EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL SEANCE DU 26 JUIN au 5 Cité de la Traverse - Salle de la Traverse - Poitiers

Transcription

1 En vertu des articles L , L et L du CGCT, le Président de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers atteste que le présent acte a été affiché, transmis en Préfecture le. et/ou notifié le..... et qu il est donc exécutoire. Pour le Président, par délégation, Président de séance : Alain CLAEYS, Président EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL SEANCE DU 26 JUIN 2015 au 5 Cité de la Traverse - Salle de la Traverse - Poitiers Secrétaires de séance : DIANE GUERINEAU & CECILE RUY-CARPENTIER Nbr de membres en exercice : 63 Quorum : 32 Date de la convocation : 05/06/2015 Affichée le : 29/06/2015 Présents : BELGSIR El Mustapha, BURGERES Christine, CHALARD Francis, CHARDONNEAU Jean-Louis, CLEMENT Dominique, CORNU Bernard, CORONAS Patrick, EIDELSTEIN Claude, GERARD Anne, HALLOUMI Abderrazak, HOFNUNG Daniel, JARDIN Florence, KIRCH Olivier, LEY Véronique, LUCAUD Laurent, PELTIER Joëlle, SAUVAGE Corine, SOL Gérard, TANGUY Alain, TRICOT Aurélien, Membres du Bureau ARFEUILLERE Jacques, AUBERT Sylvie, BLANCHARD Gérald, BOUARD Cendrine, BRILLAUD Jean, CHALLET Louis-Marie, CHAUVIN Jacky, COBERAC Jeannie, COINEAU Dany, DAIGRE Jacqueline, DELHUMEAU-DIDELOT Stéphanie, DEVERGNE Ludovic, DIVERSAY Michel, FAUGERON Agnès, FRAYSSE Christiane, GARABEDIAN Nicole, GIRAUD Philippe, GUERINEAU Diane, JEAN Yves, MARCINIAK Marie-Christine, MICHELIN Joël, MORCEAU Francette, PERRIN Bernard, PETERLONGO Bernard, PROST Marie-Dolorès, RUY-CARPENTIER Cécile, SIRAUT Daniel, Conseillers communautaires Titulaires Absents excusés : BLUSSEAU Jean-Daniel, BROTTIER Philippe, MORISSEAU Gilles, Membres du Bureau BATAILLE Martine, COMPTE Jean-Marie, FAURY-CHARTIER Michèle, GAUBERT Jacqueline, PALISSE Philippe, PERSICO Patricia, RIMBAULT-RAITIERE Nathalie, ROBLOT Edouard, ROUSSEAU Eliane, SARRAZIN-BAUDOUX Christine, VALLOIS-ROUET Laurence, VERDIN Alain, Conseillers communautaires Titulaires M. le Président a déposé sur le bureau de l assemblée les pouvoirs écrits, de voter en leur nom, donnés par les Conseillers Communautaires empêchés d assister à la séance, à l un de leurs collègues, en exécution de l article L du Code Général des Collectivités Territoriales. Nom du mandant Nom du mandataire Patricia PERSICO Diane GUERINEAU Nathalie RIMBAULT-RAITIERE Laurent LUCAUD Jacqueline GAUBERT Francis CHALARD Edouard ROBLOT Jacqueline DAIGRE Martine BATAILLE Bernard PETERLONGO Eliane ROUSSEAU Francette MORCEAU Observations : Les procès-verbaux des Conseils Grand Poitiers du 5 décembre 2014 et du 20 février 2015 sont approuvés. Le rendu compte des délégations au Président et au Bureau a donné lieu à une observation : Liste des Arrêtés de Délégation de Pouvoir au Président ; Liste des Marchés A Procédures Adaptées (MAPA) : une observation ; Liste des Délibérations prises par le Bureau Délibérant du 9 avril 2015, 21 mai 2015 et du 4 juin 2015 L ordre de passage des délibérations : De la 1 à la 10 ; de la 12 à la 14 ; puis la 11, puis de la 27 à la 32 ; de la 15 à la 26 ; puis de la 33 à la 101. Arrivée : M. DEVERGNE à la 11 ; Départ : M. SOL à la 11 ; M. TRICOT et Mme SAUVAGE à la 15 ; M. EIDELSTEIN à la 33 ; Mmes JARDIN et GARABEDIAN, MM. GIRAUD et CHAUVIN à la 81.

2 N : 37 Date réception Préfecture Conseil du 26/06/2015 Identifiant : Date de publication au Recueil des Actes Administratifs : Titre : Charges à caractère général - Contrat de convention avec Défi Entreprises Communication dans le cadre du 18ème Défi inter-entreprises de Grand Poitiers - P.J. : Contrat de convention avec Défi Entreprises Communication 2015 DIRECTION DU DEVELOPPEMENT URBAIN SERVICE DEVELOPPEMENT ECONOMIQUE ET EMPLOI Etudiée par : Le bureau du 04/06/2015 La commission Attractivité économique et développement de l'espace communautaire du 10/06/2015 La commission Générale et des Finances du 19/06/2015 Nomenclature Préfecture N 1 : 7. Finances locales Nomenclature Préfecture N 2 : 10. Divers Rapportée par : El Mustapha BELGSIR Ce sujet fait l objet de l engagement : développer les solidarités de l Agenda 21 de Grand Poitiers, au titre de l opération proposée : le Défi inter-entreprises permet chaque année de réunir des centaines de salariés de l agglomération venant de tout horizon professionnel et de toutes catégories socioprofessionnelles pour échanger dans un cadre moins formel que celui de l entreprise lors du défi sportif convivial. Grand Poitiers organise cette année la 18ème édition du Défi inter-entreprises, le jeudi 10 septembre 2015 au Parc de Saint-Cyr. Grand Poitiers affirme ainsi son rôle d'animateur et favorise les échanges entre entreprises. Par le biais de ce challenge sportif, la Collectivité privilégie, dans un cadre moins formel que l'entreprise, les relations entre salariés, dirigeants et élus de l'agglomération. En 2014, on comptait 503 équipes provenant de 165 établissements différents. Comme chaque année, la participation récurrente de grands groupes comme Dassault, EDF ou bien encore Auchan est attendue. Nombre de petites et moyennes entreprises prennent aussi part au défi, reflétant parfaitement le tissu économique. Les établissements publics se mobilisent également fortement : les bailleurs sociaux ou les organismes de la santé (CPAM, CAF, MSA) ainsi que les collectivités locales. Pour organiser ce défi dont le budget global avoisine les , Grand Poitiers s appuie chaque année sur la SARL Défi Entreprises Communication. Les termes de ce partenariat sont définis dans le cadre de la convention ci-jointe. Les dépenses d un montant total de 8626 concernent les frais de rémunération de la SARL Défi Entreprises Communication pour 2800, les frais de rémunération de l animateur pour 546, les frais du recrutement de personnel de sécurité sur le parcours pour 288, les frais de réalisation et diffusion d une vidéo des épreuves et l envoi aux participants du DVD de la vidéo pour 4400 ainsi que les frais d impression du logo Grand Poitiers sur les dossards des participants pour 592.

3 Il vous est donc proposé : - d autoriser Monsieur le Président ou son représentant à signer la convention ci-jointe liant la SARL Défi Entreprises Communication à Grand Poitiers, - d imputer les dépenses de 8626 aux articles correspondants, au budget 2015, service 3200, sous fonction 90, nature 611. AFFICHEE LE : 29/06/2015 Adoptée Vote pour : Vote contre : Pour extrait conforme, Pour le Président, le Vice Président : Abstention : Ne prend pas part au vote : Mouvement des Elus : Autres mentions de vote :

4 CONVENTION Entre les soussignés : La COMMUNAUTE D AGGLOMERATION GRAND POITIERS, située 15 Place du Maréchal Leclerc, CS 10569, POITIERS CEDEX, représentée par son Président Monsieur Alain CLAEYS, dûment habilité aux fins des présentes. La SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, située 5 Rue de Gloriette, VAUGRIGNEUSE, représentée par son gérant Monsieur Claude STEFFEN, dûment habilité aux fins des présentes. IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT : 1 - OBJET DE LA PRESENTE CONVENTION : La présente convention a pour objet de déterminer entre les co-contractants les droits et obligations réciproques pour l organisation d une manifestation sportive entre les entreprises d un même territoire, dont le concept et l originalité émanent de la S.A.R.L DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, appelée LE DEFI INTER- ENTREPRISES de la COMMUNAUTE D AGGLOMERATION GRAND POITIERS, et qui aura lieu le jeudi 10 septembre OBLIGATIONS DE LA SOCIETE DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION : L accueil des participants L hébergement de l équipe technique La fourniture des coupes et des diplômes La fourniture des dossards La fourniture et l enlèvement des bateaux, rames et gilets de sauvetage Le recrutement des équipes participantes La gestion des inscriptions (enregistrement des bulletins d inscription sous fichier Excel et fourniture du fichier à Grand Poitiers) La sécurité sur les différents parcours Le ravitaillement de l épreuve Les résultats informatiques du classement Le recrutement et la rémunération de l équipe d organisation et tous les frais annexes à ces différentes obligations La soirée de clôture : Participation au dîner pour un montant de 10,50 TTC par personne, et prise en charge de l intégralité du cocktail La prise en charge de la totalité des frais au-delà de 1800 repas L'animation (orchestre et animateur) La gratuité pour vingt équipes de Communauté d Agglomération Grand Poitiers L encaissement des droits d inscription

5 L assurance responsabilité civile. Le document attestant de cette assurance devra être transmis à la Communauté d Agglomération Grand Poitiers avant le 10 septembre La réalisation d une vidéo des épreuves au Parc de Saint Cyr avec 2 caméras pour une durée de 12 mn Le montage et la diffusion du film le 10 septembre à 22h30 au parc des Expositions de Poitiers La fourniture du matériel pour la diffusion (deux écrans 4X3 et deux rétro projecteurs 6000 lumens) La captation de la soirée et la rediffusion en direct sur les écrans géants La réalisation et projection d un diaporama des logos des entreprises La fabrication de 400 DVD du film avec jaquette personnalisée sous pochette plastique et leur livraison pour le 25 septembre Le comité d organisation se réserve le droit de modifier ou d adapter la distance, l horaire ainsi que l ordre des épreuves en fonction des co nditions climatiques subites ou imprévues. 3 - OBLIGATION DE LA COMMUNAUTE D AGGLOMERATION GRAND POITIERS : La fabrication et l expédition des dossiers d inscription. Le versement de 2800 TTC pour l organisation et le recrutement des équipes. Le versement de 546 TTC pour l animateur lors de l épreuve sportive et de la soirée de gala. Le versement de 4400 TTC pour la réalisation d une vidéo, la diffusion du film, la fourniture du matériel de diffusion, la captation en direct, la réalisation et la projection d un diaporama des logos et la fabrication des 400 DVD du film. Le versement de 592 TTC pour la prise en charge des frais d impression du logo de Grand Poitiers en deux couleurs sur les dossards des participants aux épreuves sportives. Le versement de 288 TTC pour l intervention de quatre personnes pour assurer la sécurité sur la zone relais L aménagement et l encadrement technique de la partie sportive au Parc de Saint Cyr : - Mise à disposition de commissaires de parcours - Mise en place et rangement du matériel : Barrières, piquets et rubalise - Fourniture d une sonorisation Pour la soirée de gala au Parc des Expositions de Poitiers : - Fourniture de la salle - Mise en place des tables et des chaises, rangement et nettoiement - Prise en charge des frais du dîner au dessus de 10,50 TTC par personne dans la limite de 1800 repas - Mise à disposition du matériel de sonorisation et de vidéo - Mise à disposition du personnel de sécurité incendie

6 4 - VERSEMENT Les sommes dues par Grand Poitiers seront versées en une seule fois à la notification de la présente convention. 5 - CLAUSE D ANNULATION En cas d annulation de la manifestation sportive par la Communauté d Agglomération Grand Poitiers, la somme versée par cette dernière à la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION lui sera acquise et due si le versement n a pas encore eu lieu et la Communauté d Agglomération Grand Poitiers devra également rembourser sur justificatifs, les débours engagés pour cette manifestation. En cas d annulation de la manifestation sportive par la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, la somme versée par la Communauté d Agglomération Grand Poitiers à la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION sera remboursée par cette dernière ainsi que le montant de l impression des dossiers de présentation. 6 - CLAUSE DE NON-CONCURRENCE La Communauté d Agglomération Grand Poitiers s engage à ne pas organiser d autres DEFI INTER-ENTREPRISES du type de celui conçu par la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION sans la participation exclusive de cette dernière comme organisateur et ce pendant une durée de deux années après le dernier Défi Inter-entreprises. De son coté, la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION s engage à ne pas organiser de manifestations sportives du même type dans les communes voisines situées dans le département de la Vienne. 7 - ATTRIBUTION DE JURIDICTION En cas d inexécution ou de difficultés d application de la présente convention, les parties soumettront leur litige à la compétence des Tribunaux du lieu de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers. 8 - ELECTION DE DOMICILE Les parties signataires de la présente convention élisent domicile, la Communauté d Agglomération Grand Poitiers à l Hôtel de Ville de Poitiers et la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION en son siège social.

7 Fait à Poitiers, le En 4 exemplaires originaux Pour la Communauté d Agglomération Grand Poitiers, Pour la SARL DEFI ENTREPRISES COMMUNICATION, Pour le Président, Le Vice Président El Mustapha BELGSIR Claude STEFFEN