GUIDE DE SOUSCRIPTION 2016

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1 GUIDE DE SOUSCRIPTION 2016 Fonds d assurance de la responsabilité professionnelle de l Ordre des architectes du Québec 420, rue McGill Bureau 300 Montréal (Québec) H2Y 2G

2 TABLE DES MATIÈRES ASSISTANCE... 3 Site Web... 3 Modalités de paiements... 3 Renseignements généraux... 4 Définitions... 4 Associé... 4 Assurance projet... 4 Assurance responsabilité professionnelle excédentaire... 4 Assuré désigné... 4 Consultant... 4 Votre police... 4 Limite d assurance... 4 Exclusion hors Québec... 5 Exclusion des réclamations liées à l amiante... 5 Prolongation de garantie... 5 Première adhésion ou nouvel associé... 5 Inspection préachat ou prévente... 5 Police pour un projet spécifique... 5 Majoration de primes liées au sinistre... 5 Pratique de l architecture en société... 6 Comment remplir le Formulaire de renouvellement... 6 À inclure dans le montant de vos honoraires bruts... 6 À ne pas inclure dans le montant de vos honoraires bruts... 7 Pour l architecte pigiste... 7 Franchises selon les honoraires déclarés... 7 Exercice de la profession... 7 Pigistes engagés à votre cabinet... 7 Les Annexes... 8 Liste des ordres professionnels du Québec les plus susceptibles d intervenir pour des services professionnels d architecture... 9 PAGE 2 SUR 9

3 Le Formulaire de renouvellement qui vous a été transmis doit être rempli conformément au présent Guide. Notez que nous ne pourrons traiter un formulaire incomplet. Assurez-vous de répondre à toutes les questions. ASSISTANCE Pour toute question relative à votre souscription initiale ou au renouvellement de votre police d assurance responsabilité professionnelle, communiquez avec : Madame Renée Drolet au poste 223; Ou par courriel : Pour toute question relative au paiement de votre facture et conditions de paiement, communiquez avec : Madame Manon Béland au poste 225. SITE WEB Vous trouverez sur notre site Web une multitude d informations, ainsi que tous les documents relatifs à la souscription, sous la rubrique «Souscription» dans la section réservée aux architectes. MODALITÉS DE PAIEMENT Votre facture doit être traitée à la réception et acquittée dans les délais prévus. Conditions générales : Paiement par un chèque Nous faire parvenir un chèque pour le montant total à la date inscrite sur le talon de votre facture. Paiement par deux chèques égaux sans frais : Nous faire parvenir deux chèques égaux aux dates inscrites sur le talon de votre facture. Paiement par 10 (dix) prélèvements bancaires mensuels égaux : Un frais au taux annuel de 6 % s applique. Dix (10) prélèvements mensuels égaux à compter du début du deuxième mois de l entrée en vigueur de votre police. En cas de retard, les paiements dus seront prélevés en une fois. Vous devez préciser votre choix à chaque renouvellement, en signant et retournant le talon de remise par la poste ou par courriel au Vous devez joindre un spécimen de chèque la première fois et lors d un changement par la suite. Les factures pour : Frais d adhésion, Nouvel Associé, Amiante et Société à responsabilité limitée (SARL) première année, sont payables en un seul versement par chèque. Frais supplémentaires : Des frais au taux annuel de 6 % sont ajoutés à tout montant impayé après la date due. Des frais de 35 $ seront exigés pour chaque chèque et prélèvement refusés. Des frais de 2 % du total de votre prime pourront être exigés si le formulaire de renouvellement est reçu après la date de réception demandée. PAGE 3 SUR 9

4 PRENEZ NOTE QUE L ORDRE DES ARCHITECTES DU QUÉBEC SERA AVISÉ ADVENANT LE NON-PAIEMENT DE VOTRE POLICE D ASSURANCE RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE. LA SOUSCRIPTION AU FONDS ÉTANT OBLIGATOIRE, TOUT DÉFAUT PEUT ENTRAÎNER LA RADIATION. Vous anticipez un défaut de paiement? Avisez-nous sans délai. Les chèques doivent être payables à : Fonds de la responsabilité professionnelle de l Ordre des architectes du Québec ou Fonds des architectes. Et posté au : 420, rue McGill, bureau 300, Montréal (Québec) H2Y 2G1 RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX DÉFINITIONS Les termes définis ci-dessous sont inscrits en caractères gras lorsqu ils sont rencontrés dans la documentation. Associé Tout architecte ayant au sein d une pratique privée, d un cabinet ou d une société, un statut de patron, d associé ou d actionnaire. Dans le cas où l architecte est actionnaire, la classe d action détenue par celui-ci n a pas d importance. Assurance projet Assurance contractée par l assuré désigné ou un groupe dont il fait partie pour un projet particulier. Assurance responsabilité professionnelle excédentaire Assurance contractée par l assuré désigné en sus de l assurance responsabilité professionnelle offerte par le Fonds, de façon à augmenter les limites de garantie. Assuré désigné Le titulaire de la police d assurance. Personne physique ou morale (société) telle que désignée aux Conditions particulières. Consultant Tout professionnel membre d un ordre professionnel reconnu au Québec. Une liste de ces ordres est présentée en annexe de ce Guide. VOTRE POLICE Limite d assurance Votre police est sujette à une limite de 1 M$ par sinistre et 2 M$ par période d assurance. Cette garantie est augmentée à $ par sinistre et à $ par période d assurance si l Assuré désigné est une société en nom collectif à responsabilité limitée ou d une société par actions au sens du Règlement sur l exercice de la profession d architecte en société. Vous devez vous assurer que ces limites répondent adéquatement à vos besoins. Dans le cas contraire, vous devez vous procurer une couverture d assurance excédentaire auprès du marché privé. PAGE 4 SUR 9

5 Exclusion hors Québec Rappelez-vous que la police d assurance offre une limite territoriale de garantie au Canada et aux États-Unis. Toutefois, la police comporte une exclusion en regard des réclamations résultant d une faute commise à l extérieur de la province de Québec, alors que vous agissez à titre de membre en règle d une autre association professionnelle. Référez-vous à l exclusion 2.03, 14), du libellé de la police d assurance. Les services rendus dans ce cadre doivent être assurés par le marché privé. Les honoraires liés à de tels services n ont pas à être déclarés au Fonds. Les réclamations résultant des services professionnels rendus avant l émission de la police 2011 seront cependant prises en charge par le Fonds de la manière habituelle. Exclusion des réclamations liées à l amiante La police du Fonds comporte une exclusion du risque d amiante. Il est possible d obtenir une couverture élargie du risque d amiante en souscrivant un avenant. Vous devez présenter une demande d avenant pour chaque projet impliquant l amiante. Pour plus de détails consulter la section «LES ANNEXES». Prolongation de garantie Lorsque vous cessez d exercer votre profession, ou que vous bénéficiez d un des motifs d exemption prévus par le Règlement sur la souscription obligatoire au Fonds d assurance de la responsabilité professionnelle de l Ordre des architectes du Québec, la police vous accorde une prolongation gratuite de la garantie. Référez-vous à l article 4.15 du libellé de la police pour en connaître les modalités. PREMIÈRE ADHÉSION OU NOUVEL ASSOCIÉ Des frais de 500 $ majorés de la taxe sur les assurances de 9 % sont exigibles lors de l émission par le Fonds de la première police en faveur d un nouvel assuré ou lorsque l employé d un cabinet accède au niveau d associé. INSPECTION PRÉACHAT OU PRÉVENTE Les réclamations présentées à un architecte, des suites d une inspection préachat ou prévente, sont sujettes à une franchise minimale de $, peu importe la franchise choisie par l assuré lors de l émission de la présente police d assurance. POLICE POUR UN PROJET SPÉCIFIQUE Le Fonds peut, dans les limites du permis d assurance détenu, émettre une police aux fins d un projet spécifique. L émission de celle-ci est effectuée sur demande. Notez que cette police émise par le Fonds devra être en vigueur pendant cinq années après la fin de l ouvrage. Une police projet souscrite auprès d un assureur privé doit être en vigueur cinq (5) années après la fin de l ouvrage pour que vous puissiez déduire les honoraires liés à ce projet dans votre déclaration d honoraires. MAJORATION DE PRIMES LIÉES AU SINISTRE La majoration de primes relative à l historique des sinistres est effective pour une durée maximale de cinq ans à compter du renouvellement suivant le règlement du dossier. Elle ne peut, en aucun cas, excéder le montant réel déboursé par le Fonds en regard d un sinistre donné. Cette pénalité s applique lorsqu une indemnité a été versée uniquement. En cas de dissolution de cabinet ou d association, le Fonds continue d appliquer la pénalité pour les sinistres antérieurs selon les modalités ci-haut énoncées. PAGE 5 SUR 9

6 Le taux de prime est affecté de la façon suivante : Sinistre Pénalité 1 15 % 2 25 % 3 30 % 4 ou plus Analyse particulière du taux sera effectuée. PRATIQUE DE L ARCHITECTURE EN SOCIÉTÉ Si vous exercez votre profession au sein d une société en nom collectif à responsabilité limitée (S.E.N.C.R.L.) ou d une société par actions (S.P.A), comme autorisé par le Règlement sur l exercice de la profession d architecte en société, vous devez enregistrer celle-ci auprès de l Ordre des architectes du Québec et le déclarer au Fonds d assurance. Cette société doit être l Assuré désigné au contrat. Le coût de cette protection est de 915 $ par année, majoré de la taxe applicable. Elle s ajoute à votre prime de base. COMMENT REMPLIR LE FORMULAIRE DE RENOUVELLEMENT Les questions de la section «Déclaration d honoraires», du Formulaire de renouvellement, visent les honoraires facturés (sans les taxes) de votre dernier exercice financier. La prime à payer est calculée principalement sur la base des honoraires pondérés des trois dernières années, l historique de sinistres et le montant de la franchise. À inclure dans le montant de vos honoraires bruts La police d assurance émise par le Fond accorde une garantie en regard de tous les services professionnels rendus par l Assuré désigné dans le domaine de l architecture, soit : Exécution de relevés, d esquisses, de plans et de devis d un édifice ainsi que de calculs ou d études s y rapportant; Évaluation de l état d un édifice; Recommandations relatives à des travaux de construction ou d expertises concernant un édifice; Coordination de plans et devis devant servir à des travaux de construction; Surveillance des travaux de construction; Les autres activités liées à l architecture, par exemple : o Design d intérieur; o Design urbain; o Etc. Les mandats dits de «gestion de projet» contiennent un élément de responsabilité et les honoraires applicables doivent être déclarés au Fonds. Ainsi, votre déclaration d honoraires se doit de couvrir, les services rendus dans les champs d activités précités et toutes autres activités connexes. PAGE 6 SUR 9

7 À ne pas inclure dans le montant de vos honoraires bruts Vous devez exclure de votre déclaration les honoraires perçus dans les contextes suivants : Les honoraires professionnels perçus en regard de services rendus à l extérieur du Canada et des États- Unis, ou à titre de membre en règle d une autre association professionnelle; Les honoraires reliés à des activités d enseignement ou de formation; Les honoraires encaissés pour la participation à des concours non gagnés. Le Fonds se réserve le droit de procéder à une vérification comptable afin de s assurer de la justesse des honoraires déclarés. Pour l architecte pigiste Si vous agissez à titre de pigiste, vous devez le déclarer dans le montant total de vos honoraires bruts, pour tous les services professionnels rendus. Ces honoraires seront déduits de la tarification de votre police si vous joignez les Annexes F, remplies par chacun des architectes patrons qui ont bénéficié de vos services professionnels. FRANCHISES SELON LES HONORAIRES DÉCLARÉS Franchises de base : Les assurés déclarants des honoraires bruts de moins de $ sont assujettis à une franchise de $. Les assurés déclarant des honoraires bruts de plus de $ sont assujettis à une franchise de $. Franchise à 0 $ À l exception des services rendus en matière d inspection préachat ou prévente, il est possible d obtenir une franchise à 0 $, moyennant une majoration du coût de la prime de 7 %, et ce, pour les assurés ayant souscrit au Fonds pendant cinq (5) ans de façon continue et sans qu il y ait eu de réclamation avec paiement d indemnité. EXERCICE DE LA PROFESSION L établissement de votre prime est modulé par les caractéristiques de votre pratique, soient les disciplines dans lesquelles vous exercez et les types de bâtiments affectés aux services rendus. Par exemple, une surprime s applique pour l inspection préachat ou prévente. PIGISTES ENGAGÉS À VOTRE CABINET Vous devez inclure les honoraires facturés pour les services professionnels exécutés par un architecte pigiste à la question numéro 25 et remplir l Annexe F : Engagement de l architecte. PAGE 7 SUR 9

8 LES ANNEXES A B C D E F G H L Annexe A : sert à déclarer toutes les raisons sociales et les sociétés que vous utilisez pour rendre des services d architecture. Veuillez compléter une Annexe par société. Rappel : Si vous exercez au sein d une société en nom collectif à responsabilité limitée ou d une société par actions, ainsi que cela est autorisé par le Règlement sur l exercice de la profession d architecte en société, vous devez enregistrer celle-ci auprès de l Ordre des architectes du Québec. La police d assurance émise par le Fonds le sera au nom de cette société. L Annexe B : Assurance projet (spécifique) souscrite avec le Fonds ou auprès d un assureur privé doit être en vigueur cinq (5) années après la fin de l ouvrage pour que vous puissiez déduire les honoraires liés à ce projet dans votre déclaration d honoraires. Si vous êtes détenteur d une telle assurance, veuillez nous transmettre les conditions particulières. L Annexe C : à compléter pour les services rendus en qualité de membre en règle de l OAQ pour les services rendus aux États-Unis. L Annexe D : cette Annexe doit être complétée et envoyée avec votre formulaire de réinscription. Elle n est pas requise avec le formulaire de renouvellement. Ces informations nous permettent de calculer avec plus de précision une prime qui correspond à votre réalité d affaires. Par exemple, la nature des services professionnels rendus par l assuré, le type de projet effectué et les types de bâtiments seront des éléments qui affecteront le calcul de votre prime. L Annexe E : le Fonds peut, suivant certaines modalités, accorder une garantie en regard des projets impliquant la présence d amiante ou de ses dérivés. Pour bénéficier de cette garantie, il faut compléter cette annexe et fournir au Fonds, les informations nécessaires. Le délai pour présenter votre demande est de quatre (4) jours ouvrables après le moment de la découverte de la présence de l amiante ou de l émission du rapport de laboratoire ou avant les travaux s il y a présence d amiante anticipée. Veuillez noter que le Fonds n est pas tenu de donner suite à votre demande et qu il n émettra aucun avenant si la demande d avenant est présentée en dehors des délais prescrits. Le coût de la prime liée à cet avenant est de 325 $, majoré de la taxe applicable (9 %). Toutefois, si vous demandez un tel avenant en regard de vos activités d inspection préachat et prévente, nous vous offrons la possibilité de n obtenir qu un seul avenant pour l ensemble de vos mandats de cette nature pour toute la période de couverture de votre police d assurance. Veuillez communiquer avec nous pour de plus amples informations. L Annexe F : est à remplir par l architecte patron qui engage un architecte pigiste pour travailler sous sa responsabilité. Le pigiste qui détient une assurance avec le Fonds doit conserver cette Annexe afin de nous la faire parvenir avec son formulaire de renouvellement. L Annexe G : est à utiliser pour faire la demande d un certificat d assurance pour un projet spécifique. L Annexe H : à remplir lorsque des services ont été rendus une personne morale, une entité ou une entreprise qui est la propriété exclusive ou partielle de l Assuré ou qui est exploitée, gérée ou contrôlée de quelque façon par lui et détient plus de 10 % d intérêts financiers. Voir l article a) de votre police d assurance. PAGE 8 SUR 9

9 LISTE DES ORDRES PROFESSIONNELS DU QUÉBEC LES PLUS SUSCEPTIBLES D INTERVENIR POUR DES SERVICES PROFESSIONNELS D ARCHITECTURE Ordre des architectes Ordre des arpenteurs-géomètres Ordre des technologues professionnels Ordre des avocats Ordre des évaluateurs agréés Ordre des ingénieurs Ordre des ingénieurs forestiers Ordre des notaires Ordre des urbanistes PAGE 9 SUR 9

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