Inscription à l OCRCVM «Qualités requises» pour les personnes autorisées

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1 Avis relatif à l administration Généralités Destinataires à l interne: Affaires juridiques et conformité Inscription Personne-ressource : Rossana Di Lieto Vice-présidente à l inscription et aux plaintes Le 26 juin 2009 Inscription à l OCRCVM «Qualités requises» pour les personnes autorisées Le présent avis a pour objet d énoncer : l approche que le personnel du Service de l inscription de l OCRCVM utilise lorsqu il examine les dossiers des personnes qui demandent une autorisation ou une inscription en vertu de la loi sur les valeurs mobilières de la province ou du territoire dans lequel l OCRCVM s est vu déléguer, par la commission des valeurs mobilières compétente, les fonctions d inscription des particuliers; l approche que le personnel du Service de l inscription de l OCRCVM utilise lorsqu il évalue l information relative aux cessations d emploi et les renseignements de nature réglementaire, criminelle, civile ou financière qui sont déposés auprès de l OCRCVM au moyen de la BDNI; des lignes directrices sur les méthodes d embauche à privilégier au sein des sociétés réglementées par l OCRCVM.

2 I. Examens des dossiers d inscription à l OCRCVM (a) «Qualités requises» pour les personnes autorisées L article 18 de la Règle 20 des courtiers membres prévoit de manière générale qu une demande d autorisation provenant d un particulier sera approuvée à moins que le demandeur n ait pas les qualités requises en matière d intégrité, de solvabilité, de formation ou d expérience ou que, pour d autres motifs, l inscription ne soit pas dans l intérêt public. 1 Le régime d autorisation de l OCRCVM est semblable au régime d inscription qui est prévu dans la législation en valeurs mobilières. 2 Pour toute demande d inscription ou d autorisation, le personnel du Service de l inscription de l OCRCVM doit déterminer si la personne semble avoir les «qualités requises» pour obtenir l autorisation ou l inscription et (ou) si l autorisation ou l inscription de cette personne n est pas dans l intérêt public ou est inacceptable pour quelque raison que ce soit. Trois critères fondamentaux servent à déterminer si une personne a les «qualités requises» pour obtenir une autorisation ou une inscription, à savoir : l intégrité, ce qui inclut l honnêteté et la bonne foi, particulièrement dans les rapports avec les clients, de même que le respect des règles de l OCRCVM et des lois sur les valeurs mobilières; la solvabilité, laquelle est considérée comme étant pertinente puisqu elle constitue une indication du risque que la personne s engage dans des activités à son propre avantage au détriment de celui des clients; la compétence, soit la connaissance des exigences prévues aux règles de l OCRCVM et aux lois sur les valeurs mobilières, et l expérience prescrite en la matière. 1 2 L alinéa 18(2) de la Règle 20 des courtiers membres confère au conseil de section le pouvoir de faire ce qui suit (pouvoir que le conseil de section peut déléguer à l un de ses sous-comités) : (a) approuver une demande d inscription ou de transfert en assortissant l inscription des conditions qu il estime justes et appropriées; ou (b) rejeter une demande d inscription ou de transfert s il estime : (i) que le demandeur ne satisfait pas à toutes les exigences prescrites aux Règles ou Ordonnances de l OCRCVM; (ii) que le demandeur ne respectera pas les Règles ou Ordonnances de l OCRCVM; (iii) que le demandeur n a pas les qualités requises pour l inscription en matière d intégrité, de solvabilité, de formation ou d expérience; ou (iv) que, pour d autres motifs, l inscription n est pas dans l intérêt public. La législation en valeurs mobilières prévoit de manière générale que, à moins qu un demandeur ne semble pas avoir les qualités requises pour obtenir une inscription, ou à moins que l inscription proposée soit inacceptable pour d autres motifs, l inscription devrait être accordée. personnes autorisées 2

3 Intégrité Aux fins de l évaluation de l intégrité d une personne, le personnel du Service de l inscription examinera notamment les aspects suivants : si la personne a été reconnue coupable de quelque infraction que ce soit. Une attention particulière sera portée aux cas de malhonnêteté, de fraude, de crime financier, ou à toute autre infraction commise au Canada ou ailleurs, ou toute infraction définie dans les lois portant sur les valeurs mobilières, les services financiers, l insolvabilité, les assurances, la protection des consommateurs, le blanchiment d argent, la manipulation du marché ou les opérations d initié; si la personne a fait l objet de quelque accusation que ce soit ou de quelque règlement que ce soit dans une poursuite civile, particulièrement en ce qui a trait à des placements ou à d autres activités financières, à une inconduite ou à une activité frauduleuse. si la personne fait l objet ou a déjà fait l objet d une enquête ou d une procédure disciplinaire de la part de l OCRCVM ou d un autre organisme de réglementation des valeurs mobilières, d un autre organisme d autoréglementation ou d un organisme gouvernemental; si la personne est l objet ou a déjà fait l objet d une procédure de nature disciplinaire ou criminelle, ou si elle a été informée de la tenue possible de toute procédure ou enquête qui pourrait se traduire par une telle procédure; si la personne a contrevenu aux exigences ou aux normes du régime de réglementation des valeurs mobilières ou aux exigences ou normes équivalentes d autres organismes de réglementation, ordres professionnels ou organismes gouvernementaux; si la personne a fait l objet de quelque plainte que ce soit relativement à des activités réglementées; si la personne a déjà eu des liens avec une entreprise, une société de personnes ou une autre entité à qui on a refusé une inscription ou une autorisation ou dont l inscription ou l autorisation a été révoquée; si la personne est actuellement ou a déjà été un administrateur, associé ou cadre dirigeant d une entreprise qui est devenue insolvable, qui a été liquidée ou mise sous séquestre pendant que la personne y était associée; si la personne a été congédiée ou sommée de démissionner et a quitté son emploi; personnes autorisées 3

4 si la personne a déjà été l objet d une mesure disciplinaire interne dans une société inscrite; si la personne s est déjà fait interdire d agir en qualité d administrateur ou de dirigeant d un émetteur ou d une société inscrite, ou si elle a déjà été sommée de démissionner d un ou de plusieurs postes qu elle occupait à titre d administrateur ou de dirigeant d un émetteur ou d une société inscrite; si, dans le passé, la personne a été franche et honnête dans tous ses rapports avec tout organisme de réglementation, et si elle a fait preuve d une disposition ou d une volonté de se conformer aux exigences et aux normes du régime de réglementation applicable ainsi qu aux autres exigences et normes d ordre législatif, réglementaire ou professionnel. Le personnel du Service de l inscription de l OCRCVM traite chaque demande individuellement en tenant compte des facteurs suivants : les circonstances qui entourent toute question susceptible d influer sur la qualification de la personne et l importance de la question; l explication fournie par la personne; le temps écoulé depuis l événement; et la preuve que la personne comprend bien l importance de la question. Solvabilité Aux fins de l évaluation de la solvabilité d une personne, le personnel du Service de l inscription examinera notamment les aspects suivants : si la personne a déjà été visée par toute créance attribuée ou constatée par jugement, au Canada ou ailleurs, créance qui n est toujours pas réglée ou qui n a pas été réglée dans un délai raisonnable; si, au Canada ou ailleurs, la personne a déjà conclu des arrangements avec ses créanciers, si elle a déjà déclaré faillite ou fait l objet d une requête de mise en faillite, ou si elle a déjà été déclarée en faillite; si la personne a déjà manqué à une obligation financière importante à l échéance de celle-ci, ou si elle a déjà eu des saisies-arrêts, des jugements non exécutés ou des directives sommant le paiement. Compétence Aux fins de l évaluation de la compétence et des aptitudes d une personne, le personnel du Service de l inscription examinera notamment les aspects suivants : si la personne possède les compétences minimales exigées par l OCRCVM pour l activité qu elle exerce ou se propose d exercer; personnes autorisées 4

5 si la personne a démontré, par son expérience et sa formation, qu elle est apte ou sera apte, si elle obtient l autorisation, à exercer l activité en question. (b) L autorisation ou l inscription proposée va-t-elle à l encontre de l intérêt public ou est-elle inacceptable pour d autres motifs? Les Règles des courtiers membres de l OCRCVM et la législation en valeurs mobilières font généralement une distinction entre la question de savoir si : un demandeur a les qualités requises pour obtenir l autorisation ou l inscription; et si : l autorisation va à l encontre de l intérêt public (ou l inscription est inacceptable selon la législation en valeurs mobilières en général). Au moment de juger si une autorisation va à l encontre de l intérêt public ou si une inscription est inacceptable pour d autres motifs, le personnel de l OCRCVM tiendra compte du mandat d intérêt public que doivent remplir les autorités de réglementation des valeurs mobilières, soit : protéger les investisseurs contre les pratiques déloyales, inappropriées ou frauduleuses et favoriser l équité et l efficacité des marchés financiers ainsi que la confiance dans ces marchés. Dans la plupart des cas, la question de savoir si une autorisation ou une inscription va à l encontre de l intérêt public ou est autrement inacceptable coïncidera avec la question de savoir si l autorisation ou l inscription peut être accordée compte tenu des critères énoncés ci-dessus. Cependant, le personnel de l OCRCVM évaluera aussi si l autorisation ou l inscription doit être accordée sur la base d une notion élargie d intérêt public, et ce, quelle que soit la conclusion qui se dégage de l évaluation de l admissibilité de la personne. Par exemple, si une personne qui demande une autorisation est actuellement employée dans une autre société inscrite, le personnel de l OCRCVM devra déterminer si ce double emploi peut avoir une incidence sur la capacité de la personne de s acquitter de ses responsabilités réglementaires auprès de la société réglementée par l OCRCVM. (c) Démarche réglementaire de l OCRCVM lorsque les «qualités requises» ne semblent pas réunies personnes autorisées 5

6 Si le personnel de l OCRCVM a des interrogations ou des doutes quant à la qualification d une personne, nous pouvons recommander l imposition de conditions à l autorisation ou à l inscription de la personne ou recommander un refus d autorisation ou d inscription. La personne aura la possibilité de se faire entendre avant qu une décision soit prise au sujet de l imposition des conditions ou du refus d autorisation ou d inscription. L OCRCVM ne considère plus que la surveillance effectuée sur une base volontaire est une démarche réglementaire appropriée lorsque la qualification d une personne est mise en doute. Nous avons éliminé ce type de surveillance en raison des préoccupations soulevées par certaines commissions des valeurs mobilières, et du fait que les conditions formelles imposées à une personne autorisée ou inscrite sont généralement publiées sur les sites Web de diverses commissions des valeurs mobilières au Canada. La publication de cette information a pour objet de donner aux investisseurs un accès à des renseignements plus complets au sujet de leurs conseillers en placement. Nous savons qu il est important, pour les sociétés, que l OCRCVM examine les dossiers des particuliers et accorde les autorisations ou les inscriptions le plus rapidement possible. Cela dit, le personnel de l OCRCVM peut avoir besoin de plus de temps pour examiner les demandes d autorisation ou d inscription dans les cas où nous avons des interrogations ou des doutes au sujet de la qualification d une personne. Ces examens sont, en bout de ligne, autant dans l intérêt des investisseurs que dans l intérêt du secteur en soi. Pour faciliter nos examens, il est important que les sociétés fournissent des réponses complètes et en temps voulu aux questions que leur pose notre personnel. II. Divulgations supplémentaires en ce qui a trait aux qualités requises Toute demande d autorisation ou d inscription (formulaire F4) ou tout avis déposé par une personne déjà autorisée ou inscrite qui contient des divulgations à l égard des éléments 12 (Cessations d emploi et congédiements), 13 (Divulgations en matière de réglementation), 14 (Divulgation des infractions criminelles), 15 (Divulgation des poursuites civiles) ou 16 (Divulgation de la situation financière) donnera lieu en général à un examen détaillé de la part du personnel du Service de l inscription de l OCRCVM, puisque ces éléments ont généralement une incidence sur l admissibilité d une personne à l autorisation ou à l inscription (ou sur le maintien de cette admissibilité). Dans de tels cas, le personnel de l OCRCVM demandera généralement que la personne fournisse une lettre (signée par le chef de la conformité de la société qui la parraine) expliquant les circonstances qui ont mené aux événements divulgués. Dans les cas où le personnel de l OCRCVM a de sérieuses interrogations au sujet de l admissibilité d une personne, le personnel demandera aussi des lettres de la part de la société et de la personne expliquant pourquoi elles estiment que la personne a les qualités requises pour obtenir l autorisation ou l inscription et pourquoi la personnes autorisées 6

7 société soutient la demande de la personne ou le maintien de son autorisation ou inscription. Les sociétés devraient s attendre à ce que la demande d inscription qui renferme des divulgations importantes pouvant influer sur l admissibilité de la personne fasse l objet d un examen plus long de la part du personnel de l OCRCVM. Le personnel de l OCRCVM pourrait aussi demander à la personne de fournir d autres pièces à l appui pour l aider à examiner les faits divulgués : Élément 13 du formulaire F4 Divulgations en matière de réglementation Cette section se rapporte aux divulgations faites aux alinéas suivants de l élément 13, sur le formulaire de la BDNI : 13.1.c - Inscription refusée par un organisme de réglementation des valeurs mobilières 13.1.d Exemption refusée par un organisme de réglementation des valeurs mobilières 13.1.e - Avis d audience émis par un organisme de réglementation des valeurs mobilières 13.2.b Autorisation refusée par un organisme d autoréglementation 13.2.c - Avis d audience émis par un organisme d autoréglementation 13.3.c - Suspension ou mesure disciplinaire imposée par un autre organisme de réglementation Pièces justificatives que le personnel de l OCRCVM pourrait demander : Documents émis par l organisme de réglementation des valeurs mobilières/l OAR/l autre organisme de réglementation Élément 14 du formulaire F4 Divulgation des infractions criminelles Copie des accusations criminelles Copie de l absolution inconditionnelle ou conditionnelle (Release/Bail conditions) Élément 15 du formulaire F4 Divulgation des poursuites civiles Déclaration Défense (si une défense a été déposée) Si une défense n a pas été déposée, la personne doit fournir une lettre d explication. Élément 16 du formulaire F4 Divulgation de la situation financière Pièces à l appui faillite non libérée : Bilan de liquidation et toute autre pièce justificative pertinente personnes autorisées 7

8 Pièces à l appui faillite libérée : Copie des pièces justificatives pertinentes faisant état de la libération de faillite Pièces à l appui proposition de consommateur non satisfaite / consolidation des dettes/saisie-arrêt /sommation de paiement / obligations relatives aux dettes: Copie des pièces justificatives pertinentes faisant état de la nature de la divulgation et donnant le détail des dettes et du plan de remboursement, s il y a lieu Pièces à l appui proposition de consommateur satisfaite / consolidation des dettes/saisiearrêt/ sommation de paiement : Documents de libération ou pièces montrant que les dettes ont été remboursées Pour favoriser un traitement rapide de la demande d autorisation ou d inscription d une personne, nous encourageons les sociétés à prévoir la nécessité de fournir les pièces justificatives et autres documents mentionnés dans le présent avis, et à fournir tous ces documents et pièces au bureau principal de l OCRCVM aussitôt qu il sera possible de le faire après le dépôt initial de la demande pertinente aux organismes de réglementation au moyen de la BDNI. Le personnel de l OCRCVM pourrait demander de l information supplémentaire ou d autres documents à n importe quel moment durant le processus d examen. III. Contrôles diligents à exercer avant l embauche dans la société qui parraine la personne La vérification des antécédents des candidats est une partie déterminante du processus d embauche dans le secteur des valeurs mobilières. Par exemple, les vérifications d antécédents peuvent aider les sociétés membres à déterminer si un candidat peut présenter un risque, sur le plan de la réglementation, pour la société ou pour les clients de celle-ci. En plus d examiner le formulaire F4 du candidat, de discuter du contenu avec ce dernier et de communiquer avec les employeurs précédents, le personnel du Service de l inscription de l OCRCVM recommande aux sociétés de tenir compte des lignes directrices suivantes comme méthodes d embauche à privilégier : (1) discuter avec le candidat de la nature de ses clients antérieurs et du type de valeurs mobilières qu il vendait lorsqu il travaillait pour les sociétés qui le parrainaient; (2) obtenir des explications du candidat au sujet de toute plainte de client ou de toute mesure disciplinaire prise à son endroit pour déterminer, autant que possible, le bienfondé de ces dernières avant d embaucher le candidat; personnes autorisées 8

9 (3) demander au candidat s il fait l objet d une procédure, d une plainte de client, d une enquête réglementaire ou d une poursuite civile non encore réglée, ainsi que la nature de la démarche en question; (4) faire appel au concours du personnel des Services de la conformité et des affaires juridiques, au besoin, durant le processus d embauche et nommer une personne (à un échelon supérieur à celui de directeur de succursale) ou un comité chargé d examiner, par exemple, les circonstances de tout renvoi motivé, les antécédents du candidat en matière de plaintes de clients, ses antécédents de nature disciplinaire ou toute procédure réglementaire ou civile en cours avant d embaucher un candidat ayant un tel historique d inscription. (5) examiner le dossier d inscription du candidat, y compris les avis de cessation d emploi déposés par les employeurs précédents, en faisant les vérifications applicables aux inscriptions énoncées dans l Avis sur la réglementation des membres de l ACCOVAM RM Nous encourageons vivement les sociétés à examiner de manière plus proactive les questions qui sont décrites dans le présent avis avant d embaucher ou de promouvoir une personne et avant de soumettre une demande d autorisation ou d inscription. Questions Les sociétés membres sont priées d adresser leurs questions au personnel suivant du Service de l inscription de l OCRCVM : Josette Nagel, chef du Service de l inscription (Vancouver) Téléphone : Janice Briggs, chef du Service de l inscription (Calgary) Téléphone : Wendyanne D Silva, directrice du Service de l inscription (Toronto) Téléphone : Ces lignes directrices sont inspirées d un avis semblable émis par la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) en Novembre 2007 et de l avis que la NASD a envoyé à ses membres en avril personnes autorisées 9

10 Lucy Pacheco, chef du Service de l inscription (Toronto) Téléphone : Laurie-Ann Gingras, chef du Service de l inscription (Montréal) Téléphone : personnes autorisées 10

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