Cahier des charges site web CIMI

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1 Cahier des charges site web CIMI Création et maintenance du site Internet du LabEx CIMI, Centre International de Mathématiques et d Informatique (de Toulouse) A. Présentation de CIMI CIMI est un Centre innovant en mathématiques et informatique, et à leur interface, qui va aborder les nouveaux challenges de la recherche mondiale actuelle et répondre aux besoins de la recherche, de la formation académique et du monde socio-économique. Il a été labellisé Laboratoire d Excellence dans le cadre du Programme des Investissements d Avenir en S appuyant sur l Institut de Mathématiques de Toulouse IMT et des équipes de l Institut de Recherche en Informatique de Toulouse IRIT CIMI est appelé, sur la base d un programme scientifique conseillé par des personnalités scientifiques de premier plan, à porter au plus haut niveau les activités scientifiques en mathématiques et en informatique, à développer les synergies, et à devenir une référence internationale et un acteur actif du tissu académique et industriel. Le programme CIMI regroupe plus de 400 enseignants-chercheurs et 300 doctorants ou post-doctorants sur les sites de l IMT et de l IRIT à Toulouse. Dans le cadre de ses activités, CIMI propose, finance et organise des programmes de recherche et de formation en mathématiques et en informatique. Plus particulièrement, CIMI - propose de financer des séjours de chercheurs de premier plan (ex : chaires d excellence) ; - propose des bourses (Master, doctorales, post-doctorales) et des supports de chercheurs visiteurs longue durée qui font l objet d appels d offre internationaux diffusés via Internet ; - organise des événements scientifiques sous la forme de périodes thématiques (avec cours, séminaires, conférences ) ; - soutient des manifestations scientifiques et de vulgarisation ; - organise des écoles d été pour lycéens et étudiants ; - développe des actions de partenariat avec le monde socio-économique. 1

2 B. Le site actuel de CIMI Public : CIMI dispose actuellement d'un site Internet provisoire : qui lui permet de communiquer avec plusieurs publics : - les chercheurs français et étrangers (chercheurs locaux ou non, bénéficiaires ou non de ses programmes) en mathématiques et en informatique - les étudiants français et étrangers (étudiants locaux ou non, bénéficiaires ou non de ses programmes) en mathématiques et en informatique - les universités et instituts de recherche français et étrangers - les membres des différents conseils de CIMI - les entreprises - la presse - le grand public. Contenu : Ce site provisoire fournit à ce jour des informations minimales : - une information institutionnelle (structure, gouvernance, équipes ) - une information sur les missions de CIMI - une description des programmes proposés par CIMI (détail des offres, dates des appels d offre, résultats ) - des appels d offres (bourses, postes visiteurs ) sans formulaire d inscription en ligne - des annonces d évènements scientifiques. Technologie du site actuel : PHP (CMSSPIP) Back Office : L interface utilisateur permet de gérer : -l arborescence du site (les menus) -les pages classiques (création, contenu) 2

3 C. Le projet Les objectifs prioritaires sont d informer, communiquer, recruter, à l échelle mondiale, avec pour cible les chercheurs, les étudiants, les autres établissements de l enseignement supérieur et les entreprises. Nos besoins sont les suivants : - gérer le calendrier des activités scientifiques : annonces et ajout d évènements, mise en avant d un évènement particulier. Tout utilisateur peut transférer l évènement sélectionné dans son calendrier personnel - gérer en ligne les dépôts de candidatures à l ensemble des appels d offres : bourses Master, bourses doctorales, postes post-doc, poste de chercheur-visiteur - publier une newsletter mensuelle en ligne - intégrer des vidéos (interviews de chercheurs, d étudiants, séminaires et conférences filmés) - mettre en place le téléenseignement : diffusion en direct de cours et conférences vers le grand public (MOOC), exercices et interactivité avec les enseignants (les étudiants peuvent communiquer en ligne avec les enseignants) - communiquer sur les principaux réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter) Un accès intranet réservé aux collègues et membres des différents conseils CIMI est nécessaire pour informer, évaluer, communiquer, déposer des projets et gérer des évènements scientifiques. Plus particulièrement : Pour les membres des conseils CIMI : - avoir accès aux comptes rendus, documents et décisions de réunions, aux projets scientifiques validés par le Comité Exécutif - dans le cas d évaluation de dossiers de candidatures en réponse aux appels d offres, avoir accès aux dossiers déposés en ligne par les candidats avec une identification (login + mot de passe) et pouvoir déposer un avis sur le formulaire de candidature - faciliter la communication, mettre en place un agenda partagé Pour les organisateurs d évènements scientifiques : - déposer les projets scientifiques en ligne pour validation par les conseils CIMI - créer des pages web type intégrées au site CIMI grâce à un cadre prédéfini et ce pour chaque évènement scientifique. Ces pages web doivent être validées avant d être accessibles à tous en ligne - enregistrer en ligne des participants aux manifestations scientifiques 3

4 D. Production finale demandée Contenu du front office : Il est attendu du prestataire qu il fournisse : - deux accès : tout public et intranet - une version anglaise et une version française - un menu horizontal en haut de page - des pages classiques qui contiendront : des informations institutionnelles (structure, gouvernance, équipes ) une information sur les missions de CIMI une description des programmes proposés par CIMI (détails des offres, dates des appels d offre, résultats ) un calendrier des appels d offre et des événements de CIMI (en page d accueil) des appels d offre (formulaires de candidature en ligne) des focus (actualités) dans un espace éventuellement modulable des brèves et articles scientifiques ou d actualité scientifique une newsletter des communiqués de presse - des vidéos - un agenda - des formulaires de candidatures en ligne pour l ensemble des appels d offres - pour les candidats qui répondent aux appels d offre : une identification (login + mot de passe) pour un accès direct à sa ou ses candidature(s) (en page d accueil) - pour les évaluateurs des dossiers de candidatures : un accès aux dossiers déposés en ligne par les candidats avec une identification (login + mot de passe) et la possibilité de déposer un avis sur le formulaire de candidature - un moteur de recherche par mots-clés (en page d accueil) - des profils d utilisateurs si cela est pertinent - un forum de discussion (type Google group) accessible uniquement aux candidats dûment identifiés, - des liens vers les principaux réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter) - des formulaires d inscription aux évènements scientifiques CIMI - la configuration du site pour un développement éventuel de paiement en ligne des frais d inscription aux colloques - la configuration du site permettant à moyen terme l intégration de MOOC et la mise en place du téléenseignement Ce contenu devra être lisible, facile d accès, facile à mettre en ligne. En particulier, les formulaires des appels d offres seront ergonomiques et fiables, et la récupération des données aisée. 4

5 Si l option profils d utilisateurs est retenue, le contenu sera variable selon le profil d utilisateur sélectionné (chercheur/étudiant/grand public-presse-entreprises). Back office : L ergonomie du back office doit être intuitive, simple et efficace, facile d utilisation. Le back office permettra à l administrateur de gérer : - Le contenu : les pages classiques - les focus : classement des actualités - l agenda des évènements scientifiques et des différents appels d offres - l ensemble des appels d offre : par la création des formulaires l envoi d s automatiques d accusé réception du dossier et de réponse vers les candidats la consultation simple des fiches-candidats (recherche par nom sur un candidat, ou passer au candidat suivant d un simple clic) l export des données des formulaires au format Excel - les formulaires d inscription aux évènements scientifiques CIMI : création des formulaires gestion et tri des inscriptions (confirmée, en attente, annulée,..) export des données des formulaires au format Excel - la création de pages web type intégrées au site CIMI grâce à un cadre prédéfini et ce pour chaque évènement scientifique. - les comptes utilisateurs - la newsletter de CIMI (téléchargement de la newsletter de CIMI et envoi automatique aux abonnés) - les vidéos (et leur classement par niveau) - le forum de discussion Mise en forme : La mise en forme des pages utilisera des feuilles de styles et une palette de mise en forme classique. L organisation des menus, la hiérarchisation de l information et la page d accueil devront être claires et bien aérées. Les informations du type agenda, actualités (les focus), et les dates des appels d offre seront les plus lisibles possibles. Le graphisme se fera en accord avec l'identité graphique de CIMI déjà existante. 5

6 Charte graphique : Le site devra se conformer à l identité graphique définie pour CIMI. CIMI fournira les logos ainsi que les autres éléments graphiques (couleurs, symbolique). Exemples de sites de référence : Navigation et Ergonomie : Distinguer, si cela est pertinent, plusieurs profils d'utilisateurs (trois profils a priori : chercheurs/étudiants/entreprises-journalistes-grand public). Minimiser le nombre de clics permettant d'accéder aux informations les plus lues. En particulier : - ajouter un moteur de recherche par mots-clés - ajouter un calendrier des appels d offre et des événements de CIMI - classer les vidéos par niveau - permettre aux candidats des appels d offre d accéder facilement à leur(s) candidature(s). Le site devra être accessible aux handicapés visuels. Technologie : Le nouveau site devra être développé avec des outils simples, universels, compréhensibles par tous les webmasters (pas de fontes ni formats propriétaires, pas de typo3). Les outils utilisés devront également permettre au site d évoluer dans le temps et d ajouter de nouvelles fonctionnalités. Le site web sera hébergé par le CNRS au travers de son offre Cloud Recherche. Dans le cadre de cette offre, le site sera un site construit sur un des trois CMS suivants : SPIP, Joomla, Drupal. Une offre comparative des trois CMS et des avantages présentés par chacun en fonction de nos besoins, notamment la facilité d utilisation pour gérer le contenu du site, devra nous être présentée. Le choix final du CMS appartiendra à CIMI. Le CMS développé sera la propriété de CIMI qui détiendra les droits de propriété du site. 6

7 Sécurité : Le site devra prévoir des accès sécurisés pour l intranet (usage du protocole https) afin que les informations relatives aux login et mot de passe soient cryptées. Prestations récurrentes : Les prestations suivantes liées au site web et à son utilisation, ainsi que par extension aux fonctionnalités du site, sont attendues : la maintenance du site (sur la durée du marché soit 3 ans) : correction de bugs, mises à jour l assistance côté utilisateurs finaux (administrateur, étudiants, chercheurs, candidats) : un descriptif détaillé de l offre devra être présenté : hotline, temps maximum de réactivité en cas de problème, interlocuteurs la création d affiches à partir de fichiers numériques pour la promotion des événements scientifiques l accompagnement à la communication sur les principaux réseaux sociaux : Facebook, Linkedln, Twitter le référencement du site sur les moteurs de recherche : achat de mots clé, référencement naturel, suivi des performances, optimisation des pages et recommandations Statistiques : Nous souhaitons pouvoir disposer d un module dans le back office permettant de calculer des statistiques de fréquentation de nos pages. E. Méthodologie Les données du site existant seront reprises automatiquement sans ressaisie par l administrateur. Tout le contenu éditorial sera fourni par CIMI. L organisation des rubriques, des menus et des pages spécifiques sera définie par CIMI, éventuellement après discussion avec le développeur pour un choix optimal. Les solutions choisies se feront en concertation entre CIMI et le développeur. 7

8 F. Prestations attendues 1. Implémentation du site initial (forfait) Si la solution s appuie sur un produit commercial, le forfait comprend également les licences perpétuelles nécessaires. 2. Transfert de compétences vers les équipes du CIMI (devra permettre à ces équipes la mise à jour et la création de pages et de sites) (forfait) 3. MCO (forfait mensuel) Si la solution s appuie sur un produit commercial, le forfait comprend également le support des licences nécessaires. Le forfait comprend, en outre : - la maintenance du site - l assistance côté utilisateurs (administrateur, étudiants, chercheurs, candidats) : un descriptif détaillé de l offre devra être présenté : hotline, temps maximum de réactivité en cas de problème, interlocuteurs - la création d affiches à partir de fichiers numériques pour la promotion des événements scientifiques - l accompagnement à la communication sur les principaux réseaux sociaux : Facebook, Linkedln, Twitter - le référencement du site sur les moteurs de recherche : achat de mots clé, référencement naturel, suivi des performances (minimum 2 fois par an), optimisation des pages et recommandations 4. Création et mise à jour d éléments du site (le contenu est fourni par le CIMI) a. une page (en français et en anglais, par page) b. un micro site (en français et en anglais, par micro site) 5. Réversibilité 8

9 G. Présentation de l offre Afin de faciliter le traitement des réponses, nous vous proposons d adopter le plan suivant dans votre document de réponse : 1. Présentation de votre société et des chiffres clés : CA des 3 dernières années, effectif des 3 dernières années, résultats financiers des 3 dernières années, (Document Excel) 2. Présentation générale de votre solution, intégrant un dossier technique 3. Réponses détaillées aux fonctionnalités attendues 4. Présentation de l équipe projet et du déroulement de l accompagnement (spécifications, paramétrage, développement, assistance ) 5. Présentation d exemples concrets de missions réalisées dans un domaine d activité similaire 6. Focus sur la partie financière et la charge 7. Présentation des principaux atouts 8. Propositions permettant d améliorer le niveau de service attendu 9

10 H. Planning de travail 15 mai 2014 : Choix final du prestataire par CIMI. Précision de la demande. Début du travail sur le site. 15 juin 2014 : Premier point sur le travail réalisé. Premiers éléments fournis par le développeur et échanges entre CIMI et le développeur sur le travail réalisé. 15 juillet 2014 : Deuxième série d échanges entre CIMI et le développeur sur le travail réalisé. 1 er septembre 2014 : Troisième échange sur le travail réalisé et validation par CIMI. 1 er octobre 2014 : Site opérationnel. 10

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