No du poste Appellation d emploi Poste du superviseur Agent des finances Agent principal des finances

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1 1. DÉSIGNATION No du poste Appellation d emploi Poste du superviseur Agent des finances Agent principal des finances Ministère Division/Région Collectivité Lieu Éducation Services ministériels Iqaluit, NU Édifice Sivummut 2. OBJECTIF Raison principale pour laquelle le poste existe, contexte de l emploi et résultats attendus. Le titulaire du poste offre des services comptables à la Division des services ministériels du ministère de l Éducation conformément aux directives législatives, aux politiques et aux procédures du ministère et du gouvernement du Nunavut, afin de s assurer que les objectifs de présentation de rapports financiers sont atteints avec efficacité et exactitude. 3. PORTÉE Décrire l incidence du poste dans son secteur de travail et indiquer si le poste a des incidences, directes ou indirectes, dans d autres ministères, au sein du gouvernement dans son ensemble, ou sur le public. Comment ce poste touche-t-il ces groupes, ces individus, ces organismes ou les budgets concernés? Quelle est l importance de cette incidence? Sous la direction de l agent principal des finances, le titulaire du poste examine et vérifie tous les comptes fournisseurs, les factures, les reçus et prépare les pièces justificatives des dépenses, les engagements et les obligations. Il participe à la préparation des documents de travail requis à la fin de l exercice financier, aux projets financiers en cours ainsi qu à d autres activités. Il rapproche et analyse les comptes du grand livre général; contrôle les engagements; prépare et rapproche les autorisations de la carte de crédit VISA et effectue les analyses de compte au besoin. Le titulaire du poste est chargé de préparer les analyses et les rapports de financement tels que requis par Héritage Canada. 4. RESPONSABILITÉS Décrire les principales responsabilités et réalisations attendues associées à ce poste. Dresser la liste des responsabilités ayant le plus d impact sur l organisme et les décrire de manière à expliquer pourquoi les fonctions du poste doivent être exécutées. Dans le cas d un poste de gestion ou de supervision, veuillez inscrire les postes subordonnés contribuant à accomplir les objectifs. 1. Le titulaire du poste vérifie la validité des rapports financiers et participe à la préparation des rapports annuels afin de s assurer que les données enregistrées dans le système financier sont exactes et que les règles de présentation des rapports sont bien suivies. Page 1

2 Le titulaire applique le code financier approprié et vérifie à l aide de Free Balance que les fonds engagés sont suffisants pour couvrir le paiement. Dans l éventualité où les fonds ne sont pas suffisants, il contacte l autorité concernée afin d obtenir l autorisation de dépense requise; Le titulaire examine les documents afin de s assurer qu ils respectent le guide des procédures de Free Balance, la convention collective, les directives, les politiques et les règlements; Le titulaire respecte les procédures et les systèmes de contrôle interne, en veillant à ce que les transactions soient traitées conformément aux directives et aux exigences établies; Le titulaire aide à la rédaction des rapports d analyse des écarts en préparant les documents sources, en assurant le suivi des écarts, en analysant les tendances dans les dépenses, et en aidant les gestionnaires du Ministère à expliquer les divers écarts; Le titulaire prépare les documents de travail servant à établir le rapport de fin d exercice, les états de rapprochement et les autres rapports devant être produits par le ministère, notamment la tenue de l inventaire des actifs contrôlables pour le compte des bureaux de l administration centrale. 2. Le titulaire examine et vérifie tous les comptes créditeurs et les documents d engagement du ministère afin de s assurer que toutes les transactions sont exactes et complètes conformément aux directives, aux politiques et aux procédures de gestion financière et aux conventions collectives. Le titulaire vérifie l exactitude de tous les calculs et s assure que les transactions sont imputées au compte approprié et que le code est exacte; Le titulaire vérifie les pièces justificatives de chaque transaction afin de s assurer qu elles sont exactes et pertinentes et que les instructions de paiement correspondent bien à la transaction visée; Le titulaire s assure que la transaction se situe à l intérieur des limites de dépenses autorisées, que les signatures sont valides conformément aux formulaires d autorisation de signer des documents financiers et aux fiches de spécimens de signature. 3. Revenus : Le titulaire reçoit des fonds pour tous les revenus ministériels : Le titulaire reçoit et prépare les reçus généraux pour tous les fonds, en s assurant que les codes utilisés sont corrects; Le titulaire établit un équilibre des reçus pour l enregistrement quotidien des revenus Page 2

3 entrants; Le titulaire distribue les copies des reçus généraux aux autres employés du ministère et conserve les dossiers des divers reçus généraux; Le titulaire tient un fichier de tous les formulaires des dépôts comptables et réapprovisionne la pile de formulaires au besoin; Le titulaire soumet des revenus au ministère des Finances et à l administration pour des fonds liés au budget du bureau régional. Contrôle des recettes : Le titulaire tient les registres de manière appropriée. Carte de crédit : Le titulaire vérifie le code et l exhaustivité des demandes de remboursement de frais de déplacements et des signatures avant d utiliser la carte de crédit VISA; Le titulaire traite les autorisations de paiement par carte de crédit VISA pour les demandes de déplacements et les signatures avant d utiliser la carte de crédit VISA; Le titulaire traite les autorisations de paiement par carte de crédit VISA auprès des fournisseurs et des compagnies aériennes selon les procédures établies; Le titulaire prépare le rapprochement des comptes en souffrance de la carte de crédit VISA et recueille des documents justificatifs pour les frais de compte; Le titulaire contrôle et fait le suivi des éléments manquants sur le relevé de la carte de crédit VISA. 5. CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES Décrire le niveau de connaissances, de compétences et d aptitudes requises afin d exécuter de manière satisfaisante les tâches associées à ce poste. Les connaissances comprennent les concepts et l ensemble du savoir dans une discipline particulière. Les compétences se rapportent aux comportements mesurables et peuvent inclure des compétences manuelles requises pour exécuter une tâche. Les aptitudes décrivent les talents innés ou acquis requis pour exécuter les tâches associées à l emploi. Ces exigences se rapportent au poste et non au titulaire du poste. Une maîtrise des outils informatiques comme Microsoft Word et Microsoft Excel; D excellentes connaissances pratiques des principes et des méthodes comptables qui sont généralement acquises par l obtention d un diplôme reconnu de comptable professionnel ou d un diplôme d études postsecondaires en comptabilité. D excellentes aptitudes à la communication aussi bien à l oral qu à l écrit; La capacité de comprendre et d interpréter les politiques, les procédures, les directives et les lois financières du gouvernement. Excellente capacité de communiquer en anglais et en français aussi bien à l oral qu à l écrit. 6. CONDITIONS DE TRAVAIL Dresser la liste des conditions de travail incontournables ou imposées par des sources extérieures ayant une Page 3

4 incidence sur l exécution du travail et pouvant créer des difficultés pour le titulaire du poste. Indiquer la fréquence, la durée et l intensité de chaque situation en temps réel (par ex. : tous les jours, deux ou trois fois par semaine, 5 heures par jour). Exigences physiques Décrire la nature des exigences physiques ainsi que la fréquence et la durée des diverses situations créant de la fatigue ou du stress physique. Le travail s effectue dans un environnement normal de bureau et ne comporte pas de conditions inhabituelles. Conditions du milieu de travail Décrire la nature des conditions potentiellement dangereuses ou malsaines du milieu de travail auxquelles est exposé le titulaire du poste, ainsi que la fréquence et la durée des diverses situations. Inclure les conditions qui accroissent le risque d accident, de mauvaise santé ou d inconfort physique. Le travail s effectue dans un environnement normal de bureau et ne comporte pas de conditions inhabituelles. Exigences sensorielles Décrire la nature des exigences sensorielles du poste. Ces exigences peuvent être liées au fait qu il faut dans certains cas porter des jugements au moyen du toucher, de l odorat, de la vue ou de l ouïe. Cela peut comprendre des niveaux précis d attention aux détails en utilisant un ou plusieurs sens. Le titulaire travaille dans un bureau très occupé qui compte plusieurs téléphones, télécopieurs et photocopieurs, et qui reçoit de nombreux visiteurs tous les jours. Il s agit là du milieu de travail habituel dans ce bureau gouvernemental. Exigences d ordre psychologique Décrire les conditions liées à l emploi pouvant entraîner de l épuisement mental ou émotionnel et ainsi accroître le risque notamment de tension et d anxiété. 7. ATTESTATION Signature de l employé Titre du superviseur Nom en caractères d imprimerie Signature du superviseur Page 4

5 J atteste que j ai lu et compris les responsabilités associées à ce poste. J atteste que la description du poste est une description précise des responsabilités associées à ce poste. Signature de l administrateur général J approuve la délégation des responsabilités décrites dans le présent document dans le cadre de la structure organisationnelle existante. 8. ORGANIGRAMME Veuillez joindre l organigramme qui indique où se situe le poste du titulaire de l emploi par rapport aux postes de ses pairs, de ses subalternes (le cas échéant) et de son supérieur. «Les informations contenues dans ce document ont pour but de décrire la nature générale et le niveau de la charge de travail exécutée par le titulaire de ce poste. Elles ne constituent pas une liste exhaustive de l ensemble des responsabilités et des activités associées à ce poste.» Page 5