Tous droits réservés à Ciril / CIVIL NET FINANCES : Décideur

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9 Décideur Net Finances est un outil d interrogation des bases de données CIRIL Finances. Cette interrogation s effectue au moyen de requêtes SQL. Il existe également d autres environnements Décideur «Métier» pour les logiciels de la gamme CIVIL : RH, Enfance, Elections, Patrimoine, etc. SQL est le langage «standard» de gestion de base de données relationnelles. SQL sert essentiellement à : Interroger la base => C est ce que fait Décideur. Manipuler les données => Décideur ne le permet pas. Définir la structure des données => Décideur ne le permet pas. Exemple de requête SQL : Select VUE_G_SERVICE.SV_LIBSER, SUM(V_CB_CALMAN) from where group by order by VUE_G_SERVICE, VUE_C_CPT_BUD VUE_C_CPT_BUD.V_CB_CODSER = VUE_G_SERVICE.SV_CODSER and VUE_C_CPT_BUD.V_CB_NUMEXE = '2010' VUE_G_SERVICE.SV_LIBSER,VUE_C_CPT_BUD.V_CB_CODSER VUE_G_SERVICE.SV_LIBSER, V_CB_CODSER L utilisation standard de Décideur ne requiert pas de connaissances SQL. Il est en revanche indispensable de bien maîtriser Civil Net Finances. 9

10 Comme tous les logiciels d extraction de données, Décideur permet : - L interrogation d une base de données à travers une interface graphique - La mise en forme du résultat - L extraction du résultat sous forme de feuille de résultats - L illustration automatique sous forme de camembert, d histogramme, etc. Décideur présente en complément les spécificités suivantes : - Intégration aux menus de l application : le logiciel ne requiert pas d installation spécifique, et la gestion des droits d accès s effectue comme pour les autres écrans de l application. - Prise en compte des sécurités : les droits d accès (comptes, exercices, budgets, ) définis pour chaque utilisateur s appliquent lors du lancement des requêtes. Ceci permet de donner un accès décentralisé aux requêtes composées. Net Finances 10

11 Définition d un état de sortie : Pour créer un état Décideur, il faudra choisir les données de la base finances à faire apparaître sur le tableau (état) t) ainsi i que les critères de sélection sur les informations extraites de la base (requête). Les données proposées sont classées par module : compte budgétaire, exécution budgétaire, préparation budgétaire, immobilisations, etc. Il est préférable de ne pas mélanger les modules. Un état peut être associé à une ou plusieurs requêtes SQL, mais, dans Civil Net Finances, l ensemble état+requête représente un tout indissociable. Lancement d une requête : Pour extraire les données, il faut lancer la requête SQL qui s exécutera. Décideur mettra en forme les données à l écran. Le tableau de données obtenu pourra être édité dans un tableur type Excel (.SLK), dans un éditeur de texte type Word (.RTF) ou Acrobat (.PDF). Mise à disposition Stockage des états de sortie : Les états de sortie Décideur ainsi définis seront mémorisés sur la base de données Civil Net Finances. Un état pourra être mis à disposition d autres utilisateurs qui n auront alors qu à l exécuter pour obtenir le résultat de la requête. IMPORTANT : Décideur prend en compte les droits d accès aux données mis en place par utilisateur. 11

12 Le catalogue Décideur est composé de «modules» correspondant aux menus du logiciel. Ces modules comprennent différentes «tables», elles-mêmes composées de «colonnes». Les colonnes contiennent les «données». Les colonnes peuvent être regroupées pour plus de clarté au sein de sous-dossiers appelés «groupes». Parmi les principaux modules, il convient de distinguer : Le module «comptes budgétaires» Comprend tous les composants du compte budgétaire, les montants budgétaires votés, cumuls mandatés, engagés non soldés (ENS), à la date du jour. Il s agit des mêmes informations que celles apparaissant sur l écran «Interrogation Soldes» ou dans les balances budgétaires. Utiliser ce module pour obtenir des cumuls annuels. Le module «exécution budgétaire» Contient les éléments liés aux écritures : historique des écritures de mandats, de titres, détail des engagements, des factures, des tiers Utiliser ce module pour obtenir une situation à une date antérieure à la date du jour ou encore pour obtenir des cumuls par période (mois, trimestre, semestre). Le module «préparation budgétaire» Présente le détail des inscriptions budgétaires et les informations liées aux étapes. Utiliser ce module pour obtenir des tableaux détaillés de la préparation budgétaire, et notamment des cumuls par étape. Tous les libellés sont regroupés dans certains modules spécifiques : Structure budgétaire libellés des différents composants d un compte budgétaire Paramètre : tables techniques libellés des différentes tables : taux de tva, codes origine, etc. Exécution budgétaire / Tiers libellés contenus dans la fiche tiers. 12

13 Pour pouvoir associer des éléments de deux tables différentes dans une requête, il faut que des jointures aient été établies entre ces tables. Les jointures existent entre deux tables contenant une colonne de même nature : il est alors possible d utiliser ces éléments communs pour établir un lien entre les autres colonnes de ces tables. Les jointures n existent en principe qu au sein d un dunmême module : il n y nya pas en principe de jointures entre deux tables de modules différents (sauf pour les libellés), même si la colonne porte le même libellé. Au cas par cas, des jointures complémentaires ont pu être cependant rajoutées. L absence de jointure est à l origine de la plupart de problèmes de requêtes : l utilisation de colonnes de modules différents est à éviter. En cas de résultat erroné, le premier contrôle à effectuer est de vérifier la cohérence des données grâce au code de la colonne. Règles à respecter dans la composition des états : 1- ne pas mélanger les modules dans la construction des états, sauf pour les libellés 2- utiliser en priorité les colonnes d une même table, par défaut ceux d une autre table 3- utiliser la même table pour la construction de l état et pour la requête 4- si le résultat affiché est erroné, vérifier la cohérence des colonnes (état ET requête) 5- si une jointure semble manquer, contacter l assistance pour confirmation. 13

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15 Etats de type «Edition» Création d un nouvel état P 16 Définition des colonnes P 17 Ajout des libellés P 18 Choix du bon type de montant P 19 Définition d une requête Sélection des critères P 20 Utilisation des opérateurs et parenthèses P 21 Lancement de la requête P 22 Enregistrement de la requête P 23 Etats de type «Statistiques dynamiques» Conception préalable du tableau «croisé» P 25 Création d un nouvel état P 26 Options des colonnes P 27 15

16 L accès à l écran de composition des états et requêtes s effectue fait à partir du menu «Décideur» du module «Décideur». Pour composer un état totalement nouveau : 1 Cliquer sur «Nouvel état» dans le menu «Etat de sortie», 2 Choisir de créer un nouvel état de sortie (structure du résultat) et de créer une nouvelle requête (critères de sélection), 3 Choisir le module à utiliser, 4 Choisir le résultat de type «Edition», 5 Choisir la présentation sur «1 ligne». 16

17 L accès à l écran de composition des états et requêtes s effectue à partir du menu «Décideur» du module «Décideur» Pour définir l état de sortie : se positionner sur l onglet correspondant «Définition de l édition» : 1 Sélectionner les données dans le catalogue des colonnes disponibles 2 Positionner les données dans le tableau en les déplaçant par «cliquer-glisser» 3 Mettre les données dans l ordre souhaité à l aide des flèches «haut» et «bas» (la ligne déplacée sera celle sélectionnée, c est-à-dire celle surlignée). 4 Retirer une des colonnes (ou l ensemble) à l aide des flèches «droite» (ou «droite multiple»). 5 Remarquer la cohérence des données choisies à l aide des premiers caractères du code. Un état de sortie doit en général être composé de données relevant d un même module, sauf exceptions définies. 17

18 L accès à l écran de composition des états et requêtes s effectue fait à partir du menu «Décideur» du module «Décideur». Pour disposer des libellés dans un état de sortie : 1 Ouvrir l outil de sélection de la fenêtre «Colonnes disponibles» 2 Choisir le module «Structure Budgétaire» 3 Rajouter éventuellement un filtre sur la table, le type ou le libellé, 4 Cliquer sur le bouton «Afficher» 5 Sélectionner le libellé recherché et le faire glisser sur l écran central 6 Remarquer la différence de codage entre les données principales et les données de type «libellé». Ceci ne pose pas de problème, car des «jointures» ont été définies entre les différentes tables du module et les tables du module «structure budgétaire». Ces jointures constituent une exception au principe général de cohérence des données d une requête. Les autres tables pour lesquelles des jointures ont été définies sont les tables du module «paramètres : tables techniques» et, au sein du module «exécution budgétaire», les tables du sous-menu «Tiers». 18

19 L accès à l écran de composition des états et requêtes s effectue fait à partir du menu «Décideur» du module «Décideur». Bien distinguer : - «Valeurs» et - «Valeurs pour les statistiques» 1 Les «valeurs pour les statistiques» cumulent différentes valeurs pour ne les présenter que sur une ligne unique, en fonction des données définies 2 Les «valeurs» affichent une ligne par valeur existante Dans l exemple ci-dessus, la requête est basée sur les comptes budgétaires. 1 L utilisation de la valeur «statistique» du BP permet d afficher la somme des montants budgétés sur les comptes par budget et par exercice (aucun doublon), 2 L utilisation de la valeur BP affiche en revanche autant de lignes qu il y a de valeur «BP», soit une par compte budgétaire (présence de doublons). REMARQUE : Dès lors que le compte budgétaire n est pas affiché dans son intégralité (Budget Exercice - Gestionnaire Fonction Nature Opération Service Antenne - Sens), mieux vaut toujours choisir «valeurs pour les statistiques». 19

20 L accès à l écran de composition des états et requêtes s effectue à partir du menu «Décideur» du module «Décideur» Pour définir une requête, passer sur l onglet «critères de sélection» 1 Sélectionner le critère de filtre en le déplaçant par «cliquer-glisser» Pour sélectionner un critère, le faire glisser n importe où dans la partie centrale de l écran : il sera positionné en tête de liste des critères. Pour positionner précisément un critère, le faire glisser sur un élément déjà défini : il sera positionné immédiatement après cet élément. 2 Choisir l opérateur de sélection : «égal», «supérieur à», «inférieur à», etc. 3 Définir la valeur du filtre Les critères de filtre de la requête doivent appartenir au même module que celui utilisé pour la définition de l état de sortie. La syntaxe pour les critères de recherche multiple («parmi») est «xx,yy,zz». Exemple pour sélectionner les budgets 00, 01 et 03, taper «00,01, ». A noter : l assistant (loupe) offre une interface pour les sélections multiples. 20

21 L accès à l écran de composition des états et requêtes se fait à partir du menu «Décideur» du module «Décideur» Les opérateurs «ET» et «OU» : - «Et» correspond à l INTERSECTION : les éléments appartiennent aux deux ensembles - «OU» correspond à l UNION : les éléments appartiennent à l un ou à l autre des deux ensembles (ou aux deux). Dès qu il existe plus d un critère de sélection, l opérateur «ET» se positionne par défaut. «Cliquer-droit» sur un opérateur pour passer de «ET»à«OU»,etinversement. A noter : l opérateur «OU» établit une rupture avec les éléments de sélection définis antérieurement. Ainsi, dans l exemple ci-dessus (2), la sélection du budget ne s applique que pour l exercice sélectionné avant l opérateur «OU». Les parenthèses Pour placer des éléments entre parenthèses, «cliquer-droit» sur un premier élément, et choisir «Mettre entre parenthèses». Les autres éléments à inclure entre les parenthèses créées sont rajoutés dans un second temps. 21

22 Le lancement d une requête s effectue indifféremment à partir des onglets - «Définition de l édition» ou - «Critères de sélection» Pour lancer une requête : 1 Cliquer sur le bouton «Recherche» (Loupe) 2 Un message de contrôle apparaît (paramétrable). Répondre «Lancer la requête». Si le nombre de lignes est trop important, le traitement risque de prendre du temps 3 Une requête de type «Edition» sort sous forme de tableau qu il est possible d extraire sous tableur pour une exploitation et mise en forme externe (par exemple : tableaux croisés dynamiques ou pilote de données). 4 Cliquer sur le bouton «Ecran précédent» pour revenir à l écran de définition de l état de sortie ou de la requête, afin d ajuster dajuster votre demande. L utilisation de ce bouton est plus efficace que cliquer directement sur le menu : cela évite le temps de chargement du catalogue 5 Une fois la requête lancée une première fois, le résultat obtenu reste consultable en cliquant sur le bouton «Ecran suivant» 22

23 L enregistrement d une requête s effectue indifféremment à partir des onglets - «Définition de l état de sortie» ou - «Critères de sélection» ou depuis la grille «Résultat de la sélection». Pour enregistrer une requête : 1 Dans l onglet «Définition de l édition», ouvrir le menu «Etat de sortie» et sélectionner «Enregistrer la requête» OU 2 Dans l onglet «Critères de sélection», ouvrir le menu «Opérations» et sélectionner «Enregistrer la requête» OU 3 Lors de l affichage du résultat de la requête, ouvrir le menu «Opérations» et sélectionner «Enregistrer la requête» OU 4 En bas de la grille de résultat de la requête, cliquer sur le bouton «Enregistrer la requête» Net Finances 23

24 L enregistrement d une requête s effectue indifféremment à partir des onglets - «Définition de l état de sortie» ou - «Critères de sélection» ou depuis la grille «Résultat de la sélection», au vu du résultat de la recherche. Par défaut, notamment dans Civil Net Finances, l état (composition du résultat) et la requête (critères de sélection) sont solidaires : un état est utilisé par une requête unique. La numérotation est alors automatique. REMARQUE : Il est cependant possible de désolidariser «état» et «requête» (paramètres utilisateurs). La numérotation de la requête est alors manuelle. C est le cas, notamment, pour Civil Net Enfance, dans lequel un état peut être associé à une multitudes de requêtes. 1 L état de sortie enregistré pourra être retrouvé lors de la composition d une nouvelle requête. 2 Le groupe permet de classer les différentes requêtes et de les regrouper par affinité. 3 La requête enregistrée, associée à cet état, peut être retrouvée et lancée à partir du menu «Catalogue des états», présenté é en arborescence ou en grille. Net Finances 24

25 Avant de se lancer dans la composition d une requête de type «statistique dynamique», il est important t de bien visualiser le résultat t que l on souhaite obtenir, d en déduire les données à extraire, et de déterminer celles qui permettront une comparaison «dynamique» et celles qui serviront à définir le niveau de détail. Si le résultat souhaité est de comparer l évolution du budget par chapitre sur plusieurs exercices : Comparaison : l exercice Segmentation : le chapitre Valeur : le Budget Primitif Si le résultat souhaité est de visualiser le ratio entre le chapitre 011 et le chapitre 012 par exercice : Comparaison : le chapitre Segmentation : l exercice Valeur : le Budget Primitif 25

26 L accès à l écran de composition des états et requêtes s effectue à partir du menu «Décideur» du module «Décideur» Pour composer un état de type «statistique dynamique» : 1 Cliquer sur «Nouvel état» dans le menu «Etat de sortie» (ou sur le bouton «Plus») 2 Renseigner le libellé de l état 3 Choisir le module 4 Affecter la requête à un groupe (optionnel) La notion de groupe permet de regrouper les requêtes selon une classification propre à la collectivité. Les groupes doivent avoir été préalablement créés dans le menu «groupe d états» du module «Décideur». 5 Choisir le résultat de type «Stat. dynamique» 26

27 L accès à l écran de composition des états et requêtes s effectue à partir du menu «Décideur» du module «Décideur» Il est possible de personnaliser la mise en forme finale : 1 En renommant les libellés des colonnes lors de la définition de l état de sortie : cliquer simplement sur le libellé et taper le nom souhaité. 2 En définissant des sous-totaux (ou rupture) : Dans l écran, cocher les cases ruptures pour chaque ligne devant présenter un sous-total. REMARQUE : Il n est pas possible de positionner une rupture, si la ligne supérieure n est pas ellemême une rupture. 27

28 L accès à l écran de composition des états et requêtes s effectue à partir du menu «Décideur» du module «Décideur» En bas de l écran, des informations et options de colonnes sont disponibles : 1 Dans la colonne «Détail des lignes» : rappel du libellé, largeur, rupture et saut de page La notion de «largeur» modifie le nombre de caractères reportés. Cette information est prise en compte dans l édition directe sur papier (ou Acrobat) ; elle est ignorée dans l état final sous tableur. 2 Dans la colonne «Colonnes statistiques» : rappel du libellé, largeur, tri Net Finances 28

29 Résultat sous forme de tableau extractible Lancement de la requête P 30 Extraction d un tableau mis en forme P 31 Extraction d une base de données P 32 Edition sous format PDF Lancement de l édition P 33 Résultat obtenu P 34 Lancement décentralisé des requêtes Choix de la requête P 35 Modification des sélections P 36 29

30 L accès à l écran de résultat s effectue en lançant une recherche - à partir du menu «Décideur» ou - à partir du menu «Catalogue des états». Il s agit d un écran «caché» (non visible dans le menu). Dans l écran «Décideur», le lancement de la requête peut s effectuer indifféremment depuis l onglet «Définition de l édition» ou depuis l onglet «Critères de sélection». 1 Cliquer sur le bouton «Rechercher» (loupe) 2 Ne pas oublier, auparavant, de définir des critères de recherche. Sinon, la recherche s effectuera sur ceux définis par défaut. 3 Décideur effectue un contrôle préalable sur le nombre de lignes ramenées par la requête. Ce contrôle permet notamment d éviter de lancer une requête trop importante. Ce contrôle, optionnel, est bien sûr paramétrable par utilisateur. REMARQUE : La durée d exécution d une requête est fonction du nombre de lignes et des performances de votre serveur. On peut considérer comme «normale» une requête dépassant le millier de lignes. 30

31 L accès à l écran de résultat s effectue en lançant une recherche - à partir du menu «Décideur» ou - à partir du menu «Catalogue des états». Il s agit d un écran «caché» (non visible dans le menu). Pour extraire le résultat : 1 Cliquer sur l icône «Extraction vers un tableur» (bouton jaune) : 2 Le résultat est extrait sous la forme d un fichier «*.SLK», sans mise en forme. 3 Le résultat peut également s obtenir sous la forme d un fichier «*.XML», qui conserve les informations de mise en forme. REMARQUE : Cette option est définie dans l administration des applications. Les fichiers «*.XML» ne sont lus que par les versions les plus récentes des logiciels de tableurs classiques (à partir de MS Office 2003 et Open Office 3) 31

32 L accès à l écran de résultat s effectue en lançant une recherche - à partir du menu «Décideur» ou - à partir du menu «Catalogue des états». Il s agit d un écran «caché» (non visible dans le menu). Il est possible d extraire un tableau sous forme de base de données afin de pouvoir l exploiter dans un logiciel de traitement externe. Pour un résultat de type «Edition», sans mise en forme : l extraction s effectue en l état, à l aide de l icône «extraction vers un tableur» (bouton jaune). Pour un résultat de type «Statistiques» ou un résultat de type «Edition» avec des sous-totaux : 1 Afficher le détail des lignes sans mise en forme en cliquant sur le bouton «Détail» (ou dans le menu «Opération», choisir la fonctionnalité «Afficher le détail des lignes sans mise en forme»). 2 Cliquer sur l icône «extraction vers un tableur» (bouton jaune) 3 La base de données extraite pourra être exploitée dans un logiciel externe. Pour revenir à un résultat mis en forme, cliquer sur le bouton «Statistique» (ou dans le menu «Opérations», choisir la fonctionnalité «Statistique : résultat mis en forme») 32

33 L accès à l écran de résultat s effectue en lançant une recherche - à partir du menu «Décideur» ou - à partir du menu «Catalogue des états». Il s agit d un écran «caché» (non visible dans le menu). Les options suivantes sont disponibles pour les éditions «Décideur» : 1 Choisir d afficher ou de ne pas afficher les critères de sélection. 2 Sélectionner «Edition» pour une sortie sous format «*.PDF». L option publipostage est réservée aux éditions du même nom (présentées en annexes). L extraction sous forme de fichier de données est une option destinée aux informaticiens, et n est pas abordée dans ce cours. 3 Les modèles d éditions disponibles sont Format A4 (Paysage), Format A4 (Portrait), Format A3 (Paysage). Le modèle «Format A4 (Portrait)» ne fonctionnera pas si le nombre de colonnes est trop important. REMARQUE : Les états multi-colonnes sont réservés aux éditions de la petite enfance et ne seront pas abordés dans ce cours. 4 Cliquer sur le bouton «Imprimer» (bouton «Imprimante») L écran d impression i classique s affiche. Cliquer sur le bouton «Imprimer». 33

34 1 L édition d une requête se présente sous la forme d un tableau simple. 2 Dans le cas d éditions avec plusieurs lignes, les cellules peuvent contenir plusieurs informations. Dans cet exemple, les champs «Raison sociale ligne 1», «Ligne 1 adresse», «Code Postal» et «Tiers Code» ont été positionnés sur la «ligne 1» lors de la définition de l état. Les autres champs ont été positionnés sur la «ligne 2». A noter : Le champ «Largeur» du détail des colonnes est opérant pour les éditions et permet de configurer les dimensions du tableau. 34

35 Le choix de la requête enregistrée s effectue à partir du menu «Catalogue des états» du module «Décideur». Ces écrans permettent de mettre à la disposition des services décentralisés des requêtes standards préalablement définies par la direction des finances. Décideur prend en compte les droits d accès aux comptes, budgets, factures, étapes, etc. Il est également possible de mettre en place des droits d accès aux requêtes (cf. infra) Deux présentations sont possibles pour le choix des requêtes : 1 Grille de lancement. La grille peut être triée et extraite dans un tableur. Il est possible à partir de cet écran de renommer ou supprimer ses propres requêtes. 2 Arbre de lancement. Il est possible de regrouper les requêtes par module ou par groupe prédéfini. Il n est pas possible d effectuer de suppression ou de modification à partir de cet écran. Pour lancer une requête : double-cliquer sur l édition lédition souhaitée, ou sélectionner une édition et cliquer sur «écran suivant». 35

36 L écran de modification des critères de recherche est accessible après sélection d une requête dans le menu «Catalogue des états». Il s agit d un écran caché (non visible dans le menu). L écran reste identique, que l on y accède par le lancement des requêtes en mode grille ou en mode arborescence. 1 L écran de sélection s affiche par défaut en mode «grille de saisie». Cette présentation simplifiée ne sera pas adaptée pour des requêtes complexes utilisant les opérateurs. 2 En cliquant sur le bouton «Arbre de saisie», la sélection se présente en arborescence. Cette présentation permet d afficher les opérateurs reliant les critères de sélection. Pour lancer la requête : Modifier (si nécessaire) la valeur des critères de sélection. Cliquer sur le bouton «recherche» pour obtenir un résultat sous forme de tableau extractible. Cliquer sur le bouton «imprimer» pour obtenir un résultat sous forme de document «*.PDF» REMARQUE : Il sera possible, à partir de l écran des résultats, d enregistrer la requête. Si l utilisateur ayant lancé la requête diffère de celui ayant créé cette requête, cet enregistrement ne pourra pas écraser la requête originale. 36

37 Gestion des requêtes stockées Chargement d une requête enregistrée P 38 Modification ou copie d une requête enregistrée P 39 Suppression d une requête enregistrée P 40 Classement à l aide des groupes d états P 41 Mise à disposition iti dans les menus Net Finances Ajouter des requêtes dans un menu P 42 Ajouter une requête dans un nouveau menu Décideur P 44 Ajouter une requête dans un menu Décideur existant P 45 Modifier un menu Décideur existant P 46 Export et Import des requêtes Exporter un ou plusieurs états prédéfinis P 47 Importer un ou plusieurs états prédéfinis P 48 37

38 Le chargement d une requête enregistrée s effectue à partir du menu «Décideur» du module «Décideur» 1 Cliquer sur «Utiliser une requête enregistrée» du menu «Etat de sortie» de l onglet «Définition de l édition» 2 Il est possible d affiner l affichage en utilisant les menus déroulants «Groupe», «Module» ou «Type». 3 Double-cliquer sur la requête souhaitée ANOTER:Les requêtes sont décrites dans les cadres «Détail de l état» et «Visualisation du Résultat de l état» 38

39 La modification ou la copie d une requête s effectue à partir du menu «Décideur» du module «Décideur» 1 Pour modifier une requête affichée à l écran, il faut que celle-ci ait été chargée à l aide du menu «Utiliser une requête enregistrée». Il ne faut pas confondre avec la requête qui s affiche par défaut lorsque l on entre sur le menu Décideur : cette dernière correspond à une requête temporaire reprenant les données de la dernière utilisation. Après avoir effectué les éventuelles modifications souhaitées, enregistrer la requête (directement depuis l écran de composition ou depuis la grille de résultat). 2 Il est possible de modifier le libellé de la requête ou le groupe. Le logiciel proposera : - soit d écraser la requête (uniquement si vous êtes le créateur initial), - soit de créer une nouvelle requête. 3 Sélectionner l option souhaitée. REMARQUE : Il n est possible de modifier une requête que si l on est créateur de cette requête. Dans le cas contraire, la requête est automatiquement dupliquée. 39

40 La suppression d une requête enregistrée s effectue en deux Temps, depuis le «Catalogue des états» du menu Décideur : 1 Désigner la «requête» (critères de sélection associés à un état de sortie) d un clic dans la grille des requêtes. 2 Supprimer la «requête» à l aide de la croix rouge (barre des boutons). Un message de confirmation vous prévient. REMARQUE : il n est possible de ne supprimer que ses propres requêtes. La liste des requêtes utilisant l état peut, en plus des requêtes enregistrées, indiquer une ou plusieurs requêtes « Dernière recherche». Il s agit des requêtes temporaires gardées en mémoire pour chaque utilisateur. Supprimer un état ne sera possible que lorsque les utilisateurs listés auront lancé une requête utilisant un état différent. 40

41 1 Pour créer un groupe d états : Dans l écran «Groupes d états» : - Cliquer sur le bouton «Ajouter» - Renseigner le code, le libellé, (l observation) - Cliquer sur le bouton «Valider» Lors de la création d une requête, le nouveau groupe seradisponible dans le menu déroulant correspondant. 2 Pour rattacher une requête déjà créée à un groupe d états : Dans l écran «Catalogue des états» : - Sélectionner la requête dans la partie haute - Modifier le groupe dans la partie basse - Cliquer sur le bouton «Valider» REMARQUE : Il n est possible de modifier que ses propres états. Les modifications effectuées dans le catalogue se répercutent automatiquement sur les requêtes utilisant l état. 41

42 Il est possible d afficher les requêtes Décideur directement dans l arborescence des menus de Civilil Net Finances. Ceci permet de mettre à disposition des services certaines requêtes prédéfinies. Ne pourront accéder à ces requêtes que les utilisateurs ayant accès au menu parent. Exemple : Des requêtes publiées dans le menu «éditions budgétaires» ne seraient accessibles qu aux utilisateurs pouvant accéder à ce menu. Il existe deux manières d intégrer ces requêtes : 1 Dans la fenêtre centrale (option «Ecran menu à droite») 2 En arborescence dans le menu principal (option «Détail du menu dans l arbre de gauche») 42

43 La création d un menu Décideur s effectue à partir du menu «Catalogue des états». 1 Sélectionner une requête 2 Cliquer sur le bouton «Ajouter dans un menu» Net Finances 43

44 La création d un menu Décideur s effectue à partir du menu «Catalogue des états». En mode «Ajout» : 1 Sélectionner le menu de l application dans lequel afficher la requête. Utiliser l assistant (icône «Arbre») pour afficher et sélectionner les menus. 2 Donner un nom au menu Décideur qui apparaîtra dans l arborescence principale 3 Choisir le type de présentation des requêtes : - affichées à droite dans l écran central ou - affichées à gauche en détail du menu Décideur. Valider REMARQUE : L arborescence apparaîtra après s être reconnecté. Net Finances 44

45 L ajout d une requête à un menu Décideur existant s effectue fait à partir du menu «Catalogue des états». Après avoir sélectionné une requête dans l écran «Catalogue des états», et après avoir cliqué sur le bouton «Ajouter dans un menu» 1 Sélectionner en haut de l écran un menu Décideur existant 2 Cliquer sur le bouton «Ajouter la requête n x à ce menu» 3 Un message de confirmation apparaît, répondre «Oui» Net Finances 45

46 La modification d un menu Décideur s effectue à partir du menu «Catalogue des états». Après avoir sélectionné une requête dans l écran «lancement des états enregistrés», et avoir cliqué sur le bouton «Ajouter dans un menu» 1 Pour enlever une requête d un menu existant : - Sélectionner un menu en haut de l écran - Cliquer sur «Détail du menu» - Sélectionner la requête à supprimer parmi celles affichées - Cliquer sur le bouton «Supprimer» de la barre d outils - Confirmer la suppression 2 Pour changer le mode de présentation d un menu existant : - Cliquer sur «Menu Décideur» - Sélectionner e le menu à modifier parmi ceux affichés - Changer l option d affichage en bas de l écran - Valider Net Finances 46

47 L export d états prédéfinis s effectue dans le menu «Import/Export» du menu Décideur. 1 Choisir le mode «Export» dans le menu déroulant 2 Déplacer de droite à gauche les états à exporter. Utiliser pour cela : - soit les boutons «flèche» de l écran, - soit la manipulation «cliquer-glisser». REMARQUE : Un seul fichier «Export» peut contenir plusieurs requêtes. 3 Déterminer l emplacement et le nom du fichier d export à l aide de l assistant : REMARQUE : Le fichier d export est généré en cliquant simplement sur le bouton «Enregistrer» de l assistant. 47

48 L import d états prédéfinis s effectue dans le menu «Import/Export» du menu Décideur. 1 Choisir le mode «Import» dans le menu déroulant. 2 Sélectionner le fichier à l aide de l assistant de sélection. 3 Déplacer de droite à gauche les états à importer. Utiliser pour cela soit les boutons «flèche» de l écran, soit la manipulation «cliquer-glisser». Si le numéro d un état importé est déjà utilisé par un état de la base de destination, la fenêtre de dialogue suivante apparaît : Choisir l option souhaitée. A noter : un seul fichier peut contenir plusieurs requêtes 4 Cliquer sur le bouton «Enregistrer» situé en bas de l écran 48

49 Paramétrages disponibles Préférences utilisateurs P 50 Les boutons dans Décideur P 52 Définition d une colonne personnalisée P 54 Etat de type «Publipostage» Extraction du «fichier d entête» P 55 Création du document de fusion P 56 Création d un modèle d édition personnalisé P 57 Association de la requête au modèle P 58 Edition du publipostage P 59 49

50 L accès à la fenêtre «Paramètre utilisateurs» est accessible à partir du menu «Paramètres». Vérification du nombre de lignes sélectionnées dans les recherches / éditions : Vérifier le nombre : pour afficher le nombre de lignes sélectionnées. Avec confirmation du lancement de la requête, dès lors que le nombre est supérieur à la valeur paramétrée. Poser la question : pour contrôler (ou non) le nombre de lignes sélectionnées. Au démarrage de Décideur, création d un nouvel état / requête : Permet de conserver (ou non) les informations liées à la dernière requête créée. L état correspond au premier onglet, la requête correspond au second onglet des critères. Mode avancé de composition des requêtes : Réservé en cas d assistance par CIRIL. Export des grilles vers tableur : Pour exporter (ou non) les critères de sélection. Composition des états de sortie : Dans le cas de Civil Net Finances, l état et la requête forment un tout indissociable. Décocher cette case. Afficher les codes dans le catalogue : Cette option doit être cochée pour les initiés, de façon à pouvoir vérifier les noms des champs dans le dictionnaire. Afficher les boutons : Cette case doit être cochée afin d accéder aux boutons. Afficher le bouton «Afficher la requête SQL» : Cette case devra être cochée lors d une assistance CIRIL, afin de vérifier / modifier la requête posant difficulté. Editions prédéfinies, présentation des critères de sélection : L utilisateur peut préférer saisir ses critères en arbre (requêtes complexes) ou sous forme de liste (requêtes simples). 50

51 L accès à la fenêtre «Paramètre utilisateurs» est accessible à partir du menu «Paramètres». Paramètre général : Date de référence des éditions : Cette fonctionnalité n est pas utilisée dans Civil Net Finances. Elle sert uniquement dans les requêtes concernant la GRH. Présentation des colonnes par table ou par table : Table : les dictionnaires sont présentés par table (les groupes sont dans chaque table). Groupe : les dictionnaires sont présentés par groupe (les tables sont présentées dans chaque groupe). 51

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54 La définition/modification d une colonne s effectue en cliquant sur le menu «Colonnes» de l onglet «Définition de l édition». La création de colonnes personnalisées permet d enrichir le dictionnaire de données. Elles sont utilisables pour tous les résultats de tableaux. Par exemple, on créera l information «Délai de mandatement t d une facture» comme étantt la différence entre la date de mandatement et la date d arrivée d une facture. Pour créer une colonne personnalisée : 1 Sélectionner la table désirée 2 Choisir la nature parmi Numérique, Texte et Date 3 Indiquer un code, un libellé, un titre de publipostage (ce dernier reprend par défaut le code) 4 Indiquer un groupe. Le groupe permet de classer les champs à l intérieur d une même table. 5 Faire glisser les champs désirés présents sur la droite («détail») sur la partie centrale 6 Valider Cette fonctionnalité peut demander une connaissance du langage SQL pour la construction de colonnes complexes, c est pourquoi il est conseillé d entrer en contact avec notre service assistance en cas de difficultés. 54

55 Il est possible d utiliser les données extraites de Décideur pour réaliser des publipostages. Pour définir une édition de publipostage, il faut : - Créer un état Décideur - Extraire le fichier d en-tête correspondant à cet état - Créer un document de fusion en utilisant le fichier d en-tête comme source de données - Créer dans Civil Net Finances un modèle d édition utilisant le document de fusion créé - Associer le modèle personnalisé à l état Décideur Pour Extraire le fichier d entête : 1 Choisir le type de résultat «Publipostage» 2 Définir les colonnes de l état (la requête pourra être définie ultérieurement) 3 Cliquer sur le bouton «Fichier d entête» 4 Dans le fichier «*.rtf» créé, rajouter un renvoi («entrée») à la fin de la ligne 5 Enregistrer le fichier Le rajout d un renvoi est important : en cas d oubli, le fichier ne sera pas conforme. 55

56 La procédure de création d un document de fusion (publipostage) dépend du logiciel de traitement de textet utilisé. Les éléments suivants sont valables pour le logiciel i l «Word» 1 Le séparateur de champs (colonnes) est le point-virgule ( ; ) Le séparateur d enregistrement (lignes) est «Entrée» 2 Pour les champs de fusion commençant par un chiffre, le logiciel «Word» rajoute les caractères «M_»endébut de champ : ceci empêchera Décideur de reconnaître le champ! Il faut enlever ces caractères supplémentaires, non pas dans le «libellé» du champ de fusion, mais dans sa «valeur», à laquelle on accède en tapant «ALT + F9» 3 Supprimer le cas échéant les caractères erronés dans la «valeur» du champ de fusion 4 Enregistrer le modèle sous format «*.rtf» 56

57 Pour créer un nouveau modèle d édition, cliquer sur «Personnaliser un modèle d édition» dans le menu «Etat de sortie» 0 Passer en mode «Ajout» (bouton «+») 1 Saisir le libellé du nouveau modèle de document 2 Associer le fichier précédemment créé à ce nouveau modèle en cliquant sur «Parcourir» 3 Cliquer sur le bouton «Valider» 4 Cliquer sur le bouton «Ecran précédent» 57

58 Pour associer un modèle à une requête, cliquer sur «Modèles associés» dans le menu «Etat de sortie» L affichage de la partie haute de l écran est modifiée. 1 Cliquer sur l assistant de recherche (bouton «loupe») pour afficher les modèles disponibles 2 Sélectionner le modèle souhaité, puis valider 3 Cliquer sur le bouton «Fermer» pour revenir à l affichage standard 58

59 Pour lancer le publipostage : 0 Cliquer sur le bouton «Imprimer» la fenêtre d édition s affiche 1 Par défaut, le choix du résultat de l édition est bien positionné sur «publipostage» 2 Par défaut, le modèle d édition sélectionné est celui spécifié dans l étape précédente 3 Cliquer sur le bouton «Editer» l écran de lancement d impression s affiche : 4 Cliquer sur le bouton «Imprimer». 59

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62 Questions à se poser : Quel est le module qui contient les informations de dates? Où se trouvent les libellés des structures budgétaires dans le catalogue Décideur? Valeur normale (unitaire) ou valeur statistique (cumulée)? Pourquoi? 62

63 Questions à se poser : Quel(s) module(s) et quelle(s) table(s) utiliser? Où trouver le nom (raison sociale) du fournisseur? Comment ne sélectionner que les factures «à mandater»? Quelle est la date sur laquelle mettre un critère de sélection? Option : comment ne ramener que les factures à mandater avant la fin du mois? Net Finances 63

64 Questions à se poser : Comment obtenir le réalisé TTC de l exercice? Comment trier par ordre décroissant? Net Finances 64

65 Questions à se poser : Quelle table du module «Immobilisations» utiliser? Net Finances 65

66 Questions à se poser : Comment positionner les éléments pour obtenir un tableau croisé? Comment obtenir un comptage des factures? Net Finances 66

67 Questions à se poser : Comment obtenir un comptage des engagements? Net Finances 67

68 Questions à se poser : Où trouver le libellé des types d écritures? Comment obtenir un comptage des écritures? Quel est l élément de comparaison? Quel est l élément de subdivision? Net Finances 68

69 Questions à se poser : Quelle table du module «Immobilisations» utiliser? Comment faire si les exercices N+ n existent pas encore (les exercices n ont pas encore été ouverts)? Net Finances 69

70 Questions à se poser : Quel module utiliser pour obtenir une comparaison par mois? Quels sont les éléments à utiliser pour construire les colonnes statistiques? Dans quel ordre placer les éléments de colonnes statistiques? Net Finances 70

71 Questions à se poser : Quel module utiliser? Pourquoi ce module est-il le seul possible? Dans quel ordre placer les éléments de colonnes statistiques? Comment créer des totaux pour les dépenses et les recettes? Net Finances 71

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