STATUTS GENERAUX DE DEPLACEMENT

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1 STATUTS GENERAUX DE DEPLACEMENT Mise à jour : 24/05/2007 Nbre de pages : 10 Nom du Responsable : Jacques REBEYRAT Visa : Fonction : Président Directeur Général

2 SOMMAIRE OBJET 3 DOCUMENTS LEGISLATIFS DE REFERENCE 3 PREAMBULE 3 REGIME DES GRANDS DEPLACEMENTS 5 REGIME DES PETITS DEPLACEMENTS 5 Frais de nourriture 5 Transport 6 BAREME FISCAL AUTOMOBILES 6 BAREME FISCAL MOTOS 6 VEHICULE PERSONNEL 6 VOYAGES DE DETENTE 7 Ingénieurs, Cadres et assimilés 7 Non cadre 8 Indemnisation du voyage de détente 8 VOYAGES CONGE PAYE 9 VOYAGES DE DEBUT ET FIN DE MISSION 9 PAIEMENT DES FRAIS DE STAGES 9 DISPONIBILITE 9 HEURES SUPPLEMENTAIRES, ASTREINTES, TRAVAUX POSTES _ 10 2

3 OBJET Les statuts généraux de déplacement définissent les règles d indemnisation des frais professionnel du personnel de la société ASTARE travaillant hors des bureaux. Ils sont en conformité avec les dispositions de la convention collective de la métallurgie et de la législation du travail. DOCUMENTS LEGISLATIFS DE REFERENCE Convention collective nationale de la métallurgie Circulaire URSSAF barèmes au 01/ 01/07 Bulletin officiel des impôts 5F-1-05 du 6/01/06 PREAMBULE Il y a trois types de remboursement des frais : Frais réels sur justificatifs Forfait «Grand déplacement» Grand déplacement sites en métropole Grand déplacement en bureau d'études Indemnités «Petit déplacement» Pour l URSSAF, les indemnités de grands déplacements sont destinées à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture, logement et petit déjeuner engagées par le salarié empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle, en raison d un déplacement professionnel. Ces remboursements de frais ne sont pas considérés comme des salaires à la double condition : D une part de justifier de son domicile fiscal et de sa résidence de chantier, D autre part de couvrir de véritables frais supplémentaires engagés en raison des conditions particulières de travail, dues à l éloignement du domicile. Ces indemnités doivent correspondre aux frais réellement exposés par le salarié : o Frais réels : justificatifs probants, o Forfait : utilisation effective des allocations conformément à leur objet. Lors des contrôles URSSAF, les indemnités de grand déplacements qui ne seraient pas reconnues comme telles mais comme des accessoires de salaire seraient réintégrées au salaire brut et donc assujetties aux cotisations ( salariales et patronales ) et réintégrées au montant 3

4 imposable avec toutes les conséquences que ce genre de situation génère pour l entreprise et pour le salarié. Rappel de quelques principes de la réglementation URSSAF en matière de remboursement de frais de déplacement. L URSSAF se prononce sur la validité du domicile en fonction des documents fournis par l agent. Pour pouvoir bénéficier des indemnités de «grand déplacement» l agent devra fournir, au moins une fois par an, et en tout état de cause à chaque changement de domicile, le maximum de justificatifs probants du domicile fiscal et du domicile chantier. Exemple : la copie de la taxe d'habitation du domicile principal, et la carte de sécurité sociale (à la même adresse). La copie du bail ou contrat de location ou factures hôtel pour le domicile chantier Le domicile fiscal de l agent est celui où il a le centre principal de ces intérêts et/où, lorsqu il est marié, vit avec sa famille. «Le grand déplacement est celui qui, en raison de l éloignement et du temps du voyage, empêche le salarié de rejoindre chaque soir son lieu de résidence. Est considéré comme tel le déplacement sur un lieu d activité éloigné de plus de 50 km du lieu de résidence et qui nécessite un temps normal de voyage aller-retour supérieur à 3h00 par moyen de transport en commun ou celui mis à sa disposition.» Le domicile chantier, est celui de la résidence de chantier de l agent. Dans le cas éventuel d une notification de redressement de la société, signifiée par l URSSAF, à la suite d un contrôle qui établirait une incompatibilité entre les justificatifs fournis par l agent et sa situation de «Grand déplacement», la société réclamera à l agent concerné l ensemble des charges et amendes qui en découleront. 4

5 REGIME DES GRANDS DEPLACEMENTS Pour les agents en grand déplacement, une allocation forfaitaire journalière est payée pendant une période allant jusqu à 72 mois suivant le barème ci-dessous : BUREAU D ETUDES Du 1 er au 3 ème mois Du 4 ème au 24 ème mois Du 25 ème au 72 ème mois Forfaits Maintient chambre Réintégration brute sur salaire (charges patronales déduites) Aucune Aucune 4.3 SITE Du 1 er au 3 ème mois Du 4 ème au 24 ème mois Du 25 ème au 72 ème mois Forfaits Maintient chambre Réintégration brute sur salaire (charges patronales déduite) Aucune REGIME DES PETITS DEPLACEMENTS Frais de nourriture Les frais de nourriture indemnisés sur la base d allocations forfaitaires ne sont pas soumis à cotisations dans les limites indiquées ci-dessous sous réserve de la non application d une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels : Situations admises Forfaits Repas ou restauration hors des locaux de l entreprise ( 1 ) 7,90 Repas au restaurant lors d un déplacement professionnel 16,10 ( 1 ) Dès lors qu il n est pas démontré que les circonstances ou les usages obligent le salarié à prendre son repas au restaurant. Transport Lorsque le salarié est contraint d utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés annuellement par l administration fiscale. Le salarié percevra une indemnité calculée en fonction du nombre de km sur la base de 9 CV maximum et un kilométrage A/R limité à 80 km. Le barème à prendre pour le calcul des notes de frais mensuelles est le barème correspondant à une extrapolation des kilomètres estimé à minima pour la mission. 5

6 BAREME FISCAL AUTOMOBILES Puissance fiscale Jusqu à km de à km au-delà de km 3 cv et moins d x 0,371 (d x 0,223) d x 0,260 4 cv d x 0,447 (d x 0,251) d x 0,300 5 cv d x 0,492 (d x 0,275) d x 0,329 6 cv d x 0,514 (d x 0,290) d x 0,346 7 cv d x 0,538 (d x 0,305) d x 0,363 8 cv d x 0,568 (d x 0,324) d x 0,385 9 cv et plus d x 0,582 (d x 0,338) d x 0,399 Exemple : un salarié habitant à 49 Km du lieu de sa mission, possédant un véhicule d une puissance de 10 CV et exécutant une mission de 6 mois Distance couverte par l indemnité 40 x 2 = 80 Km Estimation de la distance : 80 Km x 5 jours x 26 semaines = Km Indemnité à prendre : puissance 9 CV entre 5001 et Km soit D x 0, = X 0, = 4735,2 pour Km Soit une IK de 4735,2 / = 0,455 / km BAREME FISCAL MOTOS Puissance fiscale De 50 cm 3 à 125 cm 3 3, 4 et 5 CV 6 CV et plus Jusqu à Km d x 0,305 d x 0,362 d x 0,469 De à Km (d x 0, 077) +684 (d x 0,064) (d x 0,061) Au-delà de Km d x 0,191 d x 0,213 d x 0,265 VEHICULE PERSONNEL L agent qui, avec l accord du siège, devra utiliser son véhicule personnel pour les besoins de la société percevra des indemnités kilométriques admises par l administration fiscale ( suivant le barème fiscal automobile ou moto ). Ces indemnités seront fonction de la puissance du véhicule limité à 9 CV. Afin de bénéficier des indemnités kilométriques, nous vous rappelons que vous devez être titulaire d une carte grise à vos noms et prénoms et l immatriculation du véhicule doit être faite impérativement au domicile fiscal. Cette indemnité kilométrique comprend les primes d assurances (déplacements professionnels inclus), le carburant, les frais de réparation et d entretien, les dépenses de pneumatiques, la dépréciation du véhicule. 6

7 Le salarié devra être possesseur des documents nécessaires à la conduite du véhicule utilisé, et être régulièrement couvert par une assurance garantissant sans limitation de risque de responsabilité civile «déplacements professionnels» et notamment de responsabilité civile de son employeur, en cas d accident causé à un tiers du fait de l utilisation de ce véhicule pour les besoins du service. La communication de la photocopie de la carte grise à l employeur vaut engagement de la part du salarié de rester en règle à ce sujet, toute modification ultérieure devant être immédiatement signalée à l employeur. Tout manquement à cette obligation dégage la responsabilité de l employeur. Calcul du kilométrage La distance prise en compte pour le remboursement des indemnités kilométriques est la distance donnée par le logiciel «VIA MICHELIN» Une majoration de 10% au delà de 100 Km sera prise en compte. Pour une distance inférieure à 100 Km il ne sera pas appliqué de majoration. VOYAGES DE DETENTE Il concerne les agents en déplacement de longue durée, éloignés de leur famille (conjoint, concubin reconnu, enfants). Attention une détente ne peut être accolé à des congés payés, dans ce cas cette journée sera décomptée en congé payé. Ingénieurs, Cadres et assimilés Au cours d un déplacement d une durée égale ou supérieure à un mois, l ingénieur ou cadre bénéficiera d un voyage de détente pour lui permettre de rejoindre sa résidence principale, selon les conditions suivantes : Si le déplacement est égal ou inférieur à 300 km, l ingénieur ou cadre aura droit alternativement à : Un voyage toutes les deux semaines permettant une détente d une durée nette d un jour et demi habituellement non travaillé selon l horaire de l intéressé ; Si le déplacement est supérieur à 300 km et inférieur à 1000 km l ingénieur ou cadre aura droit alternativement à : Un voyage toutes les quatre semaines permettant une détente d une durée nette d un jour et demi habituellement non travaillé selon l horaire de l intéressé ; 7

8 En ce qui concerne les «voyages»détente des personnes travaillant sur site ou en bureau d études, la direction tient à rappeler les points suivants : Si la personne concernée fournit les pièces justificatives (billets de train aller-retour), la Société rembourse les frais «chantier-gare», le billet de train aller-retour, ainsi que le maintien de chambre ; Si la personne concernée ne fournit aucune pièce justificative (ou un simple devis de la SNCF), la Société remboursera le trajet sur la base des tarifs SNCF (1 ère classe ou 2 ème classe, selon le statut du personnel), ainsi que le maintien de chambre. Décision de la Direction : les personnes en formation (techniciens en formation sur site pendant 5 mois) ne bénéficient pas du voyage détente. A partir du 6 ème mois, elles ont le même statut que les personnes en Grand Déplacement et auront donc droit au «voyage détente». La Direction précise que ce point sera spécifié sur les ordres de mission. Non cadre Un voyage de détente permettant le retour au point de départ, durant les jours non ouvrés, sera accordé dans les conditions suivantes : Si le déplacement est inférieur ou égal à 100 km : Un voyage toutes les deux semaines comportant une détente minimale de 1 jour non ouvré ; Si le déplacement est supérieur à 101 km et inférieur à 400 km : Un voyage toutes les quatre semaines comportant une détente minimale de 1,5 jour non ouvré ; Si le déplacement est supérieur à 401 km et inférieur à 1000 km : Un voyage toutes les six semaines comportant une détente minimale de 2 jours non ouvrés ; Indemnisation du voyage détente Ce voyage ne donne lieu à remboursement que s il est effectif et s il a fait l objet d une demande. Il est remboursé comme suit : Un voyage SNCF (aller-retour) sur présentation de l original du justificatif o Ingénieurs, cadres et assimilés : 1 ère classe o Non cadres : 2 ème classe Si l agent est bénéficiaire d un titre de transport (famille nombreuse ), les frais de transport seront remboursés sur la base de ce titre de transport et suivant justificatif original. Si l agent utilise son véhicule personnel, il mentionnera le kilométrage exact, le remboursement sera limité au tarif SNCF. Pendant la détente seul l'indemnité logement est conservée au taux journalier correspondant ( voir barème maintient chambre ). 8

9 Le maintien chambre n est effectif que sur présentation du justificatif (loyer ou hôtel). VOYAGE CONGES PAYES Le voyage effectué à l occasion de la prise des congés annuel est réglé dans les mêmes conditions qu un voyage de détente. VOYAGES DE DEBUT ET FIN DE MISSION Le mode de transport, ainsi que le type de déplacement sont défini sur l ordre de mission Les voyages de début et de fin de mission avec utilisation du véhicule personnel seront remboursés suivant la base des indemnités kilométriques du barème fiscal déjà cité, plafonné à la puissance de 9 CV, avec les justificatifs de passage pour les autoroutes. Les voyages de début et de fin de mission avec utilisation des transports en communs seront remboursés sur la base des justificatifs o Ingénieurs et Cadres en 1 ere classe o Non Cadres 2 eme classe PAIEMENT DES FRAIS DE STAGES o Stage près du chantier : Grand Déplacement + frais kilométrique un A/R par jour si le lieu du stage > 15 kilomètres. o Stage près du domicile fiscal (à leur demande) : Maintient de Chambre o Stage en dehors du périmètre site : Exemple : site de Gravelines stage à Avoine : Maintient de Chambre + kilomètres A/R du site au lieu du stage + hôtel + repas plafonnés à 70. DISPONIBILITE - Un salarié est en «disponibilité» lorsque celui-ci reste chez lui (dans sa résidence principale) après la fin d une mission et en attendant une nouvelle affectation. Le salarié est à la disposition de l entreprise pendant cette période sauf si celui-ci est en congés payés. Rappel : un agent en disponibilité doit être joignable rapidement. En cas d absence momentanée, la personne de la société ayant laissé un message doit être rappelée dans l heure qui suit pendant les heures normalement travaillées. - Un salarié en disponibilité peut-être amené à travailler au siège pendant cette période. Les principes suivants ont été retenus pour la mise en congés payés pendant les périodes sans affectation : 9

10 o Après 10 jours ouvrés (du lundi au vendredi) sans affectation, il sera demandé à l intéressé de se mettre en congés (à condition que ces congés aient étés acquis). Pour ce faire il recevra une feuille de congés du siège qu il devra renseigner. o Le nombre de congés payés qui seront pris fera l'objet d'une discussion avec la direction en fonction de la période (été, hiver), de la durée prévisible, tout en respectant les dispositions légales relatives aux congés payés. o Le salarié en attente d affectation ne perçoit pas d indemnité de déplacement. HEURES SUPPLEMENTAIRES, ASTREINTE ET TRAVAUX POSTES Il ne peut y avoir d heures supplémentaires, d astreintes ou de travaux postés donnant droit à rémunération que sur demande écrite du client avec justification et référence de la commande. Le personnel ayant effectué des heures supplémentaires sera rémunéré, selon le barrême de la convention collective de la métallurgie. Le personnel en astreinte sera rémunéré sur la base suivante : Astreinte facturée charges patronales = astreinte brute reversée à l agent ( 1 ) Le personnel en travaux postés sera rémunéré sur la base suivante : Le montant du poste défini au contrat cadre est porté en brut sur la feuille de paye de l intéressé. ( 1 ) Ce montant vient donc se rajouter au salaire brut avant cotisations salariales, il se retrouve également dans le revenu imposable. ACHATS Achats Equipements Sécurité Individuels Voir note pour périodicité de renouvellement, toutefois une information préalable au siège est nécessaire avant l achat ( demande d achat à formaliser suivant PRQ 08 ) Autres achats ( outillage, fournitures de bureau,. ) Pour tout autres achats, l autorisation préalable du siège est indispensable pour le remboursement sur note de frais avec facture au nom d ASTARE ( demande d achat à formaliser suivant PRQ 08 ) 10

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