La gestion des formulaires sur l ENT

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1 La gestion des formulaires sur l ENT Ce didacticiel est issu de l aide en ligne de la société Kosmos à propos de l ENT Midi-Pyrénées L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 1

2 L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 2

3 Contenu 1. Le service «formulaires» Description du service Administration du service La gestion d un formulaire Création d'un formulaire Diffusion d'un formulaire Gérer le formulaire Du côté du répondant Compléter un formulaire Consultation des réponses collectées Export des réponses L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 3

4 1. Le service «formulaires» 1.1. Description du service Dans le service Formulaires, un utilisateur peut disposer d'une bibliothèque de modèles de formulaires qu'ils soient questionnaire, QCM, sondage ou encore quizz. De plus, il peut également gérer leur diffusion au sein de 3 services. En effet, il est possible d'insérer un formulaire dans un article de blog, une activité du cahier de textes ou encore lors de la rédaction d'une nouvelle discussion dans la messagerie interne. Ce service est accessible par le biais de la barre des services Administration du service Dans le tableau de gestion des services de l'ent, l'administrateur peut modifier le service Formulaires qui a été préalablement activé par le projet ENT auquel il est rattaché. Le rôle, unique, de ce service est Auteur. Il offre les droits suivants : accès au service création de modèles de formulaire modification de modèles suppression de modèles insertion dans 3 services spécifiques Il offre également des droits liés à la diffusion d'un formulaire : aperçu des modèles aperçu des formulaires diffusés consultation des réponses faites à un formulaire consultation du détail des diffusions suppression des réponses export des réponses consultation de ses propres réponses à un formulaire En tant qu'auteur, l'utilisateur sera soumis à un message d'information lors de son premier accès au service qu'il pourra alors acquitter. Il faut noter que tout formulaire est à la disposition de son auteur, indépendamment du site depuis lequel il a été créé, lui permettant ainsi de les visualiser depuis un autre établissement et de les diffuser sur d'autres portails. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 4

5 2. La gestion d un formulaire 2.1. Création d'un formulaire Accès L'accès est matérialisé par le menu à gauche de l'écran et le bouton de création disponible au-dessus du tableau des modèles. En cliquant sur l'un de ces boutons, l'utilisateur aboutit sur un écran de création composé à minima de 2 onglets, Paramètres et Page 1. L'onglet Paramètres permet de définir les conditions de diffusion du formulaire. L'onglet Page 1 permet de sélectionner et de déterminer les éléments constitutifs du formulaire. Paramètres Nom du formulaire : champ obligatoire Type de formulaire : 3 types sont disponibles o Authentifié (authentification ENT pour répondre) o Anonymisé (authentification ENT pour répondre sans stockage des identités des répondants) o Public (aucune authentification nécessaire pour répondre) Réponse modifiable : indique que le répondant pourra modifier ses réponses après avoir validé son formulaire et soumettre de nouvelles réponses qui supprimeront et remplaceront alors les réponses existantes. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 5

6 Afficher la synthèse : dans le cas où ce paramètre est activé, les répondants peuvent visualiser la synthèse des réponses après avoir validé leurs réponses. Accès aux réponses : en cochant cette case, l'auteur peut sélectionner jusqu'à 40 utilisateurs distincts des répondants qui pourront avoir accès à l'ensemble des réponses d'un formulaire diffusé. Ceux-ci seront avertis par messagerie dès que le formulaire sera publié. Notification : un message de notification sera transmis à l'auteur du formulaire et aux membres de la liste personnalisée au moment de la diffusion et pour chaque réponse soumise. Champs du formulaire L'auteur d'un formulaire peut rédiger jusqu'à 10 pages de questions/textes pour un total de 50 éléments. En cliquant sur le pictogramme [ +], l'auteur peut ajouter les pages supplémentaires nécessaires. En cliquant sur le pictogramme [ x ], l'auteur supprime la page en cours. L'auteur a la possibilité d enregistrer le formulaire, ce qui correspond à une sauvegarde de toutes les informations saisies sans quitter la page de création du formulaire En revanche, la validation du formulaire l intègre automatiquement dans la liste des modèles de l utilisateur qui dispose d un tableau récapitulatif au sein du service L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 6

7 Pour élaborer un formulaire, l'auteur dispose de deux types d'éléments, le Texte et la Question. Le texte permet d'introduire un sujet, de contextualiser une question ou encore d'insérer un contenu audio ou vidéo (usage fréquent pour des quizz de langues par exemple ou encore pour afficher des contenus). La question, quant à elle, existe sous plusieurs formats afin de répondre au mieux aux besoins de l'auteur. Il peut la choisir parmi une liste de question type. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 7

8 Typologie des questions 1. Réponse unique : bouton radio Ce type n'autorise qu'une seule réponse en cochant l'un des boutons. L'intitulé de la question est un champ obligatoire appelé Intitulé de la question. Les intitulés des boutons sont à rédiger dans le champ Réponse. Il est possible pour l'auteur de rendre cette question obligatoire ou non. S'il le souhaite, l'auteur peut mettre à disposition un champ libre de saisie pour permettre au répondant de préciser une réponse. Enfin, l'auteur peut rendre obligatoire l'ajout d'une pièce jointe. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 8

9 2. Réponse unique : liste déroulante Ce type n'autorise qu'une seule réponse en sélectionnant l'un des éléments de la liste proposée. L'intitulé de la question est un champ obligatoire appelé Intitulé de la question. Les intitulés des boutons sont à rédiger dans le champ Réponse. Il est possible pour l'auteur de rendre cette question obligatoire ou non. S'il le souhaite, l'auteur peut mettre à disposition un champ libre de saisie pour permettre au répondant de préciser une réponse. Enfin, l'auteur peut rendre obligatoire l'ajout d'une pièce jointe. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 9

10 3. Réponses multiples : case à cocher Ce type autorise autant de réponses possibles que d'éléments proposés. L'intitulé de la question est un champ obligatoire appelé Intitulé de la question. Les différentes réponses possibles sont à rédiger dans le champ Réponse. Il est possible pour l'auteur de rendre cette question obligatoire ou non. S'il le souhaite, l'auteur peut mettre à disposition un champ libre de saisie pour permettre au répondant de préciser une réponse. Enfin, l'auteur peut rendre obligatoire l'ajout d'une pièce jointe. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 10

11 4. Texte Ce type de question permet au répondant de saisir une réponse dont la longueur dépendra du nombre de caractères autorisés par l'auteur. L'intitulé de la question est un champ obligatoire appelé Intitulé de la question. Il est possible pour l'auteur de rendre cette question obligatoire ou non. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 11

12 5. Pièce jointe Ce type de question permet au répondant de joindre un document en tant que réponse. L'intitulé de la question est un champ obligatoire appelé Intitulé de la question. Le champ pièce jointe est désactivé. Une fois l'ensemble des textes et des questions saisis, l'auteur peut obtenir un aperçu en cliquant sur le bouton éponyme. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 12

13 2.2. Diffusion d'un formulaire Une fois le modèle de formulaire établi, il peut être publié selon des règles d'insertion décrites cidessous. Insertion de formulaire Validé, un modèle de formulaire peut être inséré autant de fois que nécessaire dans 3 services distincts : l'article de blog, dans la messagerie interne ou encore dans un contenu de cahier de textes. Pour ce faire, l'auteur dispose d'un outil disponible dans la toolbox en cliquant sur le pictogramme. Après validation, le formulaire apparaît sous la forme d'un lien. A savoir qu'il est possible de modifier les paramètres à chaque insertion en vue d une diffusion, notamment le titre. Il faut noter que l'outil d'insertion d'un formulaire n'est disponible que si l'auteur du formulaire dispose du rôle Rédacteur pour l'insertion depuis le blog, Messagerie interne pour l'insertion depuis ce service ou encore «professeur» ou «gestionnaire de séance» ou «saisie libre» pour le cahier de textes. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 13

14 Notification de la diffusion L'auteur d'un formulaire est automatiquement notifié de la diffusion de ce dernier ainsi que des réponses soumises par les répondants. Il peut sélectionner jusqu'à 40 membres de l'ent afin qu'ils soient également notifiés de chaque réponse collectée sur le formulaire en utilisant l'annuaire de K-d'école. Il est possible que ces personnes sélectionnées n'aient pas nécessairement accès au service mais elles peuvent en visualiser les réponses grâce aux liens contenus dans les messages de notification. La notification à chaque réponse est facultative par le biais d'une case à cocher dans les paramètres du formulaire. Le message reçu contient un lien permettant de consulter la réponse au formulaire en mode aperçu mais également un lien dirigeant vers l'écran détail des réponses apportées au formulaire. Dates de diffusion d'un formulaire En fonction du service dans lequel le formulaire est inséré, la date de diffusion peut varier : Date de mise en ligne de l article de blog : un formulaire qui n est pas encore diffusé n est pas accessible : un message d erreur s affiche à l utilisateur qui clique sur le lien dans l article en attente de publication. Date d envoi d un message : le formulaire est consultable dès lors que le message est envoyé par son auteur. Date de la séance s il s agit d un contenu ou date du travail à faire : si l option «Non visible avant la séance» est activée Date de création de la séance : si l option «Non visible avant la séance» désactivée L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 14

15 2.3. Gérer le formulaire Modifier un formulaire Un auteur a la possibilité de modifier un formulaire dans le tableau recensant l'ensemble des modèles. Les informations, pages, questions et zones de textes sont modifiables. Suppression des réponses à un formulaire Une ou plusieurs réponses à un formulaire diffusé peuvent être supprimées par l'auteur depuis l'affichage détaillé. Il est en effet possible de sélectionner une ou plusieurs réponses puis de choisir la suppression par lot dans le menu déroulant L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 15

16 Suppression d'un formulaire L'auteur peut supprimer un ou plusieurs modèles. La suppression du modèle entraine la suppression du formulaire quel que soit le service ayant servi à la diffuser. 3. Du côté du répondant 3.1. Compléter un formulaire Sollicité par le biais de l'un des 3 services précédemment mentionnés, l'utilisateur peut soumettre ses réponses qui seront transmises à l'auteur et aux membres de la liste personnalisée éventuelle, dès lors qu'il aura validé ses réponses. Exemple depuis la Messagerie Interne En cliquant sur le lien du formulaire, celui-ci s'affiche dans un cadre. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 16

17 L'utilisateur a dès lors la possibilité de répondre aux questions en navigant entre les pages à l'aide des boutons Suivant et Précédent. Les règles d'usage L'utilisateur a la possibilité de revenir sur une page précédente sans avoir répondu aux questions obligatoires de la page en cours. En revanche, il faut avoir répondu à toutes les questions obligatoires de la page en cours pour accéder à la suivante. Si l option a été activée par l auteur, le répondant a la possibilité de visualiser la synthèse des réponses soumises au formulaire. Il peut également supprimer les pièces jointes insérés en réponse, mais ne peut pas les télécharger directement depuis le formulaire de réponse, seul le titre est visible. Enfin, si l option «Réponse modifiable» a été activée par l auteur, sur un formulaire authentifié ou anonymisé, le répondant peut valider ses réponses puis en soumettre de nouvelles. Les modes de réponse Les modalités de réponses mises à disposition de l'utilisateur dépendent du paramétrage initial de l'auteur. Dans le cas où l'auteur choisit «Réponses modifiables : Non», le répondant ne peut soumettre ses L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 17

18 réponses qu'une seule fois. En revanche, s'il a fait le choix «Réponses modifiables : Oui», le répondant peut soumettre plusieurs réponses au même formulaire. Il valide donc une première fois et peut, s'il le juge nécessaire, recliquer sur le lien (article, message, cahier de textes) afin de compléter à nouveau le formulaire. Les données prises en compte pour la synthèse sont les plus récentes Consultation des réponses collectées L'auteur d'un formulaire, une fois celui-ci diffusé, accède au détail des réponses collectées. Dans le cas où il a établi une liste personnalisée, ses membres peuvent également consulter dans le détail les réponses apportées par les répondants. La consultation se fait par le biais d'un tableau récapitulatif. L'auteur peut afficher la synthèse des réponses mais également le détail des réponses de chaque répondant. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 18

19 Cette synthèse permet à l'auteur de visualiser de nouveau les informations concernant les paramètres d'insertion au formulaire. A noter que les questions de type "Texte" ne sont pas prises en compte dans les calculs des ratios ni dans l'affichage Export des réponses L'auteur, tout comme les membres de la liste personnalisée si elle a été établie, peut exporter au format.csv les réponses apportées à son formulaire. L'utilisateur doit se positionner sur l'onglet Réponses pour avoir accès au bouton Exporter. Un fichier zip est alors proposé pour ouverture ou enregistrement. Le nom du fichier d'export intègre la date de diffusion et le nom du formulaire. L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 19

20 Dans ce fichier est disponible la liste des pièces jointes qui auront été renommées. Cette archive peut contenir les éventuelles pièces jointes soumises par les répondants dans la mesure où le poids total de 200 Mo pour l'archive est respecté. A contrario, un message indique qu'elles n'ont pu être chargées et sont mises à disposition par le biais d'un lien relatif qui indiquera le chemin pour accéder L y c é e D é o d a t d e S é v e r a c Page 20

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