Rapport sur les bibliothèques de l Université de Neuchâtel (octobre 2000) établi par Liliane Regamey sur mandat du rectorat

Transcription

1 Rapport sur les bibliothèques de l Université de Neuchâtel (octobre 2000) établi par Liliane Regamey sur mandat du rectorat

2 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Table des matières Liste des abréviations... 4 Définitions Introduction But du rapport Méthode de travail Limites du rapport Bref portrait des bibliothèques Situation particulière de la bibliothèque de droit Situation particulière des lettres... 7 Centre de dialectologie et d étude du français régional (dupeyrou 6)... 7 Institut d archéologie préhistorique et musée d archéologie (Hauterive)... 7 Laboratoire de traitement du langage et de la parole (1 er -Mars 26)... 7 Séminaire de français moderne (1 er -Mars 26)... 7 Séminaire de psychologie (ouvrages déposés en SES) Situation particulière de la théologie Enquête sur les bibliothèques Ressources Ressources humaines Ressources financières Locaux / matériel Public Activités des bibliothèques Nombre d heures d ouverture par année Détail sciences : Fréquentation Consultation des documents Prêt à domicile (nombre de prêts) Prêt interbibliothèques : activité de demandeur Prêt interbibliothèques : activité fournisseur Commandes à distance Bases de données Recherches documentaires effectuées pour les usagers Formation des usagers Formation du personnel (formation continue) Acquisitions Traitement de la documentation Mise en valeur des nouvelles acquisitions Pages web pour les bibliothèques Échanges Collections Monographies Périodiques Publications électroniques Autres types de documents Taux de disparition Système antivol... 19

3 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Dépenses de conservation : pourcentage du budget reliure par rapport au budget d acquisition de la bibliothèque : Désherbage Accroissement annuel des collections Services offerts Heures d ouverture (par année) Ouverture après 19h Ouverture le samedi matin Accueil des utilisateurs Documents en libre accès Fonds catalogué dans RERO (monographies) Prêt informatisé Prêt inter : taux de satisfaction Consultation de la page web de la bibliothèque Difficultés principales Espace Espace pour les collections Espace pour le public Espace pour le personnel Ressources humaines Catalogues Visibilité des bibliothèques Propositions d actions À court terme Pages web pour les bibliothèques Équipement Enquête auprès des utilisateurs Cahiers des charges Formation continue du personnel des bibliothèques À moyen et long terme Espace Politique de désherbage Numérisation de collections Ressources humaines Catalogues Informatisation du prêt Statistiques Services de référence Rapport annuel Plan d action

4 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Liste des abréviations BCU Bibliothèque cantonale et universitaire (Lausanne) BBS Association des bibliothèques et bibliothécaires suisses BPU Bibliothèque publique et universitaire (Neuchâtel) CIES Centre internationale d étude du sport EPFZ École polytechnique fédérale de Zurich EREN Église réformé évangélique du canton de Neuchâtel IAP Institut d archéologie préhistorique IDS Institut du droit de la santé NEBIS Netzwerk von Bibliotheken und Informationsstellen in der Schweiz (Réseau suisse allemand) OFS Office fédéral de la statistique RCBN Réseau cantonal des bibliothèques neuchâteloises RERO Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale SES Division des sciences économiques et sociales SFM Séminaire de français moderne SITEL Service informatique et télématique Virtua Système de gestion de bibliothèques qui succèdera à VTLS VTLS Virginian Tech Library System Définitions Monographie : ouvrage traitant d un sujet, pouvant paraître en un ou plusieurs volumes ; terme utilisé en bibliothéconomie par opposition aux termes «périodique» ou «série». Périodique : publication à parution régulière et prédéfinie Bulletinage : enregistrement des fascicules de périodiques à fins de contrôle Dépouillement de périodiques ou de congrès / mélanges : catalogage séparé des contributions contenues dans un périodique ou un congrès ou mélange Désherbage : élimination des ouvrages plus ou peu utilisés (concerne surtout les collections en libre accès)

5 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Introduction 1.1. But du rapport Le rectorat m a demandé ce rapport lors de mon entrée en fonction, en juillet 2000, par un mandat daté du 21 juin Il a pour but de servir de base à une réflexion sur les actions à entreprendre pour remédier aux déficiences et difficultés qui existent dans les bibliothèques de l Université de Neuchâtel. L acceptation ou la réfutation des propositions faites dans le chapitre «Plan d action» déterminera l orientation du travail de la direction des bibliothèques. Je tiens ici à remercier chaleureusement toutes les personnes professeurs, bibliothécaires, assistants, secrétaires pour leur accueil et pour le temps qu ils m ont consacré lors de mon enquête sur la situation des bibliothèques Méthode de travail J ai commencé par prendre connaissance des procès-verbaux de la Commission des bibliothèques, des différents rapports transmis au bibliothécaire de l Université, des pages web développées par certaines bibliothèques et de travaux faits par des stagiaires BBS sur ces dernières. Puis j ai établi un questionnaire afin de réunir les mêmes données dans toutes les bibliothèques que j allais visiter. J ai tenu compte pour l élaboration de ce document d enquêtes menées en Suisse romande, de tableaux de bord que j avais à disposition, de rapports annuels de grandes bibliothèques, ainsi que des données traitées par l Office fédéral de la statistique (OFS). La présentation des résultats cette enquête forme le troisième chapitre de ce rapport. J ai également rencontré quelques professeurs, afin d avoir des avis d utilisateurs Limites du rapport Le point de vue des utilisateurs est peu représenté. J envisage de faire, dans le premier trimestre 2001, une enquête auprès de ces derniers. Le résultat d une telle enquête pourrait avoir des conséquences sur les actions proposées et leurs priorités. Je découvre les bibliothèques de l Université de Neuchâtel. Cela présente l avantage de «l œil neuf», mais je pourrais aussi avoir manqué ou sous-évalué certains problèmes. 2. Bref portrait des bibliothèques L Université de Neuchâtel compte dix-neuf bibliothèques pour quatre facultés, vingt si l on comprend la bibliothèque des pasteurs, avec laquelle la faculté de théologie travaille très étroitement ; c est pourquoi je l inclus partiellement dans ce rapport de situation. Le rectorat a créé, en juillet 2000, un poste de direction afin d assurer la cohésion de ces nombreuses bibliothèques. Chacune d elles reste cependant dépendante, du point de vue de son budget, d une faculté ou d un institut. Cet ensemble de bibliothèques participe activement à deux réseaux : le RCBN et le RERO. Il entretient des rapports de collaboration avec la BPU. Ses utilisateurs y trouvent un apport documentaire, surtout dans les domaines des sciences humaines. La BPU se charge pour l Université des emprunts interbibliothèques, à l exception des bibliothèques de la Faculté des sciences qui organisent elles-mêmes ce service.

6 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Les bibliothèques sont localisées en onze lieux différents, allant de l ouest de la ville de Neuchâtel à Hauterive. Chacune organise sa gestion de manière indépendante. La participation aux réseaux cités ci-dessus a permis une unification des règlements du prêt à domicile ; l utilisation de règles de catalogage communes était déjà acquise avant l informatisation par la maintenance d un fichier central sur cartes. Les bibliothèques assurent une mission de formation de nouveaux bibliothécaires par l accueil de stagiaires de l École d information documentaire et d un à deux apprentis. Il faut souligner que les stages courts (un à deux mois) représentent une charge de travail pour les bibliothécaires formateurs. Voici une comparaison statistique qui permet de situer les bibliothèques de l Université de Neuchâtel par rapport à celles de l Université de Genève, de trois universités américaines et de deux françaises : Neuchâtel Genève Pittsburgh Harvard NY Univ. Besançon Brest Nombre étudiants 3'263 11'485 24'475 18'030 24'972 10'185 11'124 Budget acquisitions 1'160'000 4'030'000 4'540'000 16'090'000 5'320'000 1'090' '000 Budget acq./étudiant Postes personnel 0,56 1,4 1,1 5,6 1,3 0,6 0,3 Les données pour les universités autres que celle de Neuchâtel sont tirées du rapport de Jean- Paul Roux-Fouillet «Étude d adéquation des besoins et des ressources des bibliothèques universitaires, rapport final», commandé par l Université de Genève au Bureau van Dijk, Paris. Les budgets sont exprimés en francs suisses. La rubrique «Postes personnel» donne le nombre de postes dans les bibliothèques pour 100 étudiants. Pour Neuchâtel, les postes comptés sont ceux des bibliothécaires, aidesbibliothécaires et professeurs, assistants et secrétaires travaillant régulièrement dans les bibliothèques Situation particulière de la bibliothèque de droit La bibliothèque s occupe du catalogage, de la cotation et de l équipement des documents des institutions suivantes : - Institut de droit de la santé Cette bibliothèque compte environ 1'000 ouvrages, une quarantaine de périodiques, quelques CD-ROM et cassettes vidéo ; son accroissement est de 100 titres par année. Les documents sont classifiés à l IDS et la bibliothécaire de droit vérifie et corrige au besoin. - Centre international d'étude du sport Elle compte environ 4'000 titres en droit, économie, sociologie et autre domaines (monographies et articles) ; la bibliothèque de droit ne s occupe que des ouvrages de droit, les autres documents sont traités par la bibliothèque des SES. La juriste responsable de la bibliothèque recatalogue les monographies sur Filemaker et saisit les articles également sur ce programme.

7 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Institut suisse de la police Cette collection fait l objet d une convention avec l Université de Neuchâtel ; les documents sont déposés à la bibliothèque de droit ; cela représente environ 400 monographies, ainsi que des périodiques; une documentaliste travaille pour le centre de documentation Situation particulière des lettres - La bibliothèque de l Institut d ethnologie, bien que rattachée à la Faculté des lettres et sciences humaines, est gérée d une manière totalement indépendante par une bibliothécaire. - La bibliothèque principale s occupe du catalogage et de l équipement des cinq instituts et centres suivants : Centre de dialectologie et d étude du français régional (dupeyrou 6) Cette bibliothèque a un fonds de 3'500 volumes ; certaines collections sont actuellement déplacées au Mail pour le projet Onoma. La bibliothèque collectionne aussi des photocopies d articles, tirés à part, etc. L accroissement annuel est estimé à 150 monographies. Les nouvelles acquisitions sont cataloguées par la bibliothèque des lettres. Le fonds est encore sur fiches et en partie dans Filemaker. Le fichier sur cartes est maintenu : les nouveautés sont donc cataloguées deux fois, une fois dans le RERO et une fois dans Filemaker, avec édition d une carte qui est intégrée au fichier. Institut d archéologie préhistorique et musée d archéologie (Hauterive) Cette bibliothèque a déménagé début septembre 2000 dans le bâtiment du Latenium. Son fonds est d environ 6'500 volumes et l accroissement annuel est estimé à 200 monographies. 58 abonnements de périodiques sont en cours. Laboratoire de traitement du langage et de la parole (1 er -Mars 26) Le fonds de cette bibliothèque (~ 1'500 volumes) est entièrement catalogué dans le RERO. Séminaire de français moderne (1 er -Mars 26) Le fonds de cette bibliothèque totalise 5'120 monographies, réparties pour l essentiel dans deux salles. Aucun recatalogage dans le RERO n a été entrepris, en revanche tout est saisi sur un programme Filemaker. Actuellement la bibliothèque des lettres ne s occupe pas de cette collection. Lorsque le projet de recatalogage aura démarré, elle prendra en charge les nouveautés. Séminaire de psychologie (ouvrages déposés en SES) Les ouvrages sont traités par la bibliothèque des lettres, à raison de la présence de 5h par semaine en SES d une bibliothécaire Situation particulière de la théologie La collection de la bibliothèque des Pasteurs est un fonds précieux pour la Faculté de théologie. Jusqu à présent, une bibliothécaire à 50% s en occupe, mais ce poste, financé par l EREN, ne sera pas maintenu au-delà de Une solution doit être trouvée pour maintenir l accès à cette documentation.

8 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Enquête sur les bibliothèques 3.1. Ressources Ressources humaines Nombre de postes : Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Bibliothécaires 3,32 0,85 1,8 2,9 0,5 2,35 1,3 13,02 Aides-bibl. 1,2 0 0,5 1,7 Apprentis 1 1 Ass. volontaires 0,8 0,3 0,2 0,3 0,1 0,1 1,8 Autres 4,75 0,1 3 0,5 2,7 11,05 Total 8,87 1,15 3,3 6,2 0,6 0,5 5,15 2,8 28,57 Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Informat. Math. Physique Total Bibliothécaires 1,85 0,5 2,35 Aides-bibl. 0 Apprentis 0 Assistants volontaires 0,1 0,1 Autres 1,3 0,3 0,4 0,1 0,3 0,3 2,7 Total 1,95 1,8 0,3 0,4 0,1 0,3 0,3 5,15 Total des postes sans les personnes en mesures de crise : 20,77 La rubrique «Autres» comprend les personnes en mesures de crise et les professeurs, assistants, secrétaires qui s occupent régulièrement des bibliothèques. Bibliothèque centrale : jusqu en mars 2001 la bibliothèque centrale compte 3,3 postes. Le poste d apprenti lui est imputé, mais sera en réalité réparti entre les quatre facultés. Sciences : 1,25 poste de bibliothécaire se découpe en 0,7 pour l administration de la base de données des bibliothèques de l Université, 0,25 de décharge pour la coordination (informatique surtout), 0,1 pour les bibliothèques qui n ont pas de bibliothécaire, 0,2 pour la bibliothèque de biologie. Lettres : la rubrique «Autres» comprend 0,5 poste à l Institut d archéologie préhistorique et 0,25 poste au centre de dialectologie.

9 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Nombre de personnes : Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Bibliothécaires Aides-bibl Apprentis 1 1 Ass. volontaires Autres Total Encadrement des étudiants (nombre de postes pour 100 étudiants, y compris les doctorants) : Lettres Ethno Droit SES Théol. Sciences Bibliothécaires 0,3 0,17 0,45 0,6 0,85 0,25 Personnel fixe (PF) 0,35 0,75 0,55 PF + assistants vol. 0,4 0,23 0,8 0,65 1,05 0,57 PF + ass. + chômeurs 0,65 1,2 0,7 Encadrement des étudiants par le personnel fixe pour l ensemble des bibliothèques : 0,56. Bibliothécaires = bibliothécaires diplômés. Personnel fixe = bibliothécaires diplômés, aides-bibliothécaires + professeurs, secrétaires et assistants travaillant régulièrement pour les bibliothèques Ressources financières Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Budget acquisition Autres ressources Total Lettres : «autres ressources» comprend les amendes du prêt. Ethnologie : «autres ressources» représente le budget du Musée d ethnographie et les amendes du prêt. Droit : «autres ressources» comprend les ventes de cartes de photocopies. SES : «autres ressources» comprend les amendes du prêt et les revenus du prêt interbibliothèques. Pasteurs : la bibliothèque n a pas de budget fixe (selon la bibliothécaire). Budget d acquisition par étudiant : 355 Fr Locaux / matériel

10 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Mètres linéaires à disposition (libre accès et magasins) Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC ml à disposition ml occupés Taux d'occupation 75% 99% 100% 97% 95% 69% 68% Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Math. Physique Total ml disponibles ml occupés Taux d'occupation 72% 69% 54% 55% 70% 75% 69% ml = mètre linéaire Lettres : 4818 ml en libre accès et 4200 en magasins, dont 2977 sont occupés (70%). Remarque : le système de rangement des livres par séminaire demande beaucoup de place étant donné la nécessité de laisser des rayonnages vides entre chaque séminaire. Ethnologie : les 500 ml à disposition dans la partie en libre accès sont occupés à 100%. Théologie : 96% du compactus est utilisé (83 ml sur 86). Sciences : la chimie et les mathématiques occupent respectivement 210 ml et 105 ml de la bibliothèque de biologie. Mètres linéaires pouvant être déplacés hors de la bibliothèque (dépôt) actuellement Lettres Ethno Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Lettres : le déplacement de 100 ml en dépôt n est pas urgent. Ethnologie : un agrandissement de la bibliothèque est prévu (estimation variant en 4 et 9 ans) ; une mise en dépôt de certaines collections peut être envisagée. SES : après le déplacement de 500 ml la bibliothèque n aurait plus de problèmes de place pour ses collections pendant 4 à 5 ans. Théologie : d un manière générale, les rayons sont très occupés. Sciences : à terme il faudra déplacer environ 800 ml, mais il n y a pas d urgence Équipements PC Pour les utilisateurs Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences Total Nombre de PC PC ouverts internet PC reliés à une imprimante PC avec lecteur CD-Rom

11 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Math. Physique Nombre de PC PC ouverts internet PC reliés à une imprimante 0 1 PC avec lecteur CD-ROM 2 0 Lettres : 2 PC sont ouverts à internet et 1 donne l accès aux CD-ROM du RCBN. Ethnologie : 4 PC sont ouverts à internet avec des limitations ; un seul permet de naviguer librement. Droit : actuellement ces PC sont peu utilisés ; ceci est probablement dû au très large libre accès, ainsi qu au peu d ouverture sur internet. Sciences : les étudiants de 1 ère année utilisent la salle d informatique au centre de calcul ; ensuite, ils ont des bureaux collectifs équipés. Pour le personnel Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Nombre de PC PC ouverts internet PC reliés à une imprimante PC avec lecteur CD-Rom PC prêt PC équipement Lettres : un des PC est équipé d un lecteur de DVD Nombre de photocopieuses Lettres Ethno Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Lecteur(s) de microfiches Lettres Ethno Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Aucun de ces lecteurs n est équipé de photocopieuse ; en cas de besoin, les utilisateurs peuvent employer celui de la BPU. Sur demande, la bibliothèque de théologie prête son lecteur à domicile.

12 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Public Public potentiel (= public universitaire) : ne rend pas parfaitement compte de la réalité puisque les bibliothèques de l Université de Neuchâtel sont ouvertes à tous. Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences Total Etudiants Prof. et assistants Total Je n ai pas de données sur le public inscrit dans les bibliothèques, sauf pour l ethnologie (500 personnes). Il n est donc pas possible de calculer le taux de pénétration des bibliothèques dans leur environnement universitaire Activités des bibliothèques Nombre d heures d ouverture par année Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences Ouverture de la bibl Ouverture des services Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Math. Physique Ouverture de la bibl. Ouverture des services Sciences : les bibliothèques sont ouvertes 24h sur 24h pour les personnes qui ont une carte leur permettant d entrer dans le bâtiment. C est pourquoi je ne donne dans ce tableau que le nombre d heures d ouverture des services (renseignements, prêt). Fréquentation (nombre d entrées, nombre de personnes dans les salles de lecture, ) : seule la bibliothèque de droit dispose de ce renseignement. Elle a compté 12'417 personnes en salle de lecture pour l année Consultation des documents Nous disposons de peu de données pour cet aspect de l utilisation des bibliothèques. La bibliothèque des SES compte le nombre de documents cherchés par le personnel au compactus (2'077 pour 1999). La bibliothèque de droit a peu de choses qui ne sont pas en libre accès et évalue à une dizaine d unités par année ce que le personnel doit aller chercher. Elle compte en revanche chaque jour les documents remis aux rayons du libre accès : 33'725 pour 1999.

13 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Prêt à domicile (nombre de prêts) Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences Total Prêt à domicile Prolongations Total Commentaires : - pour les lettres : données extrapolées sur la base des 6 premiers mois de pour l ethnologie : données de 1998 ; les statistiques de prêt fournies par VTLS en 2000 sont aberrantes pour cette bibliothèque - pour le droit : pas de prêt à l extérieur ; quelques prêts aux professeurs et assistants à condition que le document reste facile à récupérer (ne doit pas sortir des locaux de l Université) - pour les SES : données de pour les sciences : la bibliothèque de biologie ne prête en principe pas ses documents, sauf pour de courtes périodes (week-end) ; les autres bibliothèques n ont pas tenu de statistiques du prêt, sauf celle de géologie (301 prêts en 1999). Prêt interbibliothèques : activité de demandeur Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Demandes Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Math. Physique Total Demandes photocopies 78 Demandes documents 54 Total Commentaire : les emprunts interbibliothèques sont faits à la BPU pour la plupart des bibliothèques, selon un accord entre celle-ci et l Université de Neuchâtel. Notons que ce service coûte à la BPU environ 150'000 francs par année. Dans quelques cas, les emprunts pour les professeurs et assistants sont faits par la bibliothèque (ethnologie par exemple). Les bibliothèques de la Faculté des sciences font directement leurs demandes, dans les bibliothèques suisses ou étrangères. La géologie tient un compte de ces demandes. Cette bibliothèque utilise beaucoup les ressources des universités de Lausanne, Fribourg et Genève, avec lesquelles elle a passé un accord d échange gratuit des documents. À titre indicatif, la bibliothèque de biologie paie en moyenne FS. 3'000. par année au réseau NEBIS (Netzwerk von Bibliotheken und Informationsstellen in der Schweiz), ce qui représente environ 350 documents reçus.

14 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Prêt interbibliothèques : activité fournisseur Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences Total Photocopies fournies Documents fournis Réponses négatives 9 9 Total Commentaires : - la bibliothèque de droit pratique une politique de prêt interbibliothèques très restrictive ; elle s occupe d envoyer les photocopies ou les documents demandés, qu elle ne compte pas séparément - la bibliothèque des SES prépare les documents demandés, mais fait exécuter les photocopies et les envois par la BPU - pour l ethnologie : les données datent de 1998 ; pas de comptage séparé des documents et des photocopies - pour les lettres : les photocopies et les envois sont faits par la BPU, même si la demande arrive directement à la bibliothèque; pas de comptage séparé des documents et des photocopies - pour les sciences en général : les bibliothèques fournissent peu de documents, nous ne disposons pas de chiffres précis récents. Commandes à distance La fonction de commande à distance de VTLS (request) n est pas encore active. Bases de données Pour l instant, peu de bases de données sont à disposition. En droit, Swisslex est accessible à la salle d informatique, indépendante de la bibliothèque. La bibliothèque des lettres est abonnée à trois bases de données ; la formation à leur utilisation est assurée principalement par les professeurs et assistants concernés ; par souci pédagogique, les bibliothécaires ne font pas de recherches documentaires pour les utilisateurs réguliers, mais leur donnent les éléments qui leur permettent d arriver à un résultat. L Institut de géologie et celui d hydrogéologie ont un abonnement commun à GeoRef, très utilisé par le public de la bibliothèque. Les instituts de biologie, chimie, microtechnique et physique sont abonnés aux bases Current contents correspondant à leur domaine d étude. L Institut de chimie est abonné à la base de données Beilstein en partenariat avec les instituts de chimie Benefri.

15 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Recherches documentaires effectuées pour les usagers En règle générale, les utilisateurs font leurs recherches documentaires eux-mêmes. Il peut arriver toutefois que le personnel fasse une recherche pour un usager réfractaire à l informatique, par exemple, ou pour un usager tout à fait occasionnel. En plus : - la bibliothèque de droit signale les articles de périodiques relatifs aux domaines de recherches des professeurs ou assistants qui le demandent, - la bibliothèque d ethnologie établit les bibliographies relatives aux cours de l année, ainsi que celles qui concernent les expositions du Musée d ethnographie ; elle fait souvent des recherches pour la presse. Formation des usagers Toutes les bibliothèques assurent la formation des nouveaux étudiants. Elle peut prendre différentes formes selon les moyens à disposition : présentation au moyen de transparents, visites de la bibliothèque présentation de VTLS en ligne exercices de recherche bibliographique : en droit, par exemple, la recherche documentaire fait partie du programme des cours de première année soutien individuel lors de recherches bibliographiques mode d emploi de VTLS sur la page web de la bibliothèque distribution de documentation lors de la présentation de la bibliothèque. Plusieurs bibliothécaires ont exprimé le souhait de pouvoir créer de véritables services de référence. Ces services pourraient être mis en place sous la forme suivante : une personne connaissant suffisamment bien les ressources disponibles (bibliothèque, services en ligne, CD-ROM, etc.) est à disposition des chercheurs quelques heures par jour. Afin de s assurer que ce souhait correspond bien à un besoin des utilisateurs, nous intégrerons cette question dans l enquête que nous aimerions faire auprès du public l année prochaine. Formation du personnel (formation continue) Une demande forte de formation continue est exprimée par le personnel des bibliothèques. Les cours proposés par la BBS ne correspondent pas toujours aux attentes et sont relativement chers par rapport à leur utilité. Les cours donnés lors du passage de Sibil à VTLS ont été ressentis par plusieurs bibliothécaires comme insuffisants. Il faudra en tenir compte lors du prochain passage de VTLS à Virtua. Une plus grande promotion des cours proposés par l Université de Neuchâtel ou l État de Neuchâtel pourrait couvrir certains besoins (meilleure connaissance des logiciels à disposition sur nos PC par exemple). Des formations spécifiques aux bibliothèques devront être organisées de manière interne (utilisation du programme de commandes sur Filemaker, utilisation des bases de données du consortium, etc.).

16 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Acquisitions Toutes les bibliothèques, sauf celle des lettres, s occupent de leurs acquisitions. Il n y a pas de politique commune vis-à-vis des fournisseurs. Ils sont généralement choisis en fonction de leurs spécialisations. - Lettres : on y trouve un très grand nombre de fournisseurs, étant donné que les professeurs et assistants font eux-mêmes leurs achats ; beaucoup sont des libraires travaillant dans le canton de Neuchâtel ; ce système implique pour la bibliothèque un gros travail de gestion des multiples factures. Elle n a en revanche pas à s occuper de la sélection des documents à acquérir, ni de la vérification de leur existence dans les collections. - Ethnologie : la bibliothécaire s occupe des acquisitions ; elle utilise principalement trois fournisseurs, dont deux dans le canton de Neuchâtel. Elle participe à la sélection des documents achetés. - Droit : la bibliothèque utilise 6 fournisseurs, dont 1 à Neuchâtel et 1 en Suisse. Les quatre autres sont situés dans les pays limitrophes et permettent un accès plus facile à la production d ouvrages juridiques étrangers. Ils sont aussi intéressants du point de vue du prix des livres. La bibliothécaire sélectionne une grande partie des documents à acquérir sur la base de catalogues spécialisés ou de comptes rendus paraissant dans les périodiques ; le reste provient de propositions des professeurs ou assistants. - SES : 8 fournisseurs, dont 2 dans le canton de Neuchâtel. Les rabais consentis varient de 5% à 10%. Le bibliothécaire et les professeurs choisissent les titres à acquérir. La bibliothèque est dépositaire de la documentation produite par l Union européenne, elle reçoit donc un grand nombre de documents en don. - Sciences : les bibliothèques utilisent aussi bien des librairies spécialisées en Suisse ou à l étranger que des librairies généralistes ; deux de ces dernières se trouvent dans le canton de Neuchâtel ; elles passent aussi des commandes directes chez les éditeurs ou les sociétés scientifiques sur la base des catalogues imprimés ou, plus souvent, des catalogues en ligne à disposition. Plusieurs instituts font partie d associations ou de sociétés et bénéficient ainsi de tarifs préférentiels pour les publications qui en émanent. - Bibliothèque centrale : les acquisitions se font essentiellement sous forme de commandes permanentes chez plusieurs fournisseurs ou chez les éditeurs directement. - Théologie : les professeurs sélectionnent les titres à acquérir, la bibliothécaire leur fait de temps à autre des propositions d achat. Elle utilise principalement trois fournisseurs, dont deux dans la canton de Neuchâtel. Traitement de la documentation Nombre d unités crées en 1999 dans le catalogue collectif du RERO, basé sur les statistiques RERO : Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Notices créées Exemplaires créés Ce tableau ne reflète pas toute la réalité du travail de catalogage fait dans les bibliothèques, puisque seules les nouvelles notices du catalogue collectif sont comptées. Tout le travail de raccrochage, qui implique la recherche du document dans le catalogue, l ajout des éléments locaux à la notice, quelquefois l indexation matière, l importation de la notice dans

17 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre la base locale neuchâteloise, la création d une notice d exemplaire et de la cote de l ouvrage, est passé sous silence. Mise en valeur des nouvelles acquisitions Peu de bibliothèques ont la possibilité d avoir des rayonnages séparés pour mettre en évidence leurs nouvelles acquisitions. Les bibliothèques de la Faculté des sciences ont pu le faire grâce à l espace dont elles disposent dans leurs nouveaux locaux. En théologie, la bibliothécaire a pu dégager un rayonnage pour exposer les nouveautés. En lettres, à côté de la liste générale des nouvelles acquisitions, une liste partielle est distribuée à chaque séminaire. Les nouvelles publications des membres de la Faculté sont exposées sur un présentoir ad hoc. Ailleurs les utilisateurs peuvent prendre connaissance des nouvelles acquisitions par le biais de listes, quelquefois publiées sur la page web de la bibliothèque. Les systèmes de classement aux rayons qui comportent un numéro courant peuvent également permettre de les repérer rapidement (SES par exemple). Les numéros récents des périodiques sont en revanche directement accessibles partout, même dans les bibliothèques qui manquent cruellement de place. La bibliothèque de droit, par exemple, les présente sur son bureau de prêt. Celle de SES distribue une liste des sommaires de ses principaux périodiques, car elle n a pas l espace suffisant pour présenter les fascicules. L accès aux numéros récents n est donc pas direct, mais l utilisateur est informé de leur arrivée et de leur contenu. La bibliothèque centrale dispose d une vitrine dans laquelle elle expose les publications importantes de l Université de Neuchâtel. Il faudra songer à la mettre en valeur (recours aux conseils d une décoratrice). Pages web pour les bibliothèques Il n y a pas de systématique pour le développement des pages web ; celles qui existent (lettres, ethnologie, SES) ont été créées et sont maintenues par les bibliothécaires qui se sont intéressés à la question. Il y a beaucoup d informations intéressantes dans les pages développées : liens thématiques, présentation des moyens électroniques que possèdent les bibliothèques, etc. Il faudra travailler à développer ces moyens d informer le public. Échanges La Bibliothèque centrale a envoyé : année thèses à échanger thèses envoyées autres publ. total dont Annales Elle a reçu, en 1999, 3509 publications à titre d échange.

18 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Collections Monographies Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Monographies Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Inform. Math. Physique Total Monographies Bibliothèque des Pasteurs : le nombre de volumes comprend les monographies et les périodiques. Géologie : comprend l hydrogéologie (4'000 volumes). Périodiques Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Titres (en tout) Titres vivants Mètres linéaires Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Inform. Math. Physique Total Titres (en tout) Titres vivants Mètres linéaires 897 Géologie : comprend l hydrogéologie (70 titres) ; la bibliothèque est abonnée à 75 titres et reçoit des bulletins d associations gratuitement ; j ai estimé le tout à 100 titres. Publications électroniques Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total CD, disquettes Abo. bases données Sciences : Les CD-ROM ne sont pas comptés séparément Autres supports (microfiches, microfilms, etc.) : peu signifiants, sauf pour les SES qui possèdent plus de 10'000 microfiches éditées par l Union européenne. Le droit a quelques anciennes thèses allemandes, le journal officiel de l Union européenne et des publications de l ONU. Les sciences reçoivent quelques thèses de l EPFZ. Aucune de ces bibliothèques n a de lecteur de microfiches muni d une photocopieuse, les utilisateurs doivent aller à la BPU pour en trouver un. Ce matériel est très peu utilisé.

19 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Autres types de documents Cartes : 52,5 ml en géologie, 2 unités en SES, une vingtaine en théologie, environ 40 en lettres (géographie). Enregistrements sonores : 20 en SES, 2 en théologie, quelques-uns en ethnologie (ethnomusicologie). Enregistrements vidéo : quelques-uns en géologie, non catalogués, et en biologie où ils sont utilisés pour illustrer certains cours. Diapositives : quelques-unes en géologie, non cataloguées. L Institut d histoire de l art possède un grand nombre de diapositives pour illustrer les cours et séminaires. Taux de disparition Ce taux ne peut être calculé que pour les bibliothèques qui ont un résultat d inventaire récent. Lettres : 0,5% par année (inventaire 1999 : disparus en cinq semestres sur 118'000 volumes) ; taux sur le fonds récent (= 48'000 volumes) : 1,3% Droit : inventaire en cours Biologie : inventaire en cours Mathématiques : 5% à 6% du fonds Géologie : les ouvrages manquants lors des inventaires sont la plupart du temps retrouvés dans les bureaux des collaborateurs Théologie : 1% du fonds, 6% du fonds récent (inventaire 1998) Système antivol Deux bibliothèques ont un système antivol : la bibliothèque de droit et celle des lettres. Pour être efficaces, ces systèmes doivent être installés de façon à ce que l entrée et la sortie de la bibliothèque se fasse par deux portes surveillées. Il faut également qu ils ne permettent pas de passer les ouvrages au-dessus des bornes. Environ 500 ouvrages disparaissent chaque année de la bibliothèque des lettres, en partie à cause de l inefficacité du système antivol, ce qui représente tout de même 7% du budget d acquisition. Cette expérience montre que l accès à la bibliothèque devra être pensé en tenant compte de l installation d un système antivol lors de l aménagement de nouveaux locaux. La bibliothèque de mathématiques protège ses ouvrages les plus coûteux en les mettant sous clé. Dépenses de conservation : pourcentage du budget reliure par rapport au budget d acquisition de la bibliothèque : Lettres Ethno Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC 16% 13% 20% 12% 14% 20% 14% 57% Bibliothèque centrale : le fort pourcentage des dépenses de reliure est dû aux thèses et publications de l Université de Neuchâtel que la bibliothèque a mission de conserver.

20 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Le budget consacré à la reliure est resté le même depuis Il sera nécessaire de le revoir à la hausse afin de permettre la bonne conservation des périodiques importants, ainsi que la sauvegarde d ouvrages de base que l on ne trouve plus dans le commerce et qui sont très utilisés. Désherbage On appelle «désherbage» le travail qui consiste à éliminer chaque année les volumes qui ne sont plus utilisés ou qui le sont peu. Il n y a pas de politique de désherbage dans les bibliothèques de l Université de Neuchâtel. En SES, les unités d informatique et de sociologie et sciences politiques éliminent de temps en temps des ouvrages des rayons. Ces documents sont pour l instant stockés dans le galetas du bâtiment central et inaccessibles. Accroissement annuel des collections Monographies Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Achat Don, échange Total Droit : les chiffres pour la bibliothèque comprennent les monographies et les périodiques - Ethnologie : moyenne annuelle calculée sur 10 ans - La différenciation entre achats et dons / échanges n est plus disponible avec VTLS. - Périodiques Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Total Abo. en cours Don, échange 3 3 Total Lettres : en 1997 la bibliothèque a bulletiné 1'580 fascicules. - SES : les abonnements en cours représentent environ 10'000 fascicules bulletinés par année Services offerts Heures d ouverture (par année) Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences Ouverture bibl Ouverture services Rapport 58% 100% 98% 66% 32% 32% - Services = prêt, renseignements - SES : la bibliothèque a une certaine souplesse lorsque ses services sont fermés ; les utilisateurs peuvent, par exemple, restituer des documents Sciences : le taux d ouverture des services par rapport aux heures d ouverture des bibliothèque est difficile à calculer, étant donné que la plupart des bibliothèques sont accessibles 24h sur 24h pour ceux qui ont la clé du bâtiment.

21 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Ouverture après 19h Lettres Ethno Droit SES Théol. Pasteurs Sciences non non non ~ oui non non ~ oui - SES : la bibliothèque est ouverte jusqu à 20h en mai, juin et début juillet Ouverture le samedi matin Lettres Ethno Droit SES Théol. Pasteurs Sciences oui non oui non non non ~ oui - Les bibliothèques de lettres et de droit sont ouvertes le samedi matin pendant les cours et les examens, sans personnel de surveillance pour la première. Accueil des utilisateurs Salle de lecture Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences Nombre de places Nombre d'étudiants Nbre d'étudiants pour 1 place Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Math. Physique Nombre de places Remarque : le nombre d étudiants pour une place ne correspond pas exactement à la réalité de la fréquentation des salles de lecture, puisque d autres publics sont susceptibles d y venir ; je l ai choisi par manque d informations sur les utilisateurs réels des bibliothèques. Lettres : le nombre de places comprend celles qui se trouvent dans les alvéoles ; il faut tenir compte du fait qu elles ne sont pas toujours disponibles, puisque des cours ont lieu dans ces locaux. Droit : les étudiants sont obligés de venir travailler à la bibliothèque, étant donné qu ils ne peuvent emprunter les documents. SES : le nombre d étudiants comprend les 250 étudiants de la Haute école de gestion, qui utilisent beaucoup la bibliothèque. Documents en libre accès Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Libre accès Non libre accès % libre accès 88% 99% 63% 92% 0% 100% Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Math. Physique Libre accès Non libre accès % libre accès 98% 66% 95%

22 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Biologie : seules quelques archives ne sont pas en libre accès. Bibliothèque centrale : les étudiants n ont pas accès aux collections de cette bibliothèque, qui est réservée aux professeurs. Fonds catalogué dans RERO (monographies) Lettres Ethno. Droit SES Théol. Pasteurs Sciences BC Fonds RERO Non RERO % à recataloguer 26% 10% 0% 11% 28% 0% Détail sciences : Biologie Géologie Microtech. Chimie Math. Physique Fonds RERO Non RERO % à recataloguer 20% 26% 0% 0% 82% 46% Ethnologie : il reste une paroi et quelques doublons au sous-sol à recataloguer. Bibliothèque centrale : le fonds sera recatalogué en entier début Géologie : ce qui est entré à la bibliothèque en 1960 et 1989 doit être recatalogué dans RERO ; le nombre de 5'000 est une estimation. Pasteurs : le rapport des monographies non cataloguées dans RERO au fonds des monographies ne peut pas être fait, faute de données sur le nombre de monographies. Prêt informatisé Lettres Ethno Droit SES Théol. Pasteurs Sciences oui oui non oui non non non Droit : la bibliothèque ne prête qu aux professeurs et assistants. Sciences : l informatisation est prévue ; un problème de manque de personnel retarde sa mise en œuvre. Théologie : une fois le recatalogage terminé, le prêt pourrait être rapidement informatisé au moyen d un PC et d un script VTLS dédié. Prêt inter : taux de satisfaction Seule la bibliothèque des SES dispose de données qui permettent le calcul de ce taux. (statistiques ILL99) ; elle arrive à 94% de demandes satisfaites Consultation de la page web de la bibliothèque Les bibliothèques des lettres et des SES ont installé un compteur sur leur page web. La page des lettres reçoit environ 100 visiteurs par mois (estimation faite après 5 mois d installation du compteur). Celle d ethnologie a été consultée 1096 fois en Difficultés principales Ce chapitre présente les principales difficultés que j ai relevées lors de mes visites. Les propositions d actions pour résoudre ces problèmes sont présentées dans le chapitre suivant.

23 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Espace Espace pour les collections Deux facultés ne connaissent pas de problèmes d espace urgents pour leurs bibliothèques : celle des lettres (exception faite du Centre de dialectologie et de l Institut d ethnologie) et celle des sciences. Elles sont logées dans des bâtiments récents et disposent encore de réserves de stockage pour leurs collections. Les autres bibliothèques ont des taux d occupation proches, atteignant ou dépassant les 100% (voir ch. «Enquête», p. 11. ) Cette situation demande au personnel des bibliothèques de remanier constamment l arrangement des rayonnages en accès libre afin de pouvoir y insérer les nouveautés, ce qui lui coûte beaucoup de temps et d énergie. Je me dois de préciser que les bibliothécaires ont fait preuve de beaucoup d inventivité pour pouvoir, malgré tout, présenter à leurs usagers le plus de documents possible. La surcharge des rayonnages rend l accès aux documents difficile pour l utilisateur. Trop serrés, les ouvrages se détériorent plus rapidement et les risques de perte augmentent Espace pour le public Les bibliothèques de droit et des SES, avec respectivement 1 place pour 7 étudiants et 1 place pour 12 étudiants, manquent d espace pour leur public. Notons pour comparaison que la bibliothèque de droit de Genève dispose d une place pour trois étudiants dans sa salle de lecture. Les étudiants en droit ne peuvent pas emprunter d ouvrages à domicile et sont donc contraints de travailler à la bibliothèque, ce qui implique une forte demande de places. De plus, les tables sont très petites si l on pense à la documentation qu un juriste garde à portée de main pour une étude (jurisprudence, commentaires, recueils de loi, etc.). La bibliothèque des SES accueille souvent des usagers qui travaillent en groupe. Afin que les conditions sonores de ces locaux restent acceptables, il faut pouvoir disposer d isoloirs pour ces groupes, ce qui n est pas le cas à Neuchâtel. D une manière générale, il manque également d espaces dans lesquels les usagers puissent utiliser les ressources électroniques des bibliothèques. Dans plusieurs cas, ils sont contraints d utiliser un PC du personnel pour lire un CD-ROM Espace pour le personnel Le manque d espace évoqué pour les bibliothèques de droit et des SES touche aussi le personnel. En SES un grand bureau «jardin» est à disposition ; ce système gagne de la place, mais nuit à la concentration.

24 Rapport sur les bibliothèques, lr, octobre Au centre de dialectologie, les bureaux servent également à entreposer des collections. Si, comme le demande le centre, l Université lui accordait un poste partiel de bibliothécaire, il ne trouverait pas de place pour effectuer son travail en l état actuel des choses. La bibliothèque des lettres ne dispose que d un tout petit local pour les travaux d équipement des documents. En cas d accroissement du personnel, le bureau des bibliothécaire se révèlera également trop restreint Ressources humaines Le personnel actuel des bibliothèques suffit à peine au traitement régulier de la documentation et à assurer l ouverture régulière des locaux. De plus, il est aidé en cela par des personnes bénéficiant de mesures de crise. Cette situation est très délicate : il est difficile d offrir un service de qualité avec un personnel dont la situation est instable et qui devient, avec l amélioration des conditions de l emploi, de plus en plus rare. L Université participera dès 2001 au Consortium des bibliothèques universitaires suisses, ce qui lui permettra de disposer de ressources documentaires électroniques importantes. Pour que ce projet prenne tout son sens, il sera indispensable de prévoir, dans les bibliothèques, des services ou des personnes de référence chargés de former le public universitaire à l utilisation de ces ressources. Cela représentera une charge supplémentaire, qui ne pourra être assumée que par des professionnels de la documentation. La création et le maintien de pages web fera, de plus en plus, partie intégrante du travail du bibliothécaire. Là encore c est une nouvelle tâche qui l attend et dont il faut tenir compte. Le tableau comparatif de la page 6 montre que l Université de Neuchâtel est sous-dotée en personnel pour ses bibliothèques : L Université de Genève compte 40% en plus de ressources humaines Catalogues Les bibliothèques de trois des quatre facultés ont encore leurs anciens fonds sur fiches. Cette situation entraîne pour l utilisateur la nécessité de recourir à plusieurs sources d information pour ses recherches bibliographiques. Elle augmente le risque de manquer des références importantes, si le chercheur oublie de consulter les anciens catalogues. Elle complique la gestion de la bibliothèque pour les acquisitions, les travaux d inventaire ou le prêt, lorsqu il est informatisé, puisqu il faut chaque fois recourir à deux systèmes. Elle empêche une meilleure gestion des collections : les données sur la circulation d un document, que l on peut obtenir avec un prêt informatisé, permettent de sélectionner avec plus de pertinence ceux qui doivent sortir du libre accès Visibilité des bibliothèques J ai déjà évoqué la dispersion géographique des bibliothèques de l Université. Cet état de fait rend difficile une vision globale de l existant en matière de ressources documentaires sur le campus.