Logiciel FedEx Ship Manager MD. Guide de l utilisateur

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1 Guide de l utilisateur

2 Bienvenue! Que vous utilisiez le logiciel FedEx Ship Manager MD pour la première fois ou depuis quelques années déjà, vous apprécierez cette toute dernière version, conçue pour accélérer et faciliter encore davantage le traitement de vos envois. Ce Guide de l utilisateur explique en détail les caractéristiques et les avantages du logiciel FedEx Ship Manager, et vous guidera à toutes les étapes depuis les tâches les plus courantes comme l expédition, le suivi et la production de rapports jusqu aux activités plus complexes telles que l intégration de la base de données de vos clients ou l expédition de marchandises dangereuses. Utilisez simplement les liens cliquables dans ce PDF pour accéder facilement à des renseignements détaillés sur la façon d utiliser le logiciel FedEx Ship Manager, et ainsi accomplir rondement vos activités d expédition. Si vous avez besoin d assistance lorsque vous utilisez le logiciel FedEx Ship Manager, reportez-vous au présent Guide, consultez l onglet Aide dans le logiciel, rendez-vous à la section Aide sur fedex.ca ou communi quez avec votre représentant FedEx MD. Merci d avoir choisi le logiciel FedEx Ship Manager. Vous profiterez dorénavant d une expérience supérieure d expédition encore plus rapide, facile et efficace.

3 Des fonctions adaptées à vos besoins quotidiens Au quai de chargement Expédier à l intérieur du Canada Expédier à l international Répondre aux exigences internationales Faire un envoi qui contient plusieurs articles Enregistrer et réutiliser les données d expédition Réimprimer les étiquettes Au bureau Expédier à l intérieur du Canada Expédier à l international Faire le suivi Vérifier les adresses Transmettre des avis électroniques Au service comptable Imprimer les rapports Personnaliser les rapports Vérifier la tarification Facturer les clients Imprimer le reçu des envois Cliquez sur l un ou l autre des liens ci-dessus pour en connaître davantage sur ces fonctions.

4 Rubriques Logiciel FedEx Ship Manager MD Cliquez sur l un ou l autre des liens ci-dessous et dans le Guide pour en apprendre davantage sur chacune des fonctions offertes. l essentiel du logiciel FedEx Ship Manager des outils pour augmenter l efficacité des options pour maximiser le logiciel FedEx Ship Manager Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Personnaliser les profils d expédition Sélectionner des services spéciaux Accéder aux bases de données d expédition Expédier un envoi multipièces Utiliser le fichier Retenue Personnaliser les rapports Intégrer vos systèmes

5 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Première étape

6 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Expédier Tous les envois débutent leur parcours ici même. Vous devez remplir la section Détails sur l envoi pour tous les colis ou documents expédiés à l intérieur du Canada, aux États-Unis et ailleurs dans le monde. Les pages suivantes vous guideront à travers les quatre principales sections de la page Détails sur l envoi : Information sur le destinataire Information sur l expéditeur Détails sur le colis et l envoi Détails Facturation De plus, les caractéristiques suivantes faciliteront le traitement des envois : Carnet d adresses Inscrit automatiquement les renseignements sur le destinataire pour gagner du temps et diminuer la saisie. Expédier à un groupe Accélère le processus d expédition lorsque vous envoyez le même type de colis à de multiples destinataires. Vérificateur d adresses FedEx Vérifie l adresse civique du destinataire. Pour préparer un envoi à retourner, consultez la section Gérer les retours (É.-U. seulement). Pour créer un connaissement pour les envois FedEx Freight MD en charge partielle (LTL), reportez-vous à FedEx Freight LTL. Reportez-vous à Touches de fonction à la fin de cette section pour utiliser les raccourcis donnant accès aux différentes fonctions du logiciel FedEx Ship Manager MD. Guide de l utilisateur 2

7 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Diminuez le temps de préparation Le logiciel FedEx Ship Manager peut accomplir une partie du travail pour gagner du temps et diminuer la saisie lorsque vous établissez des préférences d expédition pour les références, le type d envoi, le poids et les dimensions des colis, le type de service et autres. Le logiciel remplit alors automatiquement les zones appropriées selon l expéditeur et le destinataire sélectionnés. Consultez les instructions détaillées sur les préférences du destinataire sous Carnet d adresses ou Profils d expédition. Note : Les préférences du destinataire ont priorité sur les préférences de l expéditeur sélectionnées pour les mêmes zones dans les Profils d expédition. Guide de l utilisateur 3

8 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire Débutez le traitement de votre envoi dans la section Information sur le destinataire de la page Détails sur l envoi. Les zones obligatoires sont en gras, et peuvent varier selon les détails de l envoi. Les zones et options suivantes s affichent dans la section Information sur le destinataire : Exp. à un groupe Retenu ID destinataire Pays Contact Entreprise Adresse 1 Adresse 2 Code postal État province Ville Téléphone Poste ID taxes No d empl. Il s agit d une adresse résidentielle Enr. mod. mon carnet d adresses Guide de l utilisateur 4

9 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Expédier à un groupe Sélectionnez Ex. à un groupe lorsque vous expédiez le même type de colis à plusieurs destinataires. Reportez-vous à Expédier à un groupe pour préparer les envois à un groupe et établir des préférences de groupe. Retenue Sélectionnez Retenu pour enregistrer un envoi dans le fichier Retenue et l envoyer à une date ultérieure. Reportez-vous à Fichier Retenue pour d autres détails. ID destinataire L ID destinataire est un identifiant unique comme un surnom ou un numéro de client attribué au destinataire et enregistré dans votre Carnet d adresses. Lorsque vous sélectionnez une ID destinataire, les renseignements contenus dans votre carnet d adresses sont automatiquement reportés dans les zones du destinataire. Note: Si le bouton Rechercher fichier retenu s affiche au lieu de l ID destinataire, cliquez dessus pour revenir à l ID destinataire. Guide de l utilisateur 5

10 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Utiliser une ID destinataire Sélectionnez un destinataire dans le menu ID destinataire. Une icône de globe terrestre représente les destinataires à l international. Reportez-vous à Personnaliser la liste des ID destinataire. Pour rechercher un destinataire existant, cliquez sur les jumelles. Consultez la section Recherche dans le carnet d adresses. Pour créer un nouveau destinataire, entrez une nouvelle ID de jusqu à 25 caractères dans la zone ID destinataire, ou modifiez un destinataire existant. Reportez-vous à Ajouter un destinataire en cours d expédition. Note : La case Enr./mod. mon carnet d adresses est automatiquement sélectionnée lorsque vous utilisez une ID destinataire. Désélectionnez cette option si vous ne désirez pas enregistrer les renseignements modifiés dans votre carnet d adresses. Pays Sélectionnez le pays de destination. Cette zone est obligatoire pour tous les envois. Contact et entreprise Entrez le contact ou le nom de l entreprise (jusqu à 35 caractères). Au moins une de ces zones est obligatoire pour tous les envois. Guide de l utilisateur 6

11 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Adresse 1 et Adresse 2 1. Entrez l adresse principale du destinataire dans la zone Adresse 1 (jusqu à 35 caractères). Cette zone est obligatoire pour tous les envois. Note : Une fois que vous avez fourni tous les renseignements sur le destinataire, vous pouvez cliquer sur l icône du vérificateur d adresses (crochet à droite de l adresse 1) pour vérifier l adresse du destinataire. Reportez-vous à Vérificateur d adresses FedEx pour en savoir plus. 2. Entrez d autres renseignements sur l adresse (p. ex., bureau) sur la ligne 2 (jusqu à 35 caractères). Cette zone est facultative. Code postal Entrez le code postal du destinataire (jusqu à 15 caractères). Le pays de destination que vous choisissez détermine le nom de zone qui s affiche. Un code postal est exigé pour les destinataires canadiens et américains. Un code postal est recommandé lorsque le pays de destination utilise de tels codes. Si vous n entrez aucun code postal pour une destination qui utilise des codes postaux, un message vous avise qu un code postal est recommandé pour ce pays. Reportez-vous à Formats de codes postaux pour obtenir la liste des pays qui utilisent des codes postaux et le format requis. Entrée automatique de la ville et de l État/province Reportez-vous à Paramètres du système pour régler l entrée automatique de la ville et de l État/province des destinataires au Canada et aux États-Unis lorsque vous entrez un code postal. L option Entrer automatiquement la Ville/l État ou la province est située dans le menu Personnaliser, sous Paramètres système, onglet 2-Admin clients FedEx. Vous pouvez sélectionner cette option en tout temps en cours d expédition. Guide de l utilisateur 7

12 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) État/province Sélectionnez l État ou la province du destinataire, ou entrez une abréviation à deux caractères. Le nom de l État est obligatoire pour les destinations aux États-Unis, et optionnel pour les autres destinations internationales. Le nom de la province est obligatoire pour les destinations au Canada, et optionnel pour les destinations internationales. Ville Sélectionnez la ville du destinataire ou entrez-la manuellement (jusqu à 35 caractères). Cette zone est obligatoire pour tous les envois. Téléphone et poste Entrez le numéro de téléphone du destinataire (jusqu à 15 caractères). Vous pouvez ajouter un numéro de poste de jusqu à 6 caractères. Un numéro de téléphone est exigé pour les envois à retourner et certains services spéciaux tels que les services Contre remboursement (CR) et Retenue aux bureaux FedEx. Un numéro de téléphone est exigé pour toutes les destinations internationales. ID taxes/ein (International seulement) Entrez l ID taxes du destinataire lorsque cette information est exigée (jusqu à 15 caractères). Cette zone est obligatoire pour le Brésil, mais optionnelle pour les autres destinations internationales. Guide de l utilisateur 8

13 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Exigences concernant l ID taxes pour le Brésil Vous devez fournir une ID taxes du Brésil valide pour le dédouanement de vos envois au Brésil. Des renseignements incorrects bloqueront votre envoi avant le dédouanement. Si, dans un tel cas, vous ne fournissez pas les renseignements exigés dans les cinq jours ouvrables qui suivent l arrivée de votre envoi au Brésil, ce dernier vous sera retourné à vos frais. Vous devez fournir un numéro d ID taxes à 14 chiffres pour les envois commerciaux, et à 11 chiffres pour les envois résidentiels. Le logiciel FedEx Ship Manager fournit une validation de routine des ID taxes. N o d emplacement Entrez un numéro d emplacement de jusqu à 10 caractères pour les envois FedEx Ground. MD Cette zone s affiche pour tous les types de service, mais n est utilisée que pour les envois FedEx Ground, afin que FedEx puisse livrer les colis à la bonne adresse lorsque l entreprise de destination possède plusieurs installations à une même adresse. Note : Cette zone porte le nom de Numéro d emplacement du destinataire dans la page de personnalisation de la Configuration de l onglet Doc. Pour configurer les onglets Doc, reportez-vous à Personnaliser les onglets Doc. Il s agit d une adresse résidentielle Sélectionnez Il s agit d une adresse résidentielle si vous expédiez à une telle adresse. Enregistrer/modifier mon carnet d adresses Sélectionnez Enr./mod. mon carnet d adresses pour enregistrer ou modifier l adresse d un destinataire dans votre carnet d adresses. Cette case n est accessible que si vous utilisez une ID destinataire, auquel cas elle est automatiquement cochée. Guide de l utilisateur 9

14 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Formats de codes postaux FedEx recommande l utilisation des formats de codes postaux appropriés pour les pays énumérés à droite. N = Caractères numériques A = Caractères alphabétiques Code AU AT BE BR CA CN DK FI FR DE GR ID IN IT JP LU MY MX NL NO PH PR PT SG ES SE CH TH US GB GB GB GB GB GB Pays Australie Autriche Belgique Brésil Canada Chine Danemark Finlande France Allemagne Grèce Indonésie Inde Italie Japon Luxembourg Malaisie Mexique Pays-Bas Norvège Philippines Puerto Rico Portugal Singapour Espagne Suède Suisse Thaïlande États-Unis Royaume-Uni Royaume-Uni Royaume-Uni Royaume-Uni Royaume-Uni Royaume-Uni Nbre de caractères Format NNNN NNNN NNNN NNNNNNNN ANA NAN NNNNNN NNNN NNNNN NNNNN NNNNN NNNNN NNNNN NNNNNN NNNNN NNNNNNN NNNN NNNNN NNNNN NNNN NNNN NNNN NNNNN NNNN NNNNNN NNNNN NNNNN NNNN NNNNN NNNNN ANNAA ANNNAA ANANAA AANNAA AANANAA AANNNAA Guide de l utilisateur 10

15 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Personnaliser la liste des ID destinataire Vous pouvez personnaliser les zones qui s affichent dans la liste des ID destinataire. Vous pouvez par exemple sélectionner N o d emplacement et État/province pour mieux identifier les magasins d une chaîne. Si vous ne sélectionnez pas d autres zones à afficher, seules les zones ID destinataire et Entreprise s affichent. Pour faire afficher d autres zones : 1. Sélectionnez Liste de destinataires dans le menu Personnaliser. 2. Sélectionnez Ajouter col. 3 et sélectionnez la zone à afficher dans la troisième colonne. 3. Répétez ces étapes dans les colonnes 4 et 5 pour afficher d autres zones. 4. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé votre sélection. Guide de l utilisateur 11

16 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur l expéditeur La section Information sur l expéditeur de la page Détails sur l envoi affiche l expéditeur actuel, mais vous permet de changer ce renseignement, de même que l adresse de retour. Gagnez du temps et évitez une saisie inutile en attribuant des Profils d expédition aux expéditeurs individuels. Note : Les préférences du destinataire ont priorité sur les préférences de l expéditeur sélectionnées pour les mêmes zones dans les profils d expédition. Reportez-vous à Préférences du destinataire pour plus de détails. Les zones suivantes s affichent dans la section Information sur l expéditeur : Expéditeur actuel Changer l expéditeur Changer l adresse de retour Note : Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des expéditeurs dans la base de données des expéditeurs. Vous pouvez aussi imprimer des rapports d expéditeurs. Pour accéder à la base de données, sélectionnez Expéditeur dans le menu Base de données et reportez-vous à Fonctions de la base de données. Reportez-vous à Base de données pour des instructions détaillées sur l importation et l exportation d expéditeurs. Guide de l utilisateur 12

17 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur l expéditeur (suite) Expéditeur actuel L expéditeur actuel est l expéditeur par défaut dans la base de données des expéditeurs. Si l expéditeur a un profil d expédition, les préférences de ce profil sont appliquées. Reportez-vous à Personnaliser pour plus de détails sur l établissement de préférences et la création de profils d expédition. Pour attribuer l expéditeur actuel : 1. Sélectionnez Expéditeur dans le menu Base de données. La page Afficher expéd. s affiche. 2. Sélectionnez l expéditeur par défaut désiré et cliquez sur Expéditeur actuel à droite. 3. Cliquez sur OK. Modifier l expéditeur Si l expéditeur actuel dans la page Détails sur l envoi n est pas l expéditeur désiré, sélectionnez l expéditeur voulu dans le menu Modifier l expéditeur. Modifier l adresse de retour Pour imprimer l adresse de retour sur l étiquette d expédition, laissez l expéditeur actuel comme expéditeur par défaut ou sélectionnez une adresse de retour dans le menu Modifier l adresse de retour. Pour attribuer une adresse de retour par défaut : 1. Sélectionnez Expéditeur dans le menu Base de données. La page Afficher expéd. s affiche. 2. Cochez la case Adresse de retour dans le coin supérieur droit de la page. 3. Sélectionnez l expéditeur désiré pour l adresse de retour et cliquez sur Adresse de retour à droite. 4. Cliquez sur OK. Guide de l utilisateur 13

18 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi Entrez les renseignements spécifiques à votre colis et votre envoi type de service, type de colis, dimensions et autres dans la section Détails sur le colis et l envoi. Les zones obligatoires sont en gras et peuvent varier selon l origine, la destination et autres détails. Gagnez du temps et évitez une saisie inutile en attribuant des préférences telles que le type de colis, le type de service et les dimensions. Reportez-vous aux instructions dans Préférences du destinataire et Profils d expédition. Guide de l utilisateur 14

19 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Les zones et options suivantes s affichent dans la section Détails sur le colis et l envoi : Nombre de colis Colis identiques Poids Type de service Type de colis Dimensions du colis Date d exp. Valeur déclarée Livraison le samedi D autres zones sont disponibles pour les envois internationaux : Contenu du colis Description du document Valeur totale pour le transport Type de devise Valeur totale douane Guide de l utilisateur 15

20 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Contenu du colis (International seulement) Cette zone comprend deux options pour les envois internationaux. Sélectionnez Document lorsque vous n expédiez que des documents (rapports, dossiers financiers, correspondance, etc.). Sélectionnez Marchandise lorsque vous expédiez des marchandises; ces dernières pourraient être assujetties à des droits et taxes et nécessiter une facture commerciale. Reportez-vous à Répondre aux exigences internationales pour des instructions détaillées sur l expédition de documents et de marchandises, et sur la préparation de documents de douane. Nombre de colis 1. Entrez 1 ou plus. Si vous envoyez plusieurs colis, reportezvous à Envois multipièces pour des instructions détaillées. 2. Si vous expédiez plusieurs colis et que tous ont le même poids, type de service et type de colis, cochez Colis identiques. Vous n avez pas besoin d accéder à la page Renseignements sur l envoi multipièces. Les colis identiques d un envoi international doivent aussi avoir la même valeur pour le transport. Poids 1. Entrez le poids du colis. 2. Si l envoi contient plusieurs colis, entrez le poids du premier colis ou le poids total de l envoi. 3. Si vous préparez un envoi international, sélectionnez le type de poids (lb ou kg). Guide de l utilisateur 16

21 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Type de service Sélectionnez un type de service FedEx dans le menu déroulant. Consultez le Guide des services de FedEx sur fedex.ca obtenir la définition et les délais des différents services. Type de colis 1. Sélectionnez un type de colis, ou Votre emballage. 2. Le menu détaille plusieurs types de colis qui répondent aux exigences de dédouanement pour les envois suivants : entre les États-Unis et le Canada entre les États-Unis et Puerto Rico entre Puerto Rico et le Canada L ordre des dimensions du colis est automatiquement rectifié, au besoin, avant que vous ne receviez une estimation de tarif : le logciel FedEx Ship Manager attribue automatiquement les plus grandes dimensions à la longueur, puis, en ordre décroissant, à la largeur et la hauteur. Dimensions du colis La zone Dimensions du colis devient accessible lorsque vous sélectionnez Votre emballage. Choisissez des dimensions présélectionnées ou entrez-les manuellement. Note : Pour enregistrer des dimensions dans vote base de données des dimensions, reportez-vous à Fonctions de la base de données. Les dimensions minimales d un colis sont pour les envois FedEx Express. MD Guide de l utilisateur 17

22 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Date d expédition La date d expédition est la date de remise de votre colis à FedEx. Pour modifier la date d expédition : 1. Cliquez sur le calendrier pour sélectionner une date d expédition future. La fenêtre Sélect. date d exp. s affiche Sélectionnez une date future (jusqu à 10 jours dans le futur pour les envois FedEx Express, et n importe quelle date pour FedEx Ground) et cliquez sur OK. Si vous n expédiez qu un colis à une date future, sélectionnez Appliquer uniquement à ce colis. La date d expédition revient automatiquement à la date actuelle par la suite. Si vous expédiez plus d un colis avec date future, changez la date d expédition pour la date actuelle à la fin de vos envois futurs. Valeur déclarée La valeur déclarée indiquée dans le Guide des services de FedEx s applique, à moins d entrer une valeur supérieure et de payer un supplément. Livraison le samedi Sélectionnez Livraison le samedi, au besoin, pour vos envois FedEx Express. Cette option s affiche lorsqu elle est disponible pour le service, la date et la destination de votre envoi. Description du document (International seulement) Lorsque vous expédiez des documents à l international, sélectionnez la description approuvée par les douanes qui convient le mieux à votre envoi. Si vous ne trouvez pas de description appropriée, entrez une description de jusqu à 135 caractères. La description complète s imprime sur la facture commerciale ou pro forma, et les premiers 60 caractères s impriment sur l étiquette d expédition. Reportez-vous à Répondre aux exigences internationales pour en connaître davantage sur les envois simples ou multipièces. Guide de l utilisateur 18

23 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Valeur totale pour le transport Entrez la valeur totale pour le transport de votre envoi. Cette valeur correspond à la responsabilité maximale de FedEx en cas de perte, retard ou dommages. Consultez le Guide des services de FedEx sur fedex.ca pour en savoir plus sur les valeurs pour le transport, les frais applicables et la limite de responsabilité. Devise Sélectionnez la devise de la valeur pour le transport. Pour les envois FedEx Express, le menu affiche toutes les devises permises dans le pays de destination. Comment activer le menu Devises pour les envois internationaux FedEx Express (É.-U. seulement) : 1. Sélectionnez Paramètres du système dans le menu Personnaliser. 2. Sélectionnez le système approprié et cliquez sur Modifier. 3. Cliquez sur 1-Vos paramètres systèmes. 4. Sélectionnez Je veux sélectionner ma devise d envoi. 5. Cliquez sur OK. Guide de l utilisateur 19

24 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Valeur totale en douane (International seulement) Entrez la valeur totale en douane des envois internationaux de documents. La valeur minimale en douane est 1 $US/CAN pour l Arménie, l Australie, l Azerbaïdjan, le Bélarus, le Canada, la Chine, la Géorgie, l Indonésie, le Japon, le Kirghizistan, la Moldavie, la Nouvelle-Calédonie, la Nouvelle-Zélande, l Ouzbékistan, la Papouasie-Nouvelle-Guinée, les Philippines, la République tchèque, la Russie, la Slovaquie et le Turkménistan. Consultez le Guide des services de FedEx sur fedex.ca pour en savoir plus sur la valeur en douane. Guide de l utilisateur 20

25 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation La section sur les détails de facturation offre plusieurs options souples pour faciliter la facturation. Les zones obligatoires sont en gras. Gagnez du temps de saisie en établissant vos préférences de facturation. Reportez-vous à Préférences du destinataire et Profils d expédition. Les zones suivantes s affichent dans la section Détails facturation : Facturer le transport N o de compte Facturer droits/taxes/frais N o de compte Notes du service Référence du client Manut. suppl. No BC Guide de l utilisateur 21

26 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation (suite) Facturer le transport N o de compte Sélectionnez le compte à facturer pour l envoi. Entrez le numéro de compte FedEx à facturer s il n est pas entré automatiquement. Note : Si vous faites un envoi multipièces, fournissez les renseignements sur la facturation avant d entrer les renseignements sur la page des envois multipièces. Facturer droits/taxes/frais N o de compte Sélectionnez le compte à facturer pour les droits, taxes et frais des envois internationaux de marchandises. Entrez le numéro de compte FedEx à facturer s il n est pas entré automatiquement. Service FedEx Ship Manager permet de facturer un envoi à un service interne de votre entreprise. Pour sélectionner un service : Entrez ou sélectionnez une ID service dans le menu Notes du service. Note : Vous pouvez ajouter, visualiser, modifier ou supprimer des services dans la base de données des services, ou encore imprimer des rapports. Sélectionnez Service/Notes dans le menu Base de données et reportezvous à Fonctions de la base de données. Lorsque vous entrez une nouvelle ID service dans la zone de texte, la page Afficher/Modifier les services s affiche. Entrez le nom du service. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau service dans la base de données. Note : Reportez-vous à Personnaliser les zones pour modifier le nom de la zone. Guide de l utilisateur 22

27 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation (suite) Référence du client Entrez ou sélectionnez une référence, comme une référence client ou un numéro de BC, à imprimer sur l étiquette d expédition. Cette information peut aussi servir à des fins de suivi. Envois au Canada Une référence client et une autre zone sont disponibles. La page Options offre des zones de référence supplémentaires. Envois internationaux Une référence client est disponible. La page Options offre des zones de référence supplémentaires. Note : Vous pouvez ajouter, visualiser, modifier ou supprimer des références dans la base de données des références, ou encore imprimer des rapports. Sélectionnez Référence dans le menu Base de données et reportez-vous à Fonctions de la base de données. Manutention supplémentaire 1. Cliquez sur Man. suppl. pour ignorer les suppléments par défaut. La page Manutention supplémentaires apparaît. 2. Note : Cette option n est activée que si vous avez réglé les frais de manutention par défaut dans les Profils d expédition. Modifiez les montants fixes ou variables pour votre envoi. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos changements. Note : Reportez-vous à Personnaliser les zones pour modifier le nom des zones. Guide de l utilisateur 23

28 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation (suite) Visibilité des ristournes sur volume garanti Selon votre volume d expédition et les modalités de votre contrat FedEx, vous pourriez être admissible à des ristournes. FedEx Ship Manager affiche automatiquement vos ristournes sur volume garanti et pour les envois groupés, puis en tient compte dans votre estimation de tarif. Vous pouvez aussi faire afficher vos ristournes sur vos Onglets Doc (étiquettes thermiques) et vos rapports, intégrer des données exportées, et grouper vos comptes par chiffres, sous-groupes ou nationalités. Si êtes nouvellement admissible à une ristourne, FedEx Ship Manager affichera votre ristourne séparément de votre ristourne de grâce jusqu à ce que le tarif exact auquel vous avez droit soit calculé. Les ristournes sont automatiquement téléchargées dans votre système. Comment télécharger manuellement vos ristournes : 1. Sélectionnez Télécharger dans le menu Utilitaires. La fenêtre Demander téléchargement s affiche. 2. Cliquez sur Ristournes Express sur volume garanti et Ristournes Ground sur volume garanti, selon le cas. 3. Cliquez sur OK. Guide de l utilisateur 24

29 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation (suite) Télécharger les tarifs réduits FedEx Ground (Canada) Les expéditeurs au Canada peuvent télécharger leurs tarifs réduits FedEx Ground pour les envois FedEx Transborder Distribution. Comment télécharger vos ristournes : 1. Sélectionnez Télécharger dans le menu Utilitaires. La fenêtre Demander téléchargement s affiche. 2. Cliquez sur Ristournes Ground. 3. Cliquez sur OK. Guide de l utilisateur 25

30 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition FedEx International Ground FedEx sait que votre temps est précieux et que vous avez besoin de services faciles et accessibles qui simplifieront le processus d expédition à l international. Voici quelques-uns des services FedEx International Ground MD offerts du Canada vers les États-Unis : Service de courtage inclus Ce service vous donne un point de contact unique, et débute le dédouanement en transit afin d accélérer tout le processus. Sélection du courtier en douane Si vous avez un courtier, entrez ses renseignements pour envois futurs. Sélectionnez Courtier dans le menu Base de données et reportez-vous à Fonctions de la base de données. Solutions de facturation flexibles Vous avez le choix de facturer les droits, taxes et frais à l expéditeur, au destinataire ou à un tiers. Résolution des retards à la douane Le Service à la clientèle de FedEx profite d une pleine visibilité des cas de dédouanement et améliore le statut des envois. Garantie de remboursement FedEx créditera ou remboursera vos frais de transport si nous ne pouvons livrer votre envoi avec courtage inclus dans les délais. Service porte-à-porte FedEx Ground est le seul transporteur aux États-Unis à offrir un service de transport routier porte-à-porte à toutes les adresses commerciales et résidentielles des 10 provinces canadiennes ainsi qu au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut. Guide de l utilisateur 26

31 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Carnet d adresses Gagnez du temps et automatisez vos expéditions en créant une ID destinataire unique pour chaque destinataire du carnet d adresses. Vous pouvez ajouter, visualiser, modifier ou supprimer des destinataires dans le carnet d adresses, ou encore imprimer des rapports. Pour accéder au carnet d adresses, cliquez sur l onglet Carnet d adresses ou sélectionnez Destinataire dans le menu Base de données. Reportez-vous à Base de données pour des instructions détaillées sur l importation et l exportation de destinataires. Consultez l information pertinente dans cette section pour : Ajouter un destinataire en cours d expédition Faire une recherche dans le carnet d adresses Établir les préférences du destinataire Guide de l utilisateur 27

32 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Carnet d adresses (suite) Ajouter un destinataire en cours d expédition Vous pouvez enregistrer un nouveau destinataire dans le carnet d adresses à partir de la page d expédition. 1. Entrez une nouvelle ID destinataire dans la zone de texte appropriée de la section Information sur le destinataire de la page Détails sur l envoi. Note : L option Enr./Mod. mon carnet d adresses est automatiquement cochée lorsque vous entrez une nouvelle ID destinataire Entrez les renseignements sur le destinataire. Entrez tous les autres détails de votre envoi. Le nouveau destinataire est enregistré dans votre carnet d adresses au moment de traiter votre envoi. Guide de l utilisateur 28

33 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Carnet d adresses (suite) Faire une recherche dans le carnet d adresses Vous avez deux moyens de rechercher un destinataire : Recherche en cours d expédition Recherche dans le carnet d adresses Recherche en cours d expédition 1. Dans Détails sur l envoi, cliquez sur les jumelles à côté de la zone ID destinataire. La page Recherche dans le carnet d adresses s affiche Entrez votre critère de recherche dans l une des zones ou sélectionnez-le dans les menus Pays ou État/province. Sélectionnez le maximum de résultats à afficher et cliquez sur Recherche. Les résultats et les concordances s affichent. Pour expédier à un destinataire à partir de la recherche, sélectionnez-le et cliquez sur Expédier à. La page Détails sur l envoi se remplit automatiquement avec les renseignements du destinataire. Entrez le reste des renseignements pour terminer votre envoi. Guide de l utilisateur 29

34 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Carnet d adresses (suite) Faire une recherche dans le carnet d adresses 1. Cliquez sur l onglet Carnet d adresses ou sélectionnez Destinataire dans le menu Base de données. La page Afficher le carnet d adresses apparaît. 2. Sélectionnez une zone dans le menu Rechercher (p. ex., ville) et entrez le critère de recherche (p. ex., Memphis). 3. Cliquez sur Rechercher. Le premier destinataire qui répond à votre critère s affiche dans la liste des destinataires Pour expédier à un destinataire à partir de la recherche, sélectionnez-le et cliquez sur Expédier à. La page Détails sur l envoi se remplit avec les renseignements du destinataire. Entrez le reste des renseignements. Caractères de remplacement Pour augmenter les capacités de recherche, entrez des caractères de remplacement (comme un astérisque) dans n importe quelle zone de texte. La fonction de recherche n est pas sensible à la casse. Si vous entrez M* dans la zone Ville, par exemple, toutes les villes de destination qui commencent par M ou m s affichent. Les zones vierges ou non sélectionnées ne sont pas comprises dans la recherche. Guide de l utilisateur 30

35 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Carnet d adresses (suite) Établir les préférences du destinataire Vous pouvez personnaliser les préférences du destinataire dans votre carnet d adresses et établir d autres préférences comme le service, l emballage et le mode de paiement. Pour établir les préférences du destinataire : 1. Cliquez sur l onglet Carnet d adresses ou sélectionnez Destinataire dans le menu Base de données. La page Afficher le carnet d adresses apparaît. 2. Si le destinataire existe déjà, sélectionnez-le et cliquez sur Aff./Mod. La page Afficher/Modifier le destinataire apparaît. Cliquez sur Ajouter pour un nouveau destinataire. La page Ajouter un destinataire s affiche. Cliquez sur 3. Préférences destinataire. La page Afficher/ Modifier les préférences d expédition du destinataire apparaît. Guide de l utilisateur 31

36 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Carnet d adresses (suite) 4. Cliquez sur 1-Préf. zones Intérieur pour les destinataires au Canada et 2-Préf. zones International pour les destinataires internationaux. 5. Sélectionnez la zone où établir une préférence, comme Type de colis FedEx Express. 6. Sélectionnez Constant dans Comportement et entrez une valeur, p. ex., Boîte FedEx. Cette valeur remplira automatiquement la zone dans la page Détails sur l envoi lorsque vous sélectionnez ce destinataire. Cliquez sur F11 pour ignorer cette valeur. 7. Cliquez sur OK pour enregistrer vos préférences du destinataire. Note : Les préférences du destinataire ont priorité sur les préférences de l expéditeur sélectionnées pour les mêmes zones dans les profils d expédition. Guide de l utilisateur 32

37 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Expédier à un groupe Lorsque vous expédiez à un groupe, vous n entrez les renseignements qu une fois et FedEx Ship Manager imprime automatiquement une étiquette pour chaque destinataire. Chaque destinataire du groupe doit avoir le même type de service et de colis et la même date d expédition, et être déjà enregistré dans le carnet d adresses. Note : Lorsque vous expédiez un envoi multipièces à un groupe, vous recevez de multiples étiquettes d expédition pour chaque destinataire. Reportez-vous à Envois multipièces. Consultez l information pertinente dans cette section pour : Expédier à un groupe existant Expédier à un groupe temporaire Ajouter un groupe en cours d expédition Établir des préférences de groupe Note : Vous pouvez ajouter, visualiser, modifier ou supprimer des groupes dans la base de données des groupes, ou encore imprimer des rapports. Sélectionnez Groupes dans le menu Base de données et reportez-vous à Fonctions de la base de données. Guide de l utilisateur 33

38 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Expédier à un groupe (suite) Expédier à un groupe existant 1. Sélectionnez Expédier à un groupe dans la page Détails sur l envoi. Expédier à un groupe temporaire 1. Sélectionnez Expédier à un groupe dans la page Détails sur l envoi Sélectionnez le groupe dans le menu ID du groupe. Entrez le reste des renseignements pour terminer l envoi. 4. Cliquez sur Expédier pour traiter l envoi à un groupe. 2. Sélectionnez Créer/Modifier un groupe temporaire dans le menu ID de groupe. La page Afficher/Modifier groupe apparaît. 3. Sélectionnez le filtre désiré : Intérieur ou International. 4. Sélectionnez les destinataires dans la liste des Destinataires disponibles pour ce groupe et cliquez sur Aj. ou Aj. tous. 5. Cliquez sur OK après avoir sélectionné tous les destinataires du groupe. La page Détails sur l envoi s affiche avec les renseignements du groupe temporaire. 6. Entrez le reste des renseignements pour terminer votre envoi. 7. Cliquez sur Expédier pour traiter l envoi à un groupe. Note : Les groupes temporaires ne sont pas enregistrés dans la base de données des groupes. Guide de l utilisateur 34

39 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Expédier à un groupe (suite) Ajouter un groupe en cours d expédition 1. Sélectionnez Expédier à un groupe dans la page Détails sur l envoi Entrez une nouvelle ID Groupe dans la zone ID destinataire et appuyez sur la touche Tabulateur. La page Aff./Mod. groupe apparaît. Entrez une description du groupe. 4. Sélectionnez le filtre désiré : Intérieur ou International. 5. Sélectionnez les destinataires dans la liste des Destinataires disponibles pour ce groupe et cliquez sur Aj. ou Aj. tous. 6. Cliquez sur OK après avoir sélectionné tous les destinataires du groupe. La page Détails sur l envoi s affiche avec les renseignements du groupe. 7. Entrez le reste des renseignements pour terminer votre envoi. 8. Cliquez sur Expédier pour traiter l envoi à un groupe. Guide de l utilisateur 35

40 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Expédier à un groupe (suite) Établir les préférences de groupe Si un service standard ou spécial n est pas disponible pour un destinataire dans un envoi à un groupe, une étiquette d erreur s imprime pour ce destinataire. Pour éviter cette erreur, sélectionnez des préférences de groupe dans vos profils. 1. Sélectionnez profils d expédition dans le menu Personnaliser. 2. Sélectionnez le profil que vous désirez modifier et cliquez sur Aff. / Mod. 3. Cliquez sur l onglet Préférences d envois groupés. 4. Choisissez de déclasser ou reclasser automatiquement les services pour envois groupés FedEx. Reclassement Si un service n est pas disponible pour un destinataire, cliquez sur Reclasser pour faire en sorte que l envoi arrive à temps. Habituellement, un reclassement est plus onéreux que le service sélectionné pour le groupe. Déclassement Si un service n est pas disponible pour un destinataire, cliquez sur Déclasser pour éviter un supplément pour reclassement. Habituellement, le colis est livré un ou deux jours après le délai du service antérieurement sélectionné. Aucun Cliquez sur Aucun si vous ne désirez pas reclasser ou déclasser un service. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos préférences de groupe. Guide de l utilisateur 36

41 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Vérificateur d adresses FedEx Cette fonction permet de vérifier l exactitude de l adresse du destinataire. Le vérificateur d adresses FedEx permet de : vérifier l adresse du destinataire et fournir d autres choix en cas d adresse incorrecte. déterminer si une adresse est commerciale ou résidentielle. vérifier les adresses au Canada, aux États-Unis et à Puerto Rico. Note : Cette fonction ne s applique pas aux envois à des groupes ou aux envois à retourner. Consultez l information dans cette section pour utiliser le vérificateur d adresses FedEx : Établir les préférences Vérifier les destinataires individuels Guide de l utilisateur 37

42 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Vérificateur d adresses FedEx (suite) Établir les préférences Pour établir les préférences du vérificateur d adresses FedEx : 1. Sélectionnez Vérificateur d adresses FedEx dans le menu Utilitaires. 2. Sélectionnez Préférences dans le menu secondaire. La page Personnaliser le vérificateur d adresses s affiche. 3. Sélectionnez l une des options suivantes pour valider votre sélection d adresse : Afficher les adresses possibles si aucune concordance n est trouvée un maximum de 3 adresses s affiche dans la page Résultats. Consultez l adresse originale, utilisez les nouvelles données ou annulez les résultats. Afficher les adresses en minuscules/majuscules (ex.,100 rue Principale). Accepter automatiquement les changements de normalisation postale Cette option permet de vérifier une adresse sans ralentir le processus d expédition. Si le nom d une rue est mal orthographié, par exemple, le logiciel le corrige automatiquement. Note : Le vérificateur d adresses FedEx ne supporte ni ne reconnaît les noms de personnes, mais il peut vérifier une adresse en faisant concorder un nom commercial et une adresse civique. Guide de l utilisateur 38

43 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Vérificateur d adresses FedEx (suite) Vérifier les destinataires individuels Le vérificateur d adresses FedEx peut vérifier les adresses de destinataires individuels. On trouvera l icône du vérificateur d adresses à droite de l Adresse 1 dans la page Détails sur l envoi et dans les pages Ajouter un destinataire et Aff./Mod. un destinataire du carnet d adresses. 1. Sélectionnez un destinataire de l une des façons suivantes : Sélectionnez une ID destinataire ou entrez un nouveau destinataire dans la page Détails sur l envoi. Sélectionnez un destinataire dans le carnet d adresses et cliquez sur Aff. / Mod., ou cliquez sur Ajouter pour un nouveau destinataire. 2. Cliquez sur l icône Vérificateur d adresse FedEx Ship Manager vérifie l adresse et affiche les résultats selon les préférences choisies. Sélectionnez une des options dans la page Résultats : Pour conserver les renseignements originaux, cliquez sur Conserver l original. Pour utiliser les résultats, cliquez sur le bouton à côté de l adresse désirée et cliquez sur Utiliser la sélection. Les zones du destinataire se remplissent dans la page d origine. Pour annuler les résultats et retourner à la page d origine, cliquez sur Annuler. Guide de l utilisateur 39

44 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition FedEx Freight LTL Préparation du connaissement Le logiciel FedEx Ship Manager peut préparer le connaissement requis pour les envois FedEx Freight LTL (en charge partielle). Cette fonction permet de traiter les renseignements des envois FedEx Freight, mais ne produit pas d étiquette d expédition FedEx Freight. Comment préparer un connaissement : 1. Sélectionnez Connaissement dans le menu Utilitaires Fournissez tous les renseignements exigés. Lorsque toutes les zones sont remplies, elles se transforment en connaissement. Comme la section Description doit être remplie à la main, toutes les zones de ce formulaire sont modifiables. Utilisez Adobe 4. MD Acrobat MD pour accéder au formulaire. Vous devez avoir Acrobat dans votre système pour afficher le connaissement dans le menu Utilitaires. Guide de l utilisateur 40

45 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Touches de fonction Les touches de fonction suivantes ont été programmées dans le logiciel FedEx Ship Manager : F1 Aide Placez votre curseur dans une zone et cliquez sur Shift F1 pour accéder à l aide pour cette zone. F2 Expédier Expédiez des colis au Canada et à l international. F3 Recevoir Entrez les colis entrants et imprimez des rapports de colis entrants. F4 Liste de choix Affichez une liste de choix pour cette zone. F5 Suivi Faites le suivi de votre envoi FedEx. F6 Rapports Imprimez ou consultez des rapports. F7 Fin FedEx Express Fermez les envois FedEx Express à la fin de la journée. F8 Fin FedEx Ground Fermez les envois FedEx Ground à la fin de la journée. F10 Expédier un colis Traitez un colis et imprimez les étiquettes d expédition. F11 Ignorer les préférences Ignorez les préférences d expédition pour votre envoi actuel. F12 Supprimer/Modifier un colis Annulez ou modifiez un envoi d aujourd hui. Guide de l utilisateur 41

46 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Suivi Le logiciel FedEx Ship Manager MD peut suivre votre colis en ligne et fournir le statut des envois au Canada, aux États-Unis et à l international, de même que les envois à retourner. Vous pouvez continuer à travailler dans le logiciel pendant que ce dernier effectue le suivi d un envoi. Un message vous avise des résultats. Consultez l information pertinente dans cette section pour le suivi des envois : Suivi par numéros et références Suivi depuis l historique des expéditions Résultats du suivi Guide de l utilisateur 42

47 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Suivi par numéros et références Suivi par numéro Utilisez les zones suivantes pour faire le suivi des envois sortants et à retourner avec le numéro de suivi ou d avis à la porte. 1. Cliquez sur l onglet Suivi en haut de la page. Cliquez ensuite sur l onglet Suivi par numéros et références. 2. Entrez le numéro de référence de suivi, d avis à la porte ou d expédition dans la zone Numéro de suivi. Entrez le numéro de suivi d un envoi sortant, traité avec un envoi à retourner, pour en faire le suivi. Pour les envois multipièces, entrez le numéro de suivi principal ou le numéro de suivi d un colis individuel de l envoi multipièces. 3. Cliquez sur Ajouter après chaque numéro de suivi. 4. Cliquez sur Suivi en bas de la page pour débuter. Une fois le suivi terminé, un message s affiche vous avisant que les résultats sont prêts. Cliquez sur l onglet 5. Résultats du suivi pour afficher les résultats, les imprimer ou les enregistrer. Reportez-vous à Résultats du suivi pour d autres détails. Guide de l utilisateur 43

48 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Produire des rapports Fermer la journée d expédition Suivi par numéros et références (suite) Suivi par référence Suivez ces étapes pour faire le suivi des envois sortants et à retourner au moyen des références sur l envoi Cliquez sur l onglet Suivi en haut de la page. Cliquez ensuite sur l onglet Suivi par numéros et références. Sélectionnez ou entrez un ou plusieurs de ces services : Service Sélectionnez Tous les services ou un service en particulier. Type de référence Référence Si vous avez attribué une référence unique à un envoi, sélectionnez Type de référence. Sinon, entrez la référence exacte. Numéro de compte Entrez ou sélectionnez le numéro de compte FedEx aux fins du suivi. MD Date d expédition Cliquez sur le calendrier pour sélectionner la date d expédition approximative. La plage de recherche est 15 jours avant et après la date sélectionnée. Pays de destination Sélectionnez le pays de destination. Cette zone est obligatoire si vous n entrez pas de numéro de compte. Destination postale Entrez le code postal de destination. Cette zone est obligatoire si le pays de destination utilise des codes postaux. Guide de l utilisateur 44

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