NAVAL MEETING Du 16 au 17 mars

Transcription

1 NAVAL MEETING Du 16 au 17 mars

2 I. Généralités... a - Dispositions générales... b - Espace Pluriel : description... c Accès et Livraisons... d- Assurance... e- Gardiennage... f - Déclaration... II. Montage, Démontage... a - Montage... b - Démontage... III. Caractéristiques des stands... IV. Descriptifs des prestations... a- Branchements téléphoniques... b- Connexion à Internet... V. Règlement de sécurité... VI. Plan d accès (livraisons)... VII. Plan d accès (pendant la convention)

3 I. Généralités Accès au Palais des congrès : - Par Autoroute : A10 Bordeaux-Paris sortie 4C - A10 Paris-Bordeaux sortie Bordeaux Lac sortie 4. - Par Air : Aéroport de Bordeaux Mérignac à 15mn du Palais des Congrès par la rocade - Par Train : Gare Bordeaux Saint Jean, 20 mn du Palais des Congrès - Transport en commun :. Bus : de la Place des Quinconces bus n 15 Arrêt «Palais des Congrès». Tram : ligne C (passant par la Gare et la Place des Quinconces), puis bus n 7, 15, 32, 33 ou 37 Arrêt «Palais des Congrès» a - Dispositions générales L exposition de NAVAL MEETING se déroulera du 16 mars au 17 mars 2011 et sera ouvert au public de 9 à 18 heures. b - Espace Pluriel : description - Le sol : Chape en béton quartzé totalement lisse, couleur gris sombre satiné. Sans piliers. - La hauteur libre est de 7 m. - Il est interdit d utiliser du scotch double face classique pour la mise en place des moquettes au sol. Compte tenu de la fragilité du sol et afin d éviter toute dégradation, CEB impose l utilisation de double face spécifique et adapté. Les références ci-après ont été testées et donnent entière satisfaction. Charge à l exposant de se procurer l une des deux références : 1. SUPERMOUNT (2 dimensions : 50x38 et 50x50) de Supertape 2. Scotch «euro 704 exhibition tape» de Sicadgroup - Il est interdit de scotcher sur les poteaux ou murs du Palais des Congrès c Accès et Livraisons 1 / Les livraisons - Les livraisons en pré montage pourront être effectuées à partir du 14 MARS de 9h à 12h et 14h à 17h - Une réserve de stockage est prévue à cet effet. A son arrivée, l exposant viendra récupérer ses colis. - Les colis devront être adressés à l adresse suivante : Palais des Congrès NAVAL MEETING (nom du participant) Avenue Jean-Gabriel Domergue Bordeaux Lac - Ils devront disposer d un étiquetage précis indiquant le nom de l exposant et de son stand, ainsi qu un numéro de téléphone d une personne à contacter en cas de problème. - Si l exposant n est pas présent sur son stand à l arrivée du transporteur, il sera demandé aux transporteurs de déposer les colis dans un local dédié, aux risques et périls de leurs destinataires. A son arrivée, l exposant viendra récupérer ses colis dans ce même local. - Le CEB se dégage de toute responsabilité en cas de dommage et de détérioration sur le matériel livré. Congrès et Expositions de Bordeaux décline toute responsabilité si par suite d instructions insuffisantes le matériel n était pas livré à temps ou s il était endommagé. 2 / Accès et stationnement(cf plans ) - Montage, Démontage. L accès des exposants au Parking «prestataires» s effectue par l avenue Jean-Gabriel Domergue.. Le déchargement des marchandises s effectue via un quai de déchargement (h. 0.60m) ou une rampe (12%). - Pendant la manifestation, les exposants, visiteurs et congressistes pourront se garer sur les parkings P1 et P2 - L accès pour la livraison et la reprise des matériels se fait par un quai de déchargement situé au sud (Parking P4). La dimension des portes d accès à la zone d exposition (h : 2.35 x l : 2.90) impose une manutention (transpalette ou élévateur) du matériel livré à partir du quai. Mise à part les engins de manutention, aucun véhicule ne sera autorisé à pénétrer dans l Espace Pluriel. d- Assurance 4

4 En dehors des horaires d ouverture du Palais des congrès au public, les locaux sont fermés et placés sous alarme. Cependant, CONGRES ET EXPOSITIONS DE BORDEAUX dégage toute responsabilité en cas de dommages ou de vols des biens des exposants dans les locaux d exposition. En conséquence, les exposants devront faire assurer, outre leurs risques personnels et les responsabilités pouvant leur incomber pendant leur séjour dans le Palais des Congrès, l ensemble de leurs matériels et installations. Il est vivement conseillé de faire garantir la valeur exacte des marchandises exposées et agencements pour leur valeur réelle sous peine d un règlement partiel en cas de sinistre. e- Gardiennage La surveillance de jour et de nuit du Palais des Congrès est assurée par Congrès et Expositions de Bordeaux, sans que toutefois l application de cette disposition constitue pour lui une quelconque responsabilité. Il est vivement conseillé aux exposants présentant des échantillons sensibles, de compléter la fermeture des stands par des cadenas fermant les réserves de marchandise. Aucune personne ne sera admise sur le stand en dehors des jours et horaires d ouverture aux exposants. f - Déclaration MATERIEL ET COMBUSTIBLES EN FONCTIONNEMENT Il est rappelé que pour exposer une machine en fonctionnement ou bien pour utiliser des combustibles liquides ou gazeux, il faut que le chargé de sécurité de la manifestation soit averti en remplissant le formulaire spécifique ci-joint Cette déclaration ne dispense pas l exposant de veiller au respect des normes et des règlements en la matière, pas plus qu elle ne le dégage de ses responsabilités. I I. Montage, Démontage Rappel : Le stationnement sur le parking livraison est autorisé pour les véhicules utilitaires ou véhicules de tourisme seulement pendant les jours de montage et démontage. (cf : chapitre I c) Tout stationnement gênant, notamment sur la voie pompiers sera sanctionné. Congrès et Expositions de Bordeaux se réserve le droit de faire procéder à l enlèvement des véhicules. Les propriétaires ne pourront se prévaloir d aucun recours contre Congrès et Expositions de Bordeaux. Les frais d enlèvement et de restitution seront à leur charge a - Montage Les stands seront mis à disposition des exposants le 15 mars L accueil des exposants sera assuré de 14 heures à 18 heures. L accès se fera par l aire de livraison mentionnée sur le plan en annexe. Toutes les allées devront être libérées au plus tard le 15 mars à 18 heures afin de permettre aux équipes de nettoyage de remettre le bâtiment en état avant l ouverture au public. Tout objet ou carton laissé dans les allées sera considéré comme devant être détruit. - Rappel : Il est interdit d utiliser du scotch double face classique pour la mise en place des moquettes au sol. Compte tenu de la fragilité du sol et afin d éviter toute dégradation, CEB impose l utilisation de double face spécifique et adapté. Les références ci-après ont été testées et donnent entière satisfaction. Charge à l exposant de se procurer l une des deux références : 1. SUPERMOUNT (2 dimensions : 50x38 et 50x50) 2. Scotch «euro 704 exhibition tape» de sicadgroup b - Démontage Le démontage de l exposition s effectuera le 16 mars à partir de 18 heures Il est rappelé aux exposants qu il leur appartient de retirer de leur stand toute marchandise, matériel, ou élément décoratif facilement transportable afin de les soustraire à toute convoitise. Tous les matériels et installations de stand devront obligatoirement être retirés au plus tard le 17 mars à 12 heures. Passé ce délai, les matériels encore sur place seront réputés abandonnés et les frais de démontage et d enlèvement seront facturés à l exposant. 5

5 I I I. Caractéristiques des stands Stands équipés individuels FORMULE STANDARD STAND DE 6 M² moquette, Cloisons mélaminées de 2.5 m de HT Bandeau en front du stand 1 table, 4 chaises, 1 présentoir à revue 1 enseigne, Une prise électrique 1 rail de spots. FORMULE PLUS STAND DE 12 M² Moquette Cloisons mélaminées de 2.5 m de HT Bandeau en front de stand 8 chaises Deux tables 1 présentoir à revue Une enseigne Une prise électrique 220V Un rail de 3 spots 1 commode fermant à clef Stands équipés collectifs 1 espace personnel aménagé en bureau Aucune installation ne doit empiéter sur les allées Il est interdit de modifier les stands équipés en déposant ou en cachant tout ou partie des éléments. I V. Descriptifs des prestations a- Branchements téléphoniques Sur demande, Congrès et Expositions de Bordeaux peut mettre à votre disposition une ligne téléphonique analogique simple. Cette prestation comprend la connexion au réseau téléphonique, un forfait de communications de 15, et le prêt d un téléphone simple. Au-delà du forfait de base, vous pouvez souscrire à un forfait de communications supplémentaires de 15. Les branchements téléphoniques sont distribués par CEB à partir de trappes au sol réparties sur l ensemble de la surface. Le poste est à retirer et à retourner à l accueil de la manifestation. b- Connexion à Internet Sur demande, Congrès et Expositions de Bordeaux peut mettre à votre disposition une connexion filaire à Internet sur réseau CEB ou par réseau WIFI Hot Spot Orange (Une connexion Internet par machine) Les branchements informatiques sont distribués par CEB à partir de trappes au sol réparties sur l ensemble de la surface. a. Connexion à Internet Filaire Cette prestation comprend : * L installation sur le réseau CEB haut débit type ADSL. * Une connexion permanente et illimitée. * Liaison forfaitaire qui ne nécessite aucun abonnement. Configuration PC minimum requise: * Carte ethernet * Windows 2000, Windows XP (autres, nous consulter). * Transport TCP/IP. * DHCP automatique. * Paramètres de l ordinateur à modifier éventuellement (nous consulter si nécessaire). 6

6 b. Connexion par réseau WIFI privé Prestations WIFI proposées : - Code Wifi CEB 10h - Code individuel 10h/30j. Validité 10 h à partir de la première connexion valable 30 jours - Code Wifi CEB 3j - Code individuel 24h/24. Validité 3 jours à partir de la première connexion. Configuration requise: * Windows 7, Vista ou Windows XP, et un PC pré-équipé Wifi ou muni d une carte PCMCIA conforme à la norme IEEE b/g disposant d un navigateur Internet tel que Firefox, Internet Explorer (à partir de la version 6) ou tout autre navigateur Internet à jour. * Sous Apple/MAC, la version MAC OS 10.3 minimum est requise pour être compatible sur le hotspot CEB. (La mise à jour Airport est accessible sur le site d Apple * L utilisation de votre intranet via le Hotspot CEB n est possible que si le système de sécurisation mis en place par votre entreprise le permet. Elle peut nécessiter l emploi d un logiciel spécifique (client VPN) ainsi que les droits à un accès distant : renseignez-vous auprès du responsable informatique de votre entreprise. Modalités de connexion * Se connecter au réseau WIFI «CEBSPOT». * Saisir l identifiant et le mot de passe fournis par CEB sur la page d accueil après avoir ouvert votre navigateur Internet. Consultation et envoi de mails * L infrastructure Wifi est compatible avec les principales messageries des fournisseurs d accès internet : Wanadoo/Orange, Neuf, hotmail/windows Live, Free, Numericable. * Si vous disposez d une messagerie d entreprise, il peut être nécessaire d utiliser une solution VPN (Virtual Private Network) pour y accéder en toute sécurité. Pour cela, contactez votre administrateur. * Attention : en cas de problème lors de l envoi des mails, il vous sera peut-être nécessaire de remplacer l adresse du serveur SMTP par la suivante : Couverture La couverture Wifi s étend sur l ensemble du Palais des Congrès V. Règlement de sécurité La réglementation en vigueur au Palais des Congrès de Bordeaux se réfère à l arrêté du 25 juin 1980 modifié. Le présent document constitue le cahier des charges de la manifestation, prévu à l'article T5 paragraphe 3 de l'arrêté du 18 novembre 1987 modifié. Réglementation Les obligations rappelées dans le présent document sont celles prévues par l'arrêté ministériel du 18 novembre 1987 modifié. Les articles de cet arrêté sont repérés par la lettre T suivie d'un numéro d'ordre. Obligations des exposants et locataires de stand. Le respect des dispositions du présent document par les exposants et locataires de stand est imposé par l'article T8. Le contrôle exercé par l'administration est effectué par le biais de la Commission Départementale de Sécurité et d Accessibilité qui est en possession du présent document. - Avant l'ouverture au public, la Commission de Sécurité peut effectuer une visite de réception; lors de cette visite, les travaux d'aménagement doivent être terminés et l'exposant ou son mandataire qualifié doit être présent et doit pouvoir communiquer tout renseignement concernant les installations et les matériaux. 7

7 - Un mois avant l'ouverture au public, une déclaration auprès de Congrès et Expositions de Bordeaux doit être faite par les exposants ou locataires de stand utilisant des machines ou appareils en fonctionnement, des moteurs thermiques ou à combustion, des générateurs de fumée, du gaz propane, des gaz dangereux, des sources radioactives, des rayons X et des lasers. Dans ces cas, les DEMONSTRATIONS SONT REALISEES SOUS L'ENTIERE RESPONSABILITE DE L'EXPOSANT. La responsabilité des exposants et des locataires prend fin lorsque le stand a été entièrement démonté. - Aménagement des stands Dans le texte qui suit : MO, signifie "incombustible", M1, signifie "non inflammable", M2, signifie "difficilement inflammable", M3, signifie "moyennement inflammable", M4, signifie "facilement inflammable". - Ossature Elles doivent être en matériaux MO, M1, M2. Les ossatures en bois de 24 mm et plus sont toutefois admises sans protection particulière (alors que les ossatures en bois de moins de 24 mm doivent être ignifugées). - Cloisons Elles doivent être en matériaux MO, M1, M2. Les cloisons en bois ne répondant pas à ces conditions doivent être ignifugées (deux faces). - Revêtements des cloisons Ils doivent être MO, M1, M2 : Sont interdits dans tous les cas, en revêtement de cloisons :. les moquettes, qu elles soient flottantes, agrafées ou collées,. les plaques, panneaux ou feuilles de matière plastique expansée qui ne seraient pas au moins difficilement inflammable (M2),. les agglomérés cellulosiques mous. - Revêtements de sol Cas général : M3. Cas particuliers : pour les estrades, podiums, planchers, gradins de plus de 20 m2 et surélevés de plus de 0,30 m, les revêtements horizontaux et verticaux doivent être classés M2. (Les escaliers et planchers d étage doivent donc être classés M3 au moins). - Plafonds En règle générale, les plafonds sont interdits et rien ne doit s opposer au déversement de l eau des sprinklers. Toutefois, en assouplissement à cette règle, sont tolérés en couverture de stands : des éléments alvéolés genre Claustras en matériaux MO, M1 ou M2 (50 % de vide minimum), des éléments alternés en matériaux MO, M1 ou M2 disposés en damier de manière à constituer un plafond largement ajouré (50 %), des bandes verticales en matériaux minces, MO, M1 ou M2 espacées d au moins 20 cm, des bandes horizontales en matériaux MO, M1 ou M2 à condition que leur largeur ne soit pas supérieure à 1 mètre et qu elles soient séparées par un espace libre au moins égal à la largeur des bandes, des plaques perforées en matériaux MO ou M1 à condition que les ouvertures correspondent à 50% de la surface des plaques, des tissus à larges mailles, n offrant qu une résistance limitée au passage de l eau. Ces tissus doivent être au moins MO, M1 ou M2. - Stands couverts Lorsque les besoins d une présentation spécifique le justifient, des stands couverts par un plafond ou un vélum plein peuvent être autorisés sur demande préalable adressée à l organisateur de la manifestation (deux stands ainsi couverts doivent être distants de 4 mètres, et le total couvert ne doit pas dépasser 10 % de la surface du hall considéré). Lorsque la surface couverte d un stand est comprise entre 20 et 50 m2, l exposant doit prévoir un extincteur de 6 kg à eau pulvérisée. Lorsque la surface couverte est supérieure à 50 m2, l exposant doit prévoir l installation d un éclairage de sécurité par blocs autonomes normalisés et s assurer (pendant les heures d ouverture au public) le concours d un agent de sécurité incendie disposant d extincteurs appropriés. En aucun cas la surface couverte ne peut dépasser 300 m2. 8

8 - Installations électriques Article T 36 - Installations particulières des stands 1 Les installations particulières des stands doivent être réalisées par des personnes particulièrement averties des risques spécifiques de la manifestation, possédant les connaissances leur permettant de concevoir et de faire exécuter les travaux en conformité avec le présent règlement. 2 Le coffret de livraison visé à l'article T35 ( 3) doit être inaccessible au public, tout en restant facilement accessible au personnel du stand. 3 Les canalisations peuvent être fixées aux aménagements provisoires des stands. Il s'agit de câbles souples ; ils doivent être prévus pour une tension minimale au maximum égale à 500 volts. Les socles de prises de courant doivent être raccordés à des circuits protégés par des dispositifs de protection contre les sur - intensités de courant nominal au plus égal à 16 A. Tout appareil nécessitant une puissance supérieure doit être alimenté par un circuit spécialement adapté. En dérogation aux dispositions de l'article EL.6 ( 5), l'usage d'un adaptateur multiple ou d'un boîtier multiple alimenté à partir d'un socle fixe est autorisé. 4 Toutes les canalisations doivent comporter un conducteur de protection relié à la borne prévue à l'article T35 ( 5). Les appareils de la classe O doivent être protégés par les dispositifs à courant différentiel nominaux au plus égal à 30mA. Les appareils de la classe 1 doivent être reliés au conducteur de protection de la canalisation les alimentant. L'utilisation de prises de terre individuelles de protection est interdite. 5 Les lampes à décharge alimentées en haute tension doivent être installées conformément aux règles de la norme NF C Si elles sont enfermées dans les enveloppes isolantes, ces enveloppes doivent être constituées de matériaux de catégorie M3. L'interrupteur prévu à l'article 5 de la NF C peut être confondu avec l'appareil de commande visé à l'article T35 ( ) du stand correspondant. - Lutte contre l'incendie L'implantation et l'aménagement des stands ne doivent pas compromettre l'accessibilité aux RIA aux extincteurs et aux commandes de désenfumage. Les stands possédant un plafond, un faux - plafond ou un vélum et les stands présentant un niveau de surélévation doivent disposer d'extincteurs portatifs dès lors que leur surface est supérieure à 20 m2. L'utilisation de ces extincteurs doit être assurée par une personne désignée à cet effet. - Produits interdits Les produits suivants sont interdits sur les stands : - échantillons ou produits contenant un gaz inflammable, - ballons gonflés avec gaz inflammable ou toxique, - articles en celluloïd, - artifices pyrotechniques et explosifs, - oxyde d'éthyle, sulfure de carbone, éther sulfurique et acétone, - acétylène, oxygène et hydrogène (sauf dérogation administrative). - Liquides inflammables Sur chaque stand, les liquides inflammables sont limités aux quantités suivantes : 10 litres de liquides inflammables de 2e catégorie (fioul, gasoil, alcool de titre supérieur à 40 ), 5 litres de liquides inflammables de 1ère catégorie (benzène, toluène, hexane, butanol, xylène, essence de térébenthine). Les liquides particulièrement inflammables (oxyde d'éthylène, sulfure de carbone, éther) sont interdits. - Dispositions spéciales A réception de la déclaration transmise par les exposants utilisant des machines et appareils en fonctionnement, ou des moteurs thermiques et à combustion, ou des véhicules automobiles, ou des substances radio - actives et des rayons X, ou des lasers, l'organisateur transmettra à l'intéressé une fiche récapitulant les mesures de sécurité particulières à prendre sur le stand. 9

9 VIII. Plan d accès (livraisons) 1 0

10 IX. Plan d accès (pendant la convention) 1 1