaissance et de directive tient lieu de consentement et d autorisation du client. Dans e-reg, les documents sont créés et signés électroniquement par les avocats ou leurs substituts et non par leurs clients. Par conséquent, la preuve du consentement et de l approbation des clients est apportée par un document à la fois reconnaissance et directive, qui est élaboré par le Comité conjoint. 4

6 La reconnaissance est produite automatiquement par le système; elle est imprimée puis signée par le client et elle vous donne l autorité de poursuivre la transaction. Cette reconnaissance décrit brièvement la transaction ainsi que les documents pertinents qui seront enregistrés pour clore cette dernière. Avant de libérer le document immobilier pour enregistrement, vous devriez faire signer la reconnaissance appropriée par votre client. Revoyez la reconnaissance et toutes autres instructions écrites avec votre client avant de signer. Conserver une copie signée de la reconnaissance dans vos dossiers comme preuve écrite des instructions que vous avez reçues. Clôture L accord d enregistrement de document (AED) vise à établir une procédure pour l enregistrement de documents dans le cadre d un processus électronique, une des étapes importantes dans la clôture d une transaction immobilière. Utiliser la capacité de traitement à distance de e-reg requiert une procédure de clôture sous condition, car il n est actuellement pas possible de transférer électroniquement, entre les parties, les fonds nécessaires à l achat et à la vente. L AED est signé par les avocats des parties qui, en retour, obtiennent l autorisation d y participer, par le biais de la reconnaissance et des directives signées par leurs clients respectifs. En signant un AED, vous vous engagez professionnellement à prendre les mesures nécessaires en ce qui concerne les documents et les fonds de votre client. La signature d une reconnaissance par votre client tient lieu d autorisation écrite pour que vous puissiez prendre ces mesures. Le but visé par le Comité conjoint, en créant l AED, était d établir une procédure normalisée et acceptable d un bout à l autre de la province. Pour un tas de raisons, il est important de trouver une solution à l échelle provinciale. Premièrement, la mise en place de e-reg réduira les traditionnelles barrières géographiques, de sorte que les avocats seront plus enclins à s occuper de transactions dans d autres parties de la province. Deuxièmement, le Comité conjoint a pensé que ce serait plus pratique pour les avocats si l on adoptait une procédure de clôture commune et acceptée partout. Troisièmement, en travaillant avec d autres groupes intéressés comme les institutions financières et notre propre assureur contre les erreurs et les omissions, il serait plus facile d obtenir un consensus bâti sur l adoption et l utilisation d un format normalisé. Le Comité conjoint a aussi reconnu que la procédure normalisée de clôture s appliquerait à la plupart des situations mais non à toutes. Les avocats auront encore besoin de pouvoir adapter leurs arrangements lorsque les circonstances ne seront pas conformes au modèle établi. Depuis le rapport du Comité conjoint, l AED a été modifié pour refléter et incorporer les divers changements demandés par les divers groupes d usagers. Comme c est le cas avec directives elles-mêmes, nous prévoyons que l AED évoluera à mesure que la profession se familiarisera avec e-reg. août 2001 Procédures et norms d utilisation 5

7 Enregistrement de document Avant d être enregistrés, les documents sont signés pour attester qu ils sont complets et qu ils peuvent être libérés. Avant qu un document soit enregistré, les avocats impliqués doivent indiquer qu ils l approuvent en attestant, par leur signature, que le document est complet. Si le document contient des déclarations de conformité avec la loi, le système e-reg n acceptera que des signatures d usagers autorisés à exercer le droit en Ontario. Selon la règle #16 de déontologie, même si vous déléguez la signature attestant qu un document est complet, à une personne non autorisée à exercer le droit, vous demeurez entièrement responsable du document, en tant qu avocat chargé du dossier. Transfert de fonds Il existe deux options pour le transfert de fonds. Le choix dépend du déroulement actuel des opérations et des pratiques comptable dans votre cabinet. La figure 2 est un schéma chronologique décrivant les deux options disponibles pour le paiement des frais d enregistrement et, si cela s applique, des droits de cession immobilière. En choisissant une des options, un cabinet d avocats autorise Teranet à débiter soit 1) un compte général, soit 2) un nouveau compte fiduciaire mixte. Les deux options sont conformes aux règlements et directives du barreau. L autorité et les modalités particulières, qui régissent un nouveau compte fiduciaire, se trouvent dans la section 8 du règlement 19 du barreau (disponible sur le site Web du barreau à ). L option du compte général a toujours été permise et s apparente à d autres versements de nature générale, faits au nom de clients. Dans tous les cas, le choix dépendra du déroulement actuel des opérations et des pratiques comptables du cabinet d avocats. Le paiement électronique du produit d une clôture de transaction n est pas disponible pour le moment. Aucun système bancaire actuel ne fournit un équivalent électronique de fonds certifiés. Le Comité conjoint, le Ministère des Services aux consommateurs et aux entreprises ainsi que Teranet travaillent en étroite collaboration avec le secteur bancaire, à l élaboration d une solution. 6

8 Option 1 : Paiement à partir d un nouveau compte fiduciaire mixte si 2 chèques fournis seulement déposer les DCI et les frais d enregistrement ce formulaire est à usage interne et doit être gardé en dossier par l avocat s assurer que les montants coïncident et qu il y a un formulaire rempli pour chaque dossier Recevoir les fonds des clients Déposer dans une fiducie mixte Transférer les fonds de DCI et d enregistrement sur le compte fiduciaire de nouveaux clients Remplir le formulaire 19b Enregistrer Comparer 19b au sommaire de E-reg Rendre compte au client Rencontrer le client Envoyer des rapports Recevoir les fonds des clients Déposer dans une fiducie mixte Préparer chèque en fiducie à l ordre du cabinet d avocat pour les DCI et les frais d enregistrement Enregistrer Déposer le chèque en fiducie au compte général Rendre compte au client Option 2 : Paiement à partir d un compte général d un cabinet d avocats Note : vous pouvez déposer avant d envoyer le compte au client en vertu de la loi 19 Diagramme 2 Paiement de DCI et de frais d enregistrement août 2001 Procédures et norms d utilisation 7

9 Opération hypothécaire Vous devrez probablement modifier certaines pratiques pour pouvoir exécuter des opérations hypothécaires dans e-reg, tout en continuant de vous conformer aux règles existantes. Voici quelques modifications communes. 1.Livraison d une copie papier de l hypothèque Comme la Loi sur les hypothèques exige qu une copie de l hypothèque soit fournie au débiteur hypothécaire, l avocat du créancier hypothécaire devra imprimer une copie papier du contrat hypothécaire de e-reg ainsi que des annexes à ce document enregistré et les envoyer au débiteur hypothécaire. 2.Répondants même si un répondant peut être identifié sur le formulaire électronique de charge, il/elle devra signer une garantie sur papier séparée qui le/la liera au covenant. Assurez-vous que les conditions de ce document coïncident avec toutes les modalités de garantie trouvées dans la charge et dans les modalités de charge standard. 3.Quittances et hypothèques des institutions financières Confirmez avec l institution financière (IF) si c est vous ou elle qui devra préparer et enregistrer la quittance et demandez que l IF confirme sa décision par écrit. Si l IF vous autorise à préparer et enregistrer la quittance, l autorisation devra inclure toutes les conditions applicables de mise en main tierce. Une fois que vous savez qui enregistrera la quittance, vous pouvez mesurer l étendue de votre engagement. Si l institution financière vous autorise à préparer et enregistrer une quittance, vous pouvez prendre l engagement conventionnel -- «obtenir et enregistrer une quittance». Cependant, si l institution financière décide d enregistrer sa propre quittance, il peut être approprié de modifier le libellé de votre engagement -- «produire une quittance d hypothèque qui devra être enregistrée». Même si l institution financière enregistre la quittance, l avocat du vendeur doit tout de même s assurer que : les fonds nécessaires (incluant tous les intérêts courus additionnels ainsi que les frais d enregistrement de quittance) sont envoyés à l institution financière; la quittance électronique est préparée et enregistrée par l institution financière au moment opportun; les conditions particulières d enregistrement de la quittance sont envoyées à l avocat de l acheteur pour confirmer que tout est conforme à l engagement. 4.Quittances d hypothèques privées Dans la plupart des cas, les avocats ne devraient pas prendre ou accepter des engagements personnels d acquittement d hypothèques privées. En tant qu avocat du vendeur, il se pourrait que vous ayez besoin d obtenir un document de reconnaissance et directive du prêteur, vous autorisant à enregistrer la quittance à la clôture. 8

10 Si vous obtenez la reconnaissance du prêteur, vous pourriez inclure dans l AED une quittance hypothécaire, comme un des documents devant être enregistrés à la clôture, sous réserve de la conformité avec les conditions de mise en main tierce de cet accord. Vous confirmeriez au prêteur qu un AED a fait partie de la procédure de clôture et que la quittance hypothécaire apparaîtra comme un document à enregistrer en vertu de cet accord, sous réserve des conditions de mise en main tierce. Sécurité du système e-reg consiste en un certain nombre d éléments complexes qui intègrent le compte Teraview de votre cabinet, le compte de la banque associée et la trousse personnelle de sécurité fournie à chaque usager qui créera ou enregistrera des documents. e-reg possède un certain nombre d éléments de sécurité qui sont incorporés au système et sont partie intégrante d une transaction immobilière. Ces éléments sont : Compte Teranet Chaque avocat ou cabinet d avocats souscripteur doit ouvrir un compte avec Teranet pour pouvoir accéder à e-reg. Cela inclut un compte dépôt pour couvrir les coûts reliés à la recherche, ainsi qu un compte bancaire pour couvrir les coûts reliés à l enregistrement. Chaque fois que vous enregistrez un document dans e-reg, Teranet recouvre les frais d enregistrement dans le compte bancaire désigné, incluant les droits de cession immobilière et les taxes de vente. À l usage des avocats qui veulent utiliser un compte fiduciaire comme compte bancaire désigné, le barreau a émis une directive détaillée ( disponible à ) qui donne un aperçu des exigences pour pouvoir utiliser un compte fiduciaire de transition électronique pour e-reg. Trousse personnelle de sécurité Chaque personne qui utilise e-reg, doit être enregistrée comme usager avec un compte particulier. Lorsque vous vous enregistrerez, vous recevrez une disquette d ordinateur; vous devrez alors communiquer avec le centre de service à la clientèle de Teranet, pour établir vos justificatifs d identité personnelle. Puis vous créerez une phrase passe-partout unique. Pour accéder à e-reg, vous devrez utiliser et la disquette et votre phrase passe-partout qui toutes les deux ensemble constituent ce que l on appelle votre trousse personnelle de sécurité (TPS). Statut des avocats et déclarations de conformité Lorsqu un document contient une déclaration de conformité avec la loi, seuls les usagers dûment enregistrés qui ont le droit d exercer le droit en Ontario pourront signer pour attester qu un document est complet. Les dossiers de Teranet indiqueront si un usager enregistré a ou non le droit d exercer. Le Barreau du Haut-Canada fournira à Teranet des mises à jour régulières du statut des avocats, de sorte que Teranet sera en mesure d enregistrer les nouveaux avocats et de bloquer l accès aux avocats à la retraite, suspendus ou radiés du barreau. août 2001 Procédures et norms d utilisation 9

11 Renforcer la sécurité de e-reg Afin de protéger votre accès à e-reg, vous devriez prendre les mesures suivantes : 1.Protéger votre TPS Ne donnez votre phrase passe-partout et votre disquette à personne, même pas à votre secrétaire. Si votre secrétaire a besoin d accéder à e-reg, demandez une TPS séparée pour elle. Protégez l accès à votre TPS comme vous protégeriez vos comptes fiduciaires. Au minimum, vous devriez employer les protections suivantes : Insistez, auprès de tous les usagers de votre compte, sur la nécessité de maintenir à tout prix la confidentialité des phrases passe-partout et de protéger les disquettes codées; Établissez des directives pour la création de phrases passe-partout, afin de tirer pleinement avantage des éléments de sécurité du système; Prenez les mesures appropriées pour détruire, invalider et remplacer les phrases passe-partout et les disquettes dont la confidentialité a été violée; Enregistrez et vérifiez tout ce qui est débité par Teranet, car cela peut dévoiler les accès non autorisés à votre compte; Informez immédiatement Teranet de tout changement parmi les usagers autorisés de votre compte. Lorsqu un usager autorisé quitte votre cabinet, récupérez toutes les copies de sa disquette et avertissez Teranet de la fermeture de son accès au compte. 2.Responsabilité du compte Vous devez prendre en considération la situation particulière de votre cabinet pour décider si vous devriez ou non partager un compte Teranet avec d autres avocats. Dans la majorité des cas, le cabinet aura un compte qui sera utilisé par les associés, le personnel de soutien et les avocats employés. Si vous ne faites pas partie d un cabinet mais exercez de façon indépendante, en vous associant occasionnellement avec d autres avocats, vous devriez avoir votre propre compte et votre propre TPS. 3.Statut des avocats Soyez sensible aux conséquences des changements de statut sur la capacité des avocats affectés à clôturer une transaction sur e-reg. Les avocats suspendus ou radiés du barreau seront empêchés d approuver des documents qui contiennent des déclarations de conformité avec la loi. Cette procédure s applique indifféremment aux suspensions de nature disciplinaire ou administrative. Les suspensions administratives sont imposées pour défaut de payer les cotisations ou d envoyer les formulaires du Barreau du Haut-Canada ou de LPIC. Il en résulte que les avocats qui négligent de payer leur cotisation ou d envoyer leur formulaire dans les délais prescrits, sont mis dans l impossibilité de clôturer des transactions immobilières. Veuillez noter que le Barreau du Haut-Canada fournira à Teranet la mise à jour électronique de statut et que l accès à e-reg pourrait être interdit aux avocats qui n auront pas d abord reçu une confirmation écrite de leur changement de statut, par courrier recommandé. 10

12 Sommaire En faisant son rapport, le Comité conjoint s est efforcé d esquisser des directives claires et détaillées, susceptibles de : Éliminer erreurs et iniquités dans la cession de propriétés et maintenir l intégrité de notre système dans ce domaine; Faciliter l utilisation de e-reg, de telle sorte que les avocats et leurs clients puissent bénéficier pleinement de l efficacité de ce nouveau système. Éventuellement, ces directives seront mises à l épreuve par l expérience quotidienne des professionnels de l immobilier. Si les directives ne donnent pas les résultats escomptés, si certains problèmes ont été oubliés ou si le directives pourraient être améliorées, le Comité conjoint voudrait le savoir. Sans les commentaires et suggestions des professionnels de l immobilier, les directives ne s amélioreront pas. Communiquez avec Advisory Services , au barreau, pour faire part de vos commentaires et suggestions. août 2001 Procédures et norms d utilisation 11

13 Notes 12