Vu la demande de Sofico (ci-après le demandeur), reçue le 19 février 2016 ;

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1 1/9 Comité sectoriel pour l'autorité Fédérale Délibération AF n 15/2016 du 12 mai 2016 Objet: demande d'autorisation de la Société wallonne de Financement complémentaire des Infrastructures (Sofico) de se voir communiquer de manière électronique des données à caractère personnel de la Direction pour l Immatriculation des Véhicules (ci-après la "DIV") dans le cadre du prélèvement kilométrique (AF-MA ) Le Comité sectoriel pour l Autorité Fédérale ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après LVP), en particulier les articles 31bis et 36bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée, en particulier l'article 18 ; Vu la demande de Sofico (ci-après le demandeur), reçue le 19 février 2016 ; Vu les informations complémentaires reçues le 11/04/2016 ; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Fedict en date du 12/04/2016 ; Vu le rapport du Président ; Émet, après délibération, la décision suivante, le 12/05/2016 ;

2 Délibération AF 15/2016-2/9 I. OBJET ET CONTEXTE DE LA DEMANDE 1. En date du 21 janvier 2016, les 3 Régions ont reçu l autorisation du Comité de se voir transmettre électroniquement certaines données de la DIV afin de mettre en œuvre le prélèvement kilométrique 1. Cette autorisation concerne l accès à la DIV par les 3 Régions lorsque des suspicions d infractions existent au regard du prélèvement kilométrique. 2. En effet, récemment, tant en Région flamande 2, qu'en Région wallonne 3 ou en Région de Bruxelles-Capitale 4, de nouveaux décrets et ordonnance instaurant ce qu'on appelle le "prélèvement kilométrique" ont été adoptés, et ce en remplacement de l'eurovignette. Le prélèvement kilométrique est une nouvelle méthode visant à taxer l'utilisation de la voie publique par des véhicules d'un poids maximal de plus de 3,5 tonnes. Le prélèvement ne s'applique plus par période d'utilisation mais se calcule sur la base de l'utilisation effective de la voie publique à l'aide d'un lecteur électronique qui doit toujours être présent dans le véhicule (ce qu'on appelle l' "on board unit" ou "OBU"). 3. Le 31 janvier 2014, un accord de coopération a été signé entre la Région flamande, la Région wallonne et la Région de Bruxelles-Capitale relatif à l'introduction du système de prélèvement kilométrique sur le territoire des trois Régions et à la construction d'un Partenariat interrégional de droit public ViaPass sous forme d'une institution commune telle que visée à l'article 92bis, 1er, de la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles. VIAPASS est un partenariat interrégional institué sous la forme d'une institution commune telle que visée à l'article 92bis, 1 de la loi spéciale de réformes institutionnelles du 8 août La Sofico, en tant que percepteur de péage en Région wallonne (cfr points 8 et 9) sollicite l'autorisation du Comité de se voir transmettre électroniquement des données à caractère personnel de la DIV afin de mettre en œuvre l article 9 du décret wallon du 16 juillet 2015 en ce qui concerne les demandes d exonérations au prélèvement kilométrique). 1 Délibération AF n 03/2016 du 21 janvier Décret du 3 juillet 2015 introduisant le prélèvement kilométrique et annulant le prélèvement de l'eurovignette et modifiant le Code flamand de la Fiscalité du 13 décembre 2013 en la matière.. 3 Décret du 16 juillet 2015 instaurant un prélèvement kilométrique à charge des poids lourds pour l'utilisation des routes. 4 Ordonnance du 29 juillet 2015 introduisant un prélèvement kilométrique en Région de Bruxelles-Capitale sur les poids lourds prévus ou utilisés pour le transport par route de marchandises, en remplacement de l'eurovignette.

3 Délibération AF 15/2016-3/9 5. L accès par la Sofico aux données de la DIV se fera par le biais de la Banque Carrefour d échange de données wallonne. II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. COMPETENCE DU COMITE 6. La communication électronique de données visée par la demande émanera de la DIV. Au vu de l article 36bis de la LVP et de l'article 18 de la loi du 19 mai 2010 portant création de la Banque-Carrefour des véhicules, le Comité est par conséquent compétent. B. QUANT AU FOND 1. PRINCIPE DE FINALITÉ 7. Le demandeur est une personne morale de droit public créée par le décret wallon du 10 mars 1994 relatif à la création de la Société wallonne de Financement complémentaire des Infrastructures. En vertu de l article 2 de ce décret, la Sofico est chargée, entre autres, de la mise à disposition, à titre onéreux, au profit des utilisateurs, du réseau structurant, dont elle assure, à la fois, le financement, la réalisation, l entretien et l exploitation. 8. De ce fait, la Sofico est le percepteur de péage en Région wallonne dans le cadre du système de prélèvement kilométrique interrégional. En cette qualité, la Sofico a, entre autres, pour missions de gérer les demandes d exonérations au prélèvement kilométrique tel que prévu par l article 9 du décret wallon du 16 juillet Cette article prévoit que «à la demande du redevable, est exonéré du prélèvement kilométrique : 1 le véhicule qui est exclusivement utilisé pour et par la défense, la protection civile, les services d'incendie et la police, et est reconnaissable en tant que tel ; 2 le véhicule qui est équipé spécialement et exclusivement à des fins médicales et est reconnaissable en tant que tel ; 3 le véhicule de type agricole, horticole ou forestier qui n'est utilisé que de manière limitée sur la voie publique en Belgique et qui est exclusivement utilisé pour l'agriculture, l'horticulture, l'aquaculture ou la sylviculture ( ) 3. Le redevable visé au paragraphe 1er adresse sa demande d'exonération via un enregistrement électronique au percepteur de péages si :

4 Délibération AF 15/2016-4/9 1 son adresse, telle que mentionnée dans les coordonnées du titulaire figurant sur le certificat d'immatriculation du véhicule tel qu'établi en vertu de la législation belge relative à l'immatriculation des véhicules est située en Région wallonne ; 2 ou, à défaut, son siège social ou son domicile, est située en Région wallonne. Si le véhicule ne doit pas être immatriculé en Belgique, la demande d'exonération est adressée via un enregistrement électronique à Viapass. Viapass transmet la demande au percepteur de péage qui statue sur la demande. Le redevable joint à sa demande une version électronique de son certificat d'immatriculation ( )» 9. La Sofico souhaite dès lors accéder aux données de la DIV afin de vérifier de l exactitude des données transmises par les personnes lui adressant une demande d exonération. 10. En vertu d un accord entre Viapass et les Régions, les Régions se sont réparties les demandes d exonération des véhicules étrangers. En ce qui concerne la Région wallonne, elle a reçu pour mission de traiter les demandes d exonération relatives aux véhicules étrangers de type agricole, horticole ou forestier. 11. En vertu de cet article 9, 3 et de l accord susmentionné, la Sofico assume un devoir de contrôle des demandes d exonérations non seulement pour la partie wallonne du pays (article 9, 1, 1, 2 et 3 ), mais également pour l ensemble des trois régions pour les demandes relatives à des véhicules étrangers de type agricole, horticole ou forestier. 12. En ce qui concerne l accès à la DIV pour les véhicules étrangers, le Comité constate que la DIV ne dispose pas des données concernant les véhicules étrangers. Dès lors, cet aspect de la demande n est pas recevable. 13. Le Comité constate que en ce qui concerne les finalités pour lesquelles la DIV collecte et traite ces données à caractère personnel, la loi portant création de la Banque-Carrefour des véhicules du 19 mai 2010 prévoit en son article 5 que «La Banque-Carrefour a pour objectif, d'une part, d'assurer la traçabilité des véhicules ( ) et, d'autre part, d'identifier à tout moment leur propriétaire, le demandeur et le titulaire de leur immatriculation, ainsi que de retrouver les données concernant leur homologation afin de : ( ) 8 faciliter la perception des taxes, des rétributions ou des redevances liées à l'acquisition, l'immatriculation, la mise en circulation, l'utilisation, la mise hors circulation ou le transfert d'un véhicule» ;

5 Délibération AF 15/2016-5/9 14. Au regard de ce qui précède, le Comité constate que les finalités poursuivies par le demandeur, en ce qui concerne les véhicules immatriculés en Belgique,sont déterminées, explicites et légitimes conformément à l'article 4, 1, 2 de la LVP et que le traitement est admissible sur la base de l article 5 c) de la LVP. Le Comité rappelle que les données demandées ne peuvent être traitées qu en vue de réaliser ces finalités. 2. PRINCIPE DE PROPORTIONNALITÉ 2.1. Nature des données 15. Le demandeur souhaite être autorisé à accéder à des données conservées par le SPF Mobilité et Transports conformément à l'article 7 de l'arrêté royal relatif à l'immatriculation de véhicules du 20 juillet Il s'agit des données suivantes : 1 le numéro d'immatriculation (le numéro de la marque d'immatriculation) ; 5 le type et le cas échéant, la variante et la version concernant ce type ; 7 les 4 derniers chiffres du numéro d'identification (numéro de châssis) 8 la masse en charge maximale techniquement admissible, sauf pour les motocycles; 9 la masse du véhicule en ordre de marche, avec carrosserie et dispositif d'attelage en cas de véhicule tracteur d'une catégorie de véhicule autre que M1 - à savoir des véhicules à moteur affectés au transport de personnes, comportant outre le siège du conducteur, huit places assises au maximum ; 11 la date de la dernière immatriculation ; 12 la catégorie du véhicule ; 38 la masse maximale autorisée. 16. Le demandeur indique que ces données sont nécessaires afin d identifier le véhicule qui fait l objet de la demande d exonération et de vérifier si celui-ci entre dans le champ d application de l exonération. 17. Vu les finalités poursuivies par le demandeur (voir le point B.1), le Comité conclut que les données réclamées auprès du SPF Mobilité et Transports sont conformes à l'article 4, 1, 3 de la LVP.

6 Délibération AF 15/2016-6/ Délai de conservation des données 18. Concernant le délai de conservation des données, le Comité rappelle que les données ne peuvent pas être conservées pendant une durée excédant celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées (article 4, 1, 5 de la LVP). 19. Il est précisé dans les informations complémentaires obtenues, que le demandeur souhaite conserver les données : En cas d exonération : pendant la durée de validité de l exonération ; En cas de refus/suspension de l exonération : pendant une durée de 5 ans qui correspond au délai de prescription prévu par l article 2262bis, 1er, alinéa 2 du Code Civil. 20. Le Comité considère donc que la durée de conservation proposée est conforme à l article 4, 1, 5 de la LVP pour autant que le demandeur, une fois la demande d exonération traitée, ne confère qu une accessibilité limitée aux données pendant la durée de l exonération. En effet, le Comité fait également remarquer qu'en pratique, il convient de faire une distinction entre différents modes de conservation dans le temps. Le traitement d'un dossier en cours requiert une conservation de données de manière telle que celles-ci soient disponibles et accessibles normalement aux personnes chargées de la gestion du dossier. Dès qu'un dossier peut être archivé, le mode de conservation choisi ne doit conférer aux données qu'une disponibilité et une accessibilité limitées. Dès que la conservation n'est plus utile, les données ne peuvent plus être conservées sous une forme permettant l identification des personnes concernées Fréquence de l'accès et durée de l'autorisation 21. Le demandeur sollicite un accès permanent aux données demandées. 22. Étant donné que le demandeur doit être à même de pouvoir traiter les demandes d exonérations quand elles lui parviennent, le Comité considère qu'une transmission électronique permanente est justifiée à la lumière de l'article 4, 1, 3, de la LVP. 23. Le demandeur sollicite une transmission électronique pour une durée indéterminée. Le Comité constate que les finalités pour lesquelles le demandeur souhaite se voir communiquer de telles données ne sont pas limitées dans le temps et que, par conséquent, une autorisation pour une durée indéterminée est appropriée (article 4, 1er, 3, de la LVP).

7 Délibération AF 15/2016-7/ Destinataires et/ ou tiers auxquels des données sont communiquées 24. D'après le demandeur, les données seront accessibles en interne uniquement par les juristes du Service opérationnel réseau structurant. 25. Le demandeur précise qu'il y aura toutefois aussi des communications à des tiers : A la Région wallonne (DGO7) en vertu de l article 9, 5 du décret du 16 juillet 2015 ; A Satellic et Viapass afin que Satellic, sous le contrôle de Viapass, intègre les exonérations dans les outils utilisés à des fins de contrôle/sanction. 26. Le Comité n'a pas d'objection au fait que les personnes susmentionnées aient accès aux données à caractère personnel en question, à condition qu'elles n'utilisent cet accès que dans les limites des compétences qui leur ont été attribuées par la réglementation. Il demande également que les mesures nécessaires soient prises pour que seules ces personnes puissent disposer de l'accès. 3. PRINCIPE DE TRANSPARENCE 27. Le Comité rappelle qu'un traitement de données loyal est un traitement qui se fait de manière transparente. L'obligation d'information au sens de l'article 9 de la LVP constitue une des pierres d'angle d'un traitement transparent. 28. En l'occurrence, les traitements de données envisagés seront toutefois effectués en vue de l'application de dispositions prescrites par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance. Conformément à l'article 9, 2, deuxième alinéa, b) de la LVP, une dispense de l'obligation d'information s'applique dans un tel cas. Cette dispense n'empêche toutefois pas que le Comité puisse s'assurer de l'existence de garanties appropriées à l'égard de la protection des droits fondamentaux des personnes concernées. 29. Il est précisé dans la demande que sur le site internet de la Sofico, dans l onglet prélèvement kilométrique, figure un chapitre consacré à l explication des demandes d exonérations et que, dans le prolongement de cette explication, figure les informations relatives à la protection des données à caractère personnel. 30. Le Comité constate que figure dans ces informations la référence à la LVP, la finalité du traitement, les destinataires des données ainsi que l adresse mail afin d effectuer un droit d accès ou de rectification.

8 Délibération AF 15/2016-8/9 31. Le Comité préconise qu il soit également indiqué qu un accès à la DIV sera effectué afin de vérifier/compléter la demande d exonération. Il préconise également qu une telle information soit donnée via le site Internet de la DIV SÉCURITÉ 4.1. Au niveau du demandeur 32. Au jour de la rédaction de la délibération, le demandeur n a pas communiqué ses formulaires de sécurité. 33. Le Comité en prend acte et ne pourra dans ces conditions rendre qu une autorisation sous condition suspensive de la réception de ces documents et de leur approbation. 34. Le Comité rappelle également qu'en cas de sous-traitance, la LVP impose à chaque responsable du traitement d'encadrer sa relation avec le sous-traitant au moyen d'un contrat qui répond aux prescriptions de l'article 16, 1 de la LVP Au niveau de la DIV 35. Il ressort des documents dont dispose le Comité que la DIV dispose d un conseiller en sécurité, ainsi que d une politique de sécurité générale. PAR CES MOTIFS, le Comité autorise le demandeur à se voir communiquer les données électroniques visées dans la demande d autorisation aux conditions fixées dans la présente délibération et aussi longtemps que celles-ci seront respectées, sous la condition suspensive de la réception de la déclaration de conformité et du questionnaire d évaluation pour un candidat conseiller en sécurité et de l appréciation positive du Comité à l égard de ces éléments ; 5

9 Délibération AF 15/2016-9/9 décide, qu il se réserve le droit, le cas échéant à intervalles réguliers, de vérifier à l'avenir la mise en œuvre effective et durable de mesures de sécurité techniques et organisationnelles conformes à l état de la technique et de nature à couvrir adéquatement les risques en présence pendant toute la durée de l autorisation. A cet égard, le Comité enjoint les parties/le demandeur à lui notifier tout changement pertinent dans la sécurisation des traitements autorisés. L Administrateur f.f., Le Président, (sé) An Machtens (sé) Stefan Verschuere

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