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Juliette Lebrun
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1 GPI Encaissements massifs pour les paiements effectués par Internet Décembre 2012

3 TABLE DES MATIÈRES Introduction 1 Les préparatifs 1 L encaissement massif et centralisé 6 L automatisation des dépôts 9

5 GPI Encaissements massifs pour les paiements effectués par Internet 1 INTRODUCTION Disponible dans GPI depuis la version Principaux sujets : Les préparatifs et les ententes avec l institution financière La transformation du fichier d origine L encaissement massif et centralisé L automatisation des dépôts Les rapports et les fichiers en sortie de traitement LES PRÉPARATIFS Il faut être en mesure de produire, avec GPI, un état de compte ou une facture à remettre aux parents qui devra identifier très clairement pour qui le paiement doit être fait et dans quelle école. Ceci deviendra le numéro de référence du paiement à l institution financière : La longueur du numéro de référence (ex. : 16 ou 20 caractères), Le modulo utilisé (pour le numéro de validation, si utilisé), Le numéro de référence sera numérique seulement ou alphanumérique. Voici un exemple de combinaison pour la création du numéro de référence qui apparaîtra sur l état de compte : Numéro de l école, numéro de fiche de l élève et numéro du payeur (id_payeur). ES début du champ référence (ES = effets scolaires) 015 numéro d école numéro de fiche de l élève id_payeur

rapports et les fichiers en sortie de traitement LES PRÉPARATIFS Il faut être en mesure de produire, avec GPI, un état de compte ou une facture à remettre aux parents qui devra identifier très

6 2 Introduction/Les préparatifs En utilisant cette forme de numéro de référence, le lien avec le contact payeur est assuré. Peu importe le nom du contact versus le nom du compte de banque, l association se fera par le id_payeur, un numéro unique rattaché à l élève. Dans un même ordre d idée, le numéro d école dirigera le paiement dans le bon établissement. L utilisation d un chiffre modulo est à votre choix, selon l entente avec votre institution financière. Celui-ci permet de valider le numéro de référence au moment de la saisie du paiement. Plus le rejet est détecté tôt, moins il occasionne de problèmes. Comme GPI ne génère pas de modulo (chiffre vérificateur) lors de l impression de l état de compte, il faut que celui-ci existe préalablement au dossier de l élève avant l impression. Une donnée, unique à chaque école, permet de consigner, à l aide d un script, le modulo requis pour le numéro de référence des contacts pour le paiement Internet, lorsqu utilisé. Cette nouvelle donnée se nomme : NO_REF_INTERNET et se trouve dans la table GPM_E_PAYEURS. Il est aussi possible d afficher cette donnée dans le fractionnement «payeurs» du dossier de l élève. Un format d état de compte local doit être fait par la commission scolaire pour identifier le numéro de référence spécifique à son entente avec l institution financière. La donnée No_Ref_Internet est maintenant disponible dans la section d en-tête du format de l état de compte. L institution financière de la commission scolaire (Banque Nationale dans cet exemple) reçoit régulièrement les paiements des parents effectués dans d autres institutions financières (ce sont des ententes entre la BN et celles-ci). La commission scolaire négocie principalement avec son institution financière. La commission scolaire reçoit quotidiennement un fichier de transactions.dpe de l institution financière. Ce fichier est transmis du lundi au vendredi (jours ouvrables). Il contient tous les paiements effectués depuis le dernier transfert. Nous retrouverons généralement dans le fichier des paiements effectués sur deux jours, car le fichier n est pas généré à minuit. Le fichier du lundi contiendra plus de deux jours, car il inclut les paiements du samedi et dimanche. La fréquence de récupération est établie entre la commission scolaire et l institution financière.

Dans un même ordre d idée, le numéro d école dirigera le paiement dans le bon établissement. L utilisation d un chiffre modulo est à votre choix, selon l entente avec votre institution financière.

7 GPI Encaissements massifs pour les paiements effectués par Internet 3 Lors de la réception du fichier de transactions par la commission scolaire en provenance de l institution financière, le nom du fichier identifie la commission scolaire (client de l institution financière) et un numéro séquentiel. Dans l exemple, 007 est le numéro séquentiel. Voici l apparence de son contenu. On remarque des transactions de type A, B, G, T et Z. Le format des transactions est identifié par un document en provenance de l institution financière. A B G T Z enregistrement de contrôle institution financière d origine encaissement du parent payeur sous-total des transactions d une institution financière grand total des transactions La commission scolaire peut développer un programme pour transformer les transactions d origine du fichier de l institution financière vers un fichier de «format XML», fourni par la Société GRICS et exigé pour l encaissement massif dans GPI.

On remarque des transactions de type A, B, G, T et Z. Le format des transactions est identifié par un document en provenance de l institution financière.

8 4 Introduction/Les préparatifs Seules les transactions «G» sont les encaissements à transformer. La Société GRICS a développé un programme de conversion. Il peut être utilisé sans distinction de votre institution financière. Ce même programme est déjà utilisé avec le système AVANT-GARDE. Il suffit simplement d ajouter une nouvelle configuration en fonction des fichiers à traiter dans GPI. Pour le moment, ce programme de conversion est livré avec AVANT-GARDE seulement. N hésitez pas à communiquer avec le soutien GPI afin d en faire l achat. Le programme de conversion doit être configuré une première fois en fonction des transactions reçues de votre institution financière.

Il suffit simplement d ajouter une nouvelle configuration en fonction des fichiers à traiter dans GPI.

9 GPI Encaissements massifs pour les paiements effectués par Internet 5 Une documentation détaillée vous sera fournie avec le programme de conversion lors de son acquisition. Par la suite, de façon régulière, il faudra convertir le fichier reçu de l institution financière en fichier XML pour être importé par la suite dans GPI. Dans cet exemple, il y a trois transactions (A, G et Z) et la transaction G contient six paiements différents. Selon les institutions financières, certaines mettront plus d un paiement par transaction G, tandis que d autres mettront autant de transactions G que de paiements différents. Toutes les possibilités connues sont couvertes par le programme de conversion.

Dans cet exemple, il y a trois transactions (A, G et Z) et la transaction G contient six paiements différents.

10 6 L encaissement massif et centralisé L ENCAISSEMENT MASSIF ET CENTRALISÉ La production spéciale Paiement par Internet a été ajoutée dans GPI. Elle sera déclenchée manuellement.

11 GPI Encaissements massifs pour les paiements effectués par Internet 7 Trois paramètres seront à préciser au déclenchement de la production : Le nom du fichier à importer; Le traitement à effectuer (simulation/mise à jour); Pile de dossiers des élèves rejetés. Note : Il faut être administrateur des finances afin d exécuter cette production.

importer; Le traitement à effectuer (simulation/mise à jour); Pile de dossiers des

12 8 L encaissement massif et centralisé Le rapport de la mise à jour massive produira une liste de contrôle pour toutes les écoles. Les rejets seront clairement identifiés et seront traités manuellement. Seulement le détail des transactions rejetées sera imprimé sur le rapport. Voici un exemple de la liste de contrôle produite par la production : Note : Si les écoles sont dans des banques SQL différentes, le fichier devra être traité dans chacune des banques afin de saisir tous les encaissements.

Seulement le détail des transactions rejetées sera imprimé sur le rapport.

13 GPI Encaissements massifs pour les paiements effectués par Internet 9 L AUTOMATISATION DES DÉPÔTS Lors de l exécution de la production des paiements par Internet, un dépôt est automatiquement créé. Ce dépôt contient seulement les transactions contenues dans un même fichier pour chacun des services de garde. GPI utilisera le prochain numéro de dépôt de l école. Si un dépôt était déjà ouvert, les paiements par Internet ne seront pas mélangés à celui-ci. Un dépôt distinct sera créé. La description du dépôt contient le nom du fichier. La date du dépôt est égale à la date d origine de la dernière transaction lue : Au 1 er juillet, il faudra séparer le fichier en deux. Ceci se fera manuellement ou par le programme local qui crée le fichier XML. Il faudra donc produire deux fichiers (un au 30 juin et l autre au 1 er juillet), car GPI refuse tous les encaissements qui ne font pas partie de l année scolaire. Le programme de conversion GRICS génèrera deux fichiers distincts dans ce cas. Actuellement, tous les paiements par Internet dans GPI sont identifiés comme «carte de débit» (mode D). Lors de la création de l encaissement, le système ajoute la mention «Internet» dans le champ Remarque. Voici le résultat d un dépôt automatisé en provenance des paiements par Internet :

Si un dépôt était déjà ouvert, les paiements par Internet ne seront pas mélangés à celui-ci. Un dépôt distinct sera créé. La description du dépôt contient le nom du fichier.

14 10 L encaissement massif et centralisé L exécution de la production génère un encaissement dans GPI de façon sensiblement équivalente à la saisie manuelle. Le résultat de l encaissement est le suivant : Le champ Paiement contient le code «Carte de débit». Le champ Encaissé le contient la date effective de la transaction. Le champ Remarque contient la mention Internet. Le fichier ne pourra être traité qu une seule fois. La validation se fait avec le nom du fichier qui est conservé dans une table de la banque GPI.

Le résultat de l encaissement est le suivant : Le champ Paiement contient le code «Carte de débit».

15 GPI Encaissements massifs pour les paiements effectués par Internet 11 Voici un résumé des étapes : 1. Entente entre la commission scolaire et l institution financière 2. Génération du chiffre modulo dans GPI (optionnel) 3. Impression de l état de compte avec un numéro de référence 4. Paiement par Internet par le payeur 5. L institution financière transfère son fichier DPE à la commission scolaire. 6. La commission scolaire convertit le fichier DPE en XML. 7. SIMULATION dans GPI des paiements par Internet 8. Production réelle dans GPI des paiements par Internet 9. Traitement manuel des rejets

Impression de l état de compte avec un numéro de référence 4. Paiement par Internet par le payeur 5.

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