MANUEL DE L EXPOSANT du 18 au 21 février 2016

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1 MANUEL DE L EXPOSANT du 18 au 21 février 2016 Pavillon des Pionniers de Saint-Hyacinthe ( sur le terrain de l Exposition Agricole de Saint-Hyacinthe ) 655, avenue Sainte-Anne, Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 5G4 Téléphone : ( 450 ) Télécopieur : ( 450 ) Courriel : patrick.desrosiers@dbccomm.qc.ca

2 TABLE DES MATIÈRES Horaire, adresse et stationnement Horaire... 3 Adresse de lʼexposition Stationnement Modalités dʼinscription Paiement pour la location du kiosque.. 4 Inscription Cartes dʼaccréditation Billets de courtoisie Installation des kiosques Montage des kiosques Démontage des kiosques Services disponibles Location dʼéquipement (tapis, rideaux etc.) Manutention des charges lourdes Manutention du matériel léger Électricité Liaison téléphonique et internet Modalités techniques Publicité, visibilité aux kiosques Son aux kiosques Vente dʼarticles pendant lʼexposition Consignes générales Accessoires utiles Sécurité contre les incendies Plan de lʼexposition DOCUMENTS ANNEXÉS À RETOURNER PAR COURRIEL OU PAR TÉLÉCOPIEUR Présentation de votre entreprise (Inscription cahier spécial Expo-Habitat de Saint-Hyacinthe) Location dʼéquipement (Bon de commande) 2

3 HORAIRE, ADRESSE ET STATIONNEMENT Horaire Montage : Lundi 15 février (sur rendez-vous) Mardi 16 février 7h00 à 23h00 Mercredi 17 février 7h00 à 23h00 Jeudi 18 février 7h00 à 12h00 Heures dʼexposition : Jeudi 18 février 18h00 à 21h30 Vendredi 19 février 13h00 à 21h30 Samedi 20 février 11h00 à 21h30 Dimanche 21 février 11h00 à 17h00 Démontage Dimanche 21 février 17h30 à 24h00 Lundi 22 février 7h00 à 12h00 N.B.: Aucun kiosque ne se démonte avant le dimanche 21 février, 17h30. N.B.: Les exposants devront avoir quitté lʼemplacement le lundi 22 février, 12h00. N.B.: Le chariot-élévateur ne sera disponible que du lundi au mercredi, de 7h00 à 22h00. En dehors de ces heures, vous devrez utiliser les chariots à main. Adresse de lʼexposition : Pavillon des Pionniers 2710, rue Beauparlant Saint-Hyacinthe J2S 4M8 (Voir le plan de localisation sur le site internet) Stationnement Les aires de stationnement qui seront disponibles sont situées tout autour du Pavillon des Pionniers, ainsi que sur les rues avoisinantes. Il est important de préciser quʼautant à lʼintérieur du stationnement du terrain de lʼexposition, que dans les rues avoisinantes, vous devez respecter en tout temps la signalisation (stationnement interdit, borne-fontaine, etc.), car les services de protection publique sont toujours très vigilants lors des événements. 3

4 MODALITÉS DʼINSCRIPTION Afin que le déroulement de lʼévénement soit impeccable, certaines règles doivent être respectées, en plus des clauses du contrat de réservation de votre emplacement dʼexposition. Paiement pour la location du kiosque Le paiement doit être effectué en entier, au plus tard le 29 janvier La direction refusera lʼaccès de lʼemplacement à tout exposant qui nʼa pas versé le paiement final complet, à la date prévue ci-dessus. Les exposants sʼengagent à ne pas sous-louer en tout ou en partie sa ou ses concession(s). Inscription Le nombre de représentants de lʼexposant à lʼexpo-habitat doit être limité exclusivement aux personnes inscrites à cet effet (carte dʼaccréditation) et ce, jusquʼà un maximum de 5 personnes par kiosque, sauf si autorisation de notre part. Le droit dʼexposer est limité aux individus et entreprises qui ont signés le contrat à cet effet, et ont payés en entier les frais de location du kiosque. Toute dérogation à ce règlement, fausse accréditation ou détournement des cartes dʼaccréditation des exposants entraînera lʼexpulsion du fautif hors des lieux de lʼexposition. Cartes dʼaccréditation Chacun des représentants des exposants doit être identifié à lʼaide dʼune carte dʼaccréditation fournie par lʼorganisateur de lʼexposition. Nous permettons un maximum de cinq (5) cartes dʼaccréditation par exposant. Les cartes doivent être portées en tout temps durant lʼexposition et tout changement dans les inscriptions doit être attesté par le promoteur. Les cartes dʼaccréditation vous seront remises le jeudi 18 février entre 12h00 et 17h00, à la billetterie, à lʼentrée du Pavillon des Pionniers. Pour les exposants dʼentreprises où il y aura rotation de personnel, nous vous demandons de remettre vos cartes dʼaccréditation à la billetterie, à la fin de chaque journée. Vous pourrez les récupérer au début de la journée suivante. Billets de courtoisie Nous vous remettrons, lors de la signature du contrat, dix (10) billets de courtoisie par kiosque 10ʼx10ʼ (limite de 25 billets par exposant), valides en tout temps. 4

5 INSTALLATION DES KIOSQUES Si vous avez besoin de quelque renseignement que ce soit durant les phases de montage ou de démontage, nʼhésitez pas à vous adresser à un des membres du personnel sur place. Montage des kiosques Pour protéger le revêtement de surface, les exposants devront apporter une attention particulière en conduisant leur véhicule pour charger ou décharger leurs équipements. Le promoteur vous fournira gratuitement des murs à structure de bois (massonite troué, sur un cadre de 2ʼʼX3ʼʼ) sur lesquels vous pouvez fixer vos équipements. Ces murs doivent être absolument recouverts par lʼexposant pour ne pas voir le massonite troué. Toute fixation dʼobjets doit se faire avec précaution. La tapisserie peut être brochée. Pour ceux qui la collent, avant de quitter le site, ils devront remettre les panneaux dans leur état initial. Chaque exposant a le loisir dʼutiliser son propre kiosque dʼexposition. Le locataire sʼengage à installer son ou ses kiosques durant la période du 15 au 18 février Tous les kiosques doivent être terminés et toutes les allées débarrassées à 12h00 précise le jeudi 18 février afin de procéder au nettoyage des passages. Le revêtement de sol à lʼintérieur du kiosque est obligatoire et au frais de lʼexposant. (voir location dʼéquipement page 14) Rien ne peut être accroché au plafond ou aux murs du Pavillon des Pionniers sans lʼaccord du promoteur. Aucun arrière-plan ne peut être disposé de manière à obstruer, bloquer ou gêner lʼéclairage ou la visibilité dʼun kiosque attenant. Droit de vue des kiosques : Façade 9 pieds 9 pouces Profondeur 10 pieds Murs de côté 8 pieds (sauf exception) La hauteur maximale des murs, étalages ou enseignes est fixée à 8 pieds du sol. Tout aménagement excédant ces dimensions doit avoir été préalablement approuvé par le promoteur. 5

6 INSTALLATION DES KIOSQUES ( suite ) Le promoteur se réserve le droit dʼinterdire, dʼexclure et de retirer, dans son entier ou en partie, tout kiosque quʼil jugera non convenable ou inapproprié pour lʼexposition ou qui ne respecte pas le caractère, les normes ou les objectifs de lʼexposition. Pour des raisons de sécurité durant les phases de montage et de démontage, le nombre de véhicule motorisé ayant accès à lʼintérieur du site de lʼexposition sera réduit au strict minimum. Vous devrez donc obtenir lʼautorisation du responsable sur place avant dʼintroduire votre véhicule à lʼintérieur des salles. Le chargement ou déchargement devra se faire le plus rapidement possible. Démontage des kiosques Aucun kiosque ne se démonte avant le dimanche 21 février, 17h30, par respect pour les derniers visiteurs. Les exposants devront avoir quitté lʼemplacement le lundi 22 février à 12h00. Il est bien spécifié au contrat quʼà défaut par le locataire de respecter les délais prescrits pour le démontage, nous nous réservons le droit de procéder au démontage du kiosque sans être responsable des dommages pouvant être causés au matériel de lʼexposant. 6

7 SERVICES DISPONIBLES Location dʼéquipement Il est possible de louer certains articles auprès du promoteur (tapis, rideaux, tables, chaises, etc.). Il faut nous retourner par courriel ou par télécopieur le bon de commande ʻʼlocation dʼéquipementʼʼ annexé au présent manuel. La commande doit nous être acheminée au plus tard le 15 janvier, à 12h00. Manutention des charges lourdes La manutention des charges lourdes est offerte gratuitement aux exposants selon lʼhoraire assigné à chacun au moment de la demande. Le chariot élévateur est disponible en tout temps lors du montage ou du démontage, à l'exception du jeudi 18 février. Vous nʼavez quʼà en faire la demande à la personne responsable sur place. Manutention du matériel léger Des chariots manuels seront à la disposition des exposants pour la manutention de leur matériel léger. Vous devrez effectuer votre chargement ou déchargement, aussi rapidement que possible et rapporter le chariot au quai de chargement dès quʼil ne vous sera plus nécessaire. Électricité Le promoteur fournira gratuitement à lʼexposant, deux prises de 110 volts (1500 watts). Pour les besoins en service électrique, le fournisseur officiel de lʼexposition est le seul entrepreneur autorisé à effectuer des branchements électriques sur le site dʼexposition. Tout besoin additionnel de courant est à la charge de lʼexposant. (selon les tarifs établis au contrat). Il faut nous retourner par courriel ou par télécopieur le bon de commande ʻʼlocation dʼéquipementʼʼ annexé au présent manuel. La commande doit nous être acheminée au plus tard le 15 janvier, à 12h00. Toutes les installations électriques à lʼintérieur du kiosque doivent être effectuées avec des fils de rallonge conformes et approuvés. Liaison internet Un service internet sans fil est disponible sur le site de lʼexpo-habitat. Les procédures vous seront remises sur place. Nous tenons par contre à vous prévenir que le système est partagé par plusieurs utilisateurs, et la rapidité du débit est défini par la demande. 7

8 MODALITÉS TECHNIQUES Publicité, visibilité aux kiosques Les allées ne peuvent être utilisées à des fins dʼexposition ou pour la sollicitation. La distribution de matériel, en dehors du kiosque, est strictement interdite. Les exposants sʼengagent à ne pas faire, sur leur terrain, de la publicité pour toute entreprise autre que celle dont ils sont lʼexposant. Il est interdit dʼexposer ou de publiciser tout produits ou services autres que ceux précisés au contrat. Aucun représentant dʼune compagnie autre que celles précisées au contrat ne sera autorisé dans le kiosque, sans approbation du promoteur. La publicité de lʼévénement est rigoureusement encadrée par le promoteur. Son aux kiosques Les activités bruyantes ou toute autre action, qui de lʼopinion du promoteur, peuvent constituer une source de désagrément pour dʼautres personnes, ne seront pas tolérées. Les amplificateurs et autres équipements sonores doivent fonctionner à des niveaux qui ne nuiront pas aux autres exposants, ni nʼajouteront indûment de lʼinconfort à lʼacoustique générale. Dans le cas des exposants utilisant des systèmes audio à haut volume (cinémamaison), le promoteur se réserve le droit dʼexiger une chambre dʼinsonorisation, ou dʼen réglementer lʼutilisation. Vente dʼarticles pendant lʼexposition Aucun élément ne pourra être démonté et aucune marchandise ne pourra être retirée sans être remplacé pendant la durée de lʼexposition sans lʼautorisation du promoteur. Consignes générales Les exposants doivent être à leur kiosque au moins 15 minutes avant lʼouverture des portes de lʼexpo-habitat et le doter dʼun personnel suffisant durant les heures dʼexposition. Ils ne pourront fermer ou retirer leur kiosque avant la clôture de lʼexposition, à moins que le promoteur nʼen décide autrement. 8

9 MODALITÉS TECHNIQUES ( suite ) Lʼexposant sera tenu responsable de tout dommage qui aura pu être causé par ses représentants ou employés. Toute utilisation dʼeau devra être exécutée avec précaution (étendre un polythène) et tout décor composé de terre, de sable ou de gravier devra être installé sur un polythène ou une toile géotextile. Tout changement structurel et toute modification importante qui pourraient ne pas être conformes aux règlements sur les kiosques doivent être soumis à lʼapprobation du promoteur. Si les exposants ne se soumettent pas aux heures et dates stipulées plus haut, le promoteur empêchera lʼouverture du kiosque, annulera le contrat et gardera tout argent reçu à titre de dommages et intérêts. Les exposants sont responsables du nettoyage de leur kiosque et doivent jeter leurs rebuts dans les poubelles chaque soir, à la fermeture. Durant la journée, un entretien des allées publiques et des aires communes sera maintenu et tous les soirs, un nettoyage complet des allées sera effectué par le promoteur. Soyez attentifs à la propreté de votre lieu dʼaccueil. Il est strictement défendu de fumer à lʼintérieur du Pavillon des Pionniers. Accessoires utiles Pour des raisons évidentes, le promoteur ne peut fournir tout le matériel nécessaire à chacun des exposants. Prenez donc soin de ne pas oublier vos chiffons, nettoyeurs, balais, aspirateurs, fils dʼextension électriques, etc.. Sécurité contre les incendies Le Service des incendies de la municipalité de Saint-Hyacinthe possède le pouvoir décisionnel final pour lʼacceptation de vos installations et objets exposés. Veuillez éviter les matériaux combustibles et les installations dangereuses ou non sécuritaires. Aussi, aucun réservoir de gaz propane ne peut être laissé sans surveillance à lʼintérieur du site de lʼexposition. 9

10 Plan de l'exposition 2016 *277* *279* *201* *309* *122* *182* *183* *311* *308* *342* *126* *124* *180* *181* *178* *179* x *159*6 *165*6 *173* Bière *167* *169* 15 Salle à manger Vestiaire / accréditation Billetterie Entrée Toilette Homme Toilette Femme Pavillon des Pionniers du 18 au 21 février e édition T (450) F (450) *122*,*124*,*126*, *159*,*165*,*167*, *169*,*171*,*178*, *180*,*182*,*183*, *277*,*308*,*309*, *342* Montage: Mercredi 18h00 Démontage terminé: Dimanche 18h00 *173*,*179*,*181*, *201*,*279*,*311* Montage: Jeudi 10h00 Démontage terminé: Dimanche 17h00 Lundi 15 février 2016 Montage sur rendez-vous seulement (Gros matériel) Kiosques # 240 et moins à démonter pour le dimanche 21 février, 24h00 10

11 Veuillez retourner ce document par courriel ou par télécopieur au plus tard le 23 décembre 2015 PRÉSENTATION DE VOTRE ENTREPRISE Cahier spécial Expo-Habitat de Saint-Hyacinthe * Inscription gratuite * Pour être présent dans la liste des exposants devant paraître à l'intérieur du cahier spécial "Expo-Habitat de Saint-Hyacinthe", veuillez compléter ce formulaire et nous le retourner par télécopieur avant le 23 décembre Coordonnées de votre entreprise (telles que vous voulez qu'elles apparaissent dans le cahier spécial Expo-Habitat) Nom de l entreprise Ville Téléphone # kiosque(s) Site Web *** Faites-nous également parvenir par courriel le LOGO de votre entreprise *** Brève description des produits & services de votre entreprise ( 75 caractères, écrire lisiblement, une lettre ou un espace par case ) N.B. Nous nous réservons le droit de formuler les inscriptions pour l'aspect visuel de la présentation. 655, avenue Sainte-Anne, Saint-Hyacinthe (Québec), J2S 5G4 Téléphone : ( 450 ) Télécopieur : ( 450 ) Courriel : patrick.desrosiers@dbccomm.qc.ca

12 Veuillez retourner ce document par courriel ou par télécopieur au plus tard le 23 décembre 2015 LOCATION D'ÉQUIPEMENT Bon de commande Nom de l entreprise : Ville : Nom du responsable : Téléphone : Adresse : Télécopieur : Article Format Couleur Prix unitaire Quantité Total Tapis 10 x 10 Gris $ Rideau 10 x 10 Bleu * $ Comptoir 20"x40"x38"h $ Table ronde $ Table (nappées, jupées bleu) 6 x $ Table Bistro $ Tabourets $ Chaise $ **Électricité (additionnelle) 15 amp. 208 volts $ **Électricité (additionnelle) 20 amp. 208 volts $ **Électricité (additionnelle) 40 amp. 208 volts $ **Électricité (additionnelle) 50 amp. 208 volts $ Sous-total TPS * Supplément de $ par 10' x 10' additionnel ** Une prise de courant standard est fournie pour chaque kiosque de 10 x 10 TVQ Total 655, avenue Sainte-Anne, Saint-Hyacinthe (Québec), J2S 5G4 Téléphone : ( 450 ) Télécopieur : ( 450 ) Courriel : patrick.desrosiers@dbccomm.qc.ca