Modèles pour lettres de Provision et de Décomptes. Décompte frais d acte. Modèles pour lettres de Provison et Décomptes

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1 Modèles pour lettres de Provision et de Décomptes Décompte frais d acte Voici une description de l utilisation des modèles de décompte de frais d acte dans Word. Nous vous montrons les modèles Word livrés avec ActaLibra. Nous vous expliquerons également comment utiliser vos propres modèles. Suivez la procédure pas à pas. D abord il vous faudra déplacer le modèle au bon endroit sur le serveur. Puis il faudra définir le modèle en tant que modèle de décompte dans ActaLibra. Pour finir il faut ajouter, dans ce modèle, les champs de fusion nécessaires. Ces champs de fusion sont d un autre type que les champs de fusion insérés avec le DBLinker. Il s agit de champs de fusion utilisés par la fonction de publipostage de Word. Ces champs correspondent aux montants à insérer des feuilles de frais. Préparation des fichiers modèles pour décompte dans Word ActaLibra vous livre déjà un nombre de modèles de décompte avec les fichiers-modèles Word. Vous pouvez y ajouter vos propres modèles ou en créer de nouveaux. Suivez les étapes suivantes : 1. Copier ou déplacer votre fichier-modèle Word vers le dossier T:\Modellen\AKBMerge. Enregistrer votre fichier en tant que fichier.doc et NON PAS en tant que.dot! Définir un modèle de décompte dans ActaLibra La définition d un modèle de décompte dans ActaLibra se fait via Menu Gestion des frais d acte Gestion modèles de décompte onglet Modèles de décompte. ou le bouton: de la barre d outils Ceci ouvre la fenêtre suivante: ActaLibra 2012 Page 1 de 19

2 Ici vous faites le lien entre le modèle de décompte et votre fichier-modèle (le modèle en français et en néerlandais) Ici vous ouvrez le fichier modèle dans Word. Ici vous indiquez le nombre de feuilles de frais d acte à reprendre dans ce modèle de décompte et quel type de feuille de frais d acte. Naviguez parmi les modèles à l aide des boutons (en haut à gauche dans ActaLibra). En plus des modèles de décompte livrés avec notre logiciel, vous pouvez ajouter vos propres modèles de décompte. Procédez de la manière suivante : 1. Placer le curseur dans le champ Description. Utilisez (+ ou F7 et ou F9) pour ajouter et sauvegarder un nouveau modèle. Indiquez un préfix à utiliser. Ce préfix sera utilisé dans le nom de fichier de tous les décomptes à base de ce modèle. Au moment de sauvegarder votre nouveau modèle (avec F9), ActaLibra ajoute déjà 1 feuille de frais du type n importe lequel. Vous pouvez encore changez ceci par après. 2. On peut lier à chaque modèle de décompte un fichier-modèle Word par langue (NL et F). Cliquez... pour sélectionner le fichier voulu. Si le modèle ne se trouve pas encore sous T:\modellen\AKBMerge, faites-le d abord. (voir ci dessus) Sauvegardez le lien avec le bon fichier-modèle avec F9. 3. Après la sauvegarde vous pouvez utiliser le bouton pour ouvrir votre fichier modèle pour le vérifier, le modifier, pour y insérer des champs de fusion pour calculer des totaux. (voir plus loin) Attention! N ouvrez pas votre modèle avec le bouton avant d avoir spécifié combien (et quel type) de feuille de frais d acte vous voulez pour ce modèle. (voir plus loin) 4. Indiquez combien de feuilles de frais d acte vous voulez pour ce modèle et quel type de feuille de frais d acte. Placez le curseur dans le tableau Feuille de frais pour modèle de décompte Utilisez + ou F7 pour ajouter une feuille de frais. ActaLibra 2012 Page 2 de 19

3 Si vous choisissez le type de feuille de frais n importe lequel cela veut dire que n importe quel type de feuille de frais d acte ( = fait à base de n importe quel modèle de décompte) pourra être imprimé via ce modèle de décompte. Si vous optez pour un certain type de feuille de frais d acte, vous pouvez reprendre dans ce modèle tous les champs de cette feuille de frais ainsi que les paramètres de la feuille de frais d acte. Opter pour un certain type de feuille de frais d acte veut également dire qu on obtiendra certains types de champs de fusion pour le calcul. (voir plus loin) Ceci a aussi pour avantage qu au moment où l utilisateur crée son décompte, il sera beaucoup plus clair pour lui quelle feuille de frais d acte est à sélectionner en premier lieu, en deuxième lieu etc. Exemple : l utilisateur crée un décompte à base d un modèle de décompte dont la première feuille de frais est celle du type Vente, la deuxième du type Crédit. Il est très clair pour lui quelle feuille de frais il doit choisir. Par contre, si le modèle de décompte contient deux feuilles de frais d acte de n importe quel type, le système n est pas en mesure de suggérer ni de vérifier si les feuilles de frais d acte sélectionnées sont bien du bon type et si elles se trouvent dans le bon ordre. Dès la fermeture de cette fenêtre (Gestion des modèles de décompte), toutes les options encodées ici sont inscrites dans de petits fichiers qui seront utilisés par Word pour la fusion des données. Ceci peut durer quelques instants. Ces petits fichiers sont générés et sauvegardés dans T:\Modellen\AKBMerge. Il s agit des fichiers AKBMerge.ini, AKB...N.doc en FFA...F.doc. Ces fichiers ne peuvent surtout pas être supprimés ni modifiés!! Ajouter des champs de fusion aux modèles de décompte Après avoir lié votre modèle de décompte à un fichier-modèle Word et après avoir indiqué combien de feuilles de frais et de quel type, nous allons maintenant insérer des champs de fusion qui sont nécessaires pour les calculs. Pour ceux qui connaissent la fonction de publipostage dans Word, nous allons ici lier le modèle à la base de données ce qui nous rendra les données des feuille de frais disponibles en tant que champs de fusion (pour publipostage). Exemple: vous voulez adresser la même lettre à tous vos clients. Vous avez une liste Excel avec des colonnes contenant tous les noms, prénoms, rues, code postaux et communes. Vous devez alors lier votre modèle de lettre à ce fichier Excel pour pouvoir ensuite, insérer les champs pour le noms, prénom, rue, code postal et communes à l endroit voulu dans la lettre. Ces champs seront disponibles ici: Procédez comme suit : 1. Sélectionnez le modèle voulu (via ActaLibra fenêtre Gestion des modèles de décompte). Ouvrez votre fichier-modèle avec le bouton. 2. Nous allons maintenant lier ce fichier-modèle avec la liste des champs de fusion qui est générée automatiquement par ActaLibra au moment où nous avons fermé cette fenêtre. Nous utilisons une macro pour le faire. Dans Word, sous le menu ActaLibra, utilisez la fonction: Lier au fichier des données de décompte ActaLibra 2012 Page 3 de 19

4 Si votre fichier-modèle a bel-et-bien été lié comme il faut à un modèle de décompte dans ActaLibra vous obtiendrez le message de confirmation suivant: Vous retrouvez ici le nom de votre modèle de décompte auquel votre fichier-modèle Word a été lié. 3. Maintenant nous pouvons insérer les champs de fusion dans le document. Les données (comme par exemple les sous-totaux) que l on veut voir dans le texte de notre décompte, doivent être insérées ici en tant que champs de fusion. Nous utilisons une fonction standard de Word : fusion et publipostage. Cliquez sur un endroit vide à coté de vos barres d outils avec un clic droite de la souris et cochez la barre d outils Fusion et publipostage Dans Word 2003: Bouton Insérer les champs de fusion Dans Word : ActaLibra 2012 Page 4 de 19

5 4. Utiliser le bouton : Insérer les champs de fusion Ceci ouvre la fenêtre suivante : ActaLibra 2012 Page 5 de 19

6 Tous les champs de la première feuille de frais d acte commencent par FFA1_, ceux de la deuxième feuille avec FFA2_ etc. Si la feuille à utiliser est d un certain type, ce modèle est mentionné dans le nom du champs : exemple VK_ of KREDIET_ ). Indiquez le champ voulu et insérez-le (bouton Insérer) dans le texte à l endroit où se trouve votre curseur. Vous avez les prochains champs à votre disposition : 1. Données du dossier Tous les champs dont le nom commence par Dossier 2. Données du client et de son partenaire (nom, adresse): Tous les champs dont le nom commence par Client ou Partenaire 3. Données générales de la feuille de frais d acte (par FFA) FFA _Type : description du modèle de décompte FFA _Signé le : date de la passation de l acte FFA _NuméroRépertoire : n de répertoire FFA _ComptabiliséLe : date de la comptabilisation de la feuille de frais d acte 4. Sous-totaux (par élément d édition - c est-à-dire l addition des montants par catégorie) exemple : FFA_Tous_Tot_Enreg (Tot_Enreg étant l élément d édition) : sera remplacé par le total de tous les montants concernant les frais d enregistrement. 5. Les détails d un élément d édition (tous les types de frais et leurs montants) _Details_<élément-édition> : sera remplacé par une liste de description + le montant de toutes les lignes d une feuille de frais d acte d un type d élément d édition. Par exemple toutes les lignes FFA_Tous_Tot_Honor : donnera toutes les lignes sous honoraires d une FFA Attention! Ce champ de fusion doit toujours être inséré dans un tableau dans Word Au moment de la fusion vous obtiendrez le résultat suivant : dans la colonne du tableau où vous avez inséré le champ de fusion, la description des lignes de décompte sera remplie et dans la colonne suivante, ce sera le montant qui sera rempli. Il ne faut donc jamais insérer ce champ dans la colonne de droite d un tableau. Inspirez-vous des modèles qui sont livrés avec notre logiciel. Par exemple notre modèle de décompte Modèle de base détaillée 1FFA : ActaLibra 2012 Page 6 de 19

7 le champs de fusion Détails doit se trouver dans un tableau avec une colonne vide à droite Après fusion cela donnera ceci: Les montants correspondants Honoraires suivant barème sont inscrits 2.477,65 dans la colonne de Droits d enregistrement droite ,00 Frais d acte 470,15 Attestation de sol 25,00 La description de chaque ligne de Timbres 15,00 détail d un élément d édition d une Rôles 14,85 FFA. Total ,65 Tous les détails d une feuille de frais d acte FFAn_Détails_Tous : sera remplacé par la liste de description + le montant de toutes les lignes de la FFA 6. Paramètres des feuilles de frais d acte (Montant de base,...) [dans le cas d un modèle de FFA particulier] AKBn_Tot_<parameter>: Sera remplacé par le montant du <paramètre> (ex. Montant de base, Frais,...) de la feuille de frais. Ex. FFA1_VK_Par_Montant de base est la valeur du paramètre Montant de base de la première feuille de frais (modèle VK=vente) Attention : Ces champs de fusion de ce <paramètre> ne sont disponibles que pour les feuilles de frais d acte d un type particulier. Si votre modèle de décompte est basé sur une feuille de frais de n importe quel type, ces champs de fusions ne sont pas disponibles 7. Totaux généraux par feuille de frais d acte AKBn_Total : sera remplacé par le total de tous les montants de la feuille de frais d acte. 8. Totaux généraux par élément d édition. _Alle_Tot_<élément d'édition>: sera remplacé par le total de tous les montants sous un élément d édition et ceci de toutes les feuilles de frais d acte. Ex. FFA_Tous_Tot_Honoraires donne le total de tous les montants sous Honoraires provenant de toutes les feuilles de frais d acte de ce décompté 9. Total général Total général : sera remplacé par le total de tous les montants de toutes les feuilles de frais de ce décompte. Travailler avec des (sous-)totaux qui peuvent être calculés automatiquement En plus des champs de fusion énumérés ci-dessus, il y a aussi encore des totaux et sous-totaux Si vous voulez travaillez avec ces totaux et sous-totaux cela a quelques inconvénients : si vous voulez, dans ces décomptes calculés automatiquement, encore ajouter ou modifier des montants à la main, les sous-totaux et totaux que vous avez insérés en tant que champs de fusion, ne seront PAS RECALCULÉS. ActaLibra 2012 Page 7 de 19

8 Il vaut donc mieux prévoir des champs de totaux et sous-totaux qui peuvent être recalculés. Tous les (sous-)totaux qui figurent dans les modèles de décompte fournis par ActaLibra sont recalculables. Procédez comme suit pour ajouter des (sous-)totaux recalculables à votre modèle. 1. Ouvrez votre modèle avec Word. 2. Nous allons utiliser certains boutons de la barre d outils de décompte (SDP_Décompte) En cliquant sur ce bouton vous ouvrez une nouvelle barre d outils SDP_Décompte_Codes (La barre d outils SDP_Décompte est activée à condition d avoir lié les fonctions de calcul à notre fichier Word (ce que nous avons fait tout au début) 3. Placer votre curseur dans votre document à l endroit où vous voulez un sous-total recalculable. Remarque : il faut toujours travailler dans un tableau. Et d habitude on met un sous-total dans la colonne de droite dans le tableau sur la dernière ligne. 4. Cliquez le bouton Subtotal pour insérez un sous-total recalculable dans le tableau. En réalité ce sous-total est un champ Word spécial {=SUM(A1:A1) \# "# ##0,00;-' '# ##0,00"} ) qui donne le total de tous les montants dans cette colonne du tableau. Ce sous-total porte le nom SDPSubTotaal1, SDPSubTotaal2,... Le bouton Total fonctionne de la même façon mais ces montants portent un nom différent : SDPTotaal1, SDPTotaal2. 5. Le bouton TVA vous permet de faire calculer le montant de la TVA pour le montant qui se trouve dans la cellule juste au-dessus Montant de la TVA (calculé automatiquement) de la ligne Uitgevoerde constructies. 6. Pour les décomptes avec plusieurs feuilles de frais d acte, vous avez la possibilité de reprendre, en fin de document, dans un résumé, les sous-totaux recalculables de votre document. D abord il faut connaître le nom d un sous-total. Placez le curseur sur le sous-total à reprendre en fin de document et cliquer sur le bouton Montrer code Le nom du code est montré, retenez-le et cliquez OK pour refermer cette fenêtre. ActaLibra 2012 Page 8 de 19

9 Ici vous voyez le nom du code... Placer maintenant votre curseur à l endroit où vous voulez reprendre le sous-total en question et utiliser le bouton Reprendre le code Choisissez le sous-total à reprendre et cliquez OK. Le sous-total es repris à l endroit où se trouve votre curseur. Paramètres Windows requis pour les totaux recalculables Les sous-totaux recalculables fonctionnent à base de fonction de calculs standards de Word. Pour faire fonctionner ce calcul correctement, certains paramètres de chaque PC sont à vérifier : 1. Cliquez Start Panneau de Configuration Options Régionales 2. Cliquez l onglet Chiffres 3. Le symbole de décimale doit être une virgule. 4. le symbole de regroupement de chiffres (ou Digit grouping symbol ) doit être un espace. 5. Cliquez Appliquer pour voir le résultat des modifications. Ensuite, choisissez l onglet Devises (ou "Currency") et modifier les champs suivants: ActaLibra 2012 Page 9 de 19

10 1. symbole de devise (ou Currency symbol ) : 2. symbole de devise positif (ouf Positive currency format ) : 1,1 3. symbole négatif (ou Negative currency format ) -1,1 4. symbole de décimale : virgule 5. nombre de décimales(ou no. of digits after decimal ) : 2 6. Digit grouping symbol ) : espace (*). 7. Cliquez Appliquer pour voir le résultat de vos modifications. Si tout est en ordre, cliquez OK. (*) ATTENTION: Si vous travaillez avec Word-XP (= MS Word version 10), vous devez utiliser un point comme symbole de regroupement de chiffres. Si vous utilisez un espace vous obtiendrez des erreurs de calcul dans les champs calculés automatiquement. Macros à utiliser dans les modèles de décompte Pour pouvoir modifier la mise en page et la composition de votre décompte, nous avons prévu quelques macros: vous trouvez les boutons à cliquer sur la barre d outils SDP_Décompte Avec le bouton Enlever tableau vous pouvez effacer un tableau entier (placer le curseur dans le tableau avant de cliquer le bouton. S il existe un total général, il sera recalculé automatiquement. (enlevez les sous-totaux repris avec le bouton Enlever ligne) Le bouton Enlever ligne supprime la ligne où se trouve le curseur. Le total est recalculé automatiquement Le bouton Ajouter ligne en dessous ajoute une ou plusieurs lignes en dessous de la ligne où est positionné le curseur. Le bouton Ajouter ligne au dessus ajoute une ligne au dessus de la ligne où se trouve le curseur. Le bouton Calculer recalcule tous les sous totaux, totaux (également ceux repris en fin de document. Les macros utilisées pour les décomptes Lors de la création d un décompte basée sur une ou plusieurs feuilles de frais, vous obtenez un document Word dans lequel tous les champs de fusion sont remplacés par du texte ou des montants. Les sous-totaux recalculables automatiquement sont également calculés. Dans ce document définitif, il est encore possible d utiliser la barre d outils SDP_Décompte. ActaLibra 2012 Page 10 de 19

11 Ainsi vous pouvez encore ajouter ou supprimer des lignes, supprimer un tableau entier (par exemple si vous avez repris moins de feuilles de frais que prévu dans ce modèle), et bien sûr vous pouvez tout recalculer avec le bouton Calculer. Modèles de décompte fournis A l installation d ActaLibra, SDP vous fournit déjà 10 modèles de décompte prêt à l emploi. Vous pouvez adapter des modèles selon les besoins de votre étude. Ces modèles sont : Décompte MODÈLE DE BASE (1 FFA) Ce modèle est à utiliser avec 1 feuille de frais d acte de n importe quel type. Les fichiers-modèles liés à ce modèle de décompte sont : Afrekening ALGEMEEN (1 AKB).doc et Décompte MODÈLE DE BASE (1 FFA).doc. Vous pouvez personnaliser les en-têtes et pieds de pages avec votre logo (voir plus loin) Vous pouvez adapter le texte et la mise en page On peut également insérer les blocs de texte de fusion d ActaLibra. Standaard worden 3 afdrukitems opgenomen in deze modellen Ce modèle peut être utilisé pour l impression d une feuille de frais d acte qui contient uniquement les totaux des éléments Honoraires, Enregistrement et Frais d acte. Remarque L impression d une feuille de frais qui contient 1 ou plusieurs blocs (les lignes vertes sur la feuille de frais dans ActaLibra) qui font parti d un élément qui n existe pas dans le modèle de décompte choisi (par ex. HYP), donnera des totaux erronés. Par défaut, les modèles de décompte ne contiennent que les éléments Honoraires, Enregistrement et Frais d acte. Ces trois éléments sont prévus dans tous les modèles de décompte Word fournis. Décompte MODÈLE DE BASE (4 FFA) Ce modèle peut contenir 4 feuilles de frais d acte de n importe quel type. Les fichiers-modèles liés sont Afrekening ALGEMEEN (4 AKB).doc et Décompte MODÈLE DE BASE (4 FFA).doc Ce modèle peut être utilisé pour imprimer jusqu à 4 feuilles de frais qui contiennent les totaux des éléments Honoraires, Enregistrement et Frais d acte. Remarque: Bien sûr, vous pouvez également utiliser ce modèle pour 2 ou 3 feuilles de frais. Dans ce cas, vous devrez supprimer les tableaux inutilisés dans votre document de décompte. Pour supprimer les tableaux superflus (avec totaux recalculables), utilisez le bouton Enlever tableau. De cette façon, les totaux et sous-totaux seront recalculés automatiquement et correctement. Ceci vaut pour tous les modèles de décompte dans lesquels vous reprenez moins de feuilles de frais que prévues pour ce modèle. ActaLibra 2012 Page 11 de 19

12 Décompte de BASE DETAILLE (1 FFA) Ce modèle est prévu pour utilisation avec 1 FFA. Les fichiers-modèles liés sont Afrekening ALGEMEEN GEDETAILLEERD (1 AKB).doc et Décompte MODÈLE DE BASE DETAILLE (1 FFA).doc. Ce modèle peut être utilisé pour l impression UNE feuille de frais qui contient uniquement les totaux des éléments Honoraires, Enregistrement et Frais d acte. Les modèles DÉTAILLÉ contiennent le détail de tous les frais encodés sur la feuille de frais sous l élément Frais d acte. Ceci veut dire que toutes les lignes sous Frais d acte (les lignes blanches) sont reprises dans le document Word. Tous les détails de l élément Frais d acte Décompte de BASE DETAILLE (4 FFA) Ce modèle est prévu pour 4 feuilles de frais de n importe quel type. Les fichiers-modèles liés sont Afrekening ALGEMEEN GEDETAILLEERD (4 AKB).doc et Décompte MODÈLE DE BASE DETAILLE (4 FFA).doc. Les fonctionnalités sont les mêmes que ci dessus mais pour 4 feuilles de frais d acte (au maximum) Remarque: vous pouvez utiliser ce modèle pour 2 ou 3 feuilles de frais. Dans ce cas, il faudra supprimer les parties non-utilisées. Pour supprimer les tableaux superflus (avec totaux recalculables), utilisez le bouton Enlever tableau Décompte PROJET D ACTE ET PROVISION (1 FFA) Ce modèle de décompte est conçu en tant que lettre (avec énumération des frais provisionnés) qui accompagne le projet d acte. Il peut contenir 1 feuille de frais de n importe quel type. Les fichiersmodèles liés sont Afrekening ONTWERP & PROVISIE (1 AKB).doc et Décompte PROJET D'ACTE & PROVISION (1 FFA).doc. Décompte PROJET D ACTE ET PROVISION (4 FFA) Idem que le modèle ci-dessus mais avec (au maximum) 4 feuilles de frais de n importe quel type. Les fichiers-modèles liés sont Afrekening ONTWERP & PROVISIE (4 AKB).doc et Décompte PROJET D'ACTE & PROVISION (4 FFA).doc. Décompte DOSSIER DE VENTE (2 FFA) Ce modèle est conçu comme décompte d un dossier de vente. Il contient une feuille de frais de type VK ou VT (vente) et d une feuille de frais de type KO ou OC (crédit) Les fichiers-modèles liés sont Afrekening VERKOOPDOSSIER (2 AKB).doc et Décompte DOSSIER DE VENTE (2 FFA).doc. Ce modèle contient un tableau supplémentaire pour le calcul du montant de la vente qui reste à payer. Ce sous-total est repris dans le résumé en fin de document. ActaLibra 2012 Page 12 de 19

13 Prévoir une colonne de plus pour les montants en détail, qui restent en dehors du calcul total. Dans ce modèle; l élément d édition Hyp a été prévu, y compris les détails. Pour les montants de l acte de vente et l acte de crédit, c est le total des droits d enregistrements à payer qui est mentionné dans la colonne de droite. Les lignes de détail des droits d enregistrement sont mentionnées juste en dessous avec les montants dans la deuxième colonne. Exemple : Toutes les lignes détails des droits d enregistrement et des frais d hypothèque sont reprises ici avec les montants dans la deuxième colonne ActaLibra 2012 Page 13 de 19

14 Remarque: Pour l ouverture de crédit, la même approche a été choisie pour les frais d hypothèque. Si vous voulez mentionner les frais d hypothèque à part dans un décompte de frais d acte d un crédit, tous les blocs concernant les frais hypothécaires doivent avoir comme élément édité : Hyp. Remarquez également qu une feuille de fais d acte contenant un élément d édition Hyp peut également être imprimée via un modèle de décompte dans lequel ces frais Hyp ne sont pas prévu. Mais ceci donnera des TOTAUX ERRONÉS!!! Décompte dossier de vente (3 FFA) Similaire au modèle précédent mais avec feuilles de frais, une du type Vente, une du type CRÉDIT et une du type MANDAT HYPOTHÉCAIRE Fichiers modèles : Afrekening VERKOOPDOSSIER (3 AKB).doc et Décompte DOSSIER DE VENTE (3 FFA).doc. Décompte DOSSIER DE VENTE (4 FFA) Même principe que le modèle ci-dessus mais avec 4 feuilles de frais d acte. - une FFA de type VK (vente), - deux du type CRÉDIT en - une du type HYPVOL (mandat hypothécaire). Les fichiers-modèles liés sont Afrekening VERKOOPDOSSIER (4 AKB).doc et Décompte DOSSIER DE VENTE (4 FFA).doc. Décompte DOSSIER DE VENTE TVA (2 FFA) a les mêmes caractéristiques que le modèle Décompte Dossier de Vente (2FFA) avec une ligne supplémentaire pour un calcul automatique de la TVA. Remarque : la première feuille de frais est du type vente TVA VKBTW Les fichiers-modèles liés sont Afrekening VERKOOPDOSSIER BTW (2 AKB).doc et Décompte DOSSIER DE VENTE TVA (2 FFA).doc. Décompte DOSSIER DE VENTE TVA (4 FFA) a les mêmes caractéristiques que le modèle Décompte Dossier de Vente (4 FFA) avec une ligne supplémentaire pour un calcul automatique de la TVA. Les fichiers-modèles liés sont Afrekening VERKOOPDOSSIER BTW (4 AKB).doc et Décompte DOSSIER DE VENTE TVA (4 FFA).doc. Décompte VENDEUR : Un modèle tout simple à l attention du vendeur à utiliser avec un type de FFA : type Vente Les fichiers-modèles liés sont Afrekening VERKOPER.doc et Décompte VENDEUR.doc. ActaLibra 2012 Page 14 de 19

15 Décompte VENDEUR avec ML : Comme le modèle précédent mais avec mention des frais d une mainlevée donc 2 feuilles de frais : une de vente et une de mainlevée Les fichiers liés : Afrekening VERKOPER met HDL.doc et Décompte VENDEUR avec ML.doc. Personnaliser les en-têtes et pieds de page Les modèles Word pour les décomptes de frais ont été établis avec des en-têtes et des pieds de page qui contiennent un lien vers des fichiers secondaires. Vous retrouvez ces fichiers secondaires dans le dossier T:\MODELLEN\AKBMerge\Sjablonen. Remarque : si vous ne disposez pas d un disque T, le lien vers les fichiers secondaires ne fonctionnera pas. Ceci peut être rectifié en utilisant la macro Décompte de frais ActaLibra 2012 Page 15 de 19

16 Nom du fichier Afrekening KOP eerste pagina.doc Décompte EN-TÊTE première page.doc Afrekening KOP volg.pag.doc Décompte EN-TÊTE pages suivantes.doc Afrekening VOET 1e pag.doc Décompte PIED DE PAGE première page.doc Afrekening VOET volg.pag.doc Décompte PIED DE PAGE pages suivantes.doc Fonction Contient le texte en néerlandais ou français de l en-tête pour la première page du décompte Contient le texte en néerlandais ou français de l en-tête pour les pages suivantes du décompte Contient le texte en néerlandais ou français du pied de page pour la première page du décompte Contient le texte en néerlandais ou français du pied de page des pages suivantes Ces en-têtes et pieds de pages peuvent être ceux de votre lettre modèle par exemple. Si vous faites des modifications dans vos pieds de page et en-têtes et vous voulez voir ces changements également dans vos modèles de décompte, vous ne devez rien faire de spécial. Au moment de la fusion, les modifications dans les en-têtes et pieds de page seront faites automatiquement. Vous pouvez également insérer ces en-têtes et pieds de page y compris les fonctions de calcul avec la macro:. Utilisez ces macros pour lier les fonctions de calcul ET les en-têtes et pieds de pages dans votre modèle. NL pour la version en néerlandais et FR pour la version en français. Il est également possible d insérer les textes des en-têtes et des pieds de page de façon définitive (ce ne sera plus un lien vers un fichier secondaire mais simplement du texte) Le texte des en-têtes et des pieds de page est insérés mais ne sera pas mis à jour automatiquement en cas de modification dans les fichiers secondaires. Remarque : Les champs de fusion classiques dans les modèles Word de décompte En plus des champs de fusion de publipostage (fonction Word) vous pouvez également utiliser les champs de fusion d ActaLibra avec les blocs de texte ainsi que les questions et les codes de personnalisation (voir plus haut). ActaLibra 2012 Page 16 de 19

17 Vous pouvez faire appel à l aide de notre équipe pour mettre vos modèles au point. Contactez notre helpdesk Mise en page d un décompte dans Word Dans ActaLibra, utilisez la fonction d impression sur votre feuille de frais d acte (l icône de l imprimante ou Ctrl+P) Bouton pour impression Indiquez d abord de quelle façon vous voulez voir votre décompte imprimé : une impression classique ou une lise en page dans Word. Choisissez la deuxème option pour une mise en page dans Word. Ceci ouvre la fenêtre suivante : ActaLibra 2012 Page 17 de 19

18 1. Choisissez le modèle de décompte voulu 2. Indiquez la langue à utiliser... (par défaut c est la langue du dossier qui est proposée 3. Choisissez une ou plusieurs feuilles de frais d acte du modèle choisi 4. Cochez si vous désirez sauvegarder le document dans le dossier. Procédez de la façon suivante: Sélectionnez des feuilles de frais d acte supplémentaire en cliquant sur dans le cadre Feuilles de frais d actes. Par défaut, le résultat de la recherche montre toutes les feuilles de frais établies pour le même client. Cliquez l onglet Sélection de la fenêtre de recherche pour changer votre sélection. Indiquez aussi quel type de feuille de frais (modèle de calcul) vous voulez (à moins qu il ne s agisse d une feuille de frais de n importe quel type). Remarque : Si vous sélectionnez plusieurs feuilles de frais pour ce décompte, c est le client et le dossier de la première feuille de frais qui seront liés à ce décompte. Indiquez la langue du décompte. Par défaut, c est la langue du dossier qui est choisie. S il n existe pas de document-modèle dans une autre langue, vous ne pouvez pas choisir la langue ici. Indiquez si vous voulez sauvegarder le décompte dans le dossier avec les autres documents établis pour le dossier (sous l onglet Documents de la fiche dossier. Remarque : si vous avez choisi d utiliser des champs de fusion classiques (adresse, référence au dossier etc.) dans votre modèle, vous êtes obligé de sauvegarder le décompte établi dans votre dossier document puisqu ActaLibra doit pouvoir faire le lien avec le dossier pour la fusion. Remarque : les montants dans ces documents (établis) ne sont pas corrigés automatiquement si vous faites des modifications dans la feuille de frais. D après le choix que vous avez fait (sauvegarde dans le dossier ou non), vous pouvez faire démarrer le Dataview automatiquement pour faire la fusion classique. Cliquez OK pour établir le décompte. Vous voyez la progression de la procédure : ActaLibra 2012 Page 18 de 19

19 Après ces différentes étapes, le document de décompte s ouvre. Tous les champs de fusion (pour les calculs) ont été remplis avec les montants provenant des feuilles de frais d acte sélectionnées. Les sous-totaux calculables ont également été calculés. Vous pouvez maintenant (si nécessaire) faire la fusion classique (bouton Fusion ) pour remplir l adresse, la référence de l étude etc. ActaLibra 2012 Page 19 de 19

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