Pratiquons ensemble Excel 97 - Support d apprentissage - Tome 1 - WSC - LD - JJ - Pratiquons

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2 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Page volontairement vide Support créé à partir de Terrier Page 2 sur 120 Pratiquons ensemble Excel 97

3 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Avant de commencer votre formation, veuillez vérifier que vous êtes en possession des documents suivants : Une fiche de progression, Un support de notes, Un support d apprentissage, Un livret d exercices d application et de synthèse. La fiche de progression : Réalisée par l équipe des formateurs, elle vous permet d avoir une vue globale de votre parcours de formation. Votre parcours est découpé en différentes unités comprenant un apprentissage guidé, des exercices d application et un exercice de synthèse. Vous réaliserez les exercices pour lesquels la case «Contenu à réaliser» a été cochée par le formateur Vous renseignerez les cases non grisées (Date de réalisation, Temps passé) afin de faciliter le suivi de votre formation Après correction, le formateur évaluera votre travail en cochant l une des cases grisées (Acquis en Autonomie, Acquis avec l aide du Formateur, Partiellement Acquis, Non Acquis) Selon l unité à aborder, vous utiliserez l un des outils suivants : Le support d apprentissage Le livret d exercices d application et de synthèse Le support de notes Pratiquons ensemble Excel 97 Page 3 sur 120

4 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Le support d apprentissage : Ce support d apprentissage a pour but de vous guider pas à pas dans la réalisation de documents professionnels. Ce manuel est constitué de différentes étapes comprenant un apprentissage guidé à réaliser en autonomie. Du fait des exemples proposés dans cet apprentissage, ce support n est pas exhaustif. Néanmoins, il vous permet d aborder les principales fonctionnalités du logiciel, des plus simples aux plus avancées. Le formateur pourra, le cas échéant, rajouter des exercices d application. Le livret d exercices d application et de synthèse : La réalisation d exercices d application vous permet de bien valider vos acquis tout au long de votre formation. Différents de ceux abordés dans le support d apprentissage, ils vous permettent aussi de découvrir ou d approfondir d autres fonctionnalités du logiciel. Lors de la réalisation de ces exercices ou d exercices complémentaires personnels, nous vous conseillons de travailler avec votre support de notes qui est beaucoup plus complet et plus synthétique que le guide d apprentissage. Cette démarche vous permettra de bien prendre connaissance des informations qui figurent sur votre support de notes et, le cas échéant, de le compléter. Les exercices de synthèse vous permettent de mettre en application les différentes fonctionnalités abordées tout au long de votre formation. Elles permettront au formateur d apprécier vos acquis en milieu ou en fin de parcours. Le support de notes : Ce support, qui restera en votre possession à la fin de votre formation, contient des fiches résumées que vous compléterez au fur et à mesure de la découverte des différentes fonctionnalités du logiciel. Il constituera votre référence pendant votre apprentissage ou après votre formation. Page 4 sur 120 Pratiquons ensemble Excel 97

5 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Disquette Classement de vos fichiers 7 Visite guidée Découvrir les fonctionnalités de base d Excel 9 Etape 1 : Paramétrer l écran - Saisir, modifier, sauvegarder et imprimer des données 31 Etape 2 : Mise en forme des données 43 Etape 3 : Fonctions de calcul programmées 53 Etape 4 : Le grapheur 61 Etape 5 : Export de données vers Word 69 Etape 6 : Manipuler un grand tableau 79 Etape 7 : Tri de données 87 Etape 8 : Gestion d une liste de données 91 Etape 9 : Dates et heures 99 Etape 10 : Les formules de calcul personnalisées en références relatives ou absolues 111 Pratiquons ensemble Excel 97 Page 5 sur 120

6 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Page volontairement vide Page 6 sur 120 Pratiquons ensemble Excel 97

7 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Disquette Classement de vos fichiers Savoir-faire développés dans cette étape : Gestion de fichiers sous Windows Organiser son travail sur poste informatique pour la réalisation de ce support Exercice en autonomie Objectifs : Créer des dossiers Utiliser le couper / coller sur les fichiers Pré-requis : Connaître la gestion de fichiers de Windows Supports : - Enoncé de l exercice - Disquette fichiers Durée : 30 minutes Réalisation : Au cours de cet exercice en autonomie, nous allons classer tous les fichiers déjà existants sur votre disquette dans des dossiers. Votre formateur vient de vous remettre une disquette contenant les différents fichiers que vous pourrez utiliser durant votre formation (ceux-ci seront utilisés si vous n avez pas réalisé l étape qui permettait de concevoir ce fichier). Excel 97 Tome 1 Nom :... Voici le contenu actuel de votre disquette : Organisez vos fichiers Page 7 sur 1

8 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Dans un premier temps, vous allez créer 12 dossiers (listés ci-dessous) sur votre disquette en utilisant le Poste de travail ou l Explorateur Windows. Ce qui donnera : Dans un deuxième temps, vous allez déplacer les fichiers dans les dossiers correspondants. Le dossier Contiendra le(s) fichier(s) 00 Visite guidée 01 Saisie de données Europe des 15 (1) 02 Mise en forme de données Europe des 15 (2) 03 Fonctions de calculs Europe des 15 (3) 04 Graphique Prime (1) 05 Export de données 06 Manipuler un grand tableau Notes (1) 07 Tri de données Prime (2) 08 Gestion d une liste Prime (3) 09 Dates et heures 10 Références relatives ou absolues Europe des 15 (4) 11 Validations Votre disquette est maintenant prête à l utilisation. Pensez à utiliser les bons dossiers pour récupérer ou enregistrer tous les fichiers réalisés lors de votre apprentissage. Page 8 sur 1 Organisez vos fichiers

9 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Visite guidée Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Savoir-faire développés dans cette étape : Saisie de données Réalisation d un graphique simple Connaître et comprendre l utilité d un tableur Apprentissage programmé Cas : Essai Objectifs : Appréhender la philosophie générale du logiciel Découvrir les fonctions principales Pré-requis : Maîtrise de Windows Supports : - Enoncé de l exercice - Disquette fichiers Durée : 1 heure Réalisation : Au cours de cette visite guidée, nous allons aborder les principales possibilités offertes par Excel et découvrir son ergonomie. Pour cela, nous allons mettre en œuvre les commandes à travers un exemple simple en construisant la feuille de calcul ci-contre : Cette feuille sera sauvegardée sur la disquette de travail que vous avez préalablement préparée. A partir de ce tableau, nous construirons un graphique permettant de mieux visualiser et analyser les données. Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 9 sur 1

10 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 1. Introduction Excel est un tableur conçu par la société Microsoft 1 pour faciliter les créations de tableaux chiffrés avec calculs. Les tableurs sont les progiciels les plus vendus en micro-informatique. Ils sont utilisés pour réaliser de nombreux travaux statistiques, comptables, financiers ou administratifs. Les tableurs les plus connus sont Lotus 123, Excel, Quattro ou Multiplan. La première version d Excel date de Placer la disquette travail dans l unité de disquette Dans la suite du support, nous considérerons que la disquette travail se trouve dans le lecteur A: Avant de continuer, veuillez vous assurer que vous avez bien créé la disquette travail Excel 97. Dans le cas contraire revenez sur cette étape avant de poursuivre. 3. Lancer l application Excel 97 Allumez votre PC, si ce n est pas déjà fait, attendez le chargement complet de Windows. Nota : Si Windows vous demande un mot de passe, appelez votre formateur afin qu il vous le donne. Si le pack Office 97 a été installé sur votre PC, lancez Excel en cliquant sur son icône sur la barre Office. Sinon, cliquez sur le bouton Démarrer de la barre des tâches, puis la commande Programmes et cliquez sur Microsoft Excel L écran d Excel apparaît (Voir page ci-contre). 1 MICROSOFT est la première société mondiale d édition de logiciels. Elle est à l origine des logiciels suivants : - des systèmes d exploitations MSDOS, Windows 95, Windows 98, Windows NT 4, - de l interface graphique Windows 3.1, - des logiciels Multiplan (sous DOS), Word 6, Word 95 & 97, Works 95, Excel 5, Excel 95 & 97, PowerPoint 95 & 97, Access 95 & 97, Publisher 98 Page 10 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

11 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Faisons connaissance avec l écran d Excel 97 Nom du classeur Référence de la cellule active Barre d outils Barre de formules Cellule active Lettres / numéros de colonne Numéros de ligne Barre de défilement vertical Feuille active Barre de défilement horizontal Sur la barre de titres, nous voyons le mot classeur avec un numéro d ordre (ici n 2). C est le nom du classeur (par défaut Classeur2 tant qu il n a pas été enregistré). Le classeur est l espace de travail mis à votre disposition pour construire vos tableaux. Un classeur contient, par défaut, 16 feuilles identiques (vous pouvez en ajouter jusqu à 255 ou en retirer. Dans notre exemple, il n en reste que 3). Chaque feuille est identifiée par son nom (Feuil1, Feuil2, ) contenu dans un onglet (vous pouvez renommer chaque feuille). Une feuille est organisée en lignes et en colonnes. Les lignes sont identifiées par des nombres (de 1 à ). Les colonnes sont identifiées par des lettres (de A à IV, soit 256 colonnes). Les dimensions de l écran ne permettent pas de faire apparaître l intégralité de la feuille et une partie seulement est visible dans une fenêtre. Le nombre de lignes et de colonnes apparentes peut varier selon l affichage, la taille et la résolution de l écran. (Vous pouvez utiliser les barres de défilement vertical et horizontal pour visualiser les parties non visibles de la feuille.) Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 11 sur 1

12 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Nom du classeur Référence de la cellule active Barre d outils Barre de formules Cellule active Lettres / numéros de colonne Numéros de ligne Barre de défilement vertical Feuille active Barre de défilement horizontal La cellule est l élément de base de la feuille et se trouve à l intersection d une ligne et d une colonne. Chaque cellule est identifiée par une référence spécifique, qui fait appel aux numéros de colonne et de ligne où elle se trouve dans une feuille. Par exemple, dans chaque feuille, la cellule qui se trouve à l intersection de la colonne A et de la ligne 1 est donc identifiée par sa référence A1. Important : Si les en-têtes de colonnes sont des nombres (1, 2, 3,...) au lieu de lettres (A, B, C,...), passez en référencement alphanumérique pour cela reportez-vous à la page 32 (Vérifier le référencement des cellules) Une cellule peut recevoir : des données numériques ou alphanumériques, des formules de calcul, des commentaires. La cellule active est celle qui apparaît en surbrillance à l écran. C est la cellule sélectionnée dans laquelle vous travaillez. Pour activer une autre cellule, utilisez les touches de déplacement ou la souris : ou ou ou permettent d activer une cellule voisine, + permet de revenir directement à la cellule A1, + permet d atteindre la dernière cellule remplie de la feuille de calcul, monte le curseur et descend le curseur de 20 lignes (ou un écran). Page 12 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

13 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Choisir une commande Le travail sur une feuille de calcul consiste à saisir, traiter, trier, éditer des données. Ces travaux sont réalisés à l aide des commandes qui sont affichées dans la barre des menus ou dans les barres d outils en haut de l écran. Barre des menus d Excel 97 Les barres d outils Standard et Mise en forme d Excel 97 La barre d outils propose des raccourcis souris qui dispensent d enchaîner les menus déroulants de la barre des menus. Toutes les barres d outils sont personnalisables. Nous vous conseillons d utiliser dans un premier temps uniquement les barres d outils par défaut proposées par Excel 97. Il existe deux méthodes pour sélectionner une commande dans un menu : A l aide de la souris (la plus rapide) : - Pointez la commande désirée dans la barre des menus, - Cliquez sur le bouton gauche de la souris, un menu déroulant apparaît. A l aide du clavier : - Appuyez sur la touche du clavier afin d activer le menu, - Puis appuyez sur la lettre soulignée du menu désiré, un menu déroulant apparaît. Exemple pour le menu Edition : - Souris : cliquez sur le mot Edition, - Clavier : appuyez sur puis Les commandes en noir sont accessibles. Les commandes grisées sont inaccessibles. Les commandes suivies de points de suspension renvoient à une boîte de dialogue. Exemple : la commande Rechercher ouvre la fenêtre Rechercher ci-dessous. Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 13 sur 1

14 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 6. Créer un document / feuille de calcul Par défaut, un classeur vierge contenant des feuilles de calcul vierges est ouvert à l écran. Si ce n est pas le cas, procédez de la façon suivante : Menu FICHIER NOUVEAU Sélectionnez Classeur Cliquez sur le bouton OK Ou Appuyez sur la touche Entrée 7. Saisir le texte de la première ligne du tableau Saisir le texte de la première cellule Activez la 1 ère cellule de la première colonne (cellule A1) à l aide des flèches de déplacement ou en cliquant cette cellule à l aide de la souris (conseillé) Saisissez le texte : Mois Validez par la touche ou cliquez sur la cellule suivante Le texte apparaît dans la cellule, l écran se présente ainsi : Saisir le texte de la deuxième cellule Activez la cellule B1 en cliquant dessus à l aide de la souris Saisissez le texte : Chiffre d affaires Validez par la touche ou cliquez sur la cellule suivante Le texte est placé dans la cellule, les derniers caractères sont écrits sur la colonne suivante. L écran se présente ainsi : Page 14 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

15 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Saisir le texte de la troisième cellule Activez la cellule C1 en cliquant dessus à l aide de la souris Saisissez le texte à placer dans la cellule : Bénéfices Validez par la touche ou cliquez sur la cellule suivante Le texte apparaît dans la cellule. Notez que le texte saisi dans la cellule C1 masque maintenant le texte de la cellule B1 qui a débordé sur C1. L écran se présente ainsi : Elargir la colonne B Afin de voir tout le texte saisi dans la cellule B1, nous allons augmenter la largeur de la colonne B. On ne peut, en effet, augmenter seulement la largeur de la cellule B1. Pointez sur le trait de séparation des colonnes B et C : Le curseur devient. Cliquez-glissez la souris en maintenant le clic gauche de la souris, jusqu à la largeur désirée, puis relâchez le bouton : 8. Saisir les noms de mois dans la 1 ère colonne Activez la cellule A2 Tapez : janvier Validez en appuyant sur Le texte est placé dans la cellule A2 et la cellule A3 est active : Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 15 sur 1

16 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Nous allons découvrir une fonction de recopie «intelligente» d Excel. Activez à nouveau la cellule A2 (où le texte janvier est placé) Pointez le coin inférieur droit de l encadrement de la cellule active A2 : (Poignée de recopie) Le pointeur se transforme en petite croix noire. Cliquez-glissez la souris en maintenant le clic gauche de la souris, jusqu à la cellule A7 incluse : Lâchez le bouton de la souris. Excel recopie le contenu de la cellule A2 dans les cellule A3 à A7 en incrémentant le nom du mois (génération d une série de dates) : Si cette fonction ne fonctionne pas (copie du mot janvier dans toutes les cellules), saisissez à la main les cellules A3 à A7 et signalez-le à votre formateur. Tapez dans la cellule A8 : Total Validez en appuyant sur 9. Saisir les chiffres d affaires dans la deuxième colonne Activez la cellule B2 Tapez le nombre : Validez par La cellule B3 devient active. Tapez le nombre suivant : Continuez la saisie des autres valeurs : Page 16 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

17 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Programmer le calcul du total du chiffre d affaires Le calcul est le suivant : Le total du chiffre d affaires est la somme de tous les chiffres d affaires des différents mois. La cellule B8 contiendra le résultat de cette opération. Activez la cellule B8 qui doit recevoir le résultat (si celle-ci n a pas été activée automatiquement après validation de la saisie du CA en B7) Tapez sur la touche égal : = pour indiquer à Excel que vous commencez un calcul. Le curseur de saisie apparaît dans la cellule active et dans la barre de formules : Tapez la formule de calcul suivante : B2+B3+B4+B5+B6+B7 La formule s affiche dans la cellule et dans la barre de formules. Validez par Le calcul est effectué, le résultat apparaît dans la cellule. L écran se présente ainsi : Replacez-vous sur la cellule B8 qui contient le chiffre La barre de formules affiche la formule La cellule affiche le résultat de cette formule : Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 17 sur 1

18 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 11. Saisir la formule de calcul du bénéfice Il existe deux façons de saisir un référence de cellule dans une formule de calcul : - en la saisissant au clavier (voir ci-dessus) - en la pointant (voir ci-dessous) Nous admettrons que le bénéfice est égal à 10% du chiffre d affaires. Activez la cellule C2 qui doit recevoir le bénéfice. Tapez sur la touche égal : = Le curseur de saisie apparaît dans la cellule active : Cliquez sur la cellule B2 à l aide de la souris. Le contour de la cellule B2 clignote et sa référence s ajoute automatiquement juste après = dans la cellule C2 : Tapez au clavier : *10/100 Nota : Opérateurs mathématiques : + addition - soustraction * multiplication / division ^ puissance Validez par Page 18 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

19 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Le calcul est effectué, le résultat apparaît dans la cellule. L écran se présente ainsi : 12. Recopier la formule dans d autres cellules Comme pour les mois, nous allons recopier le calcul du bénéfice de la cellule C2 dans les cellules C3 à C8. Vous verrez qu Excel met automatiquement à jour la formule de calcul. Activez la cellule à recopier C2 Pointez le coin inférieur droit de l encadrement de la cellule active : Cliquez-glissez la souris en maintenant le clic gauche de la souris, jusqu à la cellule C8 incluse : Lâchez le bouton de la souris. Excel recopie le contenu de la cellule C2 dans les cellules C3 à C8 en mettant automatiquement à jour la formule de calcul : Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 19 sur 1

20 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Cliquez sur les cellules C3 à C8 et regardez la barre de formules. La formule de calcul s est mise à jour : Par exemple, la cellule C8 contient un calcul qui fait référence à la cellule B8 Nous allons maintenant mettre en forme ce tableau. Certaines actions que vous voudrez effectuer touchent un ensemble de données, stockées chacune dans des cellules différentes. Aussi allez-vous travailler sur un ensemble de cellules, appelé plage, dont les valeurs particulières sont toutes différentes, mais qui doivent toutes être affectées par la même action (par exemple, mise en gras des caractères). Une plage est constituée d un groupe de cellules contiguës. Pour qu un ensemble de cellules soit une plage, il faut nécessairement que toute cellule du groupe possède une cellule adjacente. Une plage est identifiée par les références de ses cellules extrêmes : cellule supérieure gauche et cellule inférieure droite séparées par le signe : (deux points). Ainsi, la référence de la plage, dont la cellule supérieure gauche est C5 et la cellule inférieure droite est E9, est C5:E Mettre en gras et centrer les titres de colonnes Vous allez sélectionner les cellules A 1 à C1 afin d appliquer le format de texte Gras et centré. Cliquez la cellule A1 Glissez la souris en maintenant le clic gauche de la souris, jusqu à la cellule C1 incluse : Cliquez sur le bouton dans la barre d outils MISE EN FORME Le texte des cellules A1 à C1 passe en gras. Page 20 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

21 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Cliquez sur le bouton dans la barre d outils MISE EN FORME Le texte des cellules A1 à C1 se centre dans chaque colonne. Notez que le texte Chiffre d affaires est à nouveau trop long et dépasse de la cellule. Elargissez la colonne B comme indiqué page 15 (Elargir la colonne B) : Le tableau est terminé : 14. Sauvegarder / enregistrer la feuille de calcul A ce stade, si vous éteignez le PC, tout votre travail est perdu. Vous devez impérativement enregistrer (ou sauvegarder) votre travail. Nous allons enregistrer le classeur actif sur la disquette de travail sous le nom Essai.xls en prenant soin de le ranger dans un dossier existant. Cliquez sur le menu FICHIER dans la barre de menu Cliquez sur ENREGISTRER (ou ENREGISTRER SOUS ) La fenêtre Enregistrer sous apparaît : Remarques : - Excel vous propose d enregistrer vos documents dans le dossier Mes Documents qui se trouve sur le disque dur C : - le nom Classeur2 apparaît dans la case Nom de fichier : Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 21 sur 1

22 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Choisissez la destination en cliquant sur la liste déroulante de la case Enregistrer dans : Cliquez sur : Disquette 3 ½ (A:) Nous pouvons voir les dossiers créés sur la disquette dans la fenêtre centrale : Cliquez le dossier 00 Visite guidée Cliquer le bouton Ouvrir Ou Double-cliquez le dossier 00 Visite guidée Sélectionner le nom Classeur2 Remplacez-le par le nom : Essai Cliquez le bouton Enregistrer Le tableau est sauvegardé sur la disquette. Remarque : Lors de la saisie du nom du fichier, il n est pas nécessaire de saisir l extension.xls. Celle-ci est rajoutée automatiquement. Page 22 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

23 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Imprimer la feuille de calcul Délimiter la zone à imprimer Cliquez sur la cellule A1 (première cellule de la zone à imprimer) Glissez la souris en maintenant le clic gauche de la souris, jusqu à la cellule C8 incluse : Cliquez sur le menu FICHIER Puis ZONE D IMPRESSION Cliquez sur DEFINIR. La zone délimitée est entourée de pointillés Voir à l écran le tableau tel qu il sera imprimé (aperçu avant impression) Cliquez sur la barre d outil le bouton : ou Menu FICHIER, puis Aperçu avant impression L écran ci-contre apparaît : L aperçu permet aussi de vérifier le nombre total de pages du document avant de lancer l impression. Nota : Il est possible d imprimer directement à partir de l aperçu en cliquant le bouton Imprimer. Cliquez sur le bouton Fermer (ou appuyez sur la touche ) pour revenir à la feuille de calcul. Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 23 sur 1

24 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Lancer l impression Revenez à la feuille de calcul. Cliquez sur le bouton imprimer :. L impression s exécute directement. Ou Menu FICHIER, puis IMPRIMER La fenêtre Imprimer apparaît : Cliquez sur OK L impression du tableau est lancée. Nota : avant de valider l impression, il est toujours possible de faire un aperçu en cliquant sur le bouton Aperçu En passant par cette fenêtre, on peut choisir : - de n éditer que quelques pages, - de n éditer que la partie sélectionnée, - de faire plusieurs copies. Ne fermez pas le document car nous allons créer un graphique à partir des données contenues dans le tableau. 16. Tracer un graphique à partir du tableau Sélectionner les données à représenter Cliquez sur la 1 ère cellule de la zone : A1 Glissez la souris en maintenant le clic gauche de la souris, jusqu à la cellule C7 incluse : Page 24 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

25 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Tracer le graphique à l aide de l Assistant Graphique Cliquez sur l icône dans la barre d outils STANDARD : La fenêtre Assistant graphique Etape 1 sur 4 apparaît : Cliquez sur le type de graphique Histogramme Cliquez sur bouton Suivant > La fenêtre Assistant graphique Etape 2 sur 4 apparaît : Vérifiez que l option Série en Colonne soit bien activée, sinon activez la. Cliquez sur le bouton Suivant > La fenêtre Assistant graphique Etape 3 sur 4 apparaît : Vérifiez que l onglet Titres est affiché Tapez le titre du graphique : Chiffre d affaire 95 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 25 sur 1

26 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ En cliquant dans la case de saisie Axe des abscisses (X), l aperçu du graphique se mettra à jour et le titre du graphique apparaîtra : Cliquez sur Suivant > La fenêtre Assistant graphique Etape 4 sur 4 apparaît : Choisissez l option En tant qu objet dans : Cliquez sur le bouton Fin Le graphique apparaît dans la feuille de calcul : Vous devez maintenant déplacer le graphique. Cliquez sur le graphique en maintenant le bouton gauche de la souris, glissez le cadre sous le tableau et lâchez le bouton de la souris : Page 26 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

27 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Le graphique se trouve maintenant sous le tableau : Imprimer le graphique seul sur une page Vérifiez que le graphique est toujours sélectionné. Cliquez sur le bouton Imprimer. L impression s exécute directement. Nota : Excel délimite par défaut la totalité du graphique si celui-ci est sélectionné avant l impression. 17. Quitter Excel 97 Cliquez sur le bouton de fermeture d application Ou menu FICHIER puis QUITTER Comme la feuille active n a pas été réenregistrée depuis la page 21 (Sauvegarder / enregistrer la feuille de calcul), Excel vous affiche la boîte de dialogue suivante : Cliquez sur le bouton Oui sous peine de perdre le travail réalisé depuis la dernière sauvegarde, c est à dire le graphique. Excel 97 est fermé. Vous revenez au bureau de Windows 95 / 98. Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 27 sur 1

28 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 18. Lancer l application Excel 97 Voir la procédure page 10 (Lancer l application Excel 97) 19. Charger une feuille de calcul existante Nous allons ouvrir le précédent classeur Essai.xls qui se trouve dans le dossier 00 Visite guidée. Cliquez sur le bouton Ouvrir Ou Cliquez sur le menu FICHIER Puis OUVRIR La fenêtre Ouvrir apparaît : Choisissez la destination en cliquant sur la liste déroulante de la case Enregistrer dans : Cliquez sur : Disquette 3 ½ (A:) Nous pouvons voir les dossiers créés sur la disquette dans la fenêtre centrale : Cliquez le dossier 00 Visite guidée Cliquer le bouton Ouvrir Double cliquez sur le fichier Essai ou cliquez une fois dessus puis le bouton Ouvrir. Le document est chargé. Page 28 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

29 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Manipuler plusieurs feuilles Renommer une feuille de calcul Le tableau se trouve sur une feuille nommée Feuil1. Nous allons la renommer. Menu FORMAT FEUILLE RENOMMER Ou Double-cliquez l onglet de la feuille à renommer L onglet de la feuille passe en mode modification du nom de la feuille Saisissez le nouveau de la feuille : Chiffre d affaire mensuel Validez par la touche Changer de feuille active Cliquez l onglet de la feuille Feuil2 à activer au bas de l écran Nous nous trouvons maintenant sur la feuille Feuil2 dans laquelle vous pourriez créer un nouveau tableau Ajouter une feuille de calcul au classeur Menu INSERTION FEUILLE Une nouvelle feuille appelée Feuil4 est venue s insérer entre les deux feuilles existantes Chiffre d affaire mensuel et Feuil2. Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel Page 29 sur 1

30 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Supprimer une feuille de calcul d un classeur Vérifiez que la feuille Feuil4 est bien la feuille active Menu EDITION SUPPRIMER UNE FEUILLE Un message apparaît : Cliquez sur OK 21. Sauvegarder le classeur Cliquez sur l icône Enregistrer de la barre d outil STANDARD 22. Quitter Excel Page 30 sur 1 Visite guidée : Découvrir les fonctionnalités de base d Excel

31 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Etape 1 : Paramétrer l écran - Saisir, modifier, sauvegarder et imprimer des données Savoir-faire développés dans cette étape : Charger Excel, paramétrer l écran, sélectionner les menus et les commandes, quitter Excel Créer une feuille de calcul, saisir des données sans mise en forme Imprimer, sauvegarder les données Charger une feuille de calcul Apprentissage programmé Cas : Europe des 15 (1) Objectifs : Présentation d Excel - Créer, modifier, sauvegarder, imprimer une feuille Pré-requis : Avoir effectué la visite guidée Supports : - Enoncé de l exercice - Disquette fichiers Durée : 1 heure Réalisation : Au cours de cet exercice programmé, nous allons modifier une feuille de calcul existante afin d obtenir le tableau suivant : Par ailleurs, nous allons apprendre à paramétrer l écran d Excel. Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données Page 31 sur 1

32 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 1. Charger Excel Cliquez sur l icône : Excel L écran d Excel apparaît ainsi qu une feuille vierge. 2. Préparer / configurer l écran d Excel Vérifier le référencement des cellules Il existe deux types d affichage des noms de lignes et de colonnes : Excel Comme Multiplan N Lettre N L affichage de type Excel (A1) est plus facile à utiliser. Nous le retiendrons par la suite. Menu OUTILS Commande OPTIONS Onglet Général La fenêtre Options affiche une case Style de références L1C1 Vérifiez que cette case est désactivée (sinon les références s afficheront sous la forme N ) Cliquez sur le bouton OK Page 32 sur 1 Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données

33 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Affichage des barres d outils Les travaux réalisés dans Excel peuvent se faire au moyen de COMMANDES contenues dans les différents MENUS ou dans les BARRES D OUTILS. Affichons les deux barres d outils contenant les commandes les plus fréquemment utilisées. Menu AFFICHAGE Commande BARRES D OUTILS Dans le sous-menu, vérifiez qu il y a bien une coche devant les barres STANDARD et MISE EN FORME Barre d outils STANDARD Barre d outils MISE EN FORME Affichage de la barre de formule Menu AFFICHAGE Vérifiez qu il y a bien une coche devant la commande BARRE DE FORMULE BARRE DE FORMULE La partie gauche affiche la référence de la cellule active : La partie au centre est composée de trois boutons : La croix qui permet d annuler la saisie La coche qui permet de valider la saisie Le signe égal qui permet de créer un calcul La partie de droite permet de saisir ou d afficher le contenu de la cellule active : La croix et la coche n apparaissent que lorsque vous saisissez une information dans la zone de saisie. Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données Page 33 sur 1

34 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 3. Ouvrir un fichier existant Menu FICHIER Commande OUVRIR Sélectionnez le fichier Europe des 15 (1) dans le dossier 01 Saisie de données de votre disquette Le fichier apparaît à l écran. 4. Saisir les données du tableau dans la feuille existante Saisir la superficie de la France Activez la cellule B18 Saisissez la superficie à placer dans la cellule : Validez par ENTREE Saisir la population de la France Activez la cellule C18 Saisissez la population à placer dans la cellule : Validez par ENTREE 5. Modifier des données saisies dans une cellule Déplacer une cellule Activez la cellule B18 qui contient la superficie de la France Pointez la bordure de la cellule Le curseur se transforme en flèche. Page 34 sur 1 Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données

35 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Cliquez-glissez la cellule B18 jusqu en B8 Le contenu de la cellule B18 a été déplacé dans la cellule B8 Activez la cellule C18 qui contient la population de la France Pointez la bordure de la cellule Le curseur se transforme en flèche. Cliquez-glissez la cellule C18 jusqu en C8 Le contenu de la cellule C18 a été déplacé dans la cellule C Remplacer tout le contenu d une cellule Activez la cellule A9 Elle contient le mot Royaume-Uni Saisissez le texte à placer dans la cellule : Grande Bretagne Validez par ENTREE Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données Page 35 sur 1

36 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Nous allons à présent modifier le contenu actuel de la cellule B1 afin d obtenir le résultat suivant : Superficie (Km²) Supprimer une partie du contenu d une cellule Activez la cellule B1 Sélectionnez le mot totale dans la barre de formules Appuyez sur la touche Validez par ENTREE Rajouter du texte dans une cellule Activez la cellule B1 Cliquez après le mot Superficie dans la barre de formules Tapez le texte : (km2) Validez par ENTREE Nous allons faire la même manipulation afin de compléter le contenu de la cellule C1 Activez la cellule C1 Cliquez après le mot Population dans la barre de formules Tapez le texte : (millions) Validez par ENTREE Mettre en forme du texte dans une cellule Activez la cellule B1 Sélectionnez le 2 de km2 dans la barre de formules Page 36 sur 1 Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données

37 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Menu FORMAT Commande CELLULE... La fenêtre Format de cellule apparaît : Cochez la case Exposant Validez par ENTREE Le chiffre apparaît en exposant. 6. Elargir les colonnes Elargir la colonne A Pointez le trait de séparation entre le n de colonne A et B Le curseur se transforme en double flèche horizontale Glissez la souris à droite en restant cliqué jusqu à la largeur désirée puis décliquer. Ou Faites un double clic sur le trait de séparation. (La largeur de la colonne est automatiquement ajustée sur la largueur de la cellule dont le contenu est le plus long) Elargir les colonnes B et C Faites la même manipulation que précédemment. Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données Page 37 sur 1

38 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 7. Supprimer l affichage du quadrillage de fond des cellules Menu OUTILS Commande OPTIONS Onglet Affichage La fenêtre Options affiche une case Quadrillage Désactivez la case Quadrillage OK 8. Sauvegarder le classeur Menu FICHIER Commande ENREGISTRER SOUS Enregistrez le fichier sous le nom : Europe des 15 dans le dossier 01 Saisie de données de votre disquette Le tableau est sauvegardé. 9. Imprimer le tableau Europe des Définir l orientation de la feuille Menu FICHIER Commande MISE EN PAGE Cliquez l onglet Page s il n est pas actif. La fenêtre Mise en page apparaît : Cliquez le bouton correspondant à l orientation souhaitée du papier : Portrait ou Paysage (Ici, laissez l orientation Portrait, qui est l orientation par défaut.) Page 38 sur 1 Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données

39 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Définir les marges Menu FICHIER Commande MISE EN PAGE Cliquez l onglet : Marges Modifiez les marges de 2,5 cm tout autour (saisir les valeurs ou les changer à l aide des boutons de déroulement) Remarque : les marges peuvent être modifiées directement à la souris en mode aperçu avant impression Paramétrer les en-tête et pied de page Menu FICHIER Commande MISE EN PAGE Cliquez l onglet : En-tête/Pied de page Vérifiez que la prédéfinition (aucun) est bien sélectionnée pour l En-tête sinon sélectionnez-la dans la liste déroulante de l En-tête. Nous allons saisir un pied de page. Cliquez le bouton Pied de page personnalisé... Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données Page 39 sur 1

40 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ La fenêtre Pied de page apparaît : Cliquez dans la zone Section centrale Tapez le mot Page suivi d un espace Cliquez sur l icône pour insérer le numéro de la page Tapez un espace, le mot sur et un espace Cliquez sur l icône pour insérer le nombre de pages Nous allons changer la mise en forme du pied de page afin qu il apparaisse en italique. Sélectionnez le texte dans la Section centrale Cliquez l icône pour mettre en forme le texte sélectionné. La fenêtre Police apparaît : Sélectionnez le style Italique OK Le pied de page est maintenant en italique Cliquez sur le bouton OK Remarque : Un clic sur l icône Un clic sur l icône Un clic sur l icône Un clic sur l icône permet d insérer la date permet d insérer l heure permet d insérer le nom du classeur permet d insérer le nom de la feuille Page 40 sur 1 Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données

41 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Visualiser le tableau tel qu il sera imprimé Cliquez le bouton de la barre d outils STANDARD Ou Menu FICHIER Commande Aperçu Avant Impression La page apparaît à l écran Cliquez la partie à agrandir à l aide de la loupe pour mieux la visualiser Fermez l aperçu Lancer l impression Cliquez le bouton Imprimer dans la barre d outils STANDARD (pour une impression directe sans paramétrage) 10. Quitter Excel Cliquez sur la case Fermer de la barre de titre de l application : Si la feuille a été modifiée depuis la dernière sauvegarde, la fenêtre ci-contre apparaît : Cliquer le bouton OUI pour tenir compte des dernières modifications. Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données Page 41 sur 1

42 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Page volontairement vide Page 42 sur 1 Etape 1 : Paramétrer l écran Saisir, sauvegarder et imprimer des données

43 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Etape 2 : Mise en forme des données Savoir-faire développés dans cette étape : Tracer un encadrement à un tableau Mettre en forme les données texte Sélectionner les formats numériques Ombrer les cellules Apprentissage programmé Réalisation : Cas : Europe des 15 (2) Objectifs : Encadrement et mise en forme des données Pré-requis : Avoir effectué la visite guidée Avoir réalisé l étape 1 Supports : - Enoncé de l exercice - Disquette fichiers Durée : 1 heure Au cours de cet exercice, nous allons mettre en forme la feuille Europe des 15 que nous avons saisie dans l étape 1 afin qu elle se présente de la façon suivante : Etape 2 : Mise en forme des données Page 43 sur 1

44 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 1. Charger Excel 2. Ouvrir un fichier existant Cliquez l icône Ouvrir dans la barre d outils STANDARD Ou Menu FICHIER Commande OUVRIR Vous avez réalisé l étape 1 : Sélectionnez le fichier Europe des 15 dans le dossier 01 Saisie de données de votre disquette Vous n avez pas réalisé l étape 1 : Sélectionnez le fichier Europe des 15 (2) dans le dossier 02 Mise en forme de données de votre disquette Le fichier apparaît à l écran. 3. Afficher le quadrillage Afin de mieux visualiser les manipulations, nous allons afficher le quadrillage à l écran. Menu OUTILS Commande OPTIONS Onglet Affichage La fenêtre Options affiche une case Quadrillage Activez la case Quadrillage OK 4. Insérer le titre du tableau Insérer une ligne Cliquez le numéro de la 1 ère ligne Menu INSERTION Commande LIGNES La ligne est insérée au dessus de la ligne 1 précédemment sélectionnée. Page 44 sur 1 Etape 2 : Mise en forme des données

45 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Saisir le texte Cliquez la cellule A1 dans laquelle saisir le texte Tapez le titre : L Europe des 15 Validez par ENTREE Le titre apparaît dans la cellule à gauche : 5. Mettre en forme le tableau Centrer le titre du tableau sur plusieurs cellules Sélectionnez les cellules sur lesquelles centrer le titre (Cliquer-glisser sur les cellules A1 à C1) Cliquez l icône Fusionner et centrer dans la barre d outils MISE EN FORME Le titre se présente ainsi : Les cellules A1, B1 et C1 sont fusionnées en une seule et le texte est centré à l intérieur. Attention : Si vous sélectionnez la 1 ère ligne entièrement, les 256 cellules seront fusionnées et le titre sera centré sur les 256 cellules Centrer les titres des colonnes Sélectionnez les cellules qui contiennent les titres des colonnes (A2 à C2) Cliquez l icône Centré dans la barre d outils MISE EN FORME Les titres sont centrés dans chacune des cellules. Etape 2 : Mise en forme des données Page 45 sur 1

46 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Faire un retour à la ligne dans les titres des colonnes Sélectionnez les cellules qui contiennent les titres des colonnes A2 à C2 Menu FORMAT Commande CELLULE La fenêtre Format de cellule apparaît : Cliquez sur l onglet Alignement Cochez la case Renvoyer à la ligne automatiquement OK Les titres apparaissent sur une seule ligne car les colonnes sont suffisamment larges. Pour afficher le texte sur deux lignes, nous allons réduire la largeur des colonnes B et C. Pointez le curseur sur le trait de séparation des colonnes B et C Le curseur se transforme en double flèche horizontale Cliquez-glissez le curseur vers la gauche afin de réduire la largeur de la colonne B Décliquez à la largeur 12 Pointez le curseur sur le trait de séparation des colonnes C et D Le curseur se transforme en double flèche horizontale Cliquez-glissez le curseur vers la gauche afin de réduire la largeur de la colonne C Décliquez à la largeur 12 Les deux colonnes ont été ajustées, mais une partie du texte a disparu. Il faut augmenter la hauteur de la ligne 2 pour le rendre visible. Page 46 sur 1 Etape 2 : Mise en forme des données

47 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Pointez le curseur sur le trait de séparation des lignes 2 et 3 Le curseur se transforme en double flèche verticale Cliquer-glisser le curseur vers le bas afin d accroître la hauteur de la ligne 2 Décliquer à la hauteur Ombrer le fond des titres Sélectionnez les cellules qui contiennent les titres (A1 à C2) Menu FORMAT Commande CELLULE La fenêtre Format de cellule apparaît : Cliquez sur l onglet Motifs Choisissez la couleur Gris clair OK Le tableau se présente ainsi : Etape 2 : Mise en forme des données Page 47 sur 1

48 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Mettre un séparateur de milliers à la superficie et à la population Sélectionnez les cellules qui contiennent les données numériques (B3 à C17) : Pour sélectionner des cellules adjacentes, cliquer la première cellule (ici B3), maintenir la touche Majuscule Temporaire enfoncée, cliquer sur la dernière cellule (ici C17), relâcher la touche Majuscule Temporaire. Menu FORMAT Commande CELLULE La fenêtre Format de cellule apparaît : Cliquez sur l onglet Nombre Choisissez la catégorie Nombre Cochez la case Utilisez le séparateur de milliers OK La rubrique Aperçu vous montre ce que vous obtiendrez dans les cellules sélectionnées après validation. Le tableau se présente ainsi : Page 48 sur 1 Etape 2 : Mise en forme des données

49 WSC - LD - JJ Version 4 - Août Tracer les encadrements Tracer un contour Sélectionnez l intégralité du tableau (de la cellule A1 à la cellule C17) Menu FORMAT Commande CELLULE La fenêtre Format de cellule apparaît : Cliquez sur l onglet Bordure Sélectionnez le style trait simple Cliquez la présélection Contour OK Cliquez en dehors du tableau pour désactiver la sélection de la zone Etape 2 : Mise en forme des données Page 49 sur 1

50 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ Tracer un trait horizontal Sélectionnez les cellules contenant les titres (A2 à C2) Menu FORMAT Commande CELLULE La fenêtre Format de cellule apparaît : Cliquez sur l onglet Bordure Sélectionnez le style trait simple Cliquez le bouton Bordure supérieure Cliquez le bouton Bordure inférieure OK Tracer un trait vertical Sélectionnez les cellules B2 à B17 Page 50 sur 1 Etape 2 : Mise en forme des données

51 WSC - LD - JJ Version 4 - Août 2000 Menu FORMAT Commande CELLULE La fenêtre Format de cellule apparaît : Cliquez sur l onglet Bordure Sélectionnez le style trait simple Cliquez le bouton Bordure gauche Cliquez le bouton Bordure droite OK 7. Mettre en gras les titres Sélectionnez les cellules qui contiennent les titres (A1 à C2) Cliquez l icône de la barre d outils MISE EN FORME 8. Modifier la police de caractères Sélectionnez les cellules qui contiennent les titres (A1 à C2) Cliquez le bouton de défilement de la Police dans la barre d outils MISE EN FORME Sélectionnez la police Times New Roman Etape 2 : Mise en forme des données Page 51 sur 1

52 Version 4 - Août 2000 WSC - LD - JJ 9. Modifier la taille des caractères Sélectionnez les cellules qui contiennent les titres (A1 à C2) Cliquez sur la liste déroulante de la Taille de la police dans la barre d outils MISE EN FORME Sélectionnez la taille 12 Le tableau se présente ainsi : 10. Sauvegarder le classeur Menu FICHIER Commande ENREGISTRER SOUS Enregistrez le fichier sous le nom : Europe des 15 dans le dossier 02 Mise en forme de données de votre disquette 11. Imprimer la feuille Cliquez le bouton Imprimer dans la barre d outils STANDARD (pour une impression directe sans paramétrage) 12. Quitter Excel Page 52 sur 1 Etape 2 : Mise en forme des données

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