IP Office Platform 9.1 Déployer la messagerie vocale IP Office Platform

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1 Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Version 10b - (17/12/2014)

2 2014 AVAYA Tous droits reserves. Notice Toutes les mesures nécessaires ont été prises pour garantir l'exactitude et la pertinence des informations contenues dans ce document au moment de son impression. Avaya Inc. ne peut cependant être tenu responsable des éventuelles erreurs ou omissions. Avaya se réserve le droit de modifier et de corriger les informations contenues dans ce document, sans devoir en informer qui que ce soit, ni quelque organisation que ce soit. Pour des informations complètes, reportez-vous au document suivant : Avaya Support Notices for Hardware Documentation, Pour des informations complètes, reportez-vous au document suivant : Avaya Support Notices for Software Documentation, Pour consulter ce document sur notre site Web, rendez-vous sur et entrez sa référence dans la zone de recherche. Avis de limite de responsabilité en matière de documentation «Documentation» désigne les informations publiées par Avaya sur divers supports et peut inclure les informations, les instructions d'utilisation et les caractéristiques de performance qu'avaya met généralement à la disposition des utilisateurs de ses produits. Le terme documentation n'inclut pas les documents marketing. Avaya n'est pas responsable des modifications, ajouts ou suppression réalisés par rapport à la version originale publiée de la documentation, sauf si ces modifications, suppressions, ajouts ont été effectués par Avaya. L'utilisateur final accepte d'indemniser et de ne pas poursuivre Avaya, ses agents et ses employés pour toute plainte, action en justice, demande et jugement résultant de ou en rapport avec des modifications, ajouts ou suppressions dans la mesure où celles-ci sont effectuées par l'utilisateur final. Avis de limite de responsabilité en matière de liens hypertexte Avaya décline toute responsabilité quant au contenu et à la fiabilité des sites Web indiqués sur ce site ou dans les documents fournis par Avaya. Avaya décline toute responsabilité quant à l'exactitude des informations, des affirmations ou du contenu fournis par ces sites et n'approuve pas nécessairement les produits, services ou informations qui y sont décrits ou proposés. Avaya ne garantit pas que ces liens fonctionnent en toute circonstance et n'a aucun contrôle sur la disponibilité des pages Web en question. Garantie Avaya offre une garantie limitée sur le matériel et les Logiciels fournis («Produit(s)»). Consultez votre contrat de vente pour en connaître les termes. Vous trouverez également les conditions générales de garantie pratiquées par Avaya, ainsi que des informations relatives à la prise en charge du Produit, pendant la période de garantie, sur le site Web de support technique d'avaya à l'adresse suivante : Veuillez noter que si vous vous êtes procuré ce ou ces produits auprès d'un partenaire de distribution Avaya agréé en dehors des États-Unis et du Canada, la garantie vous est proposée par le partenaire de distribution Avaya agréé et non par Avaya. Le terme «Logiciels» désigne les programmes informatiques en code objet fournis par Avaya ou l'un de ses partenaires de distribution, que ce soit sous forme de produits autonomes ou préinstallés sur du matériel, de mises à niveau, de mises à jour, de résolutions d'erreurs ou de versions modifiées Licences LES CONDITIONS DE LA LICENCE DU LOGICIEL DISPONIBLES SUR LE SITE WEB D'AVAYA S'APPLIQUENT À QUICONQUE TÉLÉCHARGE, UTILISE ET/OU INSTALLE LE LOGICIEL AVAYA, ACQUIS AUPRÈS D'AVAYA INC., À TOUT AFFILIÉ D'AVAYA OU À TOUT PARTENAIRE DE DISTRIBUTION AGRÉÉ D'AVAYA (LE CAS ÉCHÉANT) SOUS CONTRAT COMMERCIAL AVEC AVAYA OU AVEC UN PARTENAIRE DE DISTRIBUTION AGRÉÉ D'AVAYA. SAUF STIPULATION CONTRAIRE ET SOUS RÉSERVE DE L'ACCORD ÉCRIT D'AVAYA, AVAYA NE PROPOSE PAS CETTE LICENCE SI LE LOGICIEL A ÉTÉ OBTENU AILLEURS QUE CHEZ AVAYA, UN AFFILIÉ AVAYA OU UN PARTENAIRE DE DISTRIBUTION AVAYA AGRÉÉ D'AVAYA ; AVAYA SE RÉSERVE LE DROIT DE POURSUIVRE EN JUSTICE TOUTE PERSONNE UTILISANT OU VENDANT CE LOGICIEL SANS LICENCE. EN INSTALLANT, TÉLÉCHARGEANT OU UTILISANT LE LOGICIEL, OU EN AUTORISANT D'AUTRES PERSONNES À LE FAIRE, VOUS ACCEPTEZ, EN VOTRE PROPRE NOM ET AU NOM DE L'ENTITÉ POUR LAQUELLE VOUS INSTALLEZ, TÉLÉCHARGEZ OU UTILISEZ LE LOGICIEL (CI-APRÈS APPELÉE DE MANIÈRE INTERCHANGEABLE «VOUS» ET «UTILISATEUR FINAL»), CES CONDITIONS GÉNÉRALES ET D'ÊTRE LIÉ PAR CONTRAT AVEC AVAYA INC. OU L'AFFILIÉ D'AVAYA APPLICABLE («AVAYA»). Avaya vous accorde une licence d'exploitation couvrant les types de licence décrits ci-dessous, à l'exception du logiciel Heritage Nortel, pour lequel le champ d'appréciation de la licence est détaillé ci-dessous. Lorsque les informations de commande n'identifient pas explicitement un type de licence, la licence qui s'applique est une Licence Systèmes désignés. Le nombre de licences et d'unités de capacité pour lesquelles la licence est accordée est de un (1), sauf si un nombre différent de licences ou d'unités de capacité est spécifié dans la documentation ou d'autres textes mis à votre disposition. «Processeur désigné» désigne un système informatique autonome unique. «Serveur» désigne un Processeur désigné hébergeant une application logicielle accessible par plusieurs utilisateurs. Type(s) de licence Licence Systèmes désignés (SD). L'Utilisateur final est autorisé à installer et utiliser chaque copie du Logiciel uniquement sur un certain nombre de Processeurs désignés, jusqu'au nombre indiqué sur la commande. Avaya peut exiger que le ou les Processeurs désignés soient identifiés sur la commande par type, numéro de série, code de caractéristique, emplacement ou toute autre désignation spécifique, ou fournis par l'utilisateur final à Avaya par un moyen électronique mis en place par Avaya spécifiquement à cette fin. Licence Utilisateurs simultanés (US). L'utilisateur final peut installer et utiliser le Logiciel sur plusieurs Processeurs désignés ou sur un ou plusieurs Serveurs, à condition que le nombre d'unités accédant au Logiciel et utilisant ce dernier à tout moment ne dépasse pas le nombre d'unités sous licence. Une «Unité» représente l'unité sur laquelle Avaya, à son entière discrétion, base la tarification de ses licences et peut être, entre autres, un agent, un port, un utilisateur, un compte de messagerie électronique ou un compte de messagerie vocale associé à un nom de personne ou à une fonction de l'entreprise (ex. : webmestre ou centre d'assistance) ou encore une entrée du répertoire dans la base de données administrative utilisée par le Logiciel et autorisant un utilisateur à accéder à l'interface du Logiciel. Les Unités peuvent être associées à un Serveur spécifique et identifié. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 2

3 Licence Base de données (BD). L'Utilisateur final est habilité à installer et utiliser chaque copie du Logiciel sur un ou plusieurs Serveurs, à condition que chacun des Serveurs sur lesquels le Logiciel est installé ne communique qu'avec une seule instance de la même base de données. Licence Unité centrale (UC). L'Utilisateur final est habilité à installer et utiliser chaque copie du Logiciel sur plusieurs Serveurs, le nombre maximal de Serveurs étant indiqué sur la commande, sous réserve que la capacité de performances des Serveurs ne dépasse pas la capacité de performances spécifiée pour le Logiciel. L'Utilisateur final n'est autorisé à réinstaller ou utiliser le Logiciel sur aucun Serveur d'une capacité plus élevée sans l'accord préalable d'avaya et avant paiement des frais de mise à niveau. Licence Utilisateurs nommés (UN). Vous êtes habilité à : (i) installer et utiliser le Logiciel sur un seul Processeur désigné ou Serveur à la fois par Utilisateur nommé (voir définition ci-après) ; ou (ii) installer et utiliser le Logiciel sur un Serveur dans la mesure où seuls les Utilisateurs nommés accèdent au Logiciel et l'utilisent. Un «utilisateur nominatif» est un utilisateur ou un dispositif qui a été expressément autorisé par Avaya à accéder au logiciel et à l'utiliser. Un «Utilisateur nommé» peut être, à la seule discrétion d'avaya et sans limitation, désigné par son nom, sa fonction dans l'entreprise (par exemple, webmestre ou service d'assistance utilisateurs), un compte de messagerie électronique ou vocale au nom d'une personne ou d'une fonction dans l'entreprise, ou d'une entrée d'annuaire dans la base de données administrative utilisée par le Logiciel et autorisant un seul utilisateur à la fois à accéder au Logiciel. Licence Shrinkwrap. Vous pouvez installer et utilizer le Logiciel en vertu des conditions des accords de licence applicables, tels qu'une licence «shrinkwrap» (acceptée par rupture de l'emballage) ou «clickthrough» (acceptée par lecture du contrat avant téléchargement) accompagnant le Logiciel ou applicable à celui-ci («Licence Shrinkwrap»). Logiciels Heritage Nortel La mention «Logiciels Heritage Nortel» signifie que le logiciel a été acheté par Avaya dans le cadre du rachat de Nortel Enterprise Solutions Business au mois de décembre Les logiciels Heritage Nortel actuellement proposés sous licence par Avaya sont les logiciels contenus dans la liste des produits Heritage Nortel se trouvant à l'adresse sous le lien «Heritage Nortel Network Products». Pour les logiciels Heritage Nortel, Avaya accorde au Client une licence d'utilisation des logiciels Heritage Nortel fournie plus bas, uniquement dans le cadre de l'activation autorisée ou du niveau d'utilisation autorisé, uniquement aux fins prévues dans la Documentation et uniquement intégrés dans, exécutés sur ou (dans le cas où la Documentation applicable permet l'installation sur l'équipement de constructeurs autres qu'avaya) pour établir une communication avec des équipements Avaya. Les frais concernant les logiciels Heritage Nortel peuvent porter sur une extension d'activation ou d'utilisation autorisée telle que spécifiée dans un bon de commande ou un devis. Copyright Sauf mention contraire explicite, il est interdit d'utiliser les documents disponibles sur ce site ou dans la documentation, les logiciels ou le matériel fournis par Avaya. Le contenu de ce site, la documentation et le produit fournis par Avaya, notamment la sélection, la disposition et le design du contenu, sont la propriété d'avaya ou de ces donneurs de licences et sont protégés par les droits d'auteur et par les lois sur la propriété intellectuelle, y compris les droits sui generis relatifs la protection des bases de données. Vous ne pouvez pas modifier, copier, reproduire, republier, télécharger, déposer, transmettre ou distribuer, de quelque façon que ce soit, tout contenu, partiel ou intégral, y compris tout code et logiciel sans l'autorisation expresse d'avaya. La reproduction, la transmission, la diffusion, le stockage et/ou l'utilisation non autorisés de cette documentation sans l'autorisation expresse d'avaya peuvent constitués un délit passible de sanctions civiles ou pénales en vertu des lois en vigueur. Virtualisation Chaque vappliance aura son propre code de commande. Veuillez noter que chaque instance de vappliance doit être commandée séparément. Si l'utilisateur final ou le partenaire de distribution Avaya souhaite installer deux vappliances du même type, il est nécessaire de commander deux vappliances de ce type. Chaque produit possède son propre code de commande. Veuillez noter que chaque instance de produit doit faire l'objet d'une licence distincte et être commandée séparément. Le terme «Instance» désigne un exemplaire unique du logiciel. Par exemple, si l'utilisateur final ou le partenaire de distribution Avaya souhaite installer deux Produits du même type, il est nécessaire de commander deux Produits de ce type. Composants tiers Le terme «Composants tiers» signifie que certains logiciels ou certaines parties des logiciels inclus dans le Logiciel peuvent contenir des composants logiciels (y compris des composants open source) distributes dans le cadre de contrats avec des tiers («Composants tiers») faisant l'objet de conditions quant aux droits d'utilisation de certaines parties du logiciel («Conditions tierces»). Les informations relatives au code source Linux distribué (pour les produits comprenant du code source Linux distribué) et identifiant les propriétaires des droits intellectuels de composants tiers et les conditions tierces qui les concernent sont disponibles dans la documentation ou sur le site Web d'avaya à l'adresse : Vous acceptez les Conditions tierces pour tous les éventuels Composants tiers. Remarque destinée au prestataire de service Le produit peut contenir des composants tiers dont les Conditions tierces n'autorisent pas l'hébergement et peuvent nécessiter une licence distincte propre à cette utilisation. Lutte contre la fraude à la tarification Le terme «Fraude à la tarification» fait référence à l'usage non autorisé de votre système de télécommunication par un tiers non habilité (par exemple, une personne qui ne fait pas partie du personnel de l'entreprise, qui n'est ni agent, ni sous-traitant ou qui ne travaille pas pour le compte de votre société). Sachez que votre système peut faire l'objet d'une fraude à la tarification et qu'en cas de fraude, les frais supplémentaires pour vos services de télécommunications peuvent être importants. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 3

4 Intervention en cas de fraude à la tarification Si vous pensez être victime d'une fraude à la tarification et nécessitez une assistance technique ou autre, contactez l'assistance d'intervention en cas de fraude à la tarification au (États-Unis et Canada). Pour obtenir d'autres numéros de téléphone d'assistance, reportez-vous au site Web de support technique d'avaya : Les suspicions de vulnérabilité à la sécurité des produits Avaya doivent être signalées à Avaya par courrier électronique adressé à : securityalerts@avaya.com. Marques de commerce Les marques commerciales, les logos et les marques de service («Marques») figurant sur ce site, dans la documentation et les produits fournis par Avaya sont des marques déposées ou non déposées d'avaya, de ses filiales ou de tierces parties. Les utilisateurs ne sont pas autorisés à utiliser ces Marques sans autorisation écrite préalable d'avaya ou dudit tiers qui peut être propriétaire de la Marque. Aucune information contenue dans ce site, la documentation ou les produits ne saurait être interprétée comme le transfert de propriété, par implication, préclusion ou autre, d'une licence ou de droits sur toute marque sans l'autorisation expresse écrite d'avaya ou de la société tierce concernée. Avaya est une marque déposée d'avaya Inc. Toutes les autres marques sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Linux est une marque de commerce déposée de Linus Torvalds aux États-Unis et dans d'autres pays. Téléchargement de la documentation Pour obtenir la version la plus récente de la documentation, reportez-vous au site Web de support technique d'avaya : Contactez l'assistance Avaya Consultez le site Web de support technique d'avaya pour obtenir des avis et des articles sur les produits ou pour signaler un problème avec votre produit Avaya. Pour connaître nos coordonnées et obtenir la liste des numéros d'assistance, consultez le site Web de support technique d'avaya à l'adresse faites défiler la page, puis cliquez sur Contacter l'assistance Avaya. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 4

5 Table des matières 1. Messagerie vocale intégrée d'ip Office 1.1 Fonctions de... la boîte vocale Langues prises... en charge Fonctionnement... de la langue de remplacement 12 Table des matières 2. Installation de la messagerie vocale intégrée 2.1 Installation... de IP500v Activation de... la messagerie vocale intégrée Retrait de cartes... mémoire Mise à niveau... des messages Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur 3.1 Intégration du courrier électronique de la messagerie vocale Annonces... utilisateur Utiliser des... messages d'accueil pré-enregistrés Notification de message en attente pour un autre utilisateur Création d'un... emplacement sécurisé Visual Voice Configuration de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne 4.1 Notification... de message en attente du groupe Accès à la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne Annonces Configuration standard automatique 5.1 Création d'un... standard automatique Enregistrement... des messages Routage des appels entrants vers un standard automatique Transférer... les appels au standard automatique Utilisation du standard automatique pour accéder à la messagerie... vocale Numéroter... par nom Utiliser des... messages pré-enregistrés Divers 6.1 Accès à distance... à la boîte vocale Application... des règles liées au mot de passe Programmation... des touches Codes courts Entretien de la boite vocale 7.1 Voir les boites... vocales Voir les fichiers... intégrés Surveillance... de la messagerie vocale intégrée Maintenance... par le port DTE 64 Index...65 Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 5

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7 Chapitre 1. Messagerie vocale intégrée d'ip Office Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 7

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9 1. Messagerie vocale intégrée d'ip Office Messagerie vocale intégrée d'ip Office : Pour IP Office version 9.1, la boite vocale intégrée est prise en charge par les unités de contrôle IP500 V2. La messagerie vocale intégrée fournit les fonctions de base d'une boîte de messagerie vocale sans être obligé d'avoir un PC de serveur de messagerie vocale séparé. La messagerie vocale intégrée utilise les composants suivants : Carte mémoire Le type de la carte mémoire dépend du type d'unité de contrôle IP Office. Les cartes sont cependant toujours spécialement formatées par Avaya. Les cartes mémoire tierces ne sont pas prises en charge pour la messagerie vocale intégrée. Unités de contrôle IP500 V2 Ce type d'unité de contrôle fonctionne avec la carte SD système obligatoire installée sur tous les systèmes IP500 V2 pour la messagerie vocale intégrée, le cas échéant. Application IP Office Manager La messagerie vocale intégrée est configurée à l'aide d'options dans la configuration d'ip Office en utilisant l'application IP Office Manager. Remarques Autres serveurs de messagerie vocale La messagerie vocale intégrée ne peut pas être utilisée avec un autre serveur de messagerie vocale comme par exemple IP Office Voic Pro. La présence d'un autre serveur de messagerie vocale sur le même réseau risque d'empêcher Embedded Voic de fonctionner correctement et vice versa. IP Office Essential Edition - Version PARTNER et IP Office Essential Edition - Version NORSTAR Ce guide ne concerne pas IP Office Essential Edition - Version PARTNER, IP Office Essential Edition - Version NORSTAR ou IP Office Essential Edition. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 9

10 1.1 Fonctions de la boîte vocale Le système IP Office crée automatiquement une boîte vocale de la messagerie intégrée pour chaque utilisateur et groupe de recherche de ligne dans la configuration IP Office. Pour les utilisateurs, la boîte vocale permet automatiquement de répondre à l'utilisateur qui sonne et reste sans réponse pendant la Durée de non-réponse configurée. La boîte vocale est également utilisée dans d'autres cas où IP Office renvoie une tonalité d'occupation, par exemple, lorsque l'utilisateur est configuré sur Ne pas déranger. Pour les groupes de recherche de ligne, la boîte vocale est utilisée lorsqu'un appel est émis pendant le Délai de réponse de la messagerie vocale du groupe. Pour des raisons de sécurité, un code d'accès de messagerie vocale peut être attribué à toute boîte vocale. Il peut être modifié par l'utilisateur de la boîte vocale ou par l'administrateur système. Pour les boîtes vocales, l'indication de message en attente apparaît sur le poste IP Office de l'utilisateur et sur l'application utilisateur IP Office (par exemple, one-x Portal). Une notification de message en attente pour le groupe de recherche de ligne peut être attribuée à des utilisateurs spécifiés. Vous pouvez utiliser divers codes de fonction 59 pour contrôler les fonctions de la messagerie vocale et les actions telles que relever ou laisser des messages, activer/désactiver la messagerie vocale. Comparaison du système de messagerie vocale intégrée Fonction Type de mémoire Méthode de compression Archivage Connexions simultanées maximums Durée maximum des messages individuels Standard automatique Unité de contrôle IP500 V2 Carte SDHC 4 Go Utilise G711. VCM non requis. 25 heures 15 heures par défaut. 5 heures supplémentaires sont ajoutées pour chaque paire de deux canaux supplémentaires sous licence ci-dessous. 6 canaux maximum. 2 canaux par défaut. Des canaux supplémentaires requièrent des licences. Durée par défaut : 120 secondes. Réglable entre 3 et 180 secondes. Oui Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 10

11 1.2 Langues prises en charge Messagerie vocale intégrée d'ip Office : Fonctions de la boîte vocale La messagerie vocale intégrée prend en charge des invites en différentes langues. Les langues suivantes sont prises en charge pour la boite vocale intégrée. Le paramétrage pour les messages en arabe n'est prise en charge que par les modes IP Office Basic Edition. Langue Arabe Chinois - Cantonais Chinois - Mandarin Danois Néerlandais Anglais - RU Anglais-ÉU Finnois Français Français - Canada Allemand Italien Coréen Norvégien Polonais Portugais Portugais - Brésil Russe Espagnol Espagnol - Mexique Espagnol - Argentine Suédois Turc Dossier WAV ara zhh chs dan nld eng enu fin fra frc deu ita kor nor plk ptg ptb rus esp esm ess sve trk Les paramètres régionaux du système IP Office sont utilisés pour déterminer la langue par défaut des messages utilisés. Des paramètres régionaux sont définis pour la totalité du système IP Office. Pour les utilisateurs individuels et le routage d'appels entrants, les paramètres régionaux du système peuvent être remplacés. Pour les appels vers la messagerie vocale, les paramètres régionaux utilisés sont déterminés comme suit : Si les paramètres régionaux de l'utilisateur sont définis, ils sont utilisés lorsque l'appelant est interne. Si les paramètres régionaux du routage des appels entrants sont définis, ils sont utilisés lorsque l'appelant est externe. Si aucun paramètre régional d'utilisateur ou de routage d'appels entrants n'est applicable, les paramètres régionaux du système sont utilisés. Les paramètres régionaux de code de fonction, si définis, sont utilisés et remplacent les options ci-dessus si l'appel est acheminé vers la messagerie vocale à l'aide du code de fonction. Si la langue des messages requise n'est pas disponible, la boite vocale la remplace par une commande paramétrée (voir Fonctionnement de la langue de remplacement 12 ). Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 11

12 1.3 Fonctionnement de la langue de remplacement Si les messages dans la langue requise 11 ne sont pas disponibles, le système tente d'utiliser les messages dans une langue de remplacement. La langue de remplacement utilisée dépend du mode de configuration utilisé par le serveur IP Office (Standard, Partner, Rapide ou Norstar). Paramètres régionaux Langue par défaut Commande de la langue de remplacement Modes standard/norstar Argentine Espagnol Espagnol > Anglais (RU) > Anglais (US) Modes Edition/PARTENAIRE basiques Espagnol > Anglais (US) > Anglais (RU) Australie Anglais britannique Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Bahreïn Arabe Arabe > Anglais (RU) > Anglais (US) Arabe > Anglais (US) > Anglais (RU) Belgique Néerlandais Néerlandais > Anglais (RU) > Anglais (US) Belgique Français Français > Français (Canadien) > Anglais (RU) Brésil Portugais (Brésil) Portugais > Anglais (RU) > Anglais (US) Canada Français (Canada) Français > Anglais (US) > Anglais (RU) Chili Espagnol (Amérique latine) Espagnol d'amérique Latine > Espagnol > Anglais (US) Néerlandais > Anglais (US) > Anglais (RU) Français > Français (Canadien) > Anglais (US) Portugais > Anglais (US) > Anglais (RU) Français > Anglais (US) > Anglais (RU) Espagnol d'amérique Latine > Espagnol > Anglais (US) Chine Mandarin Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Colombie Espagnol (Amérique latine) Espagnol d'amérique Latine > Espagnol > Anglais (US) Espagnol d'amérique Latine > Espagnol > Anglais (US) Danemark Danois Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Égypte Arabe Arabe > Anglais (RU) > Anglais (US) Arabe > Anglais (US) > Anglais (RU) Finlande Finnois Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) France Français Français (Canadien) > Anglais (RU) > Anglais (US) France2 Français Français (Canadien) > Anglais (RU) > Anglais (US) Français (Canadien) > Anglais (US) > Anglais (RU) Français (Canadien) > Anglais (US) > Anglais (RU) Allemagne Allemand Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Grèce Grec Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Hong-Kong Cantonais Cantonais > Anglais (RU) > Anglais (US) Cantonais > Anglais (US) > Anglais (RU) Hongrie Hongrois Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Islande Islandais Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Inde Anglais britannique Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Irlande Anglais (GB) Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (RU) > Anglais (US) Italie Italien Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Japon Anglais (États-Unis) Anglais (US) > Anglais (RU) Anglais (US) > Anglais (RU) Corée Coréen Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Koweït Arabe Arabe > Anglais (RU) > Anglais (US) Arabe > Anglais (US) > Anglais (RU) Malaisie Anglais (GB) Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (RU) > Anglais (US) Mexique Espagnol (Amérique latine) Espagnol > Anglais (US) Maroc Français Français > Français (Canadien) > Anglais (RU) Espagnol > Anglais (US) Français > Français (Canadien) > Anglais (US) Pays-Bas Néerlandais Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Nouvelle-Zélande Anglais britannique Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Norvège Norvégien Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Oman Arabe Arabe >Anglais (RU) > Anglais (US) Arabe > Anglais (US) > Anglais (RU) Pakistan Anglais britannique Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Pérou Espagnol (Amérique latine) Espagnol d'amérique Latine > Espagnol > Anglais (US) Espagnol d'amérique Latine > Espagnol > Anglais (RU) Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 12

13 Paramètres régionaux Langue par défaut Messagerie vocale intégrée d'ip Office : Fonctionnement de la langue de remplacement Commande de la langue de remplacement Modes standard/norstar Modes Edition/PARTENAIRE basiques Pologne Polonais Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Portugal Portugais Portugais brésilien > Anglais (RU) > Anglais (US) Portugais brésilien > Anglais (US) > Anglais (RU) Qatar Arabe Arabe > Anglais (RU) > Anglais (US) Arabe > Anglais (US) > Anglais (RU) Russie Russe Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Arabie Saoudite (ara) Anglais britannique Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Singapour Anglais britannique Mandarin > Anglais (RU) > Anglais (US) Mandarin > Anglais (US) > Anglais (RU) Afrique du Sud Anglais britannique Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Espagne Espagnol Espagnol d'amérique Latine > Anglais (RU) > Anglais (US) Espagnol d'amérique Latine > Anglais (US) > Anglais (RU) Suède Suédois Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Suisse Français Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Suisse Allemand Allemand > Anglais (RU) > Anglais (US) Allemand > Anglais (US) > Anglais (RU) Suisse Italien Italien > Anglais (RU) > Anglais (US) Italien > Anglais (US) > Anglais (RU) Taïwan Mandarin Mandarin > Anglais (RU) > Anglais (US) Mandarin > Anglais (US) > Anglais (RU) Turquie Turc Anglais (RU) > Anglais (US) Anglais (US) > Anglais (RU) Émirats Arabes Unis Anglais britannique Arabe > Anglais (RU) > Anglais (US) Arabe > Anglais (US) > Anglais (RU) Royaume-Uni Anglais britannique Anglais (États-Unis) Anglais (États-Unis) Etats-Unis Anglais (Etats-Unis) Anglais (GB) Anglais (GB) Venezuela Espagnol (Amérique latine) Espagnol d'amérique Latine > Espagnol > Anglais (US) <<<Nouveaux paramètres globaux à ajouter : Tchèque/Japon>>> Espagnol d'amérique Latine > Espagnol > Anglais (RU) Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 13

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15 Chapitre 2. Installation de la messagerie vocale intégrée Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 15

16 2. Installation de la messagerie vocale intégrée L'installation comprend les étapes suivantes : 1.IP500 V2 Control Unit 17 Aucune installation de matériel n'est nécessaire pour les unités de contrôle IP500 V2 car elles utilisent la carte SD Système obligatoire et déjà installée pour la messagerie vocale intégrée. 2.Mettre à niveau les messages 21 Un ensemble de messages fournis sur les cartes mémoire de la messagerie vocale intégrée fournies par Avaya. Si vous avez besoin d'invites non proposées sur votre carte, vous pouvez ajouter les invites supplémentaires nécessaires pour les nouvelles fonctions. 3.Activer la messagerie vocale intégrée 18 Permet de configurer IP Office pour utiliser la messagerie vocale intégrée et de définir la durée maximale d'enregistrement des messages, messages d'accueil et invites. 4.Configuration de la boîte vocale utilisateur 24 Permet de configurer les paramètres personnels de chaque utilisateur. 5.Configuration de la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne 36 Permet de configurer les paramètres pour tout groupe de recherche de ligne qui requiert une boîte vocale. Cela inclut la configuration de l'indication de message en attente et l'accès à la boîte vocale qui ne sont pas activés par défaut. 6.Configuration du standard automatique 42 Permet de configurer tous les services de standard automatique requis et les associe à des routes d'appels entrants. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 16

17 2.1 Installation de IP500v2 Installation de la messagerie vocale intégrée : Les instructions suivantes détaillent le processus d'installation de la boite vocale intégrée pour un système IP500 V2. 1.Mettre à niveau les messages 21 Les messages situés sur la carte mémoire de Embedded Voic peuvent désormais être mis à niveau pour correspondre à la version logicielle de l'unité IP Office. 2.Activer la messagerie vocale intégrée 18 Sur les nouveaux systèmes et ceux paramétrés par défaut, la messagerie vocale intégrée est activée par défaut. 3.Ajouter des licences de messagerie vocale intégrée Si plus de 2 canaux sont nécessaires, les licences pour les canaux supplémentaires (6 canaux maxi au total) doivent être ajoutées. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 17

18 2.2 Activation de la messagerie vocale intégrée La configuration du système pour la messagerie vocale intégrée est commune à tous les systèmes IP Office qui la prennent en charge. Cette option est activée par défaut et doit être désactivée si Embedded Voic n'est pas utilisé. Dans les systèmes IP500 V2, vous pouvez choisir d'activer la boite vocale ou pas en mode IP Office ou en mode Intuitif. Sur les nouvelles installations de Embedded Voic en mode Partner, Norstar ou Quick, le mode de fonctionnement par défaut de la messagerie est le mode Intuity. Pour les nouvelles installations de Embedded Voic en mode de configuration Standard, le mode de fonctionnement par défaut de la messagerie vocale est le mode IP Office Mode. Vous pouvez basculer entre les modes sans perdre de données utilisateur (mots de passe, messages d'accueil ou messages, par exemple). Pour configurer IP Office avec la messagerie vocale intégrée : 1. Vous devez redémarrer le système IP Office pour terminer le processus. Ceci permet de terminer l'ensemble des appels et des opérations en cours pendant une période de 5 minutes. 2. Ouvrez IP Office Manager et recevez la configuration d'ip Office. 3. Sélectionnez Système. 4. Cliquez sur l'onglet Messagerie vocale. 5. Dans la liste Type de messagerie vocale, sélectionnez Messagerie vocale intégrée. 6.Sur la liste Mode Boite Vocale, sélectionnez Mode IP Office ou Mode Intuitif. 7. Paramétrez les règles appliquées pour le renforcement du mot de passe de la boite vocale lorsque les utilisateurs changent le mot de passe de leur boite vocale : Application : Par défaut = Activé Lorsque cette option est sélectionnée, les exigences liées à une longueur minimale et à la complexité du mot de passe ci-dessous s'appliquent lorsqu'un utilisateur modifie le mot de passe d'une boîte vocale. Longueur minimale : Par défaut = 4 Cette option permet de définir la longueur minimale du mot de passe autorisée lors des modifications de mots de passe lorsque l'option Application est sélectionnée. Complexité : Par défaut = Activé Lorsque cette option est sélectionnée, les règles de complexité suivantes sont appliquées aux nouveaux mots de passe de boîte vocale : Séquences de numéros consécutifs, en ordre croissant (par ex., 1234) ou décroissant (par ex., 4321), non autorisées. Répétition de numéros (par ex., 1111) non autorisée. Aucune correspondance avec le numéro de poste. 8. Définissez la valeur du champ Durée maximale d'enregistrement (en secondes) pour les invites et les messages requis par le client. Les valeurs autorisées sont comprises entre 30 et 180 secondes, avec une valeur par défaut de 110 secondes. 9.Affichez l'onglet Système. Le paramétrage Local détermine la langue par défaut pour les messages de la boite vocale intégrée. Cependant, lorsqu'un appel est redirigé vers la boite vocale, la langue locale est déterminée comme montré cidessous. Si les paramètres régionaux de l'utilisateur sont définis, ils sont utilisés lorsque l'appelant est interne. Si les paramètres régionaux du routage des appels entrants sont définis, ils sont utilisés lorsque l'appelant est externe. Si aucun paramètre régional d'utilisateur ou de routage d'appels entrants n'est applicable, les paramètres régionaux du système sont utilisés. Les paramètres régionaux de code de fonction, si définis, sont utilisés et remplacent les options ci-dessus si l'appel est acheminé vers la messagerie vocale à l'aide du code de fonction. Si la langue des messages requise n'est pas disponible, la boite vocale la remplace par une commande paramétrée (voir Fonctionnement de la langue de remplacement 12 ). Si la langue des messages requise n'est pas disponible, la boite vocale la remplace par une commande paramétrée (voir Fonctionnement de la langue de remplacement 12 ). Langues manquantes Pour les systèmes IP500 V2, si la configuration des options ci-dessus requiert une langue locale qui n'est pas présente sur la carte SD du système, IP Office Manager affiche un message d'avertissement. Cliquez sur l'avertissement pour ouvrir une fenêtre et suivre les invites d'ajout de paramètres régionaux. Cliquez alternativement sur Ajouter/Afficher emplacements de boite vocale et sélectionnez la langue à charger. Voir aussi Mise à jour des messages 21 pour des méthodes supplémentaires de chargement de messages. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 18

19 Installation de la messagerie vocale intégrée : Activation de la messagerie vocale intégrée 10.Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications du système de messagerie vocale. 11.Cliquez sur pour renvoyer les modifications de la configuration à l'unité de contrôle. 12.Une fois le système IP Office redémarré, depuis un poste sur le système, composez le *17. La messagerie vocale intégrée doit répondre et commencer à fournir des messages. La boite vocale intégrée n'est pas démarrée immédiatement après le redémarrage du système. Il y a un délai pendant que le système met en place des opérations de congés sur les messages. Sur un nouveau système, le délai est de moins d'une minute. Cependant, plus le nombre de messages augmente, plus le délai est long. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 19

20 2.3 Retrait de cartes mémoire Vous ne devez jamais retirer la carte mémoire du système au cours d'une utilisation normale d'ip Office. Cela risque d'entraîner la corruption des fichiers en cours d'utilisation. La carte mémoire ou tout le système IP Office doit être arrêté avant tout retrait de carte mémoire. Quand la carte est arrêtée, la messagerie vocale n'est pas disponible sur le système IP Office. Tout autre service utilisant la carte mémoire est également désactivé. Pour les systèmes IP500 V2, les fonctions licenciées par la carte continueront pendant 2 heures maximum tant que la carte sera présente.. Une fois qu'une carte mémoire a été retirée, le fait d'insérer à nouveau la carte permet de redémarrer. Arrêt de carte mémoire grâce à IP Office Manager 1. Dans IP Office Manager, sélectionnez Démarrer Avancé Commandes de carte mémoire Arrêter. Pour les systèmes IP500 V2, sélectionnez la carte SD Système. 2.Vérifiez que le voyant de l'emplacement de la carte mémoire a été éteint. La carte peut maintenant être retirée. 3. Pour redémarrer la carte sans la retirer ou la réinsérer, sélectionnez Fichier Avancé Commande de carte mémoire Démarrage. Arrêt de carte mémoire à l'aide de l'application IP Office System Status 1. Dans System Status, sélectionnez Système Cartes mémoire. Pour les systèmes IP500 V2, sélectionnez la carte SD Système. 2.Sélectionnez Arrêter. 3.Vérifiez que le voyant de l'emplacement de la carte mémoire a été éteint. La carte peut maintenant être retirée. 4.Pour redémarrer la carte sans la retirer ou la réinsérer, sélectionnez Démarrage. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 20

21 Installation de la messagerie vocale intégrée : Retrait de cartes mémoire 2.4 Mise à niveau des messages Les cartes mémoire de messagerie vocale intégrée sont en général fournies avec les fichiers d'invites de commande requis pré-installés. Lorsque vous installez une nouvelle carte SD système sur des systèmes IP Office 500v2 ou que vous mettez à niveau une carte existante, un ensemble de langues par défaut est chargé sur la carte. Vous pouvez utiliser le touche Ajout/ affichage des paramètres régionaux de messagerie vocale de l'onglet Système > Messagerie vocale pour sélectionner d'autres ensembles d'invites de langue à charger. Par exemple, lorsque vous réalisez une mise à niveau vers une nouvelle version d'ip Office, il est possible que de nouvelles fonctions requièrent des messages guide supplémentaires. Cliquez sur le touche pour afficher la liste des langues disponibles. Les langues déjà présentes sur la carte sont grisées. Le touche Ajout/affichage des paramètres régionaux de messagerie vocale apparaît sur des systèmes actifs uniquement et n'est pas disponible en mode de configuration hors ligne. Cette touche ne s'affiche que lorsque vous sélectionnez Boite vocale intégrée comme Type de boite vocale. Vous pouvez également recharger des langues déjà installées sur la carte SD système. Par exemple, vous pouvez recharger des langues si de nouvelles invites ont été ajoutées dans une version de maintenance. Pour recharger des langues existantes, mettez le système à niveau (Fichier Avancé Mise à niveau) en cochant l'option Télécharger les fichiers système. Vous pouvez également sélectionner l'option Télécharger les fichiers système dans l'utilitaire Gestion des fichiers intégrée (Fichier Avancé Gestion des fichiers intégrée). Tous les messages de la messagerie vocale intégrée sont disponibles dans le dossier LVMSound du package d'installation pour les applications de l'administrateur IP Office. Vérification des ensembles de messages Les fonctions supplémentaires de la messagerie vocale intégrée ajoutées dans la nouvelle version d'ip Office nécessitent de nouveaux messages. Vous pouvez signaler des messages manquants dans IP Office System Monitor en activant les options de suivi Filtres Options de suivi Système Erreur. Des messages d'erreur sont générés à intervalles réguliers mS ERR: EVM 4p0 upgrade file clips missing mS ERR: EVM 4p2 upgrade file clips missing mS ERR: EVM 5p0 upgrade file clips missing Transfert des fichiers de messages à l'aide d'ip Office Manager 1.Démarrez IP Office Manager. 2.Sélectionnez Fichier Avancé Gestion des fichiers intégrée. 3.Utilisez le menu Sélectionnez IP Office pour sélectionner le système IP Office. 4. Sélectionnez Fichier Charger les fichiers système. Cela vous permet de transférer les fichiers d'invites de commande installés avec IP Office Manager ainsi que les fichiers micrologiciels IP Office. Ne le faites pas si le niveau logiciel d'ip Office Manager n'est pas approprié au système IP Office. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 21

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23 Chapitre 3. Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 23

24 3. Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur La messagerie vocale intégrée crée une boîte vocale pour chaque utilisateur du système IP Office. Les appels sont acheminés vers la boîte vocale lorsque le poste de l'utilisateur est occupé ou lorsqu'il ne répond pas dans le délai de réponse alloué. Cela inclut les appels qui sont transférés à un autre poste interne. La boîte vocale de l'utilisateur peut être configurée à l'aide de la boîte vocale et des codes de fonction du système (voir le manuel de l'utilisateur de la Messagerie vocale intégrée) ou à l'aide des paramètres de l'utilisateur dans IP Office Manager. Notification de message en attente Si cette option est prise en charge par le poste de l'utilisateur, ce dernier reçoit une notification de message en attente à chaque fois que sa boîte vocale contient des nouveaux messages. Le type d'indication de message en attente dépend du téléphone de l'utilisateur. Accès à la boîte vocale Le code de fonction normal par défaut (*17) peut être utilisé pour accéder à la boîte vocale associée au poste de l'utilisateur. D'autres méthodes permettent de configurer l'accès à la boîte vocale. La touche MESSAGES sur les téléphones qui correspond normalement à *17 peut être configurée pour accéder au mode Visual Voice sur les téléphones qui prennent en charge Visual Voice 33. Pour ce faire, utilisez l'option Le touche Messages permet d'accéder à Visual Voice (Système Messagerie vocale). Rappel La messagerie vocale intégrée peut être configurée pour appeler l'utilisateur à chaque fois que sa boîte vocale contient un nouveau message. Ce rappel se déclenche à la fin d'un appel sur le poste de l'utilisateur. L'utilisateur peut également avoir un rappel pour une boîte vocale de groupe de recherche contenant des nouveaux messages s'il est configuré pour recevoir une indication de message en attente pour un groupe de recherche. Messagerie vocale activée/désactivée Le transfert des appels sur la boîte vocale de l'utilisateur peut être désactivé. Il faut cependant remarquer que d'autres méthodes permettent de laisser des messages directement dans la boîte vocale de l'utilisateur. Code d'accès Un code d'accès peut être attribué à la boîte vocale. Toute personne accédant à la boîte vocale doit d'abord taper ce code avant de pouvoir relever les messages. Ce code d'accès peut être modifié par l'utilisateur une fois qu'il a accédé à sa boîte vocale. Numéros de transfert DTMF Les options peuvent être configurées pour permettre aux appelants de laisser un message au lieu de composer 0, 2 ou 3 pour être transféré vers un autre numéro. Si elle est utilisée, cette fonction doit être annoncée dans le message de la boite vocale. Les numéros de transfert peuvent être définis au niveau du système pour être appliqués à toutes les messageries ou au niveau de chaque utilisateur individuellement. Annonces La boite vocale intégrée peut fournir des annonces aux appels en attente de réponse. Cette fonction est semblable aux annonces fournies pour les groupes de recherche de ligne 39, avec des annonces lues aux appelants en attente de réponses. En raison du chevauchement de diverses temporisations, l'utilisation des annonces utilisateur est déconseillée conjointement avec le renvoi et la messagerie vocale. Message électronique de la boite vocale Un utilisateur peut recevoir une notification de nouveaux messages à son adresse électronique. La notification peut être une simple alerte leur indiquant qu ils ont reçu un nouveau message ou, ils peuvent recevoir une copie du message vocal, le cas échéant. Consultez la section Intégration du courrier électronique de la messagerie vocale 27. AVERTISSEMENT : Modification des noms d'utilisateur Les boîtes vocales sont créées en fonction d'un nom unique d'utilisateur dans la configuration IP Office. Si un nom d'utilisateur est modifié, l'utilisateur est associé à une nouvelle boîte vocale. Si le nom d'un utilisateur doit être modifié, il faut s'assurer tout d'abord que tous les messages ont été écoutés et supprimés. Si le nom d'un utilisateur est modifié et si la boîte vocale d'origine n'a pas été vidée, vous devez créer un code de fonction basé sur l'ancien nom d'utilisateur pour pouvoir accéder à l'ancienne boîte vocale. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 24

25 Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur : Pour changer la configuration de la messagerie vocale d'un utilisateur donné : Un symbole indique que le paramètre peut être également défini et verrouillé via les droits de l'utilisateur. Pour plus d'informations, consultez la documentation sur IP Office Manager. 1. Ouvrez IP Office Manager et recevez la configuration d'ip Office. 2.Dans le panneau de navigation, cliquez sur Utilisateur puis sélectionnez l'utilisateur. 3. Affichez l'onglet Messagerie vocale. Code de messagerie vocale : Par défaut = Vierge, Plage = 0 (aucun code) à 15 chiffres. Un code (1-15 chiffres) permet de valider l'accès à la boîte vocale. Si une tentative d'accès à distance est effectuée sur une boîte vocale qui n'a pas de code de messagerie défini, alors le message «L'accès à distance n'est pas configuré sur cette boîte vocale» est diffusé. L'utilisateur de la boîte vocale peut modifier le code en composant *04 après y avoir accédé. Messagerie vocale activée Par défaut = activé Lorsque ce paramètre est activé, la boîte vocale est utilisée par le système IP Office pour répondre aux appels n ayant pas reçu de réponse ou à ceux lorsque le poste renvoie une tonalité d'occupation. Notez que la sélection du paramètre «désactivé» ne permet pas de désactiver la boîte vocale de l'utilisateur. Les messages sont toujours transférables vers la boîte vocale. Vous pouvez encore y accéder pour relever les messages. Aide de la messagerie vocale Par défaut = Désactivé Ce paramètre n'est pas utilisé pour la messagerie vocale intégrée. Vous pouvez consulter l'aide en composant le *4 après avoir accédé à la boîte vocale. Rappel de la messagerie vocale : Par défaut = Désactivé Si cette option est activée et qu'un nouveau message a été reçu, le serveur de messagerie vocale appelle le poste de l'utilisateur pour essayer de transmettre ce message à chaque fois que le téléphone est raccroché. La messagerie vocale ne fait pas sonner le poste plus d'une fois toutes les 30 secondes. Lecture du courrier électronique de la messagerie vocale : Par défaut = Désactivé Ce paramètre n'est pas utilisé pour la messagerie vocale intégrée. Services Web UMS : Par défaut = Désactivé, Version du logiciel = Ce paramètre n'est pas utilisé pour la messagerie vocale intégrée. Courrier électronique de la messagerie vocale : Par défaut = Vierge (aucune fonction correspondante) Ce champ permet de définir l'adresse de l'utilisateur ou du groupe utilisée pour le fonctionnement du courrier électronique de la messagerie vocale 27. Lorsque vous tapez une adresse, les contrôles supplémentaires du courrier électronique de la messagerie vocale ci-dessous sont sélectionnables. Courrier électronique de la messagerie vocale Par défaut = Désactivé Si une adresse est entrée pour le groupe ou l'utilisateur, les options suivantes deviennent sélectionnables. Elles contrôlent le mode de fonctionnement automatique du courrier électronique de la messagerie vocale fourni par le serveur de messagerie vocale lorsque la boîte vocale reçoit un nouveau message. Désactivé Si ce paramètre est désactivé, aucune des options ci-dessous n'est utilisée pour le fonctionnement automatique du courrier électronique de la messagerie vocale. Un utilisateur peut également sélectionner ce mode en composant le *03 depuis son poste. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 25

26 Copie Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, une copie du message est joint à un et envoyé vers l'adresse électronique. Il n'existe aucune synchronisation entre l' et les boîtes vocales de la messagerie vocale. Par exemple, la lecture et la suppression de l' n'affectent pas le message dans la boîte vocale ou la notification de message en attente fournie pour ce nouveau message. Renvoi Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, ce message est joint à un et envoyé vers l'adresse électronique. Aucune copie du message n'est conservée dans la boîte vocale et il n'existe aucune notification de message en attente. Comme avec Copie, il n'existe aucune synchronisation entre l' et les boîtes vocales de la messagerie vocale. Un utilisateur peut également sélectionner ce mode en composant le *01 depuis son poste. Alerte Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, un simple est envoyé vers l'adresse électronique. Ceci est un annonçant les détails du message de la messagerie vocale mais sans copie du message joint. Un utilisateur peut également sélectionner ce mode en composant le *02 depuis son poste. Dérivation DTMF Lorsqu'un appelant est dirigé vers la messagerie vocale pour laisser un message, il peut choisir d'être transféré vers un poste différent. Le message d'accueil de la boîte vocale enregistré doit indiquer à l'appelant les options disponibles. Entrez les numéros des postes vers lesquels les appelants peuvent être transférés dans les champs ci-dessous. les valeurs par défaut du système peuvent être définies pour ces numéros et sont utilisées sauf si un autre numéro est défini dans ces paramètres utilisateurs. Ces valeur peuvent également être définies à l'aide de Droits d'utilisateurs. Réception / Transfert sur (DTMF 0) Le numéro vers lequel un appelant est transféré s'il appuie sur 0 tout en écoutant le message d'accueil de la boîte vocale plutôt que de laisser un message. Transfert sur (DTMF 2) Le numéro vers lequel un appelant est transféré s'il appuie sur 2 tout en écoutant le message d'accueil de la boîte vocale plutôt que de laisser un message. Transfert sur (DTMF 3) Le numéro vers lequel un appelant est transféré s'il appuie sur 3 tout en écoutant le message d'accueil de la boîte vocale plutôt que de laisser un message. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées à la configuration de la messagerie vocale de l'utilisateur. 5. Modifiez les paramètres de tout autre utilisateur, puis enregistrez et fusionnez les modifications apportées à la configuration. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 26

27 Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur : 3.1 Intégration du courrier électronique de la messagerie vocale La messagerie vocale intégrée prend en charge les fonctions du courrier électronique de la messagerie vocale. Elle utilise les paramètres SMTP des systèmes IP Office pour envoyer des messages sur le serveur de messagerie du client. Ce serveur transfère ensuite ces messages sur les messageries de courrier électronique de l utilisateur. Une fois ces fonctions activées, l utilisateur peut choisir de recevoir une alerte par courrier électronique à chaque fois qu il reçoit un nouveau message sur sa boîte vocale, ou de transférer le message de la boîte vocale vers sa messagerie électronique. En outre, quand il écoute un message sur sa boîte vocale, il peut le transférer vers sa messagerie électronique. Avertissement! L'envoi de fichiers.wav sur un réseau charge fortement le réseau et les serveurs du réseau. Un message d'une minute nécessite un fichier.wav de 1 Mo. Pour activer le système pour des s SMTP : 1. Veuillez noter que pour que les modifications effectuées sur les paramètres SMTP d IP Office soient prises en compte, il faut redémarrer le système. 2. Procurez-vous les informations sur le serveur de messagerie SMTP du client. Vous pouvez configurer un compte utilisateur sur ce serveur pour que ce dernier accepte et relaie les courriers électroniques provenant d'ip Office. 3.À l'aide d IP Office Manager, recevez la configuration du système IP Office. 4.Sélectionnez Système puis l onglet SMTP. 5.Tapez les informations à faire correspondre avec le serveur SMTP du client. Adresse du serveur L'adresse IP du serveur SMTP du client. S'il ne s'agit pas du même sous-réseau que le réseau local de IP Office, il sera peut-ête nécessaire d'ajouter une route IP. Port Le port d écoute SMTP du serveur. La valeur par défaut est 25. Adresse de courrier électronique d'origine Adresse qui sera utilisée par IP Office. Certains serveurs ne feront que relayer des messages provenant d adresses complètement reconnues ou d adresses du même domaine. Utiliser STARTTLS Sélectionnez ce champ pour activer l'encodage TLS/SSL. L'encodage permet l'intégration message vocal- avec des fournisseurs d' s hébergés qui autorisent uniquement SMTP sur un acheminement sécurisé. Le serveur doit être authentifié Si le serveur nécessite un compte utilisateur pour recevoir et envoyer des courriers électroniques, saisissez les informations sur le compte configuré sur ce serveur pour qu IP Office puisse s en servir. 6.Renvoyez la configuration à IP Office. Pour activer le mail de la messagerie vocale pour un utilisateur : 1.À l'aide d IP Office Manager, recevez la configuration du système IP Office. 2.Pour chaque utilisateur, sélectionnez Utilisateur Messagerie vocale. 3.Dans le champ Courrier électronique de la messagerie vocale, tapez l'adresse électronique de l'utilisateur. 4.A l'aide de la touche radio, sélectionnez le type d'alertes de Mail de la messagerie vocale pour l'utilisateur. Désactivé Ne pas envoyer d'alertes par mail en cas de nouveaux messages. Les utilisateurs peuvent sélectionner cette option eux-mêmes en composant le *03. Copier Envoyer une copie de chaque nouveau message reçu sur l'adresse mail de l'utilisateur. Les utilisateurs ne peuvent pas sélectionner eux-mêmes ce mode. Transférer Transférer chaque nouveau message reçu sur l'adresse mail de l'utilisateur en supprimant le message de sa boite vocale. Les utilisateurs peuvent sélectionner cette option eux-mêmes en composant le *01. Alerter Envoyer un mail d'alerte pour chaque nouveau message reçu. Les utilisateurs peuvent sélectionner cette option eux-mêmes en composant le *02. 5.Renvoyez la configuration à IP Office. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 27

28 3.2 Annonces utilisateur Les annonces sont affichées aux appelants en attente de réponse. Cela inclut la présentation des appelants aux membres du groupe de recherche de ligne (c'est à dire les appels en cours de sonnerie et ceux en attente de présentation). IP Office 4.0+ prend en charge les annonces avec la messagerie vocale intégrée. Si aucun canal de messagerie vocale n'est disponible pour une annonce, l'annonce n'est pas affichée. Il est possible de répondre à des appels pendant l'annonce. Lorsqu'un appel est rerouté vers le groupe de service de nuit d'un groupe de recherche de ligne ou vers un groupe de remplacement hors service, ce sont les annonces du nouveau groupe qui seront appliquées. Lorsqu'un appel déborde, ce sont les annonces du groupe d'origine qui sont toujours appliquées et non celles du groupe de débordement. Pour que les annonces soit utilisées de manière efficace, le paramètre Délai de réponse de la messagerie vocale du groupe de recherche de ligne doit être étendu ou le paramètre Messagerie vocale activée désélectionné. Configuration des annonces 1. Ouvrez IP Office Manager. 2. Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe de recherche de ligne pour lequel les annonces sont requises. 3.Affichez l'onglet Annonces. Annonces activées : Par défaut = Désactivé. Ce paramètre permet d'activer ou de désactiver les annonces. Attendre avant la première annonce : Par défaut = 10 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes. Ce paramètre définit le délai après lequel la première annonce doit être présentée à l'appelant. Si l'option Synchroniser les appels est sélectionnée, le délai d'attente réel peut varier (voir ci-dessous). Marquer l'appel comme pris : Par défaut = Désactivé. Ce paramètre est utilisé par les applications CCC et CBC d'ip Office. Par défaut, un appel n'est pas considéré comme pris avant qu'une personne n'y ait répondu. Ce paramètre permet à l'appel d'être marqué comme ayant été répondu une fois que l'appelant a entendu la première annonce. Ce paramètre n'est pas utilisé par l'application Customer Call Reporter d'ip Office. Tonalité après l'annonce : Par défaut = Musique d attente. Après la première annonce, il est possible de spécifier si l'appelant entendra une musique d'attente, une sonnerie ou un silence jusqu'à ce qu'on lui réponde ou qu'il entende une autre annonce. 2nde annonce : Par défaut = Activé. Si ce paramètre est sélectionné, une seconde annonce est lue à l'appelant si on ne lui a toujours pas répondu. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 28

29 Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur : Annonces utilisateur Attendre avant la seconde annonce : Par défaut = 20 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes. Ce paramètre définit le délai d'attente entre la première et la seconde annonce. Si l'option Synchroniser les appels est sélectionnée, le délai d'attente réel peut varier (voir ci-dessous). Répéter la dernière annonce : Par défaut = Activé. Lorsque ce paramètre est sélectionné, la dernière annonce lue à l'appelant est répétée tant qu'il n'a pas reçu de réponse ou qu'il n'a pas raccroché. Attente avant répétition : Par défaut = 20 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes. Si le paramètre Répéter la dernière annonce est sélectionné, ce paramètre définit le délai d'attente entre chaque lecture répétée de la dernière annonce. Si l'option Synchroniser les appels est sélectionnée, cette valeur est grisée et définie pour correspondre à la valeur du paramètre Attendre avant la 2nde annonce. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. 5. Cliquez sur pour fusionner la configuration et la renvoyer au système IP Office. Enregistrement des annonces Il n'existe aucune annonce par défaut sur file d'attente pour les utilisateurs et groupes de recherche de ligne. La durée maximale des annonces est de 10 minutes. Sur les nouveaux systèmes, il y a deux codes de fonction par défaut qui vous permettent d'enregistrer des annonces. Sur les systèmes existants et mis à niveau, ces codes de fonction ou de semblables doivent être ajoutés manuellement. Les codes de fonction par défaut sont les suivants : *91N; / N".1" / Enregistrer le message Utilisé pour enregistrer une annonce 1. Par exemple, afin d'enregistrer l'annonce 1 pour un groupe de recherche de ligne sur le poste 300, composez *91300# et suivez les instructions pour enregistrer la nouvelle annonce. *92N; / N".2" / Enregistrer le message Utilisé pour enregistrer une annonce 2. Par exemple, afin d'enregistrer l'annonce 2 pour un groupe de recherche de ligne sur le poste 300, composez *92300# et suivez les instructions pour enregistrer la nouvelle annonce. Les fichiers pré-enregistrés peuvent également être convertis pour être utilisés comme des annonces. Voir Utiliser les messages d'accueil pré-enregistrés 30. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 29

30 3.3 Utiliser des messages d'accueil pré-enregistrés Pour la version IP Office 9.0 et supérieur, il est possible de convertir les fichiers pré-enregistrés pour les utiliser comme noms de messagerie vocales, messages d'accueil et annonces. Notez que lorsqu'un fichier pré-enregistré est chargé, cela peut prendre 5 minutes avant que je système ne commence à utiliser un fichier que l'on vient de charger. Dans tous les cas, si l'utilisateur enregistre un nouveau nom, un nouveau message d'accueil ou une nouvelle annonce, à partir du téléphone, le fichier pré-enregistré est supprimé. Le fichier source WAV doit avoir les propriétés suivantes. Si le fichier a des propriétés différentes, convertissez-le en utilisant un outil tel que le Magnétophone de Windows. PCM/Non compressé KHz, 16 bits Mono Pour convertir le fichier : 1. Démarrez IP Office Manager. 2. Sélectionnez Fichier Avancé Utilitaire d'accueil LVM. 3. Dans le champ Fichier à convertir, cliquez sur le bouton..., puis sélectionnez votre fichier WAV. 4. Dans le champ Fichier obtenu, cliquez sur le bouton..., puis sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier converti. 5.Dans la fenêtre Sauvegarder le fichier obtenu saisissez un nom pour le fichier dans champ Nom du fichier et cliquez sur Sauvegarder. L'extension du fichier doit être.c11 pour les fichiers IP500 V2. 6. Dans le champ Type de fichier obtenu sélectionnez un des types suivants. Annonce1 Annonce2 Message d'accueil Nom 7.Dans le champ Poste de l'utilisateur saisissez le nom de l'utilisateur ou du groupe tel que décrit dans le champ Nom dans la configuration IP Office. 8.Dans le champ Format sélectionnez G711 pour un fichier IP500 V2. 9.Cliquez sur OK. Notez que cette touche est grisée si l'un des champs obligatoires n'a pas été rempli. Pour transférer le fichier : 1. Dans l'ip Office Manager, sélectionnez Fichier Avancé Gestion de fichiers intégrée. 2. Sélectionnez et déplacez le fichier dans le dossier appropriés sur la carte mémoire. Pour les systèmes IP500 V2, il s'agit du dossier System SD\DYNAMIC\LVMAIL\AAG. 3.4 Notification de message en attente pour un autre utilisateur Par défaut, un utilisateur reçoit uniquement une notification de message en attente dans sa propre boîte vocale. Cependant, la notification de message en attente d'une boîte vocale d'un autre utilisateur peut être configurée. Selon le type du téléphone ou de l'application IP Office qu'ils utilisent, les utilisateurs qui reçoivent une notification de message en attente pour un autre utilisateur peuvent choisir parmi les méthodes suivantes pour relever les messages. Notez que s'il n'est pas configuré comme une source fiable pour les boites vocales d'autres utilisateurs, l'utilisateur devra saisir le mot de passe de la boite vocale lorsqu'il souhaite y accéder. Visual Voice Sur les téléphones prenant en charge Visual Voice, le nom de l'utilisateur est affiché avec le nombre de nouveaux messages. Appuyez sur le bouton d'affichage pour accéder à la boîte vocale de l'utilisateur. one-x Portal for IP Office Si vous utilisez l'application one-x Portal for IP Office, le nom de l'autre utilisateur et le nombre de nouveaux messages s'affichent dans le gadget Messages. Utilisez le gadget Messages pour accéder à la boîte vocale du groupe. Pour configurer la notification de message en attente d'un autre utilisateur : 1.IP Office Manager vous permet de récupérer la configuration du système IP Office. 2.Cliquez sur Utilisateur et sélectionnez un utilisateur. 3. Cliquez sur l'onglet Numéros source. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 30

31 Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur : Notification de message en attente pour un autre utilisateur 4.Cliquez sur Ajouter. Dans le champ Numéro source, saisissez la lettre U, suivie du nom ou du poste de l'utilisateur. 5.Cliquez sur OK. 6. Cliquez sur pour fusionner la configuration en la renvoyant au système IP Office. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 31

32 3.5 Création d'un emplacement sécurisé Si un utilisateur accède régulièrement à sa boîte vocale à partir d'un autre poste ou à partir d'un numéro qui présente un CLI, comme un numéro de téléphone mobile ou un numéro de téléphone domicile, cet emplacement peut être défini comme emplacement sécurisé. Dans ce cas, l'utilisateur n'aura plus besoin de saisir son mot de passe. Par défaut, le propre poste d'un utilisateur est déjà configuré comme emplacement sécurisé. Ce réglage doit être supprimé si l'utilisateur devra toujours saisir son mot de passe pour accéder à sa boîte vocale. Pour configurer un emplacement sécurisé : 1. Dans IP Office Manager, récupérez la configuration du système IP Office. 2.Cliquez sur Utilisateur et sélectionnez un utilisateur. 3. Cliquez sur l'onglet Numéros source. 4.Ajoutez ou supprimez les numéros source ayant le préfixe V. Ces numéros sont utilisés comme suit : Numéro du propre poste de l'utilisateur Par exemple, un utilisateur dont le numéro de poste est 214 souhaite relever les messages de sa messagerie vocale sans entrer son code d'accès. Entrez alors V214 en tant que numéro source. Autres numéros de poste de l'utilisateur Par exemple, un utilisateur dont le numéro de poste est 214 souhaite relever les messages de sa messagerie vocale à partir du poste 204. Entrez alors V204 en tant que numéro source. Dès lors, chaque fois que l'utilisateur du poste 214 composera un code de fonction à partir du poste 204, son code de messagerie vocale ne lui sera pas demandé. Numéros de téléphone externes Ajoutez un numéro source V contenant le numéro de téléphone externe. Par exemple, si le numéro est V , entrez V Lorsque les utilisateurs composent le numéro configuré en tant que routage des appels entrants vers la messagerie vocale à partir de l'emplacement sécurisé, ils n'ont plus besoin d'entrer leur numéro de boîte vocale ni leur code de messagerie vocale. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. 6. Cliquez sur pour fusionner la configuration et la renvoyer au système IP Office. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 32

33 3.6 Visual Voice Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur : Création d'un emplacement sécurisé Visual voice utilise l'affichage sur le téléphone de l'utilisateur pour afficher le nombre de messages et pour accéder aux fonctions tels que le changement de mot de passe. Par défaut, le bouton MESSAGES des téléphones est réglé pour lancer Visual Voice. Sur les systèmes configurés de la sorte, l'utilisateur n'a pas besoin d'un bouton Visual Voice spécifique configuré sur son téléphone. Les téléphones ne disposant pas de bouton Messages ou lorsque l'option ci-dessus n'est pas activée, un bouton programmable pour la fonction Visual Voice peut être créé à l'aide de la procédure suivante. Si l'utilisateur est configuré pour recevoir des notifications de message en attente d'un autre utilisateur ou groupe, cette information dans Visual Voice. Il est également possible de configurer un bouton Visual Voice directement pour une boîte vocale d'un utilisateur ou groupement spécifique afin de recevoir des notifications de message en attente sur ce bouton et accéder à cette boîte vocale à l'aide de ce bouton. Pour autoriser un utilisateur à accéder à Visual Voice : 1. Démarrez IP Office Manager et recevez la configuration d'ip Office. 2.Cliquez sur Utilisateur pour afficher la liste des utilisateurs existants. Cliquez sur l'utilisateur souhaité. 3. Cliquez sur l'onglet Programmation des touches. 4.Cliquez sur la ligne de la touche que vous souhaitez modifier. 5.Cliquez avec le touche droit dans le champ Action. 6.Sélectionnez Émulation > Visual Voice. Pour créer un bouton pour la boîte vocale propre de l'utilisateur (et pour toute autre boîte permettant de recevoir des notifications de message en attente), laissez le champ Données de l'action vide. Pour créer un bouton pour la boîte vocale d'un autre utilisateur ou groupement, sélectionnez l'utilisateur ou le groupement dans le champ Données de l'action. 7.Cliquez sur OK pour enregistrer les paramètres relatifs au bouton de l'utilisateur sélectionné. 8. Le cas échéant, répétez l'opération pour d'autres utilisateurs. 9. Cliquez sur pour enregistrer les modifications en les renvoyant au système IP Office. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 33

34 Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 34

35 Chapitre 4. Configuration de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 35

36 4. Configuration de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne La messagerie vocale intégrée crée une boîte vocale pour chaque groupe de recherche de ligne du système IP Office. Les appels sont dirigés sur la boîte vocale uniquement lorsque chaque membre disponible du groupe a été appelé pendant la durée de sonnerie déterminée pour ce groupe. La boîte vocale du groupe peut être configurée à l'aide de la boîte vocale (voir le manuel de l'utilisateur de la Messagerie vocale intégrée) ou à l'aide des paramètres du groupe de recherche de ligne dans IP Office Manager. Notification de message en attente Par défaut, aucun utilisateur ne reçoit d'indication de message en attente pour les messages de groupe de recherche de ligne. Il faut configurer les utilisateurs individuellement. Pour plus d'informations, consultez la section Notification de message en attente 37. Accès à la boîte vocale Par défaut, il n'y a aucun accès à la boîte vocale défini pour les boîtes vocales de groupes de recherche de ligne pour relever les messages. Les utilisateurs auxquels un message de groupe a été assigné et attendant une indication peuvent également avoir un accès en fonction de leur modèle de téléphone. Autrement, un code de fonction d'accès doit être créé pour le groupe. Pour plus d'informations, consultez la section Accès à la boîte vocale du groupe de recherche de ligne 38. Rappel La messagerie vocale intégrée peut être réglée pour rappeler l'utilisateur lorsqu'il y a des nouveaux messages dans une boîte vocale de groupe de recherche de ligne pour lesquels il reçoit une notification de message en attente. Ce rappel se déclenche à la fin d'un appel sur le poste de l'utilisateur. Messagerie vocale activée/désactivée Le transfert des appels sur la boîte vocale du groupe peut être désactivé. Il faut cependant remarquer que d'autres méthodes permettent de laisser des messages directement dans la boîte vocale. Code d'accès Un code d'accès peut être attribué à la boîte vocale. Toute personne accédant à la boîte vocale doit d'abord taper ce code avant de pouvoir relever les messages. Ce code d'accès peut être modifié par l'utilisateur une fois qu'il a accédé à la boîte vocale. AVERTISSEMENT : Modification des noms des groupes de recherche de ligne Les boîtes vocales sont créées en fonction du nom unique du groupe dans la configuration IP Office. Si le nom d'un groupe est modifié, le groupe est alors associé à une nouvelle boîte vocale. Si le nom d'un groupe doit être modifié, il faut s'assurer tout d'abord que tous les messages ont été écoutés et supprimés. Si le nom d'un groupe est modifié et si la boîte vocale d'origine n'a pas été vidée, vous devez créer un code de fonction basé sur l'ancien nom du groupe pour pouvoir accéder à l'ancienne boîte vocale. La boîte vocale du groupe peut être configurée à l'aide de la boîte vocale et des codes de fonction du système ou à l'aide des paramètres du groupe de recherche de ligne dans la configuration IP Office. Pour configurer une boîte de réception de groupe dans IP Office Manager : 1. Ouvrez IP Office Manager et recevez la configuration d'ip Office. 2. Cliquez sur Groupe de recherche de ligne pour afficher la liste des groupes de recherche de ligne existants. 3. Double-cliquez sur le groupe de recherche de ligne requis. 4. Cliquez sur l'onglet Messagerie vocale. Celui-ci inclut les paramètres qui sont utilisés par Voic Lite et Voic Pro de IP Office. Pour la messagerie vocale intégrée, compléter les informations suivantes : Code de messagerie vocale Ce champ peut être utilisé pour définir un code d'accès à une boîte vocale. Quiconque tente de récupérer les messages de la boîte vocale doit saisir le code. Messagerie vocale activée Lorsqu'elle est cochée, les appels du numéro du groupe de recherche de ligne sont redirigés vers la messagerie vocale si tous les membres du groupe sont occupés ou ne répondent pas durant le délai de réponse alloué de ce groupe. 5. Effectuez toutes les modifications nécessaires pour le groupe de recherche de ligne et cliquez sur OK. 6. Répétez l'opération pour tout autre groupe de recherche de ligne. 7. Utilisez pour renvoyer les nouvelles modifications enregistrées au système IP Office. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 36

37 Configuration de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne : 4.1 Notification de message en attente du groupe Par défaut, aucune notification de message en attente n'est fournie aux groupes de recherche de ligne. Le cas échéant, cette notification peut être activée pour des utilisateurs donnés, y compris pour des utilisateurs qui n'appartiennent pas au groupe de recherche de ligne. Si l'utilisateur n'est pas membre du groupe de recherche de ligne, un code de messagerie vocale est en outre requis. Celui-ci doit être saisi dans le champ Code de messagerie vocale sous l'onglet Groupe de recherche de ligne > Messagerie vocale dans la configuration IP Office. L'utilisateur peut également devenir membre du groupe, mais son état d'appartenance est désactivé. Cela lui permet d'accéder à la boîte vocale du groupe sans recevoir d'appels de groupe. Selon le type du téléphone ou de l'application IP Office qu'ils utilisent, les utilisateurs qui reçoivent une notification de message en attente pour le groupe de recherche en ligne peuvent choisir parmi les méthodes suivantes pour relever les messages. Messagerie vocale visuelle Si l'utilisateur dispose de la messagerie vocale visuelle sur son téléphone, le nom du groupement s'affiche sur l'écran de l'appel visuel avec les informations relatives au nombre de messages. one-x Portal for IP Office Si vous utilisez l'application one-x Portal for IP Office, le nom du groupe et le nombre de nouveaux messages s'affichent dans le gadget Messages. Utilisez le gadget Messages pour accéder à la boîte vocale du groupe. Rappel de la messagerie vocale Si l'utilisateur a activé le rappel de messagerie vocale, il sera appelé en cas de nouveau message de groupe et en cas de tout nouveau message personnel. Le rappel pour les messages personnels est prioritaire sur celui pour les nouveaux messages de groupe. Pour configurer la notification de message en attente de groupement : 1. Ouvrez IP Office Manager. 2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Utilisateur, puis sélectionnez l'utilisateur individuel. 3. Cliquez sur l'onglet Numéros source. 4.Cliquez sur Ajouter. Dans le champ Numéro source, saisissez la lettre H, suivie du nom du groupement. Par exemple, pour recevoir la notification de message en attente d'un groupe de recherche de ligne intitulé Principal, saisissez HPrincipal. 5.Cliquez sur OK. 6. Cliquez sur pour fusionner la configuration en la renvoyant au système IP Office. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 37

38 4.2 Accès à la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne Par défaut, aucun utilisateur n'a accès à la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne à moins qu'un tel accès soit spécialement configuré. Il est possible d'accéder aux boîtes vocales de groupes de recherche de ligne comme indiqué ciaprès : Notification de message en attente Les utilisateurs qui reçoivent une notification de message en attente pour le groupe de recherche de ligne peuvent également accéder à la boîte vocale du groupe. La méthode d'accès dépend du téléphone et/ou du logiciel qu'ils utilisent. Pour plus d'informations, consultez la section Notification de message en attente 37. Utilisateurs de téléphones de série Avaya 4400 Les utilisateurs de téléphone à affichage numérique sur les modèles de téléphone avec une touche MENU y ont aussi accès une fois qu'ils ont été configurés pour les messages en attente du groupe de recherche de ligne. Le nom du groupe de recherche de ligne s'affiche alors lorsque l'utilisateur appuie sur MENU, MENU, Msgs, Voix. Pour plus d'informations, consultez le guide de l'utilisateur de votre téléphone. Rappel de la messagerie vocale Si l'utilisateur a activé le rappel de messagerie vocale, il sera appelé en cas de nouveau message de groupe et en cas de tout nouveau message personnel. Le rappel pour les messages personnels est prioritaire sur celui pour les nouveaux messages de groupe. Visual Voice Si Visual Voice est disponible, l'utilisateur voit le nom du groupe de recherche de ligne répertorié. Le nombre des nouveaux appels est indiqué entre parenthèses en regard du nombre du groupe de recherche de ligne. Accès aux boutons et aux codes de fonction Un code de fonction peut être créé pour accéder à la boîte vocale du groupe de recherche de ligne, comme indiqué dans le tableau. Il peut s'agir d'un code de fonction système ou spécifique à l'utilisateur. Pour plus d'informations sur la configuration des codes de fonction, consulter la section d'aide ou le guide Manager IP Office. Champ Contient... Code *99 Fonction Numéro de téléphone ID du groupe de ligne 0 Relever la messagerie vocale "?Ventes" La fonction Relever la messagerie vocale et le nom de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne peuvent également être attribués à une touche programmable de l'utilisateur. Accès à distance Les méthodes standard pour l'accès à distance à la boîte vocale s'appliquent aux utilisateurs et aux groupes de recherche de ligne. Pour plus d'informations, consultez la section Accès à distance à la boîte vocale 56. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 38

39 Configuration de la boîte vocale du groupe de recherche de ligne : Accès à la boîte vocale d'un groupe de recherche de ligne 4.3 Annonces Les annonces sont affichées aux appelants en attente de réponse. Cela inclut la présentation des appelants aux membres du groupe de recherche de ligne (c'est à dire les appels en cours de sonnerie et ceux en attente de présentation). IP Office 4.0+ prend en charge les annonces avec la messagerie vocale intégrée. Si aucun canal de messagerie vocale n'est disponible pour une annonce, l'annonce n'est pas affichée. Il est possible de répondre à des appels pendant l'annonce. Lorsqu'un appel est rerouté vers le groupe de service de nuit d'un groupe de recherche de ligne ou vers un groupe de remplacement hors service, ce sont les annonces du nouveau groupe qui seront appliquées. Lorsqu'un appel déborde, ce sont les annonces du groupe d'origine qui sont toujours appliquées et non celles du groupe de débordement. Pour que les annonces soit utilisées de manière efficace, le paramètre Délai de réponse de la messagerie vocale du groupe de recherche de ligne doit être étendu ou le paramètre Messagerie vocale activée désélectionné. Configuration des annonces 1. Ouvrez IP Office Manager. 2. Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe de recherche de ligne pour lequel les annonces sont requises. 3.Affichez l'onglet Annonces. Annonces activées : Par défaut = Désactivé. Ce paramètre permet d'activer ou de désactiver les annonces. Attendre avant la première annonce : Par défaut = 10 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes. Ce paramètre définit le délai après lequel la première annonce doit être présentée à l'appelant. Si l'option Synchroniser les appels est sélectionnée, le délai d'attente réel peut varier (voir ci-dessous). Marquer l'appel comme pris : Par défaut = Désactivé. Ce paramètre est utilisé par les applications CCC et CBC d'ip Office. Par défaut, un appel n'est pas considéré comme pris avant qu'une personne n'y ait répondu. Ce paramètre permet à l'appel d'être marqué comme ayant été répondu une fois que l'appelant a entendu la première annonce. Ce paramètre n'est pas utilisé par l'application Customer Call Reporter d'ip Office. Tonalité après l'annonce : Par défaut = Musique d attente. Après la première annonce, il est possible de spécifier si l'appelant entendra une musique d'attente, une sonnerie ou un silence jusqu'à ce qu'on lui réponde ou qu'il entende une autre annonce. 2nde annonce : Par défaut = Activé. Si ce paramètre est sélectionné, une seconde annonce est lue à l'appelant si on ne lui a toujours pas répondu. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 39

40 Attendre avant la seconde annonce : Par défaut = 20 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes. Ce paramètre définit le délai d'attente entre la première et la seconde annonce. Si l'option Synchroniser les appels est sélectionnée, le délai d'attente réel peut varier (voir ci-dessous). Répéter la dernière annonce : Par défaut = Activé. Lorsque ce paramètre est sélectionné, la dernière annonce lue à l'appelant est répétée tant qu'il n'a pas reçu de réponse ou qu'il n'a pas raccroché. Attente avant répétition : Par défaut = 20 secondes. Plage = 0 à 9999 secondes. Si le paramètre Répéter la dernière annonce est sélectionné, ce paramètre définit le délai d'attente entre chaque lecture répétée de la dernière annonce. Si l'option Synchroniser les appels est sélectionnée, cette valeur est grisée et définie pour correspondre à la valeur du paramètre Attendre avant la 2nde annonce. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications. 5. Cliquez sur pour fusionner la configuration et la renvoyer au système IP Office. Enregistrement des annonces Il n'existe aucune annonce par défaut sur file d'attente pour les utilisateurs et groupes de recherche de ligne. La durée maximale des annonces est de 10 minutes. Sur les nouveaux systèmes, il y a deux codes de fonction par défaut qui vous permettent d'enregistrer des annonces. Sur les systèmes existants et mis à niveau, ces codes de fonction ou de semblables doivent être ajoutés manuellement. Les codes de fonction par défaut sont les suivants : *91N; / N".1" / Enregistrer le message Utilisé pour enregistrer une annonce 1. Par exemple, afin d'enregistrer l'annonce 1 pour un groupe de recherche de ligne sur le poste 300, composez *91300# et suivez les instructions pour enregistrer la nouvelle annonce. *92N; / N".2" / Enregistrer le message Utilisé pour enregistrer une annonce 2. Par exemple, afin d'enregistrer l'annonce 2 pour un groupe de recherche de ligne sur le poste 300, composez *92300# et suivez les instructions pour enregistrer la nouvelle annonce. Les fichiers pré-enregistrés peuvent également être convertis pour être utilisés comme des annonces. Voir Utiliser les messages d'accueil pré-enregistrés 30. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 40

41 Chapitre 5. Configuration standard automatique Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 41

42 5. Configuration standard automatique Outre les opérations de messagerie vocale de base, vous pouvez créer des standards automatiques à l'aide de la messagerie vocale intégrée. Ils peuvent être utilisés pour répondre à des appels et rediriger l'appelant vers le serveur approprié. Jusqu'à 40 services de standard automatique sont pris en charge. Chaque standard automatique comprend des : Actions Chacune des touches normales de numérotation DTMF ; *, # et 0 à 9, peut être attribuée à une action. Les appelants peuvent faire une sélection au milieu du message, c'est-à-dire appuyer sur une touche d'action tout en écoutant les messages d'accueil. Vous pouvez également assigner une action à la touche Fax pour faire la différence entre la sonnerie des fax celle des appels. Messages Vous pouvez enregistrer des messages d'accueil différents pour le matin, l'après-midi et le soir (en dehors des heures de bureau). Le message d'accueil utilisé est défini par les profils horaires associés. Le message d'accueil est suivi du message d'options de menu. Il est utilisé pour informer l'appelant des options du standard automatique. Pour plus d'informations, consultez la section Enregistrement des messages 46. Lorsqu'il n'existe pas de profils horaires, qu'ils se chevauchent ou qu'ils sont contradictoires, l'ordre de préférence est donné aux profils horaires attribués au Matin, à l'après-midi puis au Soir. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 42

43 5.1 Création d'un standard automatique Configuration standard automatique : Pour plus d'informations sur l'acheminement des appels vers le standard automatique, consultez la section Routage des appels entrants vers un standard automatique 47. Pour créer un standard automatique : 1. Démarrez IP Office Manager et chargez la configuration requise. Notez que si des profils horaires vont être utilisés dans un standard automatique, le profil horaire doit être créé avant de créer le standard automatique. Pour plus d'informations, consultez l'aide d'ip Office Manager. 2. Cliquez sur Standard automatique. Tous les standards automatiques existants sont répertoriés. 3. Cliquez sur Créer une nouvelle entrée dans le panneau Groupe. Sélectionnez Standard automatique.dans le champ Nom, tapez le nom du standard automatique. Il peut contenir 15 caractères maximum. Nom : Plage = 12 caractères maximums Ce champ définit le nom du service de standard automatique. Il est possible d'acheminer les appels externes vers le standard automatique en saisissant AA:Nom dans le champ de destination d'une Route des appels entrants. Inactivité maximum : Par défaut = 8 secondes ; Plage = 1 à 20 secondes, Version du logiciel = 3.0 et ultérieur Ce champ définit le délai d'attente, après lecture des invites, du standard automatique avant l'activation d'une touche valide. Si ce délai est dépassé, l'appelant est transféré vers le Poste de remplacement défini dans la Route des appels entrants utilisée pour ses appels, sinon l'appelant est déconnecté. Activer l'enregistrement local : Par défaut = Activé, Version du logiciel = 4.0+ (Version de maintenance Q2 2007). Lorsque cette option est désactivée, il est impossible d'utiliser des codes de fonction pour enregistrer les messages de standard automatique. Les codes de fonction peuvent cependant toujours être utilisés pour lire ces messages d'accueil. Composition directe par numéro : Par défaut = Désactivé, Version du logiciel = Ce paramètre affecte le fonctionnement des touches utilisées dans le menu du standard automatique défini pour utiliser l'opération Numéroter par numéro. Si sélectionnée, la touche appuyée pour l'opération est incluse dans les numéros suivants composés par l'appelant pour la correspondance du poste IP Office. Par exemple, si le chiffre 2 est défini dans les actions pour Composer par numéro, un appelant peut composer 201 pour l'extension 201. Si elle n'est pas sélectionnée, la touche appuyée pour l'opération n'est pas incluse dans les numéros suivants composés par l'appelant pour la correspondance du poste IP Office. Par exemple, si 2 est défini pour l'opération Numéroter par numéro, un appelant doit composer le 2 suivi du 201 pour appeler le poste 201. Ordre de correspondance de la numérotation par nom Par défaut = Prénom/Nom, Version du logiciel = Détermine l'ordre des noms utilisé pour la fonction Numéroter par nom de la messagerie vocale intégrée. Les options disponibles sont Le premier puis le dernier ou Le dernier puis le premier. Numéro AA : Versions du logiciel = Ce numéro est attribué par IP Office et ne peut pas être modifié. Il est utilisé conjointement avec les codes de fonction pour accéder au service de standard automatique ou pour enregistrer les messages d'accueil du standard automatique. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 43

44 Matin/Après-midi/Soir/Options de menu : Chaque standard automatique peut comprendre trois durées distinctes, définies par des profils horaires associés. Il est possible d'enregistrer un message d'accueil pour chaque période. Le message d'accueil approprié est lu aux appelants, suivi du message d'accueil décrivant les options de menu, qui devrait indiquer les choix disponibles. Profil horaire Il définit chaque période de fonctionnement du standard automatique. En cas de chevauchements ou d'écarts entre les profils horaires, l'ordre prioritaire est le matin, l'après-midi puis le soir. Code de fonction Ces champs indiquent les codes de fonction du système créés automatiquement pour permettre d'enregistrer les messages d'accueil du profil horaire et des options de menu. Nom de l'enregistrement : Par défaut = Vierge. Plage = Jusqu à 31 caractères, Version du logiciel = 4.0+ (version de maintenance Q2 2007). Ce champ s affiche à côté du code de fonction utilisé pour enregistrer manuellement les messages du standard automatique. Il sert uniquement si vous utilisez des fichiers.wav pré-enregistrés pour le message d accueil au lieu d enregistrer manuellement des messages avec les codes de fonction indiqués. Si vous utilisez ce champ, veuillez noter qu il est sensible à la casse et qu il utilise le nom intégré à l en-tête de fichier du fichier.wav plutôt que le nom de fichier réel. L'utilitaire de conversion des fichiers.wav au format correct est livré avec Manager et peut être lancé via Fichier Avancé Utilitaire d'accueil LVM 52. Les fichiers doivent être ensuite manuellement transférés vers la carte mémoire de la messagerie vocale intégrée. 4.Cliquez sur l onglet Actions. Chacune des touches normales de numérotation DTMF ; *, # et 0 à 9, peut être attribuée à une action. Les appelants peuvent faire une sélection au milieu du message, c'est-à-dire appuyer sur une touche d'action tout en écoutant les messages d'accueil. Vous pouvez également attribuer une action à la touche Fax pour rediriger automatiquement les appels lorsque l'appel fax est détecté. Transfert Centrex Si le standard automatique est utilisé pour répondre aux appels entrants à partir d'un échange Centrex, cette option peut être utilisée pour réaliser un transfert Centrex. Lorsqu'elle est sélectionnée par l'appelant, IP Office envoie un signal de micro-coupure à l'échange sur la même ligne que les appels entrants puis compose les numéros de destination configurées puis se déconnecte de l'appel. Numéroter par nom IP Office 5.0+ Les appelants peuvent numéroter le nom de l'utilisateur requis. Une liste de noms correspondants est ensuite affichée pour effectuer une sélection. Composer par numéro Les appelants peuvent composer le numéro de poste requis. Aucun message n'est associé à cette action. Si un message est requis, il fait partie du message de menu. Il se peut que les résultats soient inattendus si le plan de numérotation n'est pas de même longueur. Les numéros de postes utilisateurs et de groupes de recherche doivent être tous de la même longueur. Transfert normal Transfère l'appelant à un numéro spécifié. Il s'agit d'un transfert supervisé, c'est-à-dire que si la ligne est occupée ou que l'appel reste sans réponse, ce dernier suit les paramètres de l'utilisateur ou du groupe de recherche de ligne qu'il veut joindre. Si le champ destination est vierge, les appelants peuvent composer le numéro de poste dont ils ont besoin, même si aucun message n'est affiché. Non défini Aucune action n'est effectuée. Parcage & Annonce Cette option parque l'appelant puis envoie une annonce à la destination paramétrée pour annoncer l'appel parqué. Lorsqu'elle est sélectionnée, les champs supplémentaires suivants sont configurables. Remarque : Les appels parqués à l'aide de cette fonction utilisent un canal de messagerie pendant qu'ils sont parqués ainsi qu'un canal supplémentaire pendant l'envoi de l'annonce. Préfixe de l'emplacement de parcage Le préfixe de l'emplacement de parcage peut être composé de huit chiffres maximum. Lorsque le système parque un appel, il utilise le préfixe ainsi qu'un chiffre supplémentaire, entre 0 et 9, pour chaque appel qui a été parqué. Le numéro complet de l'emplacement de parcage fait partie de l'annonce. Si le préfixe de l'emplacement de parcage plus le chiffre supplémentaire (entre 0 et 9) est compris dans la fourchette de numéros configurés pour le parcage manuel et l'annonce (Système Téléphonie Parcage & Annnonce Central Park Range), les appels parqués par la boite vocale intégrée peuvent être retirés du parcage simplement en composant le numéro de l'emplacement de parcage. Toutes les touches d'appel parqué configurées avec un numéro de parcage utilisé par la boite vocale intégrée seront indiquées en cas d'appel parqué et peuvent être utilisées pour retirer l'appel du parcage. Numéro d'appel d'annonce Il s'agit du numéro que le système appellera pour annoncer un appel parqué. Pour cela il utilise le Message d'annonce enregistré (voir ci-dessous) suivi par le numéro d'emplacement de parcage utilisé. Nombre de tentatives Détermine le nombre de fois où le système répète l'annonce de l'appel parqué, 5 fois maximum. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 44

45 Configuration standard automatique : Création d'un standard automatique Numéro de remplacement L'appel parqué est transféré vers ce numéro si l'appel n'a pas reçu de réponse au bout d'une minute après le dernier appel d'annonce. Les appels sont également transférés sur ce numéro si le système ne peut pas parquer l'appel pour une raison quelconque. Délai d'expiration des tentatives Détermine le délai en minutes:secondes entre les tentatives d'appels d'annonce. La plage peut être définie par incréments de 15 secondes. La valeur minimale est 15 secondes (par défaut) et la valeur maximum est 5 minutes. Message d'annonce Le message utilisé pour l'annonce peut être enregistré manuellement ou à l'aide d'un fichier pré-enregistré. Dans les deux cas, l'appel d'annonce est automatiquement suivi d'une annonce du numéro d'emplacement de parcage utilisé. Le code de fonction pour l'enregistrement manuel du message est affiché uniquement une fois la configuration sauvegardée puis de nouveau chargée sur IP Office Manager. Pour utiliser un fichier pré-enregistré, saisissez le nom du fichier dans le champ. Créez et chargez le fichier en utilisant la même méthode utilisée pour les messages pré-enregistrés du menu du standard automatique. Voir Utiliser les messages pré-enregistrés 52. Relire l'accueil du menu Relire l'accueil du menu enregistré pour dresser la liste des actions du standard automatique. Transfert Les appelants sont transférés vers la destination sélectionnée. Cette action est utilisée avec la touche Fax pour que l'appel soit transféré vers le poste spécifié lorsqu'une tonalité de fax est détectée. Transférer vers un standard automatique Transférez l'appelant vers un autre standard automatique. 5. Cliquez sur OK pour enregistrer le standard automatique. Les codes de fonction sont automatiquement créés pour le standard automatique et vous pouvez les consulter dans l'onglet Standard automatique. 6. Cliquez sur pour renvoyer les nouvelles modifications enregistrées au système IP Office. 7. Une fois le système relancé, vous pouvez enregistrer les messages pour le standard automatique à l'aide des codes de fonction créés. Pour plus d'informations, consultez la section Enregistrement des messages 46. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 45

46 5.2 Enregistrement des messages Lors de la création d'un nouveau standard automatique, plusieurs codes de fonction sont automatiquement ajoutés au tableau des codes de fonction du système. Les codes de fonction permettent l'enregistrement des divers messages de standard automatique. Le numéro approprié à composer est indiqué pour chaque message d'accueil dans l'onglet Standard automatique d'ip Office Manager. La partie numéro de téléphone se présente comme suit "AA:Nom.x", le Nom est le nom du standard automatique et x est 1 pour le message d'accueil du matin, 2 pour le message d'accueil de l'après-midi 3 pour le message d'accueil du soir et 4 pour le message des options du menu. Le numéro peut également se présenter comme suit "AA:"N".x" N est le numéro du standard automatique et x est 1pour le message d'accueil du matin, 2 pour le message d'accueil de l'aprèsmidi, 3 pour le message d'accueil du soir et 4pour le message des options du menu. Lors de l'utilisation de l'uns de ces codes de fonction, vous entendez les options : 1 pour entendre le message en cours. 2 pour enregistrer un nouveau message. 3 pour enregistrer le nouveau message. Les fichiers pré-enregistrés peuvent également être convertis pour être utilisés par le standard automatique, voir Utiliser des messages pré-enregistrés 52. Remarques Pour éviter tout abus, ces codes de fonction par défaut peuvent être supprimés ou modifiés. Ils peuvent également être supprimés de la section codes de fonction du système et être rétablis dans les codes de fonction utilisateur d'un utilisateur de confiance. Autrement, désactiver l'option Activer l'enregistrement local arrête l'utilisation de codes de fonction pour enregistrer les messages d'accueil du standard automatique. Avec la fonction Numéroter, les codes de fonction peuvent être attribués à une touche programmable. Cela permet un accès rapide ainsi que l'enregistrement de toutes les invites de commande qui changent fréquemment. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 46

47 Configuration standard automatique : Enregistrement des messages 5.3 Routage des appels entrants vers un standard automatique Un standard automatique de messagerie vocale intégrée peut être spécifié comme destination dans le tableau des routes d'appels entrants d'ip Office. Les appelants internes peuvent accéder à un standard automatique via une touche DSS programmée. Pour router les appels entrants vers un standard automatique : 1. Démarrez IP Office Manager et chargez la configuration requise. 2. Cliquez sur Route d'appels entrants et sélectionnez la route requise. 3. Affichez l'onglet Standard. Vérifiez que les paramètres correspondent aux appels dont le routage était prévu vers le standard automatique (pour plus d'informations, consultez la documentation d'ip Office Manager). 4. Cliquez sur l'onglet Destination. Dans le champ Destination, utilisez la liste déroulante pour sélectionner le standard automatique. Le nom des standards automatiques est affiché avec le préfixe AA:. 5. Dans l'exemple ci-dessus, le Poste de remplacement a également été défini pour acheminer les appels vers un groupe de recherche de ligne. Le paramètre Poste de remplacement est utilisé pour les appelants dans le standard automatique qui n'appuient pas sur une touche valide dans le délai Maximal d'inactivité time. 6. À l'aide des profils horaires, d'autres ensembles de destinations peuvent être ajoutés pour utiliser le standard automatique à certaines heures du jour ou pour utiliser des standards automatiques différents à des horaires divers. 7.Cliquez sur OK. 8. Utilisez pour renvoyer les nouvelles modifications enregistrées au système IP Office. Déployer la messagerie vocale IP Office Platform Page 47

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