La gestion des archives de la Caixa Económica de. Cabo Verde: de la création à l élimination ou. archivage définitif.

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1 La gestion des archives de la Caixa Económica de Cabo Verde: de la création à l élimination ou archivage définitif. Par Raquel MONTEIRO chef du service archives Caixa Económica de Cabo Verde 1. Historique de l institution Créée en 1928 sous le nom de Caixa Económica Postal, en 1985 elle devient une institution financière autonome désignée par Caixa Económica de Cabo Verde, EP. En 1993, l entreprise publique est transformée en société anonyme ce qui a permis sa participation au système financier en tant que banque universelle. Dès sa création, le but principal de la «Caixa Económica de Cabo Verde» est de contribuer au développement économique et social du pays. En ce moment la Caixa est considérée la deuxième banque universelle du Cap Vert et est reconnue pour son effort de modernisation de façon à satisfaire ses clients. L institution dispose de 23 agences situées dans six îles de l archipel. Concernant le personnel, la «Caixa» compte près de 120 collaborateurs dont une archiviste de formation supérieure et deux aides-archivistes formés sur le tas. 2. La création des archives Les documents de la «Caixa» peuvent être divisés en deux groupes : 1

2 - les documents administratifs On parle de documents administratifs pour désigner ceux produits par les services centraux, tels la direction administrative, le service de comptabilité, la direction des ressources humaines, la commission exécutive, entre autres. - les documents bancaires On parle de documents bancaires pour désigner tous les documents produits ou reçus par les agences et qui témoignent des relations entre la banque et ses clients. Dans ce groupe on trouve entre autres, les dossiers d ouverture de comptes, les justificatifs de caisses, les dossiers de crédits, demandes de cartes de crédits et de prélèvements. En tant que banque commerciale, la «Caixa» a toujours accordé une grande importance à tout ce qui touche ses clients. Ainsi, la production des documents bancaires obéit à des normes très strictes. Pour chaque transaction ou acte il existe des normes qui spécifient les formulaires à utiliser et comment les utiliser (voir annexe 1). Cela n est pas évident pour les documents administratifs. Dans le point suivant nous allons parler surtout des documents bancaires puisque c est sur ces-documents-là que nous sommes en train de travailler depuis la création des Archives Centrales de la «Caixa Económica de Cabo Verde», en La gestion des documents bancaires Chaque agence produit les documents dont elle a besoin pour gérer sa relation avec ses clients. Comme dans n importe quelle institution, c est en fonction du besoin du client qu on détermine le type de document à créer. Toutefois, malgré l existence de normes et règlements très clairs concernant l utilisation des formulaires et l ouverture de dossiers, on remarque qu il existe des pratiques différentes dans les agences. Il ya donc un besoin urgent d uniformisation des pratiques. 2

3 Les documents sont produits par les agences et gérés dans ces services durant une période déterminée aussi par les caractéristiques des procès. Cette période peut donc être très courte mais aussi très longue. Elle concerne exactement le premier âge des archives qui se trouvent donc dans leur phase courante. Dans une tentative de planification, le service des archives et le cabinet d organisation sont en train de préparer un questionnaire (voir annexe 2) pour mieux comprendre les besoins des agences de garder les différents dossiers, c est-à-dire, nous sommes en train d identifier ce qu on fait avec les documents pour aider à déterminer combien de temps ils doivent rester dans les services producteurs, et par conséquent, combien de temps après leur création, ils doivent être envoyés aux services de pré-archivage Les services de pré-archivage Le Manuel d Organisation et de Procédures de la «Caixa» prévoit l existence d un service de pré-archivage dans chaque agence. Ce service n a pas besoin de disposer d un grand espace. Il faut surtout qu il soit géré par une personne formée dans le domaine et équipé de façon à permettre une bonne organisation physique et intellectuelle des archives. Malheureusement ces conditions n existent pas encore et cela crée un grand nombre de problèmes pour la banque et ses clients. Les agences qui ont plus de chance sont celles situées dans la capitale du pays (7 agences) puisqu elles comptent avec la collaboration des Archives Centrales qui jouent en même temps le rôle de service de pré-archivage et de gardien des archives définitives. 3.2 Les archives centrales En plus des documents administratifs, les archives centrales reçoivent les documents bancaires, archives semi-actives, des agences situées dans la capitale du pays. Ces archives bancaires intègrent des dossiers de crédits, des dossiers d ouverture de comptes et les justificatifs de mouvements des comptes, c est-à-dire, des documents de caisses, entre autres. Nous avons ici les documents les plus consultés de notre institution. Il s agit d une grande masse de documents gérée dans ce service et nous commençons à 3

4 faire face à des problèmes de manque d espace. Les documents ci-dessus référés sont versés aux archives accompagnés d un bordereau envoyé en deux exemplaires. Après vérification, un de ces bordereaux et renvoyé au service versant. Les documents reçus aux archives centrales sont objet d un traitement très simple. On essaye de maintenir l ordre original des dossiers et aucun triage n est fait. Après cela les dossiers de crédits sont enregistrés sur la base de données des archives centrales et selon un cadre de classement très simple. Physiquement ils sont gardés dans des boîtes qui sont, à leur tour, rangés sur des étagères métalliques suivant une numérotation continue. 4. La conservation, la communication et l élimination des archives 4.1 La conservation Jusqu à présent, la pratique aux archives centrales est de conserver tout ce qu on reçoit. Comme nous avons dit plus haut, il n ya pas de triage ni d éliminations. Cette pratique commence à nous créer des problèmes car il est impossible de continuer à garder tout ce qu on produit. La loi nº 42/VI/2004 qui établit le régime juridique général des archives nous oblige à garder les documents originaux durant une période minimum de 15 ans. Elle établit aussi que les informations peuvent être copiées sur des supports électroniques et que les copies peuvent avoir la même valeur probatoire des originaux à partir du moment où elles sont certifiées par une autorité compétente. Ces prérogatives de la loi nous donnent la possibilité de réduire la grande masse documentaire des archives centrales tout en sauvegardant les informations nécessaires pour assurer une bonne relation entre la banque et ses clients sans aucun risque de perte pour les parties intéressées. Pour y arriver des investissements en équipements et en formation des ressources humaines seront nécessaires et nous espérons aussi pouvoir compter avec l expérience et la collaboration d autres services qui ont du faire face aux mêmes problèmes que nous. 4.2 La communication 4

5 Le Manuel d Organisation et de Procédures interdit les archives centrales de contacter les clients de la banque. Les clients qui veulent avoir accès à un document intégrant un dossier qui les concernent doivent faire la demande à l agence qui gère leurs affaires. A son tour, l agence fait la demande aux archives centrales qui lui envoient la copie du document demandé. C est à cause de cela qu on dit que les clients des archives sont internes. Concernant la réquisition des dossiers, elle est faite par écrit par un responsable du service qui a besoin de consulter les archives. L envoi du dossier reste enregistré sur la base de donnés des archives et est effacé au moment où le dossier est renvoyé. En plus des réquisitions nous donnons à nos collaborateurs, tous les jours, un grand nombre d informations nécessaires à satisfaire les clients qui demandent les services de la banque. Ce sont des informations qu on va chercher dans leurs dossiers, ce qui oblige les archivistes à connaître les affaires de la banque et à dominer le langage bancaire. On ne peut pas donner des informations concernant les clients de la banque à n importe quel collaborateur car ce sont des informations confidentielles que les clients n aimeraient pas partager avec tout le monde. 4.3 L élimination des archives Nous avons déjà référé que jusqu à présent aucune élimination n a été faite, faute de législation et de règlement interne abordant ce sujet. Après la publication de la loi d archives cette possibilité s est présentée. Toutefois, tenant compte de la nature et de la finalité de nos archives, il faudra bien évaluer avant de prendre n importe quelle décision dans le domaine. Une équipe coordonnée par le Cabinet d Organisation est en train de recueillir des informations auprès des producteurs et des utilisateurs des archives avec l objectif d être en mesure d élaborer un calendrier de conservation. Concernant la forme d élimination, un aspect est déjà assuré : les documents destinés à être éliminés seront complètement détruits de façon à protéger les intérêts des clients de la banque. 5

6 Conclusion En guise de conclusion, permettez-moi de dire seulement que même si nous ne savons pas encore quel sera la technique que nous allons utiliser pour remplacer le support papier de nos archives par un autre plus moderne et économique, une décision est déjà prise : il est hors de question d augmenter l espace de stockage des archives. Il faut investir dans les nouvelles technologies car c est la seule façon de faire face aux problèmes d espace et de conservation de nos archives. ANNEXE 2 CONTROLO DE REGISTOS.x ls 6

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