Rapport - 3 mai 2019 ATELIER 11 Comment améliorer la gestion des bâtiments et des abords de mon établissement? PRÉSENTS PERSONNE-RESSOURCE

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1 Rapport - 3 mai 2019 ATELIER 11 : Comment améliorer la gestion des bâtiments et des abords de mon établissement? PRÉSENTS Nathalie Tonneau (directrice de l Ecole fondamentale de Gesves), Bernard Kempinaire (directeur de l Ecole fondamentale de Hamme-Mille), Michel Laurent (Préfet des études ff de l Athénée royal de Rochefort), Sébastien Gérard (comptable de l Athénée royal de Liège Atlas), Gregory Pire (administrateur de l Internat de Philippeville), Laurent Bultot (Préfet des études de l Athénée royal de Philippeville), Michel Warlet (directeur ff de l Ecole autonome de Visé), Gérald Tailfer (administrateur d Internat à Virton), Dominique Corvers (administrateur d Internat à Liège), Pascal Rasic (administrateur d Internat à Andenne), Françoise Dancot (Directrice d Ecole à Jumet), Jean-Christian Sombreffe (Préfet de l Athénée royal de Jumet), Lara Spyrou (préfète des études de l athénée royal de Hannut), Marie-France Boileau (Directrice du Centre PMS Huy) PERSONNE-RESSOURCE des services centraux de WBE Debora Tillemans, Julie DEHALU, Patricia DENIS, Aline Goossens, Séverine Desmet et Maude Verhulst ANIMATION ET RAPPORT Marie-Hélène Hanin (Atanor) Réflexions générales et redondantes Refinancement de la DGI Les CDE se disent conscients qu il y a un manque de moyens financiers, humains et parfois de compétences techniques spécifiques à la DGI. Au niveau structurel, un cadre législatif strict (cahiers des charges) «corsetterait encore les choses». La DGI paraît parfois coincée dans des procédures qui entravent et freinent les collaborations. Les participants plaident donc pour un refinancement de la DGI. > Une personne-ressource relève que l autonomisation sera avantageuse : «demain, WBE, DGI et établissements, ce sera la même caisse». Par exemple : lors de la vente de bâtiments, par exemple, les budgets resteront chez WBE (et ne partiront plus à la Communauté française comme auparavant). Lors d une décision importante comme la fermeture d une école, une situation grave, il est souhaité une meilleure connexion/ intersection entre le SGEO et la DGI. Les CDE souhaitent une meilleure communication et une uniformatisation des pratiques entre eux et la DGI. 1

2 Petits établissements «mis de côté» Tout au long de l atelier, revient la question du «favoristisme» des grands établissements. Il faudrait porter attention aux petits établissements qui sont souvent «mis de côté», alors qu ils ont moins de personnel technique, mais parfois de grands bâtiments! Les petits établissements sont les écoles fondamentales (annexées), petits internats, CPMS. Autre disparité : les CPMS et PromSoc sont souvent sous-locataires, ce qui minimise encore leur voix, et ne sont pas en contact direct avec la DGI. Relations fluctuantes avec les agents de la DRI et impact sur la prise en charge des DRI Les participants relèvent que la qualité de prise en charge par l infra dépend souvent de la plus ou moins bonne relation des CDE/ MDP avec des membres de la DRI. Avec un impact sur la rapidité de prise en charge des travaux d urgences ou dans d autres circonstances : dans les questions de travaux liés aux normes, réalisés sur fonds propres... Les CDE masculins ou ceux qui ont un intérêt/ profil plus technique seraient mieux pris en considération que les CDE féminins. On retrouve le critère de taille d établissement : les «gros» internats et athénées étant souvent très satisfaits de la collaboration avec l infra, au contraire des petits établissements. Les réalités vécues sont aussi très différentes selon les régionales, passant d une grande satisfaction à une insatisfaction complète. THÈME 1 : LA RÉACTIVITÉ DU SERVICE INFRASTRUCTURES (INFRA OU DGI) Selon les participants, les situations dans lesquelles la réactivité de l Infra pose problème sont les travaux : 1. d urgence; 2. réalisés sur fonds propre ou mis en œuvre par l établissement avec des fournitures de la DGI; 3. liés aux normes (techniques, sécurité, incendie, hygiène, environnementales, etc.); 4. liés aux organismes de contrôles externes et internes 1 Les situations d urgences Malgré le RAE, il y a parfois un doute sur la prise en charge du coût : qui paye quoi? le locataire ou le propriétaire Les MDP de l infra doivent avoir conscience que les problèmes urgents génèrent pour le CDE une gestion parfois difficile avec les partenaires externes (parents, élèves, presse, etc.) et internes (personnels, CoCoBa ). En cas d urgence, il y a une inquiétude des CDE par rapport à leur responsabilité juridique qui est engagée. Pistes d amélioration : Il faudrait une reconnaissance et une priorisation de l urgence, basée sur la mise en danger des élèves et/ou du personnel ; Un service de garde technique : un 0800, un call center téléphonique, service continu, régie Des réunions de l infra avec les nouveaux CDE une à deux fois par an, par exemple, l infra pourrait venir à une réunion de zone. Cela permettrait la rencontre dans un cadre non conflictuel, dîner ensemble, comprendre comment l infra travaille Demander aux MDP de l infra de se présenter à la direction lorsqu ils arrivent dans l établissement et, avant de partir, expliquer à la direction ce qui a pu se faire ; Automatiser le contrôle des travaux par l infra : par la présence d un inspecteur technique, par la présence en réunions de chantier, du contrôle des travaux terminés et en cours ; Clarifier les rôles de chacun en cas d urgences : le préfet, le CDE, le conseiller en prévention, l infra Que le CDE puisse suivre sur un outil, le planning des travaux en cours ou de travaux programmés/ demandés ; 2

3 Désigner un agent chargé de la communication, une personne référente (un conseiller en prévention?) qui puisse être à l intersection des intervenants et soutenir le CDE en communication de crise, avec la presse Cet agent pourrait aussi donner un soutien administratif. Exemple : le CDE est parfois pris entre des obligations légales contradictoires : le SGEO demande d ouvrir le bâtiment aux élèves, alors que des travaux sont en cours dans un bâtiment jugé dangereux. Il serait utile que la DRI prévienne le SGEO/le Bourgmestre, en cas de fermeture d école et donne un planning des travaux, d ouverture/fermeture de l école. 2 Travaux sur fonds propres Les CDE déplorent que les fonds propres ne soient pas toujours utilisables pour les projets de l établissement : il faut une délégation de signature ou la DRI impose de faire tel type de travaux... La bonne volonté dépend de «sur qui on tombe à l infra». La pratique des fonds propres utilisés pour l infra demande approbation de la cour des comptes et des procédures comptables compliquées. Pistes de solution : Disposer d une bibliothèque de cahiers des charges types, Créer une cellule des marchés publics spécifique aux travaux sur fonds propres, avec un juriste et un technicien avec des compétences techniques (existe déjà à l infra) Mutualiser l utilisation de bâtiments entre plusieurs établissements (par ex, le hall de sports) permet d avoir des subsides régionaux. Remarque : en sous-finançant la DGI, on appauvrit les établissements qui utilisent leurs fonds propres pour des questions d infrastructure. Il ne faudrait pas s habituer à «détourner» les fonds propres de leur vocation première, le soutien pédagogique! 3 Travaux liés aux normes Les obligations auxquelles les CDE doivent se conformer sont nombreuses, évoluent et augmentent d année en année (pompiers, SIPPT, MT). Il y aurait à la DGI un manque de connaissance des réalités de terrain par rapport aux normes. La priorisation des interventions est rarement expliquée. Les participants pointent aussi une absence de vision à long terme ou d anticipation (comme pour les RTG). Pistes de solutions : Plus de visites de la DGI sur le terrain, afin de mieux appréhender les lieux, Travailler sur une vision à long terme de la gestion des bâtiments, Réflexions et accompagnement sur les économies possibles en matière d énergie dans les établissements (doubles vitrages, vannes thermo,...), dans une gestion globale. THÈME 2 : AMÉLIORER LA COLLABORATION AVEC LA DGI, DRI 1. Communication avec la DGI, DRI 2. Collaboration entre établissements et DRI/DGI 3

4 1 Communication avec la DGI, DRI Uniformiser les pratiques entre DRI, au sein des DRI Les participants pointent une absence de procédure ou une procédure non uniforme entre les régionales ou au sein d une même DRI ; il y a également une multitude d intervenants Toutes choses qui compliquent le travail des CDE, notamment quand ils changent de région. Suivant les services, les CDE n obtiennent pas toujours réponse à leurs demandes. Parfois, la DRI contacte directement le personnel ouvrier sans passer par le chef d établissement (ce qui ne gêne pas tout le monde). Pistes de solutions Un point de contact, une adresse générique par région/ zone, comme cela existe dans certaines régions. Un formulaire unique de demande de travaux WBE, lien avec le personnel dirigeant des établissements et assimilés. Cette uniformisation pourrait concerner aussi les rapports de visite en interne et vers les CDE. Un feedback dans un délai fixé, également en cas de refus des travaux! motivation des refus de travaux, Généralisation de la prise de rdv du délégué de la DGI ou l entrepreneur avec le CDE pour la visite de la DGI, la date d intervention, le suivi des travaux Or, la DGI/l entrepreneur n annoncent pas toujours leur visite au CDE, qui est régulièrement en réunion, déplacement Etablir plus de procédures de suivi de chantier : les réunions de chantier, les rapports, les dossiers d intervention ultérieure formaliser et faire participer l établissement. Obtenir une farde de suivi des travaux pour l établissement, afin de faciliter le transfert d informations lors de changement de direction. Mettre les CDE en copie des s entre DGI et entrepreneurs, ce qui se fait dans certaines régionales. Bien sûr, des bonnes pratiques ont lieu dans des établissements et régionales. Il faudrait les généraliser. 2 Collaboration entre établissements et DRI/DGI Pour une collaboration optimale avec les services de l infra : Ce qu il faudrait arrêter de faire : les marchés publics «cellule énergie» via DGI, car ils coûtent parfois plus cher, La réalisation de gros travaux sur fonds propres sans alternative ou discussion : l école pourrait avoir d autres projets. Le financement des travaux doit faire l objet de discussions entre les CDE et l infra pour trouver des solutions qui conviennent à tous, Le «défavoritisme» dont pâtissent les petits établissements, qui souffrent déjà d un manque de personnel technique, Le dédoublement des notifications, des avis qui arrivent par différents biais. Finalement, il faudrait arrêter de calculer le financement uniquement à partir du nombre d élèves ou des mètres carrés et y inclure les besoins, la typologie, l âge et la configuration des bâtiment/abords. Revoir la répartition des moyens humains et financiers 4

5 Ce qu il faudrait améliorer : La prise en compte des spécificités des petites structures ; par exemple, mutualiser le personnel ouvrier entre petites structures, surtout en cas de maladie, manque de personnel. Les CPMS n ont pas de PO pour l entretien La déontologie des agents DRI, qui se permettent parfois de critiquer le travail des MDP (petites écoles dirigées par des femmes) de l école. Les petits établissements forment le vœu de «plus de bienveillance mutuelle». Laisser plus d autonomie aux établissements qui veulent réaliser des travaux sur fonds propres, La formation et la qualification du personnel ouvrier, L aide technique de la part de la DGI, par rapport aux aspects techniques et au regard du RAE, et avec une vision globale du bâtiment, pour soutenir la prise de choix. Historiques des demandes réalisées par le CDE et les travaux réalisés par la DGI. Ce qu il faudrait garder/continuer à faire : Le bon contact avec les agents de la DGI (Philippeville, Andenne, Hannut ), Dans certains cas, des fiches de travail intéressantes sont proposées. Les réunions hebdomadaires de chantier, Les agents qui passent chaque semaine dans les établissements, Philippeville : la proximité physique de la DGI qui entraîne une grande réactivité. THÈME 3 : LA PROCÉDURE DES DEMANDES Les procédures de demandes varient d une région à l autre : Liège : appel téléphonique à l agent de terrain ou à l entreprise directement, puis formalisation par . Parfois, envoi d un mail à l agent de terrain ou la direction. Hainaut : via formulaire type (adresse mail générique pour les demandes) et contacts informels par mail et téléphone. Namur : via formulaire type (adresse mail générique pour toutes les demandes avec accusé de réception) et par appel téléphonique si urgence (+ régularisation de la demande par formulaire type) Luxembourg : formulaire type avec accusé de réception, BW : pas de procédure déterminée, il existe un formulaire de travaux, qui reste sans réponse. BXL : pas de CDE et/ou de Référents de cette régionale Pistes de solutions Une application métier/plateforme pour l introduction des demandes, avec un formulaire électronique unique. Cette application devrait voir le jour rapidement, il en aurait déjà été question en réunion. Avec cette plateforme, on craint cependant de se trouver limité par le formulaire, il faudrait une structure d application précise, complète et par poste (électricité, chauffage ). Avoir un accusé de réception et une décision rapidement, même s il s agit d un refus. Trier les entreprises et sous-traitants en fonction de leur efficacité et de la satisfaction d autres établissements (interdit et difficile de les s évincer dans le cadre des marchés-publics). Un vade mecum ou «welcome-pack» pour les nouveaux CDE 5