Comment utiliser les formulaires dynamiques

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1 Comment utiliser les formulaires dynamiques Un formulaire dynamique permet de nombreux contrôles avant son traitement (zones obligatoires, calculs automatiques ). Les formulaires que vous allez utiliser sont au format Adobe Acrobat (pdf), une fois remplis, ils peuvent être : Imprimés (pas toujours) Sauvegardés sur votre ordinateur Envoyés directement par mail Dans cette brochure, vous allez apprendre à utiliser ce genre de formulaires, ceci afin de les exploiter au mieux Pré-requis Pour utiliser les formulaires, vous devez disposer de la dernière version d Adobe Acrobat. Pour connaître votre niveau de version, il suffit de lancer Adobe Acrobat, un écran de démarrage vous renseigne à ce sujet. Si vous ne possédez pas la bonne version, consultez le chapitre suivant. NB : SI VOUS DISPOSEZ DE LA DERNIERE VERSION ET ETES ROMPU(E) A L UTILISATION D ADOBE ACROBAT READER, PASSEZ DIRECTEMENT AU CHAPITRE : «Postage, enregistrement, impression des formulaires».

2 Mettre à jour Acrobat Reader Pour télécharger une mise à jour d Adobe Acrobat, vous disposez de deux méthodes : Mise à jour à partir de votre version sans installer le produit. Lancez Adobe Acrobat Reader et ouvrez le menu «Aide» ou «?» situé en haut de la fenêtre et sélectionnez l option «Rechercher les mises à jour», reportez vous au chapitre «Messages au démarrage Mises à jour» à la fin de cette brochure. Installation du produit complet Rendez - vous à l adresse suivante : Sélectionnez «Adobe Acrobat». Une fois sur le site, l écran ci-contre s affiche : La meilleure version est automatiquement proposée en fonction de votre système. Nous vous conseillons par ailleurs de décocher toutes les cases du type «Barre d outils» et autres logiciels avant de cliquer sur «télécharger». Un avertissement apparaîtra vraisemblablement en haut de la fenêtre de votre navigateur (voir figure ci-contre). Pour installer le programme vous devez cliquer sur le ruban contenant le message, puis choisir «Installer le contrôle ActiveX» dans le menu qui s affiche. La fenêtre ci - dessous apparaît alors, cliquez simplement sur le bouton «Installer». Le téléchargement démarre alors, une barre de progression vous informe de son avancement.

3 L assistant d installation démarre, suivez les instructions qui s'affichent à l'écran. La procédure est en français. Vous pouvez accepter sans difficulté les choix par défaut Saisir des informations dans les formulaires Lors de l ouverture du formulaire, de nombreux messages risquent d apparaître. Consultez le chapitre «Messages au démarrage du formulaire» à la fin de cette brochure. Pour un meilleur confort de saisie, il est conseillé d agrandir au maximum la fenêtre qui contient le document, pour cela, cliquez sur le bouton «Agrandir». Par ailleurs, vous pouvez ajuster le zoom de la page, disponible dans la barre d outils Si vous êtes confronté(e) à une saisie de date, un «assistant calendrier» est souvent disponible, activez - le en cliquant sur la flèche : Par défaut, c est la date du jour qui est sélectionnée. Les boutons < et > permettent de se déplacer de mois en mois, pour sélectionner une date, il suffit de cliquer sur le jour. La touche tabulation permet de se déplacer de rubrique en rubrique. Lorsqu un champ contient une valeur calculée, vous pouvez valider cette valeur avec la touche «Entrée». Les autres champs dépendants de cette valeur sont alors recalculés automatiquement.

4 Certaines rubriques sont obligatoires, vous ne pouvez traiter le formulaire (voir chapitre «Postage, enregistrement, impression des formulaires») si vous ne garnissez pas à minima ces zones. Nota : par défaut ces rubriques sont encadrées en rouge si vous cliquez sur le bouton «Mettre les champs en surbrillance». Postage, enregistrement, impression des formulaires Après avoir rempli le formulaire, il est possible de l enregistrer, de l imprimer, et enfin de l envoyer par mail. Il est important de ne pas fermer le formulaire tant que vous n avez pas réalisé toutes les opérations, car vous perdriez alors votre saisie! Lors de l ouverture du formulaire, de nombreux messages peuvent apparaître à l écran. Consultez le chapitre «Messages au démarrage du formulaire» pour en savoir plus. Exécutez les opérations ci - dessous si possible dans l ordre. Enregistrer le formulaire Cliquez sur le bouton «Imprimer - Enregistrer Envoyer», une boîte de dialogue apparaît, sélectionnez alors l option «Messagerie Internet» puis le bouton «OK». Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le bouton «Bureau», puis «Enregistrer» (voir figure ci dessous). Ne changez pas le nom du fichier, il s agit d un fichier de type XML, ce fichier n est pas exploitable directement, il subira un traitement chez le destinataire. Il est pourtant important que vous le conserviez sur votre disque dur au cas où l édition papier et/ou l envoi par mail ne donneraient pas les résultats escomptés.

5 Imprimer le formulaire Attention, la fonction d impression n est pas toujours possible. Utilisez la même procédure que pour l enregistrement, mais sélectionnez «Imprimer». Une boîte de dialogue d impression s affiche. Sélectionnez éventuellement l imprimante sur laquelle vous souhaitez éditer. D une manière générale, n imprimez qu en cas d absolue nécessité. Nota dans certains cas, vous pouvez utiliser l icône. Poster le formulaire o CAS N 1 : vous utilisez un logiciel de messagerie ( 1 ) et celui ci est correctement configuré. Cliquez sur le bouton «Imprimer - Enregistrer Envoyer». Une boîte de dialogue apparaît, sélectionnez alors l option puis bouton «OK». Un nouveau message est généré à partir de votre messagerie par défaut (le destinataire et une pièce jointe sont déjà programmés). Saisissez un éventuel message dans le corps (facultatif), puis cliquez simplement sur le bouton permettant d envoyer LA FIGURE PEUT LEGEREMENT DIFFERER DE VOTRE CONFIGURATION, SI VOUS UTILISEZ UN AUTRE TYPE DE MESSAGERIE, VOUS DEVEZ ADAPTER LA PROCEDURE AUX EXIGENCES DE CETTE DERNIERE. o CAS N 2 : vous vous connectez à un site Web pour envoyer et recevoir vos messages. Suivez la procédure décrite plus haut dans le chapitre «Enregistrer le formulaire». Connectez vous ensuite au serveur de votre messagerie. Créez un nouveau message pour la personne chargée du traitement du formulaire. Employez alors la fonction «pièces jointes», il vous suffira de joindre le fichier XML précédemment enregistré sur votre disque 1 Outlook Express, Outlook, Thunderbird, Evolution, Eudora, ETC

6 Messages au démarrage du formulaire Lors de l ouverture du formulaire, de nombreux messages risquent d apparaître. En voici quelques exemples ainsi que la conduite à tenir Remplissage automatique de formulaires La fonction de remplissage automatique permet de mémoriser les informations saisies dans les rubriques afin de vous éviter d avoir à les inscrire à nouveau en cas de répétition. Si vous utilisez votre ordinateur habituel, il est conseillé d activer cette fonction Avertissement de formulaire dynamique Ce message vous prévient qu il est possible d envoyer le contenu du formulaire par mail. Contrairement à ce qui est affirmé dans le message, il est possible d enregistrer le contenu du formulaire (consultez le chapitre «Enregistrer le formulaire») Cas de version trop ancienne d Acrobat Reader.

7 Ces messages peuvent apparaître si vous ne disposez pas au minimum de la version 7 d Acrobat Reader. Mettez à jour votre logiciel comme précisé plus haut. En cas de difficulté, vous pouvez demander conseil à l adresse suivante :

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