Cahier des charges assistance technique au développement de l intranet de l Apur sous Sharepoint 3 mai 2013

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1 Cahier des charges assistance technique au développement de l intranet de l Apur sous Sharepoint 3 mai Présentation de l Apur Création, missions Statuts et membres Fonctionnement 2 2 Contexte général du projet Intranet actuel L équipe de pilotage du projet Les postes de travail au sein de l Apur Le réseau 5 3 Prestation attendue Phase ferme n 1 : migration de SharePoint Foundation 2010 à SharePoint Entreprise 2010 ou Phase ferme n 2 : migration de la base SQL Server 2008 express à la base SQL Server 2012 Standard Phase ferme n 3 : formation des utilisateurs et administrateurs Phase ferme n 4 à bons de commande : assistance technique sous forme de journées d assistance, expertise et conseil Phase optionnelle : assistance technique sous forme de d assistance à distance Administration du site et documentation des paramétrages 8 4 Propriétés et droits 8 5 Modalités de l appel d offres Contenu des offres Conditions d envoi et de remise des offres Critères de choix du prestataire Calendrier de mise en œuvre Durée de la commande Contact 10 6 Avenants 10 1

2 Le présent cahier des charges présente les attentes de l Apur concernant une prestation d assistance technique pour le développement de son site intranet sous Sharepoint. 1 Présentation de l Apur 1.1 Création, missions L'Atelier parisien d'urbanisme (Apur) a été créé le 3 juillet 1967 par le Conseil de Paris. Il a pour mission de suivre et analyser les évolutions urbaines, de participer à la définition des politiques d'aménagement et de développement, à l'élaboration des orientations de la politique urbaine et des documents d'urbanisme, ainsi qu'à la préparation des projets à l'échelle de Paris, de son aire urbaine ou de tout ou partie de la région Ile de France. A cette fin, il observe et analyse les évolutions les évolutions de Paris et de sa métropole, notamment à partir des données démographiques, économiques et sociales ou immobilières concernant la capitale française et d'autres grandes villes et peut engager des réflexions prospectives, élaborer des propositions d'actions et des projets d'aménagement localisés, réaliser toutes études d'urbanisme ou d'aménagement, effectuer des expertises ou encore contribuer à celles ci. Il peut également effectuer toute mission ou étude se rattachant directement ou indirectement à son objet social ou pouvant en favoriser la réalisation pour ses membres ou des collectivités ou établissements publics non adhérents. 1.2 Statuts et membres L'Apur est une association sans but lucratif entre la Ville et le Département de Paris, l'etat, la Région Ile de France, la Chambre de Commerce et d'industrie de Paris, la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP), la Caisse d'allocations Familiales de Paris (CAF), l'etablissement public d'aménagement Orly Rungis Seine Amont (EPA ORSA) et Paris Métropole. Il est contrôlé par une assemblée générale et un conseil d'administration présidés par Anne Hidalgo, 1ère adjointe au Maire de Paris chargée de l'urbanisme et de l'architecture. 1.3 Fonctionnement L Apur compte environ 80 salariés et est organisé en trois pôles d études (évolutions urbaines, évolutions environnementales et réseaux, évolutions sociétales), ainsi qu un pôle ressources et connaissances territoriales incluant la base de données de référence, un secrétariat général et des missions communication, métropole et international. 2

3 2 Contexte général du projet En 2011, l Apur a souhaité se doter d un outil modulaire fonctionnant sur un navigateur web (internet explorer, firefox, chrome, safari) permettant : de basculer l ancien intranet et son contenu (PHP et MySQL) vers une nouvelle plateforme de gestion de contenu. d organiser une plateforme de travail collaboratif ouverte à l ensemble des salariés, visant à centraliser les documents liés aux projets d étude, d en évaluer facilement l état d avancement par des indicateurs, de suivre leur validation par un workflow qui intègre toute la chaîne de vie des documents, de la production à la diffusion et à l archivage, assurant une meilleure maîtrise de la gestion et conservation des informations produites à l échelle de toute l entreprise ; de suivre l affectation du temps consacré aux projets, dans une optique visant à la production d une comptabilité du temps passé (par projet / par équipe / par collaborateur) ; C est une plateforme sur base logiciels Microsoft SharePoint 2010 Foundation associée à une base de données SQL Server 2008 Express qui a été choisie et mise en place en Intranet actuel Sur la base de ces objectifs, l intranet de l Apur a été mis en place en 2012 et 2013 selon les caractéristiques techniques suivantes : - 1 licence SharePoint Foundation 2010 installé sur un serveur virtualisé (VMware) avec un OS Windows Server 2008 R2 Standard 64 Bits SP1 (4 Go de RAM, Intel Xeon X5650 2,67 GHz, Disques logiques C:85Go, D:250Go, E:10Go) - 1 licence SQL Server Express 2008 installé sur un serveur virtualisé (VMware) avec un OS Windows Server 2008 R2 Standard 64 Bits SP1 (4 Go de RAM, Intel Xeon X5650 2,67 GHz, Disques logiques C:85Go, D:250Go) L intranet comprend actuellement : - Une partie informative (portail intranet avec des actualités publiées régulièrement pour le personnel et des bibliothèques de documents organisées dans des rubriques/menus concernant les différents aspects de la vie de l entreprise). - Des espaces métiers collaboratifs ouverts à tout ou partie des salariés (10 sous sites). - Des espaces de gestion de projet ouverts à tout ou partie des salariés (65 sous sites). - Un outil de déclaration des temps par projet sous forme de liste (environ 2500 enregistrements saisies par les salariés entre le 1 er janvier et le 23 avril 2013). - Des outils d enquête ou de listes (receuil des besoins informatiques ou d incidents logistiques, liste des données de référence, liste des projets, etc.). 3

4 - Des composants Webparts particuliers dont certains non utilisés et à supprimer (détail sur demande). Les seuls codages en dur portent sur quelques fichiers (javascript pour la gestion de bouton dynamique sur le bandeau et fichier CSS Apur : détail sur demande). Le poids de l ensemble de la base est d environ 5 Go au 30 avril Des patchs de sécurité ont été mis en place au début de l année 2013 sur les 2 serveurs (sharepoint et SQL Server) : antivirus (nod32), déplacement de l emplacement des fichiers de logs pour éviter les effets de saturation disque, activation du mode IPS sur le pare feu (voir ci après dans le point «Le réseau»). Des copies d écran de l intranet sont disponibles depuis le site web de l Apur ( onglet supérieur «extranets» puis demande d accréditation à remplir. 2.2 L équipe de pilotage du projet Le projet SharePoint au sein de l Apur est piloté par 2 chefs de projet accompagnés de 4 collaborateurs. 2.3 Les postes de travail au sein de l Apur La quasi totalité des salariés de l Apur et stagiaires (une centaine de postes) est équipée de postes de travail informatiques sous systèmes Windows XP PRO et Windows 7 (PRO 64 bits, pour tous les nouveaux postes installés depuis 2011 ) et dotés de tout ou partie des logiciels suivants : Office version 2003 ou 2007 et 2010 ; InDesign et Xpress ; Photoshop et Illustrator ; MicroStation, Autocad ; Sketchup pro ; Outils SIG (gamme d Esri : ArcGis, ArcSDE, etc ) ; File Maker Pro version 8 ; E DIP logiciel documentaire version 1.9/20 (DIP Systèmes) ; JLB Net photos (JLB informatique) version 6. Les utilisateurs PC sont invités à utiliser préférentiellement le navigateur Internet Explorer 8.0 (pour les postes sous XP) ou la version postes sont des Macintosh sous système Mac OS 10.x équipés de la suite Adobe (Photoshop, Indesign, illustrator, etc ) ainsi que Quark Xpress et Microsoft Office. Les utilisateurs sous MacOS utilise préférentiellement le navigateur internet Chrome pour accéder à SharePoint. Certaines fonctionnalités du portail ne sont toutefois pas accessibles pour ces utilisateurs avec la version SharePoint

5 De nombreux utilisateurs utilisent les ressources disque dur local de leur poste de travail ou les ressources sur des répertoires réseau. 2.4 Le réseau Par ailleurs, le réseau de l Apur est organisé en 5 serveurs physiques et 18 serveurs virtuels (gérés par 2 serveurs WmWare supplémentaires) sur lesquels se répartissent : Des dossiers «personnels» ouverts à tous en lecture Des dossiers «projets» classés sans méthodologie unifiée Des dossiers «transfert» qui servent bien souvent de lieu de stockage en cas de saturation des autres disques. Des dossiers spécifiques au Secrétariat Général (comptabilité, facturation, salaires, gestion des activités, gestion du programme de travail, recrutements, ) A terme ces dossiers «réseau» ont vocation à être archivés et/ou transférés (pour les projets en cours ou à venir) sous Sharepoint. Le système de messagerie est basé sur un Serveur Microsoft Exchange Le réseau (ethernet) de l APUR fonctionne sur du matériel (switch) appartenant à la Ville de Paris et dont la vitesse est de 100 Mb/s. L accès internet de l APUR comporte une ligne fibre optique à 30Gb/s et une ligne SDSL (pour les transferts de fichiers et le serveur FTP). L Active Directory de l APUR (annuaire utilisateurs du réseau : gestion des droits, autentification, ) est structuré et fonctionne sur la base de groupes d utilisateurs. Le portail SharePoint est accessible en mode extranet aux salariés de l Apur disposant d une adresse mél de l entreprise. Cet accès est paramétré en mode web étendue SSL sur un port https et filtré grâce à un parefeu Fortigate (mode IPS : Intrusion Prevention System). L Apur souhaite ouvrir progressivement les espaces projets à des partenaires extérieurs dans des conditions de sécurité et de gestion des accès et des droits qui restent à définir avec le prestataire retenu. 5

6 3 Prestation attendue La prestation se décompose en 4 phases fermes dont l une à bons de commande et une tranche optionnelle. Il est demandé au prestataire de proposer sur chacune des phases fermes le temps nécessaire à son exécution et une ou plusieurs solutions techniques de nature à répondre à l attente exprimée sur chacun des points. 3.1 Phase ferme n 1 : migration de SharePoint Foundation 2010 à SharePoint Entreprise 2010 ou 2013 L Apur se dote de la version SharePoint Entreprise 2010/2013 au cours du printemps 2013 (acquisition de licence logicielle). Le prestataire sera chargé de conseiller l Apur sur l intérêt, pour l interface du portail, d un passage à la version 2013 au regard des fonctionnalités supplémentaires à en attendre puis d assurer le passage à l une de ces versions (Enterprise 2010 ou 2013) à partir de la version actuelle, d en gérer les effets de bord pour assurer un transfert optimum de l ensemble de la plateforme actuelle (réorganisation possible de la ferme) vers cette nouvelle version qui devra intégrer les contenus et fonctionnalités actuels ainsi qu une ouverture en Extranet. Le prestataire devra être en mesure de proposer, lors de cette migration, une architecture optimale dans le cadre de l environnement informatique de l Apur (ou de proposer des évolutions comme la mise en place d un environnement en DMZ ou la gestion des fichiers volumineux (plus de 200 Mo) actuellement stockés sur un serveur de fichiers). Le candidat peut proposer d inclure ou non la mise en place de cet environnement DMZ dans la phase de migration. Par ailleurs, la solution installée et migrée devra être accompagnée de la mise en place d une planification de sauvegardes effective de la plateforme et d un plan de restauration de celle ci. 3.2 Phase ferme n 2 : migration de la base SQL Server 2008 express à la base SQL Server 2012 Standard L Apur se dote de la version SQL Server 2012 Standard Edition au cours du printemps 2013 (acquisition de licence logicielle). Le prestataire sera chargé d assurer le passage à cette version à partir de la version actuelle, d en gérer les effets de bord pour un transfert optimum de l ensemble de la base actuelle vers cette version en coordination avec la phase n Phase ferme n 3 : formation des utilisateurs et administrateurs Les salariés de l Apur utilisent la partie intranet informative non interactive depuis octobre 2012 et les outils interactifs et collaborative de la plateforme depuis janvier 2013, certains salariés «chefs de projets», disposant de droits plus étendus sur ces espaces que les simples collaborateurs. 6

7 Par ailleurs l équipe projet composée de 6 personnes, a acquis sur la version Foundation, un certain nombre de savoirs faire lui ayant permis de paramétrer en interne les espaces projets, outils de déclaration des temps et enquêtes. Il s agira de proposer des formations adaptées à ces trois profils, tenant compte des acquis déjà en place. L Apur ne souhaite pas de formation uniquement générique sur SharePoint, mais une formation adaptée à la solution mise en place spécifiquement à l Apur. Aussi le contenu des formations attendues ci dessous sera t elle précisée lors d une réunion entre le prestataire et le comité de pilotage du projet Apur. Formation des salariés utilisateurs par groupes de 10 soit 5 groupes pour une demijournée chacun. Formation des salariés administrateurs de leur espace projet par groupes de 5 soit 5 groupes pour une demi journée chacun Formation des 6 salariés administrateurs sur deux demi journées et parmis eux de 3 «super administrateurs» sur deux journées supplémentaires. 3.4 Phase ferme n 4 à bons de commande : assistance technique sous forme de journées d assistance, expertise et conseil L Apur souhaite se doter d un accompagnement lui permettant : De bénéficier d une administration à distance des serveurs SharePoint et SQL permettant d assurer le bon fonctionnement, l accessibilité et la sécurité de la plateforme. D optimiser l acquisition de la version SharePoint Entreprise en améliorant l interface, son design et les outils proposés aux utilisateurs, en développant de nouveaux outils permis par cette version (développements et/ou paramétrages) ou en conseillant l acquisition de modules complémentaires De développer les compétences de l équipe projet pour aller vers une autonomie renforcée De bénéficier de veille technologique et de conseils lui permettant d améliorer l outil. Le prestataire sera chargé de conseiller, de former les administrateurs ou d effectuer des opérations de maintenance ou de développement : conditions de la continuité de disponibilité de la plateforme, ouverture en extranet et sécurisation des accès, amélioration de l interface utilisateurs, création de batch de modification en masse de la structure des espaces projets, création ou assistance pour la mise en place de workflows, mise en place d un serveur de développement, etc. Le prestataire pourra proposer l intervention de différents profils de techniciens, administrateurs ou experts conseil SharePoint. 7

8 L Apur s engage à commander 10 journées minimum dans l année 1 du contrat, dont le programme et le niveau de compétences requises côté prestataire seront précisés d un commun accord dans la phase de lancement de la commande. Pour cette phase, le candidat proposera un prix de journée, éventuellement ventilé par profil, sur la base de 10 jours minimum, et le montant par journée supplémentaire, assorti de seuils de dégressivité le cas échéant. 3.5 Phase optionnelle : assistance technique sous forme d assistance à distance Le prestataire pourra proposer de mettre à disposition de l Apur une assistance technique téléphonique et/ou par ticket avec prise en main à distance relative à tout type d incident sur la plateforme. Cette assistance ne sera accessible qu aux administrateurs désignés par l Apur et non à l ensemble des salariés. le prestataire indiquera le nombre d appels possibles par mois (ou nombre d appels illimité le cas échéant). Les plages de jours et d horaires possibles pour la réception des appels et les éventuelles prises en main à distance ainsi que le délai maximal de prise en charge de l appel (GTI). Un suivi du dossier de son ouverture à sa fermeture avec un numéro unique. Dans le cas d un outil par ticket, celui ci disposera d une interface ergonomique, accessible par l Apur, permettant de gérer les demandes par ordre de priorité de traitement et dont la clôture est à l initiative de l Apur. Le prix de cette prestation sera défini par année glissante, le lancement de cette phase pouvant intervenir au cours de l année 1 de la prestation à tranches fermes ou au cours des années suivantes si celle ci est reconduite. Cette phase optionnelle n est pas éliminatoire pour les candidats qui ne sauraient y répondre. 3.6 Administration du site et documentation des paramétrages L ensemble des paramétrages ou développements effectués par le prestataire devra être documenté dans un manuel utilisateur et inscrit au programme des formations prévues pour les administrateurs. Le prestataire pourra à tout moment proposer des outils complémentaires pour la mise en œuvre de sa prestation. 4 Propriétés et droits L Apur est propriétaire de l ensemble des documents produits dans le cadre de cette mission. 8

9 5 Modalités de l appel d offres 5.1 Contenu des offres Les offres répondant à la présente consultation devront comporter : - une présentation du prestataire et de l équipe mobilisée (compétence et niveau d expertise) pour mettre en œuvre la commande ; - des références de prestations similaires ou pertinentes, si possible sous forme de lien web et/ou de contacts mels ; - une brève note d appréciation sur la commande, le prestataire étant libre de faire toute proposition qui lui semble de nature à améliorer sa réponse aux attentes telles que définies dans le présent cahier des charges ; - en réponse à chacun des points du cahier des charges, conformément au bordereau des prix joint : o un tableau détaillé des coûts o un délai indicatif de mise en œuvre de la prestation des phases 1 et 2. - le formulaire DC1 annexé au présent cahier des charges. 5.2 Conditions d envoi et de remise des offres Les offres devront être : - soit adressées sous pli postal à Emmanuel Faure, Apur, 17 Bd Morland, Paris ; - soit déposées directement auprès du secrétariat de la Direction, 17 Bd Morland, paris 4 e, 16 e étage, bureau 16085, de 9h à 12h et de 14h à 17h. dans les délais précisés dans le calendrier de mise en œuvre ci après. Des accusés de réception des offres seront adressés par mél aux candidats. 5.3 Critères de choix du prestataire Les offres des candidats seront appréciées selon les critères suivants : - Adéquation fonctionnelle entre l offre proposée et le cahier des charges ; - Prix de la prestation ; - Références pour des prestations similaires auprès d autres clients, le prestataire pourra notamment produire des sites présentant des caractéristiques similaires à celles attendues ; - Proposition de solutions innovantes en réponse aux objectifs fixés dans le cahier des charges ; Les offres retenues sur cette base seront départagées par un entretien permettant d évaluer plus finement la réponse à chacun des critères. 9

10 5.4 Calendrier de mise en œuvre Mise en ligne du présent cahier des charges : vendredi 3 mai 2013 Date limite de dépôt des offres : vendredi 31mai 2013 Analyse des offres : du lundi 3 au jeudi 13 juin 2013 Proposition de date d entretien aux prestataires sélectionnés sur la base des dossiers : vendredi 14 juin 2013 Phase d entretien avec ces prestataires sélectionnés : du lundi 17 au vendredi 21 juin 2013 Notification du choix aux candidats : jeudi 27 juin 2013 Démarrage de la prestation : lundi 1 er juillet Durée de la commande Tranches fermes : Pour les tranches et 3.3, la commande est conclue pour la durée de mise en œuvre de la réalisation de la prestation ; Pour la tranche 3.4, la commande est conclue sur la base de bons de commandes sucessifs pour une période d 1 an renouvellable 3 fois Tranche conditionnelle : la commande est conclue pour un an renouvellable 3 fois. 5.6 Contact Pour toute question, les personnes intéressées sont invitées à contacter l Apur exclusivement via l adresse appelsdoffres@apur.org 6 Avenants Les commandes passées dans le cadre de cette consultation pourront faire l objet d un avenant pour des commandes complémentaires à hauteur de 20 % du montant total des 4 tranches fermes. ANNEXES Les annexes sont consultables après demande d accréditation à l adresse suivante : Rubrique extranet dans le menu horizontal 10

11 Bordereau des prestations à bon de commande Les candidats sont invités à détailler chaque phase à leur convenance. Décomposition de la prestation Nb de jours Prix/ jour Tot HT TVA Tot TTC Délai ou pré requis de mise en œuvre HT 3.1 Phase ferme n 1 migration de SharePoint foundation à SharePoint entreprise Phase ferme n 2 migration de SQL Server 2008 Express à SQL Server 2012 Standard 3.3 Phase ferme n 3 formation des utilisateurs et administrateurs 5 groupes de 10 utilisateurs 5 groupes de 5 chefs de projet 1 groupe de 6 administrateurs 1 groupe de 3 «super administrateurs» 3.4 Phase ferme n 4 à bons de commande Lot de 10 jours Détailler éventuellement par profil d intervenant Lot de jours supplémentaires Détailler éventuellement par profil d intervenant Indiquer éventuellement la dégréssivité 3.5 Phase optionnelle pour assistance et prise en main à distance Prix forfaitai re annuel 11