Catalogue en ligne. Guide d utilisation à l attention des artistes qui souhaitent proposer un/des spectacle(s) à la reconnaissance Art et Vie

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1 Catalogue en ligne Guide d utilisation à l attention des artistes qui souhaitent proposer un/des spectacle(s) à la reconnaissance Art et Vie SOMMAIRE I. Création d un compte Cerbère II. Encodage de vos données d identification et des données relatives au premier spectacle encodé dans le catalogue en ligne. III. Encodage d un deuxième spectacle et des spectacles suivants dans le catalogue en ligne IV. Autres fonctionnalités du catalogue en ligne IV.1 Gestion des formulaires en cours de reconnaissance IV.2 Gestion des données des spectacles reconnus IV.3 Historique des reconnaissances (à partir du 01/09/2011) IV.4 Gestion des messages V. Liste des informations demandées lors de l encodage dans le catalogue en ligne La procédure suivante est à utiliser - pour les candidatures à la reconnaissance Art et Vie (voir points I et II) - pour les renouvellements des programmations Art et Vie des groupes artistiques déjà reconnus (voir points I, II et III) I. CREATION D UN COMPTE CERBERE Cerbère est un logiciel dédié au contrôle des identités et des accès aux ressources informatiques du ministère de la Communauté française. L objectif de cette étape est de vous garantir un accès sécurisé à vos données. I.1 Ouvrez le lien suivant (clic droit souris puis sélectionnez «Ouvrir le lien hypertexte» ou Copier/coller dans votre navigateur habituel) I.2 Lisez les mentions légales et si vous êtes d accord avec celles-ci, cochez la case «Par la création de mon compte CERBERE, j accepte la charte vie privée et les conditions d utilisation du site»

2 I.3 Cliquez sur suivant en bas de l écran à droite I.4 Au moyen du menu déroulant vérifiez que le contexte est bien «Citoyen de la Fédération Wallonie-Bruxelles puis cliquez sur «Suivant» en bas à droite I.5 Pour un encodage manuel de vos données d identification, cliquez sur «Encodage manuel» puis sur «Suivant». Dans le champ identifiant d accès, choisissez et encodez le nom d utilisateur qui vous sera demandé comme identifiant (login) lors de votre connexion au catalogue en ligne. Choisissez et encodez le mot de passe que vous souhaitez associer à ce nom d utilisateur (celui-ci doit contenir au moins une majuscule et un chiffre).

3 I.6 Complétez le formulaire d identification (pour compléter les parties numéros de téléphone et de fax, cliquez sur le petit «+» vert.), puis cliquez sur suivant. I.7 Reproduisez les caractères encodés dans le petit rectangle en bas de l écran puis cliquez sur «Suivant».

4 I.8 Un écran confirme alors que votre compte a bien été créé et que vous allez recevoir un de confirmation. I.9 Ouvrez le mail de confirmation dans votre messagerie habituelle et confirmez votre demande de création d un compte en cliquant sur un lien «Je confirme ma demande» contenu dans le mail :

5 Votre demande de création d'un compte d'accès dans la population "Citoyens de la Fédération Wallonie-Bruxelles" a bien été enregistrée. Veuillez à présent la confirmer en cliquant sur le lien ci-dessous. Je confirme ma demande Le gestionnaire des accès. I.10 Vous arrivez alors sur l écran suivant où vous devez une nouvelle fois confirmer votre demande en cliquant sur «confirmer». I.11 Vous recevez alors un second vous confirmant la création du compte Votre compte d'accès dans la population "Citoyens de la Fédération Wallonie-Bruxelles" a bien été créé. Vous pouvez gérer les données de votre compte (mots de passe, données personnelles, etc.) via le lien ci-dessous: Vers le portail Cerbère Dans l'écran d'authentification, sélectionnez le contexte "Citoyens de la Fédération Wallonie-Bruxelles". Le lien «Vers le portail» Cerbere vous permettra définir des questions pour récupérer votre mot de passe en cas d oubli.

6 ENCODAGE DE VOS DONNEES D IDENTIFICATION ET DES DONNEES RELATIVES AU PREMIER SPECTACLE ENCODE DANS LE CATALOGUE! ATTENTION! Pensez à régulièrement sauvegarder les données déjà encodées en cliquant sur «Enregistrer les données» (en haut de l écran). Pour autant que vos données aient été sauvegardées, vous aurez la possibilité de les récupérer lors de votre prochaine connexion ou en cas d interruption de connexion. II.1 Ouvrez le lien suivant (clic droit souris puis sélectionnez «Ouvrir le lien hypertexte» ou Copiez/collez dans votre navigateur habituel) II.2 Dans «Nom d utilisateur», encodez l identifiant d accès et le mot de passe que vous avez choisis dans Cerbère. Au moyen du menu déroulant, sélectionnez «Citoyen de la Fédération Wallonie-Bruxelles» Puis cliquez sur «Se connecter». Vous avez alors accès à votre espace dans le catalogue en ligne.

7 II.3 Pour proposer un spectacle à la reconnaissance, cliquez sur «Nouvelle demande» à gauche de l écran. II.4 L encodage des données se réalise en deux temps : - l encodage des données d identification du groupe artistique (Formulaire artiste), - l encodage des données relatives au spectacle (Formulaire spectacle). Si les données d identification de votre groupe artistique n ont pas encore été encodées, sélectionnez la catégorie de reconnaissance dans le premier menu déroulant de la page. Puis cliquez sur «Remplir le formulaire». 7 catégories de reconnaissance vous sont proposées : - Jeune public : Chanson - Jeune public : Théâtre, danse, arts forains - Musique classique professionnelle (soliste) - Musique classique professionnelle (ensemble) - Programme Rock - Sociétés musicales amateur (harmonies, chorales, etc.) - Autres catégories Art et Vie! ATTENTION! Il est important de sélectionner la bonne catégorie de reconnaissance parce que celle-ci déterminera les questions qui vous seront posées via le formulaire électronique.

8 II.5 Complétez les différents champs de la page puis cliquez sur «Etape suivante». II.6 Procédez de la même manière pour les différents champs du questionnaire «Artiste». Des cases cochées dans la colonne «Etapes» à gauche de l écran indiquent que le questionnaire a été correctement complété. Les mentions qui apparaissent en rouge dans cette colonne signalent que les informations sont incomplètes et/ou incorrectes.

9 II.7 Lorsque votre formulaire «Artiste» est correctement et entièrement complété (pas de mention en rouge à gauche de l écran», cliquez sur «Enregistrer la fiche» et vous serez automatiquement réorienté vers le formulaire «Spectacle». II.8 Procédez de la même manière que pour le questionnaire «Artiste» en complétant les différents champs du questionnaire «Spectacle».

10 II.9 Cliquez sur «Enregistrer la fiche». II.10 Répondez «Oui» à la question «Voulez-vous envoyer votre dossier vers le Ministère de la Communauté française». II.11 Votre demande sera alors traitée par le Service de la Diffusion.

11 III. POUR ENCODER UN DEUXIEME SPECTACLE ET LES SPECTACLES SUIVANTS DANS LE CATALOGUE RAPPEL DE LA REGLEMENTATION ART ET VIE Pendant la première saison de reconnaissance d un groupe artistique, un seul spectacle peut être inséré dans le catalogue Art et Vie. A partir de la deuxième saison de reconnaissance, les artistes ou groupes artistiques ont la possibilité d introduire jusqu à 3 spectacles, dans le catalogue Art et Vie. Ces spectacles font l objet d une première évaluation d après les critères de base de reconnaissance Art et Vie. Ils ne sont donc pas automatiquement acceptés. Les groupes artistiques bénéficiant d une convention ou d un contrat-programme ont la possibilité d introduire plus de trois spectacles dans le catalogue. III.1 Dans votre espace (II.2), cliquez sur «Nouvelle demande». Sélectionnez dans le cadre inférieur le groupe artistique pour lequel vous souhaitez proposer un nouveau spectacle, puis cliquez sur «Remplir le formulaire» III.2 Procédez de la même manière que pour le premier spectacle encodé.

12 IV AUTRES FONCTIONNALITES DU CATALOGUE EN LIGNE IV.1 GESTION DES FORMULAIRES EN COURS DE RECONNAISSANCE Pour accéder à l écran de gestion des formulaires en cours de reconnaissance, sélectionnez «Dossiers en cours» dans le menu. La liste des demandes en cours est affichée. Chaque formulaire en cours de reconnaissance est décrit par les informations suivantes : 1. Type de dossier : le type de formulaire correspondant au dossier de reconnaissance (le type qui avait été sélectionné lors de la création du formulaire) 2. Nom du groupe : le nom de l artiste ou du groupe artistique faisant l objet de la demande. Le numéro entre parenthèses correspond au nouveau code Art et Vie associé au groupe artistique et au spectacle. 3. Titre spectacle 4. Statut : le statut actuel de la demande Remarque : si le nom du groupe ou du spectacle est «Form non reçu» cela signifie que l artiste n a pas encore répondu à toutes les questions du formulaire. Depuis cet écran, vous pouvez effectuer plusieurs actions : 1. Modifier un formulaire (bouton modifier) : Permet d ouvrir un formulaire préalablement rempli et de le modifier. Cette action n est possible que si le formulaire n a pas encore été envoyé ou s il est passé dans l état «en attente d information» suite à une question venant d un agent du Service de la Diffusion. Lorsque l artiste n est pas déjà reconnu, la modification se fait sur le formulaire artiste et puis sur le formulaire spectacle. Si par contre il est déjà reconnu pour un autre spectacle, la modification ne se fait que sur le volet spectacle. 2. Annuler un formulaire (bouton annuler) : Permet d annuler définitivement un formulaire, celui-ci ne sera donc pas ou plus traité par un agent du Service de la Diffusion. 3. Envoyer un formulaire (bouton envoyer) : Permet, une fois que le formulaire a été complètement rempli, de le faire parvenir «électroniquement» aux agents du Service de la Diffusion pour traitement. 4. Accéder aux messages associés au dossier (bouton Message) : Les agents du Service de la Diffusion traitant les dossiers ont la possibilité de communiquer avec l artiste via un «mini forum» associé au dossier. Ce bouton message permet d accéder à ce forum, d y visualiser les messages provenant du Service de la Diffusion et d y répondre. Il faut noter qu un écran permet d accéder aux derniers messages envoyés par le Service de la Diffusion et qu un e.mail est envoyé à l artiste pour le prévenir lorsqu un nouveau message est posté sur le forum de son dossier.

13 IV.2 GESTION DES DONNEES DES SPECTACLES RECONNUS Pour accéder à l écran de gestion des reconnaissances, sélectionnez «Reconnaissances» dans le menu. La liste des demandes de reconnaissance acceptées est affichée. Chaque demande de reconnaissance acceptée est décrite par les informations suivantes : 1. Type de dossier : le type de formulaire correspondant au dossier de reconnaissance (le type qui avait été sélectionné lors de la création du formulaire). Le numéro entre parenthèses correspond au nouveau code Art et Vie associé au groupe artistique et au spectacle. 2. Nom du groupe : le nom de l artiste ou du groupe artistique faisant l objet de la demande. 3. Titre spectacle. 4. Saison : la saison pour laquelle la prestation est reconnue (la saison en cours et la suivante pendant la période des renouvellements des programmes). 5. Statut : le statut actuel de la reconnaissance. Trois statuts sont possibles : - «Accepté» - «Modification en cours» si les informations du formulaire ont été changées alors qu aucun agent du Service de la Diffusion n a encore validé ces modifications. - «En attente d information» si le formulaire accepté a été modifié et qu un agent demande des informations complémentaires. 6. Retiré : Indique si la fiche a été retirée du catalogue (alors qu elle avait été préalablement acceptée) pour la saison associée. Seuls les agents du Service de la Diffusion peuvent retirer un programme du catalogue. Depuis cet écran, vous pouvez effectuer plusieurs actions : 1. Modifier un formulaire (bouton modifier) : permet d ouvrir le formulaire correspondant à la demande acceptée et de le modifier. Ces modifications doivent être validées par un agent du Service de la Diffusion avant d être publiées dans le catalogue en ligne. Le statut du spectacle devient alors «Modification en cours». 2. Accéder aux messages associés au formulaire (bouton Message) : Les agents du Service de la Diffusion traitant les dossiers ont la possibilité de communiquer avec l artiste via un «mini forum» associé au dossier. Ce bouton «message» permet d accéder à ce forum, d y visualiser les messages provenant du Service de la Diffusion et d y répondre.

14 IV.3 HISTORIQUE DES RECONNAISSANCES (à partir de la saison ) Pour accéder à l écran de visualisation des reconnaissances passées, l artiste doit sélectionner «Historique» dans le menu. La liste des demandes de reconnaissance acceptées lors des saisons antérieures est affichée. Chaque demande de reconnaissance acceptée à l époque est décrite par les informations suivantes : 1. Type de dossier : le type de formulaire correspondant au dossier de reconnaissance (le type qui avait été sélectionné lors de la création du formulaire). 2. Nom du groupe : le nom de l artiste ou du groupe artistique faisant l objet de la demande. Le numéro entre parenthèses correspond au nouveau code Art et Vie associé au groupe artistique et au spectacle. 3. Titre spectacle. 4. Saison : la saison pour laquelle la prestation avait été reconnue. 5. Retiré : Indique si la prestation a été retirée du catalogue à l époque. Depuis cet écran, vous pouvez effectuer l action suivante: 1. Accéder aux messages associés au formulaire (bouton Message) : Les agents du Service de la Diffusion traitant les dossiers ont la possibilité de communiquer avec l artiste via un «mini forum» associé au dossier. Ce bouton message permet d accéder à ce forum, d y visualiser les messages provenant du Service de la Diffusion et d y répondre.

15 IV.4 GESTION DES MESSAGES Pour accéder à la liste des derniers messages reçus concernant l un des dossiers de reconnaissance, l artiste doit sélectionner «Derniers messages» dans le menu. Pour chaque message affiché les informations suivantes sont présentées : 1. Date : date à laquelle le message a été créé. 2. Dossier : le nom du dossier auquel le message se rapporte (ce nom de dossier est formé du nom de l artiste ou du groupe artistique et du nom du spectacle). 3. Discussion : le sujet de discussion dans lequel ce message a été posté. 4. Message : le contenu du message posté 5. Auteur : le nom de l agent du Service de la Diffusion qui est l auteur du message. Depuis cet écran, l artiste peut effectuer l action suivante: 1. Répondre au message (bouton Message) : l artiste arrive alors sur un écran lui permettant de répondre au message en postant son propre message dans le sujet de discussion associé. Pour créer un message, il suffit d encoder le message et d appuyer sur le bouton «enregistrer».

16 Il est aussi possible de créer une nouvelle discussion associée à un dossier à partir des écrans de «dossiers en cours», «Reconnaissances et «Historique» en appuyant sur le bouton «message» de ces écrans. On arrive alors sur un écran présentant toutes les discussions associées au dossier. Depuis cet écran il est possible de créer une nouvelle discussion en spécifiant le sujet de la discussion et en appuyant sur le bouton «enregistrer». Depuis cet écran, il est possible de rajouter un message à une discussion en appuyant sur le bouton «message» associé à la discussion.

17 V. LISTE DES INFORMATIONS DEMANDEES LORS DE L ENCODAGE DANS LE CATALOGUE EN LIGNE - Les données suivies d un (P) seront publiées dans le catalogue en ligne accessible aux organisateurs et au public. - Les données suivies d un (*) sont obligatoires pour pouvoir finaliser les demandes de reconnaissance Art et Vie. - Les mentions en grisé indiquent les réponses possibles lorsque les questions ne sont pas ouvertes. Données d identification : Ecran «Artiste» - Nom de l'artiste ou du groupe artistique (P) (*) - Ancien(s) code(s) Art & Vie éventuel(s) (P) - Statut (P) (*) : Professionnel ou amateur - Bénéficiaire d'un contrat-programme, d'une convention (ou d'un agrément en théâtre jeune public) de la communauté française, DG culture, SG Arts de la scène? (P) (*) Oui/non - Si Contrat programme ou convention De quel service? (P) Date d échéance (P) Ecran «Coordonnées bancaires» - N IBAN du compte sur lequel verser les subventions (*) - N BIC du compte sur lequel verser les subventions - Titulaire du compte (*) Ecran «Contact administratif» - Coordonnées de la personne de contact pour la gestion du dossier (*) Ecran «Structure» - Y-a-t il une structure définie (par ex. une ASBL)? (*) Oui ou non Si Oui - Nom de la structure (*) - Forme juridique de la structure (*) - Numéro d'entreprise - Année de fondation - Adresse du siège social de la structure (*) - Disposez-vous d'un encadrement professionnel extérieur à votre structure? (*) Oui ou non Si Oui - Noms et fonctions des professionnels (agent, manager, chargé de diffusion,...) Ecran «Contact programmateur» - Coordonnées de la personne de contact avec les programmateurs (P) (*) Ecran «Informations supplémentaires» - Site Internet du groupe ou de l'artiste. (P) - Discographie. (P) : Programme/Titre, label/référence, date de sortie (mois et année) - DVD, livres, publications réalisés par le groupe ou l'artiste (P)

18 Données relatives au spectacle proposé à la reconnaissance Art et vie : Ecran «Spectacle» - Ce spectacle est un nouveau spectacle non reconnu / ce spectacle figurait déjà dans le catalogue Art et Vie la saison dernière (*) - Titre du spectacle (P) (*) - Description du spectacle (P) (*) - Genre artistique (P) (*) (Menu déroulant) - Précision du genre artistique (P) - Fichiers son du spectacle (MP3 non disponible sur le web) (P) Ecran «Subvention» - Avez-vous reçu une subvention ou aide à la création octroyée par le Ministère de la Communauté Française (Service général des Arts de la scène) pour ce spectacle? (P) (*) Oui, non ou demande en cours - Si Oui : Quel Service, montant année(*) - Avez-vous reçu une subvention ou aide octroyée par un autre Service ou un autre pouvoir public? (P) (*) Oui, non ou demande en cours - Si Oui : Quel Service, montant année (*) Ecran «Prestations» - Listes des prestations effectuées au cours des douze derniers mois (Indiquez au minimum les dates, lieux et organisateurs de 4 prestations) - Perspectives de décentralisation du spectacle: contrats fermes, options, projets (Indiquez au minimum les dates, lieux et organisateurs) - Dates proposées pour le visionement du spectacle (Minimum 2 dates avec un délai de minimum 4 semaines à partir de l'envoi du dossier). Indispensable uniquement pour les groupes non encore reconnus. - Copies des contrats récents passés avec des organisateurs de spectacles (scannés) Ecran «Média» - Photos du spectacle libres de droit (maximum 5 fichiers) (P) - Liens (url) vers fichier son du spectacle (P) - Liens (url) vers fichier vidéo du spectacle (P) - Affiches et supports publicitaires du spectacle scannés (maximum 5 fichiers) - Articles de presse scannés (maximum 5 fichiers) Ecran «Distribution» - Equipe de création : nom, prénom, fonction, précision (P) (*) - Interprètes : nom, prénom, fonction, précision (P) (*) - Liste des techniciens : nom, prénom, fonction, précision (P) (*) Ecran «Données techniques» - Fiche technique scannée (P) - Dimensions de la scène (P) - Impératifs techniques (outre ceux repris dans la fiche technique) (P) Ecran «Prix et formules» - Description des formules (minimum 1 et maximum 3 formules) - Nom de la formule (P) (*) - Description de la formule - Nombre d'artistes présents sur scène (P) (*) - Durée de la formule (en minutes) (P) (*) - Jauge maximale éventuelle (P) - Prix (sous-formules) - Sous formule avec 0, 1 ou 2 techniciens - Prix pour 1 représentation (P) (*) - Prix pour 2 représentations (P) - Prix pour X représentations (P)