La Carte d Achat, Les grands principes. Sandrine Bailly SBi Conseil

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1 La Carte d Achat, Les grands principes Sandrine Bailly SBi Conseil

2 Qu est-ce qu une Carte d Achat? La Carte d Achat est une carte de paiement interbancaire, mais c est surtout un outil de gestion et d'optimisation du processus de traitement des achats C est un outil simple à mettre en œuvre qui permet : d améliorer les processus internes : de commande, de mandatement, de contrôle et suivi des budgets et marchés, de réduire les coûts de gestion, de diminuer les délais de règlement des fournisseurs, de maîtriser les dépenses récurrentes.

3 Qu achète-t-on avec la Carte d Achat? Les fournitures, le mobilier de bureau, l informatique d appoint et les consommables, les services d imprimerie et de reprographie, les abonnements, l entretien, les réparations, les fournitures industrielles, les services courants, le travail intérimaire Aucun achat récurent n est exclu du périmètre de la Carte d Achat : Définition du périmètre Article 2 du Décret Carte Achat du 26 octobre 2004

4 La Carte Achat, comment ça marche? La Carte d Achat est une carte à Autorisation Systématique Chaque carte est associée à un profil : Plafond de dépenses en par Carte Plafond d achats en par Fournisseur référencé Plafond de dépenses en par Centre de Délégation Plafond par marché Montant maximum en par transaction réalisée Restriction d utilisation chez les Fournisseurs : Par SIRET Par SIREN Par MCC (Merchant Category Code)

5 Les niveaux des données Achats de Proximité Achats de Proximité Vente à Distance Vente à Distance Vente à Distance

6 Comment ça marche? Acheteur Fournisseur Banque Acheteur 1 Commande Enregistrement 2 AUTORISATION Validation Traitement Réception 3 Livraison 7 4 Service Fait Facturation TELE-COLLECTE Compensation Mandatement Relevé d opération Encaissement Paiement J+4 Virement

7 Les économies générées par la Carte Achat : pour l acheteur Traitement de la commande

8 Les économies générées par la Carte Achat : pour l acheteur Traitement de la facture

9 Les avantages du programme Processus achat : diminution des coûts liés à la commande et à l'approbation, diminution des délais d'approvisionnement, réduction des stocks, consolidation des factures de plusieurs fournisseurs en une facture globale relevé d opérations, meilleure réconciliation et résolution des contestations (workflow de validation) Politique Achat : meilleure capacité d'analyse des dépenses, rationalisation des fournisseurs grâce à une vision globale, diminution des prix grâce au regroupement des fournisseurs.

10 Les avantages du programme Diminution des coûts de facturation diminution des coûts de traitement de la facture, meilleure gestion des données de la facture (TVA, montant HT), réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale. L amélioration des relations fournisseurs : une relation quasi directe avec les utilisateur finaux (Demandeurs) la suppression des relances le traitement des anomalies remplaçant la gestion des litiges La diminution du traitement papier, grâce : à la commande en ligne à la suppression des photocopies (bons de commandes, bons de livraisons, factures ) à la dématérialisation possible du processus de Liquidation

11 Les avantages du programme Facilitation de la gestion budgétaire : paramétrage des cartes, visualisation en temps réel des encours, des dépenses, suivi des dépenses par marché Sécurisation des dépenses : autorisation systématique

12 Les économies générées par la Carte Achat : pour le fournisseur Paiement de la commande

13 Les avantages du programme Réduction des coûts administratifs simplification de la commande (internet), suppression des relances clients, fluidification du traitement des litiges, meilleur rapprochement entre factures et règlements. Amélioration de la trésorerie diminution des délais de paiement. Diminution des coûts de facturation meilleure gestion des données de la facture, réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale. Autres gains fidélisation client, développement potentiel de chiffre d'affaire.

14 Acheteurs : les clés de la réussite La Carte Achat est un outil simple à mettre en œuvre Votre projet est unique en taille, en simplicité ou en complexité L impact sur votre organisation est celui que vous choisirez La dimension du projet est à adapter en fonction de vos enjeux L analyse de votre besoin est une condition préalable : organisation des achat au sein mon entité? périmètre? process? (commandes réception - facturation) Définir VOS processus cibles. Lancer un Pilote rapidement Migrer progressivement vers UN processus cible commun. Former et informer les utilisateurs

15 Fournisseurs : les clés de la réussite La Carte Achat est un outil qui s adapte à votre activité Quel est votre mode de fonctionnement avec l acheteur?

16 Fournisseurs : les clés de la réussite Une solution adaptée à votre activité : Achats de dépannage (proximité) : Transactions bancaires classiques TPE + factures de caisse Achats ponctuels : Peu de factures Saisie des données détaillées sur la plate-forme technique Achats récurrents : Beaucoup de factures Interface entre votre système d informations et la plate-forme technique

17 Les «textes» qui encadrent la carte achat : Le code des marchés publics - L ordonnance du 6 juin 2005 Formalisme à adopter pour la publicité et la procédure à mettre en œuvre pour le marché d émission de cartes. Le décret du 26 octobre 2004 Autorise l exécution des marchés publics par carte achat et en défini les grands principes de fonctionnement. L instruction M0-M29 de la comptabilité publique Complète le décret et définit les modalités de mise en œuvre de la carte achat (de la commande jusqu au paiement)