Guide utilisateur INFORMATION PUBLIC EN LIGNE MON GUIDE DES DROITS ET DEMARCHES

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1 INFORMATION PUBLIC EN LIGNE MON GUIDE DES DROITS ET DEMARCHES

2 Sommaire Mon Guide des Démarches Administratives Préambule... 3 Qu est-ce que «Mon guide des démarches administratives»?... 3 Pré-requis... 3 Vue d ensemble des fonctionnalités... 4 Le Tableau de bord Description du tableau de bord Les thématiques locales Qu est-ce qu une thématique locale? Créer une thématique locale Gérer les thématiques locales Modifier une thématique locale Les fiches locales Qu est-ce qu une fiche locale? Créer une fiche locale Gérer les fiches locales Les guichets locaux Qu est-ce qu un guichet local? Cas particulier : les mairies Créer un guichet Gérer vos guichets Modifier un guichet Associer une autre démarche en ligne Qu est-ce qu un autre démarche en ligne? Créer une autre démarche en ligne Associer/dissocier une autre démarche en ligne Les codes QR Qu est-ce qu un code QR? Créer un code QR Gérer vos codes QR Générer le guide des droits et démarches Qu est-ce que le générateur du guide des droits et démarches? Générer un guide des droits et démarches

3 Préambule Mon Guide des Démarches Administratives Qu est-ce que «Mon guide des démarches administratives»? Ce service centralise toute l information administrative et réglementaire française issue des sites officiels service-public.fr et vie-publique.fr. Plus de 3000 fiches réparties dans 3 flux (Particulier, Professionnel, Association) et 20 grands thèmes (familles, papier-citoyenneté, logement, ) mais aussi des actualités, des liens vers des sites publics références, des questions/réponses, des contacts. Vous pouvez également y intégrer des données locales (adresse de la mairie, horaires d ouverture, fiches personnalisées, etc.) utiles pour la réalisation de la démarche concernée. Pré-requis Pré-requis techniques Pour concevoir votre site internet de façon optimale, vous devez être en possession de Firefox, Chrome ou de la version 7 minimum d Internet Explorer. Vous pouvez télécharger gratuitement les mises à jour si nécessaire sur le site de l éditeur et les installer sur votre ordinateur (ou demander la montée de version auprès de votre administrateur informatique). Par mesure de sécurité, le service nécessite un paramétrage correct de l url du site. En effet, si l adresse de votre site internet ne correspond pas à l url inscrit dans le socle, le service revoie une erreur de type «Erreur de configuration». Sur le tableau de bord de Mon Service Public en Ligne, vous pouvez visualiser l adresse du site internet renseignée dans le socle et un message vous informant de la marche à suivre si l adresse est incorrecte. Dans ce cas, vérifiez ou faites vérifier par votre administrateur que l url de votre site est correctement saisie dans le champ «Site internet» des coordonnées de l organisme. 3

4 Pré-requis fonctionnels Mon Guide des Démarches Administratives Grâce au guide des droits et démarches, vous accédez à des informations de service-public.fr et de vie-publique.fr, vous devez donc ajouter les lignes suivantes aux mentions légales du site sur lequel le module va être intégré : «L arborescence, le référencement des liens, les contenus et les pictogrammes de la rubrique NOM_DE_VOTRE_PAGE* sont en majeure partie créés et mis à jour sous la responsabilité éditoriale de la Direction de l information légale et administrative pour le site officiel de l administration française, service-public.fr. Leur rediffusion sur le site VOTRE_SITE.fr* s effectue dans le cadre d une convention signée avec e-mégalis. Les droits de réutilisation et de reproduction de ces contenus relèvent du responsable de la publication de service-public.fr : *NOM_DE_VOTRE_PAGE : nom que vous avez donné à la page dans laquelle vous intégrez le Guide des Démarches Administratives. *VOTRE_SITE.fr : nom de domaine de votre site Il est indispensable d ajouter les mentions légales relatives aux informations issues de la Direction de l information légale et administrative pour afficher ces données sur votre site en toute légalité. Si vous désirez reprendre sur votre site internet du contenu venant de nous vous conseillons d utiliser un lecteur de flux. Pour cela, rendez-vous sur la page suivante : et choisissez les flux qui vous intéressent. Dans ce cas, insérez dans les mentions légales un court texte mentionnant le fait que les données sont issues de Par exemple : «Les données utilisées dans la rubrique NOM_DE_VOTRE_RUBRIQUE sont issues du site RSS. * NOM_DE_VOTRE_RUBRIQUE : nom que vous avez donné à la rubrique contenant le flux Vue d ensemble des fonctionnalités «Mon guide des démarches administratives» est composé : o d une partie privée : partie «Guide» de «Mon Service Public en Ligne». Cette partie est visible uniquement des personnes de la collectivité qui en ont le droit. C est depuis cet accès que vous pourrez activer et gérer les éléments locaux de votre guide des démarches. o d une partie publique : utilisée principalement par les citoyens, cette partie formate et fusionne les données récupérées de la DILA et les compléments d information locales des différentes collectivités pour les afficher sous forme d un seul contenu consultable facilement via un système de navigation thématique et un moteur de recherche. Il vous faut donc un site internet pour pouvoir visualiser le «guide des démarches administratives». La partie publique se présente comme suit : 4

5 Un fil d Ariane permettant de savoir où vous êtes dans la navigation du guide Un module de recherche permettant d accéder directement à une fiche ou une démarche. Une organisation des fiches et démarches par thème. Les actualités remontées automatiquement par Les alertes remontées automatiquement par L utilisateur a donc deux modes de navigation possible : par la recherche ou en parcourant les thèmes. 5

6 Une fiche est organisée comme suit : Mon Guide des Démarches Administratives Chaque partie n est présente que s il y a des informations correspondantes. 6

7 Grace à la partie privée du guide des droits et démarches, vous pouvez modifier les informations des parties «où s adresser» et «préparez votre démarche à l aide de formulaires» de la fiche. Retour au sommaire 7

8 Vous êtes ensuite sur le tableau de bord de «Mon Service Public en Ligne». Vérifiez que le service est activé en cliquant sur «Activation». 8

9 Vous pouvez alors activer ou désactiver «Mon guide des démarches administratives». Par défaut, le service est activé. Cliquez sur si vous souhaitez désactiver le service pour le paramétrer ultérieurement. L icône devient alors grisée. Cliquez sur pour activer à nouveau le service, puis sur pour enregistrer votre modification. Si votre module est intégré à un site internet et que vous le désactivez, vous obtiendrez la page suivante : Si vous désactivez le module alors qu il est intégré à un site internet, la page contiendra un message d erreur du type «Le module est désactivé». 9

10 Vous pouvez alors cliquer sur «Guide» pour accéder au tableau de bord de «Mon guide des démarches administratives» Retour au sommaire 10

11 Le Tableau de bord Accès aux administrateurs Description du tableau de bord Le tableau de bord est la page principale de «Mon guide des démarches administratives». Le bouton en haut à droite de votre tableau de bord vous indique que vous êtes bien dans le service «Mon guide des démarches administratives» de «Mon service public en ligne». La partie haute sera visible sur toutes les pages de «Mon service public en ligne» : Elle comprend : Votre prénom et nom Un bouton permettant d accéder au tableau de bord de l ensemble de «Mon service public en ligne». Ce bouton n est affiché que si la personne a un accès à l administration de «Site Internet». Un bouton vous permettant de vous déconnecter Le logo du syndicat e-mégalis qui vous permet d accéder au tableau de bord de «Mon service public en ligne» 11

12 Une partie «Gestion des modules», qui vous permettent d accéder à chacun des modules «Mon service public en ligne» Une partie «Paramétrage», qui vous permet d activer ou désactiver chacun des modules, affiché si la personne a le rôle «Administrateur» La partie centrale constitue le tableau de bord de «Mon guide des démarches administratives». Elle comprend l accès à la gestion des fiches et thématiques locales, vos guichets locaux, la mise à disposition des démarches, les codes QR et la génération du guide. Retour au sommaire 12

13 Les thématiques locales Mon Guide des Démarches Administratives Qu est-ce qu une thématique locale? Les fiches sont répertoriées au sein de plusieurs thèmes hiérarchisés par la DILA. Cependant, il est possible d ajouter des thématiques locales afin de répondre à un besoin particulier de la collectivité. Créer une thématique locale Cliquez sur le bouton «Thématiques locales» de votre tableau de bord. Vous accédez alors à l écran de gestion des thématiques locales. Il est composé d un encart listant les thématiques. Lors de votre première utilisation, l encart ne contient pas de thématique. Pour créer une thématique, cliquez sur le bouton. Vous avez alors accès à la fiche de création de votre thématique : Le premier onglet vous permet de définir le nom de votre thématique et son type de flux, le second, accessible en cliquant sur le bouton, vous permet de situer la thématique au sein des autres thématiques du flux. L arborescence des thématiques est présentée sous forme d arbre dans lequel on vient placer sa thématique locale : 13

14 On parcourt l arbre des thématiques et on sélectionne la thématique sous laquelle on veut placer l élément local. Enfin, on clique sur le bouton afin de créer la thématique locale. On retourne alors sur la liste principale où la nouvelle thématique locale apparait : La légende de l écran d association vous permet d identifier le type de thématique manipulée : Une icône jaune signifie que la thématique est nationale, elle est bleue si la thématique est locale. Vous ne pouvez sélectionner que les thématiques dont la police est en gras. Les thématiques dont la police est en italique sont dépubliées. Lorsque vous créez une thématique locale, elle n est pas publiée par défaut : la thématique ne sera donc pas visible immédiatement dans le guide des démarches administratives. 14

15 Gérer les thématiques locales A partir de votre liste des thématiques locales, vous pouvez gérer vos thématiques. Vous pourrez donc : Modifier votre thématique Visualiser la référence de la thématique Publier, supprimer ou dupliquer la thématique Publier ou supprimer des thématiques locales imbriquées Dans le cas des thématiques ayant une relation hiérarchique entre elles, certaines actions sont à effectuer avec attention. Suppression Lors de la suppression d une thématique «parent», à laquelle sont liées une ou plusieurs autres thématiques «fille» (des sous-thématiques) ou des fiches, il conviendra de supprimer ou de réassocier les éléments «enfants». Dans ce cas, l icône de suppression est modifiée ( ) et un message vous indique le ou les éléments concernés : au lieu de Publication Il conviendra de publier tous les éléments «parents» d une thématique locale que l on souhaite publier. Si une des thématiques parents n est pas publiée, une icône apparaît dans le champ du nom de la thématique avec un message informatif au survol de la souris apparaît : 15

16 Modifier une thématique locale Pour cela, cliquez sur le nom de la thématique à modifier dans la liste des thématiques locales : Vous accédez alors à l écran de modification de votre fiche, qui est identique à celui utilisé lors de la création : Si vous modifiez le type de flux, vous serez automatiquement rediriger vers l onglet «Association» pour pouvoir réassocier la thématique avec celles du nouveau flux correspondant. Retour au sommaire 16

17 Les fiches locales Mon Guide des Démarches Administratives Qu est-ce qu une fiche locale? Une fiche est un ensemble d information visant à aider l usager dans ses démarches. Elle est décrite dans le préambule de ce document. Une fiche est dite «locale» lorsqu elle a été créée de toute pièce par l administrateur du service. Elle est donc personnalisée et répond à une démarche particulière proposée par la collectivité. Créer une fiche locale Cliquez sur le bouton «Fiches locales» de votre tableau de bord. Vous accédez alors à l écran de gestion des fiches locales. Il se compose de deux blocs. Le premier bloc liste les fiches déjà créées. Le second contient les fiches locales créées par d autres organismes ainsi qu un outil permettant d effectuer une recherche parmi ces fiches. Lors de votre première utilisation, le premier bloc ne contient pas de fiche. 17

18 Pour créer une fiche, cliquez sur le bouton. Vous avez alors accès à la fiche de création de votre fiche : Il est possible de créer plusieurs chapitres à l aide du bouton et de les supprimer à l aide du bouton. Le contenu de chaque chapitre est modifié à l aide de l éditeur de droite. Il est possible, afin de faciliter la navigation dans la fiche, de créer un sommaire. Lorsque le contenu de la fiche est créé, il peut être prévisualisé. Enfin lorsqu il convient, on passe au second onglet en cliquant sur. L onglet «Association» permet de lier la fiche en cours à une thématique. 18

19 On sélectionne la thématique désirée en parcourant l arbre des thématiques. Enfin, on valide son choix en cliquant sur le bouton. Dès que vous cliquez sur «Valider», votre fiche locale est créée dans votre liste. Lorsque vous créez une fiche locale, elle n est pas publiée par défaut : la fiche ne sera donc pas visible immédiatement dans le guide des démarches administratives. Gérer les fiches locales A partir de votre liste des fiches locales, vous pouvez gérer vos fiches. 19

20 Vous pourrez donc : Modifier votre fiche Mon Guide des Démarches Administratives Visualiser la thématique associée à la fiche Publier, supprimer ou dupliquer la fiche Modifier une fiche locale Pour cela, cliquez sur le nom de la fiche à modifier dans la liste des fiches locales : Vous accédez alors à l écran de modification de votre fiche, qui est identique à celui utilisé lors de la création : L association entre la fiche et la thématique est modifiable également à l aide de l onglet «Association». Lorsque vous modifiez le flux de la fiche locale, en cliquant sur «Valider» vous accéderez automatiquement à l onglet «Association» pour réassocier la fiche à une thématique du flux correspondant. 20

21 Copier une fiche d un autre organisme Mon Guide des Démarches Administratives Afin de capitaliser les fiches locales, le système permet de copier une fiche qui a été rédigée par un autre organisme. Cette démarche s effectue à l aide du bloc de recherche situé sur la page de gestion des fiches. Une fois la fiche trouvée, elle peut être prévisualisée et copiée dans l organisme courant à l aide des boutons d action situés dans la dernière colonne de droite. La fiche dupliquée est disponible dans la liste principale en étant préfixée par «Copie de». Cette nouvelle fiche se comporte alors comme les autres fiches locales. Cependant, une fois copiée, elle n est associée à aucune thématique. Retour au sommaire 21

22 Les guichets locaux Mon Guide des Démarches Administratives Qu est-ce qu un guichet local? Dans la partie «où s adresser» des fiches de droits ou démarches sont présents par défaut des guichets personnalisables ou nationaux. Créer un guichet local va vous permettre de donner les informations de votre collectivité sur les fiches que vous souhaitez. Ces informations peuvent être : une adresse d une mairie ou de l antenne en charge d une démarche, des horaires d ouvertures, des coordonnées téléphoniques, un courriel. En ajoutant un guichet local à une fiche, vous remplacez les guichets personnalisables par votre guichet. Les guichets nationaux seront par contre toujours présents. Le type de chaque guichet par défaut est fixé par la DILA, et n est pas visible dans la visualisation de la fiche. 22

23 Cas particulier : les mairies Mon Guide des Démarches Administratives Lorsque vous créez et publiez un guichet local de type «Mairie» (voir la partie «Créer un guichet»), les informations de ce guichet seront automatiquement intégrées dans les fiches ayant un guichet personnalisable «mairie» dans leur rubrique «où s adresser», que vous ayez ou non attaché le guichet à la fiche. Par exemple, la fiche précédente donnera alors : 23

24 Créer un guichet Mon Guide des Démarches Administratives Cliquez sur le bouton «Guichets locaux» de votre tableau de bord. Vous accédez alors à votre liste des guichets déjà créés. Lors de votre première utilisation, cette liste est vide. Pour créer un guichet, cliquez sur le bouton. Vous avez alors accès à la fiche de création de votre guichet : Seuls les champs «Nom du service», «Accessibilité», «Type de guichet local» «Code postal» et «Ville» sont obligatoires. Les informations remplies seront affichés sur les fiches associées au guichet. Si vous choisissez «mairie» comme type de guichet, dès que votre guichet est publié, l information «mairie» sera remplacée par votre guichet local dans les fiches ayant cette information (voir Cas particulier : les mairies). 24

25 Dès que vous cliquez sur «Suivant», votre guichet local est créé dans votre liste. Cliquez ensuite sur le bouton. Une fois votre guichet créé, vous pouvez naviguer dans la fiche en cliquant sur les différents onglets : «Guichet local», «Où s adresser» et «Horaires d ouverture». Vous pouvez alors ajouter des contacts liés au guichet créé : Une fois vos information entrées, cliquez sur le bouton sera alors ajouté à la liste des contacts associés au guichet local :, votre contact 25

26 Vous pouvez ajouter plusieurs contacts, modifier un contact en le sélectionnant dans la liste et en cliquant sur, ou supprimer un contact ajouté en le sélectionnant dans la liste et en cliquant sur. Cliquez ensuite sur pour définir les horaires d ouvertures. Vous pouvez alors définir les horaires d ouvertures de votre guichet. Vous pouvez ajouter autant de plage horaire que vous le souhaitez, en cliquant sur. Pour une plage horaire sur un seul jour, sélectionnez le même jour de début d ouverture et de fin d ouverture. 26

27 De même que pour les contacts, modifier une plage horaire en la sélectionnant dans la liste et en cliquant sur, ou supprimer une plage horaire ajoutée en la sélectionnant dans la liste et en cliquant sur. Cliquez enfin sur pour revenir à la liste de vos guichets. Lorsque vous créez un guichet local, il n est pas publié par défaut : le guichet ne sera donc pas visible dans les fiches du guide des démarches administratives. Gérer vos guichets A partir de votre liste des guichets locaux, vous pouvez gérer vos guichets. Vous pourrez donc : Modifier votre guichet Gérer les fiches associées au guichet Publier, supprimer ou dupliquer le guichet Modifier un guichet Pour cela, cliquez sur le nom du guichet dans la liste des guichets locaux : 27

28 Vous accédez alors à la fiche de votre guichet, qui est la même que la fiche de création remplie avec les informations du guichet : Gérer les fiches associées au guichet Pour cela, cliquez sur «modifier» dans la colonne «nombre de fiches associées» dans la liste des guichets locaux : Vous accédez alors à la liste des fiches associées au guichet : Par défaut, aucune liste n est associée au guichet. Associer une fiche au guichet local ajoute les données du guichet dans la partie «Où s adresser» de la fiche. 28

29 Pour ajouter une fiche au guichet, il faut rechercher cette fiche. Ici, on va chercher la fiche concernant le renouvellement d une carte d identité pour une personne majeure. Pour cela, tapez votre recherche et cliquez sur le bouton. Dans les résultats est affichée la fiche voulue. Pour l ajouter à votre guichet, cliquez sur l icône correspondante. Pour ajouter plusieurs fiches de la même recherche à un guichet, vous pouvez cocher les fiches souhaitées et cliquez sur l icône en bas du tableau de résultat : 29

30 Vos fiches sont alors associées au guichet local : Mon Guide des Démarches Administratives Vous pouvez alors dissocier votre fiche de votre guichet en cliquant sur l icône. De la même manière que pour l ajout, vous pouvez dissocier du guichet plusieurs fiches en même temps en cochant les fiches souhaitées et cliquez sur l icône en bas du tableau de résultat. Publier, supprimer ou dupliquer le guichet Dans votre liste de guichets, vous avez accès à trois icônes d actions : Publier le guichet L icône vous permet de publier votre guichet. Publier le guichet le rend visible sur votre guide des démarches administratives. Si ce guichet est de type «mairie», cela va donc remplacer le guichet personnalisable «mairie» par les informations de votre guichet local «mairie» dans toutes les fiches possédant cette information (voir Cas particulier : les mairies). Pour les guichets locaux de tout type, cela va ajouter les informations du guichet local dans la partie «où s adresser» des fiches associées au guichet. Si on reprend l exemple précédent, avant d avoir cliqué sur, la partie «où s adresser» de la fiche «Carte nationale d'identité d'une personne majeure : renouvellement» est : 30

31 Après avoir publié le guichet, on obtient : Les guichets précédents étaient de type personnalisable, le guichet local prend donc le pas sur l ensemble des guichets personnalisables de la fiche. Supprimer le guichet L icône vous permet de supprimer le guichet local sélectionné. Cette action est irréversible. Dupliquer le guichet L icône vous permet de dupliquer le guichet sélectionné. Vous obtenez alors un nouveau guichet local qui contient les mêmes informations («guichet local», «où s adresser» et «horaires d ouverture»), mais qui n est relié à aucune fiche (et qui n est pas publié) : 31

32 Si vous avez une mairie avec plusieurs services, ce bouton peut vous permettre de n avoir qu à dupliquer le guichet local «mairie» et à changer uniquement le contact pour le service. Retour au sommaire 32

33 Associer une autre démarche en ligne Qu est-ce qu un autre démarche en ligne? Mon Guide des Démarches Administratives Une autre démarche en ligne est un renvoi vers une url pour une démarche. Il est possible de lier celle-ci aux fiches (locales ou non) proposées au sein du guide des démarches administratives. La démarche associée à une fiche va compléter les informations placées dans l encart «préparez votre démarche à l aide de formulaires». Créer une autre démarche en ligne Cliquez sur le bouton «Autres démarches en ligne» de votre tableau de bord. Vous accédez alors à l écran de gestion des autres démarches. Il est composé de la liste des autres démarches. Lors de votre première utilisation, le premier bloc ne doit pas contenir de fiche. Afin de créer une autre démarche, il faut cliquer sur le bouton renseigner le formulaire permettant la constitution de la démarche : puis Les autres démarches pointent vers une page internet. Il faut s assurer que cette page existe bien et la créer sur son propre site si besoin. Une fois crée, l autre démarche apparaît dans la liste des autres démarches de l écran principal : 33

34 Associer/dissocier une autre démarche en ligne L association et la dissociation d une autre démarche en ligne avec une fiche se déroule de la même façon que l association et la dissociation d un guichet local. Retour au sommaire 34

35 Les codes QR Qu est-ce qu un code QR? Un code QR est un type de code-barres présenté sous forme d image. Il vous permet, à l aide d un lecteur, de renvoyer l utilisateur sur une url configurable. Vous avez la possibilité de générer ces codes QR à partir d une url, de les gérer et enfin de les télécharger. Créer un code QR Cliquez sur le bouton «Codes QR» de votre tableau de bord. Vous accédez à une page listant les codes QR disponibles. A votre première connexion, cette liste est vide. Pour créer un code QR, cliquez sur le bouton. Vous accédez à une page contenant deux champs «Description» et «Lien du code QR». Ces deux champs sont obligatoires et le lien du code QR doit être une url valide. Dans le cas contraire un message d erreur apparaîtra. 35

36 Lorsque vous avez rempli les deux champs, cliquez sur le bouton. Vous retournez sur la liste des codes QR et vous voyez votre code précédemment créé. Gérer vos codes QR A partir de votre liste de code QR, vous pouvez les gérer. Vous pourrez donc : Modifier votre code QR Accéder à l url configuré Télécharger, modifier et supprimer votre code QR Retour au sommaire 36

37 Générer le guide des droits et démarches Mon Guide des Démarches Administratives Qu est-ce que le générateur du guide des droits et démarches? Le générateur du guide des droits et démarches vous permet de générer le code à insérer dans votre site internet pour intégrer le guide des droits et démarches. Vous avec la possibilité dans cette section de choisir le type de flux de votre guide et de le fragmenter selon une fiche ou une thématique particulière. Générer un guide des droits et démarches Cliquez sur le bouton «Génération du guide» de votre tableau de bord. Vous accédez alors à l écran de génération du guide. Il est composé d un champ de type sélection ainsi que d un arbre non déroulé comprenant la liste des thématiques et des fiches associées à ce flux. En sélectionnant le type de flux désiré, l arbre se rafraîchit automatiquement en mettant à jour les thématiques et les fiches associées. Vous pouvez ensuite sélectionner la thématique ou la fiche souhaitée et cliquez sur le bouton pour générer le code correspondant. Vous avez la possibilité de sélectionner le thème principale (qui correspond au nom du type de flux choisi) pour pouvoir générer le code correspondant à tout le flux sélectionné. 37

38 Il vous suffit alors de copier le code affiché et l intégrer sur la page souhaitée dans votre site internet. Le guide des droits et démarches commencera à la thématique ou à la fiche choisie. Si vous ne sélectionnez aucune thématique ou fiche, le message d erreur «Vous devez sélectionner une thématique pour générer votre guide à partir de celle-ci» apparaîtra. Si vous sélectionnez une thématique ou une fiche dont un de ses thèmes parents est dépublié, le message d erreur «La publication (thème ou fiche) n a pas été trouvée. Vérifiez que la publication et les dossiers parents sont bien publiés» apparaîtra. Retour au sommaire 38

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