Les nouveaux standards d aménagement de bureau à la loupe.

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1 Les nouveaux standards d aménagement de bureau à la loupe. Table ronde animé par Jean-Paul FOURNIER, Rédacteur en chef OFFICE ET CULTURE Mercredi 28 novembre 2007 Intervenants Delphine BELAICHE, Directrice de la communication - MARSH ORY STUDIOS D ARCHITECTURE Damien SANOUILLET, Président ID CONSEIL Marc VEBER, Direction Immobilière IBM FRANCE Introduction En France, l espace de travail ne fait l objet d aucune législation ou norme, il existe uniquement des recommandations que l on n est pas obligé de suivre. L Allemagne a également beaucoup de normes mais celles-ci sont réellement respectées, les partenaires sociaux étant aussi beaucoup plus actifs. Le corpus théorique est quasiment inexistant, il n y a pas d études quantitatives et qualitatives. Les grands bouleversements de l espace de travail viennent donc toujours de l extérieur. En effet, nous avons l exemple des architectes qui ont fait évolué la donne avec les espaces ouverts. Nous pouvons noter aussi l apparition des ordinateurs qui a demandé des plans de travail plus grands etc. Aujourd hui, toutes ces contraintes disparaissent petit à petit, on est donc ramené à une nouvelle liberté. Enfin, notons que l aménagement de l espace pour une entreprise est un réel investissement, or ce n est absolument pas traité ainsi. Une entreprise engage des frais très conséquents pour son immobilier et doit arbitrer selon des critères subjectifs, la mesure précise de ce poste de dépense étant inexistante. Réponse des intervenants Compte tenu du montant des loyers, nous avons tendance à vouloir confiner le maximum de gens dans un minimum d espace. Il faut donc être vigilant et penser à revenir à des espaces plus humains. Il faut voir comment l architecture peut trouver des réponses à cela. - En termes d organisation et de conception, les structures constructives doivent permettre une grande flexibilité, et les solutions existent. L espace doit pouvoir évoluer rapidement malgré la réticence des utilisateurs, sédentaires par nature. 1

2 - En ce qui concerne la lumière, rappelons que l apport de lumière naturelle n est pas toujours la panacée pour les utilisateurs. Quant à la lumière artificielle, il n y a pas de règle et on devrait éviter les éclairages excessifs sur les plateaux, ce qui pourrait permettre de faire de grandes économies. Avec une évolution technologique rapide, on va voir évoluer aussi la connectivité. - En augmentant l isolation des bâtiments, on arrive aussi à réduire le besoin en climatisation et donc les faux-plafonds, ce qui permet de dégager de la hauteur sous plafond. La verticalité est un principe essentiel dans l aménagement des espaces, surtout dans le cas de plateaux de profondeur importante. - La facilité de communication est un point essentiel et primordial en entreprise, le bureau fermé tend donc à disparaitre (sauf dans des cas particuliers où l intimité est nécessaire). Malgré une réticence initiale à vivre en open-space, les utilisateurs s aperçoivent qu ils communiquent beaucoup plus. On propose donc des postes de travail type «benchs», des grandes tables où l on travaille en équipe de 4 ou 6, un cloisonnement périphérique délimitant quand même l espace de chacun. Une nouvelle tendance aussi est de proposer de personnaliser et de faire évoluer son espace. La tendance «call-centers» est à éviter, il faut essayer de rendre la vie au travail plus humaine. - On s aperçoit enfin que les utilisateurs respectent le mobilier de qualité. Il y a un effort à faire sur le plan humain mais les architectes ne font malheureusement pas toujours l aménagement intérieur de leurs immeubles. - Le point commun des grands projets traités par ID Conseil réside dans la difficulté à cerner l organisation de l entreprise. Le métier de space-planner continuera donc à évoluer pour répondre aux besoins de modélisation organisationnelle. - Un autre point est celui de la fréquence de réorganisation. En effet, un projet d aménagement dure un an environ et on constate systématiquement que l organisation qui a été imaginée au début n est plus la même à la fin. Les entreprises doivent se réorganiser rapidement et de plus en plus souvent. Aujourd hui, les projets d aménagement deviennent de vrais projets d entreprise transverses. Ils sont d ailleurs parfois l occasion de remise en cause du mode de fonctionnement de l entreprise. La notion de conduite du changement est donc devenue une donnée très importante, la dimension sociale devant être prise en compte sérieusement. - Dans la phase d audit et d analyse nous devons avoir une réelle démarche d organisateur et de conseil et nous devons récolter un ensemble de plus en plus conséquent d informations pour mener à bien le projet. On doit pouvoir faire des plans, savoir localiser la position de personnes lors de déménagement par exemple, savoir identifier les équipements informatiques ou personnels etc. - Les grandes tendances aujourd hui se résument par un retour à la grande standardisation des postes de travail. Les souhaits des entreprises se traduisent par une volonté d ouverture, de favoriser la communication et d apporter un certain bien-être aux collaborateurs. La voie naturelle est donc celle des espaces ouverts complétés par des locaux annexes comme les salles de réunions pour 3/4 personnes ou les salles de travail. On s aperçoit aussi que les entreprises recherchent la diminution du volume de classement, pour des raisons d économie de place mais aussi pour aller un peu dans le sens du développement durable. Il est possible de façon simple de réduire plus de 50% du volume de classement papier par utilisateur, volume qui est d ailleurs 2

3 considérable. La centralisation des solutions d impression et de reprographie est une tendance actuelle qui a également un impact sur l esprit des utilisateurs. - Aujourd hui de plus en plus de bâtiments sont construits suivant la démarche HQE et il est possible à notre sens de conduire aussi des projets d aménagement intérieur selon cette démarche. Il suffit pour cela de se fixer des objectifs. - La vie privée entre un peu plus dans l espace de travail et vice-versa, il faut donc tenir compte de cette mixité et permettre l isolement aux utilisateurs. Finalement il n existe pas de solutions standards, nous proposons des solutions adaptées aux besoins de chaque entreprise. C est la conjonction de l organisation humaine, de la technologie et du bâtiment qui va faire la réussite du projet d aménagement. Nos clients nous demandent aussi de donner envie à leurs collaborateurs, on compense la diminution du nombre de m² par personne par la création de nombreux locaux de support. Marc VEBER, IBM FRANCE IBM France a créé en 1999 un programme de mobilité qui permet à ces collaborateurs de travailler de partout et à tout moment. Cela permet d améliorer de façon notable l équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle de nos collaborateurs. IBM fournit donc tous les outils et tous les services nécessaires à la mobilité de plus de 66% de sa population. Les espaces de travail sont alors tournés essentiellement vers le travail en équipe et les réunions. En tant qu entreprise de services, IBM doit permettre à ses collaborateurs de se concentrer complètement sur les clients, d être plus réactifs et efficaces. Pour éviter la perte de temps dans les transports en commun à Paris, IBM a développé des espaces de proximité en banlieue proche (Antony, St-Maur, etc.). Dans les bureaux plus classiques, IBM a supprimé l idée des bureaux affectés, tous les bureaux sont donc disponibles pour accueillir temporairement les différents collaborateurs. Ces choix ont permis de réduire sensiblement les coûts immobiliers. Ce mode de fonctionnement nécessite cependant beaucoup de rigueur, on fera référence par exemple aux conférences téléphoniques, très courantes chez IBM. Delphine BELAICHE, MARSH Il y a plus d un an, Marsh a dû déménager 1200 collaborateurs, répartis initialement sur sept sites, dans la tour Ariane à la Défense, tour organisée en espace ouvert. Avec ce déménagement, l objectif de Marsh était de prendre un nouveau départ: il fallait changer les habitudes et les modes de travail, favoriser les synergies et la communication et rendre l espace de travail beaucoup plus flexible. En tant que leader mondial de la gestion des risques, il était fondamental pour Marsh de pouvoir gérer le risque justement de déménager autant de personnes à une période aussi critique. En effet, la période du déménagement coïncidait avec le renouvellement des programmes de risques de nos clients, il fallait donc gérer le changement au mieux pour limiter la déstabilisation. Les nouveaux locaux sont aujourd hui très bénéfiques à la communication et à la psychologie de nos collaborateurs. Les locaux sont de qualité, efficaces et flexibles. En plus des salles de réunions, des bulles de communication non réservables ont été créées pour permettre aux collaborateurs de s isoler temporairement, pour des téléconférences par exemple. Des espaces de détente soignés ont été multipliés à chaque étage. Uniquement 30 bureaux fermés ont été créés et placés en 2ième jour. Avec le temps, Marsh a observé progressivement une préférence des collaborateurs pour l espace ouvert et donc un délaissement de ces bureaux, en final trop isolés. Le projet de déménagement a été géré comme un vrai projet d entreprise et le conseil en immobilier a été très présent pendant les 9 mois. La communication a été très 3

4 importante pour rassurer et informer les collaborateurs, un site intranet et une mascotte ont d ailleurs été créés à l occasion pour suivre les travaux. Les choix de mobilier se sont fait en concertation avec un groupe pilote composé de représentants du personnel, tout en respectant les standards du groupe Marsh. Enfin, l accueil dans les nouveaux locaux a été très soigné afin de faciliter l orientation et l adaptation. Questions du public Lors d aménagements intérieurs, on trouve dommage que l architecte d intérieur en charge reparte à zéro et ne dispose pas de recommandations de l architecte concepteur du bâtiment. En effet, il semble important que l architecte soit plus impliqué et donne un cahier des charges pour l aménagement intérieur du bâtiment qu il a conçu. L architecte livre une «boîte» et on aperçoit souvent des distorsions entre l aménagement et l architecture. En effet, l architecte devrait faire partie de l équipe qui conseille le client. Notamment concernant les façades d immeubles, l aspect qui avait été imaginé au départ se perd, une fois que le mobilier est placé en son intérieur. On pourrait créer une charte organisationnelle de l immeuble qui tiendrait compte à la fois des contraintes de l entreprise utilisatrice et à la fois des éléments d architecture extérieurs et intérieurs. Ceci contribuerait aussi au bien-être des utilisateurs de l immeuble. Quelle est la tendance en matière d open-space? Revient-on plutôt à des ratios 80% (open-space)-20% (bureaux fermés)? Cela dépend beaucoup de l activité. Lors de déménagement, il y a toujours un souci pour le déplacement des cloisons, c est toujours très compliqué. Y a-t-il une solution? Je peux juste recommander, quand cela est possible, de ne pas intégrer de câbles dans les cloisons. La flexibilité doit être un objectif en soi dans la conception du projet et le plus tôt possible. Il faut travailler en amont le plus possible. A noter aussi l exemple du placement des bureaux cloisonnés en second jour qui permet de s affranchir des contraintes de la façade et donc de gagner en flexibilité. On rencontre des difficultés dans le suivi du mobilier, lors de transformations d aménagement, de reconfiguration de postes de travail. On a des difficultés notamment à réassortir les modèles etc. Existe- t-il des solutions? 4

5 On se rapproche de la notion de capacité à intégrer les données, à les conserver et à les réutiliser. Plus on va collecter d informations sur le poste de travail en utilisant des systèmes d informations plus on pourra proposer des solutions de flexibilité simples à mettre en œuvre. On n a pas parlé de HQE et de Développement Durable. Etes-vous sollicités à ce sujet? En effet, au niveau de la programmation, mais de façon anecdotique. Le HQE va faire évoluer beaucoup de choses dans l aménagement intérieur. Lors de grandes consultations sur un projet d aménagement, nos clients nous demandent très souvent comment nous comptons intégrer la notion de Développement Durable dans leur projet. Compte rendu rédigé par Stéphanie PAPPAS 5

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