Guide de démarrage V2.0 Fev 2015

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1 Suivez ces étapes simples pur avir vtre entreprise fnctinnelle immédiatement. Cntents Général... 2 Cmment cela fnctinne -il... 2 Cmment faire pur pinçnner?... 2 À qui servent les butns?... 2 J'ai besin d'aide... 3 J'ai besin de PLUS d'aide... 3 Créez vs départements... 3 Créé vs rôles... 4 Ajuter vs emplyés... 5 Créez vtre hraire... 7 Appruver vs cartes de pintage... 8 Exprter à la paie... 9 Autres fnctinnalités... 9 Messages... 9 Absences Dispnibilité Pérides de Grâce Cnfiguratin de la paie Mn essai est presque terminé... et maintenant? P a g e

2 Général TimeWellScheduled est une slutin en ligne de gestin du temps et des présences. Cela signifie que vus n avez besin de rien d autre que d'un navigateur Web (nus recmmandns Firefx pur la fnctin hrs ligne) pur tut faire avec TimeWellScheduled. Il vus suffit de visiter le site Web qui vus a été envyé par curriel, lrsque vus vus êtes inscrit et entrez vtre nm d'utilisateur et mt de passe. Cmment cela fnctinne Le fnctinnement général du prgramme est 1. Créer un Hraire 2. Les emplyés pinçnnent leur Entrée/Srtie seln leur Hraire 3. Gestinnaire/Ressurces humaines appruvent la carte de pintage 4. Ressurces humaines exprte les dnnées à la paie Il y a des fnctinnalités supplémentaires telles que la planificatin d'absence, de la dispnibilité, le suivi de prjet qui peut être utilisé en plus de celle de base. Cmment faire pur pinçnner? D'abrd, vus devez créer un calendrier, puis utilisez l'un des quatre butns (expliqué ci-dessus). À qui servent les butns? Entrée/Srtie - Une fis un hraire créé, utilisez le butn entré lrsque vtre quart cmmence, et srti lrsque le quart est terminé. Repas/Pause - Une fis qu'un quart est cmmencé, utilisez ces tuches lrsque vus prenez u revenez d'un repas u pause. Ces actins ne snt pas nécessaires, mais si vus déduisez le temps pur le repas de la paie, il est recmmandé que les emplyés pinçnnent le Repas. S ils ne le fnt pas, alrs vus aurez besin de sustraire manuellement le repas de chaque carte de pintage. 2 P a g e

3 Cnnexin tableau de brd Ce butn est utilisé pur accéder à tutes les autres fnctins au sein du site tel que, planificatin des hraires, les cartes de pintage et la paie. J'ai besin d'aide Si vus êtes cincé, utilisez ntre aide en ligne (butn Aidez-mi dans le menu une fis que vus cnnectez) il cntient des vidés et des aides cmment faire sur les prblèmes et les questins les plus curantes. J'ai besin de PLUS d'aide Écrivez-nus à ù ntre équipe sera mesure de vus aider rapidement avec tutes vs questins. Créez vs départements Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE. Cliquez sur le lien GÉRER MES DÉPARTEMENTS (en haut à drite). Ajutez autant de départements que nécessaire, en leur dnnant un nm et un cde de service. Nus vus suggérns de leur dnner une culeur aussi, cmme c'est utilisé sur l'écran d'hraire pur les quarts fractinnés afin de recnnaître rapidement les différents départements. Si vus faites une erreur, mettez en surbrillance la ligne et sélectinnez Mdifier 3 P a g e

4 Créé vs rôles Les rôles snt utilisés pur alerter, alrs quand un emplyé a besin de temps libre, u est en retard, quicnque dans le rôle à qui ils se rapprtent reçivent aussi un message. Par défaut, nus avns créé des rôles cmmuns, mais si vus avez besin d'ajuter plus: Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE. Cliquez sur GÉRER LES RÔLES (en haut à drite). Cliquez sur AJOUTER UN NOUVEAU RÔLE Cmplétez les champs suivants: i. Nm crrespnd au nm du rôle ii. Niveau est utilisé pur une hiérarchie, dnc nus savns qu'au smmet c'est le prpriétaire d'une entreprise, puis les gestinnaires, etc. iii. Les alertes peuvent être utilisés afin que les emplyés d un rôle qui est au-dessus u en dessus sient avisés dans l'écran de planificatin (facultatif) iv. Ntificatin secndaire permet à quelqu'un dans un autre rôle d'être alerté lrsque des alertes nrmales parviennent ce rôle. Cela est principalement utilisé lrsque les prpriétaires u gestinnaires d'entreprises veulent être alerté quand quelqu'un 2-3 rôles inférieurs faits quelque chse 4 P a g e

5 Ajuter vs emplyés Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE. Cliquez sur le lien GÉRER MES EMPLOYÉS Pur ajuter un emplyé, cliquer, AJOUTER UN EMPLOYÉ Pur mdifier un emplyé, placez la ligne en surbrillance et sélectinnez MODIFIER Lrsque vus ajutez un emplyé, certains pints imprtants: i. Chisissez le département principal de l emplyé ii. Chisissez tus les départements que cet emplyé peut travailler iii. Si l'emplyé est un superviseur qui dit gérer des cartes de pintage, changer leur sécurité à superviseur u gestinnaire puis cliquez Oui ils snt superviseur et chisissez les services qu'ils supervisent iv. Définir quel est sn rôle 5 P a g e

6 v. Chisir sn type d'hraire À l'hraire et dit pinçnner ses entrées et srties - c'est vtre emplyé standard, vus créez un hraire et il pinçnne sur la base de cet hraire. Les jurs ù il n'a pas d'hraire, vus puvez activer l'ptin pur permettre un hraire uvert, vyez ci-dessus pur un aperçu cmment cela fnctinne À l'hraire et ne dit pas pinçnner ses entrées et srties - c'est généralement un directeur, vus vulez mntrer leur calendrier afin que chacun sache ù ils se truvent, mais ils n nt pas besin de pinçnner. N'EST PAS à l'hraire et ne dit PAS être vérifié. - à utiliser pur les prpriétaires d'entreprise u quelqu'un qui peux accéder au site, mais n'a pas besin d'être dans l'écran des hraires N'EST PAS à l'hraire et peut entrer et srtir n'imprte quand - à utiliser pur les emplyés qui n'nt pas d'hraire. Venez prendre nte que, parce que nus ne savns pas cmbien de temps ils vnt travailler, nus ne puvns pas mettre de restrictins sur le nmbre de pauses/repas, qu'ils snt autrisés. Et ils ne peuvent travailler que dans leur département principal, parce que lrsque les emplyés pinçnnent, nus vérifins l'hraire pur savir quel département - puisqu'il n'y a aucun hraire, cela dit tujurs être leur principal 6 P a g e

7 Créez vtre hraire Cliquez sur le lien PLANIFICATION DE L HORAIRE Chisissez le département que vus suhaitez planifier L'écran va charger tus les emplyés qui peuvent travailler dans ce département Certaines sectins clés: Filtre l'affichage à la semaine respective - cela vus permet de cpier un département entier u un emplyé d'une péride de temps à l'autre - imprimer l'hraire, par département, grupe de départements u cmplet lrsque vus publiez, vs emplyés peuvent alrs vir l'hraire lrsqu'ils se cnnectent utiliser pur gérer les valeurs budget, les valeurs d affichage, la validatin, le tri et gérer mdèles de la semaine Les heures et les cûts ne snt accessibles qu'aux administrateurs/gérants, pas aux emplyés 7 P a g e

8 Il y a cinq façns de faire un hraire: ajuter les pérides fréquemment utiliser telles que 9AM-5PM dans la sectin Glisser-dépser. Ensuite, il suffit de sélectinner une péride et de la glisser dans la case désirer la sauvegarde est autmatique cliquez sur l'icône, et cmplétez les détails Gabarits de durée de quart Un gabarit de durée de quart est, un hraire d'un jur prédéfini dnt vus avez dnné un nm réaliste, cmme quarts matin vus définissez cmme 7 heures-15 heures. Les gabarits de quart snt cnfigurés dans le butn Paramètres et peuvent être ajutés en appuyant sur le + bleu dans chaque jurnée de l'hraire Gabarits de la semaine Un gabarit de semaine est cmme un gabarit de durée de quart, mais définit tute une semaine. Dnc 'quarts matin Jur LV peut être défini cmme LMMJV 9 heures-17 heures. Les gabarits snt cnfigurés dans le butn Paramètres et peuvent être ajutés lrsque vus appuyez sur à-côté du nm des emplyés du + bleu. Si la semaine est débutée, vus ne puvez pas ajuter un gabarit de semaine. - cela vus permet de cpier l hraire d un département entier d'une péride de temps à l'autre. Dnc, si vus avez cnfiguré les 2 dernières semaines, vus puvez recréer cela en seulement quelques clics. Appruver vs cartes de pintage Cliquez sur le lien FEUILLE DE TEMPS & LA PAIE Cliquez sur le lien EXAMINER, METTRE À JOUR ET APPROUVER FICHES DE TEMPS (en haut à gauche) Lrsque vus affichez les feuilles de temps, seules les feuilles de temps nn appruvées affichernt. Une feuille de temps dit être appruvée si l'emplyé n'a PAS pinçnné à l'intérieur des délais de grâce. Ntre système calculera la mindre quantité de temps pur l'emplyé. Seulement les feuilles de temps appruvées sernt affichées dans les rapprts de paie et exprtées vers la paie. Exemple de carte de temps appruver: Exemple de carte de temps nn appruvé: Icône Alerte mntre les avertissements qui nécessitent vtre attentin 8 P a g e

9 Icône Mdifiée utilisé pur mdifier la feuille de temps: Prévu à l hraire c'est le nmbre d'heures qui devraient être versées Actuel vici ce qui s'est réellement passé Payé c'est ici que vus puvez mdifier, cliquez sur l'icône Mdifier pur faire les changements au ttal des heures crrespndent au nmbre final que vus suhaitez payer a l'emplyé. Vus puvez également ajuter des repas et des pauses au besin ici aussi Appruver et fermer lrsque vus avez terminé, cliquez sur cette ptin pur enregistrer vs mdificatins et appruver la feuille de temps Exprter à la paie Cliquez sur le lien FEUILLE DE TEMPS & LA PAIE Cliquez sur le lien Rapprt pur les heures et quarts de travail (en haut à drite) Cmpléter la plage de date, les départements et les emplyés désirés. Cliquez sur le butn VISIONNER LE RAPPORT Ce rapprt cntiendra la versin définitive des heures appruvées. Vus puvez maintenant imprimer le rapprt u utiliser le lien EXPORTER VERS (en haut à drite) pur exprter vers vtre système de paie. Autres fnctinnalités Messages Permets d'envyer/recevir des messages au sein du système. Les alertes cmme des demandes d'absence u les retards les emplyés snt envyés ici. Tus les messages snt envyés par currier électrnique (et bientôt vix/sms) et leur lecture dit être cnfirmée lue dans le système, de srte que vus sachiez qu'ils nt été lus. 9 P a g e

10 Absences Ici vs emplyés peuvent demander des cngés. Tutes les demandes snt en attente lrsqu ajutées, jusqu'à leur apprbatin par leur gestinnaire. Les demandes appruvées et en attente apparaissent sur la page de planificatin hraire afin que vus n ubliiez pas qu'ils snt indispnibles. Dispnibilité Ici,les emplyés peuvent entrer les pérides ù ils snt u ne snt pas dispnibles. Tut cmme les absences, ils divent être appruvés et apparaîtrnt dans l'écran de prgrammatin. Par cntre ces demandes n'apparaissent pas dans les rapprts d'absence. Lrsque vus êtes prêt à davantage, Cmme les absences, la dispnibilité, etc., Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE. Pérides de Grâce Si vus suhaitez mdifier les pérides de grâce autur de chaque tuche (c'est la quantité de temps qu'un emplyé peut Pinçnner sans générer un avertissement) vus faites ceci sit : dans GÉRER MES DÉPARTEMENTS. Si lrs de la créatin de vtre entreprise vus avez chisi à la questin (Vs pérides de grâce pur la lngueur des repas/pause est basées sur) de fnctinner par département dans GERER LES QUARTS DE TRAVAIL. Si lrs de la créatin de vtre entreprise vus avez chisi à la questin (Vs pérides de grâce pur la lngueur des repas/pause est basées sur) de fnctinner avec Lngueur des quarts de travail Cnfiguratin de la paie Cliquez sur le lien GÉRER MON DOSSIER ENTREPRISE Cliquez sur le lien GÉRER LA PAIE, MES QUARTS DE TRAVAIL ET LES RÈGLES DE TRAVAIL (en haut à gauche) La première ptin est de sélectinner le système de paie que vus utilisez. Certain, cmme Ceridian vus blige à entrer une valeur unique pur vtre entreprise Mn essai est presque terminé... et maintenant? 5 jurs avant la fin de vtre essai, vus verrez un message sur vtre tableau de brd pur enregistrer les infrmatins de vtre carte de crédit. Une fis que vus avez entré les détails, le message disparaîtra et vus cntinuez sans interruptin. Si vus ne saisissez pas les détails de vtre carte de crédit, l'essai s'arrêtera et vus ne purrez plus accéder au site. 10 P a g e

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