Initiation à la comptabilité simplifiée

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1 Lot 2 : Fiscalité et comptabilité Initiation à la comptabilité simplifiée Ville de Paris Carrefour des Associations Parisiennes PROJETS-19

2 Organisation matérielle : 3 heures avec une pause de 10 minutes au milieu de l atelier Méthode pédagogique : Exposés Échanges et analyse des situations et pratiques des participants Questions/réponses sur les aspects pratiques et comptables Remise de documents d'informations et cas pratiques Objectifs de la formation : Connaître les obligations comptables des associations Savoir organiser les documents comptables Savoir élaborer les documents de synthèse simplifiés (bilan et compte de résultat) Tour de table : Rôle et fonction dans l association Niveau de connaissance sur le sujet Attentes par rapport à l atelier

3 Plan Introduction La diversité des modèles économiques Définition et fonction de la comptabilité La comptabilité en partie simple (d encaissement) Conclusion 1. Les obligations comptables d une association La fonction du trésorier 2. Principes et organisation Le livre journal Le classement des pièces comptables Le rapprochement bancaire 3. Les documents de synthèse comptable Le compte de résultat simplifié Le bilan simplifié

4 Introduction : la diversité des modèles économiques Des budgets variables selon la taille 2/3 des associations ont des budgets annuels inférieurs à % ont des budgets inférieurs à Seules 5 % des associations disposent de budgets supérieurs à * *Rapport Viviane Tchernonog - Ressources, financements publics et logiques d action des associations selon les secteurs d activités Les associations du secteur sanitaire et social sont celles ayant les budgets les plus élevés avec un budget moyen de Les secteurs de la culture, des loisirs et du sport sont des secteurs à faible budget (20 à en moyenne). Des moyens de financements différenciés Le bénévolat est la première ressource des associations. 80% des associations ne fonctionnent qu avec des bénévoles. En France, près de 3 associations sur 4 sont quasiment autofinancées.

5 Les obligations comptables des associations La loi 1901 n impose aucune obligation légale générale aux associations en matière comptable Certains textes prévoient cependant des obligations comptables pour certains types d associations : Les associations ayant une activité économique Les associations bénéficiant d aides publiques La certification des comptes par un «commissaire aux comptes» est obligatoire si l association perçoit plus de 150K /an de subventions publiques et/ou dépasse deux des 3 seuils suivants : 50 salariés, 3,1M de CA, 1,55M de bilan Objectifs et utilité de la comptabilité Outil d information Outil de gestion et de prévisions

6 Les obligations comptables des associations Les principes de la comptabilité Les principes comptables : Régularité Sincérité Image fidèle du patrimoine Prudence Prééminence de la réalité sur l apparence Les règles d établissement des comptes Continuité de l activité Permanence des méthodes comptables d un exercice à l autre Indépendance des exercices Coûts historiques Non compensation La conservation des documents

7 La fonction du trésorier Le trésorier, une fonction financière Il gère le patrimoine financier de l association Il effectue les paiements, perçoit les sommes dues à l association Il prépare le compte de résultat et le bilan présenté à l AG Parfois aidé par un expert comptable. Ses missions peuvent comprendre: La tenue complète de la comptabilité ou d une partie de celle-ci (la paie par exemple) L élaboration ou la vérification des comptes annuels L élaboration ou la vérification des déclarations fiscales Le conseil en matière de gestion ou d optimisation fiscale L accompagnement de l entreprise en création

8 La comptabilité simplifiée La comptabilité en partie simple Plus connue sous le nom de «recettes/dépenses» Elle enregistre uniquement les encaissements et les décaissements, au fur et à mesure de leur réalisation Opérations enregistrées chronologiquement dans un livre journal Organisation comptable en partie simple (pendant l année) Un livre journal de recettes et de dépenses Conservation de toutes les pièces justificatives Vérification des soldes du compte bancaire et de la caisse Organisation comptable en partie simple (à la fin de l année) Tableau récapitulatif des recettes et dépenses de l année Inventaire du patrimoine de l association (biens, créances, dettes)

9 La comptabilité simplifiée La période de l exercice comptable Période généralement calée sur l année civile Mais si les activités de l association le nécessitent, peut être fixée à une autre date (associations qui exercent leurs activités durant la période scolaire : exercice comptable du 1 er septembre au 31 août) La durée de l exercice comptable Durée de 12 mois Mais peut être portée à 18 mois en cas de premier exercice afin de régulariser une période

10 La comptabilité simplifiée Le livre comptable Document de base de toute comptabilité Utilisation : reporter au jour le jour toutes les opérations se traduisant par une entrée ou une sortie d argent Pour chaque opération doivent figurer : son objet, sa date, un justificatif, le mode de paiement Le livre comptable permet : De calculer à tout moment le solde disponible de l association De contrôler les disponibilités restant en caisse et les relevés de compte de la banque

11 La comptabilité simplifiée N Date Motif JOURNAL DE RECETTES ET DEPENSES - ANNEE N Mode de paiement Banque Caisse Référence dépenses recettes dépenses recettes Solde (banque et caisse) activité concernée La saisie des opérations Enregistrer les entrées et les sorties d argent dans un «Journal» Pouvoir comparer ce journal à votre relevé de compte bancaire = un rapprochement bancaire Gestion de la caisse Pas nécessaire avec un fonctionnement par chèque Une personne «référant» pour éviter les trous dans la caisse!

12 La comptabilité simplifiée Le classement des pièces comptables répond à deux objectifs : Tant que les factures n ont pas été réglées, il doit vous permettre de suivre les échéances de paiement Une fois que les factures ont été réglées, il doit vous permettre de les retrouver aisément en cas de besoin Le classement des factures à payer et à encaisser Factures à régler ou à encaisser avant la fin de la semaine en cours Factures à régler ou à encaisser la semaine suivante Facture à régler ou à encaisser à échéance plus lointaine Le classement des factures payées et encaissées Pour répondre à un fournisseur qui affirme ne pas avoir été payé Pour retrouver le détail d une dépense comptabilisée Pour justifier des opérations en cas de contrôle fiscal

13 La comptabilité simplifiée Le remboursement de frais : Les bénévoles ne doivent percevoir aucune rémunération ou avantage en nature Seuls les remboursements de frais sont admis Conditions : à l euro et au centime près sur justificatif frais justifiables caractère exceptionnel et non régulier

14 La comptabilité simplifiée La facturation Obligation d émettre une facture pour toute vente de produit ou prestation de service En double exemplaire (une pour l acheteur, l autre pour le vendeur) Nom et adresse des parties Numéro de SIRET Numéro d ordre Date de la vente ou de la prestation Quantité et dénomination précise des produits ou prestations vendus Montant HT des produits, taux et montant de la TVA pour les vendeurs soumis à la TVA Toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation des services et directement liée à l opération Date à laquelle la facture doit être payée Eventuellement, le taux de pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture

15 La comptabilité simplifiée Le rapprochement bancaire Clé de voûte de la comptabilité en partie simple Principe : contrôler que les mêmes montants apparaissent dans votre comptabilité et sur le relevé de banque pour repérer les écarts Mettre en évidence et analyser les écarts Ecarts normaux : aucune correction Ecarts provenant d erreurs de la banque Ecarts provenant d erreurs ou d omissions dans votre comptabilité Cas pratique

16 La comptabilité simplifiée Limites : Pas de distinction entre les biens durables (investissements) et les consommations (charges) et ne permet pas de déterminer la valeur patrimoniale de l association. Le compte «dépenses-recettes» s il indique les entrées et sorties d argent, ne présente pas véritablement l activité réelle de l association (certaines subventions versées tardivement peuvent représenter les produits (activités) relatifs à l année précédente). Créances et dettes de l association ne sont pas mentionnées. Ceci fausse la perception des disponibilités financières de l association et limite la pertinence des informations qui faciliterait la prise de décision (investissement, engagement de dépenses ).

17 Les documents de synthèse Durant l année : Classer les factures Tenir à jour le journal des recettes et des dépenses Suivre votre trésorerie En fin d année : Présenter le bilan financier à l association Les «documents de synthèse» ou «comptes annuels» : Le compte de résultat Le bilan

18 Les documents de synthèse Le compte de résultat simplifié Le compte de résultat présente les charges et les produits liés à l exploitation d une année passée (aux activités), ainsi que ceux liés à des opérations financières ou exceptionnelles Il va comptabiliser les consommations réelles et les productions réelles de l exercice Il s agit, en définitive, du «film» de l activité de l association pendant une période Le compte de résultat reprend les comptes de la classe 6 et ceux de la classe 7, le solde constituant le résultat de la période (excédent ou déficit) Valorisation des contributions volontaires en nature Contributions volontaires: bénévolat (hors CA), mise à disposition gratuite d un local, mise à disposition gratuite de matériel Pour les valoriser, il faut déterminer le volume et estimer le coût des contributions volontaires en nature

19 Les documents de synthèse ACHATS Eau gaz électricité Fournitures d'entretien et de bureau Fournitures d'activités Equipement SERVICES EXTERNES Locations Travaux d'entretien et de réparation Assurances Divers services externes AUTRES SERVICES EXTERNES Honoraires Publicité-publications Déplacements Missions et réceptions Frais postaux et téléphone Services bancaires IMPOTS ET TAXES FRAIS DE PERSONNEL Salaires nets Charges sociales Autres charges personnel COMPTE DE RESULTAT simplifié - Année N DEPENSES CHARGES FINANCIERES Total des charges Résultat (excédent) TOTAL (hors contributions) 86-emploi des contributions en nature Personnel bénévole Mise à disposition gratuite de biens et prestations Secours en nature TOTAL (avec contributions) RECETTES REMUNERATION DES SERVICES Ventes Prestations de services Participation des usagers (sauf cotisations) SUBVENTIONS PUBLIQUES Etat dont Politique de la ville dont Affaires sociales, santé dont ASP (Emplois aidés : CAE, Adulte Relais...) Collectivités Territoriales Région (EmploisTremplin et autres subv Région) Ville de Paris Autres collectivités ORGANISMES SEMI PUBLICS dont Caisse d'allocations familiales autres FINANCEMENTS PRIVES Entreprises, Fondations autres AUTRES PROD. DE GESTION COURANTE Dons Cotisations AUTRES PRODUITS Total des produits Résultat (déficit) TOTAL (hors contributions) 87-Contributions volontaires en nature bénévolat prestations en nature dons en nature TOTAL (avec contributions)

20 Les documents de synthèse Le bilan simplifié Il est établi à la fin de l exercice comptable Le bilan est un inventaire de ce que l association possède et de tout ce qu elle doit Il s agit d une photographie de la situation patrimoniale, à travers laquelle on identifie les emplois et leurs moyens de financement : Le passif représente l origine des fonds de l association (d où vient l argent) : fonds propres, réserves, emprunts, dettes envers les fournisseurs L actif désigne tout ce que l association possède (où l argent est utilisé) : constructions, terrains, matériels, stocks, sommes dues par les clients, trésorerie disponible

21 Les documents de synthèse BILAN au 31/../.. BILAN au 31/../.. ACTIF PASSIF Utilisation des Ressources Origine des Ressources A C T I F I M M O B I L I S E IMMOBILISAT IONS Incorporelles Corporelles Financières - Amortissements STOCKS CAPITAUX PROPRES DETTES A LONG TERME C A P I T A U X P E R M A N E N T S CE QUE L ON POSSEDE Terrains Constructions Mobilier Matériel Cautions NOS MOYENS DE FINANCEMENT Apport de départ Résultats successifs Subventions d équipement Provisions NOS DETTES A PLUS D UN AN Emprunts A C T I F C I R C U L A N T CREANCES DISPONIBILITES DETTES A COURT TERME D E T T E S CE QUE L ON NOUS DOIT Subventions (Etat, Collectivités) Usagers, Participants, Clients... Banque Caisse L ARGENT DONT ON DISPOSE NOS DETTES A MOINS D UN AN Charges sociales Fournisseurs

22 Les documents de synthèse Bilan simplifié (Etat du patrimoine) au 31/12/N ACTIF PASSIF Actif immobilisé Capitaux propres Immobilisations incorporelles Fonds propres et réserves Immobilisations corporelles Report à nouveau Immobilisations financières Résultat net de l'exercice Total actif immobilisé Total capitaux propres Actif circulant Stocks Provisions Total comptes de tiers Provisions - créances subventions à recevoir Total des provisions - créances clients, usagers Total comptes financiers - Banque (solde) Dettes - Caisse (solde) Emprunts et dettes assimilées Total actif circulant Total des dettes TOTAL ACTIF TOTAL PASSIF

23 Conclusion JUSTIFICATIFS ARCHIVER CLASSEURS ENREGISTRER JOURNAL RECETTES/DEPENSES SYNTHETISER CONTRÔLER ET VERIFIER RAPPROCHEMENT BANCAIRE COMPTE DE RESULTAT ET BILAN

24 Conclusion Respecter les obligations comptables de votre association et anticiper les obligations de faits (Compte de Résultat et bilan demandés dans les dossiers de subvention ) Conserver toutes les pièces justificatives Organiser votre archivage et votre saisie comptable Vérifier vos comptes avec le rapprochement bancaire Les comptes annuels (bilan, compte de résultat) : des outils d information et de prévision

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