Guide utilisateur. Flexible Storage

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1 Guide utilisateur Flexible Storage

2 Sommaire Débuter avec Flexible Storage Gérer mon espace de stockage Synchroniser mes données Partager un dossier (mode collaboratif) Sauvegarder mes données Autres fonctionnalités Sommaire

3 Débuter avec Flexible Storage Qu est-ce que Flexible Storage? Connexion au portail utilisateur Structure du portail Flexible Storage Installer le gestionnaire Flexible Storage Installer l application mobile

4 Qu est-ce que Flexible Storage Flexible Storage est une offre de services accessible via Internet ou VPN Orange Business Services qui, en fonction des options souscrites, vous permet d accéder à une partie ou l ensemble des services suivants (synchronistaion partage et /ou sauvegarde): Synchroniser vos données afin d avoir accès à la dernière version de vos documents à tout moment, sur tous vos périphériques (tablette, smartphone, PC) Partager vos dossiers afin de faciliter le travail collaboratif en interne avec vos collaborateurs, en externe avec vos partenaires Sauvegarder Et restaurer vos données en 3 clics. Le service est accessible depuis: Un portail Web utilisateur accessible en ligne L agent Flexible Storage, prérequis à l'utilisation de votre solution sur votre ordinateur, et téléchargeable sur l espace support client L application mobile* Flexible Storage pour les tablettes et smartphones, téléchargeable sur Apple Store et le Google Play Store *l accès depuis l application mobile est détaillé dans un document spécifique intitulé «Fiche pratique mobile et tablette».

5 Connexion au portail utilisateur (/) A la création de votre compte par l administrateur de la solution Flexible Storage, vous recevez un courriel automatique dans lequel figure : un hyperlien vers le portail Flexible Storage (ex: votre identifiant et mot de passe de connexion Etape : Copier l adresse URL du portail utilisateur dans un navigateur web. Etape : Saisissez l identifiant et mot de passe (figurant dans l de création de compte) dans les champs correspondants, puis cliquer sur «se connecter».

6 Connexion au portail utilisateur (/) Une fois connecté sur le portail, la page ci-dessous s affiche. Pour vous déconnecter, cliquez sur l icône correspondant à votre compte puis sur «se déconnecter»

7 Structure de votre portail utilisateur (/) Votre portail Flexible Storage contient vos données et est accessible depuis le portail Web et l application mobile Flexible Storage. Il est organisé de la manière suivante: L onglet Cloud Drive (visible si vous avez souscrit au service de synchronisation): Vous pouvez ajouter autant de dossiers que vous le souhaitez à l onglet Cloud Drive, mais les deux dossiers suivants y figurent par défaut: - le dossier myfiles contient vos dossiers personnels et est automatiquement synchronisé avec le cloud si l agent Flexible Storage est installé - le dossier shared with me contient les dossiers partagés avec vous.

8 Structure de votre portail utilisateur (/) L onglet Périphérique répertorie tous vos appareils (postes de travail terminaux mobiles) qui sont connectés sur le portail Flexible Storage. Il donne également accès au service de sauvegarde.

9 Installer le gestionnaire Flexible Storage (/8) Téléchargez le gestionnaire Flexible Storage pour votre poste de travail fixe ou portable: vous pourrez ainsi toujours synchroniser les versions les plus récentes de vos fichiers sur votre poste de travail et/ou sauvegarder le contenu de votre ordinateur sur le portail. Le gestionnaire Flexible Storage (ou «agent») est téléchargeable depuis le portail en cliquant sur «Installer l agent» []. Cliquez sur «Exécuter» [] dans le navigateur lorsque le téléchargement est terminé. L agent se téléchargera puis s executera pour être installé.

10 Installer le gestionnaire Flexible Storage (/8) Un fenêtre s ouvre en vous proposant deux choix d installation: Standard [] : vous êtes le seul à disposer des droits d utilisation du gestionnaire Flexible Storage. Multi-User [] : plusieurs utilisateurs peuvent utiliser le gestionnaire sur la même machine. Pour poursuivre l installation, cliquez sur «Next» [3]. 3

11 Installer le gestionnaire Flexible Storage (3/8) Lisez les conditions d'utilisation, puis cliquez sur «I Agree» [] pour les accepter. Cliquez sur «Next» [] afin de continuer l'installation.

12 Installer le gestionnaire Flexible Storage (4/8) Dans cet écran, vous pouvez sélectionner le dossier dans lequel s installera le gestionnaire Flexible Storage []. Cliquez sur «Next» [] pour poursuivre.

13 Installer le gestionnaire Flexible Storage (5/8) Une fois l installation terminée, une icône Flexible Storage [] apparaît dans la barre des tâches. Cliquez sur l incône. Saisissez vos informations (adresse du serveur, nom d utilisateur et mot de passe) [] puis cliquez sur «Se connecter» [3]. L adresse du serveur correspond à l URL de votre portail sans « (par ex: monentreprise.storage.orange-business.com) 3

14 Installer le gestionnaire Flexible Storage (6/8) Un écran récapitulatif des fonctionnalités incluses dans l offre Flexible Storage s affiche (Cloud Drive pour la Synchronisation et le Partage et/ou Sauvegarde dans le cloud). Cliquez sur «Continuer» afin de poursuivre l'installation [].

15 Installer le gestionnaire Flexible Storage (7/8) Remarque : Cet écran s affiche uniquement si vous avez souscrit au service de sauvegarde. Il est possible de configurer la sauvegarde dès cette étape. La partie Fichiers à sauvegarder [] permet de sélectionner dès cette étape l ensemble des fichiers à sauvegarder. Cette action peut être effectuée ultérieurement. La partie Périodicité [] permet de configurer la fréquence ou la planification des sauvegardes. Cette action peut être effectuée ultérieurement. La partie Chiffrement [3] permet de configurer la clé de chiffrement qui sera générée par le système Flexible Storage ou par un mot de passe défini par l utilisateur. Cette configuration est obligatoire à ce stade de l installation. (voir détails au slide suivant). 3 4 Cliquez sur «Terminé!» [4].

16 Installer le gestionnaire Flexible Storage (8/8) La partie Chiffrement : Cliquer sur «Modifier» et paramétrer le chiffrement.[]. Il s agit ici de créer une clé de chiffrement afin de garantir la confidentialité des données. La clé est soit générée par le système Flexible Storage, soit par un mot de passe défini par l utilisateur qu il faudra au deuxième cas saisir à chaque accès des données et lors des restaurations de données. Si vous souhaitez créer votre propre phrase d identification, sélectionnez «utiliser ma phrase d identification secrète et rentrer un mot de passe de votre choix []*. Sinon sélectionnez «Utiliser une clé de chiffrement générée automatiquement». [ ] *Attention : En cas de perte ou d oubli de la phrase d identification, il ne sera pas possible d effectuer la restauration des données depuis Flexible Storage! Par conséquent, pensez à conserver une copie de la phrase secrète dans un lieu sûr.

17 Installer l application mobile Téléchargez l application mobile Flexible Storage sur vos téléphones mobiles et vos tablettes. Vous pourrez ainsi accéder à la dernière version de vos fichiers en tout lieu et à tout moment. Les applications mobiles sont disponibles sur Apple Store et Google Store. L installation et l usage de l application mobile sont décrits dans le document spécifique «Fiche pratique mobile et tablette» disponible sur l espace support client.

18 Gérer mon espace de stockage cloud Charger un fichier (upload) Récupérer un fichier (download) Afficher mes fichiers en ligne Restaurer les versions précédentes d un fichier

19 Charger un fichier (upload) Votre espace est accessible depuis n importe où, moyennant une connexion à Internet. Cette gestion s effectue via le portail utilisateur, onglet Cloud Drive : Pour stocker des fichiers dans l espace de stockage personnel, entrez dans le dossier de votre choix [], puis cliquez sur l icône «charger» [] Ou bien plus simplement glisser les fichiers /dossiers et déposer les dans l interface Web du portail (drag and drop). [ ] Une barre de progression permet visuellement de suivre le chargement du fichier dans le cloud.

20 Récupérer un fichier (download) Pour récupérer des fichiers depuis votre espace de stockage personnel, entrez dans le dossier «myfiles» [], sélectionnez les fichiers à récupérer [] puis cliquez sur l icône «Télécharger» [3]. Enregistrer ensuite le fichier à l emplacement voulu sur le poste de travail, ou dans le cas d une sélection multiple de fichiers, enregistrer un fichier compressé «download.zip» contenant l ensemble des fichiers. 3

21 Visualiser mes fichiers en ligne Vous pouvez afficher les fichiers aux formats les plus courants directement dans votre navigateur. Pour cela, cliquez directement sur le nom du fichier []. La visionneuse affiche alors votre fichier []. Dans la visionneuse, vous pouvez consulter le fichier, le télécharger ou l imprimer.

22 Récupérer les versions précédentes d un fichier Il est possible de récupérer des versions précédentes d un fichier stocké dans le cloud si l option de rétention a été souscrite. Pour accéder à une version antérieure, sélectionnez le fichier que vous souhaitez restaurer à un état antérieur []. Cliquez ensuite sur l icône «historique des versions» []. Sélectionnez la version à restaurer puis dans la fenêtre suivante, choisissez l action souhaitée [3] : Télécharger ou Copier le fichier dans un autre dossier. La profondeur de l historique des copies instantanées disponibles dépend de l option de rétention souscrite. 3

23 Synchroniser mes données avec le cloud Synchronisation multi-dossier Gérer mes dossiers synchronisés Synchroniser des dossiers du Cloud

24 Synchronisation multi-dossier (/) Lorsque l agent est installé et connecté, un raccourci Cloud Drive apparait sur votre poste de travail intégrant le répertoire «myfiles». Ce répertoire local est synchronisé par défaut avec le cloud. Quand vous cliquez sur le raccourci Cloud Drive, une fenêtre explorateur s ouvre alors directement sur le répertoire de travail []. (par défaut, C:\ProgramData\CTERA\CTERA Agent\CloudDrive). Pour stocker des fichiers dans «myfiles», faire un glisser-déposer des fichiers souhaités vers ce répertoire de travail []. Les fichiers seront synchronisés automatiquement dans le cloud, c est-à-dire que toute modification apportée à un fichier dans ce répertoire de travail local sera automatiquement répercutée sur la copie stockée dans le Cloud. un symbole en face du fichier placé dans ce répertoire de travail signifie que celui-ci est bien synchronisé avec le cloud.

25 Synchronisation multi-dossier (/) Grace à la fonctionnalité «synchronisation mutli-dossier», il est également possible de synchroniser des dossiers locaux non contenus dans le répertoire local «Cloud Drive». Cela vous permet de synchroniser des dossiers sans être obligés de changer leur emplacement sur votre poste. Pour synchroniser un dossier local, faire un clic droit sur le dossier à synchroniser depuis l explorateur ou le bureau et cliquez sur «Flexible Storage» [] puis sur «Synchroniser ce dossier» []. Il est possible de mener cette action également depuis le menu agent. ( voir le slide intitulé Synchroniser des dossiers locaux) Une coche verte apparaît lorsque le dossier est synchronisé

26 Gérer mes dossiers synchronisés (/) Pour accéder aux paramètres de vos dossiers synchronisés, effectuez un clic droit sur l icône Flexible Storage dans votre barre des tâches et sélectionnez l'option «Paramètres» []. L écran qui s affiche vous permet de voir l ensemble des dossiers synchronisés sur votre poste de travail. Pour afficher les options disponibles pour les dossiers synchronisés, cliquez sur la flèche située à droite du dossier affiché [].

27 Gérer mes dossiers synchronisés (/) Vous disposez des possibilités suivantes: Afficher en ligne : ouvre un navigateur web pour se connecter au portail Flexible Storage et voir directement le contenu du dossier sur le Cloud. Partager avec les autres : ouvre un navigateur web pour se connecter au portail Flexible Storage et configurer le dossier afin de donner des droits d accès à des utilisateurs. Arrêt de la synchronisation : arrête la synchronisation de ce dossier. Gérer les paramètres de synchronisation : ouvre la fenêtre suivante afin de configurer le dossier local à synchroniser avec ce dossier et il est possible d exclure des sous-dossiers.

28 Synchroniser des dossiers locaux Pour ajouter d autres dossiers locaux à la synchronisation, cliquez sur «Cloud Drive» [] puis sur «Ajouter des dossiers» []. Dans la fenêtre qui s ouvre alors, sélectionnez le dossier local souhaité, puis cliquez sur «Démarrer la synchronisation» [3]. Le dossier s affiche ensuite dans l aperçu des synchronisations et dans la rubrique «Cloud Drive». 3

29 Synchroniser des dossiers du Cloud En plus des dossiers locaux, il est possible de synchroniser d autres dossiers du Cloud tels que les dossiers partagés avec vous ( shared with me ). Dans les paramètres de l agent allez dans la partie Cloud Drive [], cliquez sur «Autres dossiers sur le cloud» []. Cliquez sur la flèche à droite correspondant au dossier à synchroniser [3] puis sur «Synchroniser ce dossier» [4]. Remarque: par défaut, ce dossier sera synchronisé dans le dossier Cloud Drive (raccourci sur le Bureau). 3

30 Partager un dossier (mode collaboratif) Partager un dossier/fichier Utiliser des liens publics

31 Partager un dossier/fichier (/4) Pour partager un dossier ou un fichier avec d autres personnes, sélectionnez-le [], puis cliquez sur l icône représentant la collaboration [].

32 Partager un dossier/fichier (/4) L écran qui s affiche vous permet d entrer une adresse , un nom d utilisateur Flexible Storage ou un groupe d utilisateurs avec lesquels vous souhaitez collaborer []. Vous pouvez également effectuer les actions suivantes: Définir les droits d accès du collaborateur (lecture seule ou lecture et écriture) []. Définir la date d expiration du lien qui redirige vers l élément partagé (fichier ou dossier) [3]. Sécuriser le partage avec des utilisateurs externes indiqués par leur en imposant l authentification par vérification de l [4] Dans ce cas le destinataire reçoit un avec un code à usage unique qu il doit saisir afin de pouvoir accéder aux dossiers/fichiers. Vous pouvez supprimer des partenaires avec lesquels vous collaborez en cliquant sur [5].

33 Partager un dossier/fichier (3/4) Vous pouvez configurer les paramètres du projet en cliquant sur [], puis en sélectionnant les paramètres souhaités. Vous pouvez définir si: il s agit d un projet collaboratif les utilisateurs peuvent également partager le fichier ou le dossier : «Autoriser les membres de l équipe à repartager ce dossier» les utilisateurs peuvent synchroniser le fichier ou le dossier avec leur PC: «Autoriser les membres de l équipe à synchroniser ce dossier». Cliquez ensuite sur «Sauvegarder». Lorsqu un dossier/fichier est partagé: L icône de collaboration ainsi que le fichier est affiché en orange []. L icône du dossier est affichée en Orange [3]. 3

34 Partager un dossier/fichier (4/4) Les utilisateurs Flexible Storage invités voient maintenant ce dossier dans la section «Shared With Me» []. Les droits sont spécifiés sous le nom du dossier (lecture seule ou lecture/écriture ) []. Les personnes externes invitées (ne disposant pas d un accès Flexible Storage) reçoivent un qui contient un lien vers le dossier [] ou le fichier [].

35 Utiliser des liens publics (/3) Vous pouvez créer un lien public pour permettre à des personnes qui ne disposent pas d un accès Flexible Storage (personnes qui ne font pas partie de votre entreprise, par exemple) d accéder à certains dossiers ou fichiers de votre espace Flexible Storage. Vous pouvez ainsi partager certains dossiers ou fichiers. Cliquez sur les contenus que vous souhaitez partager pour les sélectionner []. Cliquez sur l icône du lien [] pour envoyer l invitation aux invités.

36 Utiliser des liens publics (/3) La boîte de dialogue «Liens publics à» s affiche. Cliquez sur «Créer un lien» []. Le lien vers l élément choisi s affiche alors. Vous disposez maintenant des possibilités suivantes: Vous pouvez copier le lien dans le presse-papiers en cliquant sur «Copier» [] pour l envoyer ensuite aux personnes souhaitées. Vous pouvez définir les droits d accès (droits de lecture uniquement ou droits de lecture et écriture) [3]. Vous pouvez définir la date d expiration du lien [4]. Vous pouvez supprimer des liens existants en cliquant sur [5] puis sur «Supprimer». Vous pouvez créer d autres liens vers cet élément (avec des droits d accès différents par exemple) en cliquant de nouveau sur «Créer un lien» []. Pour terminer, cliquez sur «Fermer». L icône du lien à côté de l élément relié s affiche maintenant en orange

37 Utiliser des liens publics (3/3) Les personnes disposant du lien pourront accéder au dossier [] ou le fichier [].

38 Sauvegarder mes données Configurer mes sauvegardes Restaurer mes données depuis l agent Restaurer mes données depuis le portail

39 Configurer mes sauvegardes (/5) Pour accéder au paramétrage de vos sauvegardes, ouvrez le Gestionnaire de Flexible Storage, en cliquant sur l icône de l agent Flexible Storage dans la barre des tâches []. S il s agit de votre toute première connexion, saisissez l adresse du serveur qui correspond à l URL de votre portail sans « (par ex: monentreprise.storage.orange-business.com), le nom d'utilisateur et votre mot de passe []. Cliquez ensuite sur «Se connecter» [3]. 3

40 Configurer mes sauvegardes (/5) Une fois votre gestionnaire connecté, faites un clic droit sur l icône de l agent []. et sélectionnez «Paramètres» []. Une fenêtre s affiche vous permettant de sélectionner quelles données doivent être sauvegardées dans le cloud.

41 Configurer mes sauvegardes (3/5) Allez dans «Fichiers de sauvegarde» [] dans «Paramètres de sauvegarde». Sélectionnez les fichiers/dossiers que vous souhaitez sauvegarder [] puis cliquez sur «Enregistrer» [3]. 3

42 Configurer mes sauvegardes (4/5) La fonctionnalité «Groupes de sauvegarde» [] vous permet de sauvegarder certains types ou groupes de fichiers dans Flexible Storage, par exemple tous les documents Image de votre ordinateur. Vous pouvez également définir vos propres modèles de sauvegarde en cliquant sur «Nouveau» [].

43 Configurer mes sauvegardes (5/5) Les menus «Périodicité» [] et «débit» [] vous permettent de définir à quelle ainsi que de limiter la bande passante utilisée pour réaliser vos sauvegardes.

44 Restaurer mes données depuis l agent (/3) Pour accéder à la fonctionnalité de restauration, ouvrez le gestionnaire Flexible Storage [] et cliquez sur «Restaurer» [].

45 Restaurer mes données depuis l agent (/3) Dans «Copie instantanée» [] sélectionnez la date de la sauvegarde dont vous désirez restaurer les données. Choisissez ensuite le fichier ou dossier à restaurer dans l arborescence [] en cochant la case à gauche. Sélectionnez le dossier dans lequel les données doivent être restaurées dans «Restaurer dans le dossier» [3]. 3

46 Restaurer mes données depuis l agent(3/3) Dans «If file exists» [], vous pouvez sélectionner l action à effectuer sur le fichier à restaurer s il existe un fichier du même nom dans le répertoire de destination. Cliquez ensuite sur «Suivant» puis sur «Terminer» pour démarrer la procédure de restauration []. Une barre de progression [3] vous indique où en est la restauration puis un message vous confirme que la restauration a bien été exécutée [4]. 3 4

47 Restaurer mes données depuis le portail (/) Pour restaurer les données d un ordinateur depuis le portail web, allez dans le menu «Périphériques» [] puis cliquez sur «Aller à la sauvegarde» [] du périphérique que vous souhaitez restaurer. Sélectionnez le dossier/fichier à restaurer [3] puis cliquez sur «Restaurer» [4]. 3 4

48 Restaurer mes données depuis le portail (/) La fenêtre qui s affiche ensuite vous permet de désigner l action à effectuer sur le dossier/fichier au moment de la restauration [] : Remplacer Remplacer si plus récent Renommer les fichiers restaurés Ignorer Pour terminer la restauration, cliquez sur «démarrer la restauration» [].

49 Autres fonctionnalités Configurer mon profil utilisateur Plugin Outlook Récupérer un fichier supprimé

50 Configurer mon profil utilisateur Pour configurer votre profil d utilisateur : Cliquez sur l avatar affiché dans l angle supérieur droit []. Si vous n avez pas encore configuré d avatar, vos initiales sont affichées à la place. Une fenêtre apparaît. Cliquez sur Mon profil []. Pour charger une image, cliquez sur l icône représentant un appareil photo, [3], naviguez vers le fichier image désiré, puis cliquez sur Ouvrir. Pour changer nom et adresse , cliquez sur l icône [4] en face des champs correspondants. Pour modifier la langue de l interface, sélectionnez la langue de votre choix dans la liste déroulante Langue [5] et pressez F

51 Plugin Outlook (/) Lorsque l agent Flexible Storage est installé sous Windows, un plugin est disponible pour Microsoft Outlook. L agent doit être connecté pour que la fonctionnalité soit active. Le plugin apparait lorsque vous rédigez un nouveau message dans Outlook []. Si ce n est pas le cas, activer le plugin dans Microsoft Outlook > Options > Compléments. Grace à ce plugin, vous n avez plus besoin de joindre des fichiers à vos s! C est un lien sécurisé vers ces mêmes fichiers qui y est attaché. Vous pouvez envoyer en interne comme en externe tous vos fichiers sans se soucier de leur taille ni de leur format. Le destinataire de l peut utiliser ce lien pour afficher ou télécharger les fichiers depuis le portail Flexible Storage. Les données enregistrées dans Flexible Storage au moyen de ce plug-in se trouvent automatiquement dans «Cloud Drive» / «Sent Attachements». Le plugin est actif uniquement si l agent Flexible Storage est installé et connecté.

52 Plugin Outlook(/) Pour joindre des fichiers à votre et les enregistrer automatiquement dans Flexible Storage : Allez sur votre messagerie Outlook et ouvrez un nouveau message Cliquez sur «Joindre des fichiers» [] puis sur «Depuis l ordinateur» [] et sélectionnez le fichier à joindre à votre . Un lien vers le fichier s insère dans votre . Vous pouvez configurer le plugin en cliquant sur «Joindre des fichiers» puis sur «Paramètres» [3]: Toujours enregistrer les pièces jointes dans Flexible Storage. Enregistrer les pièces jointes dans Flexible Storage à partir d une certaine taille. Ne jamais enregistrer les pièces jointes dans Flexible Storage. Toujours demander si les pièces jointes doivent être enregistrées dans Flexible Storage. Vous pouvez définir la date d expiration des liens Vous pouvez définir la langue du lien inséré. Pour terminer, cliquez sur «Enregistrer». 3

53 Restaurer un fichier supprimé (corbeille) Les données supprimées dans le portail Web peuvent être restaurée jusqu à 5 jours maximum. Pour cela, allez dans le dossier souhaité, puis cliquez sur l icône de la corbeille []. Les données supprimées s affichent en gris et barrées []. Cliquez sur l icône de récupération à droite [3] pour annuler la suppression du fichier. En cliquant sur l icône avec les trois points [4] vous pouvez supprimer le fichier, le télécharger sur votre ordinateur ou le copier dans un autre dossier. 3 4

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