Les notices d autorité des collectivités intégrées dans un moteur de recherche

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1 Archives départementales du Morbihan Les notices d autorité des collectivités intégrées dans un moteur de recherche Exemple du guide des sources de la Seconde guerre mondiale et de la Reconstruction

2 Les outils utilisés pour l encodage des notices d autorité et des IR Les Archives du Morbihan utilisent le logiciel ATES pour l encodage des instruments de recherche en XML-EAD (depuis 2005) et des notices d autorité en XML-EAC (depuis 2008). Basé sur l éditeur Xmlmind, ATES est mis à la disposition des Archives du Morbihan par la société IRIUS. Il permet notamment : une structuration et une saisie des informations simples grâce à un masque de saisie une génération automatique des notices au format ODT en utilisant des feuilles de style XSLT (développées par JL Carmona, responsable des ressources informatiques aux AD56)

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5 Historique des producteurs d archives : évolution des pratiques Début progressif en Dans un premier temps, les présentations historiques des producteurs étaient rédigées dans la zone ISAD correspondant à la balise <bioghist> en XML-EAD. Inconvénients et dysfonctionnements Répétitions des informations dans chaque instrument de recherche (donc multiples corrections et mises à jour) Ces données contextuelles généraient trop de bruit dans les recherches effectués dans le moteur de recherche (

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7 Élaboration du guide des sources et des notices d autorité collectivité La 1 re notice en XML-EAC : date de 2008 ; concerne la Direction départementale des renseignements généraux L élaboration du guide a accéléré la création de ces notices et a permis : d approfondir nos connaissances en XML-EAD et EAC et ainsi d harmoniser les pratiques au sein de l équipe ; de réfléchir à une bonne répartition des informations ; de générer des liens entre les différents fichiers XML et PDF.

8 Présentation générale de la structure du guide Introduction Rappelle le contexte historique du département ; explicite les choix archivistiques ; présente globalement l intérêt des différents fonds.

9 Présentation générale de la structure du guide Corps de l instrument de recherche Deux axes principaux : Organismes du temps de guerre et de la Reconstruction Organismes du temps de paix Les fonds sont présentés en fonction de l administration productrice des documents dans lesquels apparaissent : la description du producteur ; l intérêt du fonds ; l importance matérielle ; un recensement des articles en suivant un plan de classement (le niveau de description est adapté en fonction de l importance et de l intérêt du fonds).

10 Description des producteurs dans le guide des sources Organismes du temps de guerre et de la reconstruction Résumé en quelques lignes des principales attributions en mettant l accent sur les activités et les organisations spécifiques nées des circonstances de la guerre en utilisant la balise <bioghist> Lien vers une notice d autorité au format PDF en utilisant la balise <corpname> et l attribut <authfilenumber> Organismes de temps de paix Résumé en quelques lignes des principales attributions en mettant l accent sur les activités et les organisations spécifiques nées des circonstances de la guerre en utilisant la balise <bioghist> Seules les notices des services du temps de guerre et de la Reconstruction ont été rédigées.

11 Notices d autorité des organismes du temps de guerre et de la reconstruction Rédigées avec l aide du logiciel ATES, elles sont conformes à la DTD-EAC. Dans l en-tête EAC <eacheader> sont principalement renseignés : Code d'identification de la notice (une liste des producteurs a été constituée pour l attribution d un numéro) Type Historique des mises à jour Niveau d'élaboration Règles et conventions Langue et écriture

12 Notices d autorité des organismes du temps de guerre et de la reconstruction Dans la zone description <condesc> sont principalement renseignées : Forme autorisée du nom Dates d'existence Localisation Fonctions et activités Organisation interne Histoire Relations avec d'autres entités : les types de relation sont précisés. Les liens ouvrent d autres notices au format PDF Relations avec les ressources documentaires : les liens ouvrent principalement les répertoires numériques détaillés des fonds d archives correspondant au producteur de la notice (format PDF). Les notices XML-EAC sont converties au format ODT, puis en PDF.

13 Lien du guide des sources vers une notice d autorité <corpname>

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15 Liens vers un fichier (PDF) d une autre notice d autorité Service départemental des réfugiés

16 Service départemental des réfugiés

17 Lien vers un fichier (PDF) d un instrument de recherche Service départemental des réfugiés

18 Service départemental des réfugiés

19 État des versements de la série W La rédaction du guide a permis d élargir cette réflexion à la répartition des informations et à la génération de liens entre : l état des versements ; les instruments de recherche ; les notices d autorité.

20 Lien de l état des versement vers une notice EAC

21 Lien de l état des versement vers une notice EAC

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