Solution Verticale. incadea.engine. Une solution pour les concessionnaires automobiles basée sur Microsoft Business Solutions-Navision

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1 Solution Verticale incadea.engine Une solution pour les concessionnaires automobiles basée sur Microsoft Business Solutions-Navision

2 Solutions verticales basées sur Microsoft Business Solutions-Navision L une des stratégies fondamentales de Microsoft Business Solutions-Navision consiste à proposer aux Microsoft Certified Business Solutions Partners un support spécifique, axé sur le développement et la vente de solutions verticales reposant sur Microsoft Business Solutions-Navision. L avantage de cette organisation est de vous permettre de tirer avantage des bénéfices suivants : qualité supérieure, fonctions spécifiques à votre secteur d activité, déploiement rapide de vos projets, contacts avec des experts de votre métier, des équipes qui non seulement comprennent vos problèmes, mais qui vous apportent une solution sur mesure déjà disponible. Copyright 2002 Microsoft, Windows, Windows NT et BizTalk sont des marques déposées ou des marques de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays. Navision et Navision Solution Center sont des marques déposées de Microsoft Business Solutions ApS aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft Business Solutions ApS est une filiale de Microsoft Corporation. Le texte, les illustrations et les programmes figurant dans le présent document ont été créés avec le plus grand soin. Néanmoins, Incadea ne peut assumer ni la responsabilité juridique ni d autres formes de responsabilité pour quelque erreur ou omission que ce soit ou pour les conséquences pouvant en résulter. La présente publication est protégée par la législation relative aux droits de reproduction. Tous droits réservés. Il est interdit de reproduire des extraits de la présente documentation sous quelque forme que ce soit par photocopie, microfilm ou d autres moyens ou de traduite tout ou partie de la présente documentation ou de la réduire à une forme adaptée au traitement ou au stockage par toute machine, en particulier par des systèmes informatiques, sans l accord exprès d Incadea par écrit. Tous les droits d usage de la présente documentation lors de conférences ou à la radio, à la télévision ou dans d autres médias sont également réservés. Version: Septembre 2003 Édité par: Incadea AG Am Rossfeld 4 D Raubling / Rosenheim qualified 2002/2003 Tel: +49 (0)80 35/ Fax: +49 (0)80 35/

3 incadea.engine le moteur logiciel de la distribution automobile Le marché de l automobile est en pleine mutation: chaque jour, un climat de compétitivité accrue, une clientèle toujours plus exigeante et l arrivée de nouvelles technologies (Internet, e-commerce et WAP) imposent une profonde remise en question de votre activité. Nous avons développé incadea.engine afin de vous aider à piloter votre entreprise de manière efficace et profitable. A vous de prendre les commandes! Le logiciel incadea.engine a été spécialement conçu pour les concessionnaires et les ateliers de réparation automobiles. Il permet d optimiser les processus et le déroulement des opérations internes à votre société. Parfaitement adapté à votre travail quotidien, il offre un retour sur investissement. Cela est le fruit d un concept unique: nous sommes partis d un logiciel éprouvé de gestion que nous avons adapté aux besoins du secteur automobile. incadea.engine résulte du mariage de Microsoft Business Client Extensions Incadea et/ou Partenaire Incadea Standard DMS Standard Navision et Spécifiques Pays Environnement MBS Navision Service Achats Pièces Détachées Figure 1: Structure des composants Version spécifique nationale de la Marque incadea.engine Automobile Spécifiques Marques Automobile Spécifiques Marques Projets VN/VO Gestion de contact Environnement de développement intégré (C/SIDE) Base de données relationnelle (Navision Server ou MS SQL Server) Système d expl. client (Windows 2000/XP Marketing Comptabilité Immobilisations Solutions-Navision et de l expérience internationale d Incadea AG dans le domaine des logiciels automobiles. Microsoft Business Solutions-Navision et Incadea: le tandem idéal pour votre secteur d activité Microsoft Business Solutions-Navision est un système ERP (logiciel de gestion intégrée) complet, spécialement conçu pour satisfaire les besoins des PME-PMI. Offrant l ensemble des fonctions commerciales standard, le logiciel prend en compte tous les facteurs déterminants pour les procédures de gestion actuelles et futures: l environnement de développement, les structures de Automobile Add on PAys Automobile Add on Marques Comptabilité Ressources Ventes Trésorerie Inventaires Payes Analytique Humaines MIS SVVP MS Office / Outlook Module de Pointage DAT / Eurotax Plannification Atelier Système d expl. serveur (Win NT/ AS/400) vente et de support ainsi que les nouvelles technologies annoncées. Microsoft Business Solutions-Navision évalue également avec soin vos dépenses financières directes et indirectes en termes, par exemple, d achats et de frais associés, de formation et d exécution. De plus, grâce à sa structure modulaire, le système peut être étendu sans limite. Toutes ces caractéristiques font de Microsoft Business Solutions- Navision la plate-forme idéale. A partir d un système ERP complexe, nous avons réalisé un progiciel spécifique au secteur automobile parfaitement adapté aux besoins des showrooms, des ateliers, des constructeurs et des importateurs. C est ainsi que nous pouvons vous offrir une solution informatique qui vous fera bénéficier de l alliance efficace du savoir-faire et de la compétence de deux sociétés reconnues sur le marché. Simple, efficace et adapté à votre évolution incadea.engine est un logiciel standard international destiné au secteur automobile. S appuyant sur les fonctions standard de Microsoft Business Solutions-Navision, il regroupe des options éprouvées de gestion et des extensions spécialement conçues pour l automobile. Non seulement incadea.engine est simple et facile à utiliser, mais il s adapte rapidement à l évolution de vos besoins. Le système CRM Workflow possède de nombreuses interfaces ouvertes et Archive s intègre naturellement avec la suite Microsoft Office. Caisse incadea.engine prend en charge tous les processus commerciaux liés à l exploitation d une concession. Des données de diverses provenances peuvent être acquises, contrôlées et exploitées efficacement (fichiers masters pièces, véhicules, fichiers prospects ). Le logiciel donne accès à des informations qui ne seraient pas disponibles autrement sans un système informatique puissant (dans le meilleur des cas), tout en vous épargnant un travail fastidieux. Par exemple, les données issues des divers constructeurs pièces détachées, main-d œuvre, temps standard, modèles et forfaits sont stockées dans les tables masters du système. Elles n ont besoin d être importées et stockées qu une seule fois et peuvent ensuite être reprises dans les bases de données des différentes sociétés. 3

4 Microsoft Business Solutions-Navision enrichi des atouts d incadea.engine: Multi-société et multi-établissement Adaptable grâce à sa structure modulaire Formation rapide grâce à la structure identique de chaque module Fichier d adresses prenant en compte tous les clients Informations société en temps réel garanties par des enregistrements immédiats Adaptation à la législation européenne (comptabilité) Adaptation pour chaque pays aux spécificités auto mobiles locales Compétences internationales éprouvées des employés d Incadea Retour sur investissement garanti Les exigences de chaque concessionnaire ou atelier sont spécifiques et variables. Qu en est-il des vôtres? Grâce à sa structure modulaire, incadea.engine peut être facilement adapté et configuré avec précision pour satisfaire vos besoins. Quand bien même ceux-ci évoluent. incadea.engine comprend les modules suivants: Administration et Comptabilité Contrôle de gestion Caisse (optionnel - description détaillée dans une brochure séparée) Echange de données Gestion atelier et Services Pré-planification Atelier (optionnel - description détaillée dans une brochure séparée) Pointage/Gestion de temps (optionnel - description détaillée dans une brochure séparée) Pièces de rechange Véhicules neufs et Véhicules d occasion Marketing Immobilisations (optionnel - description détaillée dans une fiche à part) Comptabilité analytique (optionnel - description détaillée dans une fiche à part) Le marché de l automobile change mais incadea.engine a anticipé les besoins à venir. Il vous permet d ores et déjà de tirer profit de l e-commerce, du Knowledge Management (gestion des connaissances) et du CRM (gestion de la relation client). Car la communication externe, sur Internet ou sur votre propre Intranet, aussi bien que les connexions avec vos partenaires commerciaux, doivent être à la fois possibles et simples à établir. incadea.engine est constamment actualisé sur la base d - un programme de développement réexaminé chaque année. Ce programme prend en compte les évolutions technologiques et les exigences de nos clients. 4

5 Le module Administration et Comptabilité L administration et la comptabilité se trouvent au cœur de tout système ERP. La solution informatique Navision, testée et éprouvée, accomplit parfaitement toutes les tâches de base. Le module de comptabilité affecte les mouvements automatiquement à un service ou à une tâche évitant ainsi de pénibles ressaisies. Vous pouvez également le compléter par l ajout des modules Inter-établissements et Immobilisations. Les analyses, statistiques et options détaillées d évaluation vous apportent de précieuses informations sur les secteurs productifs et non productifs et sur le déroulement des opérations internes à votre société. Ces informations importantes sont obtenues par la mise en œuvre de mécanismes ciblés d analyse de données. incadea.engine vous fournit surtout des informations sans cesse actualisées et des données en toue transparentes: grâce à une fonction spécifique, il est possible de retracer chaque entrée pour n importe quel document. La consolidation des données est également réalisable. Cela devient un jeu d enfant de préparer des rapports financiers pour des holdings ou pour de futurs secteurs d activité. Toutes les données validées sont immédiatement disponibles pour garantir un travail sur des informations constamment à jour, avec rapidité et exactitude. Le module Contrôle de gestion Le module Echange de données Cet outil souple et adaptable vous permet d échanger des données avec de nombreux constructeurs automobiles suivant un large éventail de possibilités sans le travail de développement habituellement nécessaire pour une telle opération. Par exemple, l importation des données fournies par des constructeurs ou des importateurs catalogues masters, véhicules, fichiers pièces ne prend que quelques minutes. Cela vaut aussi pour les fichiers de prospection utilisés dans les activités marketing. Ce module autorise également l exportation des données pour les commandes de pièces détachées ou l achat de véhicules. Le dispositif complémentaire «DCS Cockpit» offre un échange standardisé de données avec des constructeurs, des fournisseurs, des clients et autres sociétés diverses. Il vous permet de surveiller, traiter et coordonner toutes les transactions liées aux documents dans incadea.engine. Il est ainsi possible de visualiser tous les documents via le DCS Cockpit. A partir du module Echange de données, il est également possible d automatiser des traitements à l - aide du «job spooler». Figure 2: Menu principal d incadea.engine 5

6 Avantages pour vos activités marketing: Fichier d adresses unique pour l ensemble de vos sociétés et/ou établissements, contenant tous les types d adresses dans le système (clients, fournisseurs, prospects, salariés) Enregistrement des adresses pour toutes les sociétés de sorte que les modifications ne doivent être effectuées qu une seule fois Système entièrement intégré couvrant chaque aspect de la gestion des ventes automobiles : assimilation de chaque événement commercial à un contact client, accès centralisé à toutes les informations client/prospect Affichage automatique des adresses en cas de risque de doublon lors de la saisie de nouveaux prospects Gestion des contacts et des rendez-vous Saisie automatique des actions commerciales dans les agendas liée aux factures de ventes pour faciliter les activités de suivi client Création de campagnes avec un vaste choix de segmentation et affectation d activités multiples, y compris le suivi des rendez-vous Interfaces Microsoft Office (Word) pour les modèles de courriers, etc. Le module Marketing Face à une rude concurrence, la capacité d acquérir de nouveaux clients et de fidéliser les clients existants est un facteur-clé de succès. Un marketing systématique et ciblé est de rigueur et, là encore, incadea.engine peut vous aider. Le rôle du module Marketing est la gestion de la relation client (CRM). Grâce à ce module, vous pouvez regrouper et afficher, centraliser et visualiser l ensemble de vos contacts et de vos données clients. De cette façon, vous pouvez obtenir des informations concernant des groupes de clients ou des clients très ciblés, mais aussi identifier et éliminer vos points faibles avant qu ils ne deviennent trop pénalisants. Les clients potentiels ne sont plus négligés et leur satisfaction devient un objectif réalisable. Prenez votre marketing en main! Avec le module Marketing, vous pouvez définir, modifier et analyser des contacts, des activités et des campagnes pour chaque groupe cible sélectionné. Gestion des adresses pour vos activités marketing Le succès de toute activité marketing dépend de la qualité de votre fichier prospects. incadea.engine garantit sa perfection : chaque adresse est stockée dans le système avec le statut de prospect. Ces adresses comprennent les clients actuels, les prospects sérieux, les fournisseurs et les salariés. Vous êtes aidé dans votre tâche par la fonction Gestion des contacts. Celle-ci connaît tous vos clients, enregistre leurs visites à votre atelier et leurs achats de pièces détachées dans un fichier contacts, et les signale automatiquement à votre vendeur. De plus, un rendez-vous «action» est automatiquement introduit dans l agenda vendeur à chaque enregistrement de facture, facilitant ainsi les activités de suivi. 6

7 Figure 3: Vérification des adresses en double Tous les fichiers d adresses existants (clients, fournisseurs, prospects, salariés) sont liés grâce au fichier central d adresses. Cela signifie que la gestion des adresses est effectuée centralisée, exige peu de travail et garantit que toutes les adresses sont toujours à jour dans tous les fichiers. A chaque saisie d une nouvelle adresse, l ensemble des adresses est vérifié pour éviter les doublons. Pendant cette opération, le programme identifie également les adresses identiques comportant des fautes de frappe ou des orthographes différentes. Vous vous épargnez ainsi des saisies multiples. Comme pour toute modification importante de données dans un fichier, les changements d adresse sont consignés dans un historique, avec mention de la date, de l heure et de l auteur de la modification. Le module Gestion atelier/atelier Le traitement des ordres atelier et l attention portée aux clients sont d une importance capitale pour tout atelier de réparation automobile. D une part, chacun sait que la satisfaction des clients est essentielle à l épanouissement de toute entreprise. D autre part, un traitement bien organisé des ordres atelier renforce vos performances et votre efficacité : les dates et les rendez-vous sont plus facilement planifiés et respectés, les ressources sont utilisées de façon rationnelle et tout travail inutile est évité. En outre, les coûts sont plus transparents à la fois pour vous et pour vos clients. incadea.engine couvre la chaîne entière de traitement des ordres atelier de la demande de prix à la facture, en passant par le devis. D une importance particulière pour votre activité quotidienne, une tâche atelier est toujours spécifique et les aspects comptables sont explicites. incadea.engine facilite également la mise à jour de vos données: par exemple, vous pouvez rechercher la liste de tous les véhicules et de tous les clients et l importer si nécessaire. Les fonctions du module Gestion atelier/atelier: Demandes de prix Saisie et édition de devis Traitement des ordres atelier Main-d œuvre et temps standard paramétrés Gestion des paquets Gestion des forfaits Ordres internes, ordres externes et ordres de garantie Facturation partielle des ordres atelier Facturation à plusieurs payeurs Prévisions de facturation Traitement des avoirs et des correctifs de facture Module de pré-planification atelier (optionnel) Traitement des garanties et des compromis Interface Sidexa (optionnel disponibilité à venir) Campagnes atelier Pointage des temps (optionnel) Figure 4: Affichage de tous les documents relatifs à un client 7

8 Avantages pour votre atelier Création rapide d ordres atelier Ventilation claire des ordres atelier par l enregistrement des symptômes et des instructions des clients en tant que tâches Recherche par client ou par véhicule sur l ensemble de la liste Affichage automatique des remarques concernant le client lors de l ouverture de l OR (commandes im payées, commentaires client et véhicule, autorisation de découvert dépassée, rendez-vous véhicule expiré, campagne de rappel véhicule) Facturation des heures, des pièces, des travaux extérieurs Intégration flexible des temps standard Calcul souple des prix pour tout type de lignes Facturation transparente par regroupement de lignes de commandes pour former des tâches Facturation partielle des OR en fonction des tâches effectuées et possibilité de facturation de chaque ligne à un payeur différent ; possibilité de plusieurs payeurs par ligne Renouvellement automatique des rendez-vous véhicules Intégration des outils constructeurs tels que catalogues de pièces détachées et systèmes d informations atelier Demande et traitement de garantie, vérification et transfert de garantie, validation d avoirs de garantie et saisie des pièces qui doivent être échangées Transfert des données de calcul des dommages à partir de Sidexa (optionnel _ oct 03) Campagnes atelier pour les rappels constructeurs et actions atelier liés Intégration de forfaits atelier Gestion des ingrédients de peinture (selon le constructeur) Facturation groupée des forfaits et des travaux Avertissements pour les livraisons partielles et les factures partielles Verrouillage de la facturation en fonction de l utilisateur si les valeurs sont au-dessous de la marge minimum ou si la remise est dépassée Génération d états pour analyse et suivi des opérations atelier Création et traitement des ordres de réparation Le traitement des ordres de réparation avec incadea.engine s effectue de manière complète et conviviale. Ayant la possibilité d - accepter rapidement les ordres et de facturer sans retard des opérations atelier, vous améliorez votre rentabilité et réduisez le nombre des factures en souffrance. Le déclenchement d un ordre de réparation est pratique et simplifié. L employé lance le processus en identifiant le client et le véhicule par le nom, le numéro d immatriculation, le numéro de châssis ou toute autre caractéristique requise. Il est alors possible d établir un devis ou un ordre atelier. Le système indique alors si le véhicule fait l objet d un rappel constructeur, si un contrat d entretien a été souscrit ou si un élément particulier doit être visé. Pour préparer des ordres atelier avec précision et de façon rationnelle, le module Atelier utilise toutes les données pertinentes en y ajoutant d autres informations importantes. Ainsi, si nécessaire, non seulement votre fichier clients, véhicules, pièces détachées, main-d œuvre mais également tous les fichiers catalogues des constructeurs peuvent être intégrés automatiquement. Les opérations standards fréquentes sont décrites dans des forfaits qui englobent également les pièces détachées associées. Vous pouvez paramétrer vos propres forfaits ou utiliser ceux fournis par le constructeur. Vous pouvez travailler sur la base de vos propres calculs ou appliquer des prix fixes. De cette façon, le traitement des commandes est considérablement simplifié et accéléré. A la fin de la phase de renseignement des travaux à effectuer, le programme crée une fiche projet et une confirmation d ordre de réparation. L OR est alors prêt pour l atelier. Lors de la facturation, même si elles n ont pas été saisies de façon groupée sur l OR, les tâches seront automatiquement rassemblées et clairement identifiables, garantissant ainsi une compréhension faciles des factures par le client. De façon quasi illimitée, chaque ligne de facture peut être affectée à un client payeur différent. De même une ligne peut être attribuée à plusieurs payeurs avec calcul du prix pour chacun au prorata. Vous pouvez alors affecter chaque coût aux différents destinataires possibles de la facture tels que le propriétaire, le conducteur, le loueur, l assureur ou le constructeur. Vous pouvez configurer des calculs spécifiques pour faciliter la répartition des charges en interne. Le système tient également compte des interventions sous garantie et des transactions amiables. Elles sont simplement intégrées suivant les procédures propres aux constructeurs. Vous pouvez facturer le transport, la livraison ou tout autre frais et visualiser chaque document à l écran avant de l imprimer. 8

9 un avoir, vous pouvez soit les recalculer, soit les utiliser telles quelles dans le document. Par conséquent, il est généralement inutile de ressaisir les données lors de la création d avoirs. Informations supplémentaires disponibles Tous les documents relatifs à un processus commercial sont stockés et peuvent être rappelés à tout moment. Des statistiques et des analyses sont fournies en temps réel pour vous aider à obtenir de précieuses informations à partir de votre base de données. Figure 5: Différents types de commentaires Facturation Les lignes des factures créées après validation de l ordre de réparation peuvent être facilement contrôlées. A cette fin, diverses possibilité de classement des tâches sur la facture sont disponibles dans une fenêtre d aperçu. Vous pouvez valider différentes factures, différentes livraisons, et regrouper les bons de livraison afin de n éditer qu un seul document. Il est tout à fait possible de créer des factures partielles ou détaillées pour différents destinataires à l intérieur de la même commande, et ce au niveau de chaque ligne de l OR. Lorsque vous sélectionnez la fonction facturation, l ordre de réparation est automatiquement vérifié. Si des conditions exceptionnelles existent (livraison partielle, incomplète, erreurs de saisie ), le système affiche des alertes et peut même annuler le processus de facturation si nécessaire. Vous pouvez visualiser les derniers commentaires liés à l ordre de réparation, au client et/ou au véhicule. De la sorte, vous pouvez vous occuper de manière professionnelle de votre client en tenant compte des toutes dernières données disponibles. Microsoft Business Solutions-Navision stocke toutes les lignes séparément et le même principe a été adopté dans incadea.engine. Les nombreuses et diverses valeurs qui en résultent peuvent être traitées de différentes manières. Les statistiques et les analyses les plus importantes sont prédéfinies dans le programme. Ainsi, en un clic, vous pouvez obtenir des statistiques concernant la main d œuvre, les ordres de réparation ou les ventes de pièces, statistiques qui sont mises à jour et disponibles immédiatement. L intégration au sein du produit des outils constructeurs permet l accès aux données de systèmes externes. Ainsi, par exemple, il est facile de récupérer les catalogues de pièces de rechange et les informations atelier (temps standard) dans incadea.engine. Traitement des avoirs et correctifs Tout document peut être utilisé pour créer des avoirs et des correctifs. Vous pouvez soit copier le document entier avec les données d en-tête, soit reprendre les seules lignes sélectionnées. Lorsque vous reprenez des lignes dans Figure 6: Ordre atelier avec différents types de lignes 9

10 Fonctions du module Gestion de Véhicules Achat Demandes de prix, commandes, livraisons, factures, avoirs Ventes Demandes de prix, devis, commandes, livraisons, factures/factures regroupées, avoirs Reprises de véhicules d occasion Dépréciation des stocks VO dans le temps Calcul des marges Liste des stocks de véhicules Gestion de TVA multiples (TVA sur la marge, TVA normale ) Configurateur de véhicules Activités d achat et de vente Interface avec les outils de cote des véhicules (optionnel, à venir) Avantages pour vos activités de ventes de véhicules Configurateur de véhicule avec contrôle des configurations, regroupement des prix (selon le constructeur) Fichier véhicules central pour analyses poussées Véhicules et options stockés dans le système sans limite de temps Stockage des photos Génération d étiquettes autocollantes de prix véhicule avec historiques Impression des étiquettes véhicules via Microsoft Office Possibilité de regroupement de plusieurs véhicules sur un même document (devis ou factures, par exemple) Divers commentaires sur les véhicules et les clients Calcul des frais de mise en circulation d un véhicule avec souplesse de paramétrage Aperçu simple de tous les documents imprimables Simplicité de traitement des transactions internationales Calcul des marges brutes pour chaque transaction et/ou pour la chaîne entière y compris les reprises Transferts de pièces/transactions inter-établissements Traitement des calculs automatiques de bonus, traitement en bloc des remboursements clients, des primes et des dispositifs d aide à la vente Gestion par l utilisateur des autorisations maximales de remise, en pourcentage et en valeur Génération d états pour analyse et suivi des transactions commerciales Le module Gestion des véhicules La vente automobile est une activité complexe. Pour cette raison, les développeurs se sont concentrés sur la transparence associée à un accès facile aux données : la chaîne entière du traitement d une vente est aisément identifiée et suivie, et tous les véhicules sont gérés dans une table clairement structurée. Transparence depuis le devis jusqu à la vente Que vous traitiez des véhicules neufs, des modèles de démonstration ou des véhicules d occasion, incadea.engine vous permet de proposer l ensemble des véhicules disponibles dans votre base de données ainsi que ceux configurés par vos soins. Une fois la configuration créée, elle demeure à vie pour le véhicule. Concernant les opérations d achat, le module Gestion des véhicules simplifie les commandes et les calculs. Vous pouvez créer les commandes de véhicule manuellement, ou bien automatiquement à partir des devis et autres documents ouverts ou facturés. Les règles de calcul de prix d achat peuvent être définies séparément pour chaque marque. C est là l un des avantages majeurs des capacités multi-marques d incadea.engine. Tous les calculs sont historisés. incadea.engine traitent les reprises avec une égale facilité: le chaînage automatique de toutes les transactions relatives aux véhicules vous fournit un aperçu rapide des différentes étapes. Comme pour les achats, les prix de vente peuvent être librement calculés et sont historisés en détail. Là encore, vous pouvez reprendre les informations pour les ordres de vente ou les factures à partir des documents existants, ou bien les créer manuellement si nécessaire. Cela s applique également à la création d avoirs ou de correctifs. Vous souhaitez passer une réservation? Tous les véhicules neufs et d occasion de votre stock peuvent être réservés pour vos clients de la même façon que les véhicules commandés. Vous pouvez utiliser une réservation de véhicule ou une simple fonction de copie pour relier les documents d achat et de vente puis les actualiser avec toutes les informations ajoutées par la suite. 10

11 Figure 7: Fiche de données d un véhicule L affichage clair et complet des informations représente un atout majeur. Chaque transaction demeure transparente à tout moment et les risques sont facilement identifiables. Les dépenses et les recettes sont clairement détaillées, aussi bien pour chaque transaction que pour la chaîne entière. Tous les documents d achat et de vente relatifs à une transaction de véhicule sont affectés et affichés. Le programme recalcule automatiquement les coûts induits à chaque enregistrement manuel de charges complémentaires pour le véhicule en question. De cette façon, vous pouvez identifier avec précision les dépenses et les recettes pour chaque véhicule en temps réel. Autres informations disponibles Vous pouvez suivre l évolution des prix et des options des véhicules à tout moment grâce au journal des étiquettes de prix et vous pouvez imprimer les étiquettes, par exemple au moyen de Microsoft Word. Si vous souhaitez communiquer des informations supplémentaires sur les véhicules, vous pouvez alors créer des commentaires appropriés. Par exemple, lorsqu un ordre de vente est lancé, vous pouvez insérer un commentaire vous rappelant que les freins doivent être remplacés prochainement. Cela réduit la charge de travail pour votre société et garantit un service satisfait pour vos clients. Vous pouvez optimiser davantage encore plus votre service grâce à la fonction de renouvellement de rendezvous. Ainsi, vous pouvez enregistrer tous les codes de dates de révision pour chaque véhicule. Les codes de main-d œuvre peuvent également être utilisés comme base de renouvellement des rendez-vous et les révisions ou inspections annuelles d émissions de gaz d échappement sont rappelées à vos clients en temps et en heure. La fonction véhicule client vous offre un aperçu pratique des contrats en cours. Pour chaque véhicule, elle classe les différents clients tels que propriétaire, constructeur (garantie), contrat d entretien ou compagnie d assurances. Lorsqu une commande est lancée, il est alors possible de reprendre ces clients et d afficher les périodes contractuelles convenues. Les statistiques et analyses fournissent également des informations cruciales dans le domaine de la distribution automobile. Tous les traitements et enregistrements d un véhicule sont intégrés dans des calculs de bénéfice brut spécifiques aux véhicules et fournissent donc automatiquement un large éventail d informations. Vous pouvez créer des statistiques pour un véhicule, pour tous les véhicules ou pour un sous-ensemble de votre choix. Toutes les dépenses et les recettes associées apparaissent. Vous pouvez, par exemple, effectuer des analyses par segment de marché ou par catégorie de véhicule, ou encore vérifier la disponibilité des modèles par établissement ou par période. Figure 8: Statistiques véhicule 11

12 Les fonctions du module Pièces détachées Achat Demandes d achat, commandes, livraisons, factures, avoirs Ventes Devis, commandes, livraisons, factures/factures regroupées, avoirs Traitement/réservations des commandes en attente Traitement des pièces de rechange Stock physique Transferts PDR/transactions inter-établissements Remplacements PDR Gestion des provisions Avantages pour vos activités de ventes de pièces détachées Calculs librement configurables des prix d achat et de vente Historiques pour les documents d achats et de ventes Traitement facile des transactions internationales Tarifs saisonniers des pièces de rechange (PDR) Lien vers les photos des PDR Affichage des disponibilités de PDR Stocks négatifs autorisés (optionnel) Gestion des PDR hors stock Remplacements des PDR avec affichage de l historique de la série de rechange Réservations directes de PDR par la création de lignes de demandes d achat en cas de PDR indisponibles Demandes d achat automatiques et classification des possibilités de vente Calcul des provisions de PDR en achats et ventes Demandes de prix sur les ventes entreposables pour évaluer «les contrats de vente perdus» Avis pour les livraisons partielles et les factures partielles Verrouillage de la facturation en fonction de l utilisateur si les valeurs sont au-dessous de la marge minimum ou si la remise est dépassée Génération d états pour analyse et suivi des transactions commerciales Le module Pièces détachées Il s agit de l un des modules centraux d incadea.engine. Capable de gérer de multiples marques, stocks et établissements, il convient donc à toutes les structures. Il améliore votre efficacité, optimise les workflows de votre société et contribue à la satisfaction de votre clientèle. A l image des autres composants d incadea.engine, la manière logique dont les données sont acquises, administrées et analysées réduit votre charge de travail tout en élargissant vos connaissances. Le fichier des PDR forme le cœur du module Pièces détachées. Pour une exploitation correcte et simplifiée de toutes les données du fichier PDR, celles-ci sont présentées sous cinq onglets : Général, Facturation, Commande, International et Reporting. Des informations additionnelles sont disponibles pour chaque pièce : les catalogues de pièces des usines et des informations sur les prix sont intégrés et des textes supplémentaires complètent les descriptions des catalogues. Des fonctions de commande, d achat et de vente pour une fluidité parfaite Une opération d achat est souvent déclenchée par une demande d - achat. incadea.engine peut établir les demandes d achat avec souplesse en fonction du type de fournisseur et de bon de commande. Vous avez le choix entre divers modèles de demande d achat, que vous pouvez utiliser en l état, compléter, restreindre ou modifier. Le programme vous informe également des quantités minimum disponibles et des niveaux de stock maximum, de la méthode d achat et du statut d approvisionnement de l usine. A l avenir, commandez exactement ce dont vous avez besoin, avec - simplicité et précision. Pour les projets d achat, vous pouvez créer des bons de commande soit à partir des demandes d achats, soit à partir d autres documents tels que des devis, ou encore les rédiger manuellement. Vous êtes par ailleurs libre de choisir le mode de calcul des prix d achat : ceux-ci peuvent être repris de la table master, être calculés automatiquement ou saisis manuellement. Une évaluation saisonnière est également possible. Tous les achats de votre société sont enregistrés et peuvent être suivis à tout moment. incadea.engine conserve un historique d achat pour chaque pièce ainsi qu un enregistrement des calculs effectués. Vous pouvez également suivre les évolutions de tarifs des fabricants. Les options disponibles pour le traitement des ventes sont aussi étendues que celles proposées pour les achats : des prix pour des particuliers, pour un ensemble de clients et pour des concessionnaires indépendants peuvent être calculés automatiquement ou établis manuellement et sont enregistrés pour chaque ligne de commande. Comme pour l historique des achats, il existe également un historique des ventes des PDR. 12

13 Figure 9: Fiche de pièce de rechange (PDR) Vous pouvez créer rapidement et facilement des ordres de vente et des factures en reprenant les lignes des devis et des commandes existants, en combinant des commandes exceptionnelles pour des livraisons groupées, ou en établissant des factures partielles pour des livraisons partielles. Si nécessaire, la facture et la livraison peuvent être lancées et enregistrées indépendamment l une de l autre. Cela vous permet d expédier les livraisons partielles qui peuvent être facturées immédiatement ou ultérieurement, pour plus de souplesse. Procédure pour les pièces réservées et remplacées Il arrive souvent que des pièces soient réservées pour des procédures de vente. Dans incadea.engine, vous créez les réservations à partir de tout document de vente de votre choix. La réservation peut être liée à un bon de commande, à des quantités disponibles en stock ou même à des quantités indisponibles sur le moment (dans ce dernier cas, la réservation aboutit seulement à une demande d achat). Le programme affecte automatiquement les pièces commandées sur l ordre de vente. Jusqu ici, lorsque les fabricants remplaçaient les pièces existantes par de nouvelles, cela impliquait souvent pour vous un important surcroît de travail. Avec incadea.engine, les choses sont différentes. Si vous le souhaitez, les remplacements de pièces peuvent être automatiquement établis par l intermédiaire des données de l usine : vous approuvez les remplacements demandés et le programme les exécute, crée un historique de remplacement et identifie toutes les pièces remplacées. Si une pièce concernée figure dans un document d - achat ou de vente, les informations concernant le remplacement sont automatiquement affichées. Si vous le souhaitez, vous pouvez visualiser toutes les pièces remplacées ainsi que leurs niveaux actuels de stock. Cela vous donne un aperçu de la situation actuelle et vous permet de vous concentrer sur la vente des pièces remplacées afin de faire de la place pour les nouvelles pièces. Visibilité totale sur vos stocks Une fois par an, vous ne pouvez y couper : votre inventaire physique. incadea.engine accomplit cette tâche rapidement et sans erreur. Vous saisissez les pièces que vous souhaitez enregistrer dans un ordre de stock et le système enregistre automatiquement toutes les différences et met à jour le stock en conséquence. De nombreuses analyses sont disponibles et le stock est enregistré dans le module Comptabilité. Le calcul de la valeur du stock est tout aussi simple. Pour chaque ajustement négatif de stock, le programme vérifie l ajustement positif associé et corrige la valeur du stock en conséquence. Là encore, les modifications de stock sont enregistrées dans le module Comptabilité. De nombreuses statistiques et analyses sont disponibles pour vous aider à trouver des informations plus complètes et plus détaillées sur vos opérations d achat et de vente. incadea.engine vous fournit ainsi des statistiques sur les pièces stockées par site, par casier ou par période. Il offre également des statistiques achats, ventes et marketing pour les différentes pièces en fonction de la période qui vous intéresse. Le programme propose enfin toutes les statistiques fournisseurs, clients, achats et ventes dont vous pouvez avoir besoin. Figure 10: Remplacement PDR 13

14 Modules additionnels (add-on) Pour vous permettre d adapter le système aux exigences spécifiques de votre société, nous vous proposons les modules suivants qui complètent le progiciel standard incadea.engine. Pour de plus amples informations sur chaque module additionnel, prière de vous reporter aux fiches techniques respectives. Le module Caisse incadea.engine intègre vos transactions de caisse avec simplicité, fiabilité et efficacité. Le travail administratif dans votre société est réduit au minimum grâce à l utilisation complète et conforme des journaux et des processus d enregistrement automatique. Les transactions de paiement sont transparentes et peuvent être suivies à tout moment. Le module Planning Les chevauchements de capacité sont source de pression pour l atelier et de désagrément pour vos clients. Avec le module Planning, vous pouvez détecter et prévenir les goulets d étranglement très en amont. Il vous permet également de réapprovisionner à temps toutes les pièces demandées. Le module Gestion des temps/pointage Le module Pointage dans incadea.engine est plus qu une simple pointeuse électronique : outre les heures entrant dans le calcul des rémunérations, il tient également compte de tous les temps liés aux commandes pouvant servir à déterminer l efficacité et les heures productives/non productives dans votre société. Notre mot d ordre: l efficacité incadea.engine a été créé pour renforcer la transparence et l efficacité de votre société. La mise en corrélation et l exploitation intelligente des données vous permettent d optimiser l utilisation des ressources et de tirer le meilleur parti de vos opportunités de marché. Notre philosophie est la suivante: si vous prétendez garantir l efficacité pour les autres, vous devez être efficace vous-même. C est pourquoi nous ne sommes pas partis de zéro pour développer incadea.engine mais avons préféré nous appuyer sur Microsoft Business Solutions Navision, une solution éprouvée et digne de confiance. C est ainsi que nous pouvons vous offrir une solution informatique qui unit les compétences de deux sociétés, conçue pour vous apporter un maximum d avantages à un prix extrêmement compétitif. Ce haut niveau de qualité s applique également à notre service après-vente : vous pouvez compter sur nos partenaires qualifiés pour une aide de premier ordre. Nous voudrions vous remercier de votre intérêt. Cette brochure se borne à décrire les principales fonctionnalités de notre produit. Si vous souhaitez des informations plus détaillées, n hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions. 14

15 Microsoft Business Solutions en bref Microsoft Business Solutions, qui regroupe Great Plains, Microsoft bcentral et Microsoft Business Solutions-Navision, compte employés au service de clients au total. Cet éditeur international commercialise des logiciels de gestion intégrée destiné aux PME-PMI. Couvrant l ensemble de la chaîne de création de valeur gestion financière, gestion de la chaîne logistique, gestion des contacts, service après-vente, e-business, les applications offertes par Microsoft Business Solutions vous permettent d'automatiser de manière cohérente tous les tâches de l entreprise. Les solutions de gestion s appuient sur un logiciel standard tout en répondant exactement aux exigences des PME-PMI, leur garantissant ainsi un excellent retour sur investissement. Rapidité de déploiement, facilité d emploi et adaptabilité face à l évolution des besoins sont d'autant d atouts supplémentaires. A travers le monde, 4700 partenaires de distributeurs, installateurs et autres prestataires ainsi que salariés assurent un service après-vente complet pour des sociétés de pratiquement tous horizons. 15

16 Retrouvez nous dans les pays suivants Afrique du Nord et Orientale Afrique du Sud Allemagne Australie Autriche Baltiques Belgique Brésil Canada Croatie Danemark Espagne Finlande France Grande Bretagne Hollande Hongrie Inde Islande Italie Mexique Norvège Pologne Portugal République Tchèque Russie Singapour Slovénie Suède Suisse Turquie USA Incadea AG Am Rossfeld 4 D Raubling Telefon: +49 (0)8035 / Fax: +49 (0)8035 /

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